Protokół

 kontroli  Nr P14/09 przeprowadzonej w Gimnazjum  Nr 20  w Zabrzu                           przy ul. Kasprowicza 7

Numer statystyczny jednostki (REGON) 276304281
Numer identyfikacji podatkowej (NIP) 648-23-26-311

Kontrolę (w okresie od 07.09.2009r. do 09.10.2009r.) przeprowadziła Halina Bałata – inspektor Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie „Polecenia przeprowadzenia kontroli” z dnia 07.09.2009r.  Prezydenta Miasta Zabrze.(zał. nr 1)

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: sprawy organizacyjne i pracownicze, dysponowanie środkami finansów publicznych, gospodarowanie mieniem oraz sprawdzenie danych z ankiety za 2008r.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2008 do 30.06.2009r.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w następujących rozdziałach:
I.   U s t a l e n i a   o g ó l n e.                                                                         str.  1
II. U s t a l e n i a   s z c z e g ó ł o w e:                                                           str.  2
1. Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej                                                       str.  2
2. Sprawy organizacyjne i pracownicze                                                          str.  5
3. Księgowość i sprawozdawczość budżetowa                                               str.  6
4. Gospodarka pieniężna i rozrachunki                                                           str. 10 
5. Gospodarowanie mieniem                                                                           str. 12

I. U s t a l e n i a   o g ó l n e.

Gimnazjum Nr 20  ma swoją siedzibę  w Zabrzu przy ul. Kasprowicza 7.  Decyzją Prezydenta Miasta Zabrze Nr 12/2003 z dnia 08.01.2003.r. (załącznik nr 2 do niniejszego protokołu) oddano w trwały zarząd na rzecz Szkoły na czas nieoznaczony  nieruchomość zabudowaną,  położoną w Zabrzu przy ul. Kasprowicza 7, zapisaną w ewidencji gruntów jako działki :
- 1444/1 o pow. 3491 m²,
- 1445/1 o pow.     96 m²,
- 466/19 o pow.7028 m²,
- 1141/1 o pow.4396 m²
zapisane w KW nr 28916,  jako własność Gminy Miejskiej Zabrze. Księga prowadzona jest przez Sąd Rejonowy w Zabrzu.

Na przedmiotowej nieruchomości posadowione są zabudowania szkolne tj.
- budynek główny o powierzchni użytkowej 2820m² i kubaturze 11341m³, oraz 
- sala gimnastyczna o powierzchni użytkowej 1467m2 i kubaturze 11823m3. 

Z informacji zawartych w Książce obiektu budowlanego (założonej w dniu 01.01.2000r.) wynika, iż budynek Szkoły (o pow. zabudowy 668m², pow. użytkowej 2820m² i kubaturze 11341m³) składa się z czterech kondygnacji nadziemnych i jednej podziemnej.
Ściany nośne budynku wykonano z cegły, stropy prefabrykowane  a  dach budynku pokryty papą wykonano w konstrukcji stropodachu.
Według informacji zawartych w Książce obiektu budowlanego założonej 01.01.2000r. dla sali gimnastycznej wynika, iż budynek sali składa się z dwóch kondygnacji  i 4 sal o łącznej powierzchni użytkowej 1467 m2, powierzchni zabudowy 1298m2 i kubaturze 11822,7m2. Ściany nośne budynku wykonano z cegły, a dach pokryty stalową blachą. Na podstawie wpisów z Książek obiektów budowlanych kontrolujący stwierdził systematyczne wykonywanie okresowych przeglądów technicznych. Ostatni  przegląd techniczny budynków dokonano  w lipcu 2009r. 
Szkoła posiada własną kotłownię. Budynki ogrzewane są za pomocą gazu. Dla urządzeń grzewczych prowadzona jest książka rewizji urządzenia ciśnieniowego, a nadzór nad urządzeniami  sprawuje Urząd Dozoru Technicznego w Warszawie  oddział w Gliwicach. 

Dyrektorem Szkoły jest Pan mgr Marcin Kłak, któremu pismem  nr 443/WO/2007 z dnia 13.07.2007r. Prezydent Miasta Zabrze powierzył stanowisko Dyrektora Szkoły na okres od  01 września 2007r. do 31 sierpnia 2012r. (zał. nr 3). Zarządzeniem tym Prezydent postanowił:
- powierzyć Panu Marcinowi Kłak od dnia 01.09.2007r. do dnia 31.08.2012r. stanowisko dyrektora Gimnazjum Nr 20 w Zabrzu,
- udzielić Panu Marcinowi Kłak na czas powierzenia stanowiska dyrektora pełnomocnictwa do ogółu czynności zwykłego zarządu, a w szczególności do dysponowania kontem bankowym jednostki,
- udzielić Panu Marcinowi Kłak na czas powierzenia stanowiska dyrektora pełnomocnictw do reprezentowania gminy przed wszystkimi sądami w sprawach dotyczących kierowanej placówki.

Stanowisko wicedyrektora Szkoły społecznie zajmuje Pani mgr Anna Kaczmarska.

Głównym księgowym Szkoły jest Pani Joanna Szydłowska – zatrudniona na tym stanowisku  od dnia 01.09.2004r. w pełnym wymiarze czasu pracy. Pismem z dnia 28.03.2006r. powierzono jej obowiązki zgodnie z ustawą o finansach publicznych. Pani Joanna Szydłowska posiada odpowiednie kwalifikacje (tytuł technika rachunkowości) i staż pracy pozwalające pełnić funkcję głównego księgowego w jednostkach budżetowych. 

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
- Pan Marcin Kłak – dyrektor szkoły,
- Pani Joanna Szydłowska – gł. księgowy,
 
Przedmiotowa kontrola została zrealizowana przede wszystkim w oparciu o dokumenty udostępnione przez kierownictwo jednostki kontrolowanej, a także ustne i pisemne wyjaśnienia.

Działalność objęta kontrolą prowadzona jest w oparciu o:
- ustawę z dnia 8 marca o samorządzie gminnym –( Dz. U. nr 142 z 2001 r. , poz. 1591                   z póź. zm.);
- ustawę z dnia 7 września1991 r.  o systemie oświaty – (  Dz. U. nr 256z 2004 r. poz. 2572,                z póź. zm.);
- ustawę z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela – ( Dz. U. nr 97 z 2006 r.                              poz.674 z póź. zm.,);
- ustawę z dnia 29 września 1994r.  o rachunkowości – ( Dz. U. nr 76 z 2002 r., poz. 694,          z póź. zm.);
- ustawę z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych – (Dz. U. nr 249, poz. 2104 z póź. zm.);
- ustawę z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych – (Dz. U. nr 223  z 2007 r., poz.1655 z póź. zm.);
- ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego -  (Dz. U. nr 98  z 2000 r., poz. 1071 z póź. zm.);
- ustawę z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – ( Dz. U. nr 70 z 1996 r., poz. 335 z póź. zm.);
- ustawę z 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. Nr 223, poz. 1458);
- rozporządzenie z 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych ( Dz. U. Nr 50, poz. 398);
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ( Dz. U. nr 43 poz. 349) poprzedzone rozporządzeniem MPiPS  z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – Dz. U. nr 43 z 1994 roku, poz.168);
- rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30.12.1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) – (Dz. U. nr 112, poz. 1317 z póź. zm.);
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – (Dz. U. nr 142              z 2006 r., poz.1020 z póź. zm.);
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych – ( Dz. U. nr 107, poz. 726 z póź. zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną – ( Dz. U. nr 116, poz.783);
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. nr 11/2006, poz. 781 z późn. zm.);
- rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005r.  w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagradzania zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania  dodatków  do wynagrodzenia zasadniczego  oraz wynagrodzenia za pracę w dniu wolnym od pracy ( Dz. U. z 2006r. Nr 22, poz. 181 z późn. zm.);
- ustawę – Ordynacja podatkowa – Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. ( Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60, Nr 85, poz.727, Nr86, poz.732 i Nr 143, poz. 1199); 
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych ( Dziennik Urzędowy Ministra Finansów nr 7, poz.58);
- Uchwałę Nr XVII/220/07 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.12.2007r. w sprawie budżetu Miasta Zabrze na rok 2008;
- Uchwałę Nr XXXIII/423/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15.12.2008 r. w sprawie budżetu Miasta  Zabrze na rok 2009;
- Uchwałę Nr XXII/271/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17 marca 2008r w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania i wartości punktu dla pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w publicznych szkołach    i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze;
- w oparciu o Ponadzakładowy Układ Zbiorowy Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Zabrze z dnia 25 kwietnia 2002r.;
- Uchwałę Nr XXXVIII/441/05 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 14 marca 2005r. w sprawie wskazania oświatowych jednostek budżetowych, które utworzą rachunek dochodów własnych i ustalenia źródła tych dochodów oraz ich przeznaczenia, dla których organem prowadzącym jest Miasto Zabrze;
- Uchwałę Nr XXXVIII/487/09 Rady Miejskiej w Zabrzu  z dnia 20 kwietnia 2009r.                   w sprawie ustalenia stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli w szkołach                           i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze, poprzez podwyższenie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego;
- Uchwałę Nr XL/515/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 22 czerwca 2009r. w sprawie zmiany uchwały z 16 lutego 2009r. poprzednio Uchwała Nr XXXVI/457/09 Rady Miejskiej    w Zabrzu z dnia 16 lutego 2009r.

Ostatnia kontrola została przeprowadzona przez Panią Barbarę Mac – inspektora Wydziału Oświaty UM w Zabrzu w dniu 07.08.2009r. Tematem tej kontroli był „Przegląd placówki pod kątem oceny pracy dyrektora i prowadzenia spraw kadrowych – bez protokołu i uwag.

W zakresie ustalonych w jednostce procedur kontroli, o których mowa w art.47 ust.2 ustawy  o  finansach publicznych i realizacji tych procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków obejmujących co najmniej 5% wszystkich wydatków za okres 2002 – 2004, 2005, 2006, 2007 i 2008 Szkoła kontrolowana była systemem ankietowym przez Wydział Audytu i Kontroli, Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego.
Uwagi wynikające ze sprawozdań i raportów realizowano na bieżąco.

W kontrolowanej jednostce obowiązują następujące przepisy wewnętrzne mające zapewnić prawidłową gospodarkę finansową – wprowadzone Zarządzeniem nr 13/01  Dyrektora Gimnazjum nr 20 z dnia 31.12.2001r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości                     w Gimnazjum Nr 20  w Zabrzu:
•	Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowo – finansowych,
•	Zakładowy plan kont placówki,
•	Instrukcja inwentaryzacyjna  majątku trwałego ,
•	Instrukcja w sprawie przechowywania i zabezpieczenia dokumentów finansowo-księgowych,
Poza wprowadzonymi wyżej przepisami wewnętrzne regulacje stanowią:
•	Regulamin pracy 
•	Regulamin kontroli wewnętrznej 
•	Regulamin premiowania 
•	Regulamin wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami.
•	Regulamin przyznawania nagród dla pracowników administracji i obsługi                     i pracowników  pedagogicznych  
•	Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych  

Kontrolujący podczas kontroli zwrócił uwagę o konieczności aktualizacji podstaw prawnych  i niektórych zapisów formalnych w wydanych przepisach wewnętrznych. Uwagi kontrolującego w wyżej wymienionych kwestiach  zostały uzupełnione  w czasie trwania kontroli. Aktualizacje wprowadzono Zarządzeniem Dyrektora  Nr 21/2009 z dnia 15.09.2009r.
Regulaminy zostały uzgodnione z organizacjami związkowymi ZNP i NSZZ „Solidarność”.

II. Ustalenia szczegółowe. 

1.Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej.

Sposób  prowadzenia kontroli wewnętrznej w Szkole określają  przepisy „Instrukcji obiegu  i kontroli dokumentów księgowo – finansowych” - wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora, oraz przepisy „Regulaminu Kontroli Wewnętrznej”. W czasie trwania kontroli wyżej wymienione instrukcje zostały zaktualizowane  o aktualną  podstawę  prawną. Aktualizację wprowadzono Zarządzeniem Dyrektora Nr 20/2009 z dnia 15.09.2009r.
W kontrolowanej jednostce nie ma wyodrębnionej komórki kontroli wewnętrznej.

2. Sprawy organizacyjne i pracownicze.

Organizację i zasady funkcjonowania jednostki kontrolowanej  określają:

a)	statut uchwalony przez Radę Pedagogiczną Szkoły Uchwałą nr 15 /2007 z dnia  10.10.2007 r., z wprowadzonymi zmianami do statutu Uchwałą Nr 8/2008/2009 z dnia 19.11.2008r. i Uchwałą Nr 4/09/10 z 9 września 2009r.
b)	 Arkusz organizacyjny 

W skład jednostki kontrolowanej wchodzą 3 komórki organizacyjne: administracja, obsługa  i pedagodzy.
Na dzień kontroli (07.09.2009r). zatrudnienie w Szkole przedstawiało się następująco:
- pracownicy administracji: 2 osoby zatrudnione na  2 etatach,
- pracownicy obsługi: 8 osób zatrudnionych na 7,13 etatu,
- pedagodzy: 30 osób zatrudnionych na 25,11etatów. 
Kontrolujący nie stwierdził przekroczenia postanowień dotyczących zatrudnienia zawartych w Arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2008/2009.
Sprawy będące przedmiotem kontroli prowadzi komórka, w której zatrudnionych jest  2 pracowników. Bezpośredni nadzór nad ich pracą sprawuje Pan Marcin Kłak – Dyrektor Szkoły. Na koniec roku szkolnego 2008/2009 Szkoła liczyła 11 oddziałów,  do których uczęszczało 251  uczniów. 
 
 Szkoła prowadzi:
 - oddziały gimnazjalne
 - bibliotekę,

Kontroli poddano akta osobowe pracowników. Analiza dokumentów dokonana na podstawie wybranych losowo teczek osobowych ( stanowiska: główna księgowa, sekretarz, sprzątaczka         i trzy teczki nauczycieli) nie wykazała odstępstw pomiędzy tabelami wynagrodzeń, a listami płac.

3.  Księgowość i sprawozdawczość budżetowa.

Księgowość Szkoły jest prowadzona komputerowo w oparciu o Zakładowy plan kont przy pomocy programu komputerowego (QWANT wersja 19.50 – system księgowy  i QWARK wersja 20.00– system płacowy) firmy QNT Systemy Informatyczne z Gliwic.
Szkoła posiada księgi druków ścisłego zarachowania 
•	Księgę świadectw z  paskiem  założoną  04.12.2007r.,                           zawiera  48  ponumerowanych stron.
•	Księgę  świadectw  ukończenia  szkoły  założoną  04.12.2007r.,                         zawiera  44 ponumerowane strony.
•	Księgę  legitymacji  szkolnych  założoną  01.09.1999r.,                                                        zawiera 48 ponumerowanych stron.
•	Księgę druków ścisłego zarachowania – czeki, która  zawiera rejestry:
a) czeków gotówkowych do konta głównego jednostki, 
b) czeków gotówkowych do konta dochody własne,
c) czeków gotówkowych do konta ZFŚS,

Ad. a)
W  dniu  11.09.2009r.  do  wykorzystania  pozostały  23  czeki  o  numerach  0005116458 -0005116480.
Ostatnia pozycja w dniu 11.09.2009r. to pozycja nr 82 – zapis dotyczy wydania czeku  o numerze 0005116457 w dniu 30.07.2009r.

Ad. b) 
W dniu 11.09.2009r. do wykorzystania pozostały 4 czeki o numerach 0004954097- 0004954100
Ostatnia pozycja w dniu 11.09.2009r. to pozycja nr 74 – zapis dotyczy wydania czeku  o numerze 0004954096 w dniu 19.08.2009r.

Ad. c)
W dniu 11.09.2009r. do wykorzystania pozostało 13 czeków o numerze 0004592603 - 0004592615. 
Ostatnia pozycja w dniu 11.09.2009r. to pozycja nr 13 – zapis dotyczy wydania czeku  o numerze 0004592602 w dniu 29.06.2009r.

Poza księgą druków ścisłego zarachowania Szkoła prowadzi księgi inwentarzowe.
1. I księga  środków trwałych założona 01.09.2004r. – zawiera 61 ponumerowanych stron  i służy do ewidencji środków trwałych o wartości powyżej 3 500zł. i pozostałych środków trwałych. 
2. II księga inwentarzowa  (ilościowo – wartościowa) założona 01.09.2004r. – zawiera 61 ponumerowanych stron i służy do ewidencji  pozostałych środków trwałych stanowiących pomoce naukowe o wartości od 350 zł - 3 500 zł.
3.  III księga inwentarzowa księgozbiór założona w dniu 26.02.2004r. zawiera 61 ponumerowanych stron i służy do ewidencji zbiorów bibliotecznych. 
4. Księgi inwentarzowe ilościowe założone dla poszczególnych pracowni  służą do  ewidencji pozostałych środków trwałych o wartości poniżej 350 zł. 

Gimnazjum Nr 20 prowadzi gospodarkę finansową w oparciu o roczne plany finansowe dochodów i wydatków oraz przepisy wymienione w ustaleniach ogólnych protokołu, głównie dla  rozdziału klasyfikacji budżetowej, tj.:

- 80110 - Gimnazja

W ramach kontroli 5% budżetu kontrolowanej jednostki kontrolujący dokonał sprawdzenia dokumentacji księgowej dotyczącej dokonanych wydatków w losowo wybranych miesiącach lat 2008 i 2009, tj.:
a) dowodów księgowych dotyczących wydatków dokonanych we wrześniu 2008r.
b) dowodów księgowych dotyczących wydatków dokonanych w maju 2009r.

Kontrolujący stwierdził, iż dowodom księgowym nadano numerację, odpowiednią dekretację, oraz zostały zatwierdzone przez osoby dokonujące sprawdzeń i zatwierdzeń (kierownik jednostki i gł. księgowy). Nieznaczne uchybienia w tym zakresie uzupełniono w czasie trwania kontroli.

Wydatki wykonane we wrześniu 2008r. osiągnęły wielkość 127 130,87 zł, co stanowi 8,28 % całorocznych wydatków w 2008r., poniesionych w kwocie  1 535 617,10  zł.
Wydatki wykonane w maju 2009r. osiągnęły wielkość  168 241,06 zł, co stanowi 10,93 % całorocznych wydatków, planowanych na 2009 rok w kwocie  1 539 891 zł. 

Plan finansowy wydatków na 2008r., jego wykonanie w miesiącu wrześniu oraz w całym 2008r. przedstawia poniższa tabela I, sporządzona na podstawie rocznego  sprawozdania Rb-28S oraz miesięcznych sprawozdań Rb-28S  za okresy: styczeń – wrzesień 2008r. i styczeń – sierpień  2008r.  Wymienione  sprawozdania  wraz  z  odpowiadającymi  im wydrukami komputerowymi wydatków  stanowią załączniki nr 4,5 i 6 do protokołu.

Z bilansu (załącznik nr 7 do protokołu) sporządzonego na dzień 31.12.2008r. wynika m. in. iż: aktywa trwałe miały na koniec roku wartość 1 549 068,82 zł, aktywa obrotowe wartość 41 009,33 zł, zobowiązania z tytułu wynagrodzeń – 81 990,28 zł a z tytułu  ubezpieczeń społecznych 43 953,51 zł. Suma bilansowa po stronie aktywów i pasywów jest jednakowa               i wynosi na koniec 2008r 1 590 078,15 zł.   

                                                                        Tabela 1                                                     /w zł/
rozdział	Paragraf	Nazwa paragrafu	Plan po zmianach	Wydatki 
września	Wykonanie roczne planu	Wykonanie roczne w %	
80110	4010	Wynagrodzenia osobowe
pracowników	980 475	82 061,03	980 239,77	99,98	
	4040	Dodatkowe wynagrodzenie
roczne	71 356	0,00	71 353,87	100	
	4110	Składki na ubezpieczenie
społeczne	162 022	12 765,56	162 015,76	99,99	
	4120	Składki na fundusz pracy	25 122	1 997,49	25 119,27	99,98	
	4210	Zakup materiałów  i wyposażenia	26 641	620,33	26 640,89	100	
	4240	Zakup pomocy naukowych	6 000	1 559,00	6 000,00	100	
	4260	Zakup energii	106 664	3 011,96	102 184,09	95,80	
	4270	Zakup usług remontowych	271 511	1 590,00	21 511,00	7,92	
	4280	Zakup usług zdrowotnych	713	0,00	713,00	100	
	4300	Zakup usług pozostałych	24 720	2 849,53	24 719,68	      99,99	
	4350	Zakup usług Internetu	2 025	168,70	2 024,40	99,97	
	4370	Opłaty telefonii stacjonarnej	4 375	269,27	4 171,07	95,34	
	4410	Podróże służbowe krajowe	106	0,00	105,16	99,20	
	4430	Różne opłaty i składki	3 800	1 920,00	3 800,00	100	
	4440	Odpisyna ZFŚS	61 779	15 444,00	61 779,00	100	
	4740	Zakup  papieru do ksero 	400	0,00	330,31	82,58	
	4750	Zakup akces. 
komputerowych	2 100	561,00	2 091,98	99,62	
	Razem 		1 749 809	124 817,87	1 494 799,25	85,43	
	Pozostała działalność  według  rozdziałów  dodatkowych	
80146	4700
	Szkolenie pracowników	1 314	0,00	1 060,00	80,67	
80195	3020
	Wydatki osobowe nie zaliczone do wynagrodzeń	1 225	483,00	 1 224,91	99,99	
	4110	Składki na ubezpieczenie społeczne	638	0,00	637,47	99,92	
	4120	Składki na fundusz pracy	167	0,00	149,59	89,57	
	4170	Wynagrodzenia bezosobowe	4 123	0,00	4 122,66	99,99	
	4240	Zakup pomocy naukowych,  dydaktycznych i książek	400	0,00	301,70	75,43	
	4440	Odpisy na ZFŚS	7 322	1 830,00	7 322,00	100	
85415	3240
	Stypendia dla uczniów	25 197	0,00	22 846,74	90,67	
80113	4300
	Inne formy pomocy
dla uczniów	1 360	0,00	864,00	63,53	
92695	4110	Składki na ubezpieczenie społeczne	411	0,00	306,38	74,55	
	4170	Wynagrodzenia bezosobowe	2 654	0,00	1 982,40	74,69	
	Razem	
	44 811	2 313,00	40 817,85	91,09	
	ogółem	wszystkie rozdziały	1 794 620	127 130,87	1 535 617,10	85,57	

Z zamieszczonej wyżej tabeli wynika, iż w 2008r. jednostka nie przekroczyła planu wydatków (plan po zmianach)  w żadnym z paragrafów. Najwięcej środków przeznaczono na wynagrodzenia osobowe pracowników (§ 4010) tj. 65,58% całości budżetu wykonanego                z podstawowego rozdziału, z pochodnymi od wynagrodzeń ( § 4040, 4110, 4120, 4440) - 87% - z czego odpis na ZFŚS wyniósł 4,13%. Z wydatków rzeczowych najwięcej środków przeznaczono na zakup energii ( § 4260) – 6,84% wykonanego budżetu z rozdziału podstawowego Gimnazjum, na zakup materiałów i wyposażenia (§4210) – 1,78% i na zakup usług pozostałych (§ 4300) – 1,65%. Różnica między otrzymanymi w 2008r. środkami  na wydatki (plan po zmianach)  i poniesionymi w 2008r. wydatkami wynosząca 9 002,90 zł została przelana na konto Urzędu Miejskiego w Zabrzu w dniu 07.01.2009r. jako „niewykorzystane środki za 2008r. Gimnazjum”. Dowodem tej operacji jest wyciąg bankowy nr 103 z dnia 31.12.2008r. i nr 3  z 07.01.2009r.  stanowiący załącznik  nr 8 do protokołu. 

Plan finansowy wydatków na 2009r., jego wykonanie w miesiącu maju oraz w I półroczu 2009r. przedstawia poniższa tabela II, sporządzona na podstawie miesięcznych sprawozdań Rb-28S za okresy: styczeń – kwiecień 2009r. i styczeń- czerwiec 2009r. Wymienione sprawozdania wraz z odpowiadającymi im wydrukami komputerowymi wydatków stanowią załączniki nr 9 i 10  do protokołu.

                                                                 Tabela 2                                            /w zł/
rozdział	Paragraf	Nazwa paragrafu	Plan po zmianach	Wydatki wykonane
w maju 2009 r.	Wykonanie  planu w okresie I-VI 2009 r.	%Wykon. planu rocznego w
I półroczu 	
80110	4010	Wynagrodzenia osobowe
pracowników	990 395	87704,04	498 986,29	50,38	
	4040	Dodatkowe wynagrodzenie
roczne	83 614	0,00	79 362,78	94,92	
	4110	Składki na ubezpieczenie
społeczne	163 467	14 739,70	89 179,72	54,56	
	4120	Składki na fundusz pracy	26 312	2 374,02	14 049,45	53,40	
	4210	Zakup materiałów i wyposażenia	23 400	0,00	9 211,61	39,37	
	4240	Zakup pomocy naukowych	6 000	0,00	0,00	0	
	4260	Zakup energii	121 512	1 877,12	68 577,33	56,44	
	4270	Zakup usług remontowych	3 000	0,00	3 000,00	100	
	4280	Zakup usług zdrowotnych	600	0,00	0,00	0	
	4300	Zakup usług pozostałych	19 330	1 766,08	16 156,34	      83,58	
	4350	Zakup usług Internetu	3 500	168,70	1 012,20	28,92	
	4370	Opłaty telefonii stacjonarnej	2 900	283,81	1 695,90	58,48	
	4410	Podróże służbowe krajowe	250	0,00	0,00	0	
	4430	Różne opłaty i składki	3 800	0,00	2 205,00	58,03	
	4440	Odpisy na ZFŚS	64 011	48 008,00	48 008,00	74,99	
	4740	Zakup  papieru do ksero 	2 000	0,00	               0 ,00	0	
	4750	Zakup akces. komputerowych	2 100	0,00	723,03	34,43	
	Razem		1 516 191	156 921,47	832 167,65	54,89	
	Pozostała działalność  według  rozdziałów  dodatkowych	
80146	4700
	Szkolenie pracowników	1 680	0,00	200,00	11,90	
	3020
	Wydatki osobowe nie zaliczone do wynagrodzeń	968	0,00	968,00	100	
	4440	Odpisy na ZFŚS	7 657	5 743,00	5 743,00	75	
85415	3240
	Stypendia  dla uczniów	10 144	4 163,00	10 003,30	98,61	
80113	4300
	Inne formy pomocy dla uczniów	960	0,00	672,00	70	
92695	4110	Składki na ubezpieczenie społeczne	301	0,00	294.97	97,99	
	4120	Składki na fundusz pracy	48	0,00	47,57	99,10	
	4170	Wynagrodzenia bezosobowe	1 942	1 412,79	1 941,81	99,99	
	Razem	
	23 700	11 318,79	19 870,65	83,84	
	ogółem	wszystkie rozdziały	1 539 891	168 240,26	852 038,30	55,33	

Z zamieszczonej wyżej tabeli wynika, iż w I półroczu 2009r. jednostka nie przekroczyła planu wydatków (plan po zmianach) w żadnym z paragrafów. W I półroczu 2009r. jednostka wykonała wydatki na kwotę 832 167,65 zł, co stanowiło 54,89 % planowanych wydatków na podstawowym rozdziale na 2009 rok. Wydatki wykonane z rozdziałów pozostałej działalności dodatkowej wykonano w kwocie 19 870,65 zł tj. 83,84% planu stanowiącego wartość 23 700 zł.

Dochody własne w 2008r. w Szkole prowadzono na oddzielnym koncie i przedstawiały się one następująco: 
                                      Tabela 3                            / zł /
Paragraf	Nazwa paragrafu	Plan po zmianach	Dochody w miesiącu  IX 2008r.	Wykonanie planu w okresie I – XII 2008r.	   % wykon. planu dochodów	
0750	Wpływy z najmu i dzierżaw	34 900	3 130,00	34 481,47	98,80	
0830	Wpływy z usług	14 300	0,00	14 035,03	98,15	
0920	Pozostałe odsetki	1	0,02	0,97	97	
0970	Wpływy z różnych dochodów	9 976	2 207,85	11 349,66	113,77	
	razem	59 177	5 337,87	59 867,13	101,17	

Dochody własne w okresie  styczeń – czerwiec 2009r przedstawia poniższa tabela:

                                   Tabela 4                              /zł/
Paragraf	Nazwa paragrafu	Plan po zmianach	Dochody w miesiącu  V 2009r.	Wykonanie planu w okresie I – VI 2009r.	    % wykon. planu dochodów	
0750	Wpływy z najmu i dzierżaw	25 000	3 435,00	16 665	66,66	
0830	Wpływy z usług	4 400	886,86	4 305,44	97,85	
0920	Pozostałe odsetki	2	0,10	0,50	0,25	
0970	Wpływy z różnych dochodów	3 000	825,50	3 452,89	115,10	
	razem	32 402	5 147,46	24 423,83	75,38	

Źródłami dochodów w kontrolowanym okresie w Gimnazjum były  wpływy z najmu lokali na sklepik i zajęcia sportowe, wpłaty z MOPR  za żywienie uczniów i najem pomieszczeń na świetlice środowiskową, dochody z odsetek, prowizji i odszkodowań z PZU. Zgromadzone środki  przeznaczano na zakup obiadów dla uczniów zgodnie z zawartą umową nr 13/2008/Ż, bieżące naprawy i remonty, a kwoty z odszkodowań z PZU na usługi szklenia wybitych  szyb.

4. Gospodarka pieniężna i rozrachunki.

Gospodarka pieniężna i rozrachunki prowadzone są w sposób bezgotówkowy   i  gotówkowy. 
Kontrolujący dokonał sprawdzenia dokumentacji dotyczącej dokonanych operacji pieniężnych i rozrachunków w wybranych miesiącach tj.:
- dowody księgowe dotyczące m-ca września 2008r. (dowody księgowe o numerach 410÷459, w tym wyciągi bankowe  o numerach 58÷67),
- dowody księgowe dotyczące m-ca maja 2009 r. (dowody księgowe o numerach 146÷199,  w tym wyciągi bankowe  o numerach 47÷58) i stwierdził, iż dokonane operacje pieniężne i rozrachunki zostały przeprowadzone i zaksięgowane na podstawie odpowiednich dowodów księgowych, takich jak: faktury i rachunki, listy płac, przelewy i wyciągi bankowe.
Uwagę  kontrolującego wzbudził  obrót gotówkowy w Szkole. Nie utworzono pogotowia kasowego, nie udziela się zaliczek, a wydatki bieżące  pokrywane są z prywatnych środków finansowych pracowników. Środki te zwracane są po upływie jakiegoś czasu, nawet jak stwierdzono, po dwóch miesiącach. Możliwości rozwiązania tego problemu omówiono szczegółowo z dyrektorem i główną księgową.

Kontrolujący przeanalizował problem zasilenia konta podstawowego Szkoły kwotą                      w wysokości 1 200 zł. Operację taką Główna księgowa dokonała  w  kwietniu 2009r. realizując przelew  w w/w wysokości z  konta dochodów własnych na konto podstawowe. 

Obroty na  koncie podstawowym Szkoły w miesiącu kwietniu 2009r. przedstawia tabela nr 5.

	                     Tabela 5              /zł/
nr i data WB	BO	przychody	wydatki	saldo	opis operacji	
33/01/04/09	94765,27	0,00	55350,16	39415,11	pom. zdr.,wyn. ped.,f-y za media 	
34/02/04/09	39415,11	0,00	366,00	39049,11	zapomoga zdrowotna	
35/03/04/09	39049,11	0,00	1533,42	37515,69	podj. got. czek. 	
36/04/04/09	37515,69	0,00	31810,94	5704,75	zapłata składek ZUS, faktury za usługi	
37/07-14/04/09	5704,75	0,00	3707,35	1997,40	zapłata faktur za zakup dostaw i usług	
38/15/04/09	1997,40	9000,00	0,00	10997,40	dotacja na miesiąc kwiecień	
39/16-20/04/09	10997,40	0,00	9111,96	1885,44	zapł. pod. od wyn. i zapł. f-r  za zak. usł.	
40/21/04/09	1885,44	569,44	 0,00	2454,88	środki z zapłaty noty przez ZSP-16	
41/22/04/09	2454,88	5204,99	0,00	7659,87	środki z zapłaty noty przez ZSS – 40	
42/23-24/04/09	7659,87	3220,09	7246,52	3633,44	śr. z zapł. noty SP-21, zapł. f-r za usł.	
43/25-27/04/09	3633,44	113700,00	 0.00	117333,44	dotacja UM na miesiąc kwiecień 2009	
44/28/04/09	117333,44	0,00	28024,20	89309,24	zapł. pob. dla prac., zapł. f-r  zak. usł.	
45/29/04/09	89309,24	0,00	250,00	89059,24	podjęcie gotówki czekiem na zaliczke	
46/30/04/09	89059,24	1200,00	0,00	90259,24	zasilenie konta z dochodów własnych	
razem		132 894,52	137 400,55			

Z  powyższej tabeli wynika,  że na dzień 1 kwietnia 2009r. stan środków na rachunku bieżącym wynosił 94 765,27 zł. Kontrolujący stwierdził, że w kwietniu  Szkoła realizując zobowiązania  wobec pracowników ( wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń), oraz płatności z tytułu dostaw i usług, wydatkowała  środki w wysokości  137 400,55 zł. Wpływy środków na rachunek w miesiącu kwietniu zamknęły się w kwocie 132 894,52 zł po uwzględnieniu zasilenia konta. Wysokość środków niezbędnych do zrealizowania zobowiązań z tytułu wynagrodzeń pedagogów na 4 maja 2009  i składek ZUS za miesiąc kwiecień z terminem płatności do 5 maja 2009 r. wynosił  90 245,86 zł ( wynagrodzenia ped.- 53 048,90, ZUS – 37 196,96 zł).( Zał. nr 11) Wysokość środków  na rachunku szkoły na dzień                    29 kwietnia 2009r. wynosił 89 059,24 zł. Do pokrycia zobowiązań brakowało 1 186,62 zł, stąd Główna księgowa  dokonała przelewu w wysokości 1 200 zł z konta dochodów własnych na konto podstawowe Szkoły. (Zał. nr 12) Na pytanie kontrolującego, czym podyktowany był taki sposób działania? Główna księgowa wyjaśniła, że chcąc uniknąć opóźnienia w terminie płatności zobowiązań wobec ZUS dokonała przelewu środków z konta dochodów własnych                        i jednocześnie złożyła do UM Wydział Budżetu zapotrzebowanie na środki. Kontrolujący zadał pytanie dlaczego tak późno dokonała zamówienia środków? Księgowa wyjaśniła, że nie przypuszczała, że po sporządzeniu listy płac dla pedagogów na miesiąc maj 2009 r.                    i podsumowaniu składek ZUS za kwiecień 2009r zabraknie środków finansowych na realizacje płatności. Wyżej opisany incydent był jednostkowym przypadkiem                                    w kontrolowanym okresie. Kontrolujący nie stwierdził  dokonywania przelewów środków między rachunkami Szkoły. Otrzymane środki zgodnie ze złożonym zapotrzebowaniem zostały przekazane w dniu 14.05.2009r. na konto dochodów własnych .Powyższe ustalenia potwierdzają wyjaśnienia Głównej księgowej złożone pismem z dnia 12.05.2009r.(zał. nr 13). Kontrolujący  zwrócił uwagę, aby w przyszłości nie dokonywać tego rodzaju operacji, są one bowiem niezgodne z obowiązującymi przepisami.
      Kontrolujący  poddał  badaniu  Umowę  Nr 1417/37/2008/05  z  dnia  31.10.  2008r.  zarejestrowaną  w rejestrze umów pod  poz. 34 dotyczącą współpracy z PZU SA. Z § 2 ust. 3 umowy wynika, że wynagrodzenie należne Szkole za czynności, o których mowa w § 1 płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Szkoły nr 49 1060 0076 0000 3300 0026 5748  (kserokopia w/w umowy - zał. nr 14). Kontrolujący stwierdził niezgodność numeru rachunku między zawartą w/w umową z numerami rachunków Szkoły na podstawie wyciągów bankowych. Kierownik jednostki w pisemnych wyjaśnieniach stwierdził , że podany rachunek na umowie był poprzednim numerem rachunku dochodów własnych Szkoły, który to z dniem 1 kwietnia 2008r. podczas fuzji banków uległ zmianie na nowy numer: 85 1240 4849 1111 0000 5347 7044. Odnośnie do uwag kontrolującego dotyczących niskiej kwoty prowizji, wyjaśnił, że jest  niewielka ilość uczniów  wyrażających zgodę na ubezpieczenie grupowe w Szkole, z powodu posiadania indywidualnych ubezpieczeń. Prowizja należna Szkole w wysokości 5% sumy składek odpowiada kwocie wpływu na rachunek Szkoły.( zał. nr 15)

W ramach prowadzonej kontroli kontrolujący dokonał sprawdzenia prawidłowości dokonanego odpisu na ZFŚS w 2008r. i stwierdził, iż dokonany odpis na ZFŚS był niższy  od należnego o 3 714,56 zł.
 Przy średniorocznym zatrudnieniu w 2008 roku wynoszącym: (zał. nr 16)
- nauczyciele: 25,23 etatu,
- pracownicy administracji i obsługi: 8 etatów,
- emeryci: 4 osoby,
prawidłowy odpis winien wynieść 65 493,56 zł, a dokonano odpisu od tych pracowników  wysokości 61 779 zł.

Kontrolujący dokonał sprawdzenia informacji ankietowych za 2008 rok  przekazanych do Biura Kontroli UM w Zabrzu  i nie stwierdził nieścisłości.

5. Gospodarowanie mieniem.

Ostatnią inwentaryzację roczną  metodą spisu z natury  przeprowadzono  w 2007 roku                 w terminie od 22.06.2007r. do 25.06.2007r. na podstawie Zarządzenia Nr 4/07 kierownika jednostki z dnia 20.06.2007r. (załącznik nr 17 do protokołu). 
Według protokołu z inwentaryzacji z dnia 26.06.2007r. składniki majątkowe zostały spisane na 54 arkuszach spisu z natury, a salda były zgodne ze stanem księgowym. 
Zapis w § 6 pkt. 2 Instrukcji inwentaryzacyjnej stwierdza, że teren placówki  dla celów inwentaryzacji został uznany jako teren strzeżony zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości – art.,26 pkt 3.3. ( zał. nr 18)
Kierownictwo Szkoły poinformowało kontrolującego, że w bieżącym roku w placówce będzie przeprowadzona pozaplanowa inwentaryzacja z terminem rozliczenia do 31.12.2009r. Dyrektor wydał  w tej sprawie stosowne zarządzenie.
Kontrolujący stwierdził, że w księgach inwentarzowych na bieżąco dokonuje się ewidencji majątku zgodnie z dowodami zakupu. 
W 2008r. stan pozostałych środków trwałych  na koncie „013” został zwiększony o kwotę 12 507,38 zł i wynosił 231 271,96 zł. Konto „020” - wartości niematerialne i prawne – zwiększono o kwotę 331,84 zł i stan jego wynosił 16 318,70 zł. Konto „014”-  księgozbiór                     zwiększono o 3 392,09 i wynosił 30 358,50 zł. (zał. nr 19) Nie stwierdzono zwiększenia wartości konta „011” - środki trwałe. Majątek sklasyfikowany jest według KŚT zgodnie                  z obowiązującymi przepisami.

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.

Poza uwagami zamieszczonymi w protokole, kontrolujący nie wnosi innych zastrzeżeń dotyczących tematów będących przedmiotem kontroli i opisanych w niniejszym protokole.
 
Protokół składa się z 13 kart. Jego integralną część stanowi 19 załączników na 104 kartach,  z tym, iż załączniki dołączono jedynie do egzemplarza znajdującego się w Biurze Kontroli UM w Zabrzu.

Kierownik jednostki kontrolowanej Pan Marcin Kłak został poinformowany o przysługującym mu z mocy przepisów §54 Regulaminu kontroli wewnętrznej  prawie zgłoszenia  w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych  w protokole kontroli.

Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku służbowego.

Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy  o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.

Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano.

Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Gimnazjum Nr 20 w Zabrzu – Panu Marcinowi Kłak.
 
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli G-20 w Zabrzu w dniu 07.09.2009r. pod pozycją  33.

Protokół podpisano bez zastrzeżeń w dniu ……………….r.

Zabrze, dnia  14.10. 2009r.

Za jednostkę kontrolowaną:                                                               Kontrolujący: