PROTOKÓŁ
kontroli doraźnej Nr N-2/10 
przeprowadzonej w Jednostce Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami w Zabrzu oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu

Kontrolę doraźną przeprowadziła w terminie od 10 sierpnia do 10 września 2010 r. Danuta Mucha, inspektor z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działająca na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli wydanego w dniu 09 sierpnia 2010 r., przez Prezydenta Miasta (załącznik nr 1).
Zakres kontroli obejmował postępowania dotyczące dzierżawy oraz wykupu działki nr 1520/61 w Zabrzu przy ul. Kujawskiej.
Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I.  Ustalenia  ogólne
II.  Ustalenia  szczegółowe
1. Dzierżawa nieruchomości
a) Jednostka Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami
b) Wydział Zarządzania Nieruchomościami
2. Zbycie nieruchomości
III. Ustalenia  końcowe
I.  Ustalenia  ogólne
Problematyka objęta kontrolą prowadzona jest przez:
1)	Jednostkę Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami w Zabrzu, zwaną dalej JOFGN, w zakresie dzierżawy działki. Stanowisko Dyrektora Jednostki od dnia 01.05.2009 r. zajmuje Pan Tomasz Saternus (do 31.03.2010 r. p.o. Dyrektora).
Bezpośrednio odpowiedzialnym za realizację zadań objętych kontrolą jest Referat Zasiedleń i Najmu Lokali, którego Kierownikiem od dnia 01.11.2006 r. jest Pani Joanna Jurkowska.
Sprawę będącą przedmiotem kontroli prowadzi Pani Dominika Czech. Bezpośredni nadzór nad nią sprawuje Kierownik Referatu.
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
•	Tomasz Saternus - Dyrektor JOFGN
Liczba pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony w JOFGN na dzień kontroli wynosi 126 osób oraz na czas określony 10 osób, w tym w Referacie Zasiedleń i Najmu Lokali zatrudnionych jest 11 osób, a w Punkcie Obsługi Mieszkańców nr 4 – 9 osób.
2)	Wydział Zarządzania Nieruchomościami Urzędu Miejskiego w Zabrzu, zwany dalej Wydziałem ZN, w zakresie prowadzenia spraw związanych z umowami dzierżawy gruntu dla nieruchomości niezabudowanych będących własnością Miasta lub Skarbu Państwa oraz nadzoru nad działalnością JOFGN. Stanowisko Naczelnika Wydziału ZN od dnia 15.02.2008 r. zajmuje Pani Anna Wyleżoł (od 10.09.2007 r. do 14.02.2008 r. p.o. Naczelnika).
Bezpośrednio odpowiedzialnym za realizację zadania objętego kontrolą jest Referat Ewidencji i Udostępniania Mienia podlegający Naczelnikowi Wydziału.
Sprawę będącą przedmiotem kontroli prowadzi Pani Martyna Gawenda. 
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
•	Anna Wyleżoł - Naczelnik Wydziału
Liczba pracowników zatrudnionych w Wydziale ZN na dzień kontroli wynosi 37 osób oraz 3 stażystów, w tym w Referacie Ewidencji i Udostępniania Mienia zatrudnionych jest 10 osób.
3)	Wydział Obrotu Nieruchomościami Urzędu Miejskiego w Zabrzu, zwany dalej Wydziałem ON, w zakresie prowadzenia spraw związanych ze zbyciem nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych będących własnością miasta oraz Skarbu Państwa w trybach przewidzianych w ustawie o gospodarce nieruchomościami. Stanowisko Naczelnika Wydziału od dnia 15.02.2008 r. zajmuje Pani Magdalena Korzeniowska (od 02.01.2008 r. do 14.02.2008 r. p.o. Naczelnika). 
Bezpośrednio odpowiedzialnym za realizację zadań objętych kontrolą jest Referat Zbywania Nieruchomości, którego Kierownikiem od dnia 01.04.2008 r. jest Pani Iwona Chodyra (od 08.01.2008 r. do 31.03.2008r. p.o. Kierownika).
Sprawę będącą przedmiotem kontroli prowadzi Pani Teresa Raczyńska-Szatka. Bezpośredni nadzór nad nią sprawuje Kierownik Referatu.
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
•	Iwona Chodyra	- Kierownik Referatu
•	Teresa Raczyńska-Szatka	- Inspektor
Liczba pracowników zatrudnionych w Wydziale ON na dzień kontroli wynosi 35 osób oraz 4 stażystów, w tym w Referacie Zbywania Nieruchomości zatrudnionych jest 12 osób.
Działalność objęta kontrolą prowadzona jest w oparciu o:
•	Ustawę z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 Nr 102 poz. 651, z późn. zmianami);
•	Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2004 r. Nr 207 poz. 2108, z późn. zmianami); 
•	Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.);
•	Ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.);
•	Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.); 
•	Uchwałę Nr XLV/526/98 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 19.01.1998 r. w sprawie określenia zasad oddawania w najem lub dzierżawę nieruchomości stanowiących własność Gminy Miejskiej Zabrze, na okres dłuższy niż 3 lata oraz na czas nie określony;
•	Uchwałę Nr XXXVIII/486/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 20.04.2009 r. w sprawie określenia zasad zbywania oraz nabywania nieruchomości przez Gminę Miejską Zabrze;
•	Uchwałę Nr LII/698/10 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 19.04.2010 r. w sprawie określenia zasad zbywania oraz nabywania nieruchomości przez Gminę Miejską Zabrze oraz warunków udzielania bonifikat;
Ponadto działalność kontrolowanych jednostek regulują:
1.	w Jednostce Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami 
•	Uchwała Nr XLV/561/05 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.10.2005 r. w sprawie zadania Statutu jednostce budżetowej pod nazwą „Jednostka Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami”;
•	Uchwała Nr IV/42/07 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15.01.2007 r. w sprawie zmiany Uchwały Nr XLV/561/05 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.10.2005 r. w sprawie nadania Statutu jednostce budżetowej pod nazwą „Jednostka Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami”; 
•	Regulamin Organizacyjny JOFGN – Zarządzenie nr 61 Dyrektora JOFGN z dnia 27.08.2009 r.;
•	Regulamin Organizacyjny JOFGN – Zarządzenie nr 24 Dyrektora JOFGN z dnia 30.03.2010 r.
2.	w Wydziałach Urzędu Miejskiego:
•	Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Zabrzu – Zarządzenie Nr 672/ZPU/2009 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29.07.2009 r.;
•	Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Zabrzu – Zarządzenie Nr 1095/ZPU/2009 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.12.2009 r.;
•	Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Zabrzu – Zarządzenie Nr 45/ZPU/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.01.2010 r.;
•	Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Zabrzu – Zarządzenie Nr 437/ZPU/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 08.06.2010 r.;
Analizy postępowania dotyczącego dzierżawy oraz wykupu działki kontrolujący dokonał na podstawie dokumentów udostępnionych przez JOFGN, ZN i ON.

II.  Ustalenia  szczegółowe
Zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit a Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym Rada Miejska w Zabrzu podęła uchwały w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, dotyczących określenia zasad:
•	oddawania w najem lub dzierżawę nieruchomości stanowiących własność Gminy Miejskiej Zabrze, na okres dłuższy niż 3 lata oraz na czas nieokreślony;
•	zbywania oraz nabywania nieruchomości przez Gminę Zabrze.
Dzierżawa nieruchomości na okres do lat 3 należy do kompetencji organu wykonawczego, tj. Prezydenta Miasta. Rada Miejska w Zabrzu Uchwałą Nr XLV/526/98 z dnia 19.01.1998 r. w sprawie określenia zasad oddawania w najem lub dzierżawę nieruchomości stanowiących własność Gminy Miejskiej Zabrze, na okres dłuższy niż 3 lata oraz na czas nie określony dała możliwość dzierżawcom użytkującym nieruchomość na podstawie umów zawartych na okres do 3 lat i wywiązującym się należycie ze zobowiązań wobec Gminy, przedłużenia umów, na ich wniosek, najwyżej jednak na okres do 10 lat.
1. Dzierżawa nieruchomości.
a) Jednostka Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami
Zadanie JOFGN polegające na prowadzeniu wszelkich czynności związanych z dzierżawą nieruchomości lub ich części określone zostało w Statucie nadanym przez Radę Miejską w Zabrzu.
Działka nr 1520/61 położona w Zabrzu przy ul. Kujawskiej, stanowi własność Gminy Zabrze. Do działki tej przylegają nieruchomości stanowiące własność gminy Zabrze (do której dochodzi ulica Kujawska) oraz osób prywatnych. Kopia mapy ewidencji gruntów i budynków wraz z wykazami właścicieli i władających wraz z działkami, użytkami i KW dla nieruchomości sąsiadujących z działką nr 1520/61 stanowi załącznik nr 2. Działka nr 1520/61 była przedmiotem dzierżawy przez właściciela nieruchomości sąsiedniej z przeznaczeniem na ogród przydomowy. Na jego wniosek spisano w dniu 25.05.2007 r. umowę dzierżawy gruntu nr CRU/1407/2007. Umowę pomiędzy Gminą Miejską Zabrze, reprezentowaną przez Prezydenta Miasta Zabrze, a właścicielem nieruchomości sąsiedniej zawarto na okres 3 lat, tj. od dnia 01.01.2007 r. do dnia 31.12.2009 r. (załącznik nr 3). W związku z przekazaniem JOFGN w zarządzanie gruntu przy ul. Kujawskiej do umowy tej w dniu 12.03.2008 r. spisano aneks (załącznik nr 4), którym zmieniono nazwę wydzierżawiającego oraz treść § 3 dotyczący wysokości czynszu dzierżawnego oraz zasad jego płatności.
W § 10 umowy zapisano, że „Wydzierżawiający może zawrzeć z Dzierżawcą kolejną umowę dzierżawy na następny okres, na wniosek Dzierżawcy złożony najpóźniej w terminie trzech miesięcy przed upływem terminu wygaśnięcia niniejszej umowy”.
Dzierżawca w dniu 30 września 2009 r. złożył wniosek o zawarcie umowy na kolejny okres z jednoczesną prośbą o umożliwienie zakupu w/w działki od Gminy Zabrze. Wniosek został złożony w Wydziale ZN, który jako niewłaściwy do załatwienia przedmiotowych spraw przesłał go w dniu 07.10.2009 r. do JOFGN oraz do Wydziału Obrotu Nieruchomościami celem załatwienia wg kompetencji.
W dniu 29.10.2009 r. Referat Zasiedleń i Najmu Lokali JOFGN przesłał do Punktu Obsługi Mieszkańców nr 4 pismo z prośbą o przesłanie kserokopii zawartych umów, których przedmiotem jest działka 1520/61, wraz z relacją z przeprowadzonej wizji w terenie na temat aktualnego sposobu jej wykorzystania. W dniu 03.11.2009 r. POM nr 4 poinformował, że przedmiotowa działka dzierżawiona przez właściciela nieruchomości sąsiadującej stanowi ogród przydomowy.
W dniu 17.12.2009 r. Referat Zasiedleń i Najmu Lokali JOFGN ponownie zwrócił się do Punktu Obsługi Mieszkańców nr 4 z prośbą o informacje dotyczące użytkowania przedmiotowej działki oraz o przesłanie kserokopii zawartych umów, wraz z relacją z przeprowadzonej wizji w terenie. POM nr 4 udzielił odpowiedzi w dniu 22.12.2009 r.
Kontrolujący zwrócił uwagę na brak uzasadnienia do ponownego występowania do POM nr 4 (29.10.2009 r. i 17.12.2009 r.). Wyjaśnienie przyczyny ponownego wystąpienia stanowi załącznik nr 5.
W dniu 03.03.2010 r. JOFGN zwróciła się do Wydziału ON Urzędu Miejskiego w Zabrzu z prośbą o udzielenie informacji w sprawie wniosku o przedłużenie umowy dzierżawy działki nr 1520/61 z przeznaczeniem na ogródek przydomowy. Odpowiedź z dnia 16.03.2010 r. informowała, że do czasu sprzedaży brak przeciwwskazań do jej dzierżawienia (załącznik nr 6).
W dniu 01.04.2010 r. Referat Zasiedleń i Najmu Lokali JOFGN przesłał do Punktu Obsługi Mieszkańców nr 4 pismo Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 16.03.2010 r. informujące, że działka 1520/61 przygotowywana jest do sprzedaży i do czasu sprzedaży nie ma przeciwwskazań do jej dzierżawienia. W dniu 27.05.2010 r. JOFGN wysłała do wnioskodawcy pismo z prośbą o zgłoszenie się do POM nr 4 w związku z wygaśnięciem umowy dzierżawy gruntu pod ogród przydomowy. W aktach sprawy brak adnotacji, czy zainteresowany się zgłosił.
W dniu 18.06.2010 r. JOFGN – POM nr 4 wysłał do wnioskodawcy pismo informujące o wyrażeniu zgody na dzierżawę gruntu pod ogród przydomowy informując jednocześnie, iż zawarcie umowy dzierżawy winno być poprzedzone podaniem do publicznej wiadomości na okres 21 dni, nieruchomości przeznaczonej do oddania w dzierżawę, poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Zabrzu oraz ogłoszenie w prasie lokalnej (załącznik nr 7). Wykazy nieruchomości przeznaczonych do dzierżawy przygotowywane są przez Wydział ZN na wniosek JOFGN. Przedmiotowa działka została umieszczona na wykazie z dnia 04.08.2010 r.
W umowie dzierżawy gruntu CRU/1407/2007 z dnia 25.05.2007 r. wpisano 127 m2 pow. działki (wg ewidencji gruntów pow. wynosi 127 m2), natomiast do wykazu nieruchomości gruntowej przeznaczonych do dzierżawy w drodze bezprzetargowej w pozycji powierzchnia działki wpisano 119 m2. Różnica między powierzchnią działki zapisaną w ewidencji gruntów a powierzchnią określoną w wykazie nieruchomości przeznaczonych do dzierżawy wynika z dokonanego w terenie przez pracownika POM nr 4 pomiaru terenu faktycznie użytkowanego przez dotychczasowego dzierżawcę z przeznaczeniem na ogród przydomowy (wyjaśnienie - załącznik nr 8).
b) Wydział Zarządzania Nieruchomościami
Do zakresu działania Wydziału ZN, określonego Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zabrzu, należy m.in. „prowadzenie spraw związanych z umowami dzierżawy gruntu dla nieruchomości niezabudowanych będących własnością Miasta albo Skarbu Państwa” oraz „nadzór nad działalnością Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami”.
Zgodnie z art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu.
W wykazie określa się odpowiednio:
  1)	oznaczenie nieruchomości według księgi wieczystej oraz katastru nieruchomości;
  2)	powierzchnię nieruchomości;
  3)	opis nieruchomości;
  4)	przeznaczenie nieruchomości i sposób jej zagospodarowania;
  5)	termin zagospodarowania nieruchomości;
  6)	cenę nieruchomości;
  7)	wysokość stawek procentowych opłat z tytułu użytkowania wieczystego;
  8)	wysokość opłat z tytułu użytkowania, najmu lub dzierżawy;
  9)	terminy wnoszenia opłat;
10)	zasady aktualizacji opłat;
11)	informacje o przeznaczeniu do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę;
Dane do wykazu nieruchomości przeznaczonych do dzierżawy JOFGN przesyła do Wydziału ZN, który przygotowuje wykaz i podaje go do publicznej wiadomości. Wykaz nieruchomości gruntowych przeznaczonych do dzierżawy w drodze bezprzetargowej, w którym ujęta była działka 1520/61, zawierał 133 pozycje i został podpisany przez Zastępcę Prezydenta Miasta w dniu 04.08.2010 r. (załącznik nr 9). Wykaz wywieszono na tablicy ogłoszeń oraz zamieszczono w BIP (załącznik nr 10).
Analizując przedstawione dokumenty Kontrolujący stwierdził uchybienie przy publikacji wykazu. Wyjaśnienia dotyczące publikacji wykazu stanowią załącznik nr 11.
W trakcie trwania kontroli w Wydziale ZN przygotowano kolejny wykaz nieruchomości przeznaczonych do dzierżawy, podpisany przez Zastępcę Prezydenta Miasta w dniu 08.09.2010 r. W ramach działań naprawczych dopisano do niego nieruchomości z wykazu, który został nieprawidłowo opublikowany. Wykaz nieruchomości oraz informacje o publikacji stanowią załączniki nr 12-14.
2. Zbycie nieruchomości.
Do zakresu działania Wydziału ON, określonego Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zabrzu, należy m.in. „prowadzenie spraw związanych ze zbyciem nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych będących własnością Miasta albo Skarbu Państwa w trybach przewidzianych w ustawie o gospodarce nieruchomościami”.
Dotychczasowy dzierżawca działki 1520/61 oprócz wyrażenia chęci kupna w/w działki w piśmie skierowanym do Wydziału ZN (wraz z wnioskiem o dalszą dzierżawę) złożył wraz z małżonką w dniu 05.10.2009 r. wniosek o umożliwienie zakupu w Wydziale ON (załącznik nr 15). Pismem z dnia 07.10.2009 r. zainteresowani zostali poinformowani, „że o możliwości sprzedaży przedmiotowego terenu zostaniecie Państwo poinformowani odrębnym pismem po zgromadzeniu niezbędnej dokumentacji” (załącznik nr 16). Tego samego dnia wystąpiono do Wydziału Geodezji z wnioskiem o wykonanie mapy ewidencyjnej oraz sytuacyjnej z nakładka „u” dla działki nr 1520/61. W okresie od 12.10.2009 r. do 19.02.2010 r. wystąpiono do Wydziałów: Budownictwa, Infrastruktury Komunalnej, Inwestycji, Strategii i Rozwoju Miasta oraz Zarządzania Nieruchomościami, a także do JOFGN i ZPWiK – Jednostka Realizująca Projekt, z wnioskiem o wydanie opinii w sprawie możliwości sprzedaży działki nr 1520/61 położonej przy ul. Kujawskiej w Zabrzu. Ostatnia opinia w sprawie sprzedaży działki z dnia 24.03.2010 r. wpłynęła do Urzędu Miejskiego w dniu 25.03.2010 r. Wszystkie uzyskane opinie były pozytywne. Zestawienie wydziałów/jednostek do których wystąpiono z wnioskiem o opinię wraz z kopiami opinii stanowi załącznik nr 17.
Po otrzymaniu protokołu z interwencji złożonej u Zastępcy Prezydenta Miasta Krzysztofa Lewandowskiego (załącznik nr 18) Wydział ON przesłał w dniu 06.08.2010 r. do zainteresowanych kupnem prośbę o dokonanie wpłaty kwoty 600 zł na konto Urzędu Miejskiego tytułem przygotowania nieruchomości do sprzedaży, podpisane z upoważnienia Prezydenta Miasta przez kierownika Referatu Zbywania Nieruchomości (załącznik nr 19). Jednocześnie przekazano Zastępcy Prezydenta Miasta informację, że nieruchomość jest przygotowywana do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na poprawę warunków zagospodarowania oraz że przesłano do zainteresowanych pismo z prośbą o dokonanie wpłaty tytułem przygotowania nieruchomości do sprzedaży (załącznik nr 20).
Po rozpoczęciu czynności kontrolnych ponownie przeanalizowano tryb sprzedaży działki. W związku z ustaleniem, że działka nr 1520/61 może poprawić warunki zagospodarowania działek będących własnością zainteresowanych  a także działki będącej własnością innej osoby fizycznej, uznano że właściwym trybem sprzedaży będzie przetarg ograniczony do właścicieli działek z nią sąsiadujących. O zmianie trybu sprzedaży poinformowano zainteresowanych pismem z dnia 16.08.2010 r., przepraszając za zaistniałą sytuację (załącznik nr 21).
W dniu 17.08.2010 r. Prezydent Miasta Zabrze zlecił wykonanie wyceny nieruchomości gruntowej niezabudowanej, obejmującej działkę nr 1520/61, przeznaczoną do sprzedaży w drodze przetargu ustnego, ograniczonego do właścicieli działek sąsiadujących (załącznik nr 22).

III. Ustalenia  końcowe
Na podstawie przeanalizowanych dokumentów kontrolujący stwierdza, iż podstawowym problemem w postępowaniach dotyczących dzierżawy oraz zbycia nieruchomości jest czas wykonywania procedur.
W związku z problemami wskazanymi w protokole kontrolujący zaleca:
1.	Dyrektorowi Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami:
a.	wzmóc nadzór nad pracownikami Referatu Zasiedleń i Najmu Lokali oraz Punktu Obsługi Mieszkańców;
b.	przeanalizować procedury związane z dzierżawą nieruchomości, w szczególności w zakresie obiegu informacji oraz optymalizacji czasu załatwiania spraw;
2.	Naczelnikowi Wydziału Zarządzania Nieruchomościami wzmóc nadzór:
a.	nad pracownikami w zakresie stosowania ustawy o gospodarce nieruchomościami, w szczególności w części dotyczącej publikacji wykazów nieruchomości;
b.	nad działalnością JOFGN
3.	Naczelnikowi Wydziału Obrotu Nieruchomościami:
a.	wzmóc nadzór nad pracownikami w zakresie wyboru trybu sprzedaży nieruchomości;
b.	przeanalizować procedury związane ze sprzedażą nieruchomości, w szczególności w zakresie optymalizacji czasu załatwiania spraw.
Ponadto Dyrektor JOFGN oraz Naczelnicy Wydziałów ZN i ON, szacując ryzyka związane z prawidłową działalnością kierowanych jednostek zobowiązani są  uwzględnić powyższe nieprawidłowości.
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 9 stron. Jego integralną część stanowią 22 załączniki na 55 stronach.
Dyrektor JOFGN, Pan Tomasz Saternus, Naczelnik Wydziału ZN Pani Anna Wyleżoł oraz Naczelnik Wydziału ON Pani Magdalena Korzeniowska zostali poinformowani o przysługującym im z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół niniejszy sporządzono w pięciu jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano  bez zastrzeżeń.
Po jednym egzemplarzu protokołu wręczono Panu Tomaszowi Saternusowi, Pani Annie Wyleżoł oraz Pani Magdalenie Korzeniowskiej.

Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli JOFGN w Zabrzu pod poz. 6.

	Kontrolująca:

Zabrze, dnia 28.09.2010	 r.

Za Wydziały kontrolowane:

1. 	

2. 	

Za jednostkę kontrolowaną:

3.