PROTOKÓŁ
kontroli kompleksowej Nr P-23/10
przeprowadzonej w Przedszkolu Nr 19
w Zabrzu przy ul. Konopnickiej 1

Numer statystyczny Regon jednostki kontrolowanej: 271511041.
Kontrolę przeprowadził Piotr Boroń - inspektor z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie polecenia przeprowadzenia kontroli kompleksowej z dnia 12 listopada 2010 r., wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 26 listopada 2010 r. do dnia 28 grudnia 2010 r. (załącznik nr 1).
Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia:
1.	funkcjonowanie kontroli zarządczej,
2.	działalność statutowa, sprawy organizacyjne i pracownicze,
3.	pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych,
4.	gospodarowanie mieniem,
5.	realizacja uwag z kontroli ankietowej za 2009 r.
Kontrolą objęto rok 2009 i I półrocze 2010 r.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach:

str.
I. Ustalenia ogólne
II. Ustalenia szczegółowe
1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej
2. Sprawy organizacyjne i pracownicze
a)	Działalność statutowa
b)	Zatrudnienie
c)	Pisemne procedury
d)	Wynagrodzenia
e)	Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek na podatek dochodowy
f)	Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US
3. Dysponowanie środkami finansów publicznych
a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych
b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
c)	Gospodarowanie środkami ZFŚS
4. Gospodarowanie mieniem
5. Sprawdzenie danych z ankiety za 2009 r.
6. Uwagi i wnioski
III. Ustalenia końcowe

I. Ustalenia ogólne
Przedszkole nr 19 w Zabrzu jest zakładem budżetowym. Siedzibą Przedszkola Nr 19 jest budynek znajdujący się w Zabrzu przy ulicy Marii Konopnickiej 1. Jak wynika z Decyzji nr 2/2002 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 14.01.2002 r. budynek posadowiony jest na działce nr 2270/3 o powierzchni 2581 m2, zapisanej w księdze wieczystej nr KW 15618, której właścicielem jest Gmina Zabrze.
Postanowieniem z dnia 16.01.2008 r. Prezydenta Miasta Zabrza (GG.II-BA-72244/2002) sprostowano błędny zapis w sprawie numeru księgi wieczystej. W wierszu 5 sentencji decyzji numer księgi wieczystej „KW 15618” zastąpiono numerem „KW 28996”. Przedszkole przejęło w trwały zarząd opisaną wyżej nieruchomość protokołem zdawczo-odbiorczym spisanym w dniu 06.06.2002 r. Zgodnie z powyższym protokołem nieruchomość jest zabudowana budynkiem o powierzchni użytkowej 1360 m2, i kubaturze 2457 m3.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego obecnie budynek został dopuszczony do użytkowania zgodnie z protokołem kontroli okresowej rocznej stanu technicznego z listopada 2009 oraz oceny stanu technicznego budynku z 9.11.2010 r.
Ponieważ w w/w decyzji nie określono wartości przekazywanej nieruchomości, Dyrektor Przedszkola pismem z dn. 30.09.2009 r. zwróciła się do Wydziału Zarządzania Nieruchomościami Urzędu Miejskiego w Zabrzu o ustalenie wartości budynku.
W odpowiedzi Wydział Zarządzania Nieruchomościami poinformował, iż zostało zlecone wykonanie operatu szacunkowego określającego wartość odtworzeniową nieruchomości, składnika budowlanego oraz wartość prawną własności gruntu. Po otrzymaniu wyceny wyżej wymienionej nieruchomości Wydział Zarządzania Nieruchomościami zobowiązał się przekazać informację o oszacowanych wartościach nieruchomości zabudowanej.
W trakcie trwania kontroli Dyrektor Przedszkola nr 19 pismem z dnia 08.12.2010 r. ponownie wystąpiła Wydziału Zarządzania Nieruchomościami o dokonanie wyceny nieruchomości oraz przeprowadzenie inwentaryzacji budynku w związku z występującymi rozbieżnościami w dokumentacji dot. m.in. kubatury oraz roku budowy budynku. Wyżej wymienione dokumenty stanowią załącznik nr 2.

Stanowisko Dyrektora Przedszkola Nr 19 w Zabrzu zajmuje Pani mgr Irena Więcek na podstawie pisma WO.NK.GP.1130/119/2002 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 21.08.2002 r. ws. powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola nr 19 w Zabrzu na okres od 1 września 2002 do 31 sierpnia 2007 r. oraz pisma WO.ZK.BM.1130/544/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 1 sierpnia 2007 r. w sprawie przedłużenia powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Nr 19 w Zabrzu na okres od 1 września 2007 r. do 31 sierpnia 2012 r. - Zarządzenie Nr 515/WO/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 30.07.2007 r. (pisma te stanowią załącznik nr 3).

Głównym księgowym w placówce jest Pani Jolanta Zamiara zatrudniona na podstawie umowy o pracę na stanowisku Głównej Księgowej od 1 grudnia 2007 r. w wymiarze czasu pracy 1/3 etatu. W dniu 1 października 2009 r. powierzono jej obowiązki i odpowiedzialność na podstawie art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych w zakresie:
•	prowadzenia rachunkowości jednostki;
•	wykonania dyspozycji środkami pieniężnymi;
•	dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
•	dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
oraz zobowiązano do aktualizacji pisemnych procedur zgodnie z w/w ustawą (załącznik nr 4).
W trakcie trwania kontroli zaktualizowano powierzenie obowiązków Głównej Księgowej w oparciu o nowe podstawy prawne wynikające z ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (załącznik nr 5).
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: Dyrektor Przedszkola, Główny Księgowy oraz Samodzielny Referent. Przedmiotowa kontrola została zrealizowana w oparciu o dokumenty udostępnione przez kierownictwo jednostki kontrolowanej, a także ustne wyjaśnienia.

Przedszkole Nr 19 w Zabrzu kontrolowane było w latach 2006, 2007, 2008 oraz 2009 – ankietowym systemem analizy dokumentów przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w zakresie ustalonych procedur kontroli (o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r.), ich realizacji w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków obejmujących co najmniej 5% wszystkich wydatków.

Organizację i zasady funkcjonowania jednostki kontrolowanej określają:
1.	Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249 poz. 2104, z późn. zm.), oraz Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
2.	Ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm. oraz t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn. zm.);
3.	Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.);
4.	Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.);
5.	Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.);
6.	Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.);
7.	Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm. oraz t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51 poz. 307 z późn. zm.);
8.	Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74, z późn. zm. oraz t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205 poz. 1585 z późn. zm.);
9.	Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674, z późn. zm.);
10.	Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.);
11.	Ustawa z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, z późn. zm.);
12.	Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 14 kwietnia 1992 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania nauki religii w szkołach publicznych (Dz.U. Nr 36, poz. 155, z 1993 r. Nr 83, poz. 390 i z 1999 r. nr 67, poz. 753);
13.	Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.);
14.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.);
15.	Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 107 poz.726 z późn. zm.);
16.	Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.);
17.	Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1518);
18.	Uchwała Nr XIX/234/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 14 stycznia 2008 r. w sprawie: ustalenia opłat za świadczenia w formie zajęć dodatkowych wykraczających ponad bezpłatną realizację podstawy programowej wychowania przedszkolnego w publicznych przedszkolach prowadzonych przez Miasto Zabrze;
19.	Uchwała nr XXXIII/423/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15.12.2008 r. w sprawie budżetu miasta Zabrze na rok 2009 (ze zm.);
20.	Uchwała Nr XLVII/639/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 29.12.2009 r. w sprawie Budżetu Miasta Zabrze na 2010 rok (ze zm.);
21.	„Ponadzakładowy Układ Zbiorowy Pracy dla Pracowników Nie Będących Nauczycielami Zatrudnionych w Placówkach Oświatowych Prowadzonych przez Miasto Zabrze zawarty w dniu 25.04.2002 r. w Zabrzu„ (ze. zm.);
22.	Uchwała nr XXII/269/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.03.2008 r. w sprawie Przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczegółowe warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, a także niektórych innych składników wynagrodzenia” w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze;
23.	Uchwała nr XXXVI/457/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 16.02.2009 r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczególne warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, a także niektórych innych składników wynagradzania” w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze (ze zm.);
24.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształceniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. z 2006 r. Nr 116, poz. 783 z późn. zm.).

II. Ustalenia szczegółowe

1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej

Kontrolujący jednostkę po dokonaniu analizy instrukcji, regulaminów i zarządzeń obowiązujących w Przedszkolu Nr 19 w Zabrzu stwierdził, że placówka realizuje wymagania przepisów prawa dotyczących kontroli zarządczej zgodnie z art. 68 ustawy o finansach publicznych, których obowiązek wprowadzenia został nałożony na Kierownika jednostki na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. Pisemne procedury dostosowano do standardów zawartych w komunikacie nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16 grudnia 2009 (ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z dnia 30.12.2009 r. nr 15, poz. 84).

2. Sprawy organizacyjne i pracownicze

a)	Działalność statutowa
Przedszkole Nr 19 w Zabrzu posiada Statut, którego tekst jednolity opracowano na podstawie ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 r. z późn. zm.), Rozporządzenia MENiS z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz.U. z 2001 r. Nr. 61, poz. 624 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 czerwca 1999 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków i sposobu organizowania nauki religii w szkołach publicznych (Dz.U. 1999 nr 67 poz. 753), Uchwały Rady Miejskiej w Zabrzu Nr XXX/335/96 z dnia 25 listopada 1996 r. w sprawie wysokości opłaty za przygotowanie posiłków dla dzieci w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Zabrze, Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 7 stycznia 2003 r. w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz.U. 2003 nr 11 poz. 114), Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 8 czerwca 2009 r. w sprawie dopuszczania do użytku w szkole programów wychowania przedszkolnego i programów nauczania oraz dopuszczania do użytku szkolnego podręczników (Dz.U. 2009 nr 89 poz. 730), Uchwały Nr XIX/234/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 14 stycznia 2008 r. w sprawie: ustalenia opłat za świadczenia w formie zajęć dodatkowych wykraczających ponad bezpłatną realizację podstawy programowej wychowania przedszkolnego w publicznych przedszkolach prowadzonych przez Miasto Zabrze, Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 maja 2010 r. w sprawie świadectw dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 97, poz. 624).
Statut został wprowadzony Uchwałą nr 5/2010/2011 Rady Pedagogicznej Przedszkola Nr 19 w Zabrzu z dnia 15 września 2010 r. Uchwała weszła w życie z dniem podjęcia.

Z informacji uzyskanej na podstawie arkusza organizacyjnego wynika, że ma dzień 01.09.2010 r. w placówce zatrudniano 7 nauczycieli (w tym 2 dyplomowanych, 4 mianowanych i 1 kontraktowy), 2 z nich zatrudnionych jest w niepełnym wymiarze czasu, dlatego liczba etatów wynosiła 6,27. Ponadto placówka zatrudnia 9 pracowników niebędących nauczycielami, 7 osoby zatrudniane są w niepełnym wymiarze godzin, liczba etatów w 2010 wyniosła 5,94 (załącznik nr 6). Średnie roczne zatrudnienie roku 2009 wynosiło 11,45 etatu, z czego 5,52 etatu to pedagodzy, a 5,93 etatu to pracownicy obsługi i administracji (załącznik nr 7). Struktura zatrudnienia zapewnia spełnianie statutowych zadań przez kontrolowaną placówkę.

b)	 Zatrudnienie
Kontroli poddano sposób zatrudniania i wynagradzania pracowników Przedszkola Nr 19 w Zabrzu. Do kontroli wybrano teczki z aktami pracowników, dokonując wyboru czterech pedagogów oraz czterech pracowników administracji i obsługi. Zestawienie danych zawartych w kontrolowanych teczkach osobowych wybranych pracowników stanowi załącznik (załącznik nr 8), kontrolujący nie ma uwag do analizowanego materiału.
W trakcie kontroli teczek osobowych kontrolujący poprosił o przedstawienie list obecności pracowników za rok 2009 r. oraz I półrocze 2010 r. Sposób prowadzenia listy i potwierdzania kontroli obecności nie budziły uwag kontrolującego.
Kontroli poddano również prawidłowość sporządzenia planu urlopów na rok 2009 i 2010 oraz realizację za 2009 r. Na podstawie art. 163 Kodeksu Pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, jak również przepisy normalizujące tę dziedzinę tj. dla nauczycieli zgodnie z art. 64 ust. 3 i 4 Karty Nauczyciela, a dla pozostałych wynikające z art. 154, z uwzględnieniem art. 1672 Kodeksu Pracy. Dokonując sprawdzenia planu urlopu kontrolujący analizował dane z przepisami przedstawionymi powyżej jak również uwzględnianie wniosków pracowniczych oraz podanie „planu …” do wiadomości pracowników oraz ewidencję ich rozliczania. Do powyższej dokumentacji poddanej kontroli kontrolujący nie ma uwag. Stwierdzono jedynie w jednym przypadku niewykorzystania zaległego urlopu przez pracownika do końca I kwartału następnego roku po tym, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu.

c)	Pisemne procedury
W Przedszkolu nr 19 prowadzony był Zeszyt Zarządzeń Kierownika Przedszkola od dnia 1.09.1970 r. na 58 ponumerowanych i przesznurowanych. Ostatnie zarządzenie nr 5/2003 dotyczyło wprowadzenia Regulaminu Wycieczek i spacerów dla dzieci w wieku przedszkolnym na 56 karcie. Od 7 października 2004 prowadzony jest Rejestr Zarządzeń.
W czasie czynności kontrolowany przedstawił kontrolującemu następujące regulaminy i zarządzenia:
1)	Kodeks Etyki Pracownika Przedszkola Nr 19 w Zabrzu wprowadzony Zarządzeniem Nr 4/2010 z dnia 23 czerwca 2010 r. z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2010 r.
2)	Regulamin Kontroli Zarządczej Przedszkola Nr 19 w Zabrzu wprowadzony Zarządzeniem Nr 3/2010 z dnia 15 czerwca 2010 r. obowiązuje od dnia 1 stycznia 2010 r.
3)	Zarządzenie nr 12/2007 Dyrektora Przedszkola nr 19 w Zabrzu z dnia 14.11.2007 r. w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, którego załącznikami są:
a)	Plan kont;
b)	Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych;
c)	Instrukcja w sprawie przeprowadzani inwentaryzacji składników majątkowych;
d)	Procedura kontroli druków ścisłego zarachowania;
e)	Procedura kontroli intendenta;
f)	Procedura kontroli finansowej wewnętrznej;
g)	Plan kontroli wewnętrznej.
4)	Zarządzenie Dyrektora nr 1 /2008 z dnia 28 lutego 2008 r. w sprawie terminu i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji w Przedszkolu nr 19.
5)	Regulamin pracy wprowadzony Zarządzeniem Nr b/n z dnia 02 stycznia 2009 r. (uzgodniony ze związkami zawodowymi).
6)	Regulamin Nagród Dyrektora Pracownikom Administracji i Obsługi Przedszkola nr 19 w Zabrzu wprowadzony Zarządzeniem nr b/n z dnia 1.09.2009 r. (uzgodniony ze związkami zawodowymi).
7)	Regulamin Premiowania Pracowników Administracyjno-Obsługowych Przedszkola nr 19 w Zabrzu wprowadzony Zarządzeniem nr b/n z dnia 02.01.2009 r. (uzgodniony ze związkami zawodowymi).
8)	Regulamin Wynagradzania Pracowników Przedszkola nr 19 w Zabrzu wprowadzony Zarządzeniem nr 4/04/05 z dnia 04.04.2005 r.
9)	Regulamin Wspólnego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przy Przedszkolu Nr 27 w Zabrzu z 1.05.2008 r.
10)	Instrukcja Kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem nr 14/2010 z dnia 2 listopada 2010 r.
11)	Instrukcja dotycząca zakresu działania i organizacji archiwum zakładowego.
12)	Rejestr pieczęci.
13)	Wewnętrzna Procedura Rozpatrywania Skarg i Wniosków w Przedszkolu nr 19 w Zabrzu.
14)	Regulamin spacerów i wycieczek.
15)	Zarządzenie nr 2/2006 z dnia 14 lutego 2006 r. ws. wprowadzenia Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego dla Obiektu Przedszkola nr 19 w Zabrzu.
16)	Regulamin udzielania pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz nauczycieli emerytów i rencistów korzystających z opieki zdrowotnej.
17)	Regulamin działalności Rady Pedagogicznej Przedszkola nr 19 w Zabrzu.
18)	Procedura Przyprowadzania i odbierania dzieci.
19)	Regulamin Dokonywania Oceny Pracy Nauczyciela w Przedszkolu nr 19 w Zabrzu.
20)	Zarządzenie nr 15/2010 Dyrektora Przedszkola nr 19 w Zabrzu z dnia 26.11.2010 w sprawie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, na które składa się polityka Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych oraz Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.
21)	Procedura oceny pracy pracowników samorządowych zajmujących stanowiska urzędnicze w Przedszkolu nr 19 w Zabrzu.
22)	Zarządzenie Dyrektora nr 4/2009 z dnia 25.08.2009 r. w sprawie Procedury dopuszczania do użytku Programu Nauczania w Przedszkolu.

W trakcie trwania kontroli część aktów wewnętrznych zostało zaktualizowane o obowiązujące przepisy prawne.

Kierownictwo jednostki prowadząc działalność statutową zawiera umowy cywilno-prawne z rodzicami w zakresie działalności statutowej oraz umowy z tytułu dostaw mediów i usług związanych z działalnością bieżącą. Dokonana analiza przedłożonych dokumentów upoważnia kontrolującego do stwierdzenia, że w jednostce była prowadzona ewidencja umów zawieranych z rodzicami oraz ewidencja umów z podmiotami gospodarczymi pozwalająca określić ilość zawartych umów, zidentyfikować strony zawierające umowę oraz czas ich obowiązywania.
W przedszkolu w roku szkolnym 2009/2010 zawarto 97 umów z rodzicami w sprawie korzystania z publicznego przedszkola prowadzonego przez miasto Zabrze.
Dokonując kontroli umów z rodzicami przyjęto do kontroli 20 umów stanowiących ponad 20% wszystkich umów. W każdej z czterech grup wybrano losowo po pięć umów. Kontrolującemu przedłożono umowy zawarte od września 2009 r. do czerwca 2010 r. Kontrola obejmowała podstawy prawne zawarcia umów oraz zasady ustalenia cen, które zawarto w umowach, przedmiot umowy, termin zawarcia i obowiązywania, kontrolowano również sposób ich rozwiązania (załącznik nr 11). Przeprowadzono kontrolę terminowości i windykację należności cywilno-prawnych. W jednym przypadku stwierdzono niewłaściwą formę rozwiązania jednej z umów. Zgodnie z zapisem w umowie jej rozwiązanie winno nastąpić w formie pisemnej, natomiast umowa została rozwiązana telefonicznie - matka powiadomiła o wyprowadzeniu się wraz z dzieckiem poza Śląsk. Konieczne jest wzmożenie przez Dyrektora Przedszkola kontroli nad przestrzeganiem i rozliczaniem zapisów zawartych w umowach.

W celu dokonania analizy umów zawartych z osobami prawnymi na usługi i dostawy mediów kontrola objęła: 10 umów zawartych w 2009 roku oraz 4 umowy zawarte w 2010 roku - odnotowanych w prowadzonym przez Przedszkole rejestrze umów. Skontrolowano również umowę dotyczącą umieszczenia na ścianie budynku banera reklamowego W trakcie kontroli sprawdzono sposób ustalenia cen oferowanych w umowach, przedmiot umowy, termin zawarcia i obowiązywania. Kontrolujący nie wnosi uwag do powyższej dokumentacji.

d)	Wynagrodzenia
Wypłata wynagrodzeń następuje do 28 dnia każdego miesiąca gotówką lub na konta pracowników, zgodnie z oświadczeniami i wyrażoną zgodą pracowników na taką formę wypłaty. Wysokość premii dla pracowników określona jest w Regulaminie premiowania pracowników administracyjno-obsługowych Przedszkola Nr 19 w Zabrzu
Na wynagrodzenia osobowe pracowników składały się m.in. wynagrodzenia zasadnicze, dodatek za wysługę lat, premia, nagroda dyrektora szkoły, wyrównania wynikające z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, w przypadku pedagogów dodatkowo przyznane są dodatki funkcyjne (wychowawcze), motywacyjne, oraz opiekuna stażu. Listy płac są sporządzane komputerowo przy pomocy programu QWARK. Listy płac (na podstawie zestawień przygotowanych przez Dyrektora placówki), sporządza Główna Księgowa. Wydruki list płac z systemu po ich uprzednim sprawdzeniu Główna Księgowa przekazuje Dyrektorowi jednostki w celu zatwierdzenia do wypłaty. W okresie objętym kontrolą, w przypadku osób, których teczki osobowe poddano kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w wysokości naliczanych płac oraz dodatków.

e)	Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek na podatek dochodowy
Przedszkole, podobnie jak inni płatnicy, jest zobowiązane ustawowo do przekazywania dokumentów drogą elektroniczną - w celu przesyłania danych drogą internetową wykorzystuje program udostępniony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Komunikacja z ZUS Zabrze odbywa się przy wykorzystaniu programu PŁATNIK.
Analizę danych przeprowadzono w oparciu o listy płac pracowników oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA za okres maj, wrzesień i grudzień 2009 r. oraz marzec 2010 r. Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2009 nr 205 poz. 1585, z późn. zm.) oraz z ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. 2008 nr 164 poz. 1027 z późn. zm.) w okresie od 01.01.2009 r. obowiązywały następujące wysokości składek na ubezpieczenie społeczne:

Rodzaj ubezpieczenia	Stawka łącznie	Finansowana przez
pracodawcę	Finansowana przez
pracownika	
Emerytalne	19,52%	9,76%	9,76%	
Rentowe	 6,00%	4,50%	1,50%	
Chorobowe	 2,45%	-	2,45%	
Wypadkowe	od 1,44% do 1,30%	od 1,44% do 1,30%	-	
Zdrowotne	 9,00%	-	9,00%	

Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe dla płatników składek, którzy byli zobowiązani i przekazali informację ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe, jest ustalona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wynika, że w jednostce kontrolowanej wysokość stopy procentowej dla składki wypadkowej w I kwartale 2009 r. wynosiła 0,96%, natomiast od 1 kwietnia 2009 r. do 31.03.2010 r. oraz od 1.04 2010 r. wynosiła 0,84% (załącznik nr 9).
Analizy naliczeń indywidualnych dokonano na podstawie kart wynagrodzeń za 2009 r. i I półrocza 2010 r. oraz imiennej listy płac czterech pracowników obsługi oraz czterech nauczycieli, których doboru dokonano przy kontroli teczek osobowych. Na podstawie przedstawionych wydruków z programu finansowo-księgowego kontrolujący stwierdził, że w okresie objętym kontrolą należne składki i podatki dla tych pracowników naliczone były prawidłowo.
W jednostce w 2009 i I półroczu 2010 r. nie zawierano umów zlecenia lub o dzieło z pracownikami własnymi i osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

f)	Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US

Kontrolujący stwierdza, że kwoty składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy należne od pracownika i pracodawcy, wykazane w deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA są zgodne z kwotami przelewów i analityką konta 229.
Zakłady budżetowe obowiązane są przesłać deklarację rozliczeniową razem z imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłacić składki za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu,
Podatnik jest zobowiązany dokonać wpłat na poczet podatku dochodowego za dany miesiąc nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca. W trakcie kontroli przelewów i analityki konta 225 nie stwierdzono nieprawidłowości w naliczeniu składek podatku jak i przekroczenia terminu jego odprowadzenia (załącznik nr 10).

3. Dysponowanie środkami finansów publicznych

Przedszkole Nr 19 w Zabrzu prowadzi gospodarkę finansową w oparciu o plan dochodów i wydatków dla następujących rozdziałów klasyfikacji budżetowej:
80104 – Przedszkola
80195 – Pozostała działalność

a)	 Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych
Wielkość przychodów na 2009 r. zaplanowano w kwocie 555 071,00 zł, na co składała się kwota uzyskana z dotacji budżetowej (§2510) w wysokości 472 160,00 zł. W trakcie roku budżetowego dotację zwiększono o kwoty: 25 859,00 zł naprawę ogrodzenia oraz wymianę stolarki okiennej na parterze, 1 420,00 zł – usunięcie awarii instalacji wodnej. Planowane przychody inne niż dotacja wynosiły 88 060,00 zł; w roku budżetowym przychody te wzrosły do kwoty 121 747,00 zł w stosunku do planowanych. Realizacja wydatków w roku budżetowym opisana w niniejszym protokole wraz ze wzrostem dochodów skutkowała dodatnim stanem środków obrotowych na dzień 31.12.2009 r. 20 516,55 zł (netto). Sprawozdanie RB-30 wraz z Planem finansowym w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 stanowi załącznik nr 19.

Przychody w rozdziale 80195 w całości pochodziły z dotacji wynikającej z artykułów 72 i 53 Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 674) - zaksięgowano je w § 2510 w kwocie 1 740,00 zł.

Wydatki na działalność bieżącą realizowano według planu finansowego w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 r. Dane uzyskano z materiałów przekazanych przez kontrolowanego (załącznik nr 12):

§	Wyszczególnienie	Plan
pierwotny	Plan
po zmianach	Wykonanie	Wykon. planu po zmianach	
4010	Wynagrodzenia osobowe pracowników	 343 563,00 zł	 343 563,00 zł 	 342 148,84 zł 	99,59%	
4040	Dodatkowe wynagrodzenia roczne	 32 379,00 zł	 32 329,00 zł 	 27 716,84 zł 	85,73%	
4110	Składki na ubezpieczenia społeczne	 55 907,00 zł	 55 910,00 zł 	 55 194,70 zł 	98,72%	
4120	Składki na fundusz pracy	 9 000,00 zł	 9 000,00 zł 	 7 941,25 zł 	88,24%	
4170	Wynagrodzenia bezosobowe	 0 zł	 350,00 zł 	 350,00 zł 	100,00%	
4210	Zakup materiałów i wyposażenia	 12 000,00 zł	 11 956,00 zł 	 11 955,12 zł 	99,99%	
4220	Zakup środków żywności	 29 000,00 zł	 44 339,00 zł 	 43 615,01 zł 	98,37%	
4240	Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek	 2 300,00 zł	 2 261,00 zł 	 2 260,87 zł 	99,99%	
4260	Zakup energii	 28 531,00 zł	 29 626,00 zł 	 29 625,05 zł 	100,00%	
4270	Zakup usług remontowych	 3 000,00 zł	 30 201,00 zł 	 30 200,94 zł 	100,00%	
4280	Zakup usług zdrowotnych	 300,00 zł	 569,00 zł 	 569,00 zł 	100,00%	
4300	Zakup usług pozostałych	 13 735,00 zł	 14 653,00 zł 	 14 652,93 zł 	100,00%	
4350	Zakup usług dostępu do Internetu	 1 000,00 zł	 1 757,00 zł 	 1 756,80 zł 	99,99%	
4370	Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej	 1 700,00 zł	 916,00 zł 	 915,84 zł 	99,98%	
4410	Podróże służbowe krajowe	 240,00 zł	 240,00 zł 	 239,68 zł 	99,87%	
4430	Różne opłaty i składki	 800,00 zł	 473,00 zł 	 473,00 zł 	100,00%	
4440	Odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych	 19 466,00 zł	 21 027,00 zł 	 21 026,37 zł 	100,00%	
4740	Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych	 650,00 zł	 600,00 zł 	 592,26 zł 	98,71%	
4750	Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji	 1 500,00 zł	 4 525,00 zł 	 4 525,00 zł 	100,00%	
3020	Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń	 0 zł	 200,00 zł 	 200,00 zł 	100,00%	
	RAZEM	 555 071,00 zł	 604 495,00 zł 	 595 959,50 zł 	98,59%	

Z przedstawionych w tabeli danych wynika, iż planowane w 2009 roku wydatki w ramach rozdziału 80104 wykonano w 98,59% w stosunku do planu po zmianach. Dotacja uzyskana na działalność bieżącą zgodnie z pismem Skarbnika Miasta WO.EW-3016-298/2008 z dnia 27.10.2008 r. wynosiła 472 160,00 zł.
W budżecie placówki wynagrodzenia stanowią największą część kosztów (369 865,68 zł), tj. 62,06% wykonanego budżetu za 2009 rok. Wraz z pochodnymi i wynagrodzeniami bezosobowymi kwota ta wyniosła 454 028,00 zł i stanowiła 76,18% wykonanego budżetu. Wykonany odpis na fundusz świadczeń socjalnych wynosił 21 026,67 zł i stanowił 3,53% budżetu. Wydatki rzeczowe wynikające z działalności bieżącej podyktowane koniecznością prowadzenia działalności statutowej, jak również dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia, sprzętu dydaktycznego oraz koszty energii i dostarczania mediów łącznie wynosiły 141 381,50 zł i stanowiły 23,72% wydatkowanego budżetu. Wydatki na pozostałą działalność zwiększyły się w trakcie realizacji budżetu w odniesieniu do planu pierwotnego o 49,21%. Wzrost ten wynikał m.in. ze wzrostu cen energii i odprowadzenia ścieków, zakupu żywności oraz poniesionych wydatków na usługi remontowe.

Wielkość przychodów na 2010 r. zaplanowano w kwocie 500 552,00 zł, na co składała się kwota uzyskana z dotacji budżetowej (§2510) w wysokości 423 007,00 zł. Planowane przychody inne niż dotacja wynosiły 107 060,00 zł.
Przychody w rozdziale 80195 w całości pochodziły z dotacji wynikającej z artykułów 72 i 53 Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 674) - zaksięgowano je w § 2510 w kwocie 1 933,00 zł.
Wydatki na działalność bieżącą realizowano według planu finansowego w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2010 r. Dane uzyskano z materiałów przekazanych przez kontrolowanego (załącznik nr 13):

§	Wyszczególnienie	Plan pierwotny	Plan po zmianach	Wykonanie	Wykon. planu po zm.	
3020	Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń	 0,00 zł	 200,00 zł 	 200,00 zł 	100,00%	
4010 	Wynagrodzenia osobowe pracowników	 328 941,00 zł 	 370 391,00 zł 	 166 340,91 zł 	44,91%	
4040	 Dodatkowe wynagrodzenia roczne	 0,00 zł	 0,00 zł 	 0,00 zł 	0,00%	
4110	Składki na ubezpieczenia społeczne	 48 750,00 zł 	 48 750,00 zł 	 24 698,64 zł 	50,66%	
4120	Składki na fundusz pracy	 7 909,00 zł 	 7 909,00 zł 	 3 808,70 zł 	48,16%	
4210	Zakup materiałów i wyposażenia	 11 400,00 zł 	 11 400,00 zł 	 9 920,14 zł 	87,02%	
4220	Zakup środków żywności	 33 000,00 zł 	 33 000,00 zł 	 25 993,25 zł 	78,77%	
4240	Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek	 2 185,00 zł 	 2 185,00 zł 	 727,86 zł 	33,31%	
4260	Zakup energii	 27 367,00 zł	 31 367,00 zł 	 22 750,94 zł 	72,53%	
4270	Zakup usług remontowych	 3 000,00 zł	 3 000,00 zł 	 985,43 zł 	32,85%	
4280	Zakup usług zdrowotnych	 300,00 zł	 300,00 zł 	 0,00 zł 	0,00%	
4300	Zakup usług pozostałych	 13 060,00 zł	 13 060,00 zł 	 5 141,47 zł 	39,37%	
4350	Zakup usług dostępu do Internetu	 1 760,00 zł	 1 700,00 zł 	 932,40 zł 	54,85%	
4370	Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej	 1 700,00 zł	 1 760,00 zł 	 415,61 zł 	23,61%	
4410	Podróże służbowe krajowe	 240,00 zł	 260,00 zł 	 0,00 zł 	0,00%	
4430	Różne opłaty i składki	 800,00 zł	 800,00 zł 	 481,00 zł 	60,13%	
4440	Odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych	 18 065,00 zł	 22 360,00 zł 	 16 770,00 zł 	75,00%	
4700	Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej	 0,00 zł	 2 000,00 zł 	 1 500,00 zł 	75,00%	
4740	Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych	 650,00 zł	 650,00 zł 	 0,00 zł 	0,00%	
4750	Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji	 1 425,00 zł	 3 425,00 zł 	 295,24 zł 	8,62%	
 	RAZEM	500 552,00 zł	554 517,00 zł 	280 961,59 zł 	50,67%	

Z przedstawionych w tabeli danych wynika, iż planowane w 2010 roku wydatki wykonano w 50,67% w stosunku do planu po zmianach. Dotacja uzyskana na działalność bieżącą zgodnie z pismem Skarbnika Miasta WO.EW-3016-243/2009 z dnia 04.11.2009 r. wynosiła 423 007,00 zł. W budżecie placówki wynagrodzenia stanowią największą część kosztów (166 340,91 zł.), tj. 59,20% wykonanego budżetu za I półrocze 2010 r. Wraz z pochodnymi i wynagrodzeniami bezosobowymi kwota ta wyniosła 211 818,25 zł i stanowiła 75,39% wykonanego budżetu. Wykonany odpis na fundusz świadczeń socjalnych wynosił 16 770,00 zł i stanowił 5,97% budżetu. Wydatki rzeczowe wynikające z działalności bieżącej podyktowane koniecznością prowadzenia działalności statutowej, jak również dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia, sprzętu dydaktycznego oraz koszty energii i dostarczania mediów łącznie wynosiły 67 162,34 zł i stanowiły 23,90% wydatkowanego budżetu. Wykonanie budżetu za I półrocze 2010 r. wyniosło 280 961,59 zł, co stanowiło 50,67% budżetu.

b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księga druków ścisłego zarachowania założona 1 października 1997 roku zawiera na 48 ponumerowanych stronach rejestr wydanych czeków gotówkowych oraz wydanych legitymacji ubezpieczeniowych dla członków rodziny pracownika.

Kontroli poddano sposób prowadzenia rachunkowości w Przedszkolu Nr 19 w Zabrzu. Dokumenty księgowe, potwierdzające dokonane operacje gospodarcze, wybrano do weryfikacji w sposób zapewniający kontrolę jednego pełnego miesiąca w każdym półroczu przyjmując interwał 5 - wybrane miesiące to maj i listopad. Podczas kontroli dokumentacji księgowej sprawdzono dokumenty o numeracji od 236/09 do 300/09 obejmującej dowody księgowe z miesiąca maja 2009 r., od 531/09 do 598/09 w zakresie dowodów księgowych z miesiąca listopada 2009 r. i dokumenty o numeracji 223/09 do 272/09 obejmującej dowody księgowe z miesiąca maja 2010 r. W ramach kontroli porównywano wyciągi bankowe z dowodami księgowymi. Ponadto przeprowadzono kontrolę zaliczek pobieranych na potrzeby wydatków związanych z działalnością bieżącą oraz zakupem żywności. W wybranych do kontroli miesiącach nie stwierdzono uchybień w zakresie pobierania i rozliczania zaliczek. Analiza dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów wskazuje, że proces sprawdzania i kwalifikowania dowodów w księgach rachunkowych jest prawidłowy; dokonuje się on przez wskazanie miesiąca, dekretację i podpisy osób odpowiedzialnych za te wskazania. Faktury opatrzone są opisem celowości dokonanego zakupu, numerami umów i zawierają wskazanie zaewidencjonowania zakupionych składników majątkowych w księgach inwentarzowych. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo przy użyciu programu QWANT, w którym księgowane operacje gospodarcze zawierają szczegółowe opisy zdarzeń. Dowody do ewidencji ujmowane są na bieżąco w sposób chronologiczny, rzetelny i sprawdzalny na odpowiednio oznaczonych kontach. Zobowiązania regulowane są terminowo.

c)	Gospodarowanie środkami ZFŚS
Przedszkole Nr 19 prowadzi Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w ramach funkcjonującego na terenie Zabrza Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych i na podstawie zawartego w tym zakresie porozumienia z dnia 25.03.1999 r. Aktualny Regulamin Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązuje od dnia 01.05.2008 r.
Kontrolujący stwierdził, że odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na 2009 rok został naliczony w zaniżonej o 41,20 zł wysokości (załącznik nr 14). Przy naliczaniu odpisu dla emerytów niebędących nauczycielami przyjęto kwotę 166,07 zł zamiast prawidłowej 186,67 zł wynikającej z „Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla Pracowników Niebędących Nauczycielami Zatrudnionych w Placówkach Oświatowych Prowadzonych przez Miasto Zabrze”, w którym wysokość na każdego nauczyciela lub rencistę niebędącego nauczycielem zwiększono z 6,25% do 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W odpisie na 2010 rok zastosowano już prawidłową wysokość odpisu. Odpis został przekazany na konto funduszu w ustawowych terminach.
Za prawidłowe naliczenie i przekazanie odpisu odpowiada Dyrektor placówki. Pracownicy i emeryci Przedszkola Nr 19 uprawnieni do korzystania ze świadczeń funduszu składają wnioski o ich przyznanie, które następnie sprawdza Dyrektor. Zbiorcze zestawienie osób uprawnionych przekazywane jest do siedziby Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych, gdzie wnioski rozpatrywane są przez wspólną komisję. Administratorem funduszu został powołany Dyrektor Przedszkola Nr 27, komisja socjalna funduszu składa się z przedstawicieli dyrektorów placówek, które zawarły umowę oraz przedstawicieli związków zawodowych. Podstawą podziału świadczeń przez komisję socjalną funduszu jest sporządzany roczny plan finansowo-rzeczowy. W ramach przyznanych środków na wypłatę świadczeń placówka otrzymuje zbiorcze imienne zestawienia z przypisaną kwotą świadczenia dla każdej osoby. Pracownik potwierdza podpisem informację o otrzymaniu świadczenia. Kwota świadczeń wypłaconych z funduszu przelewana jest na rachunek Przedszkola Nr 19, następnie zgodnie z zestawieniem wypłacana pracownikom przelewem lub gotówką.

4. Gospodarowanie mieniem

W Przedszkolu Nr 19 w Zabrzu na podstawie art. 40 ust. 3 o statystyce publicznej (Dz.U. z 1995 r. nr 88 poz. 439) powinny być stosowane standardowe klasyfikacje i nomenklatury w statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości. Ewidencja środków trwałych związana jest z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z 1999 r. nr 112 poz. 1317) oraz Ustawą o rachunkowości (Dz.U. z 1994 r. nr 121 poz. 591 z późn. zm.). W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że ewidencja majątku prowadzona jest przy użyciu programu księgowego i ksiąg inwentarzowych.
W trakcie kontroli nie stwierdzono odstępstwa od stosowania klasyfikacji środków trwałych w księgach inwentarzowych.
W systemie ewidencji księgowej majątek ewidencjonuje się na kontach:
011 - ewidencja środków trwałych,
013 – pozostałe środki trwałe prowadzone w ewidencji ilościowo - wartościowej,
014 - zbiory biblioteczne,
020 - wartości niematerialne i prawne

W trakcie analizy dostarczonych dokumentów dotyczących 2009 roku i I półrocza 2010 roku stwierdzono (załącznik nr 15):
Na koncie 011 - środki trwałe. Saldo wynosiło na początek 2009 r. 146 357,45 zł i odnotowano na nim zmiany (wzrost) w wysokości 10 600 zł. Placówka dokonała zakupu zmywarki i huśtawek ogrodowych. Saldo konta na 30.06.2010 r. wyniosło 156 957,45 zł.
Na koncie 013 - pozostałe środki trwałe w ewidencji ilościowo - wartościowej. Saldo na początek 2009 r. wynosiło 44 690,23 zł odnotowano na nim zmiany (wzrost) w wysokości 16 271,80 zł. Placówka zakupiła m.in. meble i pomoce dydaktyczne. Saldo konta na 30.06.2010 r. wyniosło 60 962,03 zł.
Na koncie 014 – zbiory biblioteczne. Saldo na początek 2009 r. wyniosło 3 780,27 zł odnotowano w badanym okresie obroty (wzrost) w wysokości 323,98 zł. placówka dokonała zakupu bibliografii dydaktyczno – metodologicznej, oraz wyksięgowano kwotę zużycia książek. Saldo konta na 30.06.2010 r. wynosiło 4 104,25 zł.
Na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne. Saldo na początek 2009 r. wyniosło 4 132,44 zł i nie zanotowano na nim zmian w badanym okresie.
Do kont prowadzone są stosowne konta przeciwstawne, na których księgowane są dokonywane odpisy i amortyzacja. Wartość majątku trwałego na 30 czerwca 2010 r. wynosiła 226 156,17 zł.
Budynek jest terenem strzeżonym zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora nr 1/08 z dnia 28 lutego 2008 r., w związku z czym dopuszczalne jest przeprowadzanie inwentaryzacji co 4 lata. Ostatnią inwentaryzację środków trwałych o wartości poniżej 500 zł przeprowadzono w okresie od 19.11.2007 do 31 grudnia 2007 r. zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora Przedszkola nr 10/2007 z dnia 14 listopada 2007 r., Zbiorów Bibliotecznych w okresie od 18.10.2007 r. do 31.12.2007 r. zgodnie z zarządzeniem Dyrektora nr 5/2007 z dnia 15 października 2007 roku, pozostałych środków trwałych w okresie od 18.10.2007 r. do 31.12.2007 r. zgodnie z zarządzeniem Dyrektora nr 6/2007 z dnia 15 października 2007 r., środków trwałych w okresie od 18.10.2007 do 31.12.2007 r. zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora nr 7/2007 z dnia 15 października 2007 r., wartości niematerialnych i prawnych w okresie od 18.10.2007 r. do 31.12.2007 r. zgodnie z zarządzeniem nr 8/2007 z dnia 15 października 2007 r. (w/w zarządzenia stanowią załącznik nr 16).
W wyniku kontroli stwierdzono, że pozostałe środki trwałe poniżej 500 zł zostały spisane na ośmiu arkuszach spisowych ponumerowanych od pozycji 1 do 8, środki trwałe na jednym arkuszu o numerze 1, pozostałe środki trwałe na jednym arkuszu o numerze 2, wartości niematerialne na jednym arkuszu o numerze 3 oraz zbiorów bibliotecznych na 31 arkuszach ponumerowanych od 4 do 34. Zdaniem kontrolującego niedopuszczalny jest taki sposób numerowania arkuszy spisowych. Arkusze Spisowe, jako druki ścisłego zarachowania, powinny być numerowane kolejno. Stwierdzono również braki dat przeprowadzania spisu z natury na arkuszach a także przypadki uczestnictwa w zespole spisowym osób odpowiedzialnych materialnie za dane inwentaryzowane składniki majątkowe.
W związku zakończonym procesem przekształcenia placówki z „zakładu budżetowego” w „jednostkę budżetową” do końca 2010 r. w Przedszkolu została przeprowadzona inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza. Osoby odpowiedzialne za wykonanie inwentaryzacji zostały pouczone, aby w przyszłości unikać popełniania błędów opisanych w treści protokołu.

5. Sprawdzenie danych z ankiety za 2009 r.

W trakcie wykonywania czynności kontrolnych w Przedszkolu nr 19 w Zabrzu dokonując analizy dokumentów nie stwierdzono odstępstw z danymi podanymi w ankiecie za 2009 rok.

6. Uwagi i wnioski

W związku z zastrzeżeniami dotyczącymi arkuszy spisowych przy inwentaryzacji z 2007 roku należy przedłożyć w terminie 30 dni od daty podpisania niniejszego protokołu bezpośrednio w Biurze Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu kopie arkuszy spisowych, potwierdzone za zgodność z oryginałem, z inwentaryzacji przeprowadzonej w związku z przekształceniem placówki.

III. Ustalenia końcowe

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 17 stron. Jego integralną część stanowi 16 załączników na 120 kartach. Dyrektor jednostki kontrolowanej, Pani mgr Irena Więcek została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień do okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez wniesienia zastrzeżeń.
Jeden egzemplarz protokołu otrzymała Pani mgr Irena Więcek.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Przedszkola nr 19 w Zabrzu pod poz. Nr 81 w 2010 roku.

Zabrze, dnia 07 stycznia 2011 r. 	

Za jednostkę kontrolowaną:			Kontrolujący:	

......................................		 ……………………………