R  a  p  o  r  t
z kontroli problemowej Nr P1/2012
przeprowadzonej we wszystkich 
instytucjach kultury Gminy Zabrze

Kontrolę w dniach od 6 do 20 lutego 2012 r. przeprowadził mgr Zbigniew Fruk  – główny specjalista z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie Zarządzenia Nr 832/BK/2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 21 października 2011 roku w sprawie przeprowadzenia kontroli wykonania budżetów w 2011 r. oraz zgodności działania z ustalonymi procedurami kontroli zarządczej we wszystkich instytucjach kultury gminy Zabrze (Zał. nr 1). Kontrolę przeprowadzono przy użyciu opracowanego wzoru ankiety (Zał. nr 2).

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 
1.	Ewaluacja w jednostce systemu kontroli zarządczej, o którym mowa w art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, przy uwzględnieniu standardów określonych w komunikacie nr 23 przez Ministra Finansów, oraz zgodność działania z ustalonymi procedurami tej kontroli,
2.	Wykonanie budżetu jednostki w 2011 r., ze zwróceniem szczególnej uwagi na wynagrodzenia osobowe.

Kontrolą objęto koszty gminnych instytucji kultury z 2011 r. 

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I.	Miejski Ośrodek Kultury                                                              str.    2
II.	Dom Muzyki i Tańca                                                                    str.    5    
III.	Miejska Biblioteka Publiczna                                                       str.    8   
IV.	Muzeum Miejskie                                                                         str.  11 
V.	Teatr Nowy                                                                                   str.  14
VI.	Filharmonia  Zabrzańska                                                              str.  17
VII.	Zabytkowa Kopalnia Węgla Kamiennego „Guido”                     str.  20 
VIII.	U w a g i   i   w n i o s k i                                                             str.  24  
Każdy z powyższych rozdziałów omawia kolejno oba kontrolowane zagadnienia w poszczególnych instytucjach kultury. Szczegółowe ustalenia kontroli w każdej jednostce poprzedzone zostały krótkimi ustaleniami ogólnymi, nawiązującymi do ustaleń roku poprzedniego.
I.	Miejski Ośrodek Kultury 
Miejski Ośrodek Kultury w Zabrzu, ul. 3 Maja 91A, jest gminną instytucją kultury. 
Numer statystyczny – 277455042. 
Jej dyrektorem od 3 marca 2008 roku jest Pan Ryszard Klein zatrudniony na podstawie umowy o pracę, powołany na stanowisko pismem Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29.02.2008 r.
Główną księgową jednostki jest od dnia 1.09.2008 r. Pani Barbara Koza-Zienkiewicz zatrudniona na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, której powierzono obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 
Miejski Ośrodek Kultury na dzień 15 grudnia 2010 r. zatrudniał 38 osób na 31,25 etatach. Rok kontrolowany rozpoczął z takim samym zatrudnieniem, by do 15 grudnia 2011 r. zmniejszyć je do 36 osób zatrudnionych na 29,5 etatach. Średnioroczne zatrudnienie w 2010 r. wynosiło 30,29 etatów i zmalało w porównaniu z rokiem poprzednim o 2,42% (Tabela 1 – Zał. nr 3).
System kontroli zarządczej w jednostce podlega stałej ewaluacji. Na bieżąco rozpoznawane są nowe obszary stwarzające wystąpienie ryzyka związanego z realizacją zadań i celów. Zaktualizowano schemat organizacyjny rozszerzony o stanowisko z-cy dyrektora ds. artystycznych oraz zawężony likwidacją  stanowisk zbędnych organizacyjnie z uwagi na modyfikację sieci monitoringu jednostek. Uporządkowano zadania kadry kierowniczej poprzez delegowanie uprawnień, usprawnienie obszaru komunikacji wewnętrznej i zmiany zakresów odpowiedzialności. Przypominam, że aktualnie obowiązującym w sprawie zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu jest zarządzenie Nr 818/BK/ 2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 11 października 2011 r.
W MOK ustalana jest lista zadań kluczowych (celów strategicznych) dla jednostki na każdy rok. Zadania wymagające szacowania ryzyka, to przede wszystkim duże imprezy plenerowe (masowe) realizowane przez jednostkę. (Majowe Granie, Skarbnikowi Gody, Idą Święta). Zarządzanie ryzykiem odbywa się zgodnie z ustalonymi etapami, tj. identyfikacją ryzyka, jego oceną, określeniem i podjęciem czynności zaradczych, ograniczających je oraz stałym monitorowaniem ryzyka. W pierwszym etapie wśród osób odpowiedzialnych za realizację zadania (kierownictwo MOK i osoby delegowane do realizacji zadania) wykorzystuje się tzw. „burzę mózgów”. Następnie budowana jest list kontrolna dla oceny ryzyka z określeniem  czynników, zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych, mających wpływ na realizację zadania. Do przeprowadzenia oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego skutków przyjęto wartości punktowe. Na ich podstawie określa się ogólną ocenę szacowanego ryzyka (niskie, średnie, wysokie) dla zamierzonego zadania. W oparciu o tę ocenę kierownik jednostki podejmuje decyzję np. o akceptowalności danego ryzyka i ewentualnym dalszym monitorowaniu go. Z wynikami tych działań oraz z nowymi ustaleniami monitoringu zapoznawani są pracownicy realizujący konkretne zadanie. 
Zarządzeniem nr 25 z dnia 1.09.2011 r. zaktualizowano w MOK od początku 2011 r. politykę rachunkowości, zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, która zawiera:
•	Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych oraz zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych i zapisów księgowych;
•	Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego;
•	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w tym: Zakładowego planu kont ustalającego wykaz księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej;
•	Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych, opis systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
•	System ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w  nich zapisów oraz zasad archiwizacji ksiąg rachunkowych i dokumentów księgowych.
Instrukcję określającą zasady i tryb postępowania z dokumentacją wraz z załącznikiem w postaci wykazu akt przesłano do zatwierdzenia Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Katowicach. W instrukcji kancelaryjnej zweryfikowano zapisy, które uniemożliwiałyby wymianę dokumentów drogą elektroniczną  z Urzędem Miejskim Zabrze.
MOK w 2011 r. zawarł 194 umowy cywilnoprawne (zlecenia i o dzieło) na łączną kwotę 121 446,71 zł, co stanowiło 5,37% wszystkich kosztów jednostki, z których 60 na organizację imprez w kwocie 49 902,45 zł i dwie umowy zlecenia na usługi remontowe w kwocie 2 357,08 zł. W wynagrodzeniach bezosobowych zaksięgowano więc 132 umowy na kwotę 69 187,18 zł, co stanowiło 3,06% ogółu kosztów działalności jednostki (Tabela 3 – Zał. nr 5). Dotyczyły one przede wszystkim kosztów: pomocy prawnej, koordynacji działalności organizacji społecznych oraz utrzymania kina Roma. Koszty wynagrodzeń bezosobowych w porównaniu z rokiem 2010 niemal nie zmieniły się – wzrost o 0,15%  (Tabela 3 – Zał. nr 5).
Przychody jednostki w 2009 r. wynosiły 2 367 816,04 zł, w których dotacje stanowiły 90,27%, w 2010 r. – 2 326 118,59 zł, dotacje – 91,14%, a w 2011 roku – 2 439 zł, przy dotacjach 89,13%. W/w kwoty wskazują, że przychody MOK systematycznie maleją, w 2011 r. zmalały w porównaniu z rokiem 2010 o 1,32%, przy czym dochody własne wzrosły o 21,18%, a dotacje zmalały o 3,5% (Tabela 2 – Zał. nr 4).
Koszty działalności jednostki w 2009 r. wynosiły 2 326 545,49 zł, w 2010 roku – 2 439 853,89 zł, a w 2011 r. – 2 261 293,75 zł. W ostatnim roku zmalały więc o 7,32% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Koszty wynagrodzeń zajmowały znaczącą pozycję kosztów kontrolowanej jednostki i stanowiły w 2009 r. ich 45,79%, w 2010 r. – 46,94%, a w 2011 r. – 51,99%. W 2009 r. ukształtowały się na poziomie 1 065 292,63 złotych, w 2010 r. – 1 145 191,92 zł, a w 2011 r. – 1 175 583,94 zł. Wzrosły więc w roku kontrolowanym w porównaniu z rokiem poprzednim o 2,65% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Podstawowym elementem wynagrodzeń były wynagrodzenia zasadnicze, które w 2009 r. stanowiły 55,73%, w 2010 r.– 57,21%, a w 2011 r.– 58,79% całości wynagrodzeń MOK (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Premie pracownicze w 2009 r. stanowiły 29,18%,  w 2010 r. – 29,96%, a w 2011 r. wynosiły 174 886,14 zł i stanowiły 25,31% wynagrodzeń zasadniczych (Tabela 4 – Zał. nr 6). Do realizacji funduszu premiowego, ustalonego w wysokości 30%, kontrolujący nie mają uwag.
Nagrody natomiast w MOK stanowiły odpowiednio: 5,60%, 5,41% i 4,25% środków na wynagrodzenia. W roku kontrolowanym wykonano je w kwocie 50 000,00 zł (Tabela 4 - Zał. nr 6). Całkowity fundusz nagród ustalony na 2011 r. wynosił 50 tys. zł. W regulaminie wynagrodzeń pracowników MOK przewidziano go w wysokości 3% z możliwością podwyższenia w ramach środków na wynagrodzenia.
Wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych z pracownikami jednostki, ani honorariów w MOK w okresie objętym kontrolą nie notowano.
Miesięczne wynagrodzenie brutto dla jednego etatu w MOK w 2011 r. wyniosło 3 234,25 zł i było wyższe od ubiegłorocznego o 13,09%.
Szczegółowej analizie w czasie kontroli poddano wynagrodzenia za miesiąc kwiecień 2011 r. Wynika z niej, że wynagrodzenie pracowników w tym miesiącu wyniosło 96 231,05 zł i stanowiło 8,19% całości kosztów wynagrodzeń. 
Podstawowym jego składnikiem było wynagrodzenie zasadnicze, które w kwietniu wyniosło 60 044,34 zł i stanowiło 62,4% miesięcznego wynagrodzenia. Pozostałe jego składniki to:  
-	dodatek za wysługę –  8 471,55 zł  - 14,11% wynagrodzeń zasadniczych,
-	premia                       16 579,30 zł  - 27,61%         „                     „    
-	nagrody                            -                 -
-	inne dodatki              22 271,72 zł  - 23,14% całości wynagrodzeń.
Na dodatki te złożyły się: funkcyjny – 10 989,30 zł, nocny– 146,56 zł, wynagrodzenie za czas choroby i inne (Tabela 5 – Zał. nr 7). 
W okresie objętym kontrolą obowiązywało rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446), zmienione ostatnio od 1 grudnia 2009 r. rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 listopada 2009 r. (Dz. U. Nr 196, poz. 1516).
Wynagrodzenia w MOK reguluje wprowadzony zarządzeniem Dyrektora Nr 16 z dnia 17.12. 2009 r. – Regulamin wynagrodzeń pracowników Miejskiego Ośrodka Kultury oraz  zarządzenie Nr 448/KS/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 15 czerwca 2010 r. w sprawie zasad nagradzania dyrektorów instytucji kultury, dla których organem założycielskim jest Gmina Zabrze. 
Kontrolujący nie ma uwag do wynagrodzeń kwietniowych oraz jak wcześniej wspomniano, do realizacji funduszu premiowego.
Powyższą kontrolą objęto koszty MOK za 2011 r. w wysokości 254 537,89 złotych, tj. 11,26% wszystkich kosztów działalności jednostki.

II.	Dom Muzyki i Tańca

Dom Muzyki i Tańca w Zabrzu, ul. Gen. de Gaulle’a 17, jest gminną instytucją kultury. 
Numer statystyczny – 000282412. 
Jej dyrektorem jest od dnia 24 kwietnia 2007 r. Pan Wiesław Śmietana (zarządzenia Prezydenta Miasta Zabrze  Nr 199/BNW/07 i Nr 200/BNW/07 z dnia 24.04.2007 r.), zatrudniony na czas określony na podstawie umowy o pracę  z dnia 14.05.2007 r. Powołany na stanowisko zarządzeniem Prezydenta Miasta Zabrze Nr 65/KS/2008 z dnia 20.02.2008 r. i zatrudniony na czas nieokreślony (umowa o pracę z dnia 20.02.08 r.).
Głównym księgowym jednostki jest Pani Joanna Wnęk zatrudniona dnia 2 czerwca 2007 r. na podstawie umowy o pracę w wymiarze ½ etatu, a od dnia 1.04.2008 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. W/w powierzono obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
Dom Muzyki i Tańca na dzień 15 grudnia 2010 r. zatrudniał 39 osób na 38,25 etatach. Rok kontrolowany rozpoczął i zakończył z takim właśnie zatrudnieniem. Średnioroczne zatrudnienie w 2011 r. wynosiło 38,0 etatów i wzrosło w porównaniu z rokiem poprzednim o 5,26% (Tabela 1 – Zał. nr 3). 
System kontroli zarządczej w jednostce podlega ewaluacji, a nie ewakuacji, jak podano w ankiecie. W odpowiedzi należało opisać na czym ona polegała. Przypominam, że aktualnie obowiązującym w sprawie zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu jest zarządzenie Nr 818/BK/ 2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 11 października 2011 r.
Do ustępu 6. ankiety należało dołączyć załącznik i opisać w nim ustalone procedury zarządzania ryzykiem, a nie tylko stwierdzić, że w jednostce utworzono i na bieżąco weryfikuje się arkusz oceny ryzyka związanego z realizacją zadań i że pracownicy mają dostęp do aktualnego arkusza oceny ryzyka – na tablicy ogłoszeń. 
Z odpowiedzi na pytanie zawarte w ust. 5 ankiety nie wynika, czy w jednostce wprowadzono i w jaki sposób Zasady (politykę) rachunkowości, jakich wymaga art. 10 ustawy o rachunkowości. Wymieniono tylko następujące:
•	Zarządzenie – zakładowy plan kont ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;
•	Instrukcja kontroli obiegu dokumentów;
•	Zasady kontroli zależności i zobowiązań; (o jakie zależności chodzi?)
•	Zasady zaciągania zobowiązań oraz dokonania kontroli wstępnej;
•	Zasady identyfikacji i szacowania ryzyka;
•	Zasady rachunkowości określające: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
Pominięto natomiast istotne zagadnienia dotyczące:
•	Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
•	Opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
•	Systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Kontrolowana jednostka nie posiada instrukcji określającej zasady i tryb postępowania z dokumentacją wraz z załącznikiem w postaci wykazu akt zatwierdzonej przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Katowicach. W instrukcji kancelaryjnej nie zweryfikowano zapisów, które umożliwiałyby wymianę dokumentów drogą elektroniczną  z Urzędem Miejskim Zabrze. W tej sytuacji należy przystąpić do opracowania w/w instrukcji, a w instrukcji kancelaryjnej zweryfikować zapisy uniemożliwiające wymianę dokumentów z Urzędem.
DMiT w 2011 r. zawarł 133 umowy cywilnoprawne (43 umowy-zlecenia i 90 o dzieło) na łączną kwotę 265 850,24 zł, co stanowiło 3,39% wszystkich kosztów jednostki. W wynagrodzeniach bezosobowych zaksięgowano więc 63 umowy na kwotę 93 795,81 zł, co stanowiło 1,20% ogółu kosztów działalności jednostki i wzrost w porównaniu z rokiem poprzednim o 5,58% (Tabela 3 – Zał. nr 5). Dotyczyły one przede wszystkim kosztów: obsługi koncertów, realizacji materiałów dziennikarskich oraz drobnych prac remontowych i porządkowych.
Przychody jednostki w 2009 r. wynosiły 7 082 966,44 zł, w których dotacje stanowiły 34,03%, w 2010 r. – 10 547 943,75 zł, dotacje – 24,36%, a w 2011 roku – 7 700 124,80 zł, przy dotacjach 28,84%. W/w kwoty wskazują, że przychody DMiT w ostatnim roku zmalały o 27%, przy czym dochody własne, aż o 31,33%, a dotacje o 13,55% (Tabela 2 – Zał. nr 4).
Koszty działalności jednostki w 2009 r. wynosiły 7 846 135,74 zł, w 2010 roku – 9 834 262,86 zł, a w 2011 r. – 7 833 260,38 zł. W ostatnim roku zmalały więc o 20,35% i były wyższe od przychodów o 1,73% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Koszty wynagrodzeń w kontrolowanej jednostce w 2009 r. stanowiły 17,58% całości kosztów DMiT, w 2010 r. – 15,50%, a w 2011 r. – 18,13%. W 2009 r. ukształtowały się na poziomie 1 379 404,01 zł, w 2010 r. – 1 524 512,02 zł, a w 2011 r. – 1 419 929,75 zł. Zmalały więc w roku kontrolowanym w porównaniu z rokiem poprzednim o 6,86% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Podstawowym elementem wynagrodzeń były wynagrodzenia zasadnicze, które w 2009 r. stanowiły 66,07%, w 2010 r.– 64,79%, a w 2011 r.– 69,26% całości wynagrodzeń DMiT (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Premie pracownicze w 2009 r. stanowiły 9,84%,  w 2010 r. – 7,33%, a w 2011 r. wynosiły 88 189,80 zł i stanowiły 4,15% wynagrodzeń zasadniczych (Tabela 4 – Zał. nr 6). Do realizacji funduszu premiowego, ustalonego w wysokości 30%, kontrolujący nie ma uwag.
Nagrody natomiast w DMiT stanowiły odpowiednio: 1,73%, 0,99% i 1,14% środków na wynagrodzenia (w regulaminie przewidziano 3%). W roku kontrolowanym wykonano je w kwocie 38 010,00 zł (Tabela 4 - Zał. nr 6). 
Umowy cywilnoprawne z pracownikami DMiT w 2009 r. stanowiły 0,24% całości wynagrodzeń, w 2010 r.– 0,34%, a w 2011 r. –  wzrosły z 4 957,32 do 18 007,64 zł, tj. do 1,27% wynagrodzeń (Tabela 4 – Zał. nr 6).
Miesięczne wynagrodzenie brutto dla jednego etatu w DMiT w 2011 r. wyniosło 3 113,88 zł i było niższe od ubiegłorocznego o 2,21%.
Szczegółowej analizie w czasie kontroli poddano wynagrodzenia za miesiąc kwiecień 2011 r. Wynika z niej, że wynagrodzenie pracowników w tym miesiącu wyniosło 110 397,60 zł i stanowiło 7,77% całości kosztów wynagrodzeń.
Podstawowym jego składnikiem było wynagrodzenie zasadnicze, które w kwietniu wyniosło 81 620,00 zł i stanowiło 73,93% miesięcznych wynagrodzeń. Pozostałe jego składniki to:  
-	dodatek za wysługę –  9 438,04 zł  - 11,56% wynagrodzeń zasadniczych,
-	premia                         7 638,00 zł  -   9,36%          „                     „   
-	nagrody                            -                    -  
-	inne dodatki              11 700,86 zł  - 10,60% wynagrodzeń kwietniowych.
Na dodatki te złożyły się: funkcyjny (7 288,00 zł), nocny (422,44 zł), nadgodziny (3 990,42 zł) (Tabela 5 – Zał. nr 7). 
Wynagrodzenia, premiowanie i nagradzanie w DMiT regulują Regulaminy wynagradzania, premiowania i nagradzania wprowadzone zarządzeniem dyrektora Nr 1/2011 z dnia 1 marca 2011 r. Ustalono w nich wysokość funduszu premiowego – 30% środków na wynagrodzenia zasadnicze, zgodnie z § 18 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zmianami), o czym wspomniano wcześniej przy omawianiu premii. Ustalono także wysokość funduszu nagród – 3% środków na wynagrodzenia osobowe, zgodnie z § 19 przywołanego wcześniej rozporządzenia.
Kontrolujący nie ma uwag do wynagrodzeń kwietniowych oraz jak wcześniej wspomniano, do realizacji funduszu premiowego.
Powyższą kontrolą objęto koszty DMiT za 2011 r. w wysokości 190 949,40 złotych, tj. 2,44% wszystkich kosztów działalności jednostki.

III.	Miejska Biblioteka Publiczna
Miejska Biblioteka Publiczna im. Jerzego Fusieckiego w Zabrzu, ul. Londzina 3, jest gminną instytucją kultury. 
Numer statystyczny – 000706421.
Jej dyrektorem od  dnia 2 czerwca 2008 r. jest Pan Tomasz Iwasiów (pismo Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.05.2008 r.), którego z dniem 18 sierpnia 2008 r. powołano na to stanowisko (zarządzenie Nr 491/KS/2008 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 12.08.2008 r.).
Główną księgową jednostki od dnia 2 czerwca 2008 r. jest Pani Agata Stec-Ziemblicka, zatrudniona na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, której powierzono obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 
MBP na dzień 15 grudnia 2010 r. zatrudniała 87 osób na 78,50 etatach. Rok kontrolowany rozpoczęła z zatrudnieniem 87 osób na 78,58 etatach, by do 15 grudnia 2011 r. zmniejszyć je do 85 osób zatrudnionych na 77,58 etatach. Średnioroczne zatrudnienie w 2011 r. wynosiło 77,78 etatów i zmalało w porównaniu z rokiem poprzednim o 1,34% (Tabela 1 – Zał. nr 3).
System kontroli zarządczej podlega ewaluacji. Oparty jest o wewnętrzne dokumenty (regulaminy, instrukcje, procedury) regulujące poszczególne sfery działalności, wprowadzone zarządzeniami dyrektora, aktualizowane w miarę potrzeb i wymogów, a także o ustawy, rozporządzenia, uchwały rady oraz o zarządzenia prezydenta. Na koniec każdego roku sporządzane są roczne informacje o systemie tej kontroli. Przypominam, że aktualnie obowiązującym w sprawie zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu jest zarządzenie Nr 818/BK/ 2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 11 października 2011 r.
W jednostce przeprowadzono identyfikację ryzyka w zakresie zadań merytorycznych, inwestycyjnych i zarządzania zasobami ludzkimi. Obszary o największym poziomie ryzyka związane są z awaryjnością przestarzałego sprzętu komputerowego oraz funkcjonowaniem sieci internetowych. Wpływ na nie miały także: absencja chorobowa oraz ograniczone środki finansowe na zakupy księgozbioru, prasy i promocję. Na zidentyfikowane i poddane analizie ryzyka stosowano na bieżąco odpowiednie środki zapobiegawcze ograniczające ich skutki. Z wynikami tych działań zapoznawani są pracownicy MBP.
W załączniku nr 1 do ankiety wymieniono listę dokumentów opisujących przyjęte zasady rachunkowości, których realizacja zapewnia wykonanie planu finansowego, wymaganych art. 10. ustawy o rachunkowości. Jest wśród nich: Instrukcja określająca sposób zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, Instrukcja kontroli finansowej oraz obiegu dowodów księgowych, Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości i inne związane z działalnością finansową i rzeczową MBP.
Instrukcję określającą zasady i tryb postępowania z dokumentacją wraz z załącznikiem w postaci wykazu akt przesłano do zatwierdzenia Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Katowicach. W instrukcji kancelaryjnej zweryfikowano zapisy, które uniemożliwiałyby wymianę dokumentów drogą elektroniczną  z Urzędem Miejskim Zabrze.
MBP w 2011 r. zawarła 16 umów cywilnoprawnych (9 umów-zlecenia i 7 umów o dzieło) na łączną kwotę 16 970,00 zł, co stanowiło 0,44% wszystkich kosztów. Umowy-zlecenia dotyczyły przede wszystkim opracowania technicznego książek i wprowadzenia do bazy danych (7x1 900,00 zł), a umowy o dzieło – spotkań autorskich. Wynagrodzenia bezosobowe w porównaniu z rokiem 2010 wzrosły o 94,10% (Tabela 3 – Zał. nr 5).
Przychody jednostki w 2009 r. wynosiły 4 012 107,80 zł, w których dotacje stanowiły 92,35%, w 2010 r. – 4 052 623,31 zł, dotacje – 92,44%, a w 2011 roku – 3 743 469,48 zł, przy dotacjach 95,99%. W/w kwoty wskazują, że przychody Biblioteki pozostające w latach 2009-10 na tym samym poziomie, w 2011 r. zmalały o 7,63%, przy obniżeniu dochodów własnych aż o 51,0%, a dotacji o 4,08% (Tabela 2 – Zał. nr 4).
Koszty działalności jednostki w 2009 r. wynosiły 4 202 342,23 zł, w 2010 roku – 4 179 312,05 zł, a w 2011 r. – 3 846 197,57 zł. W ostatnim roku zmalały więc podobnie jak przychody o 7,97% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Koszty wynagrodzeń w kontrolowanej jednostce w 2009 r. stanowiły 60,18% całości kosztów MBP, w 2010 r. – 61,70%, a w 2011 r. – 63,96%. W 2009 r. ukształtowały się na poziomie 2 529 116,70  zł, w 2010 r. – 2 578 819,00 zł, a w 2011 r. – 2 460 149,48 zł. Zmalały więc w roku kontrolowanym w porównaniu z rokiem poprzednim o 4,6% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Podstawowym elementem wynagrodzeń były wynagrodzenia zasadnicze, które w 2009 r. stanowiły 60,74%, w 2010 r.– 61,92%, a w 2011 r.– 64,68% całości wynagrodzeń Biblioteki (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Premie pracownicze w 2009 r. stanowiły 19,40%,  w 2010 r. – 13,17%, a w 2011 r. wynosiły 154 750,51 zł i stanowiły 9,72% wynagrodzeń zasadniczych (Tabela 4 – Zał. nr 6). Do realizacji funduszu premiowego, ustalonego w wysokości 20%, kontrolujący nie ma uwag.
Nagrody natomiast w Bibliotece stanowiły odpowiednio: 9,07%, 11,21% i 9,13% środków na wynagrodzenia. W roku kontrolowanym wykonano je w kwocie 224 601,75 zł (Tabela 4 - Zał. nr 6), przy funduszu nagród ustalonym w wysokości do 12% środków na wynagrodzenia.
Umowy cywilnoprawne z pracownikami MBP w 2009 r. wynosiły 5 200,00 złotych i stanowiły 0,21% całości wynagrodzeń, w 2010 r. – 600,00 zł, tj. 0,02% wynagrodzeń, a w 2011 r. – 13 300,00 zł, czyli 0,54% środków na wynagrodzenia (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Miesięczne wynagrodzenie brutto dla jednego etatu w Bibliotece w 2011 r. wyniosło 2 635,80 zł i było niższe od ubiegłorocznego o 1,40%.
Szczegółowej analizie w czasie kontroli poddano wynagrodzenia za miesiąc kwiecień 2011 r. Wynika z niej, że wynagrodzenie pracowników w tym miesiącu wyniosło 186 108,24 zł i stanowiło 7,56% całości kosztów wynagrodzeń. 
Podstawowym jego elementem było wynagrodzenie zasadnicze, które w kwietniu wyniosło 133 442,33 zł i stanowiło 71,70% miesięcznego wynagrodzenia. Pozostałe jego składniki to:  
-	dodatek za wysługę – 18 438,06 zł  - 13,82% wynagrodzeń zasadniczych,
-	premia                        12 961,60 zł  -   9,71%         „                     „    
-	nagrody                               0,00 zł  -   0,00% całości wynagrodzeń,           
-	inne dodatki               21 266,25 zł  -  11,43%     „               „
Na dodatki te złożyły się: funkcyjne (15 848,20 zł), specjalny (243,92 zł), nagroda jubileusz. – 1 006,99 zł i wynagrodz. za okres choroby – 4 167,14 zł (Tabela 5 – Zał. nr 7). 
Wynagrodzenia w Bibliotece wypłacane są na podstawie Regulaminu wynagradzania wprowadzonego zarządzeniem Nr 3/2004 Dyrektora MBP z dnia 15 marca 2004 r. ze zmianami, z których ostatnią wprowadzono zarządzeniem Nr 2/2010 z dnia 12 stycznia 2010 r. Regulamin uaktualniono o zmiany przewidziane w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 listopada 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 196, poz. 1516). Wprowadzono także jednolity tekst Regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Zabrzu.
Kontrolujący nie ma uwag do wynagrodzeń kwietniowych oraz jak wcześniej wspomniano, do realizacji funduszu premiowego.
Powyższą kontrolą objęto koszty Biblioteki za 2011 r. w wysokości 327 897,15 zł, tj. 8,53% wszystkich kosztów działalności jednostki.

IV.	Muzeum Miejskie
Muzeum Miejskie w Zabrzu, ul. 3 Maja 91, jest gminną instytucją kultury. 
Numer statystyczny – 000980725. 
Obowiązki dyrektora od dnia 1.06.2009 r. pełni Pani Urszula Wieczorek.
Główną księgową jednostki jest od dnia 1.05.1996 r. Pani Lilianna Wyrwich zatrudniona na podstawie umowy o pracę, której powierzono obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 
Muzeum na dzień 15 grudnia 2010 r. zatrudniało 13 osób na 12,5 etatach. Z zatrudnieniem takim rozpoczęło rok objęty kontrolą i do 15 grudnia 2011 r. nie zmieniło go. Średnioroczne zatrudnienie w 2011 r. wynosiło 12,5 etatów i w porównaniu z rokiem poprzednim nie zmieniło się (Tabela 1 – Zał. nr 3).
System kontroli zarządczej podlega ewaluacji. Wprowadzono Kodeks etyki zawodowej pracowników, opracowano dokumentację związaną z zarządzaniem ryzykiem, a w modernizacji systemu wykorzystano uwagi kontrolujących zawarte w ubiegłorocznym raporcie. Przypominam, że aktualnie obowiązującym w sprawie zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu jest zarządzenie Nr 818/BK/2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 11 października 2011 r.
We wspomnianym już Zarządzaniu ryzykiem zdefiniowano pojęcie ryzyka i określono etapy procesu zarządzania nim, określono misję, cele i zadania Muzeum oraz politykę zarządzania ryzykiem. Opracowano dokumentację do identyfikacji i analizy ryzyka oraz procedury postępowania w tych przypadkach (reakcja na ryzyko). Materiały te dołączono do ankiety w zał. nr 2.
Zasady rachunkowości wymagane art. 10 ustawy o rachunkowości przyjęto zarządzeniem dyrektora. Określają one pojęcie roku obrotowego i okresów sprawozdawczych, wykaz kont syntetycznych i analitycznych, opis ich funkcjonowania i zasady księgowania operacji gospodarczych, zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, częstotliwość i zasady inwentaryzacji, wykaz programów komputerowych stosowanych przez jednostkę oraz zasady archiwizowania i ochrony danych.
Instrukcję określającą zasady i tryb postępowania z dokumentacją wraz z załącznikiem w postaci wykazu akt jednostka posiada, lecz nie przesłano jej jeszcze do zatwierdzenia Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Katowicach. W instrukcji kancelaryjnej weryfikowane są nadal zapisy umożliwiające wymianę dokumentów drogą elektroniczną  z Urzędem Miejskim.
Muzeum w 2011 r. zawarło 25 umów cywilnoprawnych (jedną umowę-zlecenia na naprawę grzejnika i 24 umowy o dzieło) na łączną kwotę 20 375,00 zł, co stanowiło 2,0% wszystkich kosztów. Umowy te dotyczyły przede wszystkim artykułów do Kronik Miasta oraz innej merytorycznej działalności jednostki. Koszty wynagrodzeń bezosobowych w porównaniu z rokiem 2010 niemal nie zmieniły się – spadek o 1,53%  (Tabela 3 – Zał. nr 5).
Przychody jednostki w 2009 r. wynosiły 1 086 897,93 zł, w których dotacje stanowiły 97,48%, w 2010 r. – 1 095 453,28 zł, dotacje – 98,59%, a w 2011 roku – 1 042 484,91 zł, przy dotacjach 98,90%. W/w kwoty wskazują, że przychody Muzeum w ostatnich latach pozostają na podobnym poziomie, a w 2011 r. w porównaniu z rokiem 2010 zmalały o 4,84%, przy obniżeniu dochodów własnych o 25,68% i dotacji o 4,54% (Tabela 2 – Zał.  nr 4).
Koszty działalności jednostki w 2009 r. wynosiły 1 037 661,18 zł, w 2010 roku – 1 057 970,86 zł, a w 2011 r. – 1 017 028,63 zł. W ostatnim roku zmalały więc o 3,87% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Koszty wynagrodzeń kontrolowanej jednostki w 2009 r. stanowiły 48,94% całości kosztów Muzeum, w 2010 r. – 51,47%, a w 2011 r. – 53,24%. W 2009 r. ukształtowały się na poziomie 507 832,90 zł, w 2010 r. – 544 571,80 zł, a w 2011 r. – 541 427,40 zł. Zmalały więc w roku kontrolowanym w porównaniu z rokiem poprzednim o 0,58% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Podstawowym elementem wynagrodzeń były wynagrodzenia zasadnicze, które w 2009 r. stanowiły 59,03%, w 2010 r. – 57,4%, a w 2011 r. – 55,69% całości wynagrodzeń Muzeum (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Premie pracownicze w 2009 r. stanowiły 24,89%,  w 2010 r. – 26,99%, a w 2011 r. wynosiły 75 312,70 zł i stanowiły 24,98% wynagrodzeń zasadniczych (Tabela 4 – Zał. nr 6). Kontrolujący nie ma uwag do wykorzystania funduszu premiowego w okresie objętym kontrolą.
Nagrody w Muzeum stanowiły odpowiednio: 6,95%, 6,52% i 6,25% środków na wynagrodzenia. W roku kontrolowanym wykonano je w kwocie 33 855,00 zł (Tabela 4 - Zał. nr 6). Fundusz nagród ustalono w Muzeum w wysokości 7% środków na wynagrodzenia osobowe.
Umowy cywilnoprawne z pracownikami Muzeum stanowiły nieznaczny odsetek środków na wynagrodzenia, bo tylko 0,22% w 2009 r., 0,48 w 2010 roku, a w 2011 r. – 4 550,00 zł, tj. 0,84% wynagrodzeń (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Miesięczne wynagrodzenie brutto dla jednego etatu w Muzeum w 2011 r. wyniosło 3 609,52 zł i było wyższe od ubiegłorocznego o 6,62%.
Szczegółowej analizie w czasie kontroli poddano wynagrodzenia za miesiąc kwiecień 2011 r. Wynika z niej, że wynagrodzenie pracowników w tym miesiącu wyniosło 39 169,90 zł i stanowiło 7,23% całości kosztów wynagrodzeń. 
Podstawowym jego elementem było wynagrodzenie zasadnicze, które w kwietniu wyniosło 25 168,80 zł i stanowiło 64,26% miesięcznego wynagrodzenia. Pozostałe jego składniki to:  
-	dodatek za wysługę –   4 435,30 zł  - 17,62% wynagrodzeń zasadniczych,
-	premia                           5 333,30 zł  - 21,19%         „                     „    
-	nagrody                                0,00 zł  -   0,00% całości wynagrodzeń,          
-	inne dodatki                  4 232,80 zł  - 10,81%      „                „
na które złożyły się w dodatki funkcyjne – 3 991,20 zł oraz wynagrodzenie za czas choroby – 241,60 zł (Tabela 5 – Zał. nr 7). 
Podstawą wypłaty wynagrodzeń w Muzeum jest Regulamin wynagradzania obowiązujący od dnia 1.12.2009 r., w którym przyjęto zmiany wprowadzone od 1 grudnia 2009 r. rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 listopada 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 196, poz. 1516). 
Do kontrolowanych wynagrodzeń uwag nie wnosi się.
Kontrolą objęto koszty Muzeum za 2011 r. w wysokości 109 149,30 zł, tj. 10,73% wszystkich kosztów działalności jednostki.

V.	Teatr Nowy
Teatr Nowy w Zabrzu, Plac Teatralny 1, jest gminną instytucją kultury. Numer statystyczny – 000279284. 
Obowiązki dyrektora pełnił od dnia 1 czerwca 2007 r. Pan Jerzy Makselon (zarządzenie Nr 309/BNW/2007 Prezydenta Miasta Zabrze) powołany na stanowisko od 15 stycznia 2008 r. zarządzeniem Nr 16/KS/2008 Prezydenta Miasta Zabrze. 
Główną księgową jednostki od dnia 1 września 2000 r. jest Pani Małgorzata Gawron zatrudniona na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, której obowiązki i odpowiedzialność powierzono zgodnie z wymogami ustawy o finansach publicznych.
Teatr na dzień 15 grudnia 2010 r. zatrudniał 68 osób na 65,57 etatach. Rok kontrolowany rozpoczął z zatrudnieniem 61 osób na 58,57 etatach, by do 15 grudnia 2011 r. minimalnie je zmniejszyć do 61 osób zatrudnionych na 58,32 etatach. Średnioroczne zatrudnienie w 2011 r. wynosiło 59,97 etatów i  zmalało w porównaniu z rokiem poprzednim o 7,24% (Tabela 1 – Zał. nr 3). 
System kontroli zarządczej podlega ewaluacji. Po ubiegłorocznej kontroli dokonano sugerowanych przez kontrolujących zmian w Regulaminie kontroli zarządczej. Następnie wprowadzono zarządzeniami: zasady organizacji i komunikacji, zasady rejestrowania procedur kontroli zarządczej oraz identyfikacji i szacowania ryzyka. Przypominam, że aktualnie obowiązującym w sprawie zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu jest zarządzenie Nr 818/BK/ 2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 11 października 2011 r.
W 2011 r. w Teatrze dokonano identyfikacji ryzyka i oceny ryzyka dla następujących zadań: przygotowanie premier, wystawianie spektakli w siedzibie i w terenie, organizacja XI edycji Festiwalu Dramaturgii Współczesnej „Rzeczywistość przedstawiona” oraz organizacja półkolonii letnich w ramach programu „Lato w teatrze”. Ocenę ryzyka przeprowadzono w oparciu o kartę szacowania ryzyka z udziałem kadry kierowniczej i pracowników samodzielnych. Pozostali pracownicy na bieżąco zapoznawani są z wynikami analiz i szacunków, aby w sposób ciągły monitorować pojawiające się ryzyka. Wykorzystywane są także sprawozdania dot. analizy ilości odbytych spektakli, ilości osób uczestniczących w wydarzeniach artystycznych, raporty ze sprzedaży biletów, kalkulacje kosztów przygotowania premier, rozliczenia poszczególnych imprez, analizy przychodów oraz ciągły monitoring kosztów.
W jednostce zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości obowiązują: Zasady polityki rachunkowości; Zakładowy plan kont; Zasady amortyzacji środków trwałych; Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej; Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych; Instrukcja magazynowa, Instrukcja inwentaryzacyjna, Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, Instrukcja i ewidencja druków ścisłego zarachowania.
Instrukcję określającą zasady i tryb postępowania z dokumentacją wraz z załącznikiem w postaci wykazu akt przesłano do zatwierdzenia Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Katowicach. Nie podano, czy w instrukcji kancelaryjnej zweryfikowano zapisy, które umożliwiałyby wymianę dokumentów drogą elektroniczną  z Urzędem Miejskim Zabrze.
Teatr Nowy w 2011 r. zawarł 103 umowy cywilnoprawne na łączną kwotę 236 480,62 zł. Koszty te zwiększyły się o wypłaty należne z tytułu umów zawartych w 2010 r. – 62 251,57 zł. Stąd wynagrodzenia bezosobowe podane w ankiecie za 2011 r. wyniosły 298 732,16 zł i stanowiły 6,59% wszystkich kosztów Teatru. W porównaniu z rokiem poprzednim wzrosły one o 9,11%. Gros w/w umów (78) stanowiły umowy o dzieło związane z merytoryczną działalnością Teatru (102 470,00 zł), z których pięć zapłaconych zostanie w roku 2012. 
Umowy-zlecenia (13) na kwotę 12 760,62 zł (trzy z płatnością w 2012 r.) dotyczyły przede wszystkim zabezpieczenia p.poż. i obsługi szatniarsko-bileterskiej. 
Ponadto zawarto 7 umów o reżyserię na kwotę 91 950,00 zł i 5 umów o scenografię na kwotę 29 300,00 zł.
Przychody jednostki w 2009 r. wynosiły 4 240 243,16 zł, w których dotacje stanowiły 82,64%, w 2010 r. – 4 256 162,23 zł, dotacje – 81,19%, a w 2011 roku – 4 433 835,59 zł, przy dotacjach 78,15%. W/w kwoty wskazują, że przychody Teatru w 2011 r. wzrosły w porównaniu z 2010 r. o 4,17%, przy czym dochody własne wzrosły o 8,68%, a dotacje o 0,28% (Tabela 2 – Zał. nr 4).
Koszty działalności jednostki w 2009 r. wynosiły 4 322 339,22 zł, w 2010 roku – 4 448 577,94 zł, a w 2011 r. – 4 530 233,66 zł. W ostatnim roku wzrosły więc o 1,84% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Koszty wynagrodzeń zajmowały największą pozycję kosztów kontrolowanej jednostki i stanowiły w 2009 r. 53,69% całości kosztów Teatru,  w 2010 roku – 47,90%, a w 2011 r. – 49,64%. W 2009 r. kształtowały się w wysokości 2 320 602,04 zł, w 2010 r. – 2 130 769,27 zł, a w 2011 r. – 2 248 775,29 zł. Wzrosły więc w roku kontrolowanym w porównaniu z rokiem poprzednim o 5,54% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Podstawowym elementem wynagrodzeń były wynagrodzenia zasadnicze, które w 2009 r. stanowiły – 56,75%, w 2010 r. – 56,48%, a w 2011 r. – 63,97% całości wynagrodzeń Teatru (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Premie pracownicze w 2009 r. stanowiły 2,48%,  w 2010 r. – 6,71%, a w 2011 r. wynosiły 83 973,00 zł i stanowiły 5,84% wynagrodzeń zasadniczych (Tabela 4 – Zał. nr 6). Do naliczania i realizowania funduszu premiowego kontrolujący nie ma uwag. Ustalono go na poziomie 10% wynagrodzeń zasadniczych pracowników aneksem nr 7 do Regulaminu w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w Teatrze Nowym w Zabrzu, wprowadzonym zarządzeniem Nr 18/2010 z dnia 2 września 2010 r.
Nagrody natomiast w Teatrze stanowiły odpowiednio: 0,3%, 0,8% i 1,23% środków na wynagrodzenia. Fundusz nagród ustalono w wysokości do 3% tych środków.
Umowy cywilno-prawne z pracownikami Teatru w 2009 r. stanowiły 0,08%, a honoraria – 1,25% środków na wynagrodzenia, a w 2010 r. odpowiednio: 0,00% i 1,91%. W roku kontrolowanym także tylko honoraria w kwocie 86 290,00 zł, tj. 3,84% wszystkich środków na wynagrodzenia (Tabela 4 – Zał. nr 6).
Miesięczne wynagrodzenie brutto dla jednego etatu w Teatrze w 2011 r. wyniosło 3 124,86 zł i było wyższe od ubiegłorocznego o 4,47%.
Szczegółowej analizie w czasie kontroli poddano wynagrodzenia za miesiąc kwiecień 2011 r. Wynika z niej, że wynagrodzenie pracowników w tym miesiącu wyniosło 188 283,96 zł i stanowiło 8,37% całości kosztów wynagrodzeń. 
Podstawowym jego elementem było wynagrodzenie zasadnicze, które w kwietniu wyniosło 110 903,00 zł i stanowiło 58,90% miesięcznego wynagrodzenia. Pozostałe jego składniki to:  
-	dodatek za wysługę – 17 455,00 zł  - 15,74% wynagrodzeń zasadniczych,
-	premia                          6 403,00 zł  -   5,77%         „                     „    
-	nagrody                        6 500,00 zł  -   3,45% całości wynagrodzeń          
-	inne dodatki               47 022,96 zł  - 24,97%     „                 „
Na inne dodatki złożyły się dodatki funkcyjne (9 019,50 zł), specjalistyczne wynikające z regulaminu wynagradzania i zgodne z § 10-12. wymienionego niżej rozporządzenia, prowizja i wynagrodzenie za czas choroby.
Wynagrodzenia w Teatrze reguluje Regulamin w sprawie zasad wynagradzania pracowników obowiązujący od dnia 1.09.2005 r. z aneksami, opracowany w oparciu o rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 35, poz. 151 ze zmianami).
Kontrolujący nie ma uwag do wynagrodzeń kwietniowych oraz jak wcześniej wspomniano, do realizacji funduszu premiowego.
Powyższą kontrolą objęto koszty TN za 2011 r. w wysokości 265 853,96 zł, tj. 5,87% wszystkich kosztów działalności jednostki.

VI.	Filharmonia Zabrzańska
Filharmonia Zabrzańska w Zabrzu, ul. Park Hutniczy 7, jest instytucją kultury. 
Numer statystyczny – 001102949. 
Jej dyrektorem od 1 sierpnia 1990 roku jest Pan Sławomir Chrzanowski powołany przez Wojewodę Katowickiego, a od 1.09.1993 r. uchwałą Nr 56/93 Zarządu Miasta Zabrze. 
Główną księgową jednostki jest Pani Barbara Rech zatrudniona na podstawie umowy o pracę od dnia 1.06.1985 r. w pełnym wymiarze czasu pracy, której powierzono obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
Filharmonia na dzień 15 grudnia 2010 r. zatrudniała 74 osoby na 71,25 etatach. Rok kontrolowany rozpoczęła z zatrudnieniem 74 osoby na 72,25 etat., a zakończyła z 76 osobami zatrudnionymi na 74,0 etatach. Średnioroczne zatrudnienie w 2011 roku wynosiło 72,90 etatów i  wzrosło w porównaniu z rokiem poprzednim o 5,41% (Tabela 1 – Zał. nr 3). 
System kontroli zarządczej podlega ewaluacji. Do poprawy jego funkcjonowania wykorzystano uwagi zawarte w ubiegłorocznym raporcie oraz wiedzę pracowników uzyskaną z przebytych szkoleń. System uzupełniono o niezbędne zarządzenia i regulaminy. Przypominam, że aktualnie obowiązującym w sprawie zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu jest zarządzenie Nr 818/BK/ 2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 11 października 2011 r.
W jednostce identyfikuje się na bieżąco i w sposób ciągły wszystkie ryzyka mające związek z realizacją celów statutowo-misyjnych i inwestycji. W zakresie zadań merytorycznych za identyfikację ryzyka odpowiedzialnym jest zespół orkiestrowy. Identyfikuje on ryzyko związane z organizacją koncertów (przyczyny odwoływania koncertów, awarie sprzętu oraz frekwencję). W zakresie zadań inwestycyjnych za identyfikację ryzyka odpowiada główna księgowa ze swoim działem. Identyfikuje ryzyka w procesie finansowania, planowania, obiegu dokumentów i płatności i to zarówno w toku inwestycji w ujęciu ogólnym, jak i inwestycji odnoszących się do sprzętu muzycznego. Identyfikacja ryzyka w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi należy do wszystkich pracowników pełniących funkcje kierownicze oraz do działu kadr i administracji. Szczegóły tych działań przedstawiono w załączniku nr 1 do ankiety.
Politykę rachunkowości w Filharmonii określają następujące dokumenty:
•	Zarządzenie w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości;
•	Instrukcja kontroli finansowej;
•	Zakładowy plan kont;
•	Instrukcja obiegu dowodów finansowo-księgowych;
•	Organizacja i funkcjonowanie kontroli finansowej;
•	Gospodarka pieniężna; 
•	Gospodarka środkami rzeczowymi;
•	Zasady gospodarowania składnikami majątku ruchomego;
•	Instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów;
•	Ochrona danych księgowych;
•	Procedury kontroli finansowej związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków własnych oraz gospodarowaniem mieniem w FZ;
•	Procedury zabezpieczenia informatyki.
Wg kontrolującego w dokumentacji tej brakuje zasad dotyczących:
•	Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
•	Opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
Kontrolowana jednostka nie posiada instrukcji określającej zasady i tryb postępowania z dokumentacją wraz z załącznikiem w postaci wykazu akt zatwierdzonej przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Katowicach – jest w trakcie opracowywania. W instrukcji kancelaryjnej nie zweryfikowano zapisów, które umożliwiałyby wymianę dokumentów drogą elektroniczną  z Urzędem Miejskim Zabrze. W tej sytuacji należy to uzupełnić.
Filharmonia Zabrzańska w 2011 r. zawarła 106 umów cywilnoprawnych (105 o dzieło i jedną umowę-zlecenia) na łączną kwotę 151 070,00 zł, co stanowiło 4,42% całości kosztów jednostki. Dotyczyły one w większości działalności merytorycznej jednostki i stanowiły honoraria za występy. W wynagrodzeniach bezosobowych zaksięgowano tylko jedną umowę-zlecenia na obsługę techniczną w kwocie 130,00 zł, co przy ubiegłorocznym zerowym stanie tych wynagrodzeń, nie wpłynęło na zmianę (Tabela 3 – Zał. nr 5).
Przychody jednostki w 2009 r. wynosiły 2 879 889,11 zł, w których dotacje stanowiły 89,59%, w 2010 r. – 3 215 675,60 zł, dotacje – 87,82%, a w 2011 roku – 3 444 197,11 zł, przy dotacjach 86,75%. W/w kwoty wskazują, że przychody Filharmonii w 2011 r. wzrosły w porównaniu z 2010 r. o 7,11%, przy czym dochody własne o 16,51%, a dotacje o 5,80% (Tabela 2 – Zał. nr 4).
Koszty działalności jednostki w 2009 r. wynosiły 2 938 914,58 zł, w 2010 roku – 3 167 987,77 zł, a w 2011 r. – 3 414 488,52 zł. W ostatnim roku wzrosły więc o 7,78% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Koszty wynagrodzeń zajmowały największą pozycję kosztów kontrolowanej jednostki i stanowiły w 2009 r. 75,26% całości kosztów Filharmonii,  w 2010 roku – 68,64%, a w 2011 r. – 71,12%. W 2009 r. kształtowały się w wysokości 2 211 919,68  zł, w 2010 r. – 2 174 378,00 zł, a w 2011 r. – 2 428 311,09 zł. Wzrosły więc w roku kontrolowanym w porównaniu z rokiem poprzednim o 11,68% (Tabela 3 – Zał. nr 5). Kontrolujący sądzi, że w tegorocznej ankiecie podano błędne dane, bo wynagrodzenia te wg ubiegłorocznej ankiety wynosiły 2 324 644,14 zł, a wówczas wzrost wynosiłby 4,46%.
Podstawowym elementem wynagrodzeń były wynagrodzenia zasadnicze, które w 2009 r. stanowiły 60,08%, w 2010 r. – 55,86%, a w 2011 r. – 55,82% całości wynagrodzeń Filharmonii (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Premie pracownicze w 2009 r. stanowiły 4,08%, w 2010 r. – 3,76%, a w 2011 roku – 3,79% wynagrodzeń zasadniczych (Tabela 4 – Zał. nr 6). Do naliczania i realizowania funduszu premiowego kontrolujący nie mają uwag. Fundusz premiowy ustalono w wysokości 26,5% wynagrodzeń zasadniczych pracowników technicznych, administracji i obsługi.
Nagrody natomiast w Filharmonii stanowiły odpowiednio: 0,00%, 0,12% i 3,65% środków na wynagrodzenia, przy ustalonym funduszu w wysokości 1% (zarządzenie dyrektora nr 9/2008 z dnia 12.11.2008 r. i nr 18/2011 dot. dodatkowej wypłaty nagród).
Honoraria i umowy cywilnoprawne z pracownikami, które w 2009 r. wyniosły odpowiednio: 1 768,00 zł i 2 316,88 zł i stanowiły 0,08% i 0,11% całości wynagrodzeń, w 2010 r.: 25 021,00 zł i 0,00 zł, tj. 1,08% i 0%, a w 2011 r.: 49 885,00 i 0,00 zł, tj. 2,05% i 0% wszystkich wynagrodzeń (Tabela 4 – Zał. nr 6).
Miesięczne wynagrodzenie brutto dla jednego etatu w Filharmonii w 2010 r. wyniosło 2 775,85 zł i było wyższe od ubiegłorocznego o 4,15%.
Szczegółowej analizie w czasie kontroli poddano wynagrodzenia za miesiąc kwiecień 2011 r. Wynika z niej, że wynagrodzenie pracowników w tym miesiącu wyniosło 174 324,15 zł i stanowiło 7,18% całości kosztów wynagrodzeń. 
Podstawowym jego elementem było wynagrodzenie zasadnicze, które w kwietniu wyniosło 113 149,07 zł i stanowiło 64,91% miesięcznego wynagrodzenia. Pozostałe jego składniki to:  
-	dodatek za wysługę – 18 587,64 zł  - 16,43% wynagrodzeń zasadniczych,
-	premia                          3 700,09 zł  -   3,27%           „                „    
-	                                                         - 21,58% wyn. zasad. prac. premiow.
-	inne dodatki               38 887,31 zł  - 22,31% całości wynagrodzeń
W innych dodatkach umieszczono dodatki funkcyjne (2 394,70 zł), średnia urlopowa ze zmiennych dodatków specjalistycznych wynikających z regulaminu wynagradzania i zgodnych z § 10-12. wymienionego niżej rozporządzenia (34 871,51 zł), dodatek inspektora – 361,00 zł oraz wynagrodzenie za czas choroby – 1 260,10 zł (Tabela 5 – Zał. nr 7).  
W kontrolowanej jednostce obowiązuje regulamin wynagradzania i innych pieniężnych świadczeń związanych z pracą dla pracowników Filharmonii Zabrzańskiej z dnia 1.07.2004 r. opracowany w oparciu o rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 35, poz. 151 ze zmianami) wraz ze zmianą wynikającą z rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 19 czerwca 2008 r. zmieniającego przedmiotowe rozporządzenie (Dz. U. Nr 122, poz. 784) – zarządzenie dyrektora nr 5/2008 z dnia 23.07.2008 r. oraz z zarządzenia Nr 448/KS/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 15 czerwca 2010 r. w sprawie zasad nagradzania dyrektorów instytucji kultury, dla których organem założycielskim jest Gmina Zabrze – zarządzenie dyrektora nr 8/2010 z dnia 1.07.2010 r.
Kontrolujący nie mają uwag do wynagrodzeń lipcowych oraz jak wcześniej wspomniano, do realizacji funduszu premiowego.
Powyższą kontrolą objęto koszty Filharmonii za 2011 r. w wysokości 221 982,25 zł, tj. 6,50% wszystkich kosztów działalności jednostki.

VII.	Zabytkowa Kopalnia Węgla Kamiennego „Guido”
Zabytkowa Kopalnia Węgla Kamiennego „Guido” w Zabrzu, ul. 3 Maja 93, jest gminną instytucją kultury. 
Numer statystyczny jednostki – 240591794. 
Dyrektorem Kopalni od dnia 1.09.2011 r. jest Pan Bartłomiej Szewczyk (zarządzenie nr 701/KS/2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 31.08.11 r.), który od dnia 16.04.2011 r. pełnił obowiązki dyrektora (porozumienie zmieniające z dnia 16.03.2011 r.) i zastąpił na tym stanowisku Pana Leszka Żurka.
Główną księgową jednostki jest Pani Mirosława Skurtys-Bayer zatrudniona od dnia 7.08.2007 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę (do 31.10.2008 r. na czas określony), której powierzono obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
Kopalnia na dzień 15 grudnia 2010 r. zatrudniała 78 pracowników na 66 etatach. Rok kontrolowany rozpoczęła z zatrudnieniem 72 osób na 69 etat.,  zwiększając je do dnia 15 grudnia 2011 r. do stanu 89 osób na 85,75 etatach. Średnioroczne zatrudnienie w 2011 roku wynosiło 79,25 etatów i  wzrosło w porównaniu z rokiem poprzednim o 20,99% (Tabela 1 – Zał. nr 3). 
System kontroli zarządczej podlega systematycznej ewaluacji. Dostosowano go do zmian organizacyjnych (powstanie działu Rozwoju i Projektów) oraz do powiększającej się realizacji przedsięwzięć z udziałem środków UE. Ponadto w Regulaminie wynagradzania pracowników ZKWK „Guido” wprowadzono zmiany sugerowane w ubiegłorocznym raporcie z kontroli. Przypominam, że aktualnie obowiązującym w sprawie zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu jest zarządzenie Nr 818/BK/2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 11 października 2011 r.
Identyfikację ryzyka w zakresie celów statutowo-misyjnych i zadań powierzono w Kopalni kierownikom działów i pracownikom samodzielnym. Dział promocji identyfikuje ryzyka związane z organizowaniem działalności kulturalnej. Dział górniczy związane z działalnością merytoryczną pod kątem logistyki i zaopatrzenia mediów. Identyfikacja ryzyka w zakresie zadań inwestycyjnych należy do dz. Rozwoju i Projektów, dz. ds. realizacji projektu Europejski Ośrodek Kultury Technicznej i Turystyki Przemysłowej, głównej księgowej oraz pracowników zamówień publicznych. Identyfikacja ryzyka w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi należy do wszystkich pracowników na stanowiskach kierowniczych oraz do działu administracji i kadr. Po identyfikacji ryzyka osoby wymienione na wstępie przystępują do analizy ryzyka, która ma stworzyć mechanizm działań zapewniający jego ograniczenie i ustalenie maksymalnego dopuszczalnego poziomu jego tolerancji. Ma prowadzić do ustalenia prawdopodobieństwa jego wystąpienia oraz określić skutki jakie spowoduje. W efekcie końcowym ma określić reakcję na ryzyko. Identyfikacja ryzyka odnotowywana jest w kartach analizy ryzyka. Wyjątkowo szczegółowo opisano ten proces w załączniku nr 2 do ankiety.
Zarządzeniem nr 6/2010 z dnia 20.10.2010 r. w jednostce ustalono Zasady prowadzenia rachunkowości. Uzupełniają je zmiany do Zakładowego planu kont, Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, Instrukcja w sprawie inwentaryzacji środków majątkowych, Organizacja nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, Procedury kontroli finansowej, Ewidencja i sporządzanie sprawozdań budżetowych w zakresie wydatków strukturalnych oraz Zasady rozliczania podróży służbowych. Powyższy wykaz nie obejmuje jednak b. istotnych zagadnień dotyczących:
•	Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
•	Opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
•	Systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Kontrolowana jednostka nie posiada instrukcji określającej zasady i tryb postępowania z dokumentacją wraz z załącznikiem w postaci wykazu akt zatwierdzonej przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Katowicach. W instrukcji kancelaryjnej weryfikowane są zapisy, które umożliwiałyby wymianę dokumentów drogą elektroniczną  z Urzędem Miejskim Zabrze. W tej sytuacji należy przystąpić do opracowania w/w instrukcji, a w instrukcji kancelaryjnej zakończyć weryfikację zapisów umożliwiających wymianę dokumentów z Urzędem.
ZKWK „Guido” w 2011 r. zawarła 85 umów cywilnoprawnych (37 umów-zlecenia i 48 o dzieło) na łączną kwotę 413 841,22 zł, co stanowiło 5,52% wszystkich kosztów jednostki. Umowy-zlecenia dotyczyły przede wszystkim obsługi prawnej, opłaty przewodników oraz obsługi technicznej, dozoru i utrzymania czystości. Umowy o dzieło dotyczyły działalności merytorycznej, rozrywkowej i kulturalnej Kopalni. W wynagrodzeniach bezosobowych zaksięgowano z powyższych umów kwotę 390 049,91 zł, która stanowiła 5,20% całości kosztów i była wyższa od ubiegłorocznej o 29,17%.
Przychody jednostki w 2009 r. wynosiły 5 002 526,04 zł, w których dotacje stanowiły 75,31%, w 2010 r. – 5 070 549,78 zł, dotacje – 71,47%, a w 2011 roku – 7 705 463,13 zł, przy dotacjach 76,99%. W/w kwoty wskazują, że przychody Kopalni w 2011 r. wzrosły w porównaniu z 2010 r. o 51,97%, przy wzroście dochodów własnych o 22,56% i dotacji o 63,70% (Tabela 2 – Zał. nr 4).
Koszty działalności jednostki w 2009 r. wynosiły 4 774 398,85 zł, w 2010 roku – 5 160 720,96 zł, a w 2011 r. – 7 495 897,00 zł. W ostatnim roku wzrosły więc o 45,25% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Koszty wynagrodzeń zajmowały największą pozycję kosztów kontrolowanej jednostki i stanowiły w 2009 r. 44,18% całości kosztów Kopalni,  w 2010 roku – 50,91%, a w 2011 r. – 44,46%. W 2009 r. kształtowały się w wysokości 2 109 335,04 zł, w 2010 r. – 2 627 195,84 zł, a w 2011 r. – 3 332 387,41 zł. Wzrosły więc w roku kontrolowanym w porównaniu z rokiem poprzednim o 26,84% (Tabela 3 – Zał. nr 5). 
Podstawowym elementem wynagrodzeń były wynagrodzenia zasadnicze, które w 2009 r. stanowiły 54,68%, w 2010 r. – 57,44%, a w 2011 r. – 63,84% całości wynagrodzeń Kopalni (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Premie pracownicze stanowiły w 2009 r. 23,23%, w 2010 r. – 21,34%, a w 2011 r. – 19,32% wynagrodzeń zasadniczych (Tabela 4 – Zał. nr 6). Fundusz premiowy ustalono w Kopalni w wysokości 25% i do jego realizacji kontrolujący nie ma uwag.
Nagrody natomiast w Kopalni stanowiły odpowiednio: 4,65%, 2,18% i 2,98% środków na wynagrodzenia (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Umów cywilno-prawnych w latach 2009-2010 nie notowano, a w 2011 r. stanowiły one 0,12% wynagrodzeń Kopalni (Tabela 4 – Zał. nr 6). 
Miesięczne wynagrodzenie brutto dla jednego etatu w Kopalni w 2011 r. wyniosło 3 504,09 zł i było wyższe od ubiegłorocznego aż o 30,57%.
Szczegółowej analizie w czasie kontroli poddano wynagrodzenia za miesiąc kwiecień 2011 r. Wynika z niej, że wynagrodzenie pracowników w tym miesiącu wyniosło 265 219,41 zł i stanowiło 7,96% całości kosztów wynagrodzeń. 
Podstawowym jego elementem było wynagrodzenie zasadnicze, które w kwietniu wyniosło 175 827,67 zł i stanowiło 66,30% miesięcznego wynagrodzenia. Pozostałe jego składniki to:  
-	dodatek za wysługę – 25 869,80 zł  - 14,71% wynagrodzeń zasadniczych,
-	premia                        31 474,60 zł  - 17,90%         „                     „    
-	nagrody                               0,00 zł  -   0,00%  całości wynagrodzeń          
-	inne dodatki               32 047,34 zł  - 12,08%      „               „
W innych dodatkach są dodatki funkcyjne i śred. urlopowe – 22 737,04 zł, wynagrodzenia za czas choroby – 3 120,26 zł, dodatki specjalne 6 107,00 zł i nocne 83,04 zł (Tabela 5 – Zał. nr 7). 
W Kopalni obowiązuje Regulamin wynagradzania pracowników Zabytkowej Kopalni Węgla Kamiennego Guido wprowadzony zarządzeniem dyrektora nr 31/2011 dnia 1.09.2011 r. Opiera się on na rozporządzeniu Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446), ze zmianą wprowadzoną rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 listopada 2009 r. (Dz. U. Nr 196, poz. 1516).
Kontrolujący nie ma uwag do wynagrodzeń kwietniowych oraz jak wcześniej wspomniano, do realizacji funduszu premiowego.
Powyższą kontrolą objęto koszty Kopalni za 2011 r. w wysokości 644 726,53 złotych, tj. 8,60% wszystkich kosztów działalności jednostki.

VIII.	U w a g i    i    w n i o s k i

Kontroli dokonano we wszystkich siedmiu miejskich instytucjach kultury. Z materiałów kontroli wynika, iż na dzień 15 stycznia 2011 r. zatrudnionych w nich były 384 osoby na 360,4 etatach, a na dzień 15 grudnia 2011 r. – 399 osób na 375,9 etatach. Zatrudnienie w instytucjach kultury na przestrzeni tego roku wzrosło o 4,3%. Średnioroczne zatrudnienie w tych jednostkach w 2011 r. wyniosło 370,69 etatów i w porównaniu z rokiem poprzednim  wzrosło o 3,61% (Tabela 1 – Zał. nr 3). Największy wzrost zatrudnienia zanotowano w ZKWK „Guido” (o 20,99%), w Filharmonii (o 5,41%) i w DMiT (o 5,26%). Największy spadek natomiast w Teatrze (o 7,24%), w MOK (o 2,42%) i w MBP (o 1,34%).
Przychody zabrzańskich instytucji kultury w 2011 r. wyniosły 30 365 039,61 złotych i były niższe od ubiegłorocznych o 0,65%. Na przychody złożyły się dotacje w kwocie 21 276 809,82 zł (70,07% całości przychodów) oraz dochody własne kontrolowanych jednostek w kwocie 8 989 771,79 zł. Najwyższe przychody zanotowano: w ZKWK ”Guido” – 7 705 463,13 zł, w DMiT – 7 700 124,80 zł i w Teatrze Nowym – 4 433 835,59 zł, a najniższe w Muzeum – 1 042 484,91 zł (Tabela 2 – Zał. nr 4).
W porównaniu z rokiem 2010 dotacje wzrosły o 9,57% tj. o 1 857 947,27 zł. Najwyższe otrzymały: ZKWK ”Guido” – 5 932 625,00 zł, tj. o 63,7% więcej niż w roku 2010, Biblioteka – 3 593 386,99 zł, o 4,08% mniej i Teatr Nowy – 3 465 015,00 zł, prawie bez zmian do roku 2010 (0,28%), a najniższą Muzeum Miejskie – 1 031 000,00 zł, tj. o 4,54% mniej niż rok wcześniej. Dochody własne kontrolowanych instytucji kultury natomiast, do w/w roku, zmalały o 19,34%, tj. o 2 155 892,20 zł. Najwyższe stwierdzono: w DMiT – 5 479 250,47 zł, chociaż w porównaniu z rokiem poprzednim zmalały o 31,33%, w ZKWK ”Guido” – 1 772 838,13 zł, wzrosły o 22,56% oraz w Teatrze – 870 180,59 złotych (wzrost o 8,68%), a najniższe: w Muzeum – 11 484,91 zł, zmalały o 25,68% i w MBP – 150 082,49 zł, gdzie zmalały w porównaniu z rokiem 2010 o 51,03% (Tabela 2 – Zał. nr 4).
Koszty działalności instytucji kultury w 2010 r. wyniosły 30 398 399,51 zł i były wyższe od ubiegłorocznych o 0,36%. Największy wzrost kosztów zanotowały: ZKWK „Guido” do 7 495 897,00 zł, czyli o 45,25% i Filharmonia do 3 414 488,52 zł – o 7,78%. Największy spadek kosztów zanotowano: w DMiT do 7 833 269,38 zł (o 20,35%), w MBP do 3 846 197,57 zł, czyli o 7,97% oraz w MOK do kwoty 2 261 293,75 zł (o 7,32%). Znaczącą pozycją kosztów były wynagrodzenia osobowe pracowników (44,76%), które w porównaniu z rokiem poprzednim wzrosły o 6,92% i wyniosły 13 606 564,36 zł (Tabela 3 – Zał. nr 5). Największy wzrost kosztów wynagrodzeń zanotowano w ZKWK „Guido” (o 26,84%) i w Filharmonii (o 11,68%). Największy spadek natomiast w DMiT (o 6,86%) i w MBP (o 4,60%). Wynagrodzenia bezosobowe w kontrolowanych instytucjach kultury wyniosły w 2011 r. 889 240,08 zł, stanowiły 2,93% wszystkich kosztów tych jednostek i były wyższe od ubiegłorocznych o 16,53% (Tabela 3 – Zał. nr 5). Najwyższe zanotowano: w ZKWK „Guido” 390 049,91 zł, które stanowiły 5,20% całości kosztów i w Teatrze 298 732,19 zł – 6,59% wszystkich kosztów, a najniższe w Filharmonii 130,00 zł i w Bibliotece 16 970,00 zł – 0,44% kosztów jednostki. 
Podstawowym elementem wynagrodzeń były wynagrodzenia zasadnicze, które w 2011 r. w zabrzańskich instytucjach kultury stanowiły 62,39%, premie – 12,24% wynagrodzeń zasadniczych, a nagrody – 4,13% całości wynagrodzeń osobowych pracowników. Umowy cywilnoprawne (honoraria) z pracownikami kształtowały się na poziomie 1,29% wynagrodzeń osobowych (Tabela 4 – Zał. nr 6). Z powyższych ustaleń wynika, że w porównaniu z rokiem 2010 wynagrodzenia zasadnicze wzrosły o 3,73%, premie zmalały o 1,63%, suma nagród wzrosła o 0,37%, a umów cywilnoprawnych (honorariów) o 0,16%. Najwyższy odsetek wynagrodzeń osobowych pracowników ich wynagrodzenia zasadnicze stanowią w DMiT – 69,26% i Bibliotece – 64,68%, a najniższy w Muzeum – 55,69% i w MOK – 58,79%. Stosunek premii do wynagrodzeń zasadniczych najwyższy zanotowano w MOK – 25,31% i w Muzeum – 24,98%, a najniższy w Filharmonii – 3,79%, gdzie premia przysługuje tylko pracownikom administracyjno-obsługowym oraz w DMiT – 4,15%. Najwyższe nagrody wypłaciła Biblioteka – 224 601,75 zł, tj. 9,13% środków na wynagrodzenia, a najniższe Teatr – 27 700,00 zł i DMiT – 38 010,00 zł, które stanowiły odpowiednio: 1,23% i 1,14% tych środków. Umowy cywilnoprawne z pracownikami jednostki (honoraria) w Teatrze wyniosły 86 290,00 zł i stanowiły 3,84% środków na wynagrodzenia, w Filharmonii – 49 885,00 zł i stanowiły 2,05% tych środków. W MOK nie zawierano takich umów z pracownikami, a w ZKWK „Guido” na kwotę 3 956,76 zł, co stanowiło 0,12% środków na wynagrodzenia (Tabela 4 – Zał. nr 6).
Miesięczne wynagrodzenie brutto dla jednego etatu w kontrolowanych jednostkach w 2011 r. wynosiło 3 058,84 zł i było wyższe od wynagrodzenia roku 2010 o 8,33%. Najwyższe zanotowano w Muzeum – 3 609,52 zł i  w ZKWK „Guido” – 3 504,09 zł, a najniższe w Bibliotece – 2 635,80 zł i w Filharmonii – 2 775,85 zł. Wynagrodzenie to najbardziej wzrosło w Kopalni, aż o 30,57% i w MOK o 13,09%, a obniżyło się w porównaniu do roku poprzedniego w DMiT o 2,21% i w MBP o 1,40%.
Szczegółowej analizie w ramach niniejszej kontroli poddano wynagrodzenia za miesiąc kwiecień 2011 r. Wynika z niej, że wynagrodzenia osobowe  kontrolowanych jednostek wyniosły w tym okresie 1 059 734,31 zł i stanowiły 7,79% rocznych kosztów wynagrodzeń. Wynagrodzenia zasadnicze w kwietniu stanowiły 66,07%, nagrody – 0,61%, inne dodatki – 16,74% całości wynagrodzeń w kontrolowanym okresie, a dodatki za wysługę lat – 14,67% i premie – 12,01% wynagrodzeń zasadniczych z tego okresu (Tabela 5 – Zał. nr 7). 
W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości  w wynagrodzeniach instytucji kultury. 
Regulaminy wynagradzania pięciu z nich opracowano na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zmianami), a Filharmonii Zabrzańskiej i Teatru Nowego na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 35, poz. 151 ze zmianami). Wszystkie instytucje kultury uaktualniły regulaminy wynagrodzeń o zmiany wprowadzone rozporządzeniami Ministra Kultury i  Dziedzictwa Narodowego z dnia 19 czerwca 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 122, poz. 784) i z dnia 6 listopada 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 196, poz. 1516). Wprowadziły także do realizacji zarządzenie Nr 448/KS/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 15 czerwca 2010 r. w sprawie zasad nagradzania dyrektorów instytucji kultury, dla których organem założycielskim jest Gmina Zabrze. 
Realizacja funduszu premiowego w instytucjach kultury nie budzi zastrzeżeń kontrolującego.
Zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, od 1 stycznia 2010 r. kierownik jednostki odpowiada za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. W praktyce zabrzańskich instytucji kultury realizacja tego wymogu ustawy przedstawia się dobrze. Wszystkie jednostki wprowadziły prawidłowo systemy kontroli zarządczej, które podlegają permanentnej ewaluacji. Uwagi zawarte w ubiegłorocznym raporcie realizowano. Określono właściwie podstawę prawną wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w jednostce, którą zawiera cytowany wyżej art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy oraz § 7 Zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze oraz w Urzędzie Miejskim w Zabrzu wprowadzonych zarządzeniem Nr 818/BK/2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 11 października 2011 r. Zobowiązuje on kierowników miejskich jednostek organizacyjnych do określenia zasad kontroli zarządczej w kierowanych jednostkach, w szczególności w zakresie wyznaczania celów i zadań, identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko, a także monitorowania realizacji wyznaczonych celów i zadań. Do tworzenia, oceny i doskonalenia systemu kontroli zarządczej należy wykorzystać wskazówki zawarte w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, stanowiących załącznik do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. 
We wszystkich jednostkach prawidłowo jest identyfikowane zewnętrzne i wewnętrzne ryzyko związane z osiąganiem celów i zadań oraz odpowiednio dokumentowane zgodnie z obowiązującymi w nich Instrukcjami zarządzania ryzykiem, a z wynikami tych działań zapoznawani są pracownicy. Niektóre jednostki muszą jednak dopracować zasady (politykę) rachunkowości wymagane art. 10. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2009 roku, Dz. U. Nr 152, poz. 1223 ze zmianami), na co zwracano uwagę w poszczególnych ustępach raportu.
Wspomniane wcześniej Zasady organizacji systemu kontroli zarządczej … w § 18 stwierdzają, że na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się w szczególności: uchwały organu stanowiącego, zarządzenia Prezydenta, kierownika jednostki, regulaminy, procedury określające zasady gospodarki finansowej, procedury określające zasady kontroli wykonywania gospodarki finansowej, instrukcje, polityki, upoważnienia i pełnomocnictwa, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne. Dodać do nich trzeba konstytucję, ustawy i przepisy wykonawcze do nich (rozporządzenia) dot. zagadnień objętych działalnością jednostki. O wykorzystaniu uwag kontrolującego w sprawie konieczności dopracowania dokumentacji kontroli zarządczej należy powiadomić bezpośrednio Biuro Kontroli w wyjaśnieniach na piśmie.
Nie wszystkie kontrolowane instytucje kultury, według oświadczeń dyrektorów podanych w ankietach, posiadają instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wraz z załącznikami w postaci wykazu akt, które w większości przypadków przesłano do zatwierdzenia Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Katowicach. Podstawą ich opracowania jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zmianami). Nie we wszystkich instrukcjach kancelaryjnych zweryfikowano zapisy, które umożliwiałyby wymianę dokumentów z Urzędem Miejskim w Zabrzu drogą elektroniczną. O istotnych zmianach w tym zakresie, odbiegających od ustaleń kontroli, należy również poinformować kontrolującego w pisemnych wyjaśnieniach.
Tylko i wyłącznie te jednostki, których powyższe uwagi dotyczą, zobowiązane są ustosunkować się do nich w wyjaśnieniach pisemnych w terminie do dnia 20 marca 2012 r.
Innych nieprawidłowości w przedmiotowej kontroli nie stwierdzono.
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. 
Raport z kontroli składa się z 28 kart. Jego integralną część stanowi 7 załączników na 11 kartach.
Kierownik każdej kontrolowanej jednostki został poinformowany o przysługującym mu z mocy przepisów § 13 ust. 1 Regulaminu kontroli prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym raporcie.
Raport z kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego. 
Udostępnianie informacji w nim zawartych następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej i ustawy o dostępie do informacji publicznej. 
Raport niniejszy sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.
Jeden egzemplarz raportu (wyciąg dot. każdej oddzielnie jednostki organizacyjnej) przekazano kierownikowi kontrolowanej jednostki.

                                                   Kontrolujący:

                                                                           ..…………………………                            

Zabrze, dnia 20 lutego 2012 r.

  

Wyjaśnienia do raportu z kontroli problemowej Nr 1/2012:

1.	Dom Muzyki i Tańca pismem z dnia 19 marca 2012 r. wyjaśnił, iż opracował instrukcję określającą zasady i tryb postępowania z dokumentacją wraz z wykazem akt, które przesłane zostaną do zatwierdzenia. Uzupełnił także załącznik nr 1 do ankiety zgodnie z uwagami zawartymi w raporcie.

2.	Filharmonia Zabrzańska pismem z dnia 20 marca 2012 r. stwierdziła, że opracowuje zasady dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Ponadto wyjaśniła, że w 2011 r. otrzymano zwiększenie dotacji na wynagrodzenia pracowników w kwocie 225 000,00 zł i dlatego muzycy zamiast 5% za koncerty ponadnormowe mogli otrzymać 10 lub 15% w zależności od koncertu.

Zabrze, dnia 26 marca 2012 r.