Protokół kontroli doraźnej Nr N-3/2011

przeprowadzonej w: Jednostce Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami w Zabrzu oraz wydziale nadzorującym Urzędu Miejskiego w Zabrzu i w PGM „Mikulczyce” Spółka z o.o. z siedzibą w Zabrzu przy ul. Tarnopolskiej 57.
Kontrolę przeprowadziła Danuta Mucha – Główny Specjalista z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu działająca na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 21.12.2011 r. wydanego przez Zarządzającego Kontrolą Prezydenta Miasta Zabrze (Zał. nr 1).
Kontrolę przeprowadzono w okresie od dnia 27.12.2011 r. do dnia 27.01.2012 r.
Przedmiotem kontroli było następujące zagadnienie: Prawidłowość rozliczenia wody za lata 2008-2009 w budynkach przy ul. Witosa 6-6a-6b i ul Witosa 8-8a w Zabrzu.
Kontrolą objęto okres: lata 2008 i 2009.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach:
I.	Ustalenia ogólne	1
II.	Ustalenia szczegółowe	3
III.	Wnioski, uwagi końcowe	9

I.	USTALENIA OGÓLNE
Problematyka objęta kontrolą prowadzona jest przez:
1)	Jednostkę Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami w Zabrzu przy ul. Targowej 2, zwaną dalej JOFGN, w zakresie rozliczeń mediów dostarczanych do lokali komunalnych. Stanowisko Dyrektora Jednostki od dnia 01.05.2009 r. zajmuje Pan Tomasz Saternus (do 31.03.2010 r. p.o. Dyrektora). 
Bezpośrednio odpowiedzialnym za realizację zadań objętych kontrolą jest Referat Rozliczeń, którego Kierownikiem od dnia 01.11.2006 r. jest Pani Tatiana Maik.
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
•	Tomasz Saternus - Dyrektor JOFGN
•	Tatiana Maik – Kierownik Referatu Rozliczeń
Liczba pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony w JOFGN na dzień kontroli wynosi 134 osoby, w tym w Referacie Rozliczeń zatrudnionych jest 7 osób.
Referat Rozliczeń dokonuje rozliczeń mediów dla 8.987 lokali komunalnych, z tego dla 4.278 lokali w 736 budynkach komunalnych oraz dla 4.709 lokali w 1.398 budynkach wspólnot mieszkaniowych.
2)	Wydział Zarządzania Nieruchomościami Urzędu Miejskiego w Zabrzu, zwany dalej Wydziałem ZN, w zakresie prowadzenia nadzoru nad działalnością JOFGN. Stanowisko Naczelnika Wydziału ZN od dnia 15.02.2008 r. zajmuje Pani Anna Wyleżoł (od 10.09.2007 r. do 14.02.2008 r. p.o. Naczelnika).
3)	Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej „Mikulczyce” Spółka z o.o. w Zabrzu z siedzibą w Zabrzu przy ul. Tarnopolskiej 57, zwane dalej PGM „Mikulczyce”, działające jako zarządca Wspólnot Mieszkaniowych położonych w Zabrzu przy ul. Witosa 6-6a-6b i ul. Witosa 8-8a, w zakresie rozliczeń kosztów zimnej wody, wody do podgrzania oraz kosztów jej podgrzania przypadających na poszczególnych właścicieli, stanowiących element sprawozdania finansowego za rok kalendarzowy. Odpowiedzialnym za działalność PGM „Mikulczyce” jest Krzysztof Sakiewicz, zatrudniony od 01.07.2000 r. jako Prezes Zarządu Dyrektor Przedsiębiorstwa.
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
•	Brygida Wójciak – Kierownik Działu Wspólnot Mieszkaniowych PGM „Mikulczyce”;
•	Katarzyna Radkowska-Bernat – Księgowa ds. wspólnot mieszkaniowych PGM „Mikulczyce”.
Działalność objęta kontrolą prowadzona jest w oparciu o:
•	Ustawę z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 80 poz. 903);
•	Ustawę z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 31 poz.266, z późn. zm.)
Organizację i zasady funkcjonowania Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami określają:
•	Uchwała Nr XLV/561/05 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.10.2005 r. w sprawie nadania Statutu jednostce budżetowej pod nazwą „Jednostka Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami”;
•	Uchwała Nr IV/42/07 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15.01.2007 r. w sprawie zmiany Uchwały Nr XLV/561/05 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.10.2005 r. w sprawie nadania Statutu jednostce budżetowej pod nazwą „Jednostka Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami”;
•	Zarządzenie nr JOFGN.ZD-1/06 Dyrektora Jednostki z dnia 02.01.2006 r. w sprawie nadania JOFGN Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy, Regulaminu ZFŚS, Instrukcji Kancelaryjnej, Instrukcji BHP oraz Instrukcji w sprawie przeprowadzania szkoleń z zakresu BHP (zmiany struktury organizacyjnej dokonano zarządzeniami nr JOFGN.ZD-71/07 z dnia 20.11.2007 r., JOFGN.0161.ZD-3/08 z dnia 23.01.2008 r., JOFGN.0161.ZD-16/08 z dnia 26.03.2008 r. oraz JOFGN. 0161.ZD-01/09 z dnia 09.01.2009 r.);
•	Regulamin Organizacyjny JOFGN – Zarządzenie nr 61 Dyrektora JOFGN z dnia 27.08.2009 r.;
Podstawą nadzoru nad działalnością JOFGN prowadzonego przez Wydział Zarządzania Nieruchomościami Urzędu Miejskiego w Zabrzu w okresie objętym kontrolą były:
•	Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Zabrzu – tekst jednolity Zarządzenie Nr 821/BDU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.12.2007 r., z późn. zmianami;
•	Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Zabrzu – Zarządzenie Nr 33/ZPU/2009 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 16.01.2009 r.;
•	Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Zabrzu – Zarządzenie Nr 672/ZPU/2009 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29.07.2009 r.
•	Zarządzenie Nr 828/BK/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 23.09.2010 r. w sprawie zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu 
•	Zarządzenie Nr 818/BK/2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 11.10.2011 r. w sprawie zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu 
Wspólnoty mieszkaniowe położone w Zabrzu przy ul. Witosa 6-6a-6b (zwana dalej WM Witosa 6-6a-6b) i przy ul. Witosa 8-8a (zwana dalej WM Witosa 8-8a) zarządzane są przez PGM „Mikulczyce” na podstawie umów o zarządzanie zawartych z zarządami Wspólnot.
Lokale komunalne, położone w tych wspólnotach, zarządzane są przez Jednostkę Obsługi Finansowej Gospodarki Mieszkaniowej w Zabrzu.
Wydział Zarządzania Nieruchomościami Urzędu Miejskiego w Zabrzu okazał korespondencję prowadzoną z mieszkańcami lokali komunalnych w budynkach położonych przy ul. Witosa 6-6a-6b i ul. Witosa 8-8a oraz JOFGN w Zabrzu, dotyczącą rozliczeń zużycia wody w latach 2008 i 2009.
Analizy postępowania dotyczącego rozliczeń zużycia zimnej wody, wody do podgrzania i kosztów podgrzania Kontrolujący dokonał na podstawie dokumentów udostępnionych przez JOFGN, ZN i PGM „Mikulczyce”.
Ostatnia kontrola w zakresie tematyki objętej niniejszą kontrolą prowadzona była przez przedstawiciela Wydziału Zarządzania Nieruchomościami w maju 2011 r. i obejmowała rozliczenie za 2009 r. Kontrolujący w wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdził, że rozliczenia opracowane zostały w sposób poprawny, zgodnie z obowiązującym w 2009 r. regulaminem. Sformułował zalecenie przeanalizowania regulaminów zasad rozliczania mediów i wprowadzenia do w/w regulaminów szeregu zmian pozwalających na ujednolicenie kosztów podgrzania wody w budynkach położonych przy ul. Witosa 6-6a-6b i ul. Witosa 8-8a.  
Zalecenia zrealizowano proponując członkom wspólnot mieszkaniowych nowe regulaminy rozliczeń kosztów dostawy mediów. Obie Wspólnoty Mieszkaniowe przyjęły nowe regulaminy Uchwałami z dnia 27.05.2011 r.
II.	USTALENIA SZCZEGÓŁOWE
PGM „Mikulczyce” zarządza WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a na podstawie umów o zarządzanie zawieranych z Zarządem każdej ze wspólnot.
Jako zarządca prowadzi ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy.
Zarządca wspólnot mieszkaniowych dokonuje rozliczeń kosztów przypadających na poszczególnych właścicieli. Sprawozdania finansowe przekazywane są zarządowi wspólnoty, który wraz z projektem uchwały o jego przyjęciu oraz udzieleniu absolutorium Zarządowi przedkłada je wszystkim właścicielom na zebraniu wspólnoty. Zgodnie z ustawą o własności lokali zebranie ogółu właścicieli, którego przedmiotem powinny  być w szczególności ocena pracy Zarządu, sprawozdanie i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium, Zarząd jest obowiązany zwoływać co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale. Za lata 2008 i 2009 członkowie WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a przyjęli sprawozdania finansowe i udzielili absolutorium Zarządowi Wspólnoty za okres działalności w roku minionym. Uchwały WM Witosa 6-6a-6b o przyjęciu sprawozdania finansowego oraz udzieleniu absolutorium za 2008 rok z dnia 23.04.2009 r. oraz za 2009 rok z dnia 10.03.2010 r.  stanowią Zał. nr 2. Uchwały WM Witosa 8-8a o przyjęciu sprawozdania finansowego oraz udzieleniu absolutorium za 2008 rok z dnia 22.04.2009 r. oraz za 2009 rok z dnia 08.03.2010 r.  stanowią Zał. nr 3. Przyjęcie sprawozdania finansowego i udzielenie absolutorium Zarządowi jest jednocześnie przyjęciem rozliczeń przygotowywanych przez zarządcę.
Rozliczenia kosztów dostawy mediów, zawierające zestawienie kosztów indywidualnych właścicieli (łącznie dla całej wspólnoty) i zestawienie kosztów indywidualnych właściciela, są przekazywane przez zarządcę PGM „Mikulczyce” właścicielom lokali – stanowią wraz ze sprawozdaniem finansowym załącznik do zawiadomienia o zebraniu. Rozliczenia wykonywane są zgodnie z regulaminami przyjętymi przez właścicieli.
Regulamin zasad rozliczania mediów obowiązujący we WM Witosa 6-6a-6b od dnia 01.01.2008 r. właściciele przyjęli Uchwałą nr D/1727/54/08 z dnia 10.04.2008 r. (Zał. nr 4).
Regulamin zasad rozliczania mediów obowiązujący we WM Witosa 8-8a od dnia 01.01.2008 r. właściciele podjęli Uchwałą nr D/1852/35/08 z dnia 17.04.2008 r. (Zał. nr 5).
Treść obu Regulaminów jest jednobrzmiąca. Określają one zasady podziału kosztów na poszczególne lokale z tytułu:
•	zużycia zimnej wody i kanalizacji, z podziałem na Wspólnoty Mieszkaniowe w 100 % opomiarowane i Wspólnoty Mieszkaniowe częściowo opomiarowane (opłata zmienna i opłata stała: abonament);
•	wywozu nieczystości i ich składowania;
•	podgrzania wody, z podziałem na lokale opomiarowane i nieopomiarowane;
•	centralnego ogrzewania.
Regulaminy zawierają również uwagę o konieczności legalizacji wodomierzy do rozliczeń zużycia wody w lokalach i okresy legalizacyjne, z podaniem podstawy prawnej.
Węzeł cieplny, w którym wytwarzane jest ciepło do centralnego ogrzewania oraz do podgrzania wody dla mieszkańców obu budynków zlokalizowany jest przy ul. Witosa 8-8a. 
ZPEC Sp. z o.o. w Zabrzu, wystawia co miesiąc faktury VAT za wytworzenie ciepła do celów grzewczych (co) i podgrzania wody (cwu), stosując mnożniki 0,4 i 0,6 (uzgodnienie z PGM „Mikulczyce” z sierpnia 2006 r.).
WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a posiadają odrębne przyłącze zimnej wody. Zabrzańskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji (ZPWiK) Sp. z o.o. w Zabrzu obciąża każdą ze wspólnot fakturami VAT. Faktury wystawione na WM Witosa 8-8a obejmują łącznie koszt wody i odprowadzenia ścieków:
•	wody zimnej do budynku położonego przy ul. Witosa 8-8a;
•	wody do podgrzania w węźle cieplnym, dostarczanej następnie do lokali w budynkach przy ul. Witosa 6-6a-6b i ul. Witosa 8-8a.
Pracownicy PGM „Mikulczyce” wyjaśnili, że w latach 2008-2009 ilość zimnej wody do podgrzania ustalano jako różnicę odczytu z wodomierza głównego i odczytu podlicznika mierzącego zużycie zimnej wody dla Wspólnoty Mieszkaniowej Witosa 8-8a. Woda podgrzana dla obydwu wspólnot rozliczana jest procentowym udziałem, ustalonym wg powierzchni użytkowych budynków: Witosa 6-6a-6b – 58,39 % i Witosa 8-8a – 41,61 % (Zał. nr 6). Podział kosztów podgrzania wody odbywał się wg proporcji Witosa 6-6a-6b – 3/5 kosztów wytworzenia ciepła do podgrzania, Witosa 8-8a – 2/5 (Zał. nr 7). W regulaminach zasad rozliczania mediów z 2008 roku brak zapisów określających podział kosztów wytworzenia ciepła oraz ilości zimnej wody do podgrzania miedzy WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a.
Dokumentacja księgowa dla każdej wspólnoty przechowywana jest odrębnie. W segregatorach wspólnot znajdują się faktury od dostawców mediów, a w przypadku rozliczenia zimnej wody do podgrzania WM Witosa 8-8a obciąża częścią kosztów WM Witosa 6-6a-6b, wystawiając rachunki po utrzymaniu faktur od ZPWiK. Rozliczenie ilości wody przypadającej na każdą ze wspólnot, wykonane wg zasady podziału proporcjonalnego, dołączone jest do rachunku. Rozlicznie to, wykonane odręcznie, nie zawiera informacji kto i kiedy je wykonał. Zestawienia faktur i rachunków, obejmujących rok kalendarzowy, stanowią podstawę do rozliczenia mediów na poszczególnych właścicieli. WM Witosa 8-8a obciąża również ZPEC Sp. z o.o. w Zabrzu rachunkami za zużycie zimnej wody na cele socjalne, w ilościach wykazanych przez podlicznik. 
Do rozliczenia WM Witosa 6-6a-6b dołączono również zestawienia faktur wystawionych przez ZPWiK Sp. z o.o. w Zabrzu (woda zimna i kanalizacja), ZPEC Sp. z o.o. w Zabrzu (energia cieplna – co i cwu) oraz rachunków wystawionych przez WM Witosa 8-8a (woda do podgrzania). Rozliczenia kosztów indywidualnych dla właściciela Gminy Miejskiej Zabrze, wraz z zestawieniami faktur i rachunków za lata 2008 i 2009, stanowią Zał. nr 8.
Do rozliczenia WM Witosa 8-8a dołączono również zestawienia faktur wystawionych przez ZPWiK Sp. z o.o. w Zabrzu (woda zimna i kanalizacja), ZPEC Sp. z o.o. w Zabrzu (energia cieplna – co i cwu), rachunków wystawionych dla ZPEC Sp. z o.o. w Zabrzu (zimna woda na cele socjalne) oraz rachunków wystawionych dla WM Witosa 8-8a (woda do podgrzania). Rozliczenia kosztów indywidualnych dla właściciela Gminy Miejskiej Zabrze, wraz z zestawieniami faktur i rachunków za lata 2008 i 2009, stanowią Zał. nr 9.
PGM „Mikulczyce”, zarządca WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a, udostępnił Kontrolującemu faktury z ZPWiK Sp. z o.o. w Zabrzu i z ZPEC Sp. z o.o. w Zabrzu, wystawione w latach 2008 i 2009 dla WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a, oraz rachunki wystawione przez WM Witosa 8-8a dla WM Witosa 6-6a-6b i ZPEC Sp. z o.o. w Zabrzu. Zestawienie kosztów wody i kanalizacji ujętych w fakturach ZPWiK Sp. z o.o. w Zabrzu stanowi Zał. nr 10. Zestawienie kosztów z tytułu energii cieplnej ujętych w fakturach ZPEC Sp. z o.o. w Zabrzu stanowi Zał. nr 11.
Kontrolujący stwierdza, że w zestawieniach faktur dołączonych do rozliczeń, wystawionych przez ZPWiK Sp. z o.o. w Zabrzu oraz ZPEC Sp. z o.o. w Zabrzy dla WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a, stanowiących podstawę rozliczeń, ujęto wszystkie otrzymane faktury i wystawione rachunki. Zestawienia rachunków, wystawionych przez WM Witosa 8-8a dla WM Witosa 6-6a-6b za wodę zużytą do podgrzania, zawierają w kilku pozycjach inne kwoty niż na rachunkach (różnice o 1-2 grosze, jednak nie ma to wpływu na całe rozliczenie (w 2008 roku łączna suma rachunków to 53 923,85 zł - różnica 2 gr, w 2009 roku łączna suma rachunków to 59 337,50 zł - różnica 3 gr). Stwierdzono również różnice między wartościami zapisanymi w odręcznych rozliczeniach ilości wody zużytej do podgrzania (wg udziałów każdej ze Wspólnot Mieszkaniowych) a kwotami brutto w wystawionych rachunkach. W rozliczeniach ilość zużytej wody mnożono najpierw przez cenę jednostkową netto za wodę i odprowadzenie ścieków, a następnie wyliczano należny podatek VAT. Na rachunkach ilość zużytej wody mnożono przez cenę jednostkową brutto. Różnice wynikają z zaokrągleń występujących przy stosowaniu odmiennego sposobu wyliczania kwoty brutto. Zdaniem Kontrolującego również te różnice nie mają istotnego wpływu na całość rozliczeń (w 2008 roku łączna suma z rozliczeń to 53 934,05 zł a suma rachunków to 53 923,85 zł - różnica 10,18 zł, w 2009 roku łączna suma z rozliczeń to 59 337,51 a suma rachunków to 59 337,50 zł - różnica 2 gr). Porównanie wartości wykazanych w rozliczeniach, na rachunkach i w zestawieniach z tytułu rozliczenia wody do podgrzania stanowi Zał. nr 12. Kontrolujący zwraca uwagę, aby dane zawarte w różnych dokumentach (rozliczenie, rachunek, zestawienie) były jednakowe. Należy również zwrócić uwagę na prawidłowe nazywanie zestawień – w zestawieniach faktur i rachunków, załączonych do rozliczeń kosztów za lata 2008 i 2009 zestawienie rachunków wystawionych przez WM Witosa 8-8a dla ZPEC Sp. z o.o. w Zabrzu za zużycie wody na cele socjalne zostało nazwane „Faktury wystawione na ZPEC” (Zał. nr 9, str. 2 i 5).
Wykazane w rozliczeniach kosztów indywidualnych dla właściciela Gminy Miejskiej Zabrze koszty ciepłej wody, zimnej wody i kanalizacji, zimnej wody i kanalizacji do podgrzania oraz centralnego ogrzewania i ciepłej wody (podgrzania) dla całej wspólnoty mieszkaniowej nie odpowiadają udziałowi Gminy w kwotach wynikającym z zestawień faktur i rachunków. Pracownicy PGM „Mikulczyce” wyjaśnili, że kwota obciążenia wynika z rocznego rozliczenia kosztów zgodnie z Regulaminem zasad rozliczania mediów z uwzględnieniem powstałych różnic z roku rozlicznego oraz korekt za poprzednie lata (Zał. nr 13). 
Do JOFGN przekazywane są rozliczenia kosztów przypadających na właściciela Gminę Miejską Zabrze, tj. na wszystkie lokale komunalne w każdej ze wspólnot mieszkaniowych. Opłaty za media dostarczone do poszczególnych lokali stanowią opłaty niezależne od właściciela i w całości są rozliczane na odbiorców.
Referat Rozliczeń JOFGN dokonuje podziału kosztów za media dostarczone do poszczególnych lokali, stanowiących własność Gminy. 
JOFGN przedstawił Kontrolującemu zestawienia za lata 2008 i 2009 rozliczeń kosztów zimnej wody, zimnej wody do podgrzania i kosztów jej podgrzania, na wszystkich najemców lokali w budynkach przy ul. Witosa 6-6a-6b (Zał. nr 14) i ul. Witosa 8-8a (Zał. nr .15). 
Rozliczenie mediów, w tym zużycie i podgrzanie wody, wykonano:
w 2008 roku
•	dla 153 lokali komunalnych w budynku przy ul. Witosa 6-6a-6b (w tym 8 nieopomiarowanych przez cały rok, 3 nieopomiarowane przez część roku);
•	dla 129 lokali komunalnych w budynku przy ul. Witosa 8-8a (w tym 18 nieopomiarowanych przez cały rok, 1 nieopomiarowany przez część roku);
w 2009 roku
•	dla 142 lokali komunalnych w budynku przy ul. Witosa 6-6a-6b (w tym 17 nieopomiarowanych przez cały rok, 16 nieopomiarowane przez część roku);
•	dla 119 lokali komunalnych w budynku przy ul. Witosa 8-8a (w tym 27 nieopomiarowanych przez cały rok, 9 nieopomiarowanych przez część roku).
Na podstawie okazanych dokumentów oraz zawiadomień sporządzonych dla najemcy lokalu nr .. położonym w budynku przy ul. Witosa .. Kontrolujący stwierdził, że rozliczenia mediów na najemców wykonywane były przez JOFGN ze znacznym opóźnieniem. Rozliczenia, opracowane na podstawie rozliczeń mediów przesłanych przez PGM „Mikulczyce” wraz z zawiadomieniami o zebraniu rocznym WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a, zostały wykonane przez JOFGN:
•	za 2008 r. - dnia 09.09.2009 r. (data na wydruku), natomiast zawiadomienia dla najemcy o rozliczeniu zostały wydrukowane 24-25.09.2009 r. (zawiadomienie o zebraniu wraz z rozliczeniem mediów JOFGN otrzymał 06.04.2009 r.)
•	za 2009 r. - w sierpniu 2010 r., natomiast zawiadomienia dla najemcy zostały wydrukowane w dniu 16.11.2010 r. (zawiadomienie o zebraniu wraz z rozliczeniem mediów JOFGN otrzymał 24.02.2010 r. dla WM Witosa 6-6a-6b i 17.02.2010 r. dla WM Witosa 8-8a).
Zawiadomienia o rozliczeniu 2010 roku zostały sporządzone 01.07.2011 r.  (zimna woda i kanalizacja, wywóz nieczystości) i 04.07.2011 r. (ciepła woda, podgrzanie, koszty centralnego ogrzewania). Zdaniem Kontrolującego należy dążyć do jak najszybszego rozliczania najemców po uzyskaniu rozliczenia od zarządców wspólnot mieszkaniowych.
W wyniku analizy Kontrolujący stwierdził, że w 2008 roku do rozliczenia na najemców przyjęto odmienne ilości zużycia zimnej wody i wody do podgrzania, niż wynikało to z rozliczeń kosztów indywidualnych przekazanych przez Wspólnoty Mieszkaniowe (zestawienie rozliczeń - Zał. nr 16). 
Jak wynika z wyjaśnień Kierownika Referatu Rozliczeń wprowadzono zmiany do podziału kosztów przygotowanego przez zarządcę PGM „Mikulczyce” (wyjaśnienie - Zał. nr 17) ponieważ zapisy Regulaminów rozliczania kosztów mediów przyjętych przez współwłaścicieli nieruchomości położonych przy ul. Witosa 6-6a-6b oraz Witosa 8-8a były niekorzystne i rozbieżne z dostarczonymi najemcom. Zgodnie z Regulaminami rozliczeń koszt podgrzania wody (do czasu w pełni opomiarowania Wspólnoty) w lokalach opomiarowanych jest równy cenie określonej w dostarczonych zawiadomieniach, natomiast w lokalach nieopomiarowanych – koszt z faktur pomniejszony o zużycie wykazane przez podliczniki wyrażone w złotych podzielony zgodnie z ilością osób zamieszkałych w lokalu. Do rozliczeń przyjęto jednakową stawkę jednostkową z tytułu kosztów podgrzania zimnej wody dla wszystkich najemców w obrębie danej wspólnoty. Cena jednostkowa podgrzania 1 m3 wody, odrębnie w każdym z budynków, została obliczona jako iloraz kosztów podgrzania zimnej wody przypadających na właściciela zbiorowego w danej wspólnocie (zł) oraz ogólnej ilości wody zimnej przeznaczonej do podgrzania (m3) dostarczonej do rozliczanych lokali (w tym: ilość wody wykazana przez podliczniki w lokalach opomiarowanych oraz wskaźnik zużycia wody na 1 osobę w lokalach nieopomiarowanych). Wszyscy użytkownicy lokali w danej wspólnocie ponieśli ten sam koszt przygotowania 1 m3 ciepłej wody użytkowej. Na etapie przygotowania rozliczeń dla najemców za rok 2008 z sumy kosztów z tytułu zużycia zimnej wody i wody przeznaczonej do podgrzania wyodrębniono wartość zużycia wody zimnej do podgrzania stanowiącą sumę wskazań podliczników do pomiaru wody podgrzanej i sumy naliczeń w lokalach nieopomiarowanych. Pozostała wartość kosztu została rozliczona w obydwu wspólnotach jako zużycie wody zimnej. Jak wynika z wyjaśnienia okres rozliczeniowy I-XII 2008 był pierwszym, za który JOFGN (po przyjęciu obowiązków zasobu komunalnego) przygotowywała indywidualne rozliczenia z najemcami lokali we wspólnotach mieszkaniowych administrowanych przez PGM „Mikulczyce” Sp. z o.o. w Zabrzu – brak dodatkowej dokumentacji oraz spiętrzenie prac związanych z przetworzeniem danych przedkładanych przez zarządcę jedynie w formie zbiorczego zestawienia dla każdej ze wspólnot spowodowało odmienną interpretację wyników podziału kosztów. Wg JOFGN przyjęty sposób podziału nie wpłynął negatywnie na wysokość całkowitych obciążeń  z tytułu dostawy wody zimnej i podgrzanej przypadających na poszczególne lokale. Nie wskazano procedury, zgodnie z którą możliwy był inny podział kosztów niż wykazany w rozliczeniu przekazanym przez zarządcę wspólnot mieszkaniowych.  Zdaniem Kontrolującego przypisanie innej ilości wody temu samemu kosztowi podgrzania powoduje, że koszt podgrzania 1 m3 zmienia się (rośnie lub maleje). Rozliczenie kosztów wody zimnej i wody przeznaczonej do podgrzania za rok 2009 wykonane zostało zgodnie z poszczególnymi pozycjami kosztów wykazanymi przez zarządcę w sprawozdaniu finansowym.
Ilość zimnej wody do podgrzania określana jest na podstawie odczytów podlicznika w budynku przy ul. Witosa 8-8a. Ilość ciepła zużytego do jej podgrzania określana jest na podstawie licznika energii cieplnej zlokalizowanego w węźle cieplnym. Koszty zużytej wody i ciepła do jej podgrzania dzielone są proporcjonalnie na każdą ze wspólnot (woda - 58,39 % i 41,61 %, energia cieplna – 0,6 i 0,4). Faktyczny koszt podgrzania 1 m3 wody jest taki sam dla obu wspólnot. Przyjęcie do rozliczeń każdej ze wspólnot mieszkaniowych części kosztów po ich podziale, uwzględnienie różnic z roku rozliczanego oraz korekt za poprzednie lata powoduje, że po rozliczeniu koszty podgrzania 1 m3 wody są różne dla każdej ze wspólnot.
W związku z interwencjami najemców lokali komunalnych w 2011 roku pracownik Wydziału Zarządzania Nieruchomościami przeprowadził kontrolę rozliczeń z tytułu dostawy ciepłej wody do lokali mieszkalnych w budynkach przy ul. Witosa 6-6a-6b i ul. Witosa 8-8a za 2009 r., dokonanych przez JOFGN. Stwierdzono, na podstawie przeanalizowanych dokumentów oraz wyjaśnień udzielonych przez osoby dokonujące rozliczeń w JOFGN i PGM „Mikulczyce”, że rozliczenia opracowane zostały w sposób poprawny, zgodnie z obowiązującym w 2009 r. regulaminem rozliczeń za media (pismo - Zał. nr 18). Zwrócono się również do JOFGN o wspólne z PGM „Mikulczyce” przeanalizowanie regulaminów zasad rozliczania mediów dostarczanych do nieruchomości przy ul. Witosa 6-6a-6b i ul. Witosa 8-8a przyjętych przez wspólnoty mieszkaniowe w 2008 r. (pismo - Zał. nr 19). WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a podjęły w dniu 27 maja 2011 r. Uchwały w sprawie regulaminu rozliczania kosztów dostawy mediów (nr D/1727/86/11 i nr D/1852/72/11 - Zał. nr 20) W regulaminach określono m.in. nowe zasady podziału kosztów ciepłej wody, odmienne od zawartych w regulaminie z 2008 roku. Określono, że na koszt zużycia ciepłej wody składają się dwa elementy: koszt zimnej wody, rozliczany zgodnie zasadami opisanymi w regulaminie, oraz koszt (opłaty stałe i zmienne) przygotowania ciepłej wody (podgrzanie). Określono, że koszt podgrzania 1 m3 wody stanowi iloraz kosztów zmiennych wynikających z faktur dostawcy i ilości zużytej wody wykazanej przez wodomierze wody ciepłej. W lokalu opomiarowanym koszt podgrzania stanowi iloczyn kosztu pogrzania 1 m3 wody i ilości zużytej wody ciepłej wykazanej przez wodomierze w lokalu, natomiast w lokalu nieopomiarowanym koszt podgrzania 1 m3 wody i ilości wody przeznaczonej do podgrzania, przyjmując 50% całej  ilości przypadającej na lokal. Zarządy WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a zawarły w dniu 27 maja 2011 r. Porozumienie (z ważnością od 01.2011 r.) w sprawie podziału kosztów dostawy zimnej wody przeznaczonej do podgrzania oraz kosztów podgrzania w węźle nieruchomości położonych przy ul. Witosa 6-6a-6b oraz Witosa 8-8a w Zabrzu (Zał. nr 21). W Porozumieniu ustalono m.in. że całkowity koszt zużycia wody podgrzanej dla obu nieruchomości zostanie rozliczony łącznie po zakończeniu roku kalendarzowego, w oparciu o faktury dostawców (ZPWiK Sp. z o.o., ZPEC Sp. z o.o.) za okres 12 miesięcy, z uwzględnieniem wnoszonych w trakcie roku przedpłat, wg zasad regulaminów przyjętych przez współwłaścicieli nieruchomości.
III.	WNIOSKI, UWAGI KOŃCOWE
Na wniosek Wydziału Zarządzania Nieruchomościami Urzędu Miejskiego w Zabrzu podjęto działania w zakresie wyeliminowania różnic cen jednostkowych podgrzania wody, powstających przy oddzielnym rozliczaniu WM Witosa 6-6a-6b i WM Witosa 8-8a, a polegających na zaproponowaniu obu wspólnotom nowych zasad rozliczania mediów, podjęciu przez te wspólnoty Uchwał w sprawie regulaminu rozliczania kosztów dostawy mediów oraz zawarciu przez zarządy obu wspólnot Porozumienia w sprawie podziału kosztów dostawy zimnej wody przeznaczonej do podgrzania oraz kosztów podgrzania w węźle nieruchomości położonych przy ul. Witosa 6-6a-6b oraz Witosa 8-8a w Zabrzu. 
W związku z problemami wskazanymi w protokole kontrolujący zaleca:
1.	Dyrektorowi Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami:
a.	wzmóc nadzór nad pracownikami Referatu Rozliczeń w zakresie stosowania przyjętych procedur, ich aktualizacji bądź opracowywania w przypadkach rozbieżności z innymi procedurami;
b.	przeanalizować techniczne możliwości związane z przyspieszeniem rozliczeń mediów za rok poprzedni z najemcami lokali komunalnych.
2.	Naczelnikowi Wydziału Zarządzania Nieruchomościami:
a.	wzmóc nadzór nad działalnością JOFGN, szczególnie w zakresie przyjętych procedur rozliczeń mediów i ich zgodności z zasadami przyjętymi przez wspólnoty mieszkaniowe, w których Gmina posiada udziały (jest jednym z właścicieli podpisujących Uchwały o ich przyjęciu).
3.	Prezesowi Zarządu Dyrektorowi PGM „Mikulczyce”:
a.	przeanalizować regulaminy zasad rozliczania mediów istniejące we wspólnotach mieszkaniowych w udziałem Gminy Miejskiej Zabrze, szczególnie w budynkach częściowo opomiarowanych, pod kątem dopasowania zasad przyjętych przez właścicieli z zasadami przyjętymi dla najemców lokali komunalnych:
b.	w możliwie krótkim terminie po zakończeniu roku kalendarzowego rozliczyć media na poszczególnych właścicieli, co umożliwi szybsze rozliczenie najemców przez JOFGN.
Ponadto Dyrektor JOFGN oraz Naczelnik Wydziału ZN, szacując ryzyka związane z prawidłową działalnością kierowanych jednostek zobowiązani są  uwzględnić powyższe nieprawidłowości.
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 10 parafowanych przez Kontrolującego i Kontrolowanych stron. Protokół zawiera 21 załączników o łącznej liczbie stron 111.
Dyrektor JOFGN, Pan Tomasz Saternus, Naczelnik Wydziału ZN Pani Anna Wyleżoł oraz Prezes Zarządu Dyrektor PGM „Mikulczyce” Pan Krzysztof Sakiewicz zostali poinformowani o przysługującym im z mocy przepisów § 13. Regulaminu kontroli prawie zgłaszania pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień (w szczególności odnośnie do okoliczności i przyczyn opisanych nieprawidłowości) co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole w terminie 7 dni oraz prawie do odmowy podpisania niniejszego protokołu.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego. Udostępnienie informacji w nim zawartych następuje w trybie określonym w Statucie Miasta Zabrze, z zachowaniem przepisów ustaw, na podstawie których dokonuje się wyłączeń. 
Protokół niniejszy sporządzono w sześciu jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.
Po jednym egzemplarzu protokołu wręczono Panu Tomaszowi Saternusowi, Pani Annie Wyleżoł oraz Panu Krzysztofowi Sakiewiczowi.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami w Zabrzu pod pozycją 18.

Zabrze, dnia 01.03.2012 r.		
		(pieczątka imienna i podpis Kontrolującego)
	
	Za jednostkę kontrolowaną:

	
	(pieczątka imienna i podpis Kontrolowanego)

	
	(pieczątka imienna i podpis Kontrolowanego)

	
	(pieczątka imienna i podpis Kontrolowanego)