BK.0910-1/2009
L.dz. 18 /2009

SPRAWOZDANIE
z działalności Biura Kontroli
za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2008 r.

       Niniejsze sprawozdanie sporządzono na podstawie art. 38 ust. 4 Regulaminu kontroli wewnętrznej, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 7/BK/2008 Prezydenta Miasta Zabrze – Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 22 stycznia 2008 r. (z późn. zm.).
W okresie sprawozdawczym Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu przeprowadziło kontrole w następujących jednostkach i komórkach organizacyjnych:
1.	Wydział Budżetu – planowana kontrola problemowa Nr 17P/08 w zakresie prawidłowości wykonywania zadań dotyczących przekazywania środków dla jednostek budżetowych oraz przyjmowania i weryfikacji sprawozdań (Rb) od zakładów i jednostek budżetowych. Kontrolą objęto okres: od początku stycznia 2007r. do końca I półrocza 2008r. Kontrolujący nie wniósł zastrzeżeń do zakresu działalności wydziału, który był przedmiotem kontroli.
2.	Dom Pomocy Społecznej Nr 3 w Zabrzu – planowana kontrola kompleksowa                   Nr 19P/08 w zakresie działalności statutowej, a w szczególności prawidłowego prowadzenia spraw organizacyjnych i pracowniczych, prawidłowości dysponowania środkami finansów publicznych (w tym sprawdzenie danych z ankiety za 2007r.) oraz prawidłowości gospodarowania mieniem. Kontrolą objęto okres: od 2 stycznia 2007r. do końca I półrocza 2008r. Kontrolujący nie wniósł uwag i nie złożył wniosków mających związek z przedmiotem kontroli. Protokół został podpisany przez kontrolowanego bez wnoszenia uwag.
3.	MPKG Sp. z o.o. w Zabrzu-Lider Konsorcjum – planowana kontrola problemowa Nr 20P/08 w zakresie realizacji umowy Nr 3 CRU/2341/07 z dnia 11 października 2007r. Kontrolą objęto czas obowiązywania umowy, która zobowiązywała wykonawcę do eksploatacji Zakładu Segregacji i Kompostowni oraz do zbiórki odpadów biodegradowalnych na terenie gminy Zabrze - od października 2007r. do lipca 2008r. Kontrolujący nie sformułowali odrębnych zaleceń, natomiast uwagi zapisane w protokole, a dot. sposobu dokumentowania działań określonych w umowie, były uwzględniane przez kontrolowanego już w trakcie trwania kontroli. Mając na uwadze konsekwencje finansowe, jakie może ponosić Gmina w zakresie gospodarki odpadami już w roku 2010 (w szczególności w aspekcie obowiązujących dyrektyw unijnych), kontrolujący przekazali jeden egzemplarz protokołu kontroli do Wydziału Ekologii.
4.	Centrum Kształcenia Ogólnego i Zawodowego w Zabrzu – planowana kontrola kompleksowa Nr 21P/08 w zakresie prawidłowego prowadzenia spraw organizacyjnych i pracowniczych, dysponowania środkami finansów publicznych (w tym sprawdzenie danych z ankiety za 2007r.) oraz prawidłowego gospodarowania mieniem. Kontrolą objęto okres: od początku stycznia 2007r. do końca I półrocza 2008r. Kontrolujący ustalił różnice w wartościach księgozbioru wykazanych w bilansie zamknięcia na koniec 2006r. i w bilansie otwarcia na 1 stycznia 2007r. - dane z badania ankietowego były niezgodne ze stanem faktycznym. Inwentaryzację w 2006r. przeprowadzono z naruszeniem ustawy o rachunkowości, stąd wniosek o powtórne jej przeprowadzenie na koniec 2008r.  Zastrzeżenia kontrolującego dot. również wewnętrznych regulacji organizacyjno-prawnych, które zdaniem kontrolującego wymagają aktualizacji. W zakresie remontów kontrolujący stwierdził, że kontrolowany nie wystąpił do Prezydenta Miasta z wnioskiem o dokonanie przeniesień między paragrafami i niewłaściwie zaklasyfikował fakturę usługową na kwotę 5 822,31 zł, dokonując tym samym przekroczenia planu wydatków remontowych na 2007r. Uwagi kontrolującego dot. zaniżonego o kwotę 10 821,81 zł ZFŚS. W zakresie zawierania umów kontrolujący ustalił, że nie chronią one w należyty sposób interesu jednostki, w szczególności jeśli chodzi o nieodpłatne użytkowanie warsztatu przyszkolnego.Kontrolowany podpisał protokół kontroli bez wnoszenia zastrzeżeń. W dniu 29 grudnia 2008r. kontrolowany dostarczył obszerną informację o realizacji zaleceń pokontrolnych.  
5.	Ośrodek Rehabilitacji Dzieci Niepełnosprawnych w Zabrzu – planowana kontrola kompleksowa Nr 22P/08 w zakresie działalności statutowej, a w szczególności prawidłowego prowadzenia spraw organizacyjnych i pracowniczych, pozyskiwania i wydatkowania środków finansów publicznych (w tym sprawdzenie danych z ankiety za 2007r.) oraz prawidłowego gospodarowania mieniem. Kontrolą objęto okres: od początku stycznia 2007r. do końca I półrocza 2008r. Kontrolujący nie sformułował odrębnych zaleceń, natomiast w zapisie protokołu pojawiły się uwagi zobowiązujące kierownika jednostki do aktualizacji strony informacyjnej BIP, dokonania opisów sprzętu i wyposażenia zgodnie z zasadami wynikającymi z KŚT i powtórzenia inwentaryzacji przeprowadzonej w roku 2007. Protokół podpisany został bez wnoszenia zastrzeżeń.
6.	Miejska Bursa Szkolna w Zabrzu – planowana kontrola kompleksowa Nr 23P/08 w zakresie prawidłowego prowadzenia spraw organizacyjnych i pracowniczych, pozyskiwania i dysponowania środkami finansów publicznych (w tym sprawdzenie danych        z ankiety za 2007r.) oraz prawidłowego gospodarowania mieniem. Kontrolą objęto okres od początku stycznia 2007r. do końca I półrocza 2008r. Kontrolujący nie wnosił uwag co do poprawności prowadzenia spraw organizacyjnych i pracowniczych, a także co do sposobu prowadzenia księgowości oraz gospodarki pieniężnej, zamówień publicznych oraz sposobu gospodarowania mieniem w kontrolowanej jednostce.
7.	Jednostka Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami w Zabrzu – planowana kontrola kompleksowa Nr 24P/08 w zakresie prawidłowości prowadzenia spraw organizacyjnych i pracowniczych, dysponowania środkami finansów publicznych            (w tym sprawdzenie danych z ankiet za 2007r.) oraz prawidłowości gospodarowania mieniem. Kontrolujący przerwał kontrolę, informując o tym fakcie Prezydenta Miasta pismem z dnia 05.12.2008r. Na mocy zmiany polecenia kontroli z dnia 30 grudnia 2008r. kontrola została wznowiona – zakres zmian dot. składu kontrolującego i czasu trwania kontroli.
8.	Szkoła Podstawowa Nr 15 – planowana kontrola kompleksowa Nr 25P/08 w zakresie prawidłowego prowadzenia spraw organizacyjnych i pracowniczych, dysponowania środkami finansów publicznych (w tym sprawdzenie danych z ankiety za 2007r.) oraz prawidłowego gospodarowania mieniem. Kontrolą objęto okres od początku stycznia 2007r. do końca I półrocza 2008r. Kontrola nie zakończyła się 18 grudnia 2008r. z powodu absencji chorobowej kontrolującego i będzie kontynuowana w następnym półroczu.
9.	Wydział Budownictwa – planowana kontrola problemowa Nr 26P/08 w zakresie kontroli zadań dot. opiniowania podziału terenu i prowadzenia postępowań lokalizacyjnych oraz wydawania opinii, zaświadczeń, postanowień i decyzji zgodnie z ustawą o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, a także ustawą prawo budowlane. Kontrolą objęto rok 2007 i I półrocze 2008r. Uwagi kontrolującego realizowano na bieżąco, dlatego odstąpiono od formułowania pisemnych zaleceń. Kontrolowany podpisał protokół bez wnoszenia zastrzeżeń.
10.	Miejskie Placówki Oświatowe – planowana kontrola problemowa Nr 27P/08 w zakresie poddania analizie danych zawartych w ankietach pod kątem prawidłowości dysponowania środkami finansów publicznych i gospodarowania mieniem zgodnie z wymogami ustawy o finansach publicznych (w szczególności obowiązek kontroli co najmniej 5% wydatków jednostki w danym roku budżetowym). Kontrolą objęto 100 jednostek organizacyjnych, a w tym: 33 przedszkola, 23 szkoły podstawowe, 8 gimnazjów, 5  zespołów szkolno-przedszkolnych, 6 zespołów szkół specjalnych, 18 pozostałych zespołów szkół, CKPiDZ, 4 ogniska pracy pozaszkolnej oraz poradnię psychologiczno-pedagogiczną                 i bursę. Kontrolę zaplanowano w terminie do dnia 31 stycznia br., kiedy opracowane zostaną jej ostateczne wyniki.
11.	Urząd Miejski w Zabrzu oraz Katowicka Specjalna Strefa Ekonomiczna S.A. w Katowicach – pozaplanowa kontrola problemowa Nr 1N/08, wynikająca z zaleceń pokontrolnych RIO w Katowicach (WK-6100/46/2/07) o brzmieniu: przeanalizować prawidłowość przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości przeprowadzanych przez KSSE S.A. na podstawie umowy Nr CRU/1982/2002 /…/. Protokół z przedmiotowej kontroli, którą przeprowadzono w okresie sprawozdawczym, został przekazany do Skarbnika Miasta celem przesłania do RIO w Katowicach w terminie określonym w Odpowiedzi na zalecenia pokontrolne. Kontrolujący „prawidłowość przeprowadzania przetargów przez KSSE S.A.” nie stwierdzili podstaw do występowania o naprawienie wynikłej szkody z uwagi na fakt, że w świetle dokonanych ustaleń Gmina Zabrze nie poniosła szkód ze strony wykonawcy umowy Nr CRU/1982/2002.
12.	Jednostka Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami w Zabrzu – pozaplanowa kontrola problemowa Nr 1-2N/2008 zlecona w związku ze skargą mieszkańca Zabrza z powodu rzekomego pominięcia w trakcie przydziału ogródka przydomowego, na który zawarł umowę dzierżawy inny mieszkaniec. Analiza dokumentów w sprawie nie potwierdziła nieprawidłowości w postępowaniu kontrolowanej jednostki. Na uwagę zasługuje fakt, że Miasto wystąpiło z pisemną propozycją dzierżawy innej działki będącej w bezpośrednim sąsiedztwie z budynkiem, w którym mieszka skarżący, lecz do tej propozycji skarżący nie odniósł się. Protokół z kontroli Nr 1-2N/2008 został przesłany na adres skarżącego.
       
           Planu pracy Biura Kontroli na II półrocze 2008r. z dnia 26 czerwca 2008r. nie wykonano w całości z powodu tzw. przyczyn obiektywnych. Na wniosek naczelnika Wydziału Księgowości Urzędu i naczelnika Wydziału Podatków i Egzekucji Administracyjnej planowane Kontrole problemowe 16P/2008 i 18P/2008 za zgodą Prezydenta Miasta przeniesione zostały na II kwartał 2009r. Zmiana kalendarza kontroli podyktowana była faktem, że w okresie sprawozdawczym oba te wydziały poddawane były niezapowiedzianej kontroli zewnętrznej (Kontrola RIO w Katowicach oraz dwie kontrole NIK). 
      W analizowanym okresie przeprowadzono 10 kontroli planowych, w tym 6 kompleksowych i 4 problemowe oraz 2 kontrole pozaplanowe.
Protokoły kontroli zgodnie z § 49 ust. 1 pkt d  Statutu Miasta Zabrze w związku z § 50 pkt a Statutu Miasta Zabrze są przekazywane do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

Zabrze, dnia 12 stycznia 2009r.