Protokół 

z kontroli problemowej Nr 17P/08 przeprowadzonej w Wydziale Budżetu 
Urzędu Miejskiego w Zabrzu.

Kontrolę przeprowadził Zygmunt Mazurek – inspektor Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 3.07.2008r, wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od 10.07 do 5.09. 2008r.

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 
kontrola zadań dotyczących przekazywania środków dla jednostek budżetowych oraz przyjmowania i weryfikacji sprawozdań (Rb) od zakładów i jednostek budżetowych
za okres:  2007r. i pierwsze półrocze 2008r.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w następujących rozdziałach: 
I. Ustalenia  ogólne                                                                                        str. 1÷3
II. Ustalenia szczegółowe                                                                               str.3÷9

I. Ustalenia ogólne.

W okresie objętym kontrolą  Naczelnikiem Wydziału Budżetu i Finansów do 31.05.2007r była   Pani Ewa Weber., a od 01.07.2007r. Naczelnikiem Wydziału Budżetu jest Pani  Joanna Ilnicka – w okresie od 01.06.2007r. do 30.06.2007r. jako p.o. Naczelnika Wydziału a od 01.07.2007r. jako Naczelnik Wydziału.
W Wydziale nie ma stanowiska z-cy naczelnika.

Wydział Budżetu Urzędu Miejskiego w Zabrzu ( do dnia 31.05.2007r. noszący nazwę: Wydział Budżetu i Finansów) działa na podstawie Zarządzenia nr 570/OR/2003r. z dnia11.09.2003r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu: na podstawie Zarządzenia nr 152/OR/2007 z dnia 28.03.2007r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu;  na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Zabrze Nr 307/BDU/2007 w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu (t.j. z dnia 01.06.2007r. z późniejszymi zmianami), następnie na podstawie  Zarządzenia nr 821/BDU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.12.2007r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego  Urzędu Miejskiego w Zabrzu oraz przyjęcia tekstu jednolitego.

Liczba pracowników zatrudnionych w Wydziale Budżetu na dzień 5 września wynosi 17 osób, w tym 1 stażysta.

Sprawy będące przedmiotem kontroli prowadzi Wydział Budżetu. Bezpośrednio odpowiedzialnymi za realizację zadań objętych kontrolą są pracownice Wydziału: Pani  Ewa Ratajczak – kierownik Referatu, Pani  Joanna Posiłek – inspektor, Pani Ewa Giżycka – gł. specjalista Wydziału Budżetu, Pani Ewa Wojciechowska – inspektor, Pani Gabriela Steuer – inspektor, Pani Agnieszka Zdeb – inspektor, Pani Jolanta Ziętek  – inspektor, Pani  Bożena Mielczarek – inspektor, Pani Monika Reszka – młodszy referent.
Bezpośredni nadzór  nad nimi sprawuje Naczelnik Wydziału Budżetu.

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały: Naczelnik Wydziału Budżetu Pani Joanna Ilnicka, kierownik Referatu Księgowości Budżetu Miasta Pani Ewa Ratajczak, inspektor Pani Joanna Posiłek.

Działalność objęta kontrolą prowadzona jest w oparciu o:
 - Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Zabrzu (tekst jednolity przyjęty Zarządzeniem nr 821/BDU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.12.2007r.),
- Ustawy z dnia 8 marca 1990r. r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. Nr 142 poz. 1591 z 2001r. z późniejszymi zmianami),
- Regulamin wewnętrzny Nr 5/SK/2007 Skarbnika Miasta Zabrze z dnia 1 czerwca 2007r. 
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955, z 2006r.),
- Ustawę o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. (Dz. U. Nr 149, poz. 2104, z późniejszymi zmianami),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia  27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115 z 2006r. poz.781 z późniejszymi zmianami),
- Rozporządzenie Ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości  oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006r., Nr 142 poz. 1020. z późn. zm.)

Ostatnia kontrola Wydziału Budżetu była prowadzona w ramach kontroli kompleksowej Miasta Zabrze za okres od 1 stycznia 2004r do 20 lutego 2008r., przeprowadzonej  w Urzędzie Miejskim w Zabrzu przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Katowicach.
W Wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 maja 2008r. nie ma zaleceń dotyczących zagadnień będących przedmiotem niniejszej kontroli.

II. Ustalenia szczegółowe

 Przekazywanie środków dla jednostek budżetowych.

Przekazywanie środków jednostkom budżetowym na realizację zadań określonych w ich budżetach zadaniowych odbywa się w oparciu o Harmonogram wydatków budżetu Miasta Zabrze, opracowywany corocznie przez Wydział Budżetu, na podstawie  planów wydatków tych jednostek i wprowadzany w życie odpowiednim zarządzeniem Prezydenta Miasta. Harmonogramy te są aktualizowane.
  W harmonogramach uwidocznione są wielkości środków na wydatki budżetowe dla  poszczególnych jednostek budżetowych w każdym z miesięcy oraz w całym roku budżetowym. 

Harmonogram  wydatków budżetu Miasta Zabrze na 2007r. został wprowadzony Zarządzeniem Nr33/BF/2006 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29.12.2006r. (stanowi załącznik Nr 2 do Zarządzenia.).
Harmonogram ujmuje wydatki poszczególnych 80 jednostek budżetowych i Urzędu Miejskiego w ujęciu comiesięcznym i całorocznym. 
 Zarządzenie Nr 33/BF/2006 Prezydenta Miasta Zabrze wraz z załącznikami stanowi załącznik Nr 1 do protokołu.

Na podstawie Zarządzenia Nr 389/WBU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29.06.2007r.  w sprawie ustalenia harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu miasta Zabrze na 2007r. został ustalony i wprowadzony w życie z dniem podjęcia  uaktualniony Harmonogram  wydatków budżetu Miasta Zabrze na 2007r., stanowiący Załącznik Nr 2 do Zarządzenia. Harmonogram ujmuje uaktualnione wydatki poszczególnych 80 jednostek budżetowych i Urzędu Miejskiego w ujęciu comiesięcznym i całorocznym. 
Zarządzenie Nr 389/WBU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29.06.2007r. wraz z załącznikami stanowi załącznik Nr 2 do protokołu.  

Harmonogram  wydatków budżetu Miasta Zabrze na 2008r. został wprowadzony Zarządzeniem Nr 837/WBU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 31.12.2007r. (stanowi załącznik Nr 2 do Zarządzenia). Harmonogram ujmuje wydatki poszczególnych 79 jednostek budżetowych i Urzędu Miejskiego w ujęciu comiesięcznym i całorocznym w 2008 roku. 
Zarządzenie Nr 837/WBU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 31.12.2007r. wraz z załącznikami stanowi załącznik Nr 3 do protokołu.  

Na podstawie Zarządzenia Nr 350/WBU/2008 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 30.06.2008r.  w sprawie ustalenia harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu miasta Zabrze na 2008r. został ustalony i wprowadzony w życie z dniem podjęcia  uaktualniony Harmonogram wydatków budżetu Miasta  na 2008 rok (stanowi załącznik Nr 2 do Zarządzenia). Harmonogram ujmuje wydatki poszczególnych 79 jednostek budżetowych i Urzędu Miejskiego w ujęciu comiesięcznym i całorocznym w 2008 roku.
Zarządzenie Nr 350/WBU/2008 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 30.06.2008r. wraz z załącznikami stanowi załącznik Nr 4 do protokołu.  

Procedury związane z przekazywaniem środków na wydatki budżetowe do jednostek budżetowych zostały określone  w Zarządzeniu Nr 385/WBU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29.06.2007r. w sprawie: trybu i terminów przekazywania środków na wydatki dla jednostek budżetowych, odprowadzania dochodów zrealizowanych przez jednostki budżetowe . Uprzednio sprawy te regulowało Zarządzenie Nr 381/BF/2006 Prezydenta Miasta Zabrze  z dnia 31.10.2006r.
Zarządzenie Nr 385/WBU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29.06.2007r. stanowi załącznik Nr 5 do protokołu.

Zgodnie z postanowieniami w/wym. Zarządzenia Wydział Budżetu przekazuje środki na realizację wydatków budżetowych do jednostek budżetowych według zgłoszeń pisemnych  lub telefonicznych zgodnie z harmonogramem wydatków, stosownie do stanu środków na właściwym rachunku Urzędu Miejskiego. Podstawą dokonania przelewu środków jest podpisana przez Skarbnika Miasta dyspozycja przekazania środków. Podpis Skarbnika Miasta jest jednoznaczny z poleceniem przelewu środków.
Dyspozycja przekazania środków  zawiera:
 - numer rachunku bankowego  z którego przekazywane są środki,
- jednostkę  na której rzecz poleca się przekazać środki,
- tytuł przelewu,
- datę sporządzenia.

Dotacje otrzymane ze Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz innych dysponentów są przekazywane jednostkom budżetowym bez zbędnej zwłoki. 

W oparciu o otrzymane (opisane wyżej) dyspozycje upoważnieni pracownicy Wydziału przesyłają do banku polecenie przelewu.
Bez podpisanej przez Skarbnika Miasta dyspozycji przekazania środków Wydział Budżetu nie ma prawa dokonać przelewu środków do jednostek budżetowych. 
 Każdorazowo polecenie przelewu podpisują dwie upoważnione osoby.
Polecenia przelewu są przesyłane do banku drogą elektroniczną.

Wszystkie operacje związane z przekazywaniem środków na wydatki dla jednostek budżetowych są rejestrowane   w informatycznym Systemie OTAGO.
Okazane kontrolującemu dokumenty tj. dyspozycje przekazania środków były sporządzone zgodnie z procedurami wyszczególnionymi w  Zarządzeniu Nr 385/WBU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29.06.2007r. 
Kontrolującemu okazano losowo wybrane dokumenty dotyczące przekazania środków, tj.:
  - dyspozycję przekazania środków z dnia 06.11.2007r. ( stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli), 
 -  dyspozycję przekazania środków  z dnia 25.02.2008r. (stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli)..
Kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń do prowadzenia przez Wydział Budżetu spraw związanych z przekazywaniem środków na wydatki budżetowe jednostkom budżetowym Gminy Miejskiej Zabrze.

Przyjmowanie i weryfikacja sprawozdań od zakładów i jednostek budżetowych. 

Zgodnie z postanowieniami i ustalonymi procedurami Regulaminu Wewnętrznego Nr 5/SK/2007 Skarbnika Miasta Zabrze z dnia  1 czerwca 2007r. w sprawie zasad i sposobu sporządzania zbiorowych sprawozdań budżetowych Wydział Budżetu przyjmuje, analizuje i rejestruje jednostkowe sprawozdania  jednostek budżetowych i  zakładów budżetowych. 
Wyżej wymieniony regulamin stanowi załącznik nr 6 do protokołu. 
Uprzednio sprawy te  regulował Regulamin wewnętrzny Nr 4/SM/2005 Skarbnika Miasta Zabrze z dnia 27.12.2005r.

Jednostki budżetowe są zobowiązane do składania w Wydziale Budżetu następujących miesięcznych sprawozdań:
a) Rb 27-S miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego,
b) Rb 28-S miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego.
Termin składania w/wym. sprawozdań: miesięczne; do 10 dnia miesiąca za poprzedni miesiąc sprawozdawczy (za styczeń i grudzień do 18 dnia po miesiącu sprawozdawczym), roczne do 31 stycznia.

Zakłady budżetowe są zobowiązane do złożenia w Wydziale Budżetu Rb- 30 półrocznego/ rocznego sprawozdania z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych (w formie papierowej)  w terminach: półroczne do 10 lipca, roczne do 31 stycznia. Obowiązek ten dotyczył w 2007r. i dotyczy w 2008r.  35 zakładów budżetowych (wg  otrzymanego z Wydziału Budżetu wykazu jednostek organizacyjnych  - załącznik nr 7 do protokołu).  

Wymienione wyżej sprawozdania składane są w Wydziale Budżetu w formie papierowej  i elektronicznej (e-maile, dyskietki) wraz z kserokopią ostatniego wyciągu bankowego  z okresu sprawozdawczego. 

Zgodnie z przyjętymi procedurami, wyszczególnionymi w wymienionym wyżej Regulaminie wewnętrznym Skarbnika Miasta pracownik Wydziału Budżetu przyjmuje, analizuje i rejestruje otrzymane sprawozdania.
Przyjęcie sprawozdania polega na sprawdzeniu czy otrzymane w formie papierowej sprawozdanie zostało podpisanej przez upoważnione osoby i poświadczeniu otrzymania go. Następnie pracownik Wydziału w zakresie sprawozdań Rb-27s i Rb-28s dokonuje porównania formy elektronicznej sprawozdania  z formą papierową.
Forma elektroniczna sprawozdania Rb-28s zawiera więcej informacji, gdyż zawiera informacje dotyczące realizacji przez jednostkę budżetu zadaniowego tj. realizację przez jednostkę wydatków budżetowych  na poszczególne zadania.

Następnie osoba przyjmująca sprawozdanie dokonuje analizy otrzymanych sprawozdań pod względem formalno-rachunkowym i dokonuje sprawdzenia:
- zgodności z planem ujętym w Systemie OTAGO,
-występowania przekroczeń planu (wydatki wykonane, zaangażowanie)
- zgodności z kserokopią rachunku bankowego (pracownik dokonuje sprawdzenia zgodności danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym korzystając z wyciągu bankowego): suma różnicy między dochodami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S i odprowadzonymi do Organu Finansowego oraz różnicy między środkami uruchomionymi z Organu Finansowego na wydatki a wydatkami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S powinna być równa wielkości salda na wyciągu bankowym.
Sprawdzenia wymienionych warunków (oprócz ostatniego) dokonuje system informatyczny. W przypadku wystąpienia niezgodności lub przekroczeń na monitorze komputera pojawia się stosowna informacja.

Po dokonaniu weryfikacji i stwierdzeniu braku nieprawidłowości pracownik na sprawozdaniu wpisuje adnotację „sprawdzono/spr.” z jednoczesnym podaniem daty dokonania tej czynności  i podpisem. Następnie rejestruje sprawozdanie. 
W przypadku błędnego sprawozdania zostaje ono odrzucone i oddane jednostce w celu usunięcia błędów.

Wyżej opisane procedury i stosowany system informatyczny powodują, iż Wydział Budżetu dokonuje comiesięcznie kontroli realizacji planów (dochodów i wydatków budżetowych)   jednostek budżetowych, a w okresach półrocznych kontroli wykonania planów finansowych zakładów budżetowych.

Kontrolującemu przedstawiono proces przyjmowania, analizy i rejestracji sprawozdań oraz sposób działania systemu informatycznego w procesie ich sprawdzania i informowania   o zgodności wprowadzanych ze sprawozdań wielkości z planem wprowadzonym do systemu informatycznego oraz okazano losowo wybrane sprawozdania Rb- 27S i Rb-28S Domu Pomocy Społecznej Nr 1 (wraz ze stosownymi wydrukami wyciągów bankowych):
-  za okres od początku roku do 31.12.2007r. (stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli),
- za okres od początku roku do30.06.2008r. (stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli).

Kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń do przyjętych procedur oraz sposobu ich wykonywania  w stosunku do zagadnień będących przedmiotem kontroli.

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.
 
Protokół  kontroli składa się z 9 kart. Jego integralną część stanowi 11 załączników na 66 kartach. 

Kierownik kontrolowanej jednostki Pani Joanna Ilnicka została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów  §54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.

Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.

Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy  o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.

Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.
Jeden egzemplarz wręczono Naczelnikowi Wydziału Budżetu – Pani  Joannie Ilnickiej. 
 
Zabrze, dnia 29.09.2008r.

Za jednostkę kontrolowaną:                                                             Kontrolujący: