BK.0910-3/2009                                                                                     
L.dz. 577/2009                                                                              ………………………..

Sprawozdanie Biura Kontroli
z działalności kontrolnej
za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 r.

Niniejsze sprawozdanie sporządzono na podstawie art. 38 ust. 4 Regulaminu kontroli wewnętrznej, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 7/BK/2008 Prezydenta Miasta Zabrze – Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 22 stycznia 2008 r.
W okresie sprawozdawczym Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, przeprowadziło kontrole w następujących jednostkach i komórkach organizacyjnych:
1.	Miejskie jednostki oświatowe – planowana kontrola problemowa Nr 27P/08 dokonana metodą analizy danych uzyskanych od kierowników jednostek w ankietach za rok 2008. Kontrolą objęto prawidłowość gospodarowania mieniem oraz prawidłowość dysponowania środkami finansów publicznych w zakresie określonym zapisem ustawy o finansach publicznych odnośnie do  obowiązku kontroli w każdym roku budżetowym nie mniej niż 5% wydatków jednostek organizacyjnych podległych Prezydentowi Miasta i przez niego nadzorowanych. Kontroli poddano 100 placówek oświatowych, w tym: 33 przedszkola, 23 szkoły podstawowe, 5 zespołów szkolno-przedszkolnych, 8 gimnazjów, 6 zespołów szkół specjalnych, 18 pozostałych zespołów szkół, CKPiDZ, cztery ogniska pracy pozaszkolnej, poradnię psychologiczno-pedagogiczną i bursę. Kontrolujący stwierdzili przypadki nieprawidłowości polegających na niewłaściwym wypełnianiu ankiet (przykładowo: dane o wielkości budżetu jednostki podawano sumując wszystkie rozdziały, zamiast podawać kwoty zapisane w podstawowych rozdziałach); w szczególności uwagi kontrolujących dotyczyły naliczania wyrównań podwyżek za m. maj 2008 r., przekroczeń funduszu premiowego dla pracowników niebędących nauczycielami, problemu korzystania z nieruchomości o nieustalonym statusie prawnym.  
2.	Szkoła Podstawowa Nr 15 w Zabrzu – planowana kontrola kompleksowa Nr 25P/08, której z powodu absencji chorobowej inspektora BK nie ukończono w roku 2008 i przedłużono do 15 lipca br. Kontrola objęła sprawy organizacyjne i pracownicze, sprawdzenie danych z ankiet za lata 2007-08, prawidłowość dysponowania środkami finansów publicznych i gospodarowania mieniem za okres lat 2007-2008. W czasie kontroli potwierdzono nieprawidłowe naliczenie ZFŚS w 2007 r. Protokół z kontroli sporządzony zostanie dnia 15.07.2009 r.
3.	Jednostka Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami w Zabrzu – planowana kontrola kompleksowa Nr 24P/08, którą rozpoczęto w roku 2008 i przedłużono na rok 2009 objęła sprawy organizacyjne i pracownicze, sprawdzenie danych z ankiet za 2007 r. oraz prawidłowość dysponowania środkami finansów publicznych i gospodarowania mieniem za okres 2007 r. i I półrocze roku 2008. W związku ze stwierdzonymi przez kontrolujących nieprawidłowościami JOFGN podjęła działania naprawcze w zakresie zwiększenia nadzoru oraz aktualizacji regulaminów wewnętrznych i ustalenia procedur regulujących postępowanie w przypadku wydatkowania środków poniżej progów wymagających stosowanie Prawa Zamówień Publicznych.  
4.	Miejskie Instytucje Kultury – planowana kontrola problemowa Nr P-1/09 dokonana metodą analizy danych uzyskanych od kierowników jednostek w ankietach za rok 2008. Kontrolą objęto prawidłowość gospodarowania mieniem oraz prawidłowość dysponowania środkami finansów publicznych    w zakresie określonym zapisem ustawy o finansach publicznych odnośnie do obowiązku kontroli w każdym roku budżetowym nie mniej niż 5% wydatków jednostek organizacyjnych podległych Prezydentowi Miasta i przez niego nadzorowanych. Kontrolę przeprowadzono w 7 instytucjach kultury.  Kontrolujący stwierdzili przypadki nieprawidłowości polegających na niewłaściwym naliczaniu dodatków funkcyjnych, wypłacaniu dodatków kasjerskich. W szczególności uwagi kontrolujących dotyczyły braku aktualizacji regulaminów wewnętrznych i ustalenia granicy wartości środków trwałych prowadzonych w ewidencji ilościowej.  
5.	Miejskie Zakłady Opieki Zdrowotnej – planowana kontrola problemowa Nr P-2/09 dokonana metodą analizy danych uzyskanych od kierowników jednostek w ankietach za rok 2008. Kontrolą objęto prawidłowość gospodarowania mieniem oraz prawidłowość dysponowania środkami finansów publicznych w zakresie określonym zapisem ustawy o finansach publicznych odnośnie do obowiązku kontroli w każdym roku budżetowym nie mniej niż 5% wydatków jednostek organizacyjnych podległych Prezydentowi Miasta i przez niego nadzorowanych. Kontrolą  objęte zostały 3 podmioty. Kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości w zakresie realizacji kosztów wynagrodzeń pracowniczych za m. maj 2008 r. Ich uwagi dotyczyły tylko konieczności aktualizacji regulaminów wewnętrznych. Sprawozdania szczegółowe zawarte w raportach zamieszczone zostały w Biuletynie Informacji Publicznej. 
6.	Szkoła Podstawowa Nr 30 w Zabrzu – planowana kontrola kompleksowa Nr P-3/09, która objęła swym zakresem sprawy organizacyjne i pracownicze, sprawdzenie danych z ankiet za rok 2008, prawidłowość dysponowania środkami finansów publicznych i gospodarowania mieniem w 2008 r. W wyniku kontroli potwierdzono nieprawidłowości w naliczaniu odpisu na ZFŚS ujawnione w kontroli ankietowej i szereg innych, wymagających podjęcia działań naprawczych. Kontrolowany zobowiązany został do ponownego sporządzenia bilansu wraz ze sprawozdaniem za rok 2008 i poinformowania o tym fakcie kontrolującego w terminie do 22.05.2009 r. oraz przeprowadzenia inwentaryzacji majątku w terminie do końca 2009 r.
7.	 Pozostałe jednostki organizacyjne gminy – planowana kontrola problemowa Nr P-4/09 dokonana metodą analizy danych uzyskanych od kierowników jednostek w ankietach za rok 2008. Kontrolą objęto prawidłowość gospodarowania mieniem oraz prawidłowość dysponowania środkami finansów publicznych w zakresie określonym zapisem ustawy o finansach publicznych odnośnie do obowiązku kontroli w każdym roku budżetowym nie mniej niż 5% wydatków jednostek organizacyjnych podległych Prezydentowi Miasta i przez niego nadzorowanych.  Kontrolą  ankietową objęto 15 podmiotów. W odniesieniu do niektórych jednostek uwagi kontrolujących dot. braku aktualizacji regulaminów wynagrodzeń w związku ze zmianami wprowadzonymi rozporządzeniem w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych, a w szczególności dot. dodatku specjalnego oraz tabeli stanowisk i tabeli zaszeregowań. Kontrolę zrealizowano w terminie.
8.	Wydział Kultury i Sportu – planowana kontrola problemowa Nr P-5/09, wynikająca z przyjętych przez Zarządzającego kontrolę wskazań Skarbnika Miasta w związku z realizacją zaleceń pokontrolnych RIO w Katowicach. Kontrolą objęto rozliczenia dotacji udzielonych klubom i stowarzyszeniom udzielonych w roku 2008 na zadania powierzone z zakresu sportu i rekreacji. Skontrolowano podmioty, co do których RIO sformułowało zalecenia pokontrolne oraz podmioty wybrane losowe wg algorytmu 5-10-15… z listy stowarzyszeń i klubów zamieszczonej w Zarządzeniu Nr 94/KS/2008 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 25 lutego 2008 r. w sprawie rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert  na zadania publiczne Miasta Zabrze w dziedzinie sportu i rekreacji - Wydział Kultury i Sportu zobligowany został do realizacji zaleceń RIO oraz wniosków Biura Kontroli i powiadomienia o tym fakcie Biura Kontroli w terminie 30 dni.  
9.	Wydział Obrotu Nieruchomościami – planowana kontrola problemowa Nr P-6/09, wynikająca z zaleceń pokontrolnych NIK. Kontrola objęła swym zakresem dochodzenia należności budżetu państwa z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste gruntów w roku 2008. Rozpoczęto ją dnia 24.06.2009 r. Ustalenia kontroli zawarte zostaną w protokole sporządzonym do końca lipca br., który zamieszczony będzie w Biuletynie Informacji Publicznej.
10.	 Wydział Księgowości Urzędu – planowana kontrola problemowa Nr 16P/08, niezrealizowana w roku 2008 ze względu na prowadzone równolegle instytucjonalne kontrole zewnętrzne. Kontrola objęła swym zakresem prawidłowość wykonywania zadań przez Referat Księgowości Jednostki Budżetowej Urzędu w roku 2007 i 2008, a w szczególności ewidencję finansowo-księgową środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz prowadzenie windykacji mandatów karnych kredytowanych nałożonych przez Straż Miejską w Zabrzu. Szczegółowe omówienie problematyki kontroli zawarte jest w protokole.
11.	Gimnazjum Nr 24 w Zabrzu – planowana kontrola kompleksowa Nr P-7/09, wynikająca z przyjętych przez Zarządzającego kontrolę wskazań Wydziału Oświaty. Kontrolą objęto okres lat 2007-2008 w zakresie spraw organizacyjnych i pracowniczych, sprawdzenia danych z ankiety za 2008 r., poprawności dysponowania środkami finansów publicznych i gospodarowania mieniem. Kontrolujący stwierdził szereg nieprawidłowości, u których źródeł leżał m.in. brak pisemnych procedur kontroli wewnętrznej i nieterminowe wywiązywanie się z obowiązków płatniczych względem ZUS i US. Protokół kontroli zamieszczony został w Biuletynie informacji Publicznej.
12.	 Szkoła Podstawowa Nr 31 w Zabrzu – planowana kontrola kompleksowa Nr P-8/09. Kontrolą objęto sprawy organizacyjne i pracownicze, sprawdzenie danych z ankiety za 2008 r., poprawność dysponowania środkami finansów publicznych i gospodarowania mieniem w roku 2008. W wyniku kontroli ujawniono uchybienia z zakresu dokumentowania gospodarki finansowej i gospodarowania mieniem, które w większości zostały wyeliminowane w trakcie trwania kontroli.  
13.	 Wydział Podatków i Egzekucji Administracyjnej – planowana kontrola problemowa Nr 18P/08. Kontrola nie została zrealizowana w roku 2008 ze względu na prowadzone równolegle instytucjonalne kontrole zewnętrzne. Kontrolujący za okres 2008 r. i I kwartał 2009 r. sprawdził poprawność prowadzenie ewidencji podatników podatków i opłat lokalnych oraz ewidencji należności, windykację podatków i opłat lokalnych, a także dokonał analizy dokumentacji z kontroli podatkowych dokonywanych przez PEA. Stwierdził, że podjęto działania naprawcze w celu usunięcia nieprawidłowości wskazanych przez kontrolę zewnętrzną. Szczegółowo omówione one zostaną w protokole z kontroli, który sporządzony zostanie dnia 15 lipca br.
14.	 Miejska Biblioteka Publiczna w Zabrzu – pozaplanowa kontrola problemowa Nr N-1/09, wynikająca z przyjętych przez Zarządzającego kontrolę wskazań Audytora Wewnętrznego. Kontrolę przeprowadzono w zakresie prawidłowości wypłacania dodatku funkcyjnego w okresie od 01.01.2007 do 31.07.2008 r. Według ustaleń kontrolującego w obowiązującym do dnia 01.08.2008 r. Regulaminie wynagradzania zapisano niewłaściwą tabelę stawek wynagrodzenia zasadniczego, niemniej jednak naliczane dodatki funkcyjne nie przekroczyły górnej granicy, określonej procentowo od minimalnej stawki zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23.04.1999 r. w sprawie zasadniczego wynagrodzenia /…/. Z dniem 01.08.2008 r. dyrektor MBP dokonał nowelizacji regulaminu.  
15.	 OPP-4 „CET” w Zabrzu – pozaplanowa kontrola problemowa  Nr N-2/09 w zakresie prawidłowości i rzetelności prowadzenia dokumentacji księgowej, a w szczególności dokumentacji i przelewów przekazywanych do Urzędu Skarbowego oraz ZUS w latach 2007-2008. Kontrola wynikała z przyjętych przez Zarządzającego kontrolę wskazań Wydziału Oświaty. W trakcie kontroli kierownik jednostki rozwiązał umowę o pracę z głównym księgowym. W oparciu o dostępne materiały kontrolujący dokonali obliczeń symulacyjnych, z których wynikało, że jednostka w nieprawidłowy sposób nalicza należności odprowadzane do ZUS. W związku z powyższym kontrolowany został zobowiązany do uporządkowania dokumentacji księgowej, dokonania korekty wpłat z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne, chorobowe, rentowe, wypadkowe oraz przesłania do Biura Kontroli rzetelnych wyliczeń za okres objęty kontrolą.  
W okresie sprawozdawczym przeprowadzono 15 kontroli, w tym 5 kompleksowych, 2 doraźne i 4 kontrole ankietowe. 
Plan pracy Biura Kontroli na I półrocze 2009 wykonano w całości.
Protokoły kontroli zgodnie z § 49 ust.1 pkt d w związku z § 50 pkt a Statutu Miasta Zabrze były na bieżąco przekazywane do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

Zabrze, dnia 14 lipca 2009 r.