PROTOKÓŁ
kontroli kompleksowej Nr P-11/09 

przeprowadzonej w  Muzeum Miejskim w Zabrzu

Numer statystyczny: 000980725
Kontrolę  przeprowadzili  Halina  Bałata  i  Artur  Nowakowski  inspektorzy  z  Biura   Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 25 czerwca 2009 r. wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 2 lipca 2009r do dnia  28 sierpnia 2009 r., z wyłączeniem okresów urlopowych .( zał. nr 1)

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 
1.	Sprawy organizacyjne i pracownicze,
2.	Dysponowanie środkami finansów publicznych,
3.	Gospodarowanie mieniem,
4.	Sprawdzenie danych z ankiet za 2008 r.
Kontrolą objęto okres 2008r. 

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I.	U s t a l e n i a    o g ó l n e                                                       str.  2
II.	U s t a l e n i a    s z c z e g ó ł o w e                                        str.  5
1.	Sprawy organizacyjne i pracownicze                                        str.  5
2.	Dysponowanie środkami finansów publicznych                        str.11
a). planowanie i realizacja środków w 2008r.                                 str.12
b). prowadzenie ksiąg rachunkowych                                             str.15
c). gospodarowanie środkami ZFŚS				              str.16
3.  Gospodarowanie  mieniem                                                        str.17

I.     U s t a l e n i a     o g ó l n e   

Siedziba tymczasowa Muzeum Miejskiego w Zabrzu przy ul.3 Maja 91 została wyznaczona decyzją Prezydenta Miasta Zabrze z 17 sierpnia 2006r., w oparciu             o decyzję Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zabrzu Nr PINB 0551/30-04/1308/06/WEB z 3 sierpnia 2006r., która nakazywała wyłączenie               z użytkowania dotychczasowego  obiektu mieszczącego się  przy Placu   Krakowskim 9.  Działka i budynek przy ul. 3 Maja 91 stanowiące własność Skarbu Państwa przekazano w trwały zarząd na czas nieograniczony jednostce organizacyjnej Gminy Zabrze Centrum Kształcenia Praktycznego. Na mocy umowy użyczenia zawartej z CKP Muzeum Miejskie zajmuje 38 pomieszczeń na czas określony do 31 października 2009 r. ( zał. nr 2)
Z kolei  umową  użyczenia  z  1  grudnia  2008r Gmina  Miejska  Zabrze reprezentowana  przez  Jednostkę  Obsługi  Finansowej  Gospodarki Nieruchomościami udostępniła pomieszczenia na sale wystawowe muzeum” Galeria Cafe Silesia” na parterze kamienicy przy ul. 3 Maja 6. Umowa użyczenia zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od 12 grudnia 2008r. Lokal składa się                 z 9 pomieszczeń o łącznej powierzchni 265,30 m2 .( zał. nr 3)
          Stanowisko dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu zajmuje Pani Urszula Wieczorek,  której  Prezydent  Miasta  Zabrze  powierzył  pełnienie  obowiązków z dniem 1 czerwca 2009r. Poprzednio stanowisko to zajmował Pan Piotr Hnatyszyn powołany Zarządzeniem Prezydenta Miasta Nr 644/BNW/2007 z dnia 01.10.2007r.  
          Głównym księgowym Muzeum Miejskiego w Zabrzu jest Pani Lilianna Wyrwich zatrudniona na podstawie umowy o pracę z dnia 1 maja 1996r.                         w wymiarze 1 etat.  Ostatnie powierzenie obowiązków zgodnie z ustawą                     o finansach publicznych jest z dnia 18 marca 2005r.

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:  Dyrektor Pani Urszula Wieczorek, Dyrektor Pan Piotr Hnatyszyn, Główna księgowa i  pracownik administracyjny.
Przedmiotowa kontrola została zrealizowana przede wszystkim w oparciu             o dokumenty udostępnione przez kierownictwo jednostki kontrolowanej, a także ustne i pisemne wyjaśnienia.
W zakresie ustalonych w jednostce procedur kontroli, o których mowa w art.47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych i realizacji tych procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków obejmujących co najmniej 5% wszystkich wydatków za okres 2005, 2006, 2007          i 2008 Muzeum kontrolowane było systemem ankietowym przez Wydział Kontroli      i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego. 
Zalecenia pokontrolne wykonano.

Organizację i zasady funkcjonowania jednostki kontrolowanej określają; 
•	Ustawa z  dn. 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności  kulturalnej,(Dz. U. z 2001r.  Nr  13 poz.123 z późn. zm.);
•	Ustawa z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach, (Dz.U. z 1997r. Nr 5 poz.24     z późn. zm.); 
•	Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, (Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz. 694, z późn. zm.);
•	Ustawa z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych, ( Dz. U. nr 249, poz.2104 z późn. zm.);               
•	Ustawa z dnia 22 sierpnia 1997r. o ochronie osób i mienia ( Dz. U. z 1997r. nr 114 poz.740)   
- Plan ochrony Muzeum Miejskiego w Zabrzu ul. 3 Maja 91 Zabrze, uzgodniony z Komendantem Wojewódzkim Policji w Katowicach w dniu 10.12.2007r. ujętym zgodnie z art.5 ust.5 w/w ustawy w ewidencji Wojewody Śląskiego pod poz. WOJ. 14. Zmiana planu ochrony po przejęciu nowego obiektu przy ul. 3  Maja 6 „ Galeria Cafe Silesia” jest            w trakcie realizacji i wymaga uzgodnień z Komendantem Wojewódzkim Policji w Katowicach. (zał. nr 4) 
•	Ustawa z dn.  22 sierpnia 1997r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 1997r. nr 114 poz. 740);
•	Ustawa z dn. 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.               z 2007r. nr 223  poz. 1655) z późn. zm.
•	Ustawa z dn. 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001r. nr 142 poz. 1591) z późn. zm.;
•	Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( Dz. U. z 1996r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.);
•	Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009r.  w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ( Dz. U. nr 43 poz. 349 poprzedzone rozporządzeniem MPiPS z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ( Dz. U. nr 43, poz. 168);
•	Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30.12.1999r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych ( KŚT) – (Dz. U. nr 112 poz. 1317, z późn. zm).
•	Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z 23 kwietnia 1999r.                     w  sprawie  zasad  wynagradzania  pracowników  instytucji   kultury prowadzących gospodarkę finansową na zasadach ustalonych dla zakładów budżetowych, ( Dz.U. z 1999r. Nr 45 poz.446 z późn. zm.);
•	Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury, ( Dz. U.             z 1992r. Nr 35 poz.151 z późn. zm.);
•	Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z 17 lutego 1992r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury, ( Dz. U. z 1992r. Nr 20 poz.80 z późn. zm.);
•	Rozporządzenie Ministra Kultury  i Dziedzictwa Narodowego  z dnia 13 maja 2008r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających pracowników  tworzących  zawodową  grupę muzealników  do  zajmowania   stanowisk związanych z działalnością podstawową muzeów oraz trybu ich stwierdzania, (Dz. U. nr 91 poz. 568);
•	Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 19  czerwca  2008r. o  zmianie  rozporządzenia  w  sprawie  zasad  wynagradzania  pracowników  zatrudnionych  w instytucjach kultury prowadzących  w  szczególności  działalność  w  zakresie upowszechniania dóbr kultury, (Dz. U. 122.poz.785);
•	Rozporządzenie MPiPS z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia  przez  pracodawców  dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, ( Dz. U. z 1996r. Nr 62 poz. 286 z późn. zm.);
•	Zarządzenie nr 599/WAK/2004 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia              12 sierpnia 2004r. w sprawie zasad wynagradzania i premiowania dyrektorów instytucji kultury, dla których organem założycielskim jest Gmina Zabrze;
•	Zarządzenie nr 447/KS/2008 z 1 sierpnia 2008r. w sprawie zasad wynagradzania i premiowania dyrektorów instytucji kultury, dla których organem założycielskim jest Gmina Zabrze;
•	Uchwała Nr XVII/220/07 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.12.2007r.             w sprawie budżetu miasta Zabrze na 2008r.;

II. U s t a l e n i a   s z c z e g ó ł o w e

1.	Sprawy organizacyjne i pracownicze.
Muzeum Miejskie w Zabrzu posiada Statut  nadany uchwałą Rady Miejskiej nr XXIV/366/2000 z dnia 18.09.2000 r. Po przeprowadzonym przez Biuro Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta w Zabrzu w  okresie od 5 maja 2008r. do 8 września 2008r. w Muzeum zadaniu audytowym   sformułowano wnioski  o zaktualizowanie Statutu i Regulaminu Organizacyjnego. Kontrolujący zwrócili się na piśmie do Dyrektora  z prośbą o wyjaśnienie: „Na jakim etapie realizacji są wnioski pokontrolne Audytu Wewnętrznego”? Z treści wyjaśnienia wynika, że opracowany nowy Statut Muzeum Miejskiego został przesłany do zatwierdzenia przez Ministra Kultury                   i Dziedzictwa Narodowego. Po zatwierdzeniu Statutu pozostałe wskazane uchybienia zostaną usunięte niezwłocznie. Do wyjaśnienia  dodano załącznik - pismo   z dnia 31.10.2008r. Dyrektora Muzeum Pana Piotra Hnatyszyna informujące o etapie realizacji wskazanych uchybień.( zał. nr 5) 
Na dzień 1 stycznia 2008r. w Muzeum Miejskim w Zabrzu zatrudnionych było 13 pracowników, gdzie do 31 grudnia 2008r. zatrudnienie zmniejszono do 12 osób. Na dzień kontroli w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było 12 pracowników ( w tym 6 osób to pracownicy działalności podstawowej – muzealnicy, a 6 osób to pracownicy działalności ogólnej). 
 Kontroli poddano sposób zatrudniania i wynagradzania pracowników Muzeum. Analiza dokumentów dokonana na podstawie wybranych losowo teczek osobowych (główna  księgowa, starszy kustosz,  referent  ds.  administracyjno-kadrowych,) nie wykazała  odstępstw  pomiędzy  kategoriami  zaszeregowania a wynagrodzeniami z list płac. Listy płac sporządzane są sposobem ręcznym, opatrzone podpisami Dyrektora i osób  sporządzających. Wypłata wynagrodzeń następuje do 28 dnia każdego miesiąca na konta pracowników, zgodnie z oświadczeniami i wyrażoną zgodą  pracowników na taką formę wypłaty. Wysokość premii dla pracowników zgodnie z Regulaminem Premiowania ustalana jest przez osoby upoważnione do wykonywania tych czynności, poprzez złożenie wniosku o wypłatę premii indywidualnej z uzasadnieniem. Wniosek zaakceptowany przez Dyrektora stanowi podstawę do jej wypłaty. Premia dla Dyrektora Muzeum  przyznawana jest przez Prezydenta Miasta na podstawie § 5 Zarządzenia Nr 599/WAK/2004 z 12 sierpnia 2004r. i na podstawie § 2 Zarządzenia Nr 447/KS/2008 z 1 sierpnia 2008r.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zatrudnianiu i wynagradzaniu pracowników muzeum.
Kontrolujący poprosili o przedstawienie listy obecności pracowników za 2008 rok.          W wyniku kontroli stwierdzono brak podpisu kierownika jednostki w miejscu dokonywania czynności kontrolnych listy obecności. Stwierdzono niewłaściwe stosowanie symboliki za dni chorobowe (L-4 zamiast Ch), dni do wybrania ( DWD)               i delegację (S). Nieprawidłowości stwierdzono w  następujących  miesiącach (L-4 - styczeń,  kwiecień, wrzesień, październik, grudzień 2008r.), a dni do wybrania                            i delegacja na przestrzeni całego roku. Stosowane oznaczenia nie mają odpowiedników w opisie  listy obecności.(zał. nr 6) Stwierdzono również niewłaściwe sporządzenie planu urlopu na 2008r. Pracownicy nie zaplanowali wymaganej liczby dni przysługującego urlopu. ( zał. nr 7)
Pouczono, aby w przyszłości zaniechano stosowania tego rodzaju praktyk. 
Zgodnie  z  obowiązującymi  standardami  w kontrolowanej  jednostce  winny funkcjonować  wprowadzone zarządzeniem Dyrektora następujące przepisy wewnętrzne.
–	Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,
–	Zakładowy plan kont,
–	Instrukcja inwentaryzacyjna majątku trwałego,
–	Regulamin kontroli wewnętrznej,
–	Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
–	Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,
–	Instrukcja  przechowywania  druków  ścisłego  zarachowania  oraz przecho-wywania dokumentów i ich zabezpieczania,
–	Regulamin pracy,
–	Regulamin premiowania,
W dniu podjęcia czynności kontrolnych Dyrektor przedstawił kontrolującemu następujące regulaminy i zarządzenia:
•	Regulamin Pracy Muzeum Miejskiego w Zabrzu  podpisany  w  dniu 14.05.2005r.  przez Dyrektora  i związki  zawodowe. 
•	Regulamin organizacyjny Muzeum Miejskiego w Zabrzu zatwierdzony przez Dyrektora Pana Piotra Hnatyszyna w dniu 01.02.2008r.
•	Regulamin  wynagradzania  pracowników  Muzeum  Miejskiego w Zabrzu podpisany przez dyrektora i przedstawiciela z ramienia związków zawodowych         w dniu 14.07.2005r. z załącznikami:
Zał. 1  Tabela stawek wynagradzania zasadniczego obowiązująca od 01.10. 2007r.
           dla  pracowników działalności podstawowej, administracji i obsługi;
Zał. 1a Tabela stawek wynagradzania zasadniczego obowiązująca od 01.01. 2005r. 
           dla pracowników zarządzających;
•	Regulamin wynagradzania pracowników Muzeum Miejskiego  w Zabrzu podpisany  przez  Dyrektora  i  związki  zawodowe  w  dniu  15.05.2009r. Regulamin wynagradzania zawiera osiem załączników:
Zał.1	Tabela  stawek   wynagradzania  zasadniczego  obowiązująca  od 1 sierpnia 2008r., została zaktualizowana zarządzeniem nr 11/2008 dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu, uwzględniającym Rozporządzenie Ministra Kultury          i Dziedzictwa Narodowego z dnia 19 czerwca 2008r. o zmianie rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących  w  szczególności  działalność  w  zakresie upowszechniania  dóbr kultury, (Dz.U. 122.poz.785);
Zał.2	 Stanowiska pracy i kategorie zaszeregowania, zostały zaktualizowane zarządzeniem Nr  11/2008  Dyrektora  Muzeum  Miejskiego  w  Zabrzu,  uwzględniającym  Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego               z  dnia 19  czerwca 2008r. o zmianie  rozporządzenia  w sprawie  zasad wyna-gradzania pracowników zatrudnionych  w  instytucjach  kultury  prowadzących    w szczególności działalność w zakresie upowszechniania dóbr kultury, (Dz.U. 122.poz.785);
Zał.3	Wymagania kwalifikacyjne dla pracowników działalności podstawowej; 
Zał.3a. Wymagania kwalifikacyjne dla pracowników działalności podstawowej   „muzealników”, zaktualizowano na mocy  Zarządzenia nr 10/2008 Dyrektora Muzeum  Miejskiego  w  Zabrzu  z  dnia  14.10.2008r.  w  sprawie  zmian  w regulaminie  wynagradzania, w  związku  z  Rozporządzeniem  Ministra Kultury i Dziedzictwa  Narodowego z  dnia 13  maja  2008r. w  sprawie  wyma-gań  kwalifikacyjnych  uprawniających  pracowników  tworzących zawodową  grupę muzealników do zajmowania stanowisk związanych  z  działalnością   podstawową muzeów oraz trybu ich stwierdzania, (Dz. U. nr 91 poz. 568);
Zał. 4 Funkcje /stanowiska/ uprawniające niektórych pracowników do dodatku 
funkcyjnego,  zgodne z zarządzeniem nr 3/2009 Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu z dnia 05.03.2009r.;
Zał. 5 Zasady przyznawania dodatku za znajomość języków obcych;
Zał.6  Zasady przyznawania dodatków za prace wykonywane w warunkach szkodliwych dla zdrowia szczególnie uciążliwych lub niebezpiecznych,( wraz                                  z zarządzeniem nr 2/2009 Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu z dnia 04.03.2009r. usuwające pkt 6 z § 1);
Zał.7	Regulamin premiowania,  wraz z  aneksem  nr  1  z  dnia  14.11.2007r. wprowadzającym zmiany do § 2, w którym zastąpiono 50% wynagrodzenia zasadniczego na 80%. Aneks został podpisany przez dyrektora i pracowników;
Zał.8	Regulamin nagradzania;
•	Zarządzenie nr 1/2006 Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu w sprawie zasad wynagradzania i premiowania dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu;
•	Zarządzenie nr 2/2008 Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu z dnia 17.03.2008r. w sprawie Regulaminu wynagradzania, w którym zmienia się treść  pkt.1 Regulaminu. W miejsce zapisu: „Na  podstawie  § 9 Regulaminu wynagradzania pracowników Muzeum Miejskiego w Zabrzu, tworzy się                 w miarę posiadanych środków finansowych fundusz nagród w wysokości do 12 %  środków na wynagrodzenia osobowe /wykonany fundusz płac/” wprowadzono zapis: „Na podstawie § 9 Regulaminu wynagradzania pracowników Muzeum Miejskiego  w Zabrzu, tworzy się w miarę posiadanych środków finansowych fundusz nagród w wysokości do 12 % środków na planowany fundusz wynagrodzeń zasadniczych pracowników Muzeum Miejskiego w Zabrzu za dany rok.”
•	Zarządzenie nr 24/2004 z dnia 25 października 2004r. Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu w sprawie wprowadzenia	  regulaminu  kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi. Regulamin obowiązuje od 2 listopada 2004r.; 
•	Zarządzenie nr 7/2007 z dnia 22 listopada 2007r. Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji;
Zał. 1 Instrukcja inwentaryzacyjna z mocą obowiązującą od 1.12.2007r.;
•	Zarządzenie nr 8/2000 Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu z dnia 29.09.2000r. w sprawie  wprowadzenia  Instrukcji  obiegu  dokumentów finansowo księgowych oraz zakładowego planu kont;
Zał. 1  Wykaz obowiązujących dokumentów wraz z aneksem z dnia 15.10.2007r.
Zał. 2  Sposób wystawiania, opisywania, realizacji dokumentów;
Zał.3   Instrukcja biegu i kontroli dokumentów w Muzeum Miejskim w  Zabrzu;
Zał. 4  Instrukcja kasowa;
Zał. 5  Zakładowy plan kont; 
•	Zarządzenie  nr 8/2001 Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu z dnia 31.12.2001r.  w sprawie  ustalenia  dokumentacji  przyjętych  zasad rachunkowości;
Zał.1  Wykaz Kont Księgi głównej;
Zał.2 Oprogramowanie dopuszczone do użytkowania w Muzeum  Miejskim w Zabrzu;
Zał.3 Zasady ochrony oprogramowania dopuszczonego do użytkowania w Muzeum 
         Miejskim w Zabrzu;         
•	Zarządzenie nr 27/2004 Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu z dnia 15.11.2004r. w sprawie wprowadzenia zmian w treści zarządzenia nr 8/2001  w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Zmiana obejmuje pkt 2 § 3 zarządzenia w sprawie zasad ustalenia terminów inwentaryzacji, dostosowuje do zmienionego rozporządzenia Ministra Kultury   i Sztuki z dnia 26. 08.1997r.;
•	Zarządzenie nr 3/2008 Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu  z dnia 17.03.2008r. w sprawie wprowadzenia zmian w treści zarządzenia nr 8/2001              w zakresie ewidencji środków trwałych. (zmiana obejmuje § 5 pkt. 1). 
•	Zarządzenie nr 9/2008 Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu z dnia 24.09.2008r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 8/2000 z dnia 29.09.2000r.          w sprawie Instrukcji obiegu dowodów finansowo księgowych. Na mocy wprowadzonej zmiany przestał obwiązywać załącznik nr 5 „zakładowy plan kont”. W ten sposób zrealizowano uchybienie wskazane w protokole Biura  Audytu Wewnętrznego UM w Zabrzu.
Stwierdzone uwagi i uchybienia w regulaminach zostały poprawione w trakcie trwania kontroli.
Kontrolujący podczas czynności kontrolnych stwierdzili, że kierownictwo Muzeum prowadząc działalność  statutową  zawarło  niewielką  ilość  umów  z tytułu dostaw          i usług. Po dokonaniu analizy przedłożonych dokumentów stwierdzono dwa uchybienia w tym zakresie, polegające między innymi na niezgodności adresu siedziby firmy na umowie, a fakturami wystawionymi za świadczone usługi, oraz braku rejestru posiadanych umów. Wymienione uchybienia zostały usunięte                  w trakcie trwania kontroli, zmianę dotyczącą dostosowania umowy wykonano                w formie aneksu z dnia 13.07.2009r.
Siedziba Muzeum Miejskiego w Zabrzu jest obiektem ujętym w ewidencji obszarów, obiektów i urządzeń poddanej obowiązkowej ochronie na podstawie art. 5 ust 2 pkt 4, Ustawy z dnia 22.08.1997r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 1997r. nr 114 poz. 740). W okresie objętym kontrolą ochroną obiektu zajmowały się dwie firmy, do 31 lipca 2008r. ochronę realizowała firma „ERA” sp. z o.o., ul. Katowicka 16B Chorzów, natomiast od 01 sierpnia 2008r. prowadzenie ochrony obiektu przyjęła firma  „JAWI” Przedsiębiorstwo Usług Detektywistycznych i Ochrony Mienia sp. z o.o. ul. Przemysłowa 52 w  Tychach. Wybór firm realizujących ochronę odbywał się                       w procedurze Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004r. nr 19 poz. 177) oraz Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych ( tj.Dz. U. z 2007r. nr 223 poz. 1655 ze zm.) w trybie „zapytania                   o cenę”. W trakcie kontroli poddano analizie dokumenty z przeprowadzonych trzech postępowań. W wyniku analizy ustalono, iż wszystkie postępowania zostały poprzedzone  zarządzeniami wydanymi przez Dyrektora Muzeum Miejskiego                  w Zabrzu w sprawie powołania komisji i przygotowania postępowania.  Zgodnie          z procedurą do postępowań zaproszono po pięć firm,  w każdym przypadku na zaproszenie odpowiedziały co najmniej dwie firmy. W trakcie postępowania zachowana została również procedura dotycząca terminów zawiadomień  o wyborze  i podpisaniu umowy z wybraną firmą.  Kryterium wyboru wykonawcy była najniższa cena. W kontrolowanych postępowaniach nie wniesiono protestów i odwołań do prowadzonych postępowań. ( zał. nr 8) W trakcie kontroli wyboru najkorzystniejszej oferty nie stwierdzono nieprawidłowości. Kontrolujący nie mają uwag w tym zakresie.

2.  Dysponowanie środkami finansów publicznych
Muzeum Miejskie w Zabrzu prowadzi gospodarkę finansową w oparciu o plany finansowe  dochodów i wydatków oraz przepisy wymienione w ustaleniach ogólnych protokołu, głównie dla następujących rozdziałów klasyfikacji budżetowej, tj.:
- 92118 – Muzea

a)	Planowanie i realizacja środków w  2008r.
W  2008r. w rozdziale tym zaplanowano 869 484 zł. Na kwotę tą składały się  następujące przychody: 849  484 zł to dotacja budżetowa, 12 000 zł stanowiły wpływy               z tytułu dochodów ze sprzedaży usług i 8 000 zł z tytułu pozostałych dochodów. Dotację budżetową w wysokości 800 000 zł przyznano zgodnie z Uchwałą Rady Miejskiej nr XVII/220/07. W trakcie realizacji zadania zwiększono ją na mocy  Zarządzeń Prezydenta Miasta Zabrza:
- Nr75/WBU/2008 z dnia 22.02.2008r.- o  kwotę 45 184 zł z przeznaczeniem na działalność  bieżącą 
- Nr  627/WBU/2008  z  dnia 14.10.2008r.- o kwotę 4 300 zł na zorganizowanie wystawy „ Rotmistrz Witold Pilecki – Ochotnik do Auschwitz”. ( zał. Nr 9) 
Realizacja planu przychodów przedstawia poniższa tabela.
Nazwa konta	Plan pierwotny przychodów        w 2008r. w (zł)	Plan po zm. przychodów  w 2008r. w         (zł)	Realizacja     przychodów w 2008r.  w (zł)	    % wykon.	
Dotacja budżetowa	800 000,00	849 484,00	849 484,00	100	
Dochody z tyt. sprzedaży usług a w tym 	12 000,00	12 000,00	4 282,00	35,7	
Wpływy z biletów	2 000,00	2 000,00	1 591,00	79,5	
Wpływy  ze  sprzedaży wydawnictw	9 990,00	9 990,00	2 682,00	26,8	
Odsetki bankowe	10,00	10,00	9,00	90	
Pozostałe dochody         	8 000,00	8 000,00	6 160,00	77	
Razem	820 000,00	869 484,00	859 926,00	98,9	
Z analizy danych przedstawionych w tabeli wynika, że plan przychodów zrealizowano w 98,9%, tj. o 9 558 zł mniej niż zakładano. Na wynik ten przekłada się realizacja wszystkich zaplanowanych dochodów. Najmniejszy odsetek procentowy stanowi wykonanie  przychodów z tytułu sprzedaży usług, zrealizowano je tylko w 35,7%, czyli o 7 718 zł mniej od zaplanowanego. Na wynik ten miały wpływ zmniejszone dochody z tytułu sprzedaży wydawnictw. Zakładano dochód  w wysokości 9 990 zł          a uzyskano go w wysokości 2 682 zł, -  o 7 308 zł mniej tj. 26,8% założonego planu. Dochody ze sprzedaży biletów zrealizowano w 79,5% a pozostałe dochody w 77% założonego planu.
Wydatki na działalność bieżącą w Muzeum Miejskim w Zabrzu realizowano według założonego planu finansowego. Dane uzyskano z materiałów przekazanych przez kontrolowanych. ( zał. nr 10)

Nazwa konta	Plan pierwotny w 2008r. w  (zł)	Plan po zm. w 2008r.w (zł)	Wykon.  w 2008r. w (zł)	    % wykon.  	
Wynagrodzenia  i składki ZUS	505 000,00	517 500,00	517 403,00	99,9	
Wynagrodzenia osobowe pracowników	500 000,00	501 000,00	500 967,00	99,9	
Wynagrodzenia bezosobowe	5 000,00	16 500,00	16 436,00	99,6	
Składki  na ubezpieczenie społeczne	89 000,00	85 000,00	84 764,00	99,7	
Składki na ubezpieczenie społeczne	77 000,00	74 600,00	74 544,00	99,9	
Składki na fundusz pracy	12 000,00	10 400,00	10 220,00	98,3	
Zużycie materiałów	40 000,00	58 500,00	  62 068,00	106,1	
Zakup muzealiów	20 000,00	30 300,00	30 263,00	99,9	
Prenumerata	4 000,00	3 800,00	3 791,00	99,8	
Materiały biurowe	5 000,00	3 900,00	3 898,00	99,9	
Materiały do wystaw	4 000,00	6 500,00	7 491,00	115,2	
Środki czystości	2 000,00	1 600,00	1 594,00	99,6	
Pozostałe materiały	5 000,00	12 400,00	15 031,00	121,2	
Zakup energii	30 000,00	26 500,00	26 465,00	99,9	
Centralne ogrzewanie	25 500,00	23 400,00	23 367,00	99,8	
Energia elektryczna	3 500,00	2 500,00	2 505,00	100,2	
Woda	1 000,00	600,00	593,00	98,9	
Usługi  obce materialne	34 000,00	44 000,00	46 475,00	105,6	
Opłaty telekomunikacyjne, Internet i BIP	11 000,00	10 300,00	10 273,00	99,7	
Opłaty pocztowe`	1 000,00	1 000,00	991,00	99,1	
Druk wydawnictw	15 000,00	22 000,00	23 751,00	107,9	
Usługi transportowe	2 000,00	1 700,00	1 634,00	96,1	
Usługi fotograficzne	5 00,00	0,00	0,00	0	
Remonty bieżące	500,00	0,00	0,00	0	
Pozostałe usługi materialne	4 000,00	9 000,00	9 826,00	109,2	
Usługi  obce niematerialne	98 500,00	104 500,00	112 881,00	108.0	
Dozorowanie mienia	92 000,00	98 200,00	106 625,00	108,6	
Usługi informatyczne	4 000,00	4 500,00	4 304,00	95,6	
Prowizje i opłaty bankowe	1 500,00	1 100,00	1 011,00	91,9	
Pozostałe usługi niematerialne	1 000,00	700,00	941,00	134,4	
Pozostałe koszty	21 000,00	21 400,00	21 386,00	99,9	
Koszty bhp i szkolenia	5 000,00	5 250,00	5 251	100	
Delegacje służbowe, ryczałty	5 000,00	4 350,00	4 349,00	100	
Świadczenia urlopowe	11 000,00	11 800,00	11 786,00	99,9	
Amortyzacja	2 000,00	12 000,00	12 018,00	100,1	
Razem	819 500,00	869 400,00	883 460,00	101,6	

Z analizy danych przedstawionych w w/w  tabeli wynika, że wydatki w 2008r. zostały wykonane w 101,6% w stosunku do „planu  po zmianach”. Najwięcej środków przeznaczono na wynagrodzenia wraz z pochodnymi. Stanowiły one kwotę                      w wysokości 602 167 zł tj. 68,16% całości budżetu Muzeum. Pozostałą kwotę                 w wysokości 281 293 zł przeznaczono na zakup materiałów i energii, zakup usług materialnych i niematerialnych oraz na  pozostałe koszty ponoszone w trakcie bieżącej działalności. Wydatki te kształtują  się w granicy 31,84% całości zrealizowanego budżetu. Najwięcej wydatków rzeczowych poniesiono na „zakup obcych usług niematerialnych” w kwocie 112 881 zł tj.12,78% całości zrealizowanych wydatków i 108% założonego planu w tym zakresie.( przekroczenie planu o 8 381 zł). 
Wydatki na koncie „ zużycie materiałów” zamykają się kwotą 62 068 zł, co stanowi 7,03% całości wydatków i 106,1% założonego planu.( przekroczenie planu o 3 568 zł).
 Wydatki na koncie „usługi obce materialne” zamykają się kwotą 46 475 zł,                   co  stanowi  5,26%  i  105,6%  założonego  planu  w  tym  zakresie.  (przekroczenie                       o 2 475 zł). 
Ogółem wydatki poniesione na działalność bieżącą Muzeum w 2008r. były wyższe             o 14 060 zł od planu. O przyczynie przekroczenia kontrolującym złożono wyjaśnienie, z którego wynika, że przekroczenie wydatków podyktowane było zwiększonymi kosztami utrzymania muzeum w związku z przyjęciem od 12 grudnia 2008r. lokalu użytkowego na galerię sztuki Muzeum Miejskiego mieszczącego się  w Zabrzu przy ul. 3 Maja 6. Koszty te wynikały ze zwiększonych wydatków na dozorowanie galerii, koszty energii i wyposażenia. Wzrosły również wydatki związane z organizacją wystawy z okazji 60-lecia lokalnego klubu sportowego. Z wyjaśnień kontrolowanego wynika, że zwiększenie wydatków znalazło pokrycie w zysku w wysokości 49 597,67 zł , które muzeum wypracowało w 2007r.( zał. Nr 11)
Analiza sprawozdań sporządzonych przez główną księgową ( bilans, rachunek zysków i strat) wykazuje, że  w 2008r. w stosunku do roku ubiegłego wzrosły koszty na  działalności operacyjnej i wzrosły przychody operacyjne, a zmniejszyły się przychody na sprzedaży co przełożyło się na  wynik finansowy w wysokości  6 728,22 zł ( zysk netto). Zysk ten jest niższy  o 42 869,45 zł w stosunku do zysku uzyskanego w 2007r. (zał. nr 12) Wypracowany zysk w 2008r. dyrektor przeznaczył na fundusz instytucji. 
Roczne sprawozdanie finansowe Muzeum Miejskiego za rok 2008  zgodnie z art. 53 ust.1 ustawy  z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości zostały zatwierdzone  przez organizatora instytucji kultury, którym jest  Gmina Miejska Zabrze -   Zarządzenie Nr 407/KS/2009r. Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 05.06.2009r. (zał. nr 13)      
 
 b) Prowadzenie ksiąg rachunkowych w muzeum.

Kontroli poddano sposób prowadzenia rachunkowości w muzeum. W sposób losowy dokonano weryfikacji dokumentów księgowych potwierdzających dokonane operacje gospodarcze, w  szczególności dokumenty  księgowe sprawdzone i zakwalifikowane    do ujęcia w księgach rachunkowych. Kontrolujący zwrócili uwagę na zapis miesiąca, dekretację i podpisy osób odpowiedzialnych za te wskazania. W zakresie objętym kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości, gdyż faktury opatrzone są opisem celowości dokonanego zakupu, numerem rejestru umów oraz zawierają wskazanie  zaewidencjonowania zakupionych muzealiów i składników majątkowych w księgach inwentarzowych. Wszystkie dowody księgowe oznaczone są trwale numerem księgowym. Księgi rachunkowe prowadzone komputerowo przy użyciu programu „Polonica” FK 3.13., w którym to księgowane operacje gospodarcze zawierają szczegółowe  opisy  zdarzeń. Dowody  do  ewidencji  ujęte  są  na  bieżąco w sposóbchronologiczny, rzetelny  i  sprawdzalny  na  odpowiednio  oznaczonych  kontach.   (zał. nr 14) Zobowiązania regulowane  są  terminowo. 
Zasady gospodarki kasowej obowiązujące w muzeum zawiera regulamin ( zał. nr 4 do instrukcji obiegu  i kontroli dokumentów księgowych). Zgodnie z zapisami przedmiotowej instrukcji:
–	gotówka z banku pobierana jest za pomocą karty kredytowej wystawionej imiennie na Główną księgową. 
–	ewidencję rozliczeń gotówkowych prowadzi się za pomocą miesięcznych raportów kasowych i druków KP i KW. 
–	raport prowadzony jest przez referentkę ds. administracyjno-biurowych, której powierzono w zakresie obowiązków funkcję kasjera. 
 Kontrolujący stwierdzają, że raport kasowy zawiera obroty miesiąca składające się          z wpłat pobranej gotówki  z banku oraz dochody uzyskane ze sprzedaży biletów                i wydawnictw. Gotówka uzyskana ze sprzedaży biletów i wydawnictw pozostaje wpłacana do kasy muzeum na podstawie zestawień sporządzonych przez osoby dokonujące wpłat, które to wraz z drukiem KP stanowią wewnętrzne dowody księgowe. (zał. nr 15) Obroty raportu kasowego po stronie „MA” stanowią dokumenty potwierdzające dokonane zakupy  zapłacone gotówką. Raport wraz   z załącznikami księgowany jest w ewidencji księgowej na koncie 101 – „Kasa gotówkowa”.                    ( zał. nr 16) 
Kontrolujący nie mają uwag do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,  ponieważ prowadzone są one zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.( Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm).

c)	 Gospodarowanie środkami ZFŚS

Zgodnie z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych Muzeum Miejskie w Zabrzu, które zatrudnia 12 pracowników na 12 etatach  nie tworzy i nie prowadzi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pracownikom wypłacane są świadczenia urlopowe na podstawie złożonego wniosku przez pracownika wykorzystującego urlop wypoczynkowy w określonym wymiarze.( zał. nr 17) 
Decyzja podjęta przez kierownika jednostki w tym zakresie poparta była opiniami uzyskanymi z Ministerstwa Kultury w Warszawie i opinią Radcy Prawnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu. ( zał. nr 18)

3. Gospodarowanie mieniem.
W instytucjach kultury majątek powinien być odpowiednio ewidencjonowany                    w oparciu o przepisy prawa określone w ustawie o rachunkowości, a także                      w  rozporządzeniach  regulujących gospodarkę finansową jednostek budżetowych.  W czasie czynności kontrolnych przeprowadzonych w Muzeum Miejskim w Zabrzu ustalono, że ewidencja majątku prowadzona jest przy użyciu komputerowego  programu księgowego i ksiąg inwentarzowych. W systemie ewidencji księgowej majątek ewidencjonuje się na kontach: 011- „środki trwałe”, 014 – „zbiory biblioteczne”, 016 – „muzealia”, 020 – „wartości niematerialne i prawne”. W opinii kontrujących konta zawierają prawidłowe opisy, ponadto  prowadzony jest  podział na konta analityczne.
Na koncie 011- „środki trwałe” obroty w 2008r. wyniosły 10 315,98 zł. Na kwotę tą składały się zakupy notebooka, skanera i zakup regałów. Stan konta 011- „ środki trwałe” na koniec 2008r wynosił 17 689,66 zł. 
Kontrolujący zwracają uwagę, że Muzeum w systemie księgowym nie prowadziło ewidencji na koncie 013- „pozostałe środki trwałe”. Duża ilość wyposażenia zaewidencjonowana była w książce inwentarzowej ewidencji ilościowej bez określenia wartości. W trakcie trwania kontroli wprowadzono do ewidencji księgowej konto 013 i przeniesienie majątku z ewidencji ilościowej do ewidencji wartościowo-ilościowej. 
Księgozbiór ewidencjonowany jest w III tomach książek inwentarzowych, wpisy prowadzone systematycznie. Na dzień prowadzenia kontroli ostatnia pozycja wpisu do „zbiorów bibliotecznych” widnieje na dzień 07.07.2009r. Kontrolujący ustalili, że stan w książce zgadza się ze stanem zaksięgowanym na koncie 014- „zbiory biblioteczne”. W 2008r. zaewidencjonowano zbiory w wysokości  2205 zł.
Majątek  sklasyfikowany jest według KŚT.
Do konta 016 – „muzealia” prowadzona jest ewidencja analityczna według działów  zgodnie z zapisem Statutu. Każdy dział prowadzi księgi inwentarzowe muzealiów,          w których ewidencjonowane są zakupy eksponatów. Wartość wpisów podlega uzgodnieniu z księgową i jest zgodna z ewidencją na koncie 016.( zał. nr 19)                W 2008r. pracownicy muzeum dokonali zakupów eksponatów na kwotę 30 262,57zł; kwota darowizn wyniosła w tym okresie 19 751 zł. Razem obrót w 2008r. na w/w koncie wyniósł 50 013,57 zł. Wartość wszystkich zgromadzonych muzealiów zaewidencjonowanych w urządzeniach księgowych zamyka się kwotą 771 393,07 zł. Dokumenty z zakupu eksponatów przekazywane do księgowości opatrzone są pieczęciami o treści „wciągnięto do księgi inwentarzowej, tom, folio pod poz.” oraz          „zatwierdzono do  zakupu  przez  Komisję  Zakupu muzealiów, protokół  nr, dnia  i podpis”. (zał. nr 20) Kontrolujący  losowo  dokonali sprawdzenia  wartości zakupio-nych muzealiów z dokonanymi wpisami w księdze muzealiów działu historii. Kontrolujący stwierdzili  prawidłowe prowadzenie ewidencji w opisanym zakresie.
W urządzeniach księgowych figuruje również konto 020- „wartości niematerialne              i prawne” z zaksięgowaną wartością 6 710 zł dotyczącą ewidencji programu.                Kontrolujący w 2008r. nie stwierdzili  obrotów na tym koncie.
Inwentaryzacja majątku w Muzeum Miejskim w Zabrzu na podstawie spisu z natury  w zakresie zbiorów bibliotecznych została przeprowadzona w  terminie od 1 grudnia 2004 do 31 stycznia 2005r., natomiast inwentaryzację środków trwałych                          i pozostałego majątku z ewidencji ilościowej przeprowadzono w okresie od 4 grudnia 2007 do 18 stycznia 2008r. Z kolei inwentaryzację muzealiów przeprowadzono zgodnie z  wydanym Zarządzeniem Dyrektora Muzeum Miejskiego w Zabrzu Nr 25/2004 z dnia 26.10.2004r.w okresie od 10 stycznia 2005 do 8 grudnia 2006r.          ( zał. nr 21) Kontrolujący stwierdzili   prawidłowe gospodarowanie majątkiem muzeum.
Kontroli poddano prawidłowość danych podanych do ankiety za 2008r. Brak uwag         w tym zakresie.
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 19 kart. Jego integralną część stanowi 21 załączników na 130  kartach.             
Kierownik jednostki kontrolowanej Pani Urszula Wieczorek została poinformowana        o przysługującej jej z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych                w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół  kontroli  służy  wyłącznie  do  użytku  wewnętrznego. 
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.

Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektor Pani Urszuli Wieczorek
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli 
Muzeum Miejskiego w Zabrzu pod poz. 3

Kontrolujący:

Zabrze, dnia 1 września 2009 r.

Za jednostkę kontrolowaną:                                     

.....................................................