Protokół
Kontroli problemowej Nr P-11/2011
przeprowadzonej w Wydziale Infrastruktury Komunalnej Urzędu Miejskiego w Zabrzu
W okresie od 01 kwietnia do 05 maja 2011 r. kontrolę przeprowadził Naczelnik Biura Kontroli Mirosław Kaszycki, działający na podstawie wydanego przez Prezydenta Miasta Zabrze w dniu 24 kwietnia 2011 r. Polecenia przeprowadzenia kontroli (Załącznik Nr 1). 
Przedmiot kontroli: Kontrola realizacji zadania Nr IK/16/10 pn. „Zbiórka odpadów wielkogabarytowych” za okres 2010 roku.
Ustalenia kontroli zawarte zostały w rozdziałach:
I.	Ustalenia ogólne.
II.	Ustalenia szczegółowe.
1.	Procedury związane z realizacja zadania IK/16/10 – „Zbiórka odpadów wielkogabarytowych”; charakterystyka zadania.                                                                                                                         3
2.	Obowiązki Wydziału Zamawiającego                                                                                                    4
3.	Realizacja umów związanych z zadaniem IK/16/10                                                                            5
4.	Obsługa finansowa zadania IK/16/10                                                                                                    8
III.	Uwagi końcowe.                                                                                                                              10
Stanowisko Naczelnika Wydziału Infrastruktury Komunalnej (IK) od dnia 01.12.2009 r. do dnia 31.05. 2010 r. i od dnia 01.06.2010 r. na czas nieokreślony zajmuje Pan Walenty Biedulski zatrudniony na tym stanowisku na podstawie umowy o pracę na czas określony z dnia 25 listopada 2009 r., a następnie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony z dnia 27 maja 2010 r. Zgodnie z zakresem obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności pracownika Naczelnik IK w szczególności ma obowiązek prawidłowego organizowania i kierowania pracą wydziału oraz zapewnienia należytego wykonywania zadań wydziału (II.1. i II.2.) i ponosi odpowiedzialność w zakresie powierzonych i realizowanych zadań (IV.3.); na zajmowanym stanowisku Naczelnik IK bezpośrednio podlega I Z-cy Prezydenta Miasta (V).
Zastępcą Naczelnika IK w zakresie realizacji kontrolowanego zadania jest Pan Robert Sierla, zatrudniony na podstawie umowy o pracę z dnia 01.02.2010 r. Zastępowanie Naczelnika IK w trakcie jego nieobecności w ramach kompetencji i udzielonych upoważnień znajduje się w zakresie obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności pracownika (II.12.).
„Osobą koordynującą” zadanie IK/16/10 jest Zastępca Naczelnika IK Pan Robert Sierla, natomiast „osobą odpowiedzialną” główny specjalista Pan Jerzy Kita (w zastępstwie podinspektor Pan Paweł Kapica – zgodnie z zakresem obowiązków służbowych i odpowiedzialności R.II. pkt 12. sprawujący nadzór i kontrolę nad realizacją zbiórki odpadów wielkogabarytowych na terenie Gminy Zabrze).
Inspektor Pani Jolanta Cichocka-Orłowska zajmuje się obsługą finansową zadania IK/16/10 - zgodnie z zakresem obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności pracownika w prowadzonej sprawie ponosząc odpowiedzialność za:
•	przygotowanie projektów budżetu miasta w zakresie infrastruktury komunalnej;
•	roczne i okresowe rozliczenie finansowe zadań w zakresie infrastruktury komunalnej finansowanych z budżetu miasta;
•	prowadzenie spraw związanych z fakturami za wykonane roboty oraz rejestru umów;
•	rejestrację i zatwierdzanie merytoryczne dokumentów;
•	rozliczanie wydatków budżetowych;
•	prowadzenie działalności kontrolnej i analitycznej w zakresie przydzielonych zadań;
•	obsługę podsystemów WYBUD, PLBUD;
•	podpisywanie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym;
•	prowadzenie spraw związanych z obsługą gospodarki finansowo-księgowej wynikających z działania wydziału.
Obsługa finansowa zadania realizowana jest z wykorzystaniem podsystemów informatycznych.
Organizowanie zbiórki odpadów wielkogabarytowych nie jest ujęte w zakresie działania IK ustalonym w Regulaminu organizacyjnym UM w Zabrzu.

Działalność objęta kontrolą prowadzona jest w oparciu o:
•	Ustawę z dnia 23 czerwca 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.);
•	Ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
•	Ustawę z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (t.j. z 2007 r. Dz.U. Nr 39, poz. 251 oraz t.j. z 2010 r. Dz.U. Nr 185, poz. 1243 z późn. zm.);
•	Ustawę z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. z 2005 r. Dz.U. Nr 236, poz. 2008 z późn. zm.);
•	Ustawę z dnia .29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2009 r. Dz.U. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.);
•	Ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. z 2001 r. Dz.U. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.);
•	Ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. z 2002 r., Dz.U. Nr 72, poz. 665);
•	Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2007 r. Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm. oraz t.j. z 2010 r. Dz. U. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.);
•	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz. 207, z późn. zm.);
•	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.);
•	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 121, poz. 1002);
•	Uchwałę Nr LVIII/751/10 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 13.09.2010 r. w sprawie aktualizacji Programu Ochrony Środowiska i Planu Gospodarki Odpadami dla miasta Zabrze;
•	Uchwałę Nr XLVII/639/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 29.12.2009 r. w sprawie Budżetu Miasta Zabrze na 2010 r.;
•	Zarządzenie Nr 127/KSU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 19 listopada 2007 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Zabrzu (z późn. zm.);
•	Zarządzenie Nr 6/BF/2010 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 24 marca 2005 r. w sprawie określenia zasad dotyczących obiegu i kontroli umów, wniosków oraz zleceń w Urzędzie Miejskim w Zabrzu dot. zobowiązań cywilno-prawnych zaciągniętych przez Gminę Zabrze (z późn. zm.);
•	Zarządzenia: Nr 1095/ZPU/2009 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.12.2009 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu, Zarządzenie Nr 45/ZPU /2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.01.2010 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu, Zarządzenie Nr 437/ZPU/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 08.06.2010 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu;
•	Zarządzenie Nr 2/BZP/2010 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 08.01.2010 r. w sprawie Regulaminu udzielania i kontroli zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Zabrzu oraz Regulaminu Działania Komisji Przetargowej w Urzędzie Miejskim w Zabrzu (z późn. zm.) oraz Zarządzenie Nr 40/BZP/2010 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 17.03.2010 r. zmieniające zarządzenie w sprawie Regulaminu…

Według informacji przekazanej przez Naczelnika IK w zakresie organizacji zbiórki odpadów wielkogabarytowych IK nie był poddawany kontroli zewnętrznej, prawidłowość wykonania zadania na bieżąco podlega wewnętrznej kontroli funkcjonalnej. W okresie objętym kontrolą nie zarejestrowano skarg w związku z przedmiotową działalnością IK. 

II.	Ustalenia szczegółowe

1.	Procedury związane z realizacją zadania Nr IK/16/10 -„Zbiórka odpadów wielkogabarytowych”, charakterystyka zadania.
Zadanie IK/16/10 „Zbiórka odpadów wielkogabarytowych” nie wynika bezpośrednio z przypisanego IK zakresu działania, ustalonego dla wydziałów(komórek równorzędnych) w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zabrzu, niemniej jednak IK, identyfikując ryzyka, o ile analogiczne zadanie realizowane będzie w roku następnym, winien uwzględnić je w „procesie/zadaniu” i jego opisie, zdiagnozować obszar wrażliwy, określić prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i reakcję na nie. 
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) ustalona w marcu 2010 r. (znak sprawy: BZP-340-50/2010) odnosząc się do obowiązujących procedur w zakresie zbiórki odpadów wielkogabarytowych wskazuje na następujące akty prawne: ustawę z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz.U. z 2005 r., Nr 236, poz. 2008 z późn. zm.) oraz ustawę z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (t.j. Dz.U. z 2007 r., Nr 39, poz. 251 z późn. zm.).
Regulacją prawną odnoszącą się do gospodarki odpadami komunalnymi jest regulamin utrzymania czystości i porządku w gminie, stanowiący akt prawa miejscowego.
Ustawa o utrzymaniu czystości i porządku w gminie nakłada na właścicieli nieruchomości obowiązki w zakresie gospodarki odpadami; dotyczą one w szczególności zakazu pozbywania się odpadów w sposób niezgodny z przepisami oraz obowiązku posiadania aktualnej umowy na odbieranie odpadów komunalnych. 
Ustawa o odpadach ustala zadania samorządu terytorialnego w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi. Zgodnie z art. 16a. do obowiązkowych zadań własnych gmin w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi w szczególności należy:
•	zapewnianie objęcia wszystkich mieszkańców gminy zorganizowanym systemem odbierania wszystkich rodzajów odpadów komunalnych;
•	zapewnianie warunków funkcjonowania systemu selektywnego zbierania i odbierania odpadów komunalnych;
•	zapewnianie budowy, utrzymania i eksploatacji własnych lub wspólnych z innymi gminami lub przedsiębiorcami instalacji i urządzeń do odzysku i unieszkodliwiania odpadów komunalnych albo zapewnienie warunków do budowy, utrzymania i eksploatacji instalacji i urządzeń do odzysku i unieszkodliwiania odpadów komunalnych przez przedsiębiorców;
•	zapewnianie warunków ograniczenia masy odpadów komunalnych ulegających biodegradacji kierowanych do składowania;
•	inicjowanie i ułatwianie tworzenia punktów zbierania zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, wskazywanie lokalizacji, w których mogą być prowadzone akcje odbierania zużytego sprzętu od mieszkańców gminy oraz podejmowanie działań informacyjnych i edukacyjnych w tym zakresie.
Zgodnie z polityką ekologiczną państwa zarówno powiaty jak i gminy zobowiązane są do opracowania planów gospodarki odpadami. W aspekcie wykonawczym przedsięwzięcia związane z unieszkodliwianiem odpadów mogły być realizowane z udziałem środków z funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej, o ile przedsięwzięcia te zostały ujęte w planie gospodarki odpadami. Według ustaleń Najwyższej Izby Kontroli Delegatura w Katowicach (znak sprawy: LKA-41024 – dot. kontroli gospodarki odpadami komunalnymi za lata 2002-2005) „Plan gospodarki odpadami dla Miasta Zabrze uchwalony został przez Radę Miejską w dniu 17 maja 2004 r., to jest w terminie ustalonym w art. 10. ust. 4. ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o wprowadzeniu ustaw Prawo ochrony środowiska, ustawy o odpadach oraz zmianie niektórych ustaw. Stosownie do postanowień art. 14. ust. 9. ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach, projekt Planu został pozytywnie zaopiniowany przez Zarząd Województwa Śląskiego, a zgłoszone przez ten organ uwagi zostały uwzględnione. W ocenie Najwyższej Izby Kontroli uchwalony Plan spełniał wymagania zawarte w przepisach art. 15. ust. 3. ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach oraz w rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 9 kwietnia 2003 r. w sprawie sporządzania planów gospodarki odpadami. Przyjęte w Planie cele, działania oraz projekcje dotyczące ilości odpadów były zgodne z założeniami Planu gospodarki odpadami dla Województwa Śląskiego.”
Rada Miejska w Zabrzu podjęła w dniu 13 września 2010 r. Uchwałę Nr LVIII/751/10 w sprawie: aktualizacji Programu Ochrony Środowiska i Planu Gospodarki Odpadami dla miasta Zabrze (na lata 2009-2012 z perspektywą do roku 2016 r.). W dokumencie tym stwierdzono, że do odpadów komunalnych należy również zaliczyć odpady wielkogabarytowe. Odpady wielkogabarytowe są to zużyte meble oraz elementy wyposażenia mieszkań, domów oraz obiektów użyteczności publicznej. Na terenie gminy Zabrze funkcjonuje system zbiórki odpadów wielkogabarytowych. Polega on na tym, że w wyznaczonych miejscach na terenie gminy w określonym czasie ustawiane są kontenery na te odpady, zaś terminy i miejsca ogłaszane są w lokalnej prasie oraz na stronie internetowej Urzędu (www.um.zabrze.pl).
Na realizację zadania IK/16/10 o nazwie „Zbiórka odpadów wielkogabarytowych” przewidziano w „Charakterystyce zadania” (Załącznik Nr 2) kwotę 190 000, 00 zł. Cel szczegółowy zadania (rezultat), jaki należało osiągnąć poprzez realizację zadania zdefiniowano jako: „Zbiórka odpadów wielkogabarytowych z terenu miasta Zabrze”. 
W opisie zadania („potrzeby globalne gminy lub jej mieszkańców”) przyjęto formułę: „utrzymanie porządku i czystości w gminie.”
Jako źródło informacji dotyczącej potrzeb wskazano na mieszkańców i źródła własne. Ustalono, że potrzeby w zakresie utrzymania porządku i czystości objęte przedmiotowym zadaniem winny być zrealizowane w 100 %. W zakresie rzeczowym pierwotnie przyjęto 250 (kontenerów), ustalając, że miernikiem jest „sztuka”; zakres rzeczowy sprowadza się zatem do ustawienia 250 kontenerów i wywozu 250 kontenerów. Zakładana liczba kontenerów była niedoszacowana, aczkolwiek nie uległa zmianie kwota, w ramach której wywieziono ponad sto kontenerów więcej. 
Na zadanie przewidziano 0,5 etatów. Osobą koordynującą zadanie był Pan Robert Sierla (p.o. Naczelnika IK), natomiast osobą odpowiedzialną główny specjalista Pan Jerzy Kita. Charakterystyka zadania została podpisana w zastępstwie „osoby odpowiedzialnej” przez podinspektora Pana Pawła Kapicę oraz przez Pana Roberta Sierlę.

2.	Obowiązki Wydziału Zamawiającego.
Na podstawie Zarządzenia Nr 2/BZP/2010 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego w Zabrzu z dnia 08.01.2010 r. (z późn. zm.) w sprawie Regulaminu udzielania i kontroli zamówień w Urzędzie Miejskim w Zabrzu oraz Regulaminu działania Komisji Przetargowej w Urzędzie Miejskim w Zabrzu, ustalającego proces udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Zabrzu w imieniu Prezydenta Miasta (rozdz. VIII) na bieżąco system zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim nadzoruje Biuro Zamówień Publicznych (BZP). W związku z powyższym w przedmiotowej kontroli Kontrolujący odniósł się do postępowania przetargowego jedynie w niezbędnym zakresie, to jest traktując je jako źródło informacji dot. opisu i oszacowania przedmiotu zamówienia oraz odniesienia umowy do postanowień SIWZ. Informacje te ważne są ze względu na czynności IK jako Wydziału Zamawiającego. 
Regulamin zobowiązuje Wydział Zamawiający do przedłożenia w BZP harmonogramu wszystkich planowanych zamówień. Harmonogram (Załącznik Nr 3) ten IK przesłał do BZP w dniu 26.01.2010 r. Przedmiotowe zadanie opisane jest w pozycji nr 71 harmonogramu pn. „Zbiórka odpadów wielkogabarytowych”. Zamówienie mieści się w kategorii „usługa” o kodzie zamówienia CPV 90513100-7. W budżecie miasta na r. 2010 na zbiórkę odpadów wielkogabarytowych zagwarantowano kwotę 190 000 zł, z czego wydatkowano w I kw. 2010 r. 9 416,00 PLN. Mając na uwadze zakres potrzeb, możliwości finansowania zadania i obowiązujące na rynku ceny usług, przyjęto szacunkowa wartość zamówienia (netto) 177 570,09 PLN. Zamówienie miało charakter „sukcesywny”. Termin realizacji przedmiotowego zamówienia zawierał się w II-IV kw. 2010 r. (planowany przetarg). Harmonogram podpisany został przez merytorycznych pracowników i Naczelnika IK w dniu 26.01.2010 r.
Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (znak: BZP-340-50/2010 z marca 2010 r.) na usługę „Zbiórka odpadów wielkogabarytowych na terenie Gminy Zabrze” podpisał zastępca Naczelnika IK pan Marek Wilczek. Mając na uwadze zjawiska nieprzewidziane w dniu opracowania specyfikacji SIWZ w szczególności dopuszczał zlecenia interwencyjne w sytuacjach awaryjnych oraz na wnioski składane przez mieszkańców i rady dzielnic. Każdorazowo po dokonaniu odbioru kontenera z odpadami Wykonawca zobowiązany był posprzątać teren wokół miejsca lokalizacji i doprowadzić do stanu pierwotnego. Przedmiot zamówienia (Wspólny Słownik Zamówień - kod CPV: 90513100-7) należało realizować zgodnie z ustawą o odpadach i ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Termin realizacji ustalono od dnia zawarcia umowy do dnia 31.10.2010 r. lub do czasu wykorzystania środków przeznaczonych na realizację zamówienia. Przy wyborze oferty 100% wagę przypisano najkorzystniejszej cenie. Zamawiający nie przewidywał możliwości składania ofert częściowych, nie dopuszczał też udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67. ust. 1. pkt 6. Pzp (w opinii Kontrolującego Kontrolowany mając na uwadze możliwość wystąpienia zdarzeń nieprzewidzianych, które spowodują potrzebę wystawiania dodatkowych kontenerów, powinien rozpatrzyć zasadność odstąpienia od tego zapisu w przyszłości).
W części III „Szczególne postanowienia SIWZ” enumeratywnie wskazano dopuszczalność zmian w umowie, tj.:
-zmiany osób funkcyjnych  z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy;
-zmiany sposobu reprezentacji z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy;
-zmiany adresu siedziby jednej ze stron z przyczyn zewnętrznych;
-zmiany terminu realizacji zamówienia na podstawie obiektywnych przesłanek zaakceptowanych przez Zamawiającego.
Wzór umowy w § 5. dookreśla obowiązki Wydziału Zamawiającego w zakresie bieżącego kontrolowania realizacji przedmiotu umowy.

3.	Realizacja umów związanych z zadaniem IK/16/10.

W dniu 25.03.2010 r. Zamawiający zawarł umowę Nr CRU/1401/2010 (Załącznik Nr 4), którą zgodnie z ustalonym w umowie spółki „sposobem reprezentacji” Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. podpisali członek zarządu ds. finansowych oraz współdziałający z nim członek zarządu ds. handlowych (wydruk danych z KRS) na „Zbiórkę odpadów wielkogabarytowych na terenie Gminy Zabrze”. Umowa zawiera odniesienie do art. 4. pkt 8. ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp), który stanowi, że ustawy Pzp nie stosuje się dla zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. Dla realizacji przedmiotu umowy Strony przyjęły termin od dnia 25.03.2010 r. do dnia 29.03.2010 r. Szczegółowy opis przedmiotu umowy zawierała oferta. Zamawiający przeznaczył na wykonanie przedmiotu umowy kwotę brutto nieprzekraczającą 9 416,00 PLN (§ 4. umowy), przyjmując, że cena jednostkowa pełnej usługi za 1 kontener na odpady wielkogabarytowe wynosi brutto 470,80 PLN. Ze strony Zamawiającego nadzór nad wykonaniem przedmiotu umowy pełnił główny specjalista Pan Jerzy Kita (§ 5. umowy), który został uprawniony do wydawania Wykonawcy poleceń w zakresie realizacji przedmiotu umowy, kontrolowania sposobu jego wykonywania, naliczania kar umownych i zatwierdzania faktury do zapłaty. W umowie przewidziano wynagrodzenie w częściach (§ 7. umowy) za wykonaną i odebraną usługę w oparciu o obustronny protokół i dokumenty potwierdzające wywóz odpadów na wysypisko. Zapisy umowy, zdaniem Kontrolującego, w dostateczny sposób chroniły interesy Zamawiającego, ustalając kary umowne za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy, a także możliwość rozwiązania jej bez wypowiedzenia z winy leżącej po stronie Wykonawcy.
Kontrolujący poprosił o przedłożenie mu podpisanego protokołu z realizacji umowy (Załącznik Nr 5) potwierdzającego wykonanie i odbiór usługi oraz pokwitowań przyjęcia odpadów. Przedłożony protokół z dnia 06.04.2010 r. podpisany został przez głównego specjalistę Pana Jerzego Kitę, a po stronie Wykonawcy zgodnie z umocowaniem zawartym w § 5. umowy przez Kierownika Zakładu Techniki Sanitarnej Pana Radosława Weingrichta. Kontrolujący zwrócił uwagę Kontrolowanemu na błąd w opisie numeru umowy. Protokół odnosi się do 19 miejsc lokalizacyjnych, które objęto usługą wywozu odpadów wielkogabarytowych; w tym przy ul. Czogały 24 usługę świadczono dwukrotnie, stąd koszty usługi wynosiły 20 szt. x 440,00 zł netto + 7 % VAT. Kontrolujący stwierdził zgodność danych zawartych w protokole z danymi na pokwitowaniach przyjęcia odpadów w Zakładzie Segregacji i Kompostowni. Łącznie waga netto wywiezionych odpadów wyniosła 22,08 Mg.
W odniesieniu do trybu zawierania umowy Kontrolujący zapytał o przyczyny, dla których odstąpiono od zastosowania przepisów Pzp. Zgodnie z przepisem art. 32. ust. 2. i ust. 4. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów Pzp dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości, a jeśli dopuszczałby możliwość składania ofert częściowych albo udzielania zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia powinna być łączna wartość poszczególnych części zamówienia. W odpowiedzi Kontrolowany wyjaśnił, że w tej sprawie występował do Biura Zamówień Publicznych (BZP) i pozyskał opinię prawną dopuszczającą przyjęte w tym zakresie rozwiązanie (Załącznik Nr 6). Powołując się w szczególności na komentarz do art. 34. Pzp (LEX/E1.2007, P. Granecki, Prawo zamówień publicznych, Warszawa 2007 r.) oraz na opinię prawną prof. B. Dolnickiego, Naczelnik BZP Pani Justyna Olszewska konstatuje: „Jeśli zamawiający nie mógł przewidzieć, zachowując należytą staranność, że w ciągu roku zajdzie potrzeba udzielenia kolejnego zamówienia tego samego rodzaju, to nie naruszył dyspozycji art. 32 ust. 2 p.z.p. W konsekwencji powyższego kolejne zamówienie tego samego rodzaju należy traktować jako odrębne zamówienie i jeśli jego wartość przekracza kwotę 14 000 EURO należy stosować przy jego udzielaniu przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych”. Kontrolowany w roku 2010 uznał monity rady dzielnic o przedświąteczne ustawianie kontenerów na odpady wielkogabarytowe (Załącznik Nr 7) za niemożliwą do przewidzenia potrzebę dodatkowego zamówienia, ale w bieżącej działalności IK bierze pod uwagę, że w okresach przedświątecznych czy w innych sytuacjach taka konieczność może się powtórzyć. Według informacji Kontrolowanego w roku 2011 realizacja zadania „Wywóz odpadów wielkogabarytowych” przeprowadzana jest w trybie przetargu nieograniczonego z uwzględnieniem ww. okoliczności.
W dniu 14.05.2010 r. zawarta została umowa Nr CRU/1640/2010 z Wykonawcą MPGK Sp. z o.o. w Zabrzu z terminem obowiązywania od dnia zawarcia do dnia 31.10.2010 r. lub do czasu wykorzystania środków przeznaczonych na realizację zamówienia. Kontrolujący zwrócił uwagę Kontrolowanemu, by w trakcie podpisywania umów dokonywał sprawdzenia danych z KRS, jeśli chodzi o sposób reprezentacji spółki prawa handlowego. Zgodnie z wynikiem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego (pismo BZP.DP.341-50/10 B-699 z 10.05.2010 r.) Zamawiający zlecił a Wykonawca podjął się wykonania zamówienia pn. Zbiórka odpadów wielkogabarytowych na terenie Gminy Zabrze (Załącznik Nr 8). Do umowy dołączono szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (miejsca lokalizacji kontenerów na odpady, terminy). Wykonawca zobowiązał się do wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z ofertą, SIWZ, opisem zawartym w umowie i obowiązującymi przepisami i normami. Zamawiający przeznaczał na wykonanie przedmiotu umowy kwotę nieprzekraczającą brutto 180 584,00 PLN. Strony przyjęły cenę jednostkową usługi 535,00 PLN za 1 kontener brutto. Kwota ta obejmowała wszelkie koszty i czynności Wykonawcy związane z realizacja przedmiotu umowy (§ 4. umowy). 
Ze strony Zamawiającego nadzór nad wykonaniem przedmiotu umowy pełnił podinspektor Pan Paweł Kapica, uprawniony do wydawania poleceń w zakresie realizacji przedmiotu umowy, kontrolowania sposobu jego wykonywania, naliczania kar umownych, zatwierdzania faktury do zapłaty (§ 5. umowy). Kontrolę sposobu wykonywania usługi wykonywał Pan podinspektor Paweł Kapica osobiście, odnotowując ten fakt w zeszycie wyjść służbowych. W zeszycie udokumentowano 14 wyjść, w tym 2 w związku z realizacją umowy Nr CRU/1401/2010 w celu dokonania kontroli w terenie (Załącznik Nr 9). Należne Wykonawcy wynagrodzenie przewidziano do wypłacania w częściach za wykonaną i odebraną usługę w oparciu o podpisany przez strony umowy protokół oraz w oparciu o dokumenty potwierdzające wywóz odpadów na składowisko (§ 7.).
Umowa w dostateczny sposób zabezpieczała interesy Zamawiającego, w szczególności jeśli chodzi o kary umowne za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy, a także możliwość rozwiązania jej bez wypowiedzenia z winy leżącej po stronie Wykonawcy.
ustalenia dot. kar umownych i trybu rozwiązania umowy bez wypowiedzenia przez Zamawiającego.
W zakresie potwierdzenia wykonania usługi zbiórki odpadów wielkogabarytowych realizowanej na podstawie umowy Nr CRU/1640/2010 podinspektor Pan Paweł Kapica przedstawił 7 protokołów (Załącznik Nr 10) oraz pokwitowania przyjęcia odpadów przez Zakład Segregacji i Kompostowni przy ul. Cmentarnej 19 F:
-Protokół z dnia 31.05.2010 r. dla usługi świadczonej dla 27 kontenerów (łącznie netto 23,60 Mg) w dniach od 24 do 25.05.2010 r. oraz dla 17 kontenerów (łącznie netto 15,28 Mg) w dniach od 28 do 31.05.2010 r. Dane zawarte w pokwitowaniach i ujęte w zestawieniach dołączonych do protokołu wykazują zgodność w zakresie ustalenia 44 „wywozów”.
-Protokół z dnia 30.06.2010 r. dla usługi świadczonej dla 17 kontenerów (łącznie netto 15.02 Mg) w dniach od 25 do 28.06.2010 r., dla 16 kontenerów (łącznie 12,10 Mg) w dniach od 18 do 21.06. 2010 r., dla 16 kontenerów (łącznie 16,34 Mg) w dniach od 11 do 14.06.2010 r. oraz dla 20 kontenerów (łącznie 18,44 Mg) w dniach od 04 do 07.06.2010 r. Dane zawarte w pokwitowaniach wykazują zgodność w zakresie ustalenia 69 „wywozów”.
-Protokół z dnia 05.08.2010 r. dla usługi świadczonej dla 16 kontenerów (łącznie 14,68 Mg) w dniach od 02 do 05.07.2010 r., dla 19 kontenerów (łącznie 28,70 Mg), w dniach od 23 do 26.07.2010 r., dla 17 kontenerów (łącznie 15,20 Mg) w dniach od 16 do 19.07.2010 r. oraz dla 16 kontenerów (łącznie 8,64 Mg) w dniach od 09 do 12.07.2010 r. Dane zawarte w pokwitowaniach wykazują zgodność w zakresie ustalenia 68 „wywozów”.
-Protokół z dnia dnia 03.09.2010 r. dla usługi świadczonej dla 21 kontenerów (łącznie 15,40 Mg) w dniach od 30.07. do 02.08.2010 r., dla 20 kontenerów (łącznie 13,40 Mg) w dniach od 27 do 30.08. 2010 r. oraz dla 22 kontenerów (łącznie 16,16 Mg) w dniach od 07 do 09.08.2010 r. Dane zawarte w pokwitowaniach wykazują zgodność w zakresie ustalenia 63 „wywozów”.  
-Protokół z dnia 03.10.2010 r. dla usługi świadczonej dla 17 kontenerów (łącznie 18,88 Mg) w dniach od 24 do 27.09.2010 r., dla usługi dla 16 kontenerów (łącznie 12,58 Mg) w dniach od 17 do 20.09. 2010 r., dla 18 kontenerów (łącznie 17,00 Mg) w dniach od 10 do 13.09.2010 r. oraz dla 18 kontenerów (łącznie 19,93 Mg) w dniach od 03 do 06.09.2010 r. Dane zawarte w pokwitowaniach wykazują zgodność w zakresie ustalenia 69 „wywozów”. 
-Protokół z dnia 03.11.2010 r. dla usługi obejmującej 17 kontenerów (łącznie 11,40 Mg) w dniach od 01 do 04.10.2010 r. Dane zawarte w pokwitowaniach wykazują zgodność w zakresie ustalenia 17 „wywozów”. 
-Protokół z dnia 31.10.2010 r. dla usługi obejmującej 7 kontenerów (łącznie 5,72 Mg) w dniach od 18 do 26.10.2010 r. Dane zawarte w pokwitowaniach wykazują zgodność w zakresie ustalenia 7 „wywozów”. 
Wykonanie umów Nr CRU/1401/2010 i Nr CRU/1640/2010 objęło łącznie 357 „wywozów”, w związku z czym Zakład Segregacji i Kompostowni potwierdził przyjęcie łącznie 320,55 Mg odpadów wielkogabarytowych netto. Kontrolujący wykazał nieścisłości dot. danych przeniesionych z pokwitowań przyjęcia odpadów (Załącznik Nr 11) do zestawień oraz w zestawieniach, co w trakcie kontroli podinspektor Pan Paweł Kapica skorygował i uwzględnił w dokumentacji sprawozdawczej przekazywanej do WE (Załącznik Nr 12).

4.	Obsługa finansowa zadania IK/16/10.

Według ustaleń Kontrolującego dokonanych na podstawie analizy informacji zawartej w sprawozdaniu Naczelnika IK ze stanu realizacji zadania wydatkowego za okres 2010 r. (Karta zadania Nr IK/16/10 - Załącznik Nr 13) – wykonano zadanie w odniesieniu do 357 kontenerów, co w układzie finansów stanowi 189 711,00 zł (20 kontenerów  x  ryczałt 470,80 zł plus 337 kontenerów  x  ryczałt 535 zł) na 190 000,00 zł przyjęte w „Charakterystyce zadania” (wykonanie: 99,84%). 
W umowie Nr CRU/1640/2010 przyjęto następujące ustalenia odnośnie do zapłaty przysługującej Wykonawcy (§ 7): 
1. Należne Wykonawcy wynagrodzenie płatne będzie w częściach za wykonaną i odebraną usługę w oparciu o obustronnie podpisany protokół i dokumenty potwierdzające wywóz odpadów na składowisko. 
2. Podstawą zapłaty wynagrodzenia będzie faktura VAT wystawiona w pierwszym dniu miesiąca za miesiąc poprzedni w 2 egz. na Urząd Miejski w Zabrzu, ul. Powstańców Śląskich 5-7, 41-800 Zabrze.  3. Każda zapłata następować będzie przelewem w ciągu 21 dni od otrzymania faktury na rachunek bankowy Wykonawcy podany na fakturze.
Niezależnie od dokonania analizy protokołów z faktycznej realizacji usługi oraz dokumentacji potwierdzającej wywóz odpadów na składowisko, Kontrolujący poddał sprawdzeniu faktury, zatwierdzenia do wypłaty (wydruk z podsystemu WYBUD „obsługa wydatków budżetowych” Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem OTAGO) i dokument sporządzony elektronicznie na podstawie art. 7. ust. 1. i 2. ustawy Prawo bankowe, art. 60. k.c., art. 20. ust. 2. i 5. ustawy o rachunkowości (nie wymagający stempla i podpisu) potwierdzający wykonanie operacji przelewu.
Faktura VAT Nr 0512020736 wynikająca z realizacji umowy Nr CRU/1401/2010, wystawiona w dniu 19.05.2010 r.
Fakturę sprawdził pod względem merytorycznym i opisał podinspektor Pan Paweł Kapica. Faktura wpłynęła w dniu 08.06.2010 r., w związku z czym termin płatności upływał w dniu 29.06.2010 r. 
Faktura wystawiona była na kwotę brutto 9 416,00 PLN, która przysługiwała Wykonawcy za zbiórkę odpadów wielkogabarytowych obejmującą 20 kontenerów o pojemności 7 m przy cenie ryczałtowej netto 440,00 PLN + 7% VAT za 1 kontener, która obejmowała wszystkie koszty i czynności Wykonawcy związane z realizacja przedmiotu umowy. Po zatwierdzeniu dokonano przelewu elektronicznego w dniu 29.06.2010 r. Dokumentacja w sprawie zawarta jest w Załączniku Nr 14.
Faktura VAT Nr 0512024387 wynikająca z realizacji umowy Nr CRU 1640/2010, wystawiona w dniu 31.05.2010 r.
Fakturę sprawdził po względem merytorycznym i opisał podinspektor Pan Paweł Kapica. Faktura wpłynęła w dniu 17.06.2010 r., w związku z czym termin płatności upływał w dniu 08.07.2010 r. Faktura wystawiona była na kwotę brutto 24 610,00 PLN, która przysługiwała Wykonawcy za zbiórkę odpadów wielkogabarytowych obejmującą 46 kontenerów o pojemności 7 m przy cenie ryczałtowej netto 500,00 PLN + 7% VAT za 1 kontener, która obejmowała wszystkie koszty i czynności Wykonawcy związane z realizacja przedmiotu umowy. Po zatwierdzeniu dokonano przelewu elektronicznego w dniu 08.07.2010 r. Z uwagi na ujawnienie w trakcie sprawowania kontroli funkcjonalnej błędu w liczbie kontenerów, tj. zgodnie z protokołem z dnia 31.05.2010 r. 44 sztuki, a nie 46, jak to błędnie ujął w Fakturze VAT Nr 0512024387 Wykonawca, wystawiono Fakturę VAT korygującą Nr 0512024 478 na kwotę -1 070,00 zł i po zatwierdzeniu dokonano operacji korygującej. Dokumentacja w sprawie zawarta jest w Załączniku Nr 15.
Faktura VAT Nr 0512028027 wynikająca z realizacji umowy Nr CRU/1640/2010, wystawiona w dniu 30.06.2010 r.
Fakturę sprawdził pod względem merytorycznym i opisał podinspektor Pan Paweł Kapica. Faktura wpłynęła w dniu 16.07.2010 r., w związku z czym termin płatności upływał w dniu 06.08.2010 r. 
Faktura wystawiona była na kwotę brutto 36 915,00 PLN, która przysługiwała Wykonawcy za zbiórkę odpadów wielkogabarytowych obejmującą 69 kontenerów o pojemności 7 m przy cenie ryczałtowej netto 500,00 PLN za 1 kontener, która obejmowała wszystkie koszty i czynności Wykonawcy związane z realizacja przedmiotu umowy. Po zatwierdzeniu dokonano przelewu elektronicznego w dniu 06.08. 2010 r. Dokumentacja w sprawie zawarta jest w Załączniku Nr 16. W protokole z dnia 30.06.2010 r. potwierdzającym wykonania usługi (Załącznik Nr 10) pojawił się błąd, a mianowicie w zdaniu (13 wiersz) „razem wykonano 63 wywozy…” powinna być zgodnie ze stanem faktycznym liczba 69, która pojawia się w wierszu następnym, w algorytmie wysokości należnego wynagrodzenia dla Wykonawcy oraz w zestawieniach punktów lokalizacji kontenerów. 
Faktura VAT Nr 0512031810 wynikająca z realizacji umowy Nr CRU/1640/2010, wystawiona w dniu 30.07.2010 r.
Fakturę sprawdził pod względem merytorycznym i opisał podinspektor Pan Paweł Kapica. Faktura wpłynęła w dniu 16.08.2010 r., w związku z czym termin płatności upływał w dniu 06.09.2010 r. 
Faktura wystawiona była na kwotę brutto 36 380,00 PLN, która przysługiwała Wykonawcy za zbiórkę odpadów wielkogabarytowych obejmującą 68 kontenerów o pojemności 7 m przy cenie ryczałtowej netto 500,00 PLN za 1 kontener + 7% VAT, która obejmowała wszystkie koszty i czynności Wykonawcy związane z realizacja przedmiotu umowy. Po zatwierdzeniu dokonano przelewu elektronicznego w dniu 06.09.2010 r. Dokumentacja w sprawie zawarta jest w Załączniku Nr 17.
Faktura VAT Nr 0512035383 wynikająca z realizacji umowy Nr CRU/1640/2010, wystawiona w dniu 31.08.2010 r.
Fakturę sprawdził pod względem merytorycznym i opisał podinspektor Pan Paweł Kapica. Faktura wpłynęła w dniu 08.09.2010 r., w związku z czym termin płatności upływał w dniu 29.09.2010 r. 
Faktura wystawiona była na kwotę brutto 33 705,00 PLN, która przysługiwała Wykonawcy za zbiórkę odpadów wielkogabarytowych obejmującą 63 kontenerów o pojemności 7 m przy cenie ryczałtowej netto 500,00 PLN za 1 kontener + 7% VAT, która obejmowała wszystkie koszty i czynności Wykonawcy związane z realizacja przedmiotu umowy. Po zatwierdzeniu dokonano przelewu elektronicznego w dniu 29.09.2010 r. Dokumentacja w sprawie zawarta jest w Załączniku Nr 18.
Faktura VAT Nr 0512039181 wynikająca z realizacji umowy Nr CRU/1640/2010, wystawiona w dniu 30.09.2010 r.
Fakturę sprawdził pod względem merytorycznym i opisał podinspektor Pan Paweł Kapica. Faktura wpłynęła w dniu 11.10.2010 r., w związku z czym termin płatności upływał w dniu 01.11.2010 r. 
Faktura wystawiona była na kwotę brutto 36 915,00 PLN, która przysługiwała Wykonawcy za zbiórkę odpadów wielkogabarytowych obejmującą 69 kontenerów o pojemności 7 m przy cenie ryczałtowej netto 500,00 PLN za 1 kontener + 7% VAT, która obejmowała wszystkie koszty i czynności Wykonawcy związane z realizacja przedmiotu umowy. Po zatwierdzeniu dokonano przelewu elektronicznego w dniu 29.10.2010 r. Dokumentacja w sprawie zawarta jest w Załączniku Nr 19.
Faktura VAT Nr 0512043361 wynikająca z realizacji umowy Nr CRU/1640/2010, wystawiona w dniu 29.10.2010 r.
Fakturę sprawdził pod względem merytorycznym i opisał podinspektor Pan Paweł Kapica. Faktura wpłynęła w dniu 15.11.2010 r., w związku z czym termin płatności upływał w dniu 06.12.2010 r. 
Faktura wystawiona była na kwotę brutto 9 095,00 PLN, która przysługiwała Wykonawcy za zbiórkę odpadów wielkogabarytowych obejmującą 17 kontenerów o pojemności 7 m przy cenie ryczałtowej netto 500,00 PLN za 1 kontener + 7% VAT, która obejmowała wszystkie koszty i czynności Wykonawcy związane z realizacja przedmiotu umowy. Po zatwierdzeniu dokonano przelewu elektronicznego w dniu 06.12.2010 r. Dokumentacja w sprawie zawarta jest w Załączniku Nr 20.
Faktura VAT Nr 0512047079 wynikająca z realizacji umowy Nr CRU/1640/2010, wystawiona w dniu 30.11.2010 r.
Fakturę sprawdził pod względem merytorycznym i opisał podinspektor Pan Paweł Kapica. Faktura wpłynęła w dniu 16.12.2010 r., w związku z czym termin płatności upływał zgodnie z umową po 21 dniach od otrzymania faktury. 
Faktura wystawiona była na kwotę brutto 3 745,00 PLN, która przysługiwała Wykonawcy za zbiórkę odpadów wielkogabarytowych obejmującą 7 kontenerów o pojemności 7 m przy cenie ryczałtowej netto 500,00 PLN za 1 kontener + 7% VAT, która obejmowała wszystkie koszty i czynności Wykonawcy związane z realizacja przedmiotu umowy. Po zatwierdzeniu dokonano przelewu elektronicznego w dniu 24.12.2010 r. Dokumentacja w sprawie zawarta jest w Załączniku Nr 21.

W zakresie realizacji umowy Nr CRU/1401/2010 i umowy Nr CRU/1640/2010 na konto Wykonawcy dokonano łącznie przelewów na kwotę 189 711,00 zł , co jest zgodne z danymi wynikającymi z liczby kontenerów wykazanych w protokołach wykonania usługi (z potwierdzeniami ważenia odpadów w Zakładzie Segregacji i Kompostowni w Zabrzu) pomnożonej przez przyjęty w umowach ryczałt, a także znajduje potwierdzenie w Zestawieniu wybranych dokumentów księgowych ze szczegółami za okres 2010 r. – wydatki wg klasyfikacji budżetowej dział 900 „gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, rozdział 90 003 „oczyszczanie miast i wsi” /wydatki bezpośrednio związane z oczyszczaniem miasta/, § 430 „zakup usług pozostałych” /wywóz śmieci/ (Załącznik Nr 22). Udokumentowano wykonanie całości usług zgodnie z przyjętą w umowach „ilością”, tj. w zakresie dokonania 357 wywozów kontenerów o pojemności 7 m³. Nie przekroczono terminów płatności, w związku z czym Zamawiający nie poniósł dodatkowych skutków finansowych z tego tytułu przewidzianych w umowie. Oceniając sposób dokumentowania kontroli wykonania umowy, którą to kontrolę w imieniu Zamawiającego sprawował podinspektor Pan Paweł Kapica, należy zwrócić uwagę na niewystąpienie w Rejestrze skarg i wniosków skarg mieszkańców w zakresie zbiórki odpadów wielkogabarytowych, co pozwala na stwierdzenie, że w tym aspekcie bieżąca kontrola zadania była właściwie sprawowana przez IK.

III.	Uwagi końcowe
Wyniki kontroli realizacji zadania IK/16/10 należy również odnieść do Aktualizacji programu ochrony środowiska i planu gospodarki odpadami dla miasta Zabrze (na lata 2009-2012 z perspektywą do roku 2016 r.).
W Wojewódzkim Planie Gospodarki Odpadami (WPGO) jako cele krótkoterminowe (do 2010 roku) dla odpadów komunalnych podaje się w szczególności uzyskanie znaczących efektów w selektywnym zbieraniu odpadów wielkogabarytowych, w tym wyrobów AGD i sprzętu elektronicznego, do poziomu 40% ich ilości zawartych w strumieniu odpadów komunalnych (łącznie od mieszkańców i z innych źródeł 1.143,2 Mg), natomiast jako cele długoterminowe w WPGO ustalono w tym zakresie dalszy wzrost efektu selektywnego zbierania odpadów wielkogabarytowych, w tym wyrobów AGD i sprzętu elektronicznego do poziomu 70% ich ilości zawartych w strumieniu odpadów komunalnych w 2015 roku (łącznie od mieszkańców i z innych źródeł 2.001,8 Mg). 
Autorzy „Aktualizacji…” akcentują, że gospodarka odpadami na terenie Zabrza powinna znajdować się pod ścisłą kontrolą (R.4. pkt 8.). W ramach realizacji zadania IK/16/10 Kontrolowany dokonywał czynności kontrolnych i w szczególności dokumentował je w zeszycie wyjść służbowych. 
Ustalenia kontroli potwierdzają, że Wydział zrealizował zadanie IK/16/10 w zakresie zbiórki odpadów wielkogabarytowych od mieszkańców na terenie Gminy Zabrze w ustalonym terminie, zgodnie ze zdiagnozowanymi potrzebami w tym zakresie i możliwościami finansowymi Gminy. 
Pomyłki występujące w przedmiotowej dokumentacji wskazują na potrzebę wzmożenia nadzoru nad realizacją zadania bieżącego z zakresu wywozu odpadów wielkogabarytowych. Zdaniem Kontrolującego w przypadku wystąpienia niejasności związanych z wykładnią przepisów Pzp, Kontrolowany powinien wystąpić z zapytaniem do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach zgodnie z procedurą ustaloną w piśmie WA-0750/16/08 z dnia 10.08.2008 r.
Mając na uwadze standardy kontroli zarządczej Wydział Infrastruktury Komunalnej, identyfikując ryzyka na rok następny, winien uwzględnić zbiórkę odpadów wielkogabarytowych w „procesie/zadaniu” i jego opisie, zdiagnozować obszar wrażliwy, określić prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i reakcję na nie. 
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 11 stron. Jego integralną część stanowi 22 załączniki na 91 kartach. Naczelnik Wydziału Infrastruktury Komunalnej Pan Walenty Biedulski poinformowany został o przysługującym mu z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni merytorycznych zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego. Udostępnianie informacji w nim zawartych następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy po tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń/zapowiadając wniesienie zastrzeżeń. Jeden egzemplarz protokołu wręczono w dniu 10.05.2011 r. Naczelnikowi Wydziału Infrastruktury Komunalnej Panu Walentemu Biedulskiemu.

                                                                                                                                               Kontrolujący:

                                                                                                                                  …………………………………………..

       Kontrolowany:

…………………………………..

Zabrze, dnia  ……. …………….. 2011 r.