PROTOKÓŁ
kontroli problemowej Nr P-9/09

przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej nr 3 
w Zabrzu przy ul. Brysza 3

Numer statystyczny jednostki kontrolowanej: 000686664
Kontrolę przeprowadziła Danuta Mucha – inspektor Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu działający na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 17 lipca 2009 r. wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 20 lipca 2009 r. do dnia 31 sierpnia 2009 r. (załącznik nr 1), z wyłączeniem okresów 19-21 sierpnia 2009 r. (urlop).

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: prawidłowość i rzetelność prowadzenia dokumentacji księgowej w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US.

Kontrolą objęto okres: rok 2008 oraz I półrocze 2009 r.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I.	U s t a l e n i a    o g ó l n e							str. 1
II.	U s t a l e n i a    s z c z e g ó ł o w e						str. 3
1.	Prowadzenie dokumentacji księgowej wynagrodzeń			str. 3
2.	Naliczanie składek na poczet ZUS					str. 4
3.	Naliczanie podatku dochodowego					str. 5
4.	Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US				str. 6
III.   U s t a l e n i a    k o ń c o w e						str. 7

I.     U s t a l e n i a     o g ó l n e   
Kontrolowana jednostka mieści się w Zabrzu przy ul. Brysza 3, w budynku będącym własnością Gminy Miejskiej Zabrze. Oprócz budynku głównego jednostka użytkuje budynek pralni i garażu. Nieruchomość zabudowaną (w/w budynkami wraz 
z działkami) Zarząd Miasta Zabrze decyzją nr 2/97 z dnia 27.01.1997 r. przekazał nieodpłatnie w zarząd na rzecz Domu Pomocy Społecznej nr 3 w Zabrzu na czas nieoznaczony.
Dom Pomocy Społecznej jest jednostką organizacyjną gminy działającą w formie jednostki budżetowej.
Dom przeznaczony jest dla osób przewlekle chorych i posiada charakter domu stacjonarnego.
Zadaniem Domu jest zapewnienie całodobowej opieki oraz zaspokojenie niezbędnych potrzeb bytowych, zdrowotnych, edukacyjnych, społecznych i religijnych na poziomie obowiązującego standardu w szczególności przez zapewnienie:
1.	miejsca zamieszkania;
2.	wyżywienia;
3.	opieki lekarskiej i pielęgniarskiej;
4.	zabiegów usprawnienia leczniczego;
5.	terapii zajęciowej;
6.	dostępu do kultury, oświaty i rekreacji;
7.	spokoju i bezpieczeństwa na terenie Domu oraz opieki w czasie zorganizowanych zajęć poza Domem.
Stanowisko dyrektora Domu Pomocy Społecznej nr 3 zajmuje od dnia 08.01.2009 r. Pan Zenon Cichy przeniesiony służbowo na podstawie porozumienia z dnia 
8 stycznia 2009 r. z Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Zabrzu do pracy 
w Domu Pomocy Społecznej nr 3 w Zabrzu (załącznik nr 2).
Poprzednio od dnia 01.05.2008 r. do dnia 07.01.2009 r. stanowisko dyrektora zajmowała Pani Danuta Dymek, której obowiązki powierzono Zarządzeniem nr 819/ZPS/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 24.12.2007 r.
Obowiązki głównej księgowej od dnia 1.05.2002 r. pełniła Pani Iwona Buksińska zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony - od dnia 
01.06.2007 r. zatrudniona na stanowisku głównej księgowej. 
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: Dyrektor kontrolowanej jednostki Pan Zenon Cichy i Główna Księgowa Pani Iwona Buksińska
Działalność finansowa w zakresie objętym kontrolą prowadzona była w oparciu o: 
•	ustawę z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.);
•	ustawę z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm);
•	ustawę z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.);
•	ustawę z dnia 30.06.2005r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 
z późn. zm.);
•	ustawę z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000r., nr 14, poz. 176 z późn. zm.);
•	ustawę z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. Nr 210, poz. 2135 z późn. zm.);
•	ustawę z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 oraz Dz.U. z 2007r., nr 11, poz. 74 z póź. zm.);
•	rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.);
•	rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020);
•	rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2.08.2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zmianami).
Organizację i zasady funkcjonowania jednostki kontrolowanej określają:
•	Statut Domu Pomocy Społecznej nr 3 w Zabrzu, stanowiący załącznik do uchwały nr LVI/706/06 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 3 lipca 2006 roku;
•	Regulamin Organizacyjny Domu Pomocy Społecznej nr 3 w Zabrzu, przyjęty zarządzeniem Prezydenta Miasta Zabrze nr 317/ZPS/2006 z dnia 21 kwietnia 2006 roku, do którego załącznikiem jest Schemat organizacyjny (załącznik nr 3);
•	Regulamin Organizacyjny Domu Pomocy Społecznej nr 3 w Zabrzu, przyjęty zarządzeniem Prezydenta Miasta Zabrze nr 441/ZPS/2008 z dnia 31 lipca 2008 roku, do którego załącznikiem jest Schemat organizacyjny (załącznik nr 4).
Zarządzeniem nr 10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej nr 3 z dnia 27.06.2008 r. zostały wprowadzone procedury kontroli wewnętrznej dla DPS nr 3 oraz zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań dokonywania wydatków.
Kontrola kompleksowa w Domu Pomocy Społecznej Nr 3 prowadzona była przez Biuro Kontroli w okresie od dnia 23 lipca 2008 roku do dnia 14 sierpnia 2008 roku. Kontrolujący nie sformułował zaleceń z przeprowadzonej kontroli 
Ostatnia kontrola finansowa prowadzona była przez Biuro Kontroli w ramach badania ankietowego za 2008r.- kontrola Nr P4/2009. W trakcie przeprowadzonej kontroli przyjęto wyjaśnienia odnośnie do kontrolowanego zakresu złożone przez kontrolowanego i w związku z tym nie sformułowano odrębnych zaleceń. 

II.	U s t a l e n i a    s z c z e g ó ł o w e 
1.	Prowadzenie dokumentacji księgowej wynagrodzeń
Sprawy będące przedmiotem kontroli prowadzi główny księgowy Pani Iwona Buksińska. Bezpośredni nadzór nad jej pracą sprawuje dyrektor kontrolowanej jednostki Pan Zenon Cichy. 
Zakres powierzonych głównemu księgowemu obowiązków (załącznik nr 5) obejmował w szczególności:
•	prowadzenia rachunkowości jednostki;
•	prowadzenie gospodarki finansowej jednostki;
•	prowadzenie analizy wykorzystania środków z budżetu Gminy lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostki;
•	sporządzanie list płac pracownikom, prowadzenie dokumentacji z tym związanej;
•	naliczanie podatków zgodnie z przepisami;
•	w ramach kontroli wewnętrznej – dokonywanie wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostki oraz wykonywania budżetu.
Obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z ustawą o finansach publicznych powierzono pismem z dnia 02.01.2008 r.
Wynagrodzenia w DPS Nr 3 oparte są na Regulaminie wynagradzania pracowników Domu Pomocy Społecznej nr 3 w Zabrzu, obowiązującym od dnia 30 lipca 2007 r. Regulamin ustala w § 10 fundusz nagród – do 3% funduszu wynagrodzeń oraz 
w § 12 fundusz premiowy – do 30% wynagrodzeń zasadniczych. W jednostce obowiązuje regulamin premiowania z dnia 02.07.2001 r.
W okresie objętym kontrolą DPS Nr 3 zatrudniał:
•	na dzień 31 stycznia 2008 r. 47 osób na 42,92 etatach;
•	na dzień 31 stycznia 2009 r. 46 osób na 40,92 etatach;
•	na dzień 30 czerwca 2009 r. 49 osób na 43,42 etatach.
Ponadto w kontrolowanym okresie zawarte były 2 umowy zlecenia (inspektor ds. bhp oraz psycholog) oraz zatrudnione były osoby odbywające zastępczą służbę wojskową (średnio 2 osoby). Zestawienie ilości osób zatrudnionych, pracujących na Umowę-Zlecenie oraz poborowych na koniec miesięcy objętych kontrolą stanowi załącznik nr 6.
Operacje księgowe prowadzone są za pomocą programu finansowo-księgowego Qwant. Wydruki z programu, przedstawiające operacje na kontach dla ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego oraz funduszu pracy stanowią załącznik nr 7, natomiast dla podatku dochodowego – załącznik nr 8. Na podstawie powyższych wydruków kontrolujący stwierdza, że należne składki i podatki księgowane są prawidłowo.
Wynagrodzenia dla pracowników naliczane są za pomocą autorskiego programu płacowo-kadrowego Zakładu Usług Informatycznych TOM_AG.
Na wynagrodzenia osobowe pracowników składały się wynagrodzenia zasadnicze, dodatek za wysługę lat, premia i inne dodatki (funkcyjne, za popołudnia i noce). 
W poszczególnych miesiącach przygotowywane były listy płac podstawowe (wynagrodzenie za dany miesiąc) oraz listy dodatkowe (ryczałt, przeszeregowanie, gratyfikacja, wypłaty z ZFŚS). Zestawienie Zbiorcze wypłat oraz lista płac są każdorazowo zatwierdzane do wypłaty przez dyrektora jednostki. Sporządzającym 
i sprawdzającym zestawienia i listy płac jest główna księgowa, która czynności te ma zapisane zakresie obowiązków. Zbiorcze zestawienia wypłat za okres objęty kontrolą stanowią załącznik nr 9.

2.	Naliczanie składek na poczet ZUS
Płatnicy zobowiązani ustawowo do przekazywania dokumentów drogą elektroniczną wykorzystują program udostępniony przez Zakład do wysyłania danych poprzez Internet do ZUS. Komunikacja z ZUS Zabrze odbywa się przy wykorzystaniu programu PŁATNIK. W udostępnionych dokumentach znajdują się wydruki imiennych raportów o należnych składkach ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA. 
Wysokość należnych składek obowiązujących w okresie objętym kontrolą przedstawia poniższa tabela:

Rodzaj ubezpieczenia	Stawka łącznie	Finansowana przez pracodawcę	Finansowana przez pracownika	
Emerytalne	19,52%	9,76%	9,76%	
Rentowe	13,00%	6,5%	6,5%	
Chorobowe	2,45%	-	2,45%	
Wypadkowe	(od 0,67% 
do 3,60%)*	do 31.03.2009 r. - 1,47 % 
od 01.04.2009 r. - 1,18 %	 - 	
Zdrowotne	9%	-	9%	

Analizy zgodności składek naliczonych i zestawionych w zbiorczych zestawieniach wypłat ze składkami wykazanymi w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA dokonano na podstawie zestawień zbiorczych wypłat, raportu eksport do Płatnika, deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za losowo wybrane miesiące - luty i sierpień 2008 r. oraz luty 2009 r. (załącznik nr 10).
Analizy naliczeń indywidualnych dokonano na podstawie kartoteki zarobkowej za 2008 r. i I kwartał 2009 r., imiennej listy płac (tzw. „pasek”) za losowo wybrane miesiące - luty i sierpień 2008 r. oraz luty 2009 r. dla dwóch losowo wybranych pracowników. 
Kartoteki zarobkowe, imienne listy płac oraz wydruki bankowe dokonanych przelewów poborów na konto indywidualne za okresy j.w. dla głównej księgowej stanowią załącznik nr 11.
Kartoteki zarobkowe, imienne listy płac oraz wydruki bankowe dokonanych przelewów poborów na konto indywidualne za okresy j.w. dla pielęgniarki stanowią załącznik nr 12.
Dokonano również analizy rachunków wystawionych na podstawie zawartych Umów-Zleceń i wynikających z nich naliczeń składki zdrowotnej za okres objęty kontrolą (załącznik nr 13).
Kontrolujący stwierdza, że składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy, należne od pracownika i pracodawcy w zakresie objętym kontrolą, naliczone zostały prawidłowo. Naliczenia obejmowały składki należne od pracowników, pracujących na Umowę-Zlecenie oraz osób odbywających zastępczą służbę wojskową. 
3.	Naliczanie podatku dochodowego
Skale podatkowe, obowiązujące w okresie objętym kontrolą przedstawiają poniższe tabele:
w 2008 roku

Podstawa obliczenia podatku w zł	Podatek wynosi	
ponad	do		
	44.490	19% minus kwota zmniejszająca podatek 586 zł 85 gr	
44.490	85.528	7.866 zł 25 gr + 30 % nadwyżki ponad 44.490 zł	
85.528		20.177 zł 65 gr + 40 % nadwyżki ponad 85.528 zł	

w 2009 roku

Podstawa obliczenia podatku w zł	Podatek wynosi	
ponad	do		
	85.528	18% minus kwota zmniejszająca podatek 556 zł 02 gr	
85.528		14.839 zł 02 gr + 32 % nadwyżki ponad 85.528 zł	

Koszty uzyskania przychodów w 2008 r. i w 2009 r. są takie same i wynoszą 111,25 zł.
Analizy zgodności podatku naliczonego i zestawionego w zbiorczych zestawieniach wypłat z podatkiem wykazanym w deklaracji PIT-4 dokonano na podstawie zestawień zbiorczych wypłat i deklaracji PIT-4 za losowo wybrane miesiące - luty i sierpień 2008 r. oraz luty 2009 r. (załącznik nr 10).

Analizy naliczeń indywidualnych dokonano na podstawie kartoteki zarobkowej za 2008 r. i I kwartał 2009 r., imiennej listy płac (tzw. „pasek”) za luty i sierpień 2008 r. oraz luty 2009 r. dla dwóch losowo wybranych pracowników. 
Zestawienie składek, kartoteki zarobkowe, imienne listy płac oraz wyciągi z rachunku bankowego DPS nr 3, dotyczące przelewu poborów na konto indywidualne za okresy j.w. dla głównej księgowej stanowią załącznik nr 11.
Zestawienie składek, kartoteki zarobkowe, imienne listy płac oraz wyciągi z rachunku bankowego DPS nr 3, dotyczące przelewu poborów na konto indywidualne za okresy j.w. dla pielęgniarki stanowią załącznik nr 12.

Dokonano również analizy rachunków z tytułu zawartych Umów-Zleceń 
i wynikających z nich naliczeń podatku za okres objęty kontrolą (załącznik nr 13).
Kontrolujący stwierdza, że podatki dochodowe od osób fizycznych, należne od dochodów określonych ustawą, naliczone zostały prawidłowo. Naliczenia obejmowały podatki należne od pracowników, pracujących na Umowę-Zlecenie oraz osób odbywających zastępczą służbę wojskową. Stwierdzono różnice pomiędzy naliczeniem podatku i kwotami wykazanymi w deklaracji PIT-4. Różnice te wystąpiły w deklaracjach za maj, czerwiec i sierpień 2008 r. i kwiecień 2009 r. (zestawienie – załącznik nr 14). Z wyjaśnień udzielonych przez głównego księgowego kontrolowanej jednostki wynika, że program płacowo-kadrowy nie doliczył w tych miesiącach do deklaracji PIT-4 podatku wynikającego z rachunków wystawionych na podstawie Umowy-Zlecenia (wyjaśnienia – załącznik nr 15) Od 2007 r. podatnik nie ma obowiązku przekazywania do Urzędu Skarbowego PIT-4 tj. deklaracji za zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy od łącznej kwoty wypłat dokonanych, jedynie po zakończonym roku podatkowym przekazuje PIT-4R tj. deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. W trakcie kontroli główny księgowy kontrolowanej jednostki złożył w Urzędzie Skarbowym w Zabrzu korektę zeznania podatkowego/deklaracji PIT-4R za rok 2008 (załącznik nr 16).

4.	Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US.
Przelewy składek na poczet ZUS dokonywane są na konta bankowe wskazane przez ZUS, dostępne w Internecie na stronie www.zus.pl
ubezpieczenia społeczne 	konto: 83 1010 1023 0000 2613 9510 0000
ubezpieczenie zdrowotne 	konto: 78 1010 1023 0000 2613 9520 0000
Fundusz Pracy			konto: 73 1010 1023 0000 2613 9530 0000
Kontrolujący stwierdza, że kwoty składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy, należne od pracownika i pracodawcy, naliczone i wykazane 
w deklaracjach rozliczeniowej ZUS DRA (naliczone pomniejszone o wynagrodzenie należne płatnikowi od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego) są zgodne z kwotami przelewów. Przelewy dokonywane były na w/w konta wskazane przez ZUS.
Jednostki budżetowe obowiązane są przesłać deklarację rozliczeniową razem 
z imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłacić składki za dany miesiąc nie później niż do 5. dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu (zestawienie kwot przelewów i terminów wpłat – załącznik nr 17).
Wyciągi z rachunku bankowego DPS nr 3, dotyczące przelewów na konta wskazane przez ZUS, stanowią załącznik nr 18.
Przelewy podatku na poczet US dokonywane są na konta bankowe wskazane 
w Internecie na stronie www.zabrze.skarbowo.pl
podatek dochodowy od osób fizycznych - konto bankowe dla PIT:
02101012123070662223000000
Kontrolujący stwierdza, że naliczone kwoty podatku dochodowego od osób fizycznych różniły się od wykazanych w deklaracjach za maj, czerwiec i sierpień 
2008 r. i kwiecień 2009 r. Jednak przelewy uwzględniały kwoty nie ujęte 
w deklaracjach i były zgodne z naliczeniem, pomniejszonym o wynagrodzenie należne za terminowe wpłacanie podatku.
Wpłaty podatku dochodowego za dany miesiąc podatnik jest zobowiązany przekazać nie później niż do 20. dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu (zestawienie kwot przelewów i terminów wpłat – załącznik nr 17).
Wyciągi z rachunku bankowego DPS nr 3, dotyczące przelewów na konta wskazane przez US, stanowią załącznik nr 19.

III.   U s t a l e n i a    k o ń c o w e
Szczegółowej kontroli poddano raporty ZUS, deklaracje US i dokonane przelewy od wszystkich wynagrodzeń w 2008 r. i I kwartale 2009 r., a także indywidualne naliczanie składek ZUS i podatku dochodowego od wynagrodzeń pracownika Działu Ekonomiczno-Administracyjnego (główna księgowa) oraz pracownika Działu Opiekuńczo-Terapeutycznego (pielęgniarka) za luty i sierpień 2008 r. oraz za luty 2009 r.
W kontrolowanym okresie objętym kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości 
w naliczaniu składek i podatków. Prawidłowe i terminowe były również przelewy dokonywane na konta Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego.
Jedyne nieprawidłowości stwierdzono w kwotach podatku wykazywanych 
w deklaracjach PIT-4 i PIT-4R. Wg udzielonych wyjaśnień program płacowo-kadrowy nie doliczał do deklaracji PIT-4 podatku wynikającego z rachunków wystawionych na podstawie Umowy-Zlecenia. Przelewy dokonywane były we właściwej wysokości, zgodnej z naliczeniem (uwzględniały podatek od Umów-Zleceń), nie wystąpiły więc zaległości z tego tytułu. Celem uniknięcia błędów przy wypełnianiu deklaracji PIT-4 
i PIT-4R należy wzmocnić kontrolę wewnętrzną a także wystąpić do autorów programu płacowo-kadrowego z wnioskiem o dokonanie poprawek w programie.

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 8 kart. Jego integralną część stanowi 17 załączników na 216 kartach.
Dyrektor jednostki kontrolowanej Pan Zenon Cichy został poinformowany 
o przysługującym mu z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego. 
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.

Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.

Jeden egzemplarz protokołu wręczono dyrektorowi Domu Pomocy Społecznej nr 3
w Zabrzu Panu Zenonowi Cichy w dniu 04.09.2009 r.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Domu Pomocy Społecznej nr 3 pod poz. 33.

Kontrolujący:

......................................

Zabrze, dnia  04 września 2009 r.

Za jednostkę kontrolowaną: 

.....................................................