PROTOKÓŁ
kontroli kompleksowej Nr P-17/10 
przeprowadzonej w Przedszkolu Nr 11
w Zabrzu przy ul. A. Fredry 21

Numer statystyczny Regon jednostki kontrolowanej: 271510969.
Kontrolę przeprowadzili: Halina Bałata, Piotr Boroń, Janusz Czaja - inspektorzy                    z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie polecenia przeprowadzenia kontroli kompleksowej z dnia 25 sierpnia  2010 r., wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 1 września 2010 r. do dnia 21 września 2010 r. ( załącznik nr 1). 
Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 
1.	funkcjonowanie kontroli zarządczej,
2.	działalność statutowa, sprawy organizacyjne i pracownicze,
3.	pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych,
4.	gospodarowanie mieniem,
5.	realizacja uwag z kontroli ankietowej za 2009 r.
Kontrolą objęto rok 2009 i I półrocze 2010 r.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I. Ustalenia  ogólne
II. Ustalenia  szczegółowe
1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej
2. Sprawy organizacyjne i pracownicze
a)	Działalność statutowa
b)	Zatrudnienie
c)	Wynagrodzenia
d)	Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek                                           na podatek dochodowy                                                                                        str 
e)	Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US
f)	Pisemne procedury
3. Dysponowanie środkami finansów publicznych
a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych
b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
c)	Gospodarowanie środkami ZFŚS
4. Gospodarowanie mieniem
5. Sprawdzenie danych z ankiety za 2009 r.15
III. Ustalenia  końcowe

I. Ustalenia  ogólne
Siedzibą Przedszkola Nr 11 jest budynek znajdujący się w Zabrzu przy ulicy                     A. Fredry 21. Jak wynika z Decyzji nr 9/2003 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 03.01.2003 r. budynek posadowiony jest na działce nr 5045/80 o powierzchni 2205 m2, zapisanej w księdze wieczystej nr KW 17057, której właścicielem jest Gmina Zabrze (zał. nr 2). Powierzchnia zabudowy wynosi 468 m2, powierzchnia użytkowa budynku wynosi 1055 m2, a kubatura 3200 m3. Pomieszczenia budynku                       wrazz terenem wyznaczone na siedzibę zakładu budżetowego pozostają w jego trwałym zarządzie. Budynek dopuszczony do użytkowania zgodnie z protokołem rocznego przeglądu okresowego stanu technicznego budynku z 14 kwietnia 2010 r. oraz protokołem kontroli okresowej stanu sprawności technicznej wartości użytkowej                 i estetyki obiektu z 9 maja 2007 r. Ponieważ w w/w decyzji nie określono wartości przekazywanej nieruchomości, Dyrektor Przedszkola zwróciła się do Wydziału Zarządzania Nieruchomościami Urzędu Miejskiego w Zabrzu  pismem znak: P11/0710/5/08 z dnia 25.02.2008r.o ustalenie wartości. (zał. nr 3).                           Do dnia zakończenia kontroli nie otrzymała odpowiedzi na powyższe pismo.
Stanowisko Dyrektora Przedszkola Nr 11 w Zabrzu zajmuje Pani mgr Aleksandra Justyna na podstawie pisma WO.ZK.BM.1130/185/2006 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29 maja 2006 r. ( zał. nr 4) w sprawie przedłużenia powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Nr 11 w Zabrzu na okres od 1 września 2006 r. do 31 sierpnia 2011 r. - Zarządzenie Nr 365/WO/2006 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 15 maja 
2006 r. (zał. nr 5).
Głównym księgowym w placówce jest Pani Ewa Źrebiec zatrudniona                     na podstawie umowy o pracę na stanowisku głównej księgowej od 1 kwietnia 2006 r.              w wymiarze czasu pracy ½ etatu. W dniu  31 marca 2006r. powierzono jej obowiązki i odpowiedzialność na podstawie art. 45 Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.                     o finansach publicznych w zakresie:
•	prowadzenia rachunkowości jednostki;
•	wykonania dyspozycji środkami pieniężnymi;
•	dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
•	dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
W trakcie trwania kontroli zaktualizowano powierzenie obowiązków głównej księgowej w oparciu o nowe podstawy prawne wynikające z ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r.
     Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: Dyrektor Przedszkola, główny księgowy oraz specjalista. Przedmiotowa kontrola została zrealizowana w oparciu o dokumenty udostępnione przez kierownictwo jednostki kontrolowanej, a także ustne i pisemne wyjaśnienia.
Przedszkole Nr 11 w Zabrzu kontrolowane było w latach 2006, 2007, 2008 oraz 2009 – ankietowym systemem analizy dokumentów przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w zakresie ustalonych procedur kontroli (o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r.), ich realizacji w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków obejmujących co najmniej                          5 % wszystkich wydatków.
Organizację i zasady funkcjonowania jednostki kontrolowanej określają:
1.	Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r.                Nr 249 poz. 2104, z późn. zm.), oraz Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm);
2.	Ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych                       (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.);
3.	Ustawa z dnia 29 września 1994  r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.);
4.	Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r.  Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.);
5.	Ustawa z dnia 21 listopad 2008 r. o pracownikach samorządowych                    (Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.);
6.	Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21,             poz. 94, z późn. zm);
7.	Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych                  (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.);
8.	Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych  (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74, z późn. zm.);
9.	Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2006 r.  Nr 97, poz. 674, z późn. zm.);
10.	Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r.                 Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.);
11.	Ustawa z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych              (t.j. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, z późn. zm ); 
12.	Rozporządzenia  Ministra  Edukacji  Narodowej z dnia 14 kwietnia 1992 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania  nauki religii w szkołach publicznych ( Dz.U. Nr 36, poz. 155, z 1993 r. Nr 83, poz. 390 i z 1999 r.                 nr 67, poz. 753);
13.	Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.);
14.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.);
15.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 229, poz. 1526);
16.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 121, poz. 1002);
17.	Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1317);
18.	Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia                 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1518);
19.	Uchwała Nr XIX/234/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 14 stycznia 2008 r. w sprawie: ustalenia opłat za świadczenia w formie zajęć dodatkowych wykraczających ponad bezpłatną realizację podstawy programowej wychowania przedszkolnego w publicznych przedszkolach prowadzonych przez Miasto Zabrze;
20.	Uchwała nr XXXIII/423/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15.12.2008 r. w sprawie budżetu miasta Zabrze na rok 2009;
21.	„Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze” z dnia 25.04.2002 r. z późn. zm.;
22.	Uchwała nr XXII/269/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.03.2008 r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczególne warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw,               a także niektórych innych składników wynagradzania” w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze; 
23.	Uchwała nr XXXVI/457/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 16.02.2009 r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczególne warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw,              a także niektórych innych składników wynagradzania” w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze.
24.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych                  i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształceniu                 w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. z 2006 r. Nr 116, poz. 783                z późn. zm. )

II. Ustalenia  szczegółowe

1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej

Kontrolujący jednostkę po dokonaniu analizy instrukcji, regulaminów i zarządzeń obowiązujących w Przedszkolu Nr 11 w Zabrzu stwierdzili, że placówka realizuje wymagania przepisów prawa dotyczących kontroli zarządczej zgodnie z art. 68 ustawy o finansach publicznych, których obowiązek wprowadzenia został nałożony na Kierownika jednostki na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. Pisemne procedury dostosowano                           do standardów zawartych w komunikacie nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia                  16 grudnia 2009 ( ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z dnia 30.12.2009r. nr 15, poz. 84 ).

2. Sprawy organizacyjne i pracownicze

a)	Działalność statutowa
Przedszkole Nr 11 w Zabrzu posiada Statut, którego tekst jednolity opracowano na podstawie ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty ( tekst jednolity               Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 r. z późn. zm.) i Rozporządzenia MENiS z dnia              21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół ( Dz.U. z 2001 r. Nr. 61, poz. 624 z późn. zm. ) wprowadzony Uchwałą nr 5/2009/2010 Rady Pedagogicznej Przedszkola Nr 11 w Zabrzu z dnia            31 sierpnia 2009 r. Statut obowiązuje do 1 września 2009 r.   Z informacji uzyskanej na podstawie listy płac na 1 września 2010 wynika, że w placówce zatrudniano                  11 nauczycieli (w tym 2 dyplomowanych, 6 mianowanych, 2 kontraktowych                        i 1 stażysta), 2  z nich  zatrudnionych jest w niepełnym wymiarze czasu, dlatego liczba etatów wynosiła 9,19. Ponadto placówka zatrudnia 10 pracowników niebędących nauczycielami, 4 osoby zatrudniane są w niepełnym wymiarze godzin, liczba etatów w 2010 wyniosła 7,6. Średnie roczne zatrudnienie roku 2009 wynosiło 16,46 etatu, z czego 9,19 etatu to pedagodzy, a 7,27 etatu to pracownicy obsługi i administracji (zał. nr 6).

b)	 Zatrudnienie
Kontroli poddano sposób zatrudniania i wynagradzania pracowników Przedszkola           Nr 11 w Zabrzu. Do kontroli wybrano teczki z aktami pracowników, dokonując wyboru pięciu pedagogów oraz czterech pracowników administracji i obsługi. Zestawienie danych zawartych w kontrolowanych teczkach osobowych wybranych pracowników stanowi załącznik (zał. nr 7), kontrolujący nie mają uwag do analizowanego materiału.
W trakcie kontroli teczek osobowych kontrolujący poprosili o przedstawienie list obecności pracowników za rok 2009 r. oraz maj i czerwiec 2010r. Sposób prowadzenia listy i potwierdzania kontroli obecności nie budziły uwag kontrolujących.
Kontroli poddano również prawidłowość sporządzenia planu urlopów na rok 2009                        i 2010 oraz realizację za 2009 r. Na podstawie art. 163 Kodeksu Pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, jak również przepisy normalizujące tę dziedzinę tj. dla  nauczycieli zgodnie z art. 64 ust 3 i 4 Karty Nauczyciela, a dla pozostałych wynikające z art. 154, z uwzględnieniem art. 1672 Kodeksu Pracy. Dokonując sprawdzenia planu urlopu kontrolujący analizował dane z przepisami przedstawionymi powyżej jak również uwzględnianie wniosków pracowniczych oraz podanie „planu …” do wiadomości pracowników oraz ewidencję ich rozliczania.               Do powyższej dokumentacji poddanej kontroli kontrolujący nie mają uwag.

c)	Wynagrodzenia
Wypłata wynagrodzeń następuje do 28 dnia każdego miesiąca na konta pracowników, zgodnie z oświadczeniami i wyrażoną zgodą pracowników na taką formę wypłaty. Wysokość premii dla pracowników określona jest w zakładowym regulaminie premiowania pracowników Przedszkola Nr 11.
Na wynagrodzenia osobowe pracowników składały się m.in. wynagrodzenia zasadnicze, dodatek za wysługę lat, premia, nagroda dyrektora szkoły, wyrównania wynikające z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, w przypadku pedagogów dodatkowo przyznane są dodatki funkcyjne (wychowawcze), motywacyjne, oraz opiekuna stażu. Listy płac są sporządzane komputerowo przy pomocy programu QWARK. Listy płac (na podstawie zestawień przygotowanych przez Dyrektora placówki), sporządza główna księgowa. Wydruki list płac z systemu po ich uprzednim sprawdzeniu główna księgowa przekazuje Dyrektorowi jednostki w celu zatwierdzenia do wypłaty. W okresie objętym kontrolą, w przypadku osób, których teczki osobowe poddano kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w wysokości naliczanych płac oraz dodatków. 

d)	Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek na podatek dochodowy 
Przedszkole podobnie jak inni płatnicy, jest zobowiązane ustawowo do przekazywania dokumentów drogą elektroniczną - w celu przesyłania danych drogą internetową wykorzystuje program udostępniony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Komunikacja z ZUS Zabrze odbywa się przy wykorzystaniu programu PŁATNIK. 
Analizę danych przeprowadzono w oparciu o listy płac pracowników oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA za okres maj, wrzesień i grudzień 2009 r. oraz marzec 2010r. Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z  2007 r. Nr 11 poz. 74, z późn. zm.) oraz z ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135 ze póżń. zm.) w okresie od 01.01.2009 r. obowiązywały następujące wysokości składek na ubezpieczenie społeczne:

Rodzaj ubezpieczenia	Stawka łącznie	Finansowana przez pracodawcę	Finansowana przez pracownika	
Emerytalne	19,52 %	9,76 %	9,76 %	
Rentowe	  6,00 %	4,50 %	1,50 %	
Chorobowe	  2,45 %	-	2,45 %	
Wypadkowe	od 1,44 % 
do 1,30 %	od 1,44 % 
do 1,30 %	-	
Zdrowotne	  9,00 %	-	9,00 %	

Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe dla płatników składek, którzy byli zobowiązani i przekazali informację ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe, jest ustalona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wynika, że w jednostce kontrolowanej wysokość stopy procentowej dla składki wypadkowej w I kwartale 2009 r. wynosiła 1,44 %, natomiast od 1 kwietnia 2009 r. wynosiła 1,30 % (zał. nr 8). 
Analizy naliczeń indywidualnych dokonano na podstawie kart wynagrodzeń                   za 2009 r. i I półrocza 2010 r. oraz imiennej listy płac czterech pracowników obsługi oraz pięciu nauczycieli, których doboru dokonano przy kontroli teczek osobowych.                Na podstawie przedstawionych wydruków z programu finansowo-księgowego kontrolujący stwierdzili, że w okresie objętym kontrolą należne składki i podatki dla tych pracowników naliczone były prawidłowo. 
W jednostce w 2009 i I półroczu 2010 r. nie zawierano umów zlecenia lub o dzieło                       z pracownikami własnymi i osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. 

e)	Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US

Kontrolujący stwierdzają, że kwoty składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy należne od pracownika i pracodawcy, wykazane w deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA (zał. nr 9), są zgodne z kwotami przelewów i analityką konta 229 (zał. nr 10).
Zakłady budżetowe obowiązane są przesłać deklarację rozliczeniową razem z imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłacić składki za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu, 
Podatnik jest zobowiązany dokonać wpłat na poczet podatku dochodowego za dany miesiąc nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca. W trakcie kontroli przelewów i analityki konta 225 (zał. nr 11) nie stwierdzono nieprawidłowości                 w naliczeniu składek podatku jak i przekroczenia terminu jego odprowadzenia. 

f)	Pisemne procedury
W Przedszkolu  Nr 11 prowadzona jest od dnia 19 września 2006 r. Księga Zarządzeń Dyrektora Przedszkola. W dniu podjęcia czynności kontrolowany przedstawił kontrolującym następujące regulaminy i zarządzenia:
1.	Kodeks etyki zawodowej Pracowników Przedszkola Nr 11 w Zabrzu  wprowadzony Zarządzeniem Nr 21/2009/10 z dnia 8 czerwca 2010 r.;
2.	Regulamin kontroli zarządczej Przedszkola Nr 11 w Zabrzu wprowadzony Zarządzeniem Nr 20/209/2010 z dnia 8 czerwca 2010 r. obowiązuje od dnia  1 stycznia 2010 r.;
3.	Regulamin w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz zasad rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych wprowadzony Zarządzeniem Nr 24/2009/10 z dnia 21 czerwca 2010 r.;
4.	Instrukcja kasowa wprowadzona Zarządzeniem Nr 6/2009 z dnia                          15 października 2009 r.;
5.	Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 7/2009  z dnia      15 października 2009 r.;
6.	Instrukcja dokumentów księgowo-finansowych wprowadzona Zarządzeniem Nr 4/2009 z dnia 15 października 2009 r.;
7.	Regulamin Kontroli Wewnętrznej wprowadzony Zarządzeniem Nr 5/2009                 z dnia 15 października 2009 r.;
8.	Zarządzenie Dyrektora z dnia 20 listopada 2007 r. w sprawie zasad ewidencjonowania składników majątkowych;
9.	Zakładowy plan kont wprowadzony Zarządzeniem Nr 3/2009  z dnia                       10 października 2009 r.;
10.	 Regulamin pracy wprowadzony Zarządzeniem Nr 3/2007  z dnia                       20 marca 2007 r. wraz z późn. zm. ( uzgodniony ze związkami zawodowymi ), którego załącznikami są Regulamin premiowania pracowników administracyjno-obsługowych oraz Regulamin przyznawania nagród pracownikom administracji i obsługi;
11.	 Regulamin Wspólnego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przy Przedszkolu Nr 27 w Zabrzu z 1.05.2008r.;
12.	 Procedura oceny pracy pracowników samorządowych zajmujących stanowiska urzędnicze wprowadzona Zarządzeniem Nr 5/2007 z dnia                       1 września 2007r.;
13.	Instrukcja Kancelaryjna;
14.	Rzeczowy Wykaz Akt;
15.	Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego;
16.	Ewidencja pieczęci, pieczątek i stempli.

Kierownictwo jednostki prowadząc działalność statutową zawiera umowy cywilno-prawne z rodzicami w zakresie działalności statutowej oraz umowy z tytułu dostaw mediów i usług związanych z działalnością bieżącą. Dokonana analiza przedłożonych dokumentów upoważnia kontrolujących do stwierdzenia,                             że w jednostce była prowadzona ewidencja umów zawieranych z rodzicami oraz  ewidencja umów z podmiotami gospodarczymi pozwalająca określić ilość zawartych umów, zidentyfikować strony zawierające umowę oraz czas ich obowiązywania.  
Dokonując kontroli umów z rodzicami przyjęto do kontroli 20 umów. Wybór umów został dokonany według metody losowej. Kontrolującym przedłożono umowy zawarte od września 2008 r. do czerwca 2009 r. Kontrola obejmowała podstawy prawne zawarcia umów oraz zasady ustalenia cen, które zawarto w umowach, przedmiot umowy, termin zawarcia i obowiązywania, kontrolowano również sposób ich rozwiązania (zał. nr 12). Przeprowadzono kontrolę terminowości i windykację należności cywilno-prawnych. Kontrolujący nie wnoszą uwag do powyższej dokumentacji.
W celu dokonania analizy umów zawartych z osobami prawnymi na usługi i dostawy mediów kontrola objęła:  11 umów zawartych w 2009 roku oraz 11 umów zawartych w 2010 roku - odnotowanych w prowadzonym przez Przedszkole rejestrze umów. W trakcie kontroli sprawdzono sposób ustalenia cen oferowanych                   w umowach, przedmiot umowy, termin zawarcia i obowiązywania. Uwagę kontrolujących zwrócił fakt nieprawidłowego zapisu określającego  typ wykonanej usługi na fakturach wystawionych przez firmę wykonującą zadania BHP zgodnie           z zawartą umową, zapisaną w rejestrze umów pod pozycją 7/2009 (zał. nr 13).                Z treści zapisu wynika, iż firma co miesiąc szkoli pracowników, co jest niezgodne              ze stanem faktycznym. Wątpliwości kontrolujący przekazali Dyrektorowi placówki celem wykorzystania powyższej uwagi w przyszłej działalności.

3. Dysponowanie środkami finansów publicznych

Przedszkole Nr 11 w Zabrzu prowadzi gospodarkę finansową w oparciu o plan dochodów i wydatków dla następujących rozdziałów klasyfikacji budżetowej: 
80104 – Przedszkola
80195 – Pozostała działalność

a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych
Wielkość przychodów na 2009 r. w rozdziale 80104 zaplanowano w kwocie 583.493,00 zł, na co składała się kwota uzyskana z dotacji budżetowej (§2510) w wysokości 476.468,00 zł. W trakcie roku budżetowego dotację zwiększono o kwoty: 24.850,00 zł – wymiana rynien i obróbek blacharskich oraz malowanie sali                           i korytarza, 47.000,00 zł – wynagrodzenia i ich pochodne. Planowane przychody inne niż dotacja wynosiły 143.047,00  zł; w roku budżetowym przychody te wzrosły                   do kwoty  156.860,00 zł w stosunku do planowanych. Realizacja wydatków w roku budżetowym opisana w niniejszym protokole wraz ze wzrostem dochodów skutkowała ujemnym stanem środków obrotowych na dzień 31.12.2009 r. – 68.243,02 zł (netto). Sprawozdanie RB-30 wraz z Planem finansowym w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 stanowi załącznik nr 14.

    Przychody w rozdziale 80195 w całości pochodziły z dotacji wynikającej z artykułów 72 i 53 Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 674) - zaksięgowano je w § 2510 w kwocie 2.866,00 zł.

Wydatki na działalność bieżącą realizowano według planu finansowego w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 r. Dane uzyskano z materiałów przekazanych przez kontrolowanego:

§
	Wyszczególnienie
	Plan pierwotny 
zł	Plan po zmianach
 zł	Wykonanie 
zł	Wykon. planu po zmianach 
%	
4010 	Wynagrodzenia osobowe pracowników	377.961,00	422.970,00	417.203,23	98,64	
4040	Dodatkowe wynagrodzenia roczne	30.752,00	34.285,00	33.435,73	97,52	
4110	Składki na ubezpieczenia społeczne	63.693,00	70.692,00	69.009,94	97,62	
4120	Składki na fundusz pracy	9.938,00	11.046,00	10.598,76	95,95	
4210	Zakup materiałów i wyposażenia	14.000,00	12.500,00	12.435,32	99,48	
4220	Zakup środków żywności	35.000,00	50.321,00	48.596,42	96,57	
4240	Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek	2.000,00	1.060,00	1.052,20	99,26	
4260	Zakup energii	43.664,00	57.286,00	57.281,09	99,99	
4270	Zakup usług remontowych	3.000,00	28.670,00	28.669,38	100,00	
4280	Zakup usług zdrowotnych	850,00	470,00	316,00	67,23	
4300	Zakup usług pozostałych	16.263,00	12.200,00	12.181,25	99,85	
4350	Zakup usługi dostępu do Internetu	1.700,00	1.200,00	1.024,80	85,40	
4370	Zakup usług telekomunikacyj-nych stacjonarnych	2.000,00	2.000,00	1.929,90	96,50	
4410	Podróże służbowe krajowe	250,00	0,00	0,00	0,00	
4430	Różne opłaty i składki	900,00	750,00	704,00	93,87	
4440	ZFŚS	25.794,00	32.822,00	32.822,00	100,00	
4700	Szkolenia pracowników 	200,00	0,00	0,00	0,00	
4740	Zakup materiałów papierniczych	800,00	500,00	228,39	45,68	
 4750	Zakup akcesoriów komputerowych	1.500,00	300,00	195,00	65,00	
	RAZEM	630.265,00	739.072,00	727.683,41	98,46	

Z przedstawionych w tabeli danych wynika, iż planowane w 2009 roku wydatki w ramach rozdziału 80104 wykonano w 98,46 % w stosunku do planu po zmianach. Dotacja uzyskana na działalność bieżącą zgodnie z pismem Skarbnika Miasta WO.EW-3016-298/2008 z dnia 27.10.2008 r. wynosiła 476.468,00 zł.
W budżecie placówki wynagrodzenia stanowią największą część kosztów                           (  450.638,96 zł.), tj. 61,92 % wykonanego budżetu za 2009 rok. Wraz z pochodnymi i wynagrodzeniami bezosobowymi kwota ta wyniosła 563.069,66 zł i stanowiła 77,38 % wykonanego budżetu. Wykonany odpis na fundusz świadczeń socjalnych wynosił 32.822,00 zł i stanowił 4,51 % budżetu. Wydatki rzeczowe wynikające           z działalności bieżącej podyktowane koniecznością prowadzenia działalności statutowej, jak również dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia, sprzętu dydaktycznego oraz koszty energii i dostarczania mediów łącznie wynosiły 164.613,75 zł i stanowiły 22,62 % wydatkowanego budżetu. Wydatki na pozostałą działalność zwiększyły się w trakcie realizacji budżetu w odniesieniu do planu pierwotnego o 34,79 %. Wzrost ten wynikał m.in. ze wzrostu cen zakupu żywności, energii i odprowadzenia ścieków, jak również dodatkowo poniesionych wydatków               na usługi remontowe. 

Z tytułu świadczeń nauczycielskich wynikających z art. 72 i 53 Karty Nauczyciela jednostce przyznano dotację podmiotową w ramach rozdziału 80195 w kwocie 2.866,00 zł. Dotacja została wydatkowana w ramach środków przekazanych                   do Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych na wypłatę świadczeń, co zostało opisane w rozdziale dotyczącym tego zagadnienia. 

Wielkość przychodów na 2010 r. w rozdziale 80104 zaplanowano w kwocie 611.987,00 zł, na co składała się kwota uzyskana z dotacji budżetowej (§2510) w wysokości 541.733,00 zł. Planowane przychody inne niż dotacja wynosiły 147.000,00  zł. 

Przychody w rozdziale 80195 w całości pochodziły z dotacji wynikającej z artykułów 72 i 53 Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 674) - zaksięgowano je w § 2510 w kwocie 2.994,00 zł.

Wydatki na działalność bieżącą realizowano według planu finansowego w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2010 r. Dane uzyskano z materiałów przekazanych przez kontrolowanego (zał. nr 15):

§
	Wyszczególnienie
	Plan pierwotny 
zł	Plan po zmianach
 zł	Wykonanie I półrocze  
zł	Wykon. planu po zmianach 
%	
3020	Wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzeń	3.638,00	3.864,00	226,00	5,85	
4010 	Wynagrodzenia osobowe pracowników	386.025,00	393.225,00	212.616,54	54,07	
4110	Składki na ubezpieczenia społeczne	60.145,00	61.245,00	32.213,69	52,60	
4120	Składki na fundusz pracy	9.457,00	9.660,00	5.056,57	52,35	
4210	Zakup materiałów i wyposażenia	17.300,00	16.700,00	6.667,30	39,92	
4220	Zakup środków żywności	33.250,00	33.250,00	32.954,10	99,11	
4240	Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek	1.400,00	1.400,00	691,22	49,37	
4260	Zakup energii	51.593,00	51.593,00	33.075,34	64,11	
4270	Zakup usług remontowych	2.105,00	8.054,00	1045,48	12,98	
4280	Zakup usług zdrowotnych	807,00	807,00	165,00	20,45	
4300	Zakup usług pozostałych	14.575,00	14.575,00	8.074,51	55,40	
4350	Zakup usługi dostępu do Internetu	2.620,00	2.620,00	512,40	19,56	
4370	Zakup usług telekomunikacyj-nych stacjonarnych	1.700,00	1.700,00	1.489,81	87,64	
4430	Różne opłaty i składki	855,00	855,00	810,00	94,74	
4440	ZFŚS	24.867,00	27.861,00	20.897,00	75,00	
4740	Zakup materiałów papierniczych	700,00	700,00	62,53	8,93	
 4750	Zakup akcesoriów komputerowych	950,00	1.550,00	1.541,00	99,42	
	RAZEM	611.987,00	629.659,00	358.098,49	56,87	

Z przedstawionych w tabeli danych wynika, iż planowane w 2010 roku wydatki w ramach rozdziału 80104 wykonano w 56,87 % w stosunku do planu po zmianach. Dotacja uzyskana na działalność bieżącą zgodnie z pismem Skarbnika Miasta WO.EW-3016-243/2009 z dnia 04.11.2009 r. wynosiła 541.733,00 zł. W budżecie placówki wynagrodzenia stanowią największą część kosztów (  212.616,54 zł.), tj. 59,37 % wykonanego budżetu za I półrocze 2010r. Wraz z pochodnymi i wynagrodzeniami bezosobowymi kwota ta wyniosła 270.783,80 zł i stanowiła 75,62 % wykonanego budżetu. Wykonany odpis na fundusz świadczeń socjalnych wynosił 20.897,00 zł i stanowił 5,84% budżetu. Wydatki rzeczowe wynikające                       z działalności bieżącej podyktowane koniecznością prowadzenia działalności statutowej, jak również dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia, sprzętu dydaktycznego oraz koszty energii i dostarczania mediów łącznie wynosiły 87.314,69 zł i stanowiły 24,38% wydatkowanego budżetu. Wykonanie budżetu za I półrocze 2010r. wyniosło 358.098,49 zł co stanowiło 65,87% budżetu.

Kierownik jednostki sprawujący nadzór  w ramach kontroli zarządczej winien zwrócić uwagę na planowanie i wykorzystywanie środków finansowych w §4700 – szkolenia pracowników.
Z tytułu świadczeń nauczycielskich wynikających z art. 72 i 53 Karty Nauczyciela jednostce przyznano dotację podmiotową w ramach rozdziału 80195 w kwocie 2.994,00 zł. Dotacja została wydatkowana w ramach środków przekazanych                     do Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych na wypłatę świadczeń. 

b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
Kontroli poddano sposób prowadzenia rachunkowości w Przedszkolu Nr 11                    w Zabrzu. Dokumenty księgowe, potwierdzające dokonane operacje gospodarcze, wybrano do weryfikacji w sposób zapewniający kontrolę jednego pełnego miesiąca w każdym półroczu przyjmując interwał 5 - wybrane miesiące to maj i listopad. Podczas kontroli dokumentacji księgowej sprawdzono dokumenty o numeracji                 od 273/09 do 351/09 obejmującej dowody księgowe z miesiąca maja, od 669/09                 do 733/09 w zakresie dowodów księgowych z miesiąca listopada i dokumenty                      o numeracji 62/10 do 122/10 obejmującej dowody księgowe z miesięcy kwiecień – czerwiec 2010r. W ramach kontroli porównywano wyciągi bankowe z dowodami księgowymi. Ponadto przeprowadzono kontrolę zaliczek pobieranych na potrzeby wydatków związanych z działalnością bieżącą oraz zakupem żywności.                          W wybranych do kontroli miesiącach nie stwierdzono uchybień w zakresie pobierania i rozliczania zaliczek, stwierdzono jednak, że zaliczki w 2009r. rozliczane były                w kwocie wyższej niż pobrane środki (synteza rozliczeń zawarta jest w załączniku              nr 16). Takich przypadków kontrolujący nie stwierdzili w 2010r. Analiza dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów wskazuje, że proces sprawdzania               i kwalifikowania dowodów w księgach rachunkowych  jest prawidłowy; dokonuje             się on przez wskazanie miesiąca, dekretację i podpisy osób odpowiedzialnych              za te wskazania. Faktury opatrzone są opisem celowości dokonanego zakupu, numerami umów i zawierają wskazanie zaewidencjonowania zakupionych składników majątkowych w księgach inwentarzowych. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo przy użyciu programu QWANT, w którym księgowane operacje gospodarcze zawierają szczegółowe opisy zdarzeń. Dowody do ewidencji ujmowane są na bieżąco w sposób chronologiczny, rzetelny i sprawdzalny                         na odpowiednio oznaczonych kontach. Zobowiązania regulowane są terminowo.

c)	Gospodarowanie środkami ZFŚS
Przedszkole Nr 11 prowadzi Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w ramach funkcjonującego na terenie Zabrza Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych                 i na podstawie zawartego w tym zakresie porozumienia z dnia 25.03.1999 r. Aktualny Regulamin Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązuje od dnia 01.05.2008 r. Kontrolujący ustalili, że placówka w wyznaczonym w ustawie terminie przekazuje stosowny odpis w prawidłowej wysokości. Za prawidłowe naliczenie i przekazanie odpisu odpowiada Dyrektor placówki. Analiza prawidłowości naliczenia i przekazania środków zawarta jest w załączniku nr 17. Pracownicy i emeryci Przedszkola Nr 11 uprawnieni do korzystania ze świadczeń funduszu składają wnioski o ich przyznanie, które następnie sprawdza Dyrektor. Zbiorcze zestawienie osób uprawnionych przekazywane jest do siedziby Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych, gdzie wnioski rozpatrywane są przez wspólną komisję. Administratorem funduszu został powołany Dyrektor Przedszkola Nr 27, komisja socjalna funduszu składa się z przedstawicieli dyrektorów placówek, które zawarły umowę oraz przedstawicieli związków zawodowych. Podstawą podziału świadczeń przez komisję socjalną funduszu jest sporządzany roczny plan finansowo-rzeczowy. W ramach przyznanych środków na wypłatę świadczeń placówka otrzymuje zbiorcze imienne zestawienia z przypisaną kwotą świadczenia dla każdej osoby. Pracownik potwierdza podpisem informację o otrzymaniu świadczenia. Kwota świadczeń wypłaconych z funduszu przelewana jest na rachunek Przedszkola Nr 11, następnie zgodnie z zestawieniem wypłacana pracownikom gotówką. 

4. Gospodarowanie mieniem

W Przedszkolu Nr 11 w Zabrzu na podstawie art. 40 ust 3 o statystyce publicznej (Dz.U. z 1995r. nr 88 poz. 439) powinny być stosowane standardowe klasyfikacje              i nomenklatury w statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości. Ewidencja środków trwałych związana jest z Rozporządzeniem Rady Ministrów                 w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z 1999r. nr 112 poz. 1317) oraz Ustawą o rachunkowości ( Dz.U. z 1994r. nr 121 poz. 591 z późn. zm.). W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że ewidencja majątku prowadzona jest przy użyciu programu księgowego i ksiąg inwentarzowych. 
W trakcie kontroli nie stwierdzono odstępstwa od stosowania klasyfikacji środków trwałych w księgach inwentarzowych. 
W systemie ewidencji księgowej majątek ewidencjonuje się na kontach:
011 - ewidencja środków trwałych, 
013 – pozostałe środki trwałe prowadzone w ewidencji ilościowo - wartościowej, ewidencjonowane w niej są zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora nr b/n z dnia                    20 listopada 2007 r. od wartości 500,00 zł (zał. nr 18).
014 - zbiory biblioteczne.
W trakcie analizy dostarczonych dokumentów dotyczących 2009 roku i I półrocza 2010 roku stwierdzono:
Na koncie 011 - środki trwałe. Saldo wynosiło 546.183,98 zł i nie odnotowano na nim zmiany w badanym okresie. 
Na koncie 013 - pozostałe środki trwałe w ewidencji ilościowo - wartościowej. Saldo na początek 2009 r. wynosiło 36.193,82 zł odnotowano na nim zmiany ( wzrost )                  w wysokości  3.219,90 zł.
Na koncie 014 – zbiory biblioteczne odnotowano w badanym okresie obroty                      ( spadek ) w wysokości 482,13 zł. placówka dokonała zakupu bibliografii dydaktyczno – metodologicznej, oraz wyksięgowano kwotę  zużycia książek. Saldo konta na 30.06.2010 r. wynosiło 1.589,15 zł. 
Do kont prowadzone są stosowne konta przeciwstawne na których księgowane są dokonywane odpisy i amortyzacja. Wartość majątku trwałego na 30 czerwca 2010 r.  wynosiła 587.185,85 zł. 
W dniu 09.09.2010 r. Dyrektor jednostki ponownie  wystąpiła pisemnie do Urzędu Miasta Zabrze o oszacowanie wartości rynkowej nieruchomości (zał. nr 19). 
Ostatnią inwentaryzację środków trwałych przeprowadzono w okresie od 10 do 31 grudnia 2007 r. zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora Przedszkola nr 6/2007/08 z dnia 10 grudnia 2007 r.
Protokół opisowy z przebiegu spisu z natury do którego dołączono arkusze spisowe (spisu z natury) zawierające składniki majątkowe, ponumerowane od pozycji 1 do 16, został zatwierdzony przez dyrektora placówki. Do protokołu jest dołączone zestawienie zbiorcze spisu z natury wraz z wyceną składników majątkowych przypisaną do danego konta, umożliwiające porównanie ze stanem księgowym. W trakcie kontroli nie stwierdzono uchybień w tym zakresie. 
W placówce przeprowadzana jest również skontrum biblioteki, kontrola polegała na analizie spisu z natury z protokołem poinwentaryzacyjnym, kontrolujący nie mają uwag do wykonanych czynności.

5. Sprawdzenie danych z ankiety za 2009 r.

W  trakcie kontroli nie stwierdzono odstępstwa z danymi podanymi w ankiecie                   za 2009 rok. 

III. Ustalenia  końcowe

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 16 stron. Jego integralną część stanowią 19 załączników na 98 kartach. Dyrektor jednostki kontrolowanej, Pani mgr Aleksandra Justyna została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień do okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po 
odczytaniu podpisano bez wniesienia zastrzeżeń.
Jeden egzemplarz protokołu otrzymała Pani mgr Aleksandra Justyna.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Przedszkola nr 11 w Zabrzu pod poz. Nr 77 w 2010 roku.

Zabrze, dnia 23 września 2010 r. 	

Za jednostkę kontrolowaną:			Kontrolujący:	

 ………………………..                                     ………………….          …………………..

                                                                                           …………………..