Protokół kontroli problemowej Nr P-19/2011
przeprowadzonej w: Urzędzie Miejskim w Zabrzu w Wydziale Spraw Obywatelskich .

Kontrolę przeprowadził Naczelnik Biura Kontroli mgr Mirosław Kaszycki z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu działający na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 30.06.2011 r. wydanego przez Zarządzającego Kontrolą (Załącznik Nr 1).	
Kontrolę przeprowadzono w okresie od dnia 01.07.2011 r. do dnia 29.07.2011 r.  
Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: Kontrola Urzędu Miejskiego w Zabrzu w zakresie realizacji zadania Nr SO/02/10 pn. „Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom poprzez działalność ochotniczych straży pożarnych”.
Kontrolą objęto okres: 2010 r.
Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach:
I. Ustalenia ogólne                                                                                                                                             s. 1
II. Ustalenia szczegółowe                                                                                                                                  s. 3
1.	Procedury związane z realizacją zadania Nr SO/02/10
2.	Realizacja zadania Nr SO/02/10 w zakresie zapewnienia gotowości bojowej – zakup sprzętu p.poż, umundurowania itp.
3.	Realizacja zadania Nr SO/02/10 w zakresie bieżącego utrzymania obiektów i sprzętu OSP, w tym modernizacja, remonty itp.
4.	Realizacja zadania Nr SO/02/10 w zakresie naliczania ekwiwalentu pieniężnego dla członków drużyn OSP biorących udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych.
5.	Realizacja budżetu Miasta w zakresie finansowania zadania Nr SO/02/10.
III. Wnioski, uwagi końcowe                                                                                                                           s. 15
I.	USTALENIA OGÓLNE

Stanowisko Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich (SO) od dnia 01.10.1990 r. zajmuje Pan Henryk Michalski zatrudniony na podstawie umowy o pracę z dnia 01.07.1983 r.
Bezpośrednio odpowiedzialnym za realizację zadań objętych kontrolą jest zgodnie z „Charakterystyką zadania” inspektor Pani Iwona Pyrko. W dniu 07.12.2006 r. Pani inspektor została upoważniona przez Prezydenta  Miasta do zatwierdzania pod względem merytorycznym faktur i rachunków księgowych oraz do odbioru–wystawiania faktur VAT w imieniu Urzędu Miejskiego w Zabrzu (Załącznik Nr 2). Realizowane zadanie przydzielono zgodne z zakresem obowiązków służbowych i odpowiedzialności pracownika (Załącznik Nr 3).
Uprawnionymi do udzielania informacji w imieniu Kontrolowanego był inspektor Pani Iwona Pyrko oraz zastępująca ją w trakcie urlopu sekretarka SO Pani Ewa Pędraś.
Na dzień kontroli w Wydziale Spraw Obywatelskich  zatrudnionych było 52  pracowników.
Sprawy będące przedmiotem kontroli prowadzą 2 osoby .
Bezpośredni nadzór nad wydziałem realizującym kontrolowane zadanie w roku 2010 sprawowała Sekretarz Miasta Pani Ewa Weber.
Działalność objęta kontrolą prowadzona jest w oparciu o:
•	ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.);
•	ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. z 1998 r., Dz.U. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.);
•	ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
•	ustawę z dnia 24.08.1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 178, poz. 1380 z późn. zm.); 
•	ustawę z dnia 25 lipca 2008 r. o zmianie ustawy o ochronie przeciwpożarowej i niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 163, poz. 1015);
•	ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2009 r. Dz.U. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.);
•	ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. z 2001 r. Dz.U. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.);
•	ustawę z dnia 11 marca 2004 r. Podatek od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.);
•	ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. z 2002 r., Dz.U. Nr 72, poz. 665);
•	ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2007 r. Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm. oraz t.j. z 2010 r. Dz. U. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.);
•	rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz. 207, z późn. zm.);
•	rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.);
•	rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 121, poz. 1002);
•	rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwienia nieobecności w pracy oraz udzielenia zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281 z późn. zm.);
•	Uchwałę Nr XLVII/639/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 29.12.2009 r. w sprawie Budżetu Miasta Zabrze na 2010 r.;
•	Uchwałę Nr XXXI/389/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 13.10.2008 r. w sprawie ustalenia wysokości ekwiwalentu dla członków ochotniczych straży pożarnych za udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniowym;
•	Zarządzenie Nr 127/KSU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 19 listopada 2007 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Zabrzu (z późn. zm.);
•	Zarządzenie Nr 6/BF/2005 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 24 marca 2005 r. w sprawie określenia zasad dotyczących obiegu i kontroli umów, wniosków oraz zleceń w Urzędzie Miejskim w Zabrzu dot. zobowiązań cywilno-prawnych zaciągniętych przez Gminę Zabrze (z późn. zm.);
•	Zarządzenia: Nr 1095/ZPU/2009 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.12.2009 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu, Zarządzenie Nr 45/ZPU /2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.01.2010 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu, Zarządzenie Nr 437/ZPU/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 08.06.2010 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu ( z późn. zm.);
•	Zarządzenie Nr 2/BZP/2010 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 08.01.2010 r. w sprawie Regulaminu udzielania i kontroli zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Zabrzu oraz Regulaminu Działania Komisji Przetargowej w Urzędzie Miejskim w Zabrzu (z późn. zm.) oraz Zarządzenie Nr 40/BZP/2010 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 17.03.2010 r. zmieniające zarządzenie w sprawie Regulaminu…
•	Zarządzenie Nr 162/SO/2010 Prezydenta Miasta Zabrze0-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 12.10.2010 r. w spawie powołania Komisji Likwidacyjnej środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych stanowiących majątek Urzędu Miejskiego w Zabrzu, których ewidencję prowadzi Wydział Spraw Obywatelskich.
	
Naczelnik Wydziału poinformował Kontrolującego, że SO nie był dotychczas kontrolowany w zakresie działań objętych zapewnianiem bezpieczeństwa mieszkańcom poprzez działalność OSP. 

II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE

1.	Procedury związane z realizacją zadania Nr SO/02/10

Utrzymanie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej jest zadaniem własnym gminy, którego spełnienie służy zaspakajaniu zbiorowych potrzeb wspólnoty (art. 7, ust. 1, pkt 14 ustawy o samorządzie gminnym).
Obowiązki gminy w zakresie działalności ochotniczych straży pożarnych (OSP) reguluje ustawa o ochronie przeciwpożarowej. Art. 32, ust. 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej stanowi, że koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej (z zastrzeżeniem art. 35, ust. 1) ponosi gmina.
Przepis art. 32, ust. 3 narzuca gminie obowiązek:
	1)	  bezpłatnego umundurowania członków ochotniczej straży pożarnej;
	2)	  ubezpieczenia w instytucji ubezpieczeniowej członków ochotniczej straży pożarnej i młodzieżowej drużyny pożarniczej (ubezpieczenie może być imienne lub zbiorowe niezmienne);
	3)  ponoszenia kosztów okresowych badań lekarskich, o których mowa w art. 28, ust. 6.
Gmina może przekazywać ochotniczym strażom pożarnym środki pieniężne w formie dotacji.
Opisane powyżej ustawowe zadania gminy uwzględnione zostały w uchwale budżetowej miasta. W załączniku do objaśnień do projektu budżetu miasta Zabrze na 2010 rok (Układ zadaniowy dla planowanego budżetu miasta Zabrze na 2010 rok) ustalono „Charakterystykę zadania” (Załącznik Nr 4) Nr SO/02/10 pn. „Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom poprzez działalność ochotniczych straży pożarnych”. Na realizację przedmiotowego zadania  zagwarantowano kwotę w wysokości 187 216,00 zł. W „Charakterystyce” zdefiniowany został cel szczegółowy (rezultat), jaki zamierza się osiągnąć poprzez realizację zadania, a mianowicie:
1)	zapewnienie gotowości bojowej – zakup sprzętu p. pożarowego, umundurowania itp.;
2)	bieżące utrzymanie obiektów i sprzętu OSP, w tym modernizację, remonty itp.;
3)	naliczanie ekwiwalentów pieniężnych dla członków drużyn OSP biorących udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych.
Na mocy przepisu art. 28, ust. 1 ustawy o ochronie przeciwpożarowej członek ochotniczej straży pożarnej, który uczestniczył w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną lub gminę, otrzymuje ekwiwalent pieniężny. Wysokość ekwiwalentu ustala rada gminy w drodze uchwały. W dniu 13.10.2008 r. Rada Miejska w Zabrzu podjęła Uchwałę Nr XXXI /389/08 w sprawie ustalenia wysokości ekwiwalentu dla członków ochotniczych straży pożarnych za udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniu.
Wykonującym zadanie a jednocześnie jednostką koordynującą jest Wydział Spraw Obywatelskich (SO) Urzędu Miejskiego w Zabrzu. W trakcie trwania kontroli Zarządzeniem Prezydenta Miasta Zabrze Nr 605/ZPU/2011 z dnia 29.07.2011 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu (Załącznik nr 1 do Zarządzenia, § 27, ust. 33, pkt D/ ppkt 7) ustanowiono, że z dniem 01.08.2011 r. „prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem ochotniczych straży pożarnych” przechodzi w zakres działania Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności (ZKOL).
Z opisu zadania wynika, że „zapewnienie bezpieczeństwa p. pożarowego mieszkańców” przypisane jest do „potrzeb globalnych gminy lub jej mieszkańców”. Zgodnie ze swoimi kompetencjami Państwowa Straż Pożarna, będąc tzw. źródłem informacji, określa potrzeby w zakresie ochrony p. pożarowej. W „Charakterystyce zadania” przyjmuje się wskaźnik wykonalności zadania na poziomie 100%. Zakres rzeczowy zadania odnosi się do 4 podmiotów: OSP Mikulczyce, OSP Makoszowy, OSP Grzybowice, OSP Kończyce.
W „Charakterystyce zadania” ustalono, że osobą koordynującą jest Naczelnik SO Pan Henryk Michalski, zaś osobą odpowiedzialną inspektor Pani Iwona Pyrko – osoby te podpisały „Charakterystykę zadania”.

2.	Realizacja zadania Nr SO/02/10 w zakresie zapewnienie gotowości bojowej – zakup sprzętu p. pożarowego, umundurowania itp.

Wg informacji udzielonych przez Naczelnika SO zakup towarów i usług przeznaczonych na działalność jednostek ochrony przeciwpożarowej był dokonywany poza podstawowymi trybami ustalonymi w ustawie prawo zamówień publicznych, gdyż wartość zakupów nie przekraczała równowartości kwoty 14 000 euro. Dokonując wyboru ofert najkorzystniejszych cenowo kierowano się rozpoznaniem rynku, w szczególności były to rozmowy z dostawcami, którzy spełniali warunki wymagane dla sprzętu specjalistycznego.
W ramach kontroli Kontrolujący poprosił o przedstawienie kompletnej dokumentacji w zakresie wnioskowania, zatwierdzenia i realizacji zakupów sprzętu i usług. Na podstawie zestawienia (Załącznik Nr 5) poddane zostały kontroli wybrane losowo sprawy, tj. 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40, 45, 50, 55 60.
Sprawa SO.5431-5/2010 (zakup kominiarek dla OSP Makoszowy)
Zarząd OSP wystąpił o zaliczkę w wysokości 100,00 zł na zakup kominiarek. W dniu wpłynięcia wniosku, tj. 28.01.2010 r. Naczelnik SO zatwierdził przedmiotowy wniosek. W dniu 29.01.2010 r. wpłynęła faktura VAT Nr FS-106/10/OD-GL wystawiona na Urząd Miejski w Zabrzu na kwotę brutto 97,60 zł (przy zastosowaniu podatku VAT 22%). Sekretarka SO zgodnie z zakresem obowiązków, potwierdziła uzasadnienia wydatku pod względem celowościowym, gospodarczym i legalnym oraz sprawdziła fakturę pod względem merytorycznym. Wg Zestawienia wybranych dokumentów księgowych ze szczegółami (wydruk z systemu OTAGO, podsystem WYBUD) obowiązujący termin zapłaty „gotówką” upływał w dniu 28.01.2010 r., czyli na dzień przed sprawdzeniem i zatwierdzeniem faktury (poz. 3 w Załączniku Nr 6). W opinii Kontrolującego poprawna byłaby relacja odwrotna. Zgodnie z zasadami prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miejskim „dokumenty księgowe płatne są zgodnie z terminem płatności określonym w odpowiedniej umowie/zleceniu, a w przypadku gdy dokument księgowy (np. faktura, rachunek, pismo) nie został poprzedzony umową /zleceniem, zgodnie z terminem płatności określonym na tym dokumencie. Termin płatności liczy się od daty określonej w umowie/zleceniu, jeśli data ta nie jest określona poprzez wskazanie dnia (dd/mm/rrrr), termin płatności liczy się od daty wpływu do Urzędu lub od daty odebrania dokumentu (typu faktura VAT) przez upoważnionego pracownika (dotyczy również dokumentów nieobjętych umową/zleceniem)”. Kontrolowany wyjaśnił, że w przedmiotowej sprawie wpływ na zaistniałą sytuację miał fakt uczestniczenia OSP w akcji ratowniczej, odbywającej się w uciążliwych dla ratowników warunkach i aby zapewnić im bezpieczeństwo, nie przerywając akcji, należało dokonać zakupu w trybie natychmiastowym. Niemniej jednak jeszcze przed dokonaniem zakupu dokonano wymaganych ustaleń i zatwierdzeń drogą telefoniczną.
Sprawa SO.5431-10/2010 (zakup-dostawa specjalistycznego obuwia ochronnego dla członków OSP Makoszowy, Kończyce i Grzybowice)
Po rozpoznaniu rynku w sprawie nabycia 20 par „butów specjalnych strażaka sznurowanych wz 428 – cena brutto za parę 350,00 zł” skierowano pismo do P.P.H.U. „SUBOR” Zakładu Pracy Chronionej. W dniu 02.03.2010 r. zawnioskowano o zarejestrowanie umowy (Druk U-1 zgodnie z zarządzeniem w sprawie zasad obiegu i kontroli umów, wniosków oraz zleceń w UM w Zabrzu dot. zobowiązań cywilno-prawnych) w grupie wydatkowej w kategorii zadania GWSWF, w klasyfikacji budżetowej: dz. 754, rozdz. 75412, § 421 (wydatki bieżące – zakup materiałów i wyposażenia), z czasem obowiązywania od 04.03.2010 r. do 25.03.2010 r., na kwotę 7 000,00 zł brutto (w tym 22% podatku VAT) z płatnością przelewem, z terminem do 07.04.2010 r. Dane te znajdują potwierdzenie w metryczce umowy Nr WF/810/SO/16/B/676-W/2010 (wydruk z podsystemu GRU), w której są ustalone środki na realizację skutków finansowych umowy. Faktura VAT Nr 316/03/2010 wpłynęła w dniu 24.03.2010 r. i tegoż dnia została sprawdzona pod względem merytorycznym, celowościowym, legalnym i gospodarczym przez inspektora Panią Iwonę Pyrko. Przelewu dokonano w dniu 26.03.2010 r. (poz. 12 w Załączniku Nr 6). Kontrolujący stwierdza zgodność danych z dokumentem elektronicznym (Załącznik Nr 7) sporządzonym na podstawie art. 7, ust. 1 I 2 ustawy Prawo bankowe, art. 60 k.c. oraz art. 20 ust. 2 i 5 ustawy o rachunkowości.
W odniesieniu do zakupu 20 par obuwia strażackiego Kontrolujący poprosił o potwierdzenie przekazania do eksploatacji zakupionych środków trwałych do OSP Grzybowice, OSP Kończyce, OSP Makoszowy. Kontrolującemu przedstawiono dokumenty przekazania środka trwałego prowadzone w Zintegrowanym Systemie Wspomagania Zarządzania Miastem OTAGO podsystem ST (środki trwałe). Do przedstawionej dokumentacji („przekazanie do eksploatacji” środków trwałych ewidencjonowanych na stanie SO: 6 par dla OSP Grzybowice, 4 pary dla OSP Makoszowy, 10 par dla OSP Kończyce) Kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń.
Sprawa SO.5431-15/2010 (zakup paliwa dla OSP Mikulczyce)
Dokumentacja zawiera wniosek Zarządu OSP w sprawie zakupu oleju napędowego do samochodu po-żarniczego STAR GBA 2,5/16 nr rej. SZ 11661 znajdującego się na wyposażeniu jednostki. Naczelnik SO zatwierdził wniosek. Fakturę VAT 1023/2010/FF, która wpłynęła w dniu 17.04.2010 r., wystawiono na Urząd Miejski w Zabrzu na kwotę 456,50 zł brutto (w tym podatek VAT 22%). Kontrolujący zwrócił uwagę Pani Ewie Pędraś, by wszelkie adnotacje dot. sprawdzenia faktury czynić na jej odwrocie. 
Sprawa SO.5431-20/2010 (zakup głośników do generatora w samochodzie specjalistycznym będącym na wyposażeniu OSP Grzybowice)
Do akt sprawy dołączona jest notatka służbowa z dnia 19.05.2010 r. w sprawie zakupu głośników do generatora w samochodzie specjalistycznym sporządzona przez Panią Ewę Pędraś. Po rozpoznaniu rynku w dniu 19.05.2010 r. skierowano do firmy ADAMPOL w Zabrzu ofertę zakupu głośników na potrzeby OSP Grzybowice (kontrasygnata Skarbnika Miasta). Kontrolujący sprawdził Fakturę VAT Nr 0099/10/ZAB wystawioną na Urząd Miejski w Zabrzu na kwotę 854,00 zł (w tym 22% podatek VAT) tytułem sprzedaży 2 sztuk głośników do generatora 110H. Faktura wykazuje zgodność z pismem z dnia 19.05.2010 r. skierowanym do sprzedawcy. Metryczka umowy Nr WF/1739/SO/24/B/1588-W/2010 potwierdza parametry zakupu, wykazując środki na pokrycie skutków finansowych umowy. Przelewu kwoty ujętej w fakturze z dnia 18.05.2010 r. dokonano w dniu 01.06.2010 r. Wydruk dokumentu elektronicznego (Załącznik Nr 8) wykazuje zgodność z poz. 37 Załącznika Nr 5.
Sprawa SO.5431-25/2010 (zakup paliwa dla OSP Makoszowy)
Kontrolujący sprawdził pismo Zarządu OSP Makoszowy, które wpłynęło do SO w dniu 31.05.2010 r. Naczelnik SO zatwierdził wniosek w sprawie zakupu paliwa do samochodu bojowego Tatra GCBA 8/32, Mercedesa oraz sprzętu na kwotę 1 300,00 zł. Zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem wystawiono na Urząd Miejski w Zabrzu Fakturę VAT Nr 018596-2010-424 na paliwo bezołowiowe 95 (40,02 l) 185,69 zł brutto (w tym 22% podatek VAT) oraz na olej napędowy ON (250 l) 1270,69 zł brutto (w tym podatek VAT 22%). Wydatek razem: 1 270,69 zł (w Załączniku Nr 6 poz. 56, gdzie termin płatności gotówkowej z dnia 02.06.2010 r. poprzedza datę sprawdzenia i zatwierdzenia faktur - 10.06.2010 r.). Kontrolujący zwrócił uwagę, że w sytuacji klęsk żywiołowych, gdy niemożliwe jest literalne spełnienie procedur przy zakupie środków na potrzeby akcji ratowniczych, warto pamiętać, że gmina może przekazywać ochotniczym strażom pożarnym środki pieniężne w formie dotacji (art. 32, ust. 1, pkt 3b ustawy o ochronie przeciwpożarowej). 
Sprawa SO.5431-30/2010 (zakup paliwa dla OSP Grzybowice)
Kontrolujący sprawdził pismo Naczelnika OSP Grzybowice, które wpłynęło do SO w dniu 05.07.2010 r. z wnioskiem o środki finansowe na zakup oleju napędowego, niezbędnego do utrzymania gotowości bojowej jednostki (400,00 zł). Sprzedawca wystawił w dniu 02.07.2010 r. na Urząd Miejski w Zabrzu Fakturę VAT Nr 22991/4093/10 na kwotę 344,19 zł brutto (w tym podatek VAT 22%). Fakturę sprawdziła Pani Ewa Pędraś, rozliczenie księgowe opisane jest w Załączniku Nr 5, poz. 67.
Sprawa SO.5431-35/2010 (zakup paliwa dla OSP Makoszowy)
Kontrolujący sprawdził pismo Z-cy Naczelnika OSP Makoszowy, które wpłynęło do SO w dniu 02.09. 2010 r. w sprawie zaliczkowania środków finansowych w wysokości 600,00 zł na zakup paliwa do samochodu Tatra GCBA 8/32. W dniu 02.09.2010 r. sprzedawca wystawił na Urząd Miejski w Zabrzu Fakturę VAT Nr 00906310000451100 na kwotę 529,10 zł brutto (w tym podatek VAT 22%). Fakturę potwierdził Z-ca Naczelnika OSP Makoszowy. Rozliczenie księgowe opisane jest w Załączniku Nr 5, poz. 79.
Sprawa SO.5431-40/2010 (OSP Grzybowice - zakup części do samochodu i usunięcie defektu w samochodzie bojowym Star 244 KAG 422 G – GBA 2,5/16)
Kontrolujący sprawdził pismo Naczelnika OSP Grzybowice (data wpływu do SO: 08.09.2010 r.) w sprawie zagwarantowania środków finansowych w wysokości 450,00 zł na cele związane z utrzymaniem gotowości bojowej jednostki – zakup części do samochodu i jej wymiana. W dniu 08.09.2010 r. sprzedawca wystawił na Urząd Miejski w Zabrzu Fakturę VAT Nr FV/747/09/2010 na kwotę 239,99 zł brutto (w tym podatek VAT 22%) płatną gotówką (poz. 51 w Zestawieniu wybranych dokumentów księgowych ze szczegółami dla § 430) oraz Fakturę VAT Nr 10/5117 na kwotę brutto 87,03 zł (w tym podatek VAT 22%).wypłaconą gotówką z paragrafu wydatkowego 421 (poz. 81 - Załącznik Nr 5). Rozliczenia księgowe wydatków opisane są w podsystemie WYBUD.
Sprawa SO.5431-45/2010 (zakup przyczepy do łodzi ratunkowej dla OSP Kończyce)
Dokumentacja zawiera prośbę Prezesa OSP w Kończycach z dnia 07.10.2010 r. w sprawie zakupu przyczepy do łodzi ratowniczej. Po rozpoznaniu rynku w piśmie z dnia 23.11.2010 r. kierowanym do firmy „PROF-BEH” w Tarnowskich Górach Gmina Miejska w Zabrzu wnosi o sprzedaż oferowanej przyczepy o wartości 4 000,00 zł netto plus 7% podatek VAT (w opinii Kontrolującego w przedmiotowej sprawie jest prawne uzasadnienie dla 7% stawki podatku od towaru i usług), zaznaczając, że zakup jest przeznaczony na cele ochrony p. pożarowej jednostki OSP. W dniu 23.11.2010 r. wypełniony został wniosek o zarejestrowanie umowy (Druk U-1), gdzie w klasyfikacji budżetowej wydatków dz. 754, rozdz. 75412, § 606 ustalono wartość brutto przedmiotu zamówienia w wysokości 4 280,00 zł (w tym podatek VAT 7%) Okres obowiązywania Umowy Nr komputerowy WF/3950/SO/41/B/3587-W/2010 przyjęto od dnia 25.11.2010 r. do dnia 15.12.2010 r. z terminem płatności do 22.12.2010 r. W dniu 08.12.2010 r. sprzedawca wystawił na Urząd Miejski w Zabrzu Fakturę VAT Nr 2744/S/2010 na kwotę brutto 4 280,00 zł. Przelewu dokonano w dniu 15.12.2010 r. (Załącznik Nr 9). Pismem z dnia 17.12.2010 r. naczelnik SO zwrócił się do KSU o wypłatę kwoty 121,50 zł tytułem zakupu dowodu Rejestracyjnego znaków legalizacyjnych, opłaty ewidencyjnej oraz tablic. Gmina uiściła w dniu 17.12. 2010 r. opłatę komunikacyjną w wysokości 120,00 zł oraz kwotę 1,50 zł z tytułu opłaty ewidencyjnej (dział 750, rozdział 75023, § 042). 
Kontrolujący poprosił o dowód przyjęcie środka trwałego OT. Do przedstawionego dokumentu przyjęcia (Załącznik Nr 10) środka trwałego o nazwie „Przyczepa do transportu łodzi aluminiowej” (wydruk ze Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem OTAGO podsystem ST - środki trwałe) dołączono wyciąg ze świadectwem homologacji. Środek trwały o nr. inwentarzowym 754-R-10549/SO/2010 podlega amortyzacji liniowej zgodnie z KŚT wg stawki 14%. Druk OT sporządzony na dzień 27.12. 2010 r. podpisany jest z upoważnienia (Załącznik Nr 11) Prezydenta Miasta przez Naczelnika SO Pana Henryka Michalskiego. Na karcie OT znajduje się podpis użytkownika z OSP Kończyce, któremu powierzono środek trwały. Do analizowanej dokumentacji Kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń.
Sprawa SO.5431-50/2010 (zakup paliwa dla OSP Makoszowy)
Dokumentacja sprawy zawiera pismo Z-cy Naczelnika OSP w Makoszowach o zaliczkowanie zakupu paliwa do samochodu Tatra GCBA 8/32, Mercedesa 0,8/8 oraz sprzętu. Pismo wpłynęło do SO w dniu 18.10.2010 r. Naczelnik SO zatwierdził wnioskowaną na ten cel kwotę 700,00 zł. W dniu 21.10.2010 r. sprzedawca wystawił na Urząd Miejski w Zabrzu Fakturę VAT Nr 037613-2010-424 za sprzedaż benzyny bezołowiowej 95 w ilości 40 l na kwotę 179,20 zł brutto (Załącznik Nr 12). W opisie faktury pojawił się błąd oczywisty polegający na ujęciu w rozliczeniu oleju napędowego. Dokumentacja zawiera również Fakturę VAT Nr 037610-2010-424 wystawioną w dniu 21.10.2010 r. na Urząd Miejski w Zabrzu tytułem sprzedaży oleju napędowego ON o objętości 120 l na kwotę 514,80 zł brutto (w tym podatek VAT 22%). Rozliczenia księgowe wydatków opisane są w poz. 96 i 97 Załącznika Nr 5.  
Sprawa SO.5431-55/2010 (naprawa i przegląd instalacji elektrycznej w samochodzie OSP Mikulczyce)
W dniu 17.11.2010 r. Naczelnik SO zatwierdził zakup usługi dot. samochodu pożarniczego Żuk GLM 8/8 w zakresie wydatkowania na ten cel kwoty 100,00 zł. Sprzedawca w dniu 19.11.2010 r. wystawił na Urząd Miejski w Zabrzu Rachunek Nr 56/2010 na kwotę 70,00 zł. Rachunek przyjęła i sprawdziła Sekretarka SO Pani Ewa Pędraś, potwierdzając zgodność płatności z terminem podanym na fakturze. Rozliczenia księgowe wydatku zaksięgowanego w § 430 opisane jest w Załączniku Nr 13.

Sprawa SO.5431-60/2010 (zakup paliwa dla OSP Makoszowy)
W dniu 13.12.2010 r. Naczelnik SO zatwierdził zaliczkowanie środków finansowych na zakup paliwa do samochodu Tatra GCBA 8/32 oraz Mercedesa w wysokości 500,00 zł. W dniu 12.12.2010 r. sprzedawca wystawił na Urząd Miejski w Zabrzu Fakturę VAT Nr 01311610000451100 tytułem sprzedaży 110 l oleju napędowego na kwotę brutto 488,40 zł (w tym podatek VAT 22%). Fakturę przyjęła i sprawdziła inspektor Pani Iwona Pyrko, potwierdzając, że termin płatności zgodny jest z datą na fakturze. Zakup usługi zakwalifikowany został do paragrafu wydatkowego 421. Rozliczenie księgowe ujęte jest w wydruku raportu z podsystemu WYBUD (Załącznik Nr 6, poz. 114). Do analizowanej dokumentacji Kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń.

Kontrolujący przeanalizował Zestawienia wybranych dokumentów księgowych ze szczegółami (raport z systemu OTAGO, podsystem WYBUD), w szczególności w zakresie § 421 i § 430 (dz. 754 rozdz. 75412). Dla spraw wybranych losowo do kontroli wg przyjętej w niniejszym protokole numeracji, tj. 5, 15, 25, 30, 40, 50, 55 przyjęto terminy płatności poprzedzające daty sprawdzenia i zatwierdzenia dowodów księgowych. W opinii Kontrolującego należy unikać tego rodzaju rozwiązań. Pani Ewa Pędraś wyjaśniła, że wskazane przez Kontrolującego przypadki odnoszą się jedynie do rozliczeń gotówkowych, gdzie z reguły należność pobierana w kasie realizowana jest w terminach późniejszych, natomiast w rozliczeniach przelewem dochowana jest właściwa chronologia zdarzeń. Ponadto ww. sprawy odnoszą się do szczególnych okoliczności, bowiem miały związek z akcjami ratowniczymi wymuszonymi zdarzeniami o znamionach katastrof (typu: pożar, wybuch gazu) oraz klęsk żywiołowych (powódź), stwarzającymi bezpośrednie zagrożenia zdrowia i życia mieszkańców, stąd szczególne zasady postępowania (zastosowano tryb uzgodnień telefonicznych) przy zakupach na potrzeby akcji ratowniczych.
Nie bez znaczenia dla wyników kontroli zadania SO/02/10 pozostaje fakt, że w okresie objętym kontrolą nie było jednolitej wykładni przepisów prawa odnośnie do wysokości należnego podatku VAT w przypadku nabycia towarów przeznaczonych na cele ochrony przeciwpożarowej (wg wykazu towarów i usług opodatkowanych stawką podatku w wysokości 7% - załącznik nr 3 ustawy: Podatek od towarów i usług). Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja indywidualna z 19 października 2010 r. – Nr IBPP4/443-1149/10/KG) przedstawił stanowisko, że zastosowanie obniżonej stawki podatku VAT wymaga spełnienia łącznego trzech warunków, a mianowicie:
-towar będący przedmiotem dostawy musi być wymieniony w poz. 129-134 załącznika do ustawy o VAT;
-dostawa musi być dokonana na terytorium kraju dla jednostek ochrony przeciwpożarowej;
-towary będące przedmiotem dostawy muszą być przeznaczone na cele ochrony przeciwpożarowej.
Zastosowanie stawki 7% zdaniem dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, uzależnione jest w szczególności od tego, czy nabywca jest jednostką ochrony p. pożarowej. A w związku z powyższym, dyrektor uznał, że j.s.t. jako niewymieniona w art. 15 ustawy o ochronie przeciwpożarowej, nie jest jednostką ochrony przeciwpożarowej. Jeśli zatem nabywcą była gmina, w roku 2010 bez względu na przeznaczenie zakupionych towarów i usług, należało zastosować stawkę podatku VAT w wysokości 22% (tylko zakup na cele p. pożarowe dokonany przez OSP dawał jej jako bezpośredniemu nabywcy prawo do zastosowania stawki 7%). Przeciwne stanowisko zaprezentowano w wyroku WSA w Warszawie w grudniu 2010 r. (sygn. Akt IIISA/Wa 1679/10) a także w wyroku uprawomocnionym NSA (sygnatura akt I FSK 1139/10), gdzie niekorzystną dla podatnika interpretację zakwestionowano, wskazując, że z przepisów nie wynika, że zastosowanie 7% stawki podatku VAT wymaga, aby nabywcą była bezpośrednio jednostka ochrony przeciwpożarowej. Przepis mówi jedynie, że owe towary mają być przeznaczone dla tychże jednostek. W związku z powyższym zdaniem sądu obniżoną stawkę podatkową należy stosować bez względu na to, kto nabywa towary wymienione w poz. 129-134 załącznika Nr 3 do ustawy o VAT, pod warunkiem, że są one przeznaczone dla jednostek ochrony przeciwpożarowej i na cele ochrony przeciwpożarowej.
Mając na uwadze powtarzalność zadań z zakresu zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom poprzez działalność ochotniczych straży pożarnych, które realizuje Miasto, Kontrolujący widzi potrzebę wystąpienia do właściwego dla Zabrza organu podatkowego o aktualną interpretację przepisu, wskazującą na możliwość zastosowanie obniżonej stawki podatku VAT, jak również wystąpienia z wnioskiem o zwrot nadpłaconego podatku zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności jeśli chodzi o okres objęty kontrolą.

3.	Realizacja zadania Nr SO/02/10 w zakresie bieżącego utrzymania obiektów i sprzętu OSP, w tym modernizacja, remonty itp.

SO w ramach realizacji zadania Nr SO/02/10 prowadził 16 spraw w zakresie bieżącego utrzymania obiektów i sprzętu OSP, w tym modernizację, remonty. Ze spisu spraw (Załącznik Nr 14) Kontrolujący wybrał do kontroli spraw o numeracji: 1, 4, 7, 10, 13, 16.
Sprawa SO.5432-1/2010 (zmiana planu finansowego)
W związku z niewykorzystaniem środków finansowych w wysokości 50 000,00 zł z zadania WI/SO/ 34/09 przeniesiono po powodzi w lipcu 2010 r. na zadanie SO/02/10 kwotę 2 000,00 zł celem zakupu sprzętu p. pożarowego, który uległ zniszczeniu. Przeniesień dokonano na podstawie Zarządzenia Nr 121/WBU/2010 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika urzędu Miejskiego z dnia 26.07.2010 r. w sprawie zmiany planu finansowego dochodów i wydatków jednostki Urząd Miejski w Zabrzu oraz dochodów własnych jednostki samorządu terytorialnego miasta Zabrze na rok 2010, gdzie w szczególności w dz. 754 na wniosek SO dokonano zmian w planie wydatków poprzez przeniesienie środków w wysokości 4 000,00 zł w celu pokrycia kosztów związanych z usunięciem usterek instalacji elektrycznej w obiektach OSP oraz naprawy sprzętu przeciwpożarowego, który uległ zniszczeniu w trakcie powodzi. Na wniosek SO dokonano zmian (Zarządzenie Nr 180/WBU/2010 Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 22.11.2010 r.) polegających na przeniesieniu środków w wysokości 4 280,00 zł z paragrafu bieżącego (§ 302 i § 428) na paragraf inwestycyjny (§ 606) w celu zakupu przyczepy do łodzi ratowniczej na potrzeby OSP Kończyce. Zakup przyczepy opisano w niniejszym protokole w związku ze sprawą SO.5431-45/2010. 
Sprawa SO.5432-4/2010 (przegląd kotłów c.o. oraz instalacji elektrycznej w OSP Kończyce i OSP Makoszowy) 
W dniu 02.03.2010 r. po uprzednim rozpoznaniu cen rynkowych i analizie ofert zwrócono się do firmy „COPOS” sp. z o.o. ze zleceniem przeglądu instalacji gazowej wraz z przeglądem gwarancyjnym kotłów gazowych c.o. w obiektach będących własnością gminy Zabrze użytkowanych przez jednostki OSP Kończyce i OSP Makoszowy. We wniosku o rejestrację umowy (Druk U-1) z dnia 02.03.2010 r. podpisanym przez Naczelnika SO, wydatek w wysokości 683,20 zł brutto (w tym obowiązująca stawka podatku VAT 22%) ujęto w klasyfikacji budżetowej w dz. 754, rozdz. 75412, § 430. Ustalono że zapłata za wystawioną Fakturę VAT dokonana będzie przelewem w terminie do 24.04.2010 r. Okres obowiązywania umowy ustalono na dni od 04.03.2010 r. do 10.04.2010 r., co znajduje potwierdzenie w metryczce umowy Nr komputerowy WF/808/SO/14/B/674-W/2010 (system OTAGO, podsystem GRU). W dniu 24.03.2010 r. usługodawca wystawił Fakturę VAT Nr FA/101/03/2010/S na kwotę 683,20 zł brutto. Informacja zawarta w poz. 15 Zestawienia wybranych dokumentów księgowych za szczegółami dla § 430 (wydruk zestawienia z systemu OTAGO, podsystem WYBUD – Załącznik Nr 15), że płatności dokonano przelewem w dniu 07.04.2010 r., znajduje potwierdzenie w Zatwierdzeniu do wypłaty, jak i dokumencie elektronicznym (Załącznik Nr 16), sporządzonym na okoliczność przelania środków na konto usługodawcy i obciążenia rachunku Miasta.
Sprawa SO.5432-7/2010 (naprawa pompy szlamowej typu Niagara dla OSP Makoszowy)
W dniu 21.06.2010 r. przyjmując cenę ofertową 1 116,66 zł netto wystąpiono pismem SO.5432-7 /2010 do przedsiębiorstwa Flaming s.c. o naprawę pompy szlamowej po powodzi. Wniosek o rejestrację umowy z dnia 21.06.2010 r. (Druk U-1) określa termin obowiązywania umowy od dnia 21. 06.2010 r. do 20.07.2010 r., ustalając płatność w formie przelewu na podstawie Faktury VAT z terminem płatności do dnia 12.07.2010 r. W parciu o ustalenie stanu faktycznego przedsiębiorstwo Flaming s.c. w dniu 22.07.2010 r. wydało „Opinię serwisową” stwierdzającą nieopłacalność przedsięwzięcia ze względu na koszty porównywalne z kosztem zakupu nowej pompy. Jednocześnie usługodawca poinformował SO, że „ze względu na brak efektów naprawy nie będziemy obciążać Państwa żadnymi opłatami”. W dniu 26.07.2010 r. zakończono więc umowę Nr WF/2201/SO/29/B/2026-W /2010 (Druk U-7). 
Sprawa SO.5432-10/2010 (dot. rocznego okresowego przeglądu siedziby OSP Mikulczyce i OSP Grzybowice)
Po dokonaniu kontroli pokrycia dachowego w dniu 24.08.2010 r. Naczelnik SO skierował pismo do Wydziału Zarządzania Nieruchomościami z prośbą o zagwarantowanie środków finansowych na rok 2011 na potrzeby remontu dachu budynku przy ul. Strażackiej 3 i budynku przy ulicy Warmińskiej 1. W odpowiedzi w dniu 31.08.2010 r. ZN poinformował Naczelnika SO, że remont przy ul. Strażackiej 3 (OSP Mikulczyce) wykonany zostanie w II poł. września 2010 r., natomiast remont dachu na budynku przy ul. Warmińskiej 1 (OSP Grzybowice) ujęty zostanie w planach remontowych na lata przyszłe w miarę posiadanych środków.
Sprawa SO.5432-13/2010 (w sprawie umów o wywóz odpadów komunalnych stałych)
Działając z upoważnienia Prezydenta Miasta w dniu 18.11.2010 r. Naczelnik SO zwrócił się z pismem (SO.5432-13/2010) do Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w sprawie przygotowania umów na wywóz odpadów komunalnych stałych z obiektów OSP Mikulczyce i OSP Makoszowy. Umowy te wiązać miały MPGK Sp. z o.o. oraz Gminę Zabrze. W roku 2010 w zakresie wywozu odpadów komunalnych stałych realizowane były Umowy o nr. komputerowych: WF/3845 /SO/47/B/2702-W/2007 oraz WF/3846/SO/48/B/2703-W/2007 w cyklu miesięcznym na kwotę 14,93 zł każda z nich, łącznie 22 przelewy (wydatek na § 430 w Zestawieniu wybranych dokumentów księgowych ze szczegółami, pozycje: 2, 3, 8, 10, 17, 18, 24, 25, 27, 28, 36, 38, 42, 43, 46, 48, 57, 58, 61, 63, 68, 69 - Załącznik Nr 15) oraz jeden przelew zgodnie z fakturą dodatkową ujętą w sprawie SO. 5432-16/2010. We wszystkich tych przypadkach poddanych analizie termin płatności poprzedzało sprawdzenie i zatwierdzenie faktury do wypłaty.
Sprawa SO.5432-16/2010 (w sprawie kontenera na odpady wielkogabarytowe)
Działając z upoważnienia Prezydenta Miasta w dniu 30.11.2010 r. Naczelnik SO zwrócił się do MPKG Sp. z o.o. w sprawie udostępnienia kontenera na odpady wielkogabarytowe na potrzeby OSP Mikulczyce przy ul. Strażackiej 3 w dniu 06.12.2010 r. w godzinach od 9³⁰ do 10⁰⁰. Z uwagi na dodatkowy wywóz odpadów Naczelnik SO w dniu 01.12.2010 r. wypełnił druk U-4 wprowadzający korektę do wniosku o rejestrację umowy Nr CRU/2908/2007 (nr komputerowy: WF/3846/SO/48/B/2703-W/2007). Zmiana dot. kwoty 428,00 zł brutto (VAT 7%). Po wykonaniu usługi w dniu 07.12.2010 r. (1 dzień zwłoki) płatności dokonano w dniu 31.12.2010 r. przelewem bankowym na podstawie Faktury VAT Nr 0512047095 wystawionej na Urząd Miejski w Zabrzu w dniu 10.12.2010 r. (poz. 71 w Załączniku Nr 15).

4.	Realizacja zadania Nr SO/02/10 w zakresie naliczania ekwiwalentów pieniężnych dla członków drużyn OSP biorących udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych

Ustawa o ochronie przeciwpożarowej (u.o.p.) stanowi, że członek ochotniczej straży pożarnej (art. 28), który uczestniczył w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną lub gminę, otrzymuje ekwiwalent pieniężny. Wysokość ekwiwalentu ustala rada gminy w drodze uchwały. Wysokość tego ekwiwalentu nie może przekraczać 1/175 przeciętnego wynagrodzenia, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" na podstawie art. 20, pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227) przed dniem ustalenia ekwiwalentu, za każdą godzinę udziału w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym. Ekwiwalent jest wypłacany z budżetu gminy. Uchwała Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 13.10.2008 r. Nr XXXI/389/08 ustaliła wysokość ekwiwalentu w formie ułamka równego kwocie 1/175 przeciętnego wynagrodzenia.
U.o.p. nie określa trybu naliczania i terminu wypłaty ekwiwalentu, w związku z czym działa ogólna norma z art. 455. ustawy Kodeks cywilny (k.c.), a zatem wypłata powinna zostać dokonana niezwłocznie po wezwaniu do jej wykonania. Aby wypłata świadczenia pieniężnego była możliwa do realizacji, wniosek uprawnionego członka OSP powinien zawierać stosowne oświadczenie wnioskodawcy oraz ewentualne poświadczenie. Członek OSP powinien poinformować, że za czas trwania działania ratowniczego lub szkolenia „nie zachował prawa do wynagrodzenia ze stosunku pracy”. W przypadku osób, które utraciły wynagrodzenie, Gmina Zabrze mogła żądać udokumentowania wniosku zaświadczeniem pracodawcy, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05. 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Do wniosku należało dołączyć informację o czasie trwania akcji lub szkolenia, pochodzącą od władz macierzystej jednostki OSP, od kierującego akcją bądź organizatora szkolenia. Z zasady każde roszczenie o wypłatę ekwiwalentu ulega przedawnieniu po upływie 10 lat (art. 118 i nast. k.c.). 
Wg informacji przekazanych przez inspektora Panią Iwonę Pyrko w roku 2010 rozpatrywano 17 spraw zawierających wnioski OSP o wypłatę ekwiwalentu za udział w akcji ratowniczej/udział w szkoleniu pożarowym. Przekazane Kontrolującemu zestawienie spraw (Załącznik Nr 17) kończy nr 18, co wynika z pomyłkowego zapisu poz. 11 (po jego anulowaniu kolejnej sprawie przypisano zamiast numeru 11 nr 12). Kontrolujący dokonał wyboru spraw do analizy zgodnie z przedstawionym zestawieniem wg porządku: 1, 3, 6, 9, 12, 15, 18.
Sprawa SO.5422-1/2010 (OSP Mikulczyce)
Zaświadczenia Komendy Miejskiej PSP w Zabrzu o udziale w akcji ratowniczo-gaśniczej (MR-5551/ 1/10) wpłynęły do SO w dniu 12.02.2010 r. (pieczątka wpływu Wydziału Spraw Obywatelskich Sekretariat Wydziału). Przykładowo w zaświadczeniu ID 1038639 p.o. Zastępcy Komendanta Miejskiego PSP w Zabrzu potwierdza udział członka OSP Mikulczyce w akcji ratowniczo-gaśniczej w związku z wybuchem gazu w budynku mieszkalnym na terenie Zabrza w dniu 16.01.2010 r. w godzinach od 17³⁴ do 1²³ (razem: 7 g. 49 min.). Zaświadczenie jest załącznikiem do Wniosku o wypłatę ekwiwalentu z dnia 18.01.2010 r. Wg informacji udzielonej przez inspektora Panią Iwonę Pyrko członkowie OSP i PSP w Zabrzu postępują w myśl przyjętego przez strony ustalenia, że PSP dokumentację zbiorczą przekazuje do Gminy Zabrze, stąd sprawę w wydziale początkuje data wpływu do Urzędu, nie zaś do PSP. Analizowany wniosek zawiera wymagane przepisami dane, w tym dotyczące określenia godzin udziału w akcji i adnotację o niezachowaniu prawa do wynagrodzenia oraz o uczestniczeniu w akcji „poza godzinami pracy”. Analizowany wniosek zawiera pomyłkowy wpis odnoszący się do zdarzeń z dnia 03.08.2009 r.(Załącznik Nr 18), w związku z czym Kontrolujący pouczył Kontrolowanego, by już na etapie przyjmowania dokumentacji dokonywać merytorycznej weryfikacji danych. W dniu 17.02. 2010 r. Naczelnik SO wystąpił z pismem (SO. 5422-1/2010 – Załącznik Nr 19) do Wydziału Księgowości Urzędu (KSU) o wypłacenie ekwiwalentu w wysokości 1/175 za jedną godzinę członkom drużyny OSP Zabrze-Mikulczyce biorących udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych w styczniu 2010 r., informując że podstawą do obliczenia ekwiwalentu jest wskaźnik wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w III kw. 2009 r., które wynosiło 3 113,86 zł (zgodnie z Komunikatem Prezesa GUS z dnia 10 listopada 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w trzecim kwartale 2009 r.). Wg ustaleń Kontrolującego komunikat za III kw. 2009 r. opublikowany został w M.P. z 2009 r. Nr 73, poz. 921, natomiast na dzień ustalenia wysokości ekwiwalentu, tj. 17.02.2010 r. obowiązywał kolejny komunikatu Prezesa GUS w przedmiotowej sprawie (tj. za IV kw. 2009 r. opublikowany w dniu 12.02. 2010 r.). W przedmiotowej sprawie złożyła wyjaśnienia sekretarka Pani Ewa Pędraś (Załącznik Nr 20), wg której na stronach internetowych GUS w dniu 17.02.2010 r. zamieszczony był jedynie Komunikat Prezesa GUS z 10.11.2009 r.
Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu Kontrolowany przyjął przelicznik 17,79 zł za godzinę oraz 0,29 za minutę (wg algorytmu 3 113,86 zł : 175: 60), co w przeliczeniu na uczestnika akcji dało kwotę brutto 138,74 zł, zaś na 4 uczestników 554,96 zł łącznie. Dane te znajdują potwierdzenie w poz. „luty” Zestawienia klasyfikacji wydatków… - Załącznik Nr 21).
Sprawa SO.5422-3/2010 (OSP Mikulczyce)
Zaświadczenia Komendy Miejskiej PSP w Zabrzu o udziale w akcji ratowniczo-gaśniczej (MR-5551/ 5/10) wpłynęły do SO w dniu 21.04.2010 r. (pieczątka wpływu Wydziału Spraw Obywatelskich Sekretariat Wydziału). Przykładowo w zaświadczeniu ID 1137030 Komendant Miejskiego PSP w Zabrzu potwierdza udział członka OSP Mikulczyce w akcji ratowniczo-gaśniczej w związku z pożarem traw na terenie miasta Zabrze - kilkakrotnie w dniach 29.03.2010 r., 30.03.2010 r. i 01.04.2010 r. (razem 10 zdarzeń). Zaświadczenie jest załącznikiem do 3 wniosków o wypłatę ekwiwalentu, tj. z 01.03.2010 r., 30. 03.2010 r. i 06.04.2010 r. Analizowane wnioski zawierają wymagane przepisami prawa dane, w tym dotyczące określenia godzin udziału w akcji oraz adnotację o niezachowaniu prawa do wynagrodzenia i o uczestniczeniu w akcji „poza godzinami pracy”. W dniu 21.04.2010 r. Naczelnik SO wystąpił z pismem (SO. 5422-3/2010) do KSU o wypłacenie ekwiwalentu w wysokości 1/175 za jedną godzinę członkom drużyny OSP Zabrze-Mikulczyce biorących udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych w miesiącu marcu i kwietniu 2010 r., informując że podstawą do obliczenia ekwiwalentu jest wskaźnik wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w IV kw. 2009 r., które wynosiło 3 243,60 zł (zgodnie z Komunikatem Prezesa GUS z dnia 12 lutego 2010 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w czwartym kwartale 2009 r.). Wg ustaleń Kontrolującego komunikat opublikowany został w M.P. z dnia 09.02.2010 r. Nr 7, poz. 69, a więc w chwili ustalenia wysokości ekwiwalentu, tj. na dzień 21. 04.2010 r., nie było kolejnego komunikatu Prezesa GUS w przedmiotowej sprawie (ukazał się dopiero w dniu 26.05.2010 r.). Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu Kontrolowany przyjął przelicznik 8,53 zł za godzinę (zamiast 18,53) oraz 0,31 zł za minutę (wg algorytmu 3 243,60 zł : 175: 60), co w przeliczeniu na 9 uczestników akcji dało zaniżoną kwotę w wysokości 330,63 zł łącznie (lista wypłat - Załącznik Nr 22). W trakcie kontroli nadpłacono wnioskodawcom (uwzględniono dodatkowo 2 uczestników akcji spoza próby poddanej Kontroli) różnicę wynikającą z błędnego przelicznika (dokumentacja w sprawie nadpłaty kwoty 275,90 zł : Załącznik Nr 23). W zakresie ujawnionych niedociągnięć Kontrolowany zobowiązał się przekazać ZKOL, jako wydziałowi przejmującemu sprawy OSP, wskazania Kontrolującego, aby zapewnić należytą staranność przy ustalania wymiaru należnego ekwiwalentu, i uwzględnić poczynione uwagi w reakcji na ryzyko na rok 2012.
Sprawa SO.5422-6/2010 (OSP Mikulczyce)
Zaświadczenia Komendy Miejskiej PSP w Zabrzu o udziale w akcji ratowniczo-gaśniczej (MR-5551/ 7/10) wpłynęły do SO w dniu 14.05.2010 r. (pieczątka wpływu Wydziału Spraw Obywatelskich Sekretariat Wydziału). Dokumentacja zawiera 15 wniosków członków OSP i 8 zaświadczeń Komendanta Miejskiego PSP potwierdzających udział w akcji ratowniczo-gaśniczej (gaszenie traw), z uwzględnieniem przerw. W dniu 18.05.2010 r. Naczelnik SO wystąpił z pismem (SO. 5422-6/2010) do KSU o wypłacenie ekwiwalentu w wysokości 1/175 za jedną godzinę członkom drużyny OSP Zabrze-Mikulczyce biorących udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych w miesiącu kwietniu i maju 2010 r., informując, że podstawą do obliczenia ekwiwalentu jest wskaźnik wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w IV kw. 2009 r., które wynosiło 3 243,60 zł (zgodnie z Komunikatem Prezesa GUS z dnia 12 lutego 2010 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w czwartym kwartale 2009 r.). Wg ustaleń Kontrolującego komunikat opublikowany został w M.P. z dnia 09.02. 2010 r. Nr 7, poz. 69, a więc na dzień ustalenia wysokości ekwiwalentu, tj. 17.05.2010 r. nie było kolejnego komunikatu Prezesa GUS w przedmiotowej sprawie (ukazał się dopiero w dniu 26. 05.2010 r.). Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu Kontrolowany przyjął przelicznik 18,53 zł za godzinę oraz 0,31 zł za minutę (wg algorytmu 3 243,60 zł : 175: 60), co w przeliczeniu na 8 uczestnika akcji dało kwotę w wysokości 1 082,93 zł łącznie (lista wypłat - Załącznik Nr 24). Dane te wykazują zgodność z poz. „maj” Załącznika Nr 21).
Sprawa SO.5422-9/2010 (OSP Makoszowy)
Zaświadczenia Komendy Miejskiej PSP w Zabrzu o udziale w akcji ratowniczo-gaśniczej (MR-5551/ 11/10) wpłynęły do SO w dniu 21.06.2010 r. (pieczątka wpływu Wydziału Spraw Obywatelskich Sekretariat Wydziału). Dokumentacja zawiera 28 wniosków członków OSP Makoszowy i 11 zaświadczeń potwierdzających udział w akcji ratowniczej w zakresie działań związanych z „powalonym drzewem, przeciekającym wałem na rzece Kłodnicy oraz rozlewiskiem Potoku Bielszowickiego”.
W dniu 22.06.2010 r. Naczelnik SO wystąpił z pismem (SO.5422-9/2010) do KSU o wypłacenie ekwiwalentu w wysokości 1/175 za jedną godzinę członkom drużyny OSP Zabrze-Mikulczyce (błąd oczywisty, powinno być „Makoszowy”) biorących udział w akcji przeciwpowodziowej w miesiącu maju 2010 r., informując że podstawą do obliczenia ekwiwalentu jest wskaźnik wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w I kw. 2010 r., które wynosiło 3 316,38 zł (zgodnie z Komunikatem Prezesa GUS z dnia 12 maja 2010 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w pierwszym kwartale 2010 r.). Wg ustaleń Kontrolującego komunikat opublikowany został w dniu 26.05.2010 r. (M.P. Nr 39, poz. 548, a więc na dzień ustalenia wysokości ekwiwalentu, tj. 22.06. 2010 r., nie było kolejnego komunikatu Prezesa GUS w przedmiotowej sprawie (ukazał się dopiero 16.08.2010 r.). Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu Kontrolowany przyjął przelicznik 18,95 zł za godzinę oraz 0,32 zł za minutę (wg algorytmu 3 316,38 zł : 175: 60), co w przeliczeniu na 11 uczestników akcji dało kwotę w wysokości 15 993,20 zł łącznie (lista wypłat - Załącznik Nr 25).
Analizując Zaświadczenie potwierdzające uczestnictwo w akcji przeciwpowodziowej w dniach 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23 maja 2010 r. na liczbę 86 g. i 24 min., Kontrolujący zwrócił uwagę, że SO przyjął bez weryfikacji dane potwierdzone przez Komendanta Miejskiego PSP, a po dokładnym wyliczeniu okazuje się, że faktyczny czas wynosił 84 g. 22 min (Załącznik Nr 26).
Analizując 2 zaświadczenia (Załącznik Nr 27) potwierdzające uczestnictwo w akcji przeciwpowodziowej w dniach 16, 17, 18, 19, 20, 21 maja 2010 r. na 70 g. i 22 min., Kontrolujący zwrócił uwagę, że SO przyjął bez weryfikacji dane potwierdzone przez Komendanta Miejskiego PSP, gdyż po dokładnym wyliczeniu okazuje się, że faktyczny czas dla każdego z wniosków wynosił 68 g. 22 min. 
Analizując Zaświadczenie (Załącznik Nr28) potwierdzające uczestnictwo w akcji przeciwpowodziowej w dniach 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23 maja 2010 r. na liczbę 86 g. i 22 min., Kontrolujący zwrócił uwagę, że SO przyjął bez weryfikacji dane potwierdzone przez Komendanta Miejskiego PSP, gdyż po dokładnym wyliczeniu okazuje się, że faktyczny czas wynosił 84 g. 22 min. 
W związku z tym, że wyliczenia te rodzą skutek finansowy po stronie Gminy, Kontrolowany winien każdorazowo skrupulatnie sprawdzać poprawność wyliczenia, które przedstawia PSP, a także wziąć pod uwagę przyjęcie ustalenia z PSP w Zabrzu odnośnie do przepracowania wzoru wniosku jak i zaświadczenia w taki sposób, by zmniejszyć ryzyko powielania błędu przy wypisywaniu zaświadczeń dla różnych osób przy tych samych parametrach czasowych. SO wystąpił do Komendanta Miejskiego PSP o wyjaśnienia w przedmiotowej sprawie (Załącznik Nr 29).
Sprawa  SO.5422-12/2010 (OSP Mikulczyce)
Zaświadczenia Komendy Miejskiej PSP w Zabrzu o udziale w akcji ratowniczo-gaśniczej (MR-5551/ 16/10) wpłynęły do SO w dniu 23.08.2010 r. (pieczątka wpływu Wydziału Spraw Obywatelskich Sekretariat Wydziału). Dokumentacja zawiera 3 wnioski członków OSP Mikulczyce oraz 3 zaświadczenia potwierdzające udział w akcji ratowniczej w zakresie działań związanych z „miejscowym zagrożeniem – pompowanie wody, zalane piwnice” podpisane przez Komendanta Miejskiego PSP. W dniu 25.08. 2010 r. Naczelnik SO wystąpił z pismem (SO. 5422-12/2010) do KSU o wypłacenie ekwiwalentu w wysokości 1/175 za jedną godzinę członkom drużyny OSP Zabrze-Mikulczyce biorących udział w akcji przeciwpowodziowej w miesiącu sierpniu 2010 r., informując, że podstawą do obliczenia ekwiwalentu jest wskaźnik wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w II kw. 2010 r., które wynosiło 3 197,85 zł (zgodnie z Komunikatem Prezesa GUS z dnia 10 sierpnia 2010 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w drugim kwartale 2010 r.). Wg ustaleń Kontrolującego komunikat opublikowany został w M.P. w dniu 16.08.2010 r. (M.P. Nr 57, poz. 774), a więc na dzień ustalenia wysokości ekwiwalentu, tj. 23.08. 2010 r., nie było kolejnego komunikatu Prezesa GUS w przedmiotowej sprawie (ukazał się dopiero w dniu 15.11.2010 r.). Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu Kontrolowany przyjął przelicznik 18,27 zł za godzinę oraz 0,30 zł za minutę (wg algorytmu 3 197,85 zł : 175: 60), co w przeliczeniu na 3 uczestników akcji dało kwotę w wysokości 285,75 zł łącznie. Dane z poz. „sierpień” Załącznika Nr 21 są zgodne z danymi z listy wypłat (Załącznik Nr 30). Kontrolujący nie wnosi uwag do przedmiotowej dokumentacji. 
Sprawa  SO.5422-15/2010 (OSP Grzybowice)
Zaświadczenia Komendy Miejskiej PSP w Zabrzu o udziale w akcji ratowniczo-gaśniczej (MR-5551/ 20/10) wpłynęły do SO w dniu 12.11.2010 r. (pieczątka wpływu Wydziału Spraw Obywatelskich Sekretariat Wydziału). Dokumentacja zawiera 7 wniosków członków OSP Grzybowice oraz 7 zaświadczeń, w których Komendant Miejski PSP potwierdza udział wnioskodawców w akcji ratowniczo-gaśniczej w związku z „pożarem stadniny koni - stodoła”. W dniu 18.11.2010 r. Naczelnik SO wystąpił z pismem (SO.5422-15/2010) do KSU o wypłacenie ekwiwalentu w wysokości 1/175 za jedną godzinę członkom drużyny OSP Zabrze-Grzybowice biorących udział w akcji ratowniczo-gaśniczej w miesiącu październiku 2010 r., informując że podstawą do obliczenia ekwiwalentu jest wskaźnik wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w III kw. 2010 r., które wynosiło 3 203,08 zł (zgodnie z Komunikatem Prezesa GUS z dnia 10 listopada 2010 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w trzecim kwartale 2010 r.). Wg ustaleń Kontrolującego komunikat opublikowany został w M.P. w dniu 15.11.2010 r. Nr 86, poz. 1015, a więc na dzień ustalenia wysokości ekwiwalentu, tj. 18.11.2010 r., nie było kolejnego komunikatu Prezesa GUS w przedmiotowej sprawie (ukazał się dopiero 11.02.2011 r.). Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu Kontrolowany przyjął przelicznik 18,30 zł za godzinę oraz 0,31 zł za minutę (wg algorytmu 3 203,08 zł : 175: 60), co w przeliczeniu na 7 uczestników akcji dało kwotę w wysokości 1 420,23 zł łącznie. Dane z poz. „listopad” Załącznika Nr 21 są zgodne z danymi z listy wypłat (Załącznik Nr 31). Kontrolujący nie wnosi uwag do przedmiotowej dokumentacji. 
Sprawa SO.5422-18/2010 (OSP Mikulczyce)
Zaświadczenia Komendy Miejskiej PSP w Zabrzu o udziale w akcji ratowniczo-gaśniczej (MR-5551/ 19/10) wpłynęły do SO w dniu 30.12.2010 r. (pieczątka wpływu Wydziału Spraw Obywatelskich Sekretariat Wydziału). Dokumentacja zawiera 1 zaświadczenie potwierdzające udział w akcji ratowniczo-gaśniczej pn. „pożar stadniny koni – stodoła”. Komendant Miejski PSP potwierdził wnioskodawcy wymiar łączny czasu akcji na 20 g. 21 min. 
W dniu 18.01.2011 r. Naczelnik SO wystąpił z pismem (SO. 5422-18/2010) do KSU o wypłacenie ekwiwalentu w wysokości 1/175 za jedną godzinę członkom drużyny OSP Zabrze-Mikulczyce biorących udział w akcji ratowniczo-gaśniczej w miesiącu październiku 2010 r., informując że podstawą do obliczenia ekwiwalentu jest wskaźnik wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w III kw. 2010 r., które wynosiło 3 203,08 zł (zgodnie z Komunikatem Prezesa GUS z dnia 10 listopada 2010 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w trzecim kwartale 2010 r.). Wg ustaleń Kontrolującego na dzień ustalenia wysokości ekwiwalentu, tj. 18.01.2011 r., nie było kolejnego komunikatu Prezesa GUS w przedmiotowej sprawie (ukazał się dopiero 11.02.2011 r.). Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu Kontrolowany przyjął przelicznik 18,30 zł za godzinę oraz 0,31 zł za minutę (wg algorytmu 3 203,08 zł: 175: 60), co w przeliczeniu na 1 uczestnika akcji dało kwotę w wysokości 372,51 zł łącznie. Po analizie przedmiotowej dokumentacji Kontrolujący ustalił, że wyliczenie należnej kwoty ekwiwalentu jest poprawne.
Kontrolujący stwierdza, że w badanych przypadkach krąg osób objętych świadczeniem pieniężnym pozostawał w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Nie bez znaczenia dla kontrolowanego zadania jest przekazana Zarządowi Głównemu Związku OSP RP opinia akceptowana przez MSWiA (BMP-0714-4069/07/JD), w myśl której każdemu członkowi OSP przysługuje ekwiwalent pieniężny za udział w działaniach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym, o ile nie pobiera on wynagrodzenia od pracodawcy za czas nieobecności w pracy spowodowany udziałem w tych działaniach bądź uczestniczeniem w szkoleniu.
Na podstawie analizy wybranej do kontroli dokumentacji źródłowej Kontrolujący stwierdza, że w okresie objętym kontrolą Kontrolowany dochowywał terminów wypłaty ekwiwalentu za udział w akcji ratowniczej/szkoleniu pożarowym, kierując się zasadą niezwłoczności wypłaty po wezwaniu do zapłaty (art. 455 k.c.). W tym względzie istnieje zgodność z orzecznictwem: Spełnienie świadczenia stosownie do wezwania uzależnione bywa od różnych przedsięwzięć, w tym czynności kasowej i księgowej, niemniej jednak w typowych sytuacjach należy przyjmować, że jego spełnienie nie powinno przekraczać 14 dniu od wezwania (np. SN w orzeczeniu z dnia 28.05.1991 r. Nr II CR 623/ 90).
Reasumując, w zakresie zadania Nr SO/02/10 Kontrolowany stosuje się do procedury zawartej w art. 28 ustawy o ochronie przeciwpożarowej i wypełnia postanowienia uchwały organu stanowiącego. 

5.	Realizacja budżetu Miasta w zakresie finansowania zadania Nr SO/02/10

Środki finansowe na realizację zadania Nr SO/02/10 zagwarantowano w uchwale budżetowej w dz. 754 (bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa) w rozdz. 75412 (ochotnicze straże pożarne) w wysokości 187 216,00 zł. Po zmianach kwota ta wynosiła 184 936,00 zł, natomiast wykonanie zamknęło się kwotą 177 009,00 zł (95,71%). Poniesione wydatki ilustruje tabela sporządzona na podstawie danych zamieszczonych w sprawozdaniu z wykonania budżetu miasta Zabrze za 2010 r. (s. 196):  

Dział	Rozdział	Wyszczególnienie	Tytuł	Wydatki bieżące ogółem
(2+5)	Wydatki jedn. bdż.
(3+4)
	Wynagrodzenia  i skła-
dki od nich naliczane
 	Wydatki związane z rea-
lizacją ich statut. zadań	Świadczenia na rzecz osób fizycznych	
				1.	2.	3.	4.	5.	
754                       Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa	
	75412	OSP	Plan pierwotny	187216,00	175216,00	42746,00	132470,00	12 000,00	
			Plan po zmianach	184936,00	173552,00	39140,00	134412,00	11 384,00	
			Wykon.	177009,06	165625,93	38261,28	127364,65	11 383,13	
			Udział %	95,71 %	95,43 %	97,75 %	94,76 %	99,99 %	

Kontrolujący poprosił o przedstawienie Sprawozdania ze stanu realizacji zadania wydatkowego za 2010 r. Nr SO/02/10 (Załącznik Nr 32). Sprawozdanie podpisane zostało w dniu 09.02.20011 r. przez osobę odpowiedzialną inspektora Panią Iwonę Pyrko oraz Naczelnika SO Pana Henryka Michalskiego. Sprawozdanie potwierdza wykonanie zadania na kwotę poniesionych wydatków 177 009,96 zł. W zakresie paragrafów wydatkowych wydatki zrealizowane zostały w następujący sposób:

Dział	Rozdział	Paragraf	Plan    [zł]	Plan po zm.[zł]	Wykonanie [zł]		
754	75412	302	12 000,00	11 384,00	11 383,13		
754	75412	411	1 600,00	1 432,00	1 171,62		
754	75412	417	41 146,00	37 708,00	37 089,66		
754	75412	421	55 000,00	82 722,00	78 253,38		
754	75412	426	35 000,00	35 000,00	34 111,00		
754	75412	427	24 470,00	1 470,00	427,00		
754	75412	428	7 000,00	3 500,00	3 433,00		
754	75412	430	8 000,00	11 000,00	10 512,27		
754	75412	436	1 000,00	620,00	620,00		
754	75412	443	2 000,00	100,00	8,00		
 	 	 	187 216,00	184 936,00	177 009,06		
							
W zakresie rzeczowym zadania pod koniec roku 2010 ujawniły się niewykorzystane kwoty z § 302, 411, 417, 427, 436, 443, które przeniesione zostały w szczególności na § 421 (zakup materiałów i wyposażenia) celem zakupu odzieży specjalistycznej oraz sprzętu ratunkowego, który w czasie wiosennej powodzi uległ zniszczeniu.  
Na § 430 (zakup usług pozostałych) została przeniesiona kwota 1 000,00 zł celem opłacenia dodatkowego wywozu kontenerów śmieci, tj. zniszczonego sprzętu i odzieży.
Na § 302 (wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń, tu: ekwiwalenty) w lipcu 2010 r. zostały zwrócone środki za udział w akcji przeciwpowodziowej członków OSP z dotacji na usuwanie skutków powodzi, w związku z czym w listopadzie 2010 r. część środków przeznaczono na zakup przyczepki do łodzi ratunkowej (§ 606 – wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych). Na § 606 przeniesiono również środki z § 428 (zakup usług zdrowotnych, w tym badania pracowników).
Reasumując, zagwarantowane na wykonanie zadania środki wydatkowano na wypłatę ekwiwalentów za udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych (§ 302), umowy o dzieło z 4 członkami OSP, którzy zgodnie z umową o dzieło odpowiedzialni są za powierzony jednostce sprzęt oraz samochody (§ 411 i § 417), zakup paliwa, części i akcesoriów do samochodów i motopomp, zakup sprzętu specjalistycznego oraz odzieży specjalistycznej (§ 421), pokrycie kosztów dostawy energii elektrycznej, gazu i wody do obiektów OSP w Zabrzu (§ 426), pokrycie kosztów obowiązkowych badań lekarskich ochotników-strażaków (§ 428), pokrycie kosztów za wywóz śmieci, odprowadzenie ścieków i inne drobne usługi (§ 430), pokrycie kosztów usług telefonicznych (§ 436), wydatki związane z opłatami ewidencyjnymi (§ 443). 
Do dnia 31.12.2010 r. na realizację zadania Nr SO/02/10 wykorzystane środki finansowe w wysokości 177 009,06 zł, co stanowi 95,71 % planu po zmianach, przy czym ekwiwalenty dla członków OSP za udział w akcji przeciwpowodziowej oraz koszty zakupu paliwa w związku z akcją przeciwpowodziową (§302) wypłacone ze środków zadania SO/02/2010 (§421) zostały zwrócone z dotacji przeznaczonej na usuwanie skutków powodzi z zadania ZKOL/04/10 (dz. 754, rozdz. 75 478) na zadanie SO/02/2010 (dz. 754, rozdz. 75412, § 302 /15 993 zł/, § 421 /9 886,70 zł/).
Na wątpliwości Kontrolującego odnośnie do realizacji zadania SO/02/10 w zakresie wydatków z § 421 i § 430, gdzie dane ze sprawozdania odbiegają od danych zawartych w podsystemie WYBUD, wyjaśnień udzieliła inspektor Pani Iwona Pyrko.
-w sprawie zestawienia faktur za 2010 r. z § 421: Przedłożony wydruk wszystkich faktur za 2010 r. dot. § 421 nie zawiera dokumentów takich jak pisma, na podstawie których dokonywane były płatności za wymianę dowodu rejestracyjnego samochodu Jelcz o nr. rej. KAG 229 Y, będącego własnością Gminy Zabrze i użytkowanego przez OSP Kończyce – koszt w § 421: 72,50 zł; wymiana dowodu rejestracyjnego samochodu Tatra o nr. rej. SZ 34100, będącego własnością Gminy Zabrze i użytkowanego przez OSP  - koszt w § 421 to 120,00 zł. Łącznie wydatki związane z ww. dokumentami wynosiły 267,50 zł. W związku z powyższym do całkowitej kwoty zestawienia 87 872,58 zł należy dodać ww. kwotę i wtedy wydatki wzrosną do kwoty 88 140,08 zł. Od kwoty 88 140,08 zł należy z kolei odjąć faktury, które zostały przeksięgowane na Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w związku z akcją przeciwpowodziową na łączną sumę 9 886,70 zł i wówczas otrzymamy właściwe wykonanie w § 421, tj. 78 253,38 zł (protokół przyjęcia wyjaśnień wraz z wydrukiem raportu z obsługi finansowo-księgowej z systemu OTAGO, kopią pisma SO.0114-34/2010 dot. przeksięgowania kwoty 9 886,70 zł oraz zatwierdzenie do wypłaty - Załącznik Nr 33);
-w sprawie zestawienia faktur za 2010 r. z § 430: „Przedłożony wydruk wszystkich faktur za 2010 r. dot. § 430 nie zawiera dokumentów takich jak rachunki. W 2010 r. przyjęty został i rozliczony jeden rachunek za kwotę 70,00 zł (nr 56/2010 z dnia 19.11.2010 r.) w ww. wydruku nie ma również faktur wystawionych w grudniu 2009 r., a zapłaconych w styczniu 2010 r.; dot. to pięciu faktur na łączną kwotę 127,86 zł /…/. Po dodaniu do całkowitej kwoty wydatków 197,86 zł otrzymamy właściwe wykonanie w § 430, tj. 10 512,27 zł” (protokół przyjęcia wyjaśnień oraz wydruk raportu obsługi finansowo-księgowej z systemu OTAGO: Załącznik Nr 34).
Kontrolujący przyjął wyjaśnienia Kontrolowanego w przedmiotowej sprawie.

III. WNIOSKI, UWAGI KOŃCOWE

Kontrolujący stwierdza, że mimo uchybień Wydział Spraw Obywatelskich zrealizował zadanie Nr SO/ 02/10, osiągając ustalone w Charakterystyce zadania mierniki. W związku z uwagami Kontrolującego (w szczególności w rozdz. II.2. i II.4. niniejszego protokołu) wydział odpowiedzialny za „prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem ochotniczych straży pożarnych” powinien zagwarantować szczególną staranność przy ustalaniu wymiaru należnego ekwiwalentu. Uwagi poczynione przez Kontrolującego należy uwzględnić w reakcji na ryzyko na rok 2012. 
W związku ze sprawą SO.5422.9/2010 Kontrolowany w terminie 30 dni od daty podpisania niniejszego protokołu winien jest poinformować Kontrolującego, czy uzyskał merytoryczne odniesienie do pisma w sprawie wyjaśnień (s. 12 protokołu) lub poinformować Kontrolującego o podjętych działaniach mających na celu uzyskanie zwrotu nadpłaty ekwiwalentu. 
W związku z ustaleniami zawartymi na str. 7 niniejszego protokołu, zobowiązano Kontrolowanego do działań w zakresie pozyskania interpretacji odnośnie do możliwości stosowania obniżonej stawki podatkowej przy nabyciu przez gminę towarów wymienionych w pozycjach 129-134 załącznika Nr 3 do ustawy o podatku od towarów i usług, które po zakupieniu Miasto Zabrze kieruje do jednostek OSP na cele ochrony przeciwpożarowej. Mając na uwadze istnienie uprawomocnionego wyroku NSA, w którym oddalona skargę kasacyjną organu podatkowego (sygnatura akt I FSK 1139/10), a tym samym odrzucono niekorzystne dla gmin stanowisko fiskusa, Kontrolowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa winien wystąpić z wnioskiem o zwrot nadpłaconego podatku VAT. O skutkach podjętych działań (bądź o ich niepodjęciu, czy o stanie ich realizacji) Kontrolowany zobowiązany jest powiadomić Kontrolującego oraz wydział przejmujący sprawy OSP, tj. ZKOL, w terminie 30 dni od daty podpisania niniejszego protokołu.
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 16 parafowanych przez Kontrolującego i Kontrolowanego stron. Protokół zawiera 34 załączników o łącznej liczbie 117 kart.
Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich Pan Henryk Michalski	 został poinformowany o przysługującym mu z mocy przepisów § 13. Regulaminu kontroli prawie do pisemnego zgłaszania uzasadnionych zastrzeżeń merytorycznych (w szczególności odnośnie do okoliczności i przyczyn opisanych nieprawidłowości) co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole w terminie 7 dni oraz prawie do odmowy podpisania protokołu.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego. Udostępnienie informacji w nim zawartych następuje zgodnie z obowiązującym  Statutem Miasta Zabrze, z zachowaniem przepisów ustaw, na mocy których dokonuje się wyłączeń. 
Protokół niniejszy sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano
(wpisać odpowiednio: bez zastrzeżeń, zapowiadając wniesienie zastrzeżeń).
Jeden egzemplarz protokołu wręczono Naczelnikowi Wydziału Spraw Obywatelskich Panu Henrykowi Michalskiemu w dniu 10.08.2011 r.

Zabrze, dnia 10.08.2011 r.     		
		(pieczątka imienna i podpis Kontrolującego)

	
(pieczątka imienna i podpis Kontrolowanego)

*niewłaściwe skreślić