PROTOKÓŁ
kontroli kompleksowej Nr P8/2009 przeprowadzonej 
w  Szkole Podstawowej Nr 31 w Zabrzu

Numer statystyczny jednostki: 000727363
Kontrolę przeprowadził mgr  Zbigniew  F r u k – główny specjalista z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 5 maja 2009 r. wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 18 maja do dnia 19 czerwca 2009 r. ( Zał. nr 1). Od dnia 3 czerwca do kontroli włączony został na podstawie Zmiany polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 3 czerwca 2009 r. wydanej przez Prezydenta Miasta inspektor tegoż Biura  p. Artur  N o w a k o w s k i  (Zał. nr 2).

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 
-	sprawy organizacyjne i pracownicze,
-	dysponowanie środkami finansów publicznych,
-	gospodarowanie mieniem,
-	sprawdzenie danych podanych w ankiecie za 2008 r.

Kontrolą objęto okres 2008 roku.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I.	U s t a l e n i a    o g ó l n e                                                            str.   1
II.	U s t a l e n i a    s z c z e g ó ł o w e                                             str.   4 
1.	Sprawy organizacyjne i pracownicze                                                 str.   4 
2.	Dysponowanie środkami finansów publicznych                                str.   7           
3.	Gospodarowanie mieniem                                                                  str.  12 

I.     U s t a l e n i a     o g ó l n e   

Szkoła Podstawowa Nr 31 w Zabrzu, przy ul. Jordana 7 mieści się w stuletnim budynku rozbudowanym w 1934 r. o powierzchni zabudowy 1239,0 m², powierzchni użytkowej 4719,0 m² i  kubaturze 15493,0 m³, oraz w sali sportowej z łącznikami dobudowanej w 2004 r. o pow. zabudowy 1222,26 m², powierzchni użytkowej 1401,80 m² i  kubaturze 11051,94 m³, posadowionych na działkach nr 859/0.7 o powierzchni 5174 m², nr 557/0.7 o pow. 746 m² i nr 560/0.7 o pow. 91 m². Wspomniana nieruchomość stanowi własność Gminy Miejskiej Zabrze (KW nr 10130 i 27642). Powyższe dane przyjęto na podstawie książki obiektu budowlanego t. II z dnia 1.09.1999 r. 
Decyzją nr 22/02 Zarządu Miasta Zabrze z dnia 22 kwietnia 2002 r. nieruchomość oddano w trwały zarząd dyrektorowi Szkoły, w celu prowadzenia działalności statutowej. 
Na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Zabrzu Nr VIII/66/99 z dnia 15 lutego 1999 r. w sprawie ustalenia planu sieci publicznych szkół podstawowych oraz granic obwodów publicznych szkół podstawowych, których organem prowadzącym jest miasto Zabrze, aktem Nr 28/VIII/66/99/i/NO przekształcono z dniem 1 września 1999 r. istniejącą dotychczas publiczną szkołę podstawową ośmioklasową, w sześcioklasową. Aktualne granice obwodu Szkoły ustalono zmianą Nr XXXVII/432/05/84/i/NO do w/w aktu z dnia 11 grudnia 2006 r.
Uchwałą Nr XXXIV/520/01 z dnia 25 czerwca 2001 r. Rada Miasta w Zabrzu wyraziła zgodę na utworzenie z dniem 1.09.2001 r., od poziomu klasy czwartej w Szkole, klas sportowych o profilu piłka nożna.
Dyrektorem Szkoły od  1 września 2006 r. jest Pani mgr Barbara Garczyk, której Prezydent Miasta zarządzeniem Nr 729/WO/06 z dnia 17 lipca 2006 r. powierzył to stanowisko do 31 sierpnia 2011 r., udzielając pełnomocnictwa do ogółu czynności zwykłego zarządu, a w szczególności do dysponowania kontem bankowym jednostki, oraz pełnomocnictwa do reprezentowania gminy przed wszystkimi sądami w sprawach dotyczących kierowanej placówki.
Wicedyrektorem od dnia 1 września 2006 r. jest Pani mgr Kornelia Frey.
Główną księgową Szkoły jest Pani Elżbieta Saternus, zatrudniona od dnia 2 stycznia 2006 r. na czas nieobecności p. Izabeli Bartkowiak (urlop macierzyński i wychowawczy), a od 1 stycznia 2008 r. na czas nieokreślony, w pełnym wymiarze czasu pracy, której w dniu 2 stycznia 2006 r. powierzono obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
Sekretarzem Szkoły jest od 1 września 1999 r. ………………., zatrudniona wcześniej na czas określony jako intendentka, od 4.08.1997 r. w wymiarze 0,5 etatu, od 1.01.98 r. – 0,75 etatu, a od 1.09.98 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. 
Sprawy kadrowe w kontrolowanej jednostce prowadzi samodzielny referent ………………. zatrudniona od 1 stycznia 2004 r., początkowo w wymiarze 0,5 etatu, potem 0,75, a od dwóch lat na pełnym etacie.
Intendentką w Szkole od 1.09.1999 r. jest …………………… zatrudniona od 1 marca 2008 r. w pełnym wymiarze czasu pracy, a poprzednio 0,75 etatu.
Wyjaśnień w czasie kontroli oprócz dyrektora, udzielały w/w pracownice administracji i księgowości.
Poprzednia kontrola jednostki o podobnym zakresie przeprowadzona była w dniach 16.01. – 17.03.2006 r. Zalecenia pokontrolne wykonano. 
Za lata 2002-04, 2005, 2006, 2007 i 2008 Szkoła kontrolowana była systemem  ankietowym przez Wydział Audytu i Kontroli, Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu. Zalecenia pokontrolne wykonano.
Działalność finansową, w okresie objętym kontrolą, Szkoła prowadziła w oparciu o :
-	ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym – j. t. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty – j. t. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela – j. t. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – j. t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych – Dz. U.  Nr 249, poz. 2104 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – j. t. Dz. U. z  2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane – j. t. Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku  dochodowym od osób prawnych – j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zmianami, (zagadnienia dotyczące amortyzacji środków trwałych ujęte w art. 16a-16m),
-	rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) – Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zmianami,
-	rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom powierniczym – Dz. U. Nr 191, poz. 1957,
-	rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych – Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zmianami,
-	rozporządzenie  Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych  oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną – Dz. U. Nr 116, poz. 783,
-	rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – Dz. U. Nr 142, poz. 1020,
-	uchwałę Nr XXXVIII/441/05 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie wskazania oświatowych jednostek budżetowych, które utworzą rachunek dochodów własnych i ustalenia źródła tych dochodów oraz ich przeznaczenia, dla których organem prowadzącym jest Miasto Zabrze,
-	uchwałę Nr XVII/220/07 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie budżetu miasta Zabrze na rok 2008 z późniejszymi zmianami.

II.     U s t a l e n i a     s z c z e g ó ł o w e

1.	Sprawy organizacyjne i pracownicze
Szkoła Podstawowa Nr 31 w Zabrzu posiada Statut Publicznej Sześcioletniej Szkoły Podstawowej przyjęty uchwałą Rady Pedagogicznej z dnia 16 października 2001 r., znowelizowany w uchwałą z dnia 30 stycznia w 2008 r.  Sporządzono go w oparciu o rozporządzenie MEN z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów ... (Dz. U. Nr 61, poz. 624 z późniejszymi zmianami). Nie przywołano jednak rozporządzenia MEN z dnia 9 lutego 2007 r. zmieniającym przytoczone wcześniej (Dz. U. Nr 35, poz. 222), chociaż to ono ustaliło obowiązującą dzisiaj jego wersję.
Wg projektu organizacyjnego na rok szkolny 2007/08 Szkole zatwierdzono 36,61 etatów nauczycieli i 12,25 (od lutego 2008 r. – 12,75 etatów administracyjno-obsługowych), w tym administracyjnych – 3 etaty. 
Projekt opracowywany był na 18 oddziałów – 422 uczniów. 
Wg projektu organizacyjnego na rok szkolny 2008/09 Szkole zatwierdzono 37,4 etatów nauczycieli i 12,76 etatów administracyjno-obsługowych, w tym 3 etaty administracyjne. 
Projekt opracowywany był na 18 oddziałów – 412 uczniów. 
W 2008 r. średnioroczne zatrudnienie nauczycieli wynosiło 33,47 etatów, a pozostałych pracowników –  12,68 etatów. Kontrolujący nie ma uwag do wielkości zatrudnienia w tym okresie.
Aktualnie w szkole uczy się 409 uczniów w 18 oddziałach.
W czasie kontroli w SP Nr 31 zatrudnionych było 41 nauczycieli, z których 28  pełnozatrudnionych, a 13 na 6,10 etatach oraz 14 pracowników niebędących nauczycielami na 13,64 etatach, z których 11 osób w pełnym wymiarze czasu pracy. Stanowiska administracyjne zajmują 3 osoby i intendentka, czyli w sumie 4 etaty, a obsługowe 10 osób na 9,64 etatach. 
Akta osobowe pracowników prowadzone są zgodnie z rozporządzeniem MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami). Kontroli poddano wszystkie akta osobowe pracowników niebędących nauczycielami oraz 6 losowo wybranych akt osobowych nauczycieli. 
Pracownicy niebędący nauczycielami zatrudnieni są na podstawie Kodeksu pracy oraz  Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Zabrze z dnia 25 kwietnia 2002 r.
W okresie objętym kontrolą wynagradzani byli na podstawie uchwały Nr XVII/222/07  Rady Miejskiej w Zabrzu  z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania i wartości punktu ... – odpowiednio 520 i 4 zł, a od 1 kwietnia 2008 r. uchwały Nr XXII/271/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17 marca 2008 r. ustalającej najniższe wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 600 zł. 
Nie stwierdzono odstępstw od ustaleń w/w dokumentów, a ujawnione nieprawidłowości formalne usunięto w trakcie kontroli.  
Zatrudnienie nauczycieli prowadzone jest w oparciu o Kartę Nauczyciela, a  ich wynagrodzenia w 2008 r. wypłacane były na podstawie rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181 ze zmianami), uchwały Nr XXII/272/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17 marca 2008 r. w sprawie ustalenia stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze, poprzez podwyższenie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego i  uchwały Nr XXII/269/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17 marca 2008 r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy... ”. Podobnie jak w przypadku pozostałych pracowników, nie stwierdzono nieprawidłowości w zatrudnianiu i wynagradzaniu nauczycieli. 
Uwagi kontrolującego budzi natomiast sposób potwierdzania przez pracowników obecności w pracy. Osoby pełniące w Szkole funkcje kierownicze nie potwierdzają obecności. Pani …………………. nie podpisała wyjścia dnia 20 maja oraz przyjścia 21 maja, chociaż była w pracy. Pan ………………. nie podpisał listy obecności od 8 kwietnia, p. ……………………. w dniach 19 – 21 maja br., p. …………………… od 8 maja br., p. …………….. 15, 20 i 21 maja, a p. ……………………. 19-21 maja. Zagadnienie to nie jest kontrolowane na bieżąco – brak podpisów osoby odpowiedzialnej. W czasie kontroli p. Wiesławę P. uczyniono osobą odpowiedzialną za bieżące sprawdzanie list obecności i potwierdzanie tego faktu podpisem na listach po zakończeniu każdego tygodnia pracy. W dniu 18 czerwca br. w czasie ponownej kontroli list obecności stwierdzono poprawę, jednak zdarzyły się sporadyczne przypadki braku podpisów.
W kontrolowanej jednostce obowiązują następujące przepisy wewnętrzne: 
-	Polityka rachunkowości w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości  w SP Nr 31 w Zabrzu wprowadzona zarządzeniem dyrektora nr 06/07/ 2008 z dnia 13 czerwca 2008 r. obowiązująca od dnia 1 stycznia 2008 r. Dokument ten w podstawie prawnej powołuje nieaktualne już wówczas rozporządzenie MF z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U Nr 153, poz. 1752). W drugiej podstawie prawnej pomylono datę rozporządzenia RM – 11 sierpnia 2005 r., zamiast 11 sierpnia 2004 r. oraz nieprecyzyjnie przytoczono jego tytuł. Właściwe przywołano w części ogólnej protokołu – str. 4.
W części ogólnej podaje on miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych, określa pojęcie roku obrotowego oraz okresy sprawozdawcze i rodzaje sprawozdań. Wymienia programy komputerowe stosowane w jednostce oraz opisuje technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych (dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych oraz wykazu inwentarza). Określa terminy inwentaryzacji, metody wyceny aktywów i pasywów, zakładowy plan kont oraz zasady ochrony, udostępniania i przechowywania dokumentów.
•	Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów – bez daty,
•	Zakładowy plan kont, zatwierdzony zarządzeniem dyrektora nr 3/07/08 z dnia 29 stycznia 2008 r.
•	Instrukcja w sprawie przechowywania i zabezpieczenia dokumentów finansowo-księgowych z dnia 29 stycznia 2008 r.
•	Regulamin kontroli wewnętrznej SP-31 w Zabrzu – bez daty, podający obszary kontroli wewnętrznej, jej częstotliwość oraz osoby odpowiedzialne, które podpisem stwierdziły, że przyjęły go do wiadomości celem stosowania i przestrzegania,
-	Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych SP Nr 31,  z dnia 20 stycznia 2000 r., który zaakceptowały związki zawodowe. Tworzenie funduszu podane w regulaminie jest nieaktualne. Do regulaminu wprowadzono zmiany aneksem nr 1 z dnia 15.05.05 r. i aneksem nr 2 z dnia 18.11.06 r., także zaakceptowane przez związki. Wątpliwości kontrolującego budzi wiek dzieci objętych świadczeniami - od 1 roku do 25 lat bez bliższego wyjaśnienia. W tym zakresie należy doprowadzić regulamin do zgodności z ustawą. 
-	Warunki korzystania ze stołówki szkolnej w SP nr 31 w Zabrzu zaakceptowane przez Panią Prezydent pismem WO.AR-0718-48/2008 z dnia 15 października 2008 r.

2.	Dysponowanie środkami finansów publicznych  

A. Szkoła Podstawowa Nr 31 prowadzi gospodarkę finansową, w oparciu o plany jednostkowe dochodów i wydatków oraz przepisy wymienione w ustaleniach ogólnych protokołu, głównie dla trzech rozdziałów klasyfikacji budżetowej, tj.:
-	80101 – Szkoły podstawowe
-	80148 – Stołówki szkolne
-	85401 – Świetlice szkolne

Na 2008 r. w rozdziałach tych zaplanowano kwotę 1 988 200 zł, z której w poszczególnych n/w następująco:
-	80101    -    1 824 506 zł
-	80148    -         73 036 zł
-	85401    -         90 658 zł
W dniu 29 stycznia 2008 r. plan wydatków Szkoły został zatwierdzony na kwotę 1 996 811 zł, z czego w w/w rozdziałach odpowiednio na kwoty:
-	1 844 097 zł
-	     74 536 zł
-	     78 178 zł
Gros środków – 66,86% przewidziano w planie na wynagrodzenia osobowe pracowników, a z pochodnymi od nich – 90,81% wszystkich wydatków, w tym odpis na ZFŚS wyniósł – 4,24% tych wydatków.
W ciągu roku objętego kontrolą plan zwiększono o 5,05%, czyli do kwoty 2 097 618 zł, a  wykonano go w 99,65%, tj. w kwocie 2 090 338,95 zł. Szczegółowo przedstawia to zamieszczona dalej tabela:

Paragraf	                  Nazwa paragrafu	Plan
pierwotny	Plan po
zmianach	     Wykonanie	
3110	Świadczenia społeczne	0	2 500	       2 096,56	
4010	Wynagrodzenia osobowe pracowników	 1 335 050	1 433 677	1 428 259,84	
4040	Dodatkowe wynagrodzenie roczne	101 417	91 072	     91 068,89	
4110	Składki na ubezpieczenia społeczne	247 514	217 882 	   216 572,33	
4120	Składki na fundusz pracy	34 732	34 973	     34 884,08	
4170	Wynagrodzenia bezosobowe	9 800	2 956	       2 956,00	
4210	Zakup materiałów i wyposażenia	41 398	27 151	     27 138,84	
4240	Zakup pomocy nauk., dydakt. i książek	3 200	3 200	       3 194,59	
4260	Zakup energii	88 981	129 981	   129 981,00	
4270	Zakup usług remontowych	7 500	24 518	     24 518,00	
4280	Zakup usług zdrowotnych	 1 500	1 500	       1 500,00	
4300	Zakup usług pozostałych	16 115	17 170	     17 141,82	
4350	Zakup usług dostępu do sieci Internet	1 500	1 245	       1 244,40	
4370	Opłaty z tytułu zakupu usług telef.stac.	5 600	4 800	       4 800,00	
4410	Podróże służbowe krajowe	1 400	450	          448,80	
4430	Różne opłaty i składki	4 500	3 920	       3 910,80	
4440	Odpisy na ZFŚS	84 704	87 773	     87 773,00	
  4740	Zakup materiałów papierniczych	5 400	5 400	       5 400,00	
  4750	Zakup akcesoriów komputerowych	6 500	7 450	       7 450,00	
	            R a z e m	1 996 811	2 097 618	2 090 338,95	

Z tabeli wynika, że planowanie w jednostce nie budzi zastrzeżeń. Nie przewidziano tylko rzeczywistych kosztów energii oraz wszystkich potrzeb w zakresie zakupu usług remontowych, chociaż przy przyjętym w gminie Zabrze sposobie ich planowania jest to w pełni usprawiedliwione. 
Zarządzeniem Prezydenta Miasta Nr 251/WBU/08 z dnia 21 maja zwiększono plan wydatków w paragrafie 4270 o kwotę 17 018 zł na remont sali lekcyjnej zgodnie z wymogami Sanepidu. Przygotowanie wymaganych dokumentów oraz realizacja remontu nie budzi zastrzeżeń. Uwagi kontrolujących dotyczyły jedynie braku protokołu odbioru w dokumentach księgowych Szkoły, razem z fakturą. Protokół ten przechowywany był przez kierownika jednostki z dokumentami postępowania, przygotowania i organizacji robót.
Zarządzeniem Prezydenta Miasta Nr 514/WBU/08 z dnia 22 sierpnia Szkoła otrzymała środki w kwocie 10 438 zł, na dodatkowe zadanie – język angielski, a zarządzeniem Prezydenta Nr 535/WBU/08 z dnia 29 sierpnia zwiększenie planu wydatków o 46 000 zł w paragrafie 4010 (wynagrodz. osobowe) w rozdziałach szkoły i świetlicy. 
Z istotniejszych zmian w planie, należy wspomnieć o zwiększeniu paragrafu 4260 (zakup energii) o kwotę 30 tys. zł (zarządz. Prez. M. Nr 663/WBU/08 z dnia 31 października). 
Budżet realizowano zgodnie z planem. Najwięcej środków przeznaczono na wynagrodzenia osobowe pracowników (§ 4010) – 68,33%, a z pochodnymi od wynagrodzeń (§ 4040, 4110, 4120, 4170 i 4440) – 89,05%, z czego odpis na ZFŚS wyniósł 4,20% całego budżetu Szkoły. 
W szkole jest prowadzony Rejestr umów zawartych przez SP Nr 31 w Zabrzu, w którym zarejestrowano 71 umów – ostatnia nr 8/2009 z dnia 15 maja. W ubiegłym roku umów tych było 15 – poz. rejestru od nr 49 do nr 62. Ostatniej umowy dot. serwisowania kotłowni gazowej z dnia 29.12.08 r. nie wprowadzono do rejestru. Zrobiono to w czasie trwania kontroli pod poz. rejestru 62A. Okazało się, że wspomniana umowa znajdowała się w rejestrze roku 2009 pod poz. 66, skąd wykreślono ją jako błędnie wpisaną. 
W poz. 62 zarejestrowana została umowa nr 14/2008  z dnia 30.10. 2008 r. o współpracy z PZU SA, z której wynika (§ 2 ust. 3), że wynagrodzenie należne Szkole za czynności, o których mowa w § 1 płatne będzie przelewem na rach. bankowy Szkoły nr 77 1020 2401 0000 0102 0040 4392 (kserokopia w/w umowy - Zał. nr 3). Szkoła nie ma takiego rachunku, a jest to konto Rady Rodziców. W dniu 9 czerwca br. Rada Rodziców zwróciła na rachunek dochodów własnych Szkoły kwotę 1 081,70 zł, będącą prowizją wynikającą z w/w umowy z PZU (kserokopia przelewu – Zał. nr 4). Kierownik jednostki w ustnych wyjaśnieniach oświadczyła, że nie zdawała sobie sprawy z nieprawidłowości swego działania przy zawieraniu tej umowy.
W poz. 49 zarejestrowano umowę nr 1/2008 z dnia 4 stycznia (Zał. nr 5) zawartą do 31.12.2008 r. z Ośrodkiem Szkoleniowym K.Ł. na usługi w zakresie bhp. Zleceniobiorca zobowiązał się do analizy, opiniowania i doradztwa w zakresie bhp zgodnie z rozporządzeniem RM z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704) oraz szkolenia pracowników zgodnie z rozporządzeniem MGiP z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860), zmienionym rozporządzeniem MPiPS z dnia 9 października 2007 r. (Dz. U. Nr 196, poz. 1420).
Za czynności te zgodnie z umową powinien otrzymywać 350 zł miesięcznie (4 200 zł rocznie) i taką kwotę otrzymał: 3 150,00 zł z budżetu Szkoły oraz 1 050,00 zł z konta dochodów własnych.
Dowody księgowe są numerowane i przechowywane chronologicznie w segregatorach. Większość z nich poddano kontroli. W jej wyniku stwierdzono, iż w jednym przypadku nie nadano nr 370/IX/08  fakturze 470/K/2008  wystawionej przez CompSoft Krzysztof Cieślik Wolności 123/44 Zabrze. 
Większość faktur nie posiada właściwego opisu dokonanych operacji gospodarczych, potwierdzającego ich wykonanie, podstawę zobowiązania oraz celowość działania, a niektóre nie zostały nawet zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Obrazują to wybrane niemal kolejno ich kserokopie: dow. nr 311/VII/08, 317, 318, 319, 323, 324, 325, 329, 331/VIII/08 oraz nr 378/IX/08 dołączone do protokołu jako Zał. nr 6. 
W trakcie kontroli ujawniono także niewłaściwie wystawioną fakturę nr VAT FRG/08/08/014 z dnia 27.08.2008r. przez Telekomfort Domin spółka jawna ul. Gliwicka 113 Paniówki, którą zatwierdzono pod względem merytorycznym , formalnym i rachunkowym oraz zapłacono w dniu 01.09.08 r., chociaż nie wpisano w niej nabywcy usługi (Zał. nr 7). Można jedynie domyślać się, że usługę wykonano na rzecz Szkoły. W czasie kontroli gł. księgowa zwróciła się do w/w firmy o nadesłanie faktury korygującej.
B. Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych do końca września ubiegłego roku wykonano, jak podano w ankiecie, w kwocie 85 023,00 zł, tj. w 96,59%. Zarządzeniem Prezydenta Miasta Nr 702/WBU/08 z dnia 24 listopada skorygowano go do faktycznego zatrudnienia w 2008 r. i wykonano w 100%, tj. w kwocie 87 773,00 zł. Kontroli poddano wszystkie dokumenty księgowe Funduszu. Stwierdzono, że wykorzystywano go zgodnie z regulaminem ZFŚS, o którym wspomniano w ust. 1 protokołu. Działalność ta nie jest jednak planowana. Szkoła nie posiada i nie sporządzała nigdy w przeszłości planu finansowego ZFŚS. Uwagi kontrolujących budzi także sporadyczne wykorzystywanie środków Funduszu na inne cele poza socjalnymi – krótkotrwałe pożyczki. Przykładami są n/w dokumenty:
-	 nr 3/I/08 z dnia 16.01.08 r. – zapłata faktury nr 31142045 w kwocie 111,22 zł za rozmowy telefoniczne,
-	 nr 15/III/08 z dnia 15 marca – zapłata rachunku w kwocie 151,86 zł za materiały biurowe,
Zrefundowano je z budżetu – dok. nr 16/III/08 z dnia 19 marca – jako zwrot mylnie zapłaconych faktur w kwocie 263,08 zł oraz
-	dokument bez numeru z dnia 21.11. na kwotę 2 942,04 zł – zapłata faktury za gaz, którą zrefundowano po trzech dniach, tj. dnia 24.11.08 r.
Przykładem nieprawidłowego działania w zakresie wykorzystania środków ZFŚS była organizowana w dniach 10-12 października 2008 r. wycieczka pracowników Szkoły do Budapesztu. Jej organizatorem była Pani wicedyrektor. Wycieczkę zorganizowano na podstawie umowy nr 43/2008 z dnia 8.10.2008 r. zawartej między SP 31 w Zabrzu, a Miejskim Centrum Informacji i Turystyki w Piekarach Śląskich, Spółką z o.o. (Zał. nr 8). Wynika z niej, że całkowity koszt wycieczki wynosił 18 130,00 zł za 43 osoby płacące + osoba organizująca (bezpłatnie). Były to 34 osoby dorosłe po 430,00 zł i 9 dzieci po 390,00 zł. Szkoła zobowiązała się do zapłaty 7 000,00 zł jako zaliczki i 11 130,00 zł po zakończeniu wycieczki. W sprawie brak decyzji administratora Funduszu o dofinansowaniu wycieczki. Jest jedynie zapisek, że ZFŚS pracownikom i członkom ich rodzin dofinansuje koszt autokaru, pracownikom 80 zł, a uprawnionym dzieciom 40 zł. Koszty wycieczki dla pracowników: 200 zł, dla dzieci: 240 zł, męża/ żony pracownika: 280 zł, a dla pozostałych osób: 365 zł (Zał. nr 9). Nie spełnia on podstawowych wymogów dokumentu. Podobnie zresztą jak wniosek o dofinansowanie z dnia 30.09.08 r. (Zał. nr 10). Z środków Funduszu zapłacono za wycieczkę dwie faktury nr 213/TUR/10/2008 i 214/TUR/10/2008 z dnia 14.10.08 r. dok. księg. 76 i 77/X/08  na kwoty 3740,00 zł + 2604,00 zł – nieopisane (Zał. nr 11). Szkoła nie pośredniczyła w zapłacie pozostałych faktur: nr 207/TUR/10/ z dnia 8.10. – 7 500,00 zł i 215/TUR/10/08 z dnia 14.10. – 2 655,00 zł – gotówką oraz nr 216/TUR/10/08 z dnia 14.10. – 1 635,00 zł – przelewem (Zał. nr 12). Oryginały tych faktur przechowuje w/w organizator. Na polecenie kontrolujących Pani wicedyrektor wykonała listę uczestników wycieczki (Zał. nr 13), z której wynika, że pracownicy płacili po 264 zł, dzieci po 250 zł, a współmałżonkowie po 305 zł. Oświadczyła także, że wpłaty te w całości, a nawet więcej o 4 zł przekazała firmie z Piekar Śl.  Faktury będące potwierdzeniem wpłaty przechowuje we własnym zakresie.  Do czasu kontroli nie było w Szkole żadnego dokumentu świadczącego o wysokości wpłat uczestników. Wpłaty przyjmowano bez pokwitowań KP.
C. Dochody własne w 2008 r. wzrosły w porównaniu z rokiem poprzednim o 7,36%. Prowadzono je na oddzielnym rachunku bankowym wg planu finansowego. Przedstawiały się one następująco: 

Paragraf	                  Nazwa paragrafu	    Plan 
w złotych	Wykonanie w zł	
0750	Dochody z najmu i dzierżawy	 40 000	   45 246,42	
0830	Wpływy z usług	70 000	   65 671,58	
0920	Pozostałe odsetki	2	            2,76	
0970	Wpływy z różnych dochodów	4 900	     4 900,00	
                      R a z e m :	114 902	 115 820,76	

Na dochody z najmu i dzierżawy złożyły się wpływy z wynajmów pomieszczeń szkolnych, a szczególnie sali gimnastycznej.
Na wpływy z usług: wpłaty na żywienie z MOPR oraz wpłaty uczniów korzystających z żywienia.
Wpływy z różnych dochodów stanowiły wpłaty na „Zielone lekcje”.      
W dochodach nie uwzględniono jednak prowizji PZU w kwocie 1 081,70 zł, którą omówiono w punkcie A.
Środki te wykorzystano następująco:

Paragraf	                  Nazwa paragrafu	    Plan 
w złotych	Wykonanie w zł	
4170	Wynagrodzenia bezosobowe	440	       439,60	
4210	Zakup materiałów i wyposażenia	30 000	  30 720,29	
a4220	Zakup środków żywności	70 000	  65 668,12	
4240	Zakup pomocy szkolnych	3 000	    2 994,75	
4270	Zakup usług remontowych	25 000	  24 990,75	
4300	Zakup usług pozostałych	11 992	  13 644,05	
                        R a z e m :	140 432	138 457,56	

Z powyższego zestawienia wynika, że w paragrafach 4210 i 4300 przekroczono plan wydatków zmieniany w dniu 14 listopada. Nie dokonano kolejnej zmiany planu wydatków.
Środki uzyskane z MOPR-u i z wpłat uczniów w całości wykorzystano na żywienie dzieci.
Usługi remontowe (4270) to środki wykorzystane na remonty pomieszczeń szkolnych. 
Na wydatki paragrafu 4300 złożyły się koszty zielonych lekcji – 4 900,00 zł, opłaty bankowe i pozostałe usługi – 7 092,00 zł.
Faktury i rachunki, podobnie jak przy wydatkach na koncie podstawowym, nie są opisywane. W przypadku zakupu materiałów piśmiennych, literatury czy sprzętu nie wskazuje się ich użytkowników, a w przypadku wpłat należności za media, itp. brakuje numerów umów wynikających z rejestru. 
Uwagi kontrolujących wzbudził także obrót gotówkowy w Szkole. Nie utworzono pogotowia kasowego, nie udziela się zaliczek, a wydatki bieżące oprócz żywnościowych pokrywane są z prywatnych środków finansowych pracowników. Środki te zwracane są po upływie jakiegoś czasu, nawet jak stwierdzono, po dwóch miesiącach. Możliwości rozwiązania tego problemu omówiono szczegółowo z dyrektorem i główną księgową.

3.	Gospodarowanie mieniem

Na majątek Szkoły Podstawowej Nr 31 w dniu 31.12.2008 r. składały się:
1.	Środki trwałe ewidencjonowane na koncie 011, a w nich budynek, o którym wspomniano w ustaleniach ogólnych o wartości  1 046 607,36 zł oraz budynek sali gimnastycznej z łącznikiem o wartości 2 228 226,07 zł,
2.	Środki trwałe ewidencjonowane na koncie 013 (wyposażenie) o łącznej wartości 195 951,76 zł,
3.	Środki trwałe ewidencjonowane na koncie 013 zakupione przez inne podmioty lub darowane Szkole o łącznej wartości 55 599,97 zł,
4.	Wartości niematerialne i prawne (konto 020) o łącznej wartości  6 783,80 złotych,
5.	Księgozbiór (konto 014) o wartości 10 794,92 zł.
W ankiecie podano wartość majątku zgodną z ewidencją księgową, która na koncie 013 różniła się od wartości ewidencyjnej. Różnic tych nie wyjaśniono w czasie ostatniej inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2008 r. Inwentaryzacja nie została rozliczona zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. Poprzednia inwentaryzacja majątku trwałego miała miejsce w 2006 r. Nadmieniam, że budynki Szkoły są terenem strzeżonym w rozumieniu przepisów o inwentaryzacji. Stwierdzenie to umieszczono w księdze inwentaryzacyjnej, razem  z zarządzeniem 1/02/03 z dnia 31 sierpnia 2002 r. w sprawie ewidencji wartościowo-ilościowej środków trwałych od 350,00 zł.
Środki trwałe w Szkole ewidencjonowane są w dwóch księgach założonych dnia 31 sierpnia 2002 r. prawidłowo ponumerowanych i przesznurowanych.   
W jednej z nich – w księdze inwentarzowej ewidencjonowane są środki trwałe, o których wcześniej wspomniano i to zarówno te księgowane na koncie 011, jak i 013. Budynki szkolne sklasyfikowano: w gr. 1, podgrupie 17 i rodzaju 171, a należało zgodnie z KŚT: w gr. 1, podgr. 10 i rodz. 107. W toku kontroli wprowadzono właściwą klasyfikację.
Pozostałe środki trwałe sklasyfikowano w grupie 8, podgrupie 80 i rodzaju 808, chociaż Szkoła posiada środki trwałe, które zgodnie z KŚT powinny być sklasyfikowane w rodzaju: 491 i 803. Wartość środków trwałych na dzień 5 czerwca br. wynosi 196 320,75 zł + 55 599,97 zł, czyli 251 920,72 zł. We wrześniu 2008 r., kiedy sporządzano ankietę, wartość tych środków wynosiła 198 062,86 zł + 42 257,77 zł, w sumie więc 240 320,63 zł, a w ankiecie podano 199 902,10 zł, gdyż do urządzeń księgowych nie wprowadzono środków  trwałych zakupionych przez inne podmioty. W toku kontroli dokonano zmian w księdze inwentaryzacyjnej polegających na wydzieleniu zespołów komputerowych (grupa 4, podgrupa 49 i rodzaj 491) o łącznej wartości 76 804,47 zł, co spowodowało zmniejszenie stanu środków trwałych na dzień 5.06.2009 r. w grupie 8, podgrupie 80 i rodzaju 808 do kwoty 138 795,23 + 37 426,60 zł.
W drugiej – w ewidencji ilościowej ewidencjonowane są środki trwałe o wartości do 350,00 zł sklasyfikowane w grupie 8, podgrupie 80 i rodzaju 808, w rozbiciu na biurka, segmenty kuchenne, krzesła,, ławki, regały, stojaki, szafy, stoły, tablice, wieszaki, pozostałe meble, urządzenia ppoż., maszyny biurowe, pieczęcie, skrzynki metalowe, zegary, karnisze, aparaty telefon., chodniki, godła, pozostały sprzęt gosp. i sprzęt kuchenny.
W czasie kontroli, wg stanu na dzień 31.05.2009 r., dokonano ponownego spisu z natury środków trwałych na kontach 011 i 013. Ustalono, że konto 011 nie wykazuje różnic i wynosi: 3 274 835,23 zł. Konto 013 wg spisu z natury: 253 026,30 zł i jest zgodne ze stanem ewidencyjnym, a wg stanu księgowego: 229 549,09 zł. Różnica między rzeczywistą wartością majątku trwałego, a jego stanem księgowym wynosi 23 447,21 zł. Składa się na nią niedobór na kwotę 6 678,66 zł wynikający z wprowadzenia ewidencji ilościowej, w wyniku której nie wszystkie przedmioty o wartości do 350 zł zdjęto ze stanu księgowego. Na wspomnianą różnicę składa się także stwierdzona w czasie inwentaryzacji nadwyżka w kwocie 30 155,87 zł wynikająca z zakupów i darowizn, szczególnie Rady Rodziców, środków trwałych wpisanych do ewidencji inwentarzowej Szkoły, a nie wprowadzonych do urządzeń księgowych. Zgodnie z wnioskiem głównej księgowej stwierdzony niedobór wyksięgowano, a nadwyżkę zaksięgowano na stanie majątku Szkoły pod datą 31 maja 2009 r. Protokół rozliczenia inwentaryzacji zatwierdził dyrektor. W/w inwentaryzację należy uzupełnić o zmiany zaistniałe do końca 2009 roku i powtórzyć protokół rozliczenia do 15 stycznia, aby zadośćuczynić wymogom ustawy o rachunkowości. 
Niedopuszczalnym jest jednak, jak zrobiła to księgowa, przyjęcie wszystkich środków trwałych o wartości ponad 3 500 zł, ujawnionych w toku inwentaryzacji i umorzenie ich w całości. Można to zrobić jedynie z środkami stanowiącymi pomoce dydaktyczne. Wszystkie inne muszą być zaksięgowane na koncie 011 i umarzane zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku  dochodowym od osób prawnych – j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zmianami.
Kontrolujący przypominają, że do ewidencji środków trwałych księgowanych na koncie 011 służą specjalne księgi inwentarzowe, pozwalające na dokonywanie umorzeń i odpisów amortyzacyjnych
Środki trwałe w Szkole są w większości opisane wg KŚT, jednak w pomieszczeniach brak jest wywieszek inwentarzowych. Kontrolujący wnioskują o ich  uzupełnienie.
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z  15 kart. Jego integralną część stanowi  13 załączników na 28 kartach.
Kierownik jednostki kontrolowanej Pani Barbara Garczyk została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.  
Udostępnianie informacji w nim zawartych następuje z zachowaniem przepisów ustaw o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej i ustawy o dostępie do informacji publicznej. 
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.

Jeden egzemplarz protokołu wręczono dyrektorowi Szkoły Podstawowej Nr 31 w dniu 30 czerwca 2009 r.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Szkoły Podstawowej Nr 31 pod poz. 20.

                                                                              Kontrolujący:

                                                                      .........................................

…………………………..
                                                                   
Zabrze, dnia  25 czerwca 2009 r.

Za jednostkę kontrolowaną: