PROTOKÓŁ
kontroli problemowej Nr P-18/08
przeprowadzonej w Wydziale Podatków i Egzekucji 
Administracyjnej Urzędu Miejskiego w Zabrzu

Kontrolę przeprowadziła: 
Danuta Mucha – inspektor z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu,
działająca na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 12 maja 2009 r. (załącznik nr 1) oraz Zmiany polecenia kontroli z dnia 3 czerwca 2009 r. (załącznik nr 2), wydanych przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 25 maja 2009 r. do dnia 26 czerwca 2009 r.

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 
•	prowadzenie ewidencji podatników podatków i opłat lokalnych oraz ewidencji należności;
•	windykacja i egzekucja podatków i opłat lokalnych;
•	prowadzenie dokumentacji z kontroli podatkowych dokonywanych przez PEA;
za okres od 1 stycznia 2008 r. do końca I kwartału 2009 r.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I.	U s t a l e n i a    o g ó l n e							str.  1
II.	U s t a l e n i a    s z c z e g ó ł o w e						str.  4
A.	Prowadzenie ewidencji podatników podatków i opłat lokalnych oraz ewidencji należności										str.  4
B.	Windykacja i egzekucja podatków i opłat lokalnych				str.  7
C.	Prowadzenie dokumentacji z kontroli podatkowych dokonywanych przez PEA											str. 12
D.	Przedawnienie i umorzenie zaległości podatkowych				str. 12
E.	Uwagi końcowe									str. 14

I.	U s t a l e n i a    o g ó l n e  
Stanowisko Naczelnika Wydziału Podatków i Egzekucji Administracyjnej Urzędu Miejskiego w Zabrzu, zwanego dalej „Wydziałem PEA” lub „PEA”, od dnia 01.07.2007 r. zajmuje Pani Katarzyna Kucia, zatrudniona na podstawie umowy o pracę z dnia 07.08.2001 r.
W Wydziale PEA nie zatrudniono Zastępcy Naczelnika.
Za realizację zadań objętych kontrolą odpowiedzialnymi są pracownicy zgodnie z zakresami obowiązków.
Ze schematu organizacyjnego wydziału wynika, że w skład Wydziału PEA wchodzą 34 stanowiska pracy, oprócz kierownictwa (załącznik nr 3). Na dzień kontroli w komórce tej zatrudnionych było 35 pracowników (oprócz Naczelnika). 
Sprawy będące przedmiotem kontroli prowadzi:
1.	w zakresie prowadzenia ewidencji podatników podatków i opłat lokalnych oraz ewidencji należności, prowadzenia dokumentacji z kontroli podatkowych dokonywanych przez PEA, windykacji podatków i opłat lokalnych – 22 pracowników wydziału PEA (nie wyodrębniono referatu). Bezpośredni nadzór nad nimi sprawuje Naczelnik Wydziału PEA.
2.	w zakresie egzekucji administracyjnej – 12 pracowników Referatu Egzekucji Administracyjnej. Bezpośredni nadzór nad nimi sprawuje Kierownik Referatu.
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: Katarzyna Kucia – Naczelnik, Tomasz Trzeja – Kierownik Referatu.

Działalność objęta kontrolą prowadzona jest w oparciu o następujące akty prawne:
1.	Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.),
2.	Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. 
z 2006 r. Nr 121, poz. 844 z późn. zm.),
3.	Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
4.	Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. z 2007 r. Nr 59, poz.404 z późn. zm.),
5.	Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.),
6.	Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.),
7.	Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.),
8.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz.U. z 2004 r. Nr 107, poz. 1138),
9.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i nieopodatkowanych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2006 r. Nr 112, poz. 761),
10.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020; ostatnia zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 72, poz. 442),
11.	Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 kwietnia 2007 r. w sprawie udzielania niektórych ulg w ramach pomocy de minimis (Dz.U. z 2007 r. Nr 76, poz. 498),
12.	Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 20 marca 2007 r. w sprawie informacji 
o otrzymanej pomocy publicznej oraz informacji o nieotrzymaniu pomocy (Dz.U. z 2007 r. Nr 61, poz. 413),
13.	Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2007 r. w sprawie udzielania przez gminy zwolnień od podatku od nieruchomości, stanowiących regionalną pomoc inwestycyjną (Dz.U. z 2007 r. Nr 138, poz. 969),
14.	Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie udzielania niektórych ulg w spłacie zobowiązań podatkowych stanowiących pomoc publiczną na rozwój małych i średnich przedsiębiorstw (Dz.U. z 2007 r. Nr 110, poz. 758),
15.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 kwietnia 2007 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.),
16.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe (Dz.U. z 2005 r. Nr 165, poz. 1374 z późn. zm.),
17.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2006 r. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.),
18.	Zarządzenie Prezydenta Miasta w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości 
w Urzędzie Miejskim w Zabrzu,
19.	Zarządzenie Prezydenta Miasta Zabrze Nr 468/BF/2006 z dnia 19.06.2006 r. 
w sprawie zasad planowania i zmian budżetu oraz sporządzania materiałów sprawozdawczych z realizacji budżetu w Gminie Miejskiej Zabrze, z późn. zm.,
20.	Uchwały Rady Miejskiej w Zabrzu w sprawach dotyczących podatków lokalnych oraz budżetu w Gminie Miejskiej Zabrze.

Ostatnia kontrola w PEA prowadzona była przez Najwyższą Izbę Kontroli Delegaturę w Katowicach w zakresie efektywności egzekucji administracyjnej podatków i opłat, dla których ustalenia lub określenia i pobierania właściwy jest organ wykonawczy gminy w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 kwietnia 2008 r.
Zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19.12.2008 r. (załącznik nr 4). O stanie realizacji zaleceń pokontrolnych Prezydent Miasta Zabrze poinformował Delegaturę NIK w Katowicach pismem znak: BK.0911-7/2008 z dnia 02.03.2009 r. (załącznik nr 5)
W kontrolowanym okresie Wydział Podatków i Egzekucji Administracyjnej funkcjonował w strukturze organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Zabrzu na mocy Zarządzenia nr 276/BDU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 30.05.2007 r., zmieniającego Zarządzenie nr 152/OR/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.03.2007 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu (tekst jednolity Zarządzenie nr 821/BDU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.12.2007 r., z późn. zmianami). Obecnie PEA funkcjonuje na mocy Zarządzenia nr 33/ZPU/2009 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 16.01.2009 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu.

Do zakresu działania PEA w całym kontrolowanym okresie należało:
A)	Zadania realizowane przez Referat Egzekucji Administracyjnej:
1)	prowadzenie egzekucji administracyjnej należności pieniężnych Miasta,
2)	sporządzanie protokołów o stanie majątkowym.
B)	Dodatkowe zadania realizowane przez Wydział:
1)	prowadzenie i aktualizacja ewidencji podatników podatków i opłat lokalnych,
2)	wymiar, pobór i windykacja podatków i opłat lokalnych,
3)	prowadzenie postępowań i kontroli podatkowych w zakresie podatków i opłat lokalnych,
4)	prowadzenie ewidencji finansowo – księgowej należności z tytułu podatków 
i opłat lokalnych,
5)	prowadzenie kontroli podatkowych.

Zgodnie z w/w Zarządzeniami Prezydenta nadzór nad Wydziałem PEA sprawuje Skarbnik Miasta.

II.	U s t a l e n i a    s z c z e g ó ł o w e

W związku z faktem, że ostatnia kontrola zagadnień objętych niniejszą kontrolą przeprowadzona była przez NIK Delegatura w Katowicach i zakończyła się 10 października 2008 r., a wystąpienie pokontrolne wpłynęło do tutejszego Urzędu 31.12.2008 r., dokonano oceny stanu realizacji zaleceń ostatniej kontroli merytorycznej.

A.	Prowadzenie ewidencji podatników podatków i opłat lokalnych oraz ewidencji należności
Zasady ewidencji i wymiaru zobowiązań podatkowych określone zostały w Zarządzeniu Nr 127/KSU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze – Kierownika Urzędu Miejskiego 
z dnia 19 listopada 2007 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Zabrzu (z późniejszymi zmianami) - załącznik nr 2 Rozdział IV – Zasady prowadzenia rachunkowości podatków i opłat lokalnych pobieranych przez Urząd Miejski w Zabrzu. Ewidencja należności z tytułu podatków od nieruchomości, rolnego, leśnego i od środków transportowych od osób fizycznych i osób prawnych prowadzona jest elektronicznie, w podsystemach działających w ramach Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem „System OTAGO”. Zakresy funkcjonalne poszczególnych podsystemów określone zostały w rozdziałach XIV-XXI Instrukcji 
w sprawie dopuszczenia do stosowania Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem „System OTAGO” w Urzędzie Miejskim załącznika nr 7 Zarządzenia w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości. System OTAGO umożliwia generowanie decyzji, upomnień i tytułów wykonawczych oraz raportów.
W trakcie analizy dokumentów stwierdzono, że liczba podatników podatku od nieruchomości - osoby fizyczne - na dzień 31.12.2008 r. i na dzień 31.03.2009 r. różni się 
o 4.597 (33.038 i 28.441). Na podstawie wygenerowanych raportów nie można ustalić ilości podatników podatku od nieruchomości, a jedynie ilość wydanych decyzji wymiarowych. Zgodnie z oświadczeniem złożonym przez Inspektora Wydziału PEA: „od października 2008 r. prowadzone są prace, polegające na łączeniu dwóch lub więcej posiadanych kont (nieruchomości) podatników w jedno, obejmujące wszystkie nieruchomości należące do tego samego podatnika. W latach poprzednich podatnicy posiadający więcej niż jedna nieruchomość figurowali w systemie komputerowym na kilku kontach podatkowych.” (załącznik nr 6). Połączenie różnych kont dotyczących tego samego podatnika pozwoli ustalić faktyczną ilość podatników podatków lokalnych.
Różnice w ilości podatników podatków od nieruchomości od osób prawnych wynikały z faktu, iż „na dzień 31.03.2009 r. wskazano kartoteki podatników, na których dokonano przypisu podatku. Zaznaczam, że w okresie 01.04.09-23.06.09 dokonano przypisu na 57 kartotekach oraz prowadzone jest 26 postępowań podatkowych w zakresie określenia wysokości podatku od nieruchomości za 2009 rok.” (oświadczenie Inspektora PEA - załącznik nr 7). 
Na dzień 31 marca 2009 r. ilości te wynosiły odpowiednio 5.297 i 868. Kwota zaległości na dzień 31 grudnia 2008 r. wynosiła 30.516.557,71 zł, dzień 31 marca 2009 r. – 29.707.334,92 zł. Na dzień 31 grudnia 2008 r. liczba dłużników (wydanych decyzji wymiarowych) wynosiła 4.026, w tym 907 o zaległościach przekraczających 1.000 zł. Znaczny wzrost ilości dłużników na koniec I kwartału wynika, zdaniem kontrolującego z faktu, że termin płatności I raty podatku od nieruchomości od osób fizycznych to 15 marca, a część wpłat dokonywana jest przez podatników z kilkudniowym opóźnieniem (bez wezwania do zapłaty). 
Na podstawie uzyskanych danych:
•	zestawienie ilości dłużników i kwot zaległości za rok 2008 i I kwartał 2009 r. oraz narastająco na dzień 31.12.2007 r., 31.12.2008 r., 31.03.2009 r. wykonane przez pracowników PEA (załączniki  nr 8)
•	zestawienia dłużników wygenerowane z systemu OTAGO, za rok 2008 i I kwartał 2009 r. oraz narastająco na dzień 31.12.2007 r., 31.12.2008 r., 31.03.2009 r. (pierwsza i ostatnia strona wydruku, zawierająca liczbę dłużników i kwotę zadłużenia - niektóre wydruki zawierają kilka tysięcy pozycji a tym samym składają się 
z kilkudziesięciu stron - załączniki od nr 9 do nr 15)
Kontrolujący sporządził zestawienie zaległości za okres objęty kontrolą. Zestawienie to obejmuje zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne i inne jednostki organizacyjne, posiadające zaległości z tytułu podatku od nieruchomości, podatku rolnego, leśnego oraz podatku od środków transportowych.

Zestawienie zaległości w okresach objętych kontrolą, z podziałem na poszczególne rodzaje podatków.
Wyszczególnienie	2008	2009	
	ilość podatników (decyzji wymiarowych)	rok podatkowy 2008	stan na dzień 31.12.2008	ilość podatników (decyzji wymiarowych)	rok podatkowy 2009                              I kwartał	stan na dzień 31.03.2009	
		dłużnicy	zaległość	kwota należności	dłużnicy 	zaległość 	kwota należności 		dłużnicy	zaległość	kwota należności	dłużnicy 	zaległość 	kwota należności 	
osoby prawne, inne jednostki organizacyjne 	 	
podatek od nieruchomości	747	158	1 781 570,48	1 887 712,90	243	21 146 232,70	35 443 438,78	676	169	1 199 407,87	1 205 771,85	255	20 611 728,89	34 831 511,03	
podatek rolny	17	1	3 545,00	3 784,00	1	5 025,30	5 721,30	17	2	2,96	2,96	3	5 028,26	5 869,26	
podatek leśny	4	1	6,00	6,00	1	23,70	23,70	4	2	5,00	5,00	3	28,70	28,70	
podatek od środków transportowych	150	17	73 339,30	79 295,30	43	411 423,31	552 116,71	149	16	57 024,00	57 837,00	47	481 721,10	624 148,66	
razem	918	177	1 858 460,78	1 970 798,20	288	21 562 705,01	36 001 300,49	846	189	1 256 439,83	1 263 616,81	308	21 098 506,95	35 461 557,65	
osoby fizyczne	 	 	
podatek od nieruchomości	33 038	2 176	1 023 542,70	1 077 800,28	2 892	4 203 970,63	4 201 835,85	28 441	2 809	437 975,60	439 887,20	4 138	4 191 365,63	6 000 439,94	
podatek rolny	152	13	32 635,20	34 854,20	22	376 412,40	912 076,40	138	27	654,20	6 662,20	38	376 563,10	921 780,10	
podatek od środków transportowych	742	298	684 896,20	745 780,20	824	4 373 469,67	6 827 139,97	707	92	170 595,10	175 188,10	813	4 040 899,24	6 235 762,67	
razem	33 932	2 487	1 741 074,10	1 858 434,68	3 738	8 953 852,70	11 941 052,22	29 286	2 928	609 224,90	621 737,50	4 989	8 608 827,97	13 157 982,71	
 	 	 	
OGÓŁEM     	34 850	2 664	3 599 534,88	3 829 232,88	4 026	30 516 557,71	47 942 352,71	30 132	3 117	1 865 664,73	1 885 354,31	5 297	29 707 334,92	48 619 540,36	
															
należności obejmują: zaległości, odsetki przypisane, opłatę prolongacyjną, odsetki naliczone		

B.	Windykacja i egzekucja podatków i opłat lokalnych.
Opis czynności związanych z dochodzeniem zaległości z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz instrukcja w sprawie poboru zaległych należności na rzecz gminy Zabrze, realizowanych przez Referat Egzekucji Administracyjnej PEA, określone zostały Zarządzeniu Nr 127/KSU/2007 Prezydenta Miasta Zabrze – Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 19 listopada 2007 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości 
w Urzędzie Miejskim w Zabrzu (z późniejszymi zmianami) – załącznik nr 2 Rozdział IV i VI – Zasady prowadzenia rachunkowości podatków i opłat lokalnych pobieranych przez Urząd Miejski w Zabrzu.
Realizując zalecenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Najwyższej Izby Kontroli Delegatura Katowice Zarządzeniem Nr 14/KSU/2009 Prezydenta Miasta Zabrze – Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 24 lutego 2009 r. wprowadzono zmiany do w/w zarządzenia w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Zabrzu. 
Zmiany wprowadzone w załączniku nr 2 w rozdziale IV – Zasady prowadzenia rachunkowości podatków i opłat lokalnych pobieranych przez Urząd Miejski w Zabrzu dotyczą w szczególności:
•	określenie terminów wystawiania upomnień – w okresie do 2 miesięcy od ustawowych terminów płatności,
•	określenie terminów wystawiania tytułów wykonawczych – w okresie do 2 miesięcy od daty doręczenia upomnienia,
•	wprowadzenie obowiązku monitorowania egzekucji zaległości z tytułu podatków 
i opłat lokalnych przekazanej do urzędów skarbowych dwa razy w roku, do 30 czerwca oraz do 31 grudnia, w odstępie nie mniejszym jednak niż 6 miesięcy między poszczególnymi zapytaniami,
•	wprowadzenie obowiązku dokonywania odpisów zaległości przedawnionych 
w terminie do 31 marca roku, w którym zaległości uległy przedawnieniu.
W załączniku nr 2 w rozdziale VI – Instrukcja w sprawie poboru zaległych należności na rzecz gminy Zabrze realizowanych przez Referat Egzekucji Administracyjnej Wydziału Podatków i Egzekucji Administracyjnej dopisano § 6, który określa terminy nadania klauzuli o skierowaniu tytułu wykonawczego do egzekucji, podjęcia pierwszej 
i kolejnych czynności egzekucyjnych oraz zasady uzyskiwania informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji.
Upomnienia i tytuły wykonawcze do niezapłaconych w terminie podatków są generowane i wystawiane przez system komputerowy – podsystemy działające w ramach Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem „System OTAGO”. Wydruki z systemu OTAGO, pozwalające ustalić ilość wysłanych upomnień i wystawionych tytułów wykonawczych dla każdego rodzaju podatku (pierwsza i ostatnia strona wydruku, zawierająca liczbę wystawionych dokumentów i kwotę, na jaką je wystawiono – niektóre wydruki zawierają kilka tysięcy pozycji a tym samym składają się 
z kilkudziesięciu stron) stanowią załączniki od nr 16 do nr 22. Zestawienie ilości upomnień i tytułów wykonawczych za lata 2007, 2008 i I kwartał 2009, wykonane przez pracowników PEA, stanowi załącznik nr 23.
Rejestracja tytułów wykonawczych oraz prowadzonych czynności egzekucyjnych prowadzona jest w systemie OTAGO - podsystem SOE (System Obsługi Egzekucji). Do maja 2007 r. rejestracja odbywała się w systemie komputerowym „Egzekucja”, niektóre czynności są w tym systemie nadal prowadzone, tj. wprowadzanie wpisów związanych z zakończeniem tytułów (wyjaśnienie pracownika Referatu Egzekucji Administracyjnej – załącznik nr 24).
Kontrolą objęto 15 zaległości wybranych losowo spośród zadłużeń przekraczających 1000 zł w okresie objętym kontrolą, wybierając należności z każdego tytułu, w tym 
4 osoby prawne (3 podatników podatku od nieruchomości, 1 podatnik podatku od środków transportowych) i 11 osób fizycznych (5 podatników podatku od nieruchomości, 2 podatników podatku rolnego, 4 podatników podatku od środków transportowych):
•	podatek od nieruchomości – karty kontowe: 010290, 010892, 010303, 201719, 206535, 300499, 203743A, 401061M (1 osoba prawna posiadająca również zaległość z tytułu podatku od środków transportowych, 2 osoby prawne z wykazu zawierającego 5 podatników (poz. 2 i 4), oraz 5 osób fizycznych z wykazu zawierającego 307 podatników o zadłużeniu pow. 1.000,00 zł, o wysokich odsetkach – zaległości długoterminowe).
•	podatek rolny – karty kontowe: 3-150021, 150183 (poz. 3 i 8 z wykazu zawierającego 8 podatników o zadłużeniu pow. 1.000,00 zł).,
•	środki transportowe – karty kontowe: 124, 313, 487, 662, 1151 (poz. 100, 200, 300, 400 z wykazu zawierającego 474 podatników o zadłużeniu pow. 1.000,00 zł oraz osoba prawna posiadająca również zadłużenie z tytułu podatku od nieruchomości).
Łączna wartość zaległości objętych kontrolą wynosiła 4.892.660,30 zł, naliczone od tych kwot odsetki na dzień 31 marca 2009 r. wynosiły 3.330.120,80 zł. 
Zestawienia dłużników dla poszczególnych rodzajów podatków, wygenerowane z systemu OTAGO, dla zakresu należności od 1.000 zł i zakresu odsetek od 1.000 zł stanowią załączniki od nr 25 .do nr 30.
Karta kontowa 010290 – osoba prawna. Zaległość z tytułu podatku od nieruchomości w wysokości 301.103,00 zł dotyczy roku 2009 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Podatnik złożył w dniu 15.01.2009 r. deklarację podatku od nieruchomości, która została zakwestionowana przez organ podatkowy. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w dniu 17.03.2009 r. dokonano przypisu podatku na 2009 rok, w związku z tym w badanym okresie nie skierowano do podatnika upomnienia i nie wystawiono tytułu wykonawczego. Opis prowadzonych czynności oraz zestawienie niezapłaconych należności stanowi załącznik nr 31.
Karta kontowa 010892 – osoba prawna. Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości w wysokości 3.817.995,07 zł + należne odsetki dotyczą lat 2002-2009 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Postępowanie egzekucyjne prowadzone jest przez Komornika Sądowego przy Sądzie Rejonowym w Zabrzu, w wyniku którego dokonał zajęcia wierzytelności z rachunku bankowego i dokonał wpłat w wysokości 759.754,90 zł. Ponadto podatnik sam dokonał wpłat na zaległe zobowiązanie w wysokości 2.500.000,00 zł. Na wniosek podatnika organ podatkowy wyraził zgodę na nie wszczynanie postępowania egzekucyjnego wobec zaległości, dla których nie wystawiono jeszcze tytułów wykonawczych (terminy płatności od 15.06.2008 r. do 15.03.2009 r.), wyznaczył termin spłaty zadłużenia do 15.03.2009 r. W dniu16.03.2009 r. wystawiono tytuły wykonawcze, oprócz rat II-III/2009. Ponadto organ podatkowy wezwał podatnika do wskazania sposobu uregulowania zaległego zobowiązania. W wyniku negocjacji w dniu 22.06.2009 r. wydano decyzję w sprawie rozłożenia na 18 rat spłaty zaległości z tytułu podatku od nieruchomości oraz skierowano pismo do Komornika Sądowego o umorzenie postępowania egzekucyjnego. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 32.
Karta kontowa 010303 – osoba prawna. Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości w wysokości 342.565,95 zł + należne odsetki dotyczą lat 2002-2006 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Postępowanie egzekucyjne na podstawie tytułów wykonawczych prowadzone jest przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Raciborzu. Ponadto część zaległości zabezpieczono poprzez wpis hipoteki do księgi wieczystej. Dwukrotnie, 14.08.2008 r. i 16.04.2009 r., wystąpiono do Urzędu Skarbowego z zapytaniem 
o prowadzoną egzekucję wobec dłużnika. W odpowiedzi uzyskano informację, iż organ dokonał zajęć rachunków bankowych i zajęć wierzytelności, jednak zastosowane środki okazały się nieskuteczne. Stwierdzono również brak majątku ruchomego, do którego można prowadzić skuteczną egzekucję. Opis prowadzonych czynności oraz zestawienie niezapłaconych należności stanowi załącznik nr 33.
Karta kontowa 201719 – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości w wysokości 124.317,67 zł + należne odsetki dotyczą lat 1998-2008 (stan na dzień 31.03.2009 r.). W okresie, którego dotyczą zaległości, wystawiano upomnienia i tytuły wykonawcze. Odpisy tytułów wykonawczych z 2004 roku doręczono podatnikowi dnia 10.12.2004 r., natomiast odpisy tytułów wystawionych w latach 2005-2008 doręczono 29.09.2008 r. Dnia 06.10.2008 r. doręczono kolejny odpis tytułu wykonawczego oraz pobrano koszty egzekucyjne na doręczone tytuły. Wystąpiono również do ZUS w Zabrzu z wnioskiem o udostępnienie danych ze zbioru danych o płatnikach składek. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 34.
Karta kontowa 206535 – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości w wysokości 196.748,40 zł + należne odsetki dotyczą lat 1999-2009 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Pierwsze tytuły wykonawcze wystawiono w 2001 roku. Postępowanie egzekucyjne wszczęto 15.03.2006 r. Pobrano od podatnika koszty manipulacyjne 
i częściowo wpłaty na zaległy podatek. Dnia 12.11.2008 r. nastąpił zbieg egzekucji. Czynności związane z egzekucją są nadal prowadzone. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 35.
Karta kontowa 300499 – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości w wysokości 27.568,31 zł + należne odsetki dotyczą lat 2000-2003 (stan na dzień 31.03.2009 r.). W latach 2001-2004 wystawiono 5 tytułów wykonawczych. Tytuły wykonawcze posiadają klauzule o skierowaniu do egzekucji. Zostały one doręczone zobowiązanemu w 2004 i 2005 roku. Czynności egzekucyjne, odnotowane w TW, dokonywane były w okresie od 07.04.2004 r. do 09.09.2008 r. W ramach dokonanych czynności w 2004 r. dokonano zajęcia ruchomości (samochód osobowy, zlicytowany 01.04.2009 r.), wystawiono zajęcia wierzytelności na Urzędy Skarbowe w Zabrzu 
i w Gliwicach oraz na spółkę, w której podatnik posiadał 100 % udziałów (zawiadomienia o zajęciu prawa majątkowego z 2004, 2005 i 2006). Urząd Skarbowy w Zabrzu zwrócił zajęcie wierzytelności z informacją, że zobowiązany nie jest podatnikiem tego organu (podatnikiem była spółka, w której posiadał udziały), natomiast Urząd Skarbowy w Gliwicach dokonał w 2006 roku zajęcia nadpłaty z tytułu podatku dochodowego. W aktach sprawy znajduje się korespondencja ze zobowiązanym z lat 2004-2006, dotycząca wstrzymania egzekucji w związku z postępowaniem prowadzonym przez US, dotyczącym zwrotu podatku VAT. Organ podatkowy nie przychylił się do wniosku i nie wyraził zgody na zawieszenie postępowania egzekucyjnego (pismo z dnia 11.01.2007 r.). Zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 36.
Karta kontowa 203743A – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości w wysokości 5.612,50 zł + należne odsetki dotyczą lat 2001-2009 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Pierwsze tytuły wykonawcze wystawiono w 2006 roku. Postępowanie egzekucyjne na podstawie tytułów wykonawczych z lat 2007-2009 zostało wszczęte w dniu 20.04.2009 r. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 37.
Karta kontowa 401061M – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości w wysokości 19.152,90 zł + należne odsetki dotyczą lat 1999-2008 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Pierwsze tytuły wykonawcze wystawiono w 2000 roku. Próbę egzekucji zaległości objętych tytułami wykonawczymi z lat 2006-2008 podjęto dnia 22.01.2009 r. w miejscu zamieszkania zobowiązanego. Nie zastano zobowiązanego, pozostawiono wezwanie. Podjęto czynności mające na celu ustalenie posiadanego majątku – wypis z rejestru gruntów i zapytanie do Wydziału Komunikacji. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 38.
Karta kontowa 3-150021 – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku rolnego w wysokości 2.264, zł + należne odsetki dotyczą lat 2004-2008 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Pierwszy tytuł wykonawczy wystawiono w 2005 roku. Wobec wszystkich tytułów wykonawczych podjęto czynności egzekucyjne: zajęcie prawa majątkowego stanowiącego wierzytelność pieniężną u dłużnika zajętej wierzytelności innego niż pracodawca, organ rentowy lub bank, zajęciu prawa majątkowego stanowiącego wierzytelność z rachunku bankowego u dłużnika zajętej wierzytelności będącego bankiem, pobranie gotówki (na pokrycie kosztów egzekucyjnych) oraz spisanie protokołu o stanie majątkowym zobowiązanego. Czynności mające na celu wyegzekwowanie wszystkich zaległości są prowadzone nadal. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 39.
Karta kontowa 150183 – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku rolnego w wysokości 16.538,00 zł + należne odsetki dotyczą lat 2005-2008 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Trzy tytuły wykonawcze wystawiono w 2008 r., czwarty w 2009 r. (dot. należności za 2008 r. – rata 4). Upomnienia wysyłane pocztą zostały zwrócone jako nie podjęte 
w terminie. Tytuły wykonawcze posiadają klauzulę o skierowaniu do egzekucji Tytuły wykonawcze nie zostały doręczone zobowiązanemu, dołączono do nich raporty pracownika Referatu Egzekucji Administracyjnej, w których stwierdzono, że zobowiązanego nie zastano w miejscu wskazanym jako adres zamieszkania. Wystąpiono do ZUS Zabrze o udostępnienie danych ze zbioru danych o płatnikach składek oraz do Wydziału Geodezji o wydanie wypisu z rejestru gruntów na zobowiązanego. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 40.
Karta kontowa 124 – osoba prawna. Zaległości z tytułu podatku od środków transportowych w wysokości 10.473,50 zł + należne odsetki dotyczą lat 2002-2003 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Prowadzone postępowanie egzekucyjne dotyczyło 29 tytułów wykonawczych wystawionych w latach 2003-2004, pozostały do wyegzekwowania 
2 tytuły z 2003 roku. Odpisy tytułów wykonawczych doręczono 14.02.2005 r., w ramach zastosowanych środków egzekucyjnych dokonano wpisu hipoteki przymusowej oraz dokonano zajęcia wierzytelności. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 41.
Karta kontowa 313 – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku od środków transportowych w wysokości 11.307,00 zł + należne odsetki dotyczą lat 1996-2008 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Tytuł wykonawczy dotyczący zaległości z lat 1996-2001 wystawiono w 2001 roku, za 2002 rok wystawiono w 2007 roku, W 2008 roku wydano decyzje określające zaległości za lata 2003-2008 i wystawiono tytuły wykonawcze. Łącznie wystawiono 15 tytułów egzekucyjnych. W wyniku wszczętych postępowań egzekucyjnych sporządzono protokół o stanie majątkowym zobowiązanego, zajęto prawa majątkowe stanowiące wierzytelność pieniężną oraz wystąpiono do ZUS w Zabrzu z wnioskiem o udostępnienie danych ze zbioru danych o płatnikach składek. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 42.
Karta kontowa 487 – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku od środków transportowych w wysokości 6.108,00 zł + należne odsetki dotyczą lat 2002-2006 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Dla należności wystawiono 3 tytuły wykonawcze. Pierwszy tytuł wykonawczy wystawiono w 2007 r. (dot. należności z 2002 r.), dwa kolejne w 2008 r. – po wydaniu decyzji określających zaległości. Podjęto czynności egzekucyjne: wystawiono na Urząd Skarbowy w Zabrzu zawiadomienie o zajęciu prawa majątkowego stanowiącego wierzytelność pieniężną u dłużnika zajętej wierzytelności innego niż pracodawca, organ rentowy lub bank, wystąpiono do ZUS Zabrze o udostępnienie danych ze zbioru danych o płatnikach składek, spisano protokół o stanie majątkowym podatnika, do którego dołączono umowę sprzedaży pojazdu ciężarowego z dnia 30.12.2006 r. Z protokołu wynika, że zobowiązany nie posiada majątku do zajęcia. Do dnia 29.12.2008 r. ściągnięto jedynie nieznaczną część kosztów manipulacyjnych. Zobowiązany w dniu 30.12.2008 r. złożył „prośbę o umorzenie zaległości wraz z odsetkami z tytułu podatku od środków transportowych. Ponieważ do wniosku nie dołączył dokumentów pozwalających określić sytuację materialną i finansową. Postanowieniem z dnia 05.01.2009 r. został zobowiązany do uzupełnienia wniosku, mimo potwierdzenia odbioru postanowienia nie uczynił tego. Dnia 04.02.2009 r. wydano postanowienie o pozostawieniu prośby bez rozpatrzenia. Zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 43.
Karta kontowa 662 – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku od środków transportowych (4 należności) w wysokości 4.188,80 zł + należne odsetki dotyczą lat 2007-2009 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Trzy upomnienia wystawiono w 2008 r., czwarte dotyczące należności z terminem płatności 15.02.2009 r. wystawiono 01.04.2009 r. 
W kwietniu oraz maju br. podatnik zapłacił kwoty 403,00 zł i 548,00 zł. Tytuł wykonawczy obejmujący zaległość na łączną kwotę 3.237,oo zł wystawiono dnia 19.06.2009 r. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 44.
Karta kontowa 1151 – osoba fizyczna. Zaległości z tytułu podatku od środków transportowych (6 należności) w wysokości 6.200,40 zł + należne odsetki dotyczą lat 2002-2004 (stan na dzień 31.03.2009 r.). Decyzję określającą zaległość za 2002 rok wystawiono w dniu 06.07.2007 r. (odpis tytułu wykonawczego z dnia 10.10.2007 r. doręczony 25.10.2007 r.) natomiast za rok 2003 i I ratę 2004 r. w dniu 18.03.2008 r. (odpis tytułu wykonawczego z dnia 09.10.2008 r. doręczony 17.10.2008 r.). W ramach prowadzonego postępowania egzekucyjnego dokonywane są pobrania gotówki, wpłaty dokonywane przez zobowiązanego są nieterminowe. W dniu 02.06.2009 r. wystąpiono do ZUS Zabrze o udostępnienie danych ze zbioru danych o płatnikach składek celem ustalenia źródła dochodu zobowiązanego. Opis prowadzonych czynności, zestawienie niezapłaconych należności oraz zestawienie wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stanowi załącznik nr 45.
We wszystkich skontrolowanych przypadkach wystawione były upomnienia i tytuły wykonawcze oraz prowadzono postępowanie egzekucyjne. Wyjątek stanowiła zaległość wykazana w I kwartale 2009 r. - deklarację podatku złożono w styczniu 2009 r. 
i wyniku prowadzonego postępowania wyjaśniającego przypisu dokonano 17.03.2009 
C.	Prowadzenie dokumentacji z kontroli podatkowych dokonywanych przez PEA.
Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa organy podatkowe przeprowadzają kontrolę podatkową u podatników. Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Przebieg kontroli kontrolujący dokumentuje w protokole. Najwyższa Izba Kontroli 
w wystąpieniu pokontrolnym zarzuciła, że liczba przeprowadzonych kontroli była niewystarczająca (brak kontroli w latach 2006-2007, 4 kontrole w okresie I-IV 2009 r.) 
a ich dokumentowanie niezgodne z przepisami (sporządzano notatki służbowe). Prezydent Miasta Zabrze wydał dnia 28.05.2009 r. Zarządzenie nr 387/PEA/2009 
w sprawie ustalenia ogólnych zasad przeprowadzania kontroli podatkowych w zakresie podatków i opłat lokalnych (załącznik nr .46). Zarządzenie to oprócz ogólnych zasad przeprowadzania kontroli podatkowych w zakresie podatków i opłat lokalnych wprowadza obowiązek sporządzania planów kontroli podatkowej (w okresach półrocznych), sprawozdań z ich wykonania oraz zasady ich zatwierdzania. Naczelnik PEA oświadczyła, iż „W Wydziale Podatków i Egzekucji Administracyjnej w miarę potrzeby prowadzone są kontrole podatkowe, o których mowa w art. 281 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Dokumentowanie powyższego odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w w/w ustawie. (…) Plan kontroli zatwierdzony 08.06.2009 r. przez Skarbnika Miasta zawiera 48 planowanych kontroli do 31.12.2009 roku. Jednocześnie na bieżąco zgłaszane są kontrole doraźne, na dzień dzisiejszy wskazano potrzebę przeprowadzenia 7 kontroli doraźnych. W I kwartale 2009 roku przeprowadzono jedną kontrolę podatkową w zakresie weryfikacji składników podatku od nieruchomości.” (załącznik nr 47).
D.	Przedawnienie i umorzenie zaległości podatkowych.
Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się 
z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych w okresie od 05.01.2009 r. do 30.03.2009 r. dokonano z urzędu odpisu 144 zaległości przedawnionych (ostatni termin płatności upłynął w 2003 roku) na kwotę 52.514,51 zł wraz z odsetkami w wysokości 48.789,60 zł oraz wydano 2 decyzje o umorzeniu zaległości na kwotę 3.666,20 zł wraz z odsetkami w wysokości 1.164,00 zł (wydruk z rejestru umorzeń stanowi załącznik nr 48).
Karta kontowa 202843 – przedawnienie zaległości. W aktach sprawy znajdują się kopie decyzji w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości za lata 2001-2003 wraz 
z kopiami potwierdzeń odbioru. W 2001 roku odbiór potwierdziła osoba o innym nazwisku niż podatnik, w 2002 i 2003 zwrócono przesyłki jako nie podjęte w terminie. Dnia 30.03.2009 r. wydano przedawnienie zaległości nr: PEA.I-3110-2-P/0139/09, na podstawie art. 70 § 1, art. 143 Ordynacji podatkowej oraz § 13 pkt 5b zał. nr 1 w rozdziale IV Zarządzenia Prezydenta Miasta Zabrze - Kierownika Urzędu Miejskiego 
w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości. Podstawa prawna zawiera błąd, gdyż zasady przedawniania zaległości w Urzędzie Miejskim w Zabrzu zawarte są w § 13 pkt 5b rozdziału IV załącznika nr 2 (a nie w zał. nr 1) Zarządzenia Prezydenta Miasta Zabrze - Kierownika Urzędu Miejskiego w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości.
Karta kontowa 302139A – umorzenie zaległości. Podatek od nieruchomości (dom jednorodzinny) niezapłacony od 15.09.2002. Dla 25 należności wystawiono 17 tytułów wykonawczych. Pierwszy tytuł wykonawczy wystawiono 18.08.2003 r., ostatni 31.10.2008 r. Dla należności, której termin płatności przypadał na 15.11.2008 r. nie podjęto działań windykacyjnych, gdyż dnia 20.11.2008 r. (wpł. 26.11.2008 r.) żona podatnika złożyła prośbę o „anulowanie zadłużenia podatku od nieruchomości”. Postanowienie PEA.IS-310-2-1301/08 z dnia 16.12.2008 r. zobowiązujące do uzupełnienia złożonego wniosku o pełnomocnictwo do występowania w imieniu małżonka, zeznanie podatkowego o wysokości osiągniętego dochodu w roku 2007 oraz oświadczenie o sytuacji rodzinnej materialnej i finansowej wraz z dokumentami potwierdzającymi tę sytuację. Wnioskodawca odebrał postanowienie 29.12.2008 r. i w dniu 05.01.2009 r. uzupełnił brakujące dokumenty. Spisano protokół na okoliczność zapoznania się wnioskodawcy z zebranym materiałem dowodowym. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zabrzu pismem z dnia 04.12.2008 r. odesłał niezrealizowane zajęcie wierzytelności przypadającej dłużnikowi do zapłaty w związku z zadeklarowaną przez podatnika w zeznaniu podatkowym za rok 2007 różnicą pomiędzy sumą zaliczek pobranych a podatkiem należnym równą „0”. Dnia 05.01.2009 r. Wygenerowane z systemu OTAGO zestawienie niezapłaconych należności (należności zaległe) na dzień złożenia wniosku tj. 26.11.2009 r. określa zaległości wraz z odsetkami na kwotę 4.050,60 zł. W protokole zawierającym analizę złożonego wniosku i załączników, spisanym 13.01.2009 r. wpisano, że podatnik posiada dwa samochody, brak adnotacji skąd uzyskano taką informację. W aktach sprawy znajduje się pismo Wydziału Komunikacji z dnia 25.11.2008 r. informujące, że podatnik figuruje w ewidencji jako właściciel jednego samochodu. Wydano decyzję PEA.IS-3110-2-1301/08 z dnia 13.01.2009 r. o umorzeniu zaległości z tytułu podatku od nieruchomości za lata 2002-2008 w wysokości 2.834,20 zł wraz z odsetkami za zwłokę.
Karta kontowa 500052R – umorzenie zaległości. Podatek od nieruchomości (dom jednorodzinny) niezapłacony od 15.09.2007. Wniosek podatnika o umorzenie z dnia 02.02.2009 r. wpłynął do Wydziału dnia 02.02.2009 r. Postanowieniem PEA.IS-310-2-93/2009 z dnia 09.02.2009 r. zobowiązano podatnika do uzupełnienia złożonego wniosku o zeznanie podatkowe o wysokości osiągniętego dochodu w roku 2007 oraz oświadczenie o sytuacji rodzinnej materialnej i finansowej wraz z dokumentami potwierdzającymi tę sytuację. Wnioskodawca nie odebrał postanowienia (zwrot dnia 06.03.2009 r.), natomiast w dniu 25.02.2009 r. uzupełnił brakujące dokumenty. Spisano protokół na okoliczność zapoznania się wnioskodawcy z zebranym materiałem dowodowym. Wygenerowane dnia 10.03.2009 r. zestawienie niezapłaconych należności (należności zaległe) na dzień złożenia wniosku tj. 26.11.2009 r. określa zaległości wraz z odsetkami na kwotę 958,20 zł. Protokół zawierający analizę złożonego wniosku i załączników spisano 10.03.2009 r. Dnia 10.03.2009 r. wydano decyzję PEA.IS-3110-2-93/09 o umorzeniu zaległości z tytułu podatku od nieruchomości za okres III i IV kwartał 2007 r. i cały 2008 rok w wysokości 835,00 zł wraz z odsetkami za zwłokę.
E.	Uwagi końcowe.
Wydział Podatków i Egzekucji Administracyjnej na bieżąco realizuje zalecenia pokontrolne zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Najwyższej Izby Kontroli. Oświadczenie Naczelnika PEA, dotyczące realizacji zaleceń stanowi załącznik nr 47.
W celu usunięcia nieprawidłowości wskazanych przez NIK, w szczególności dotyczących terminów wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych oraz podjęcia działań organizacyjnych w celu zwiększenia efektywności postępowań egzekucyjnych dokonano zmian w obowiązującym Zarządzeniu Prezydenta Miasta w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Zabrzu. Wprowadzono zmiany organizacyjne, m.in. przyjęto harmonogram służby poborców oraz podział ich na dwie grupy zadaniowe – jedna wykonuje czynności w godzinach od 7:30 do 15:30 a druga od 11:00 do 19:00.
Naczelnik PEA Regulaminem wewnętrznym Nr 2/PEA/2008 z dnia 03.11.2008 r. określiła rejony egzekucyjne, wprowadziła instrukcję ewidencjonowania tytułów wykonawczych oraz nadawania klauzuli o skierowaniu tytułów wykonawczych do egzekucji oraz instrukcję prowadzenia egzekucji przez pracowników Referatu Egzekucji Administracyjnej Wydziału (załącznik nr .49). Stwierdzono, że pracownicy Referatu nie przestrzegają wszystkich zasad określonych w instrukcjach, np. pracownik prowadzący Rejon Egzekucyjny po sprawdzeniu zgodności treści raportów z rozliczeniem służby 
w systemie komputerowym powinien dokonywać adnotacji w części „K” tytułu wykonawczego. Adnotacje te nie są wykonywane (przykładowy TW - załącznik nr 50). Zdaniem kontrolującego Naczelnik PEA oraz kierownik Referatu powinni zwiększyć nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników obowiązujących przepisów i instrukcji.
Referat Egzekucji Administracyjnej prowadzi czynności egzekucyjne na podstawie tytułów wykonawczych wystawianych przez PEA (podatki lokalne), MOPR oraz mandatów karnych nałożonych przez Straż Miejską. Kierownik Referatu składa Naczelnikowi PEA kwartalne informacje dotyczące efektywności i stanu spraw prowadzonych przez Referat Egzekucji Administracyjnej. Pierwsza informacja została złożona 
8 stycznia 2009 r. i zawierała informację dotyczącą postępowań egzekucyjnych prowadzonych w 2008 roku (załącznik nr 52). Kolejna informacja, za okres od 01.01.2009 r. do 31.03.2009 r., została złożona 29 kwietnia 2009 r. danych dotyczących efektywności i stanu spraw zawiera analizę porównawczą dotyczącą I kwartału roku 2008 i 2009 oraz wnioski końcowe określające słabe i mocne strony analizowanego okresu (załącznik nr 53). 
W porównaniu z okresem, za którym dokonywał kontroli NIK, widać znaczną poprawę. W 2008 roku wzrosła efektywność prowadzonych postępowań egzekucyjnych w stosunku do lat poprzednich, co zilustrować można za pomocą zestawienia tabelarycznego, wykonanego na podstawie zestawienia zawartego w protokole NIK (dane za lata 2006 i 2007) oraz zestawienia wykonanego przez pracownika PEA (dane za 2008 rok i I kwartał 2009 r. – załącznik nr 51):
Ocena, czy wprowadzone zmiany w procesie windykacji, egzekucji oraz system zarządzania i kontroli w przedmiotowym obszarze działają prawidłowo, będzie możliwa dopiero po okresie realizacji zmian, tj. najwcześniej w 2010 roku.

		Liczba oraz wartość prowadzonych w poszczególnych latach postępowań egzekucyjnych						

 	za okres	liczba upomnień	kwota zaległości objętych upomnieniami	liczba przypadków uregulowania zaległości w wyniku wysłania upomnień	kwota uregulowanych zaległości w wyniku wysłania upomnień	liczba tytułów wykonawczych wystawionych	łączna wartość, na jaką wystawiono tytuły wykonawcze	liczba tytułów wykonawczych załatwionych	kwota zaległości wyegzekwowana w drodze postępowania egzek. przez PM	łączna kwota, na jaką PM umorzył post. egzek. na skutek nieściągalności	na jaką kwotę przekazano tytuły wykonawcze do US	efektywność	
											ogółem	w tym:	kwota uzyskana.                       liczba tytułów	liczba upomnień                      .          l.ureg.zaległ.po upomnieniach	kwota upomnień                    .         kwota.ureg.zaległ.po upomn.	TW załatwione         .                                  TW wystawione	zaległości wyegzek. przez PMZ .       kwota wystawionych TW	
												zbieg egzekucji	egzekucja z nieruchomości						
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	10/9	3/5	4/6	9/7	10/8	
kontrola NIK 	2006	9 581	5 734 408,00	6 144	1 332 862,00	3 929	3 371 247,00	1 754	309 561,00	0,00	722 402,00	0,00	0,00	176	64,1	23,2	44,6	9,2	
	2007	6 768	16 908 802,00	5 450	3 229 483,00	3 668	8 656 964,00	2 622	273 998,00	0,00	1 510 850,00	46 660,00	0,00	104	80,5	19,1	71,5	3,2	
kontrola BK	2008	8 616	11 144 257,11	6 568	5 593 926,75	3 888	11 276 068,72	5 936	1 704 541,43	78 266,00	6 348 688,81	5 706,00	608,10	287	76,2	50,2	152,7	15,1	
	I kw. 2009	202	1 451 970,79	1 321	791 517,56	1 264	1 717 394,80	2 380	335 150,56	2 157,50	962 027,87	212,00	11 086,38	141	654,0	54,5	188,3	19,5	

W latach 2006, 2007, 2008 i w I kwartale 2009 liczba tytułów wykonawczych załatwionych w stosunku do liczby tytułów wykonawczych wystawionych wynosiła odpowiednio 44,6, 71,5, 152,7 i 188,3 %, kwota zaległości objętych upomnieniami w stosunku do kwoty uregulowanych zaległości w wyniku wysłania upomnień wynosiła odpowiednio 23,2, 19,1, 50,2 i 54,5 %, natomiast kwota zaległości wyegzekwowana w drodze postępowania egzekucyjnego (przez Prezydenta) w stosunku do kwoty, na jaką wystawiono tytuły wykonawcze stanowiła odpowiednio 9,2, 3,2, 15,1 i 19,5 %.

Analizując wygenerowane z systemu zestawienia dłużników, wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych stwierdzono różnice w ilościach i kwotach na wydrukach dotyczących tego samego okresu, jednak wygenerowanych innego dnia. Ilości wystawionych upomnień i tytułów wykonawczych oraz kwot nimi objętych, zestawione na podstawie zestawień wygenerowanych dnia 15.06.2009 r., różnią się od ilości i kwot podanych przez pracownika PEA w zestawieniu z dnia 26.06.2009 r. (za 2008 rok 
i I kw. 2009 r.) oraz podanych kontrolerowi NIK i zamieszczonych w protokole z kontroli, która zakończyła się 10 października 2008 r. (zestawienie – załącznik nr 54).
Rozbieżności wykazał również w swoim protokole kontroler NIK – wskazał różnice pomiędzy danymi dotyczącymi dochodów, zaległości, upomnień, tytułów wykonawczych i umorzeń za 2006 r. przekazanymi pismem w dniu 04.10.2007 r. a ustalonymi w wyniku kontroli w 2008 r. (str. 16 protokołu NIK).
Generowane zestawienia nie powinny uwzględniać czynności dokonywanych po dacie granicznej, określonej w parametrach wydruku, mimo iż dotyczą tego samego okresu. Nieprawidłowość ta powoduje, że dane dotyczące tego samego okresu, a przekazywane w różnych terminach, różnią się. 
Jak wynika z korespondencji prowadzonej z firmą OTAGO (załącznik nr 55) przyczyną opisanych przez kontrolującego nieprawidłowości są korekty dokonywane w czasie między generowaniem zestawień. W opinii kontrolującego niedopuszczalne jest, aby w zestawieniach generowanych w różnych dniach, a dotyczących tego samego okresu (takie same parametry wydruku) były różnice. 
Konieczne jest wyegzekwowanie od OTAGO wprowadzenia poprawek do programu.
	
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 16 stron. Jego integralną część stanowi 55 załączników na 423 stronach.
Kierownik jednostki kontrolowanej Pani Katarzyna Kucia – Naczelnik Wydziału - została poinformowany o przysługującym mu z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego. 
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.
Jeden egzemplarz protokołu wręczono Pani Katarzynie Kuci w dniu 15.07.2009 r.

Za jednostkę kontrolowaną: 					Kontrolujący:

1.  .............................................. 	      		     1. ....................................................

Zabrze, dnia 15 lipca 2009 r.