P R O T O K Ó Ł

z  kontroli  kompleksowej  nr  P - 15 / 09, przeprowadzonej  w  Zespole
Szkolno-Przedszkolnym   nr  16   w   Zabrzu   przy   ul.   Cmentarnej  7.

Numer   statystyczny   ( identyfikacyjny  –  Regon )   Zespołu  Szkolno-Przedszkolnego     
w   Zabrzu   przy   ul.  Cmentarnej  7  :  277614470, NIP: 648-23-02   

Kontrolę   przeprowadził: 

  Zygmunt  Mazurek  –  Inspektor  w  Biurze  Kontroli  Urzędu  Miejskiego  w Zabrzu,  
      działający  na  podstawie  polecenia  przeprowadzenia  kontroli  z  dnia  8  września  
      2009  roku,  wydanego  przez   Prezydenta   Miasta   Zabrze,  w   okresie   od  dnia 
      8  września  2009  roku    do   dnia   12  października  2009  roku.     

Przedmiotem   kontroli   były   następujące   zagadnienia :

1)   Sprawy   organizacyjne   i   pracownicze,
2)   Dysponowanie   środkami   finansów   publicznych,
3)   Gospodarowanie    mieniem, 
4)   Sprawdzenie   danych   z   ankiety   za   2008  rok. 

Kontrolą  objęto  okres  od  dnia  1  stycznia  2008  r.   do  dnia   31  grudnia  2008  r.
     
Ustalenia   kontroli   zawarte   zostały   w   kolejnych   rozdziałach : 

I.    U s t a l e n i a     o g ó l n e                                                                   str.     1 -   7

II.   U s t a l e n i a     s z c z e g ó ł o w e                                                    str.     8 - 13 

1.   Funkcjonowanie   kontroli   wewnętrznej.                                              str.    8 
2.   Księgowość  i  sprawozdawczość  budżetowa                                       str.    8 - 11
3.   Gospodarka pieniężna i rozrachunki                                                      str.    11
4.   Wydatki budżetowe                                                                                str.    12
6.   Wydatki budżetowe                                                                                str.     12 - 13

      I.    U s t a l e n i a     o g ó l n e :                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 

 Zespół  Szkolno-Przedszkolny  nr  16  z siedzibą  w  Zabrzu  przy ul. Cmentarnej  7  
      został    utworzony    z   dniem   1  września    2001  roku  w  oparciu  o   uchwałę   nr
      XXXIV / 510 / 01   Rady   Miejskiej   w   Zabrzu    z   dnia   25  czerwca  2001  roku.

Załącznikiem  nr   2  do  ww.  uchwały   jest   Akt  Założycielski   Zespołu  Szkolno-
      Przedszkolnego   w   Zabrzu   przy   ul.   Cmentarnej  7.

      Zespół   Szkolno-Przedszkolny   nr   16   został   utworzony   w  wyniku  połączenia  
      dwóch   placówek   oświatowych, tj.:

      −   Szkoły   Podstawowej   nr   2   w   Zabrzu   przy   ul.   Cmentarnej   7,

      −   Przedszkola   nr   2   w   Zabrzu   przy   ul.   Cmentarnej   7.

      Uchwałą  nr  XXXIV  509 / 01  Rady  Miejskiej  w   Zabrzu   z  dnia   25. 06. 2001  r.
      przekształcono  z  dniem  1  września  2001  roku  zakład  budżetowy  Przedszkole 
      nr   2   w   Zabrzu   w  jednostkę   budżetową   Przedszkole   nr   2   w   Zabrzu. 
  
 Zespół  Szkolno-Przedszkolny  nr  16  w   Zabrzu   przy  ul.  Cmentarnej  7   mieści  
      się   pod   wskazanym   adresem   w  dwupiętrowym   budynku   ( podpiwniczonym  
      oraz  z  poddaszem )   będącym   własnością   Gminy  Miejskiej  Zabrze   o  łącznej  
      powierzchni   użytkowej    wynoszącej    2. 293  m 2   oraz   kubaturze   wynoszącej 
      10. 488  m 3.     Powierzchnia    zabudowy   budynku    wynosi    762  m 2.   

     W  skład  obiektów  szkolnych  wchodzi  Hala  sportowa  o  powierzchni  użytkowej 
      wynoszącej   342  m 2   i   kubaturze  1. 375  m 3 .  

      Przedstawione wyżej dane pochodzą z dokumentu „Charakterystyka obiektów”    z  
      księgi  obiektu budowlanego. Kserokopia tego dokumentu   stanowi  zał.  nr  1  do  protokołu  z  kontroli. 

      Budynek   ( wraz   z   Halą   sportową )   Zespołu   Szkolno-Przedszkolnego   nr  16
      w   Zabrzu   posadowiony  jest  na  jednej  działce,  tj. na  działce  o  nr    1378 / 91,
      której   powierzchnia   wynosi    7. 235  m 2  ( Księga   wieczysta   nr  KW   25462 ).     

      Kontrolowana  jednostka  ma  do  dyspozycji  jeszcze  trzy  działki  gruntu,  w  tym :

      –  działkę  nr   1069 / 91   o  powierzchni   wynoszącej    1. 036  m 2  −  KW   17112
      –  działkę  nr   1071 / 91   o  powierzchni   wynoszącej        537  m 2  −  KW   17112

      –  działkę  nr   1195 / 91   o  powierzchni   wynoszącej    1. 671  m 2  −  KW   25462

      Łączna  powierzchnia  działek  gruntu  będących  w  dyspozycji   Zespołu  Szkolno-
      Przedszkolnego  wynosi   10. 479  m 2    ( 7. 235   +   1. 036    +   537   +   1. 671 ).  

      Wypis  z  rejestru  gruntów   wraz   z  planem  sytuacyjnym,  stanowią  załącznik
      nr   2   do  protokołu   z   kontroli. 

     

      

      

      Pismem nr SP-2/014/4/01 z  dnia  20  sierpnia  2001  r.   skierowanym  do  Zarządu  Miasta  Zabrze Dyrektor   Szkoły   Podstawowej   nr   2   zwrócił   się   z   prośbą   o  uregulowanie stanu  prawnego poprzez ustanowienie zarządu trwałego nieruchomości położonej przy ul. Cmentarnej  nr 7 na parcelach nr  1069 /91, 1070/91, 1376/91, 1378/91   
zapisanej w KW 17112 prowadzonej przez Sad  Rejonowy w Zabrzu.
Pismo  Dyrektora  SP  nr  2  z  dnia  20. 08. 2001  roku,  stanowi  załącznik nr 3 
      do  protokołu. 

 Decyzją  Zarządu  Miasta  Zabrze  nr  73 / 2001  z  dnia   17  września  2001 roku  
      oddano   nieruchomość   w   trwały   zarząd   na   rzecz   Zespołu   Szkolno-Przed-
      szkolnego   nr   16  w   Zabrzu   przy   ul.  Cmentarnej   7.  
 
      W  skład   nieruchomości   przekazanej  ww.  decyzją   w  trwały  zarząd   wchodzi :

      −   budynek   Zespołu  Szkolno-Przedszkolnego  nr  16   o  powierzchni   użytkowej   
           wynoszącej    2. 293  m 2

      –   Hala   sportowa   o  powierzchni   użytkowej   wynoszącej    342  m 2  

      –   działka   nr   1378 / 91   o  powierzchni   wynoszącej    7. 235  m 2,  KW   25462 
      –   działka   nr   1069 / 91   o  powierzchni   wynoszącej    1. 036  m 2,  KW   17112
      –   działka   nr   1071 / 91   o  powierzchni   wynoszącej        537  m 2,  KW   17112

      Łączna   powierzchnia   działek   gruntu   przekazanych   kontrolowanej   jednostce
      w   trwały   zarząd   wynosi    8. 808  m 2

      Z  powyższej  decyzji  wynika,  że   działka   gruntu   o  numerze   1195 / 91  i  pow.
      1. 671  m 2,    która   była   i   nadal   jest   w   dyspozycji   jednostki   kontrolowanej 
      ( całość  terenu  jest  ogrodzona ) , to  mimo  tego  faktu  ówczesny  Zarząd  Miasta
      Zabrze   nie  przekazał   ww.  nieruchomości  Zespołowi  Szkolno-Przedszkolnemu
      nr   16   w   trwały   zarząd. 
  
  Kontrolujący stwierdza iż w Decyzji nr 73/2001 nie  została określona wartość nieru- 
  chomości oddanej Zespołowi w trwały zarząd.
  Decyzja  nr  73 / 2001  Zarządu  Miasta  Zabrze   z  dnia  17. 09. 2001  r., stanowi
załącznik  nr  4  do  protokołu.

 Kontrolujący  zwraca    uwagę  na  to,  iż  Protokołem  zdawczo-odbiorczym z dnia
 20  grudnia  1996  roku    Urząd   Miasta   Zabrze   przekazał   ówczesnej Szkole
 Podstawowej  nr  2  oraz  Przedszkolu  nr   2   zabudowaną  nieruchomość położo-
 ną  w  Zabrzu  przy  ul. Cmentarnej 7, w tym :

      −   budynek  Szkoły  i  Przedszkola  o  powierzchni   użytkowej     2. 293  m 2

      –   Halę   sportową   o  powierzchni   użytkowej    wynoszącej    342  m 2  

     

      –   działkę   nr   1069 / 91   o  powierzchni   wynoszącej    1. 036  m 2,  KW   17112

      –   działkę   nr   1070 / 91   o  powierzchni   wynoszącej    7. 595  m 2,  KW   25462 

      –   działkę   nr   1071 / 91   o  powierzchni   wynoszącej        537  m 2,  KW   17112

      Łączna  powierzchnia  działek  gruntu  przekazanych  Szkole   i   Przedszkolu  nr  2
      protokołem   zdawczo-odbiorczym   wynosi    9. 168  m 2.
      Wyżej wymieniony protokół stanowi załącznik nr 5 do protokołu z kontroli.

     Dyrektor Zespołu pismem nr ZSP-16/36/k/08 z dnia 29.10.2008r. skierowanym do
     Prezydenta Miasta Zabrze wyraził  zgodę na zmianę Decyzji nr 73/2001 Zarządu 
     Miasta Zabrze z dnia 17.09.2001r. prosząc jednocześnie o oddanie w trwały zarząd     
     działki o numerze 1195/91 nie ujętej w poprzedniej decyzji.
Wyżej wymienione pismo stanowi załącznik nr 6 do protokołu.

Pismem Prezydenta Miasta Nr ZN.II-KK-72244-16/08 z dnia 26.03.2009r.(załącznik nr 7 do protokołu) Zespół został poinformowany  iż w związku z toczącym się postępowaniem o zmianę decyzji nr 73/2001 Zarządu Miasta Zabrze uporządkowano sprawy wieczysto – księgowe i zlecono sporządzenie operatu szacunkowego celem ustalenia wartości przedmiotowej nieruchomości. 

     

           Stanowisko dyrektora  Zespołu  Szkolno-Przedszkolnego   nr  16   w   Zabrzu  przy
      ul.  Cmentarnej   7  powierzone  zostało   Pani  mgr  Monice  Jaremków   w  drodze
      Zarządzenia   nr   440 / WO / 2007   Prezydenta  Miasta  Zabrze   z   dnia  13  lipca  
      2007  roku.   Powierzenie  stanowiska  Dyrektora   nastąpiło   z  dniem  1  września
      2007  roku   na   okres   do   dnia   31  sierpnia  2012  roku.
       
      Stanowisko wicedyrektora Zespołu zostało powierzone Pani Wiesławie Wajdzie na  
      okres od 1 września 2007r. do dnia 31 sierpnia 2012 r. i pozytywnie zaopiniowane 
      przez Prezydenta Miasta Zabrze poprzez Naczelnika Wydziału Oświaty pismem 
      WO.ZK.BM./1130/577/07 z dnia 04.09.2007r.

     Stanowisko głównej księgowej Zespołu zajmuje Pani Iwona Nowak na podstawie 
umowy o pracę na czas nieokreślony zawartej dnia 11.10.1999r. i powierzenia
obowiązków w zakresie gospodarki finansowej określone w przydziale  czynności głównej księgowej na podstawie art.44 punkt 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. (Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zmianami).

 Wyjaśnień   w   czasie   kontroli   udzielały Panie:   

 1)   mgr  Monika Jaremków   –   Dyrektor  Zespołu Szkolno-Przedszkolnego nr 16        
       w Zabrzu,    
      2)   Iwona  Nowak                   –   Główna   księgowa  Zespołu,            
      3)   Bernadetta Jadczyszyn    –    Sekretarz Zespołu,                                       

      Działalność   objęta   kontrolą   prowadzona   jest   w   oparciu   o : 

         -  ustawę  z  dnia   8  marca  1990  roku  o  samorządzie  gminnym  –  jednolity  tekst,
             Dz. U.   nr  142   z   2001  roku,   poz.  1591,   z  późniejszymi   zmianami,
	
 -    ustawę  z  dnia  7 września  1991  r.  o  systemie  oświaty  –  tekst  jednolity  Dz. U. 
      nr   256   z   2004  roku,   poz.  2572,   z   późniejszymi   zmianami,

 -    ustawę  z  dnia  26  stycznia  1982  r.  Karta  Nauczyciela  –  jednolity  tekst  Dz. U.
      nr   97  z   2006  roku,   poz.  674   z   późniejszymi   zmianami,

 -    ustawę  z  dnia   29  września 1994  r.   o  rachunkowości  –  jednolity  tekst  Dz. U.
      nr  76   z   2002  roku,  poz.  694,   z   późniejszymi   zmianami,
   
 -    ustawę  z  dnia   30  czerwca  2005  r.   o  finansach  publicznych  ( Dz. U.  nr  249, 
      poz.  2104   z   późniejszymi   zmianami ),

 -   ustawę   z   dnia   29. 01. 2004  r.   Prawo  zamówień  publicznych  ( tekst  jednolity
      Dz. U.  nr  223  z  2007  roku,  poz.  1655  z  późniejszymi  zmianami ),

 -    ustawę  z  dnia  14  czerwca  1960  r.   Kodeks   postępowania   administracyjnego,
      tekst  jednolity  – Dz. U.  nr  98   z  2000  r.,  poz.  1071  z  późniejszymi  zmianami,

 -    ustawę    z    dnia   4  marca  1994  roku    o    zakładowym    funduszu   świadczeń  
      socjalnych  ( tekst  jednolity  –  Dz. U.  nr  70  z  1996  r.,  poz.  335   z  późn.  zm. ),  

 -     rozporządzenie  Ministra  Pracy  i  Polityki  Socjalnej  z  dnia  14  marca  1994 roku
      w  sprawie  sposobu  ustalania  przeciętnej  liczby  zatrudnionych  w  celu  naliczania 
      odpisu  na  zakładowy  fundusz  świadczeń  socjalnych  ( Dz. U.  nr  43 / 1994 / 168 ),

-     rozporządzenie  Rady  Ministrów   z  dnia   30. 12. 1999  r.   w  sprawie  Klasyfikacji 
      Środków  Trwałych  ( KŚT )  –  Dz. U.  nr  112,  poz.  1317,  z   późniejszymi   zm. ),

-    rozporządzenie   Ministra   Finansów     z   dnia    28  lipca  2006  roku   w   sprawie 
      szczególnych   zasad  rachunkowości  oraz   planów  kont   dla  budżetu   państwa, 
      budżetów jednostek samorządu  terytorialnego  oraz  niektórych  jednostek sektora 
      finansów   publicznych  ( Dz. U.  nr  142   z   2006  roku,  poz.  1020 ). 

-    rozporządzenie  Ministra  Finansów   z   dnia   27   czerwca  2006  roku   w  sprawie
      sprawozdawczości   budżetowej   ( Dz. U.  nr  11 / 2006,  poz.  781  z  poźn.  zm. ).

-   rozporządzenie  Ministra  Finansów   z   dnia  14  czerwca  2006  roku   w   sprawie 
      szczegółowej  klasyfikacji  dochodów,  wydatków,  przychodów  i  rozchodów   oraz 
      środków  pochodzących  ze  źródeł  zagranicznych  ( Dz. U.  nr  107  z  2006  roku, 
      poz.  726   z  późniejszymi  zmianami ).

     

Ostatnia  kontrola w Zespole Szkolno-Przedszkolnym Nr 16 w Zabrzu  prowadzona 
była w terminie 17-20.02.2009r. Kontrolę prowadził Pan Witold Szmitke – starszy wizytator Kuratorium Oświaty -  Delegatura Gliwice.

Tematem kontroli było dokonanie oceny stanu, warunków i efektów pracy dydaktycznej, , wychowawczej i opiekuńczej szkoły.
      
W zaleceniach polecono ogrodzić całkowicie teren szkoły.
     
 W wyjaśnieniach Dyrektor Zespołu informuje iż ogrodzenie nie jest kompletne gdyż jest ustawicznie dewastowane i rozkradane. Ponadto informuje iż zobowiązuje się do uzupełnienia ubytków w ogrodzeniu do końca kwietnia 2009r. Zalecenie zostało wykonane, co stwierdziła rekontrola wykonania zaleceń dokonana przez Pana Witolda Szmitke w dniu 19.04.2009r.  

     Organizację  i  zasady  funkcjonowania Zespołu Szkolno-Przedszkolnego nr 16    w   
     Zabrzu  przy   ul. Cmentarnej 7  określają:      
    	
a)	Statuty:
   -  Zespołu Szkolno - Przedszkolnego  Nr 16  w   Zabrzu nadany Zespołowi Uchwałą   
         nr XXXIV / 510 / 01 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 25.06.2001r.,  
   - Szkoły Podstawowej Nr 2 im. Jana Brzechwy w Zespole Szkolno–Przedszkolnym 
         nr 16 w Zabrzu – tekst jednolity przyjęty i zatwierdzony Uchwałą nr 4/20082009 
     Rady Pedagogicznej Zespołu Szkolno – Przedszkolnego nr 16 w Zabrzu z dnia  28 sierpnia 2008r. 
  - Przedszkola Nr 2 w Zespole Szkolno – Przedszkolnym Nr 16 w Zabrzu - tekst jednolity przyjęty i zatwierdzony Uchwałą nr 4/2008/2009 Rady Pedagogicznej Zespołu Szkolno – Przedszkolnego w Zabrzu z dnia 28 sierpnia 2008r. 
    b) Arkusz organizacyjny.

W skład jednostki kontrolowanej wchodzą następujące komórki organizacyjne: pedagodzy, administracja i obsługa.
Na dzień kontroli (12.10.2009r.) zatrudnienie w Zespole przedstawiało się następująco:
- pedagodzy w szkole – 23 osoby zatrudnione w łącznym  wymiarze 18,47 etatu,
- pedagodzy w przedszkolu – 7 osób zatrudnionych w łącznym wymiarze 5,18 etatu, 
- pracownicy administracji (4 osoby zatrudnione w łącznym wymiarze 3,5 etatu) i obsługi ( 7 osób zatrudnionych w łącznym wymiarze 6,5 etatu).
Schemat organizacyjny Zespołu stanowi załącznik nr 8 do protokołu.
Przedszkole w roku szkolnym 2008/2009 i 2009/2010 liczy trzy oddziały do których uczęszcza 75 dzieci. 
Szkoła w roku 2008 liczyła: 11 oddziałów w okresie styczeń-czerwiec i 12 oddziałów w okresie wrzesień-grudzień. Ilość uczniów w Szkole na dzień 31.12.2008r. wynosiła 202 osoby. Na dzień 06.10.2009r. Szkoła liczyła 12 oddziałów do których uczęszczało 200 uczniów. 
Kontrolujący nie stwierdził przekroczenia wielkości zatrudnienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych w stosunku do wielkości wyszczególnionych w arkuszach organizacyjnych dotyczących 2008 roku tj. arkuszy organizacyjnych na lata szkolne 2007/2008 i 2008/2009.

Sprawy będące przedmiotem kontroli prowadzi komórka (administracja) w której zatrudnionych jest 4 pracowników. Bezpośredni nadzór nad ich pracą sprawuje Pani Monika Jaremków – dyrektor Zespołu.

Szkoła prowadzi:
- oddziały I-VI,
- bibliotekę,
- świetlicę szkolną.

W kontrolowanej jednostce obowiązują następujące przepisy wewnętrzne mające zapewnić prawidłową gospodarkę finansową – wprowadzone Zarządzeniem nr 1/2002 Dyrektora Zespołu Szkolno – Przedszkolnego nr 16 w Zabrzu z dnia 02.01.2002r.:
 
- zasady prowadzenia ewidencji finansowo – księgowej (załącznik nr 1 do zarządzenia),
- wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych (załącznik nr 1a do zarządzenia),
- instrukcja organizowania i funkcjonowania kontroli wewnętrznej (załącznik nr 2 do zarządzenia),
- instrukcja obiegu dokumentów księgowo – finansowych (załącznik nr 3 do zarządzenia),
- instrukcja gospodarowania środkami pieniężnymi oraz drukami ścisłego zarachowania (załącznik nr 4 do zarządzenia),
- zakładowy plan kont placówki (załącznik nr 5 do zarządzenia),
- instrukcja w sprawie udokumentowania zmian w stanie środków trwałych (załącznik nr 6 do zarządzenia),
- instrukcja dotycząca ochrony danych, przechowywania dokumentów i ich zabezpieczenia (załącznik nr 7 do zarządzenia),
- dokument dopuszczający do używania system finansowo – księgowy (załącznik nr 8 do zarządzenia,
- instrukcja inwentaryzacyjna (załącznik nr 9 do zarządzenia),
- instrukcja magazynowa (załącznik nr 10 do zarządzenia).
Wyżej wymienione zarządzenie stanowi załącznik nr 9 do protokołu.

Poza wprowadzonymi wyżej przepisami wewnętrzne regulacje stanowią:

-  Regulamin   Pracy Zespołu Szkolno – Przedszkolnego,  wprowadzony w życie z dniem 6  czerwca  2005  roku – uzgodniony z organizacją związkową,

- Regulamin działania Rady Pedagogicznej w Zespole Szkolno – Przedszkolnym Nr 16   w Zabrzu – uchwalony 30.08.2005r.(uchwała Rady Pedagogicznej Nr 1/20052006),

-  Regulamin premiowania pracowników ekonomicznych, administracyjnych i obsługi z dnia 01.09.2001r.- uzgodniony z organizacją związkową.

-  Regulamin nagród dyrektora dla pracowników administracji i obsługi z dnia1.09.2001r. – uzgodniony z organizacją związkową.

-  Regulamin    przyznawania    nagrody   Dyrektora   Pracownikom   Pedagogicznym  
     w   Zespole  Szkolno-Przedszkolnym   nr   16   w   Zabrzu  wprowadzony   w  życie
     z  dniem   1  września  2001  roku.

- Regulamin ZFŚS z dnia 25.01.2003r. – uzgodniony z organizacją związkową.

II.   U s t a l e n i a     s z c z e g ó ł o w e.

1. Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej                                                         

Sposób prowadzenia kontroli wewnętrznej w Zespole określają przepisy instrukcji organizowania i funkcjonowania kontroli wewnętrznej wprowadzonej Zarządzeniem nr 1/2002 Dyrektora Zespołu Szkolno – Przedszkolnego nr 16 w Zabrzu z dnia 02.01.2002r. W kontrolowanej jednostce nie ma wyodrębnionej komórki kontroli wewnętrznej.

2. Księgowość i sprawozdawczość budżetowa.

W statucie Zespołu postanowiono m. in. iż Zespół jest jednostką budżetową samobilansującą się , która rozlicza się z budżetem Gminy Zabrze.
Księgowość Zespołu jest prowadzona komputerowo w oparciu o Zakładowy plan kont przy pomocy programu komputerowego QWANT w wersji 30.02 firmy QNT Systemy Informatyczne z Gliwic.
Kontrolujący dokonał sprawdzenia zgodności obrotów i sald kont księgi głównej z obrotami dziennika  na  dzień 31 grudnia2008r. i stwierdził ich pełną zgodność. Podobną zgodność stwierdził kontrolujący na dzień 29 lutego 2008r.
Świadczy to o rzetelnym prowadzeniu ksiąg.

Zespół posiada trzy  księgi druków ścisłego zarachowania, tj.

a)	księgę założoną 29.05.2000r. -  zawiera na 48 ponumerowanych i przesznurowanych stronach rejestry  wydanych świadectw szkolnych,
b)	księgę założoną 05.02.2007r. -  zawiera na 48 ponumerowanych i przesznurowanych stronach rejestry  wydanych legitymacji służbowych,
c)	księgę założoną 01.01.1996r. -  zawiera na 44 ponumerowanych i przesznurowanych stronach rejestry otrzymanych i wydawanych czeków gotówkowych.     

Ad c)
Według zapisów w księdze w 2008 roku wydano czeki do konta:
 - budżet  o numerach 000601916 – 0004601935 i 5112776 – 5112778 ,
- ZFŚS  o numerach 4600166 i 4600167 ,
- dochody własne  o numerach 3609999 i 5099714 – 5099720 .

Poza księgą druków ścisłego zarachowania Zespół prowadzi następujące księgi  inwentarzowe:

1.Księga inwentarzowa księgozbioru – założona 01.03.1996r. zawiera dane dotyczące ilości i wartości księgozbioru w Szkole.
 Według zapisu na 77 karcie książki w poz. 321 (ostatni zapis w 2008 roku) w dniu 11.06.2008r. przybyło 8 książek o wartości 125,33zł. Wielkość księgozbioru po tej  operacji wynosiła 6088 książek o wartości 11 697,73zł.  

2. Księga inwentarzowa księgozbioru – założona w 1999r. zawiera dane dotyczące ilości i wartości księgozbioru w Przedszkolu.
Według zapisów w książce  księgozbiór na koniec 2008r. liczył 930 książek o łącznej wartości 3257,33zł.

3. Księga inwentarzowa środków trwałych założona 02.01.2002r. – zawiera rejestr środków trwałych o wartości powyżej 3500zł.

4. Księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych – zawiera rejestr środków trwałych w ewidencji ilościowo – wartościowej o wartości od 501 do 3500zł.

5. Księgi inwentarzowe pozostałych  środków trwałych – 9 ksiąg „Ewidencja ilościowa”.
Zawierają rejestry pozostałych środków trwałych o wartości do 500zł prowadzonych w ewidencji ilościowej.  

 Opisany wyżej sposób prowadzenia ewidencji pozostałych środków trwałych określa Zarządzenie Nr 3 z dnia 01.01.2002r. Dyrektora Zespołu  Szkolno – Przedszkolnego  Nr 16 w Zabrzu w sprawie ewidencji majątku ZSP-16  w Zabrzu (załącznik nr 10 do protokołu).

Gospodarka finansowa Zespołu prowadzona jest w oparciu o roczne plany finansowe.
Plan finansowy dochodów i wydatków  na 2008 rok przewidywał wydatki ogółem  w wysokości 1 437 294zł, z czego wydatki na utrzymanie: szkoły podstawowej  ‑1 148 609zł, przedszkola – 264 907zł, świetlicy szkolnej -  23 778zł.
Wyżej wymieniony plan stanowi załącznik nr 11 do protokołu.

W ramach kontroli 5% budżetu jednostki kontrolujący dokonał sprawdzenia dokumentacji księgowej dotyczącej dokonanych wydatków w okresie  styczeń – luty 2008 roku.
Wydatki Zespołu wykonane w okresie styczeń – luty 2008r. osiągnęły wielkość 233036,52zł, co stanowi 15,09% całorocznych wydatków w 2008r., poniesionych  w kwocie 1544100,49zł.
 
Kontrolujący stwierdził iż dowodom księgowym nadano numerację. Dowody księgowe posiadają opisy celu dokonanej operacji gospodarczej. Dowody te zostały zadekretowane  i zatwierdzone przez osoby dokonujące sprawdzeń i zatwierdzeń (kierownik jednostki i gł. księgowy).

Plan finansowy  wydatków na2008r. (plan po zmianach), jego wykonanie roczne oraz wykonanie w okresie styczeń – luty 2008r. przedstawia poniższa Tabela 1, sporządzona na podstawie rocznego sprawozdania Rb - 28S oraz sprawozdania Rb - 28S za okres od początku roku do 29 02.2008r. Wymienione sprawozdania stanowią załączniki nr 12  i 13 do protokołu.  

                                                        Tabela 1                                                               /w zł/
Paragraf	Nazwa paragrafu	Plan po zmianach	Wydatki od  
 01.01 do 29.02 	Wykonanie
roczne planu	Wykonanie roczne  w %	
4010	Wynagrodzenia osobowe pracowników	982560	102864,34	976099,23	99	
4040	Dodatkowe wynagrodzenie roczne	70645	70640,82	70640,82	100	
4110	Składki na ubezpieczenia społeczne	151212	15498,07	149823,80	99	
4120	Składki
na fundusz pracy	23851	2139,51	23721,47	99	
4130	Składki na ubez. społ. uczniów	690	-------	362,88	53	
4140	Wpłaty
Na PFRON	442	65,00	441,00	100	
4170	Wynagrodzenia
bezosobowe	7712	-------	7711,04	100	
4210	Zakup materiałów 
I wyposażenia	46033	6405,84	46032,05	100	
4240	Zakup pomocy
naukowych	5251	-------	5251,00	100	
4260	Zakup energii
	102797
	25350,83	102190,94	99	
4270	Zakup usług
remontowych	10795	3734,05	10794,40	100	
4280	Zakup usług
zdrowotnych	249	-------	229,00	92	
4300	Zakup usług 
pozostałych	18679
	2895,92	18678,92	100	
4350	Zakup usług
Internetu	241	46,36	211,16	97	
4370
	Zakup usług telefonicznych	4789	592,28	4643,59	97	
4430	Różne opłaty
i składki	1487	1447,00	1487,00	100	
4570	Odsetki
	47	-------	46,89	100	
4440	Odpisy na ZFŚS
	72344	-------	72344,00	100	
4700
	 Szkolenie pracowników	2274	180,00	2273,60	100	
4740
	Zakup mat. papier.
do drukarek i ksero	927	-------	927,00	100	
4750
	Zakup akces. komp. w tym programów i licencji	4717	1176,50	4716,70	100	
3020	Wydatki osobowe nie zalicz. do wynagrodzeń	800	-------	800,00	100	
3240	Stypendia
 dla uczniów	41684	-------	40396,00	97	
3260	Inne formy
pomocy	4278	--------	4278,00	100	
RAZEM
		1554504	233036,52	1544100,49	99	

Z zamieszczonej wyżej tabeli wynika , iż w 2008r. jednostka nie przekroczyła planu wydatków (plan po zmianach)  w żadnym z paragrafów. Różnica między otrzymanymi w 2008r. środkami   na wydatki (plan po zmianach) i poniesionymi w 2006r. wydatkami, wynosząca 10 403,51zł, została przelana na konto Urzędu Miejskiego w Zabrzu w dniu 30.12.2008r. Dowodem dokonania tego przelewu jest  wyciąg bankowy nr 126 z dnia 30.12.2008r., (załącznik nr 14 do protokołu). 

Z bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2008r. (załącznik nr 15 do protokołu) wynika,  iż wartość aktywów i pasywów była identyczna i wynosiła 125 843,59 zł. Aktywa trwałe miały wartość 86 392,71 zł, aktywa obrotowe miały wartość 39 450,88 zł, w tym: , należności krótkoterminowe – 22 842 zł,  środki pieniężne na rachunkach bankowych – 19 135,88zł.  
W pasywach bilansu zobowiązania krótkoterminowe wynosiły 173 820,52zł,  w tym m. in. zobowiązania z tytułu wynagrodzeń wynosiły  76 437,66zł, zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych – 47 711,87zł, zobowiązania z tytułu dostaw i usług – 18 079,12zł fundusze specjalne – 20 877,87zł.

3. Gospodarka pieniężna i rozrachunki. 

Gospodarka pieniężna i rozrachunki prowadzone są w sposób bezgotówkowy    i  gotówkowy w oparciu o:
a) rachunek bankowy,
b) kasę jednostki.
Kontrolujący dokonał sprawdzenia dokumentacji dotyczącej dokonanych operacji pieniężnych i rozrachunków w wybranych miesiącach 2008r.:
- dowody księgowe dotyczące m-ca stycznia 2008r. (dowody księgowe o numerach 1÷38,
- dowody księgowe dotyczące m-ca lutego 2008 r. (dowody księgowe o numerach 39÷70.
Dokonane operacje pieniężne i rozrachunki zostały przeprowadzone i zaksięgowane na podstawie odpowiednich dowodów księgowych, takich jak: faktury i rachunki, listy płac, przelewy i wyciągi bankowe. 
Kontrolujący dokonał sprawdzenia realizacji wszystkich czeków gotówkowych do konta budżetowego i konta ZFŚS jednostki w całym 2008 roku. Kontrolujący stwierdził iż pobrane czekami kwoty zostały przeznaczone na realizację wydatków udokumentowanych odpowiednimi dowodami księgowymi. 

W ramach prowadzonej kontroli kontrolujący dokonał sprawdzenia prawidłowości dokonanego odpisu na ZFŚS w 2008r. i stwierdził, iż dokonany w 2008r. odpis  na ZFŚS był wyższy od należnego o 1341zł.
Prawidłowy odpis winien wynieść 59 209zł, a dokonano odpisu w wysokości 60 550zł.
Różnica wynosząca 1341zł została zwrócona na konto UM w Zabrzu poprzez:
- wpłatę 1213,41 zł  w dniu 04.05.2009r.( zgodnie z zaleceniami wynikającymi z kontroli ankietowej),
- wpłatę 127,59 zł w dniu 08.10.2009r.(zgodnie z rzeczywistym stanem zatrudnienia w 2008r.).
Ponadto kontrolujący dokonał sprawdzenia danych z ankiety za 2008r i poza uwagą dotyczącą naliczenia odpisu na ZFŚS nie wnosi uwag.

4. Wydatki budżetowe.

Poza dokumentami dotyczącymi wydatków poniesionych w wybranych miesiącach lat 2007-2008 kontrolujący dokonał sprawdzenia dokumentów dotyczących udzielenia zamówień publicznych (zaciągnięcia zobowiązań w tych latach).

W kontrolowanym okresie przeprowadzono jedno postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie: Przygotowanie posiłków w stołówce szkolnej Zespołu Szkolno – Przedszkolnego nr 16 w Zabrzu ul. Cmentarna 7 w roku szkolnym 2008/2009. Postępowanie prowadzono w trybie zapytania o cenę.
Z protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wynika iż:
- termin składania ofert upływał w dniu 21.07.2008r. o godz.11.00,
- do terminu otwarcia ofert wpłynęły dwie oferty,
- oferty otwarto w dniu 21.07.2008r. o godz.11.10,
- na wykonawcę zadania wybrano firmę która złożyła ofertę  z niższą ceną.
Z firmą tą zawarto umowę na wykonanie zadania (umowa nr ZSP-16/18/2008). 

 Kontrolujący nie wnosi uwag do sposobu przeprowadzenia wyżej opisanego postępowania.

 5. Gospodarowanie mieniem.

Z zapisów w księdze obiektu budowlanego wynika, iż wymagane przeglądy obiektu  są prowadzone zgodnie z obowiązującymi wymogami.
 Ostatni wpis w rejestrze przeglądów rocznych to wpis dotyczący  dokonania przeglądu rocznego w 2008r.  
Ostatni wpis w rejestrze przeglądów pięcioletnich   to wpis dotyczący  dokonania przeglądu pięcioletniego z 2007r.  

Ostatnią inwentaryzację roczną przeprowadzaną metodą spisu z natury  przeprowadzono  w 2006 roku w terminie 01.12 do 08.12.2006r. na podstawie Zarządzenia wewnętrznego nr 4 /2006 kierownika jednostki z dnia 15.10.2006r.  
Według protokołu rozliczeń inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych z dnia 15.01.2007r. Zespoły spisowe dokonały  na    arkuszach o numerach 1÷155 spisu z natury:
- środków trwałych na wartość 129 407,12zł,
- pozostałych środków trwałych w użytkowaniu na wartość 153 928,57zł,
- księgozbiór na wartość 12 652,29zł.
Różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono.
Ostatnią inwentaryzację kasy przeprowadzono w dniu 31.12.2008r.
Według Protokołu inwentaryzacji kasy stan gotówki w kasie wynosił „0”. 
Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 2/2002 Dyrektora Zespołu Szkolno – Przedszkolnego Nr 16 z dnia 02.01.2002r. (załącznik nr 16 do protokołu) postanowiono iż:     ‑ teren placówki  dla celów inwentaryzacji został uznany jako teren strzeżony zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r.o rachunkowości,  
- składniki majątkowe znajdujące się na terenie strzeżonym podlegają inwentaryzacji metodą spisu z natury:
- środki trwałe co 4 lata,
- pozostałe środki trwałe /wyposażenie/ oraz księgozbiory co 2 lata.

Dyrektor Zespołu wydał w dniu 16.10.2008r. Zarządzenie Nr 5/2008 zmieniające zarządzenie wymienione wyżej (załącznik nr 17 do protokołu). W Zarządzeniu (w oparciu o ustawę o rachunkowości) postanowił iż składniki majątkowe tj. środki trwałe, pozostałe środki trwałe i księgozbiory podlegają inwentaryzacji co 4 lata.

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.
Poza uwagą zamieszczoną w protokole, dotyczącą naliczenia odpisu na ZFŚS w 2008 roku kontrolujący nie wnosi innych zastrzeżeń dotyczących tematów będących przedmiotem kontroli i opisanych w niniejszym protokole.
Podczas trwania kontroli uwagi kontrolującego zostały uwzględniane.  
 
Protokół składa się z 13 kart. Jego integralną część stanowi 17 załączników na 31 kartach,  z tym, iż załączniki dołączono jedynie do egzemplarza znajdującego się w Biurze Kontroli UM w Zabrzu.

Kierownik jednostki kontrolowanej Pani Monika Jaremków została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów §54 Regulaminu kontroli wewnętrznej  prawie zgłoszenia  w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych  w protokole kontroli.

Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku służbowego.

Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy  o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.

Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano.

Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Zespołu Szkolno – Przedszkolnego w Zabrzu Nr 15 w Zabrzu – Pani Monice Jaremków.

Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Zespołu w dniu 12.10.2009r.

Protokół podpisano bez zastrzeżeń w dniu 03.11.2009r..

Zabrze, dnia  03.11.2009r..

Za jednostkę kontrolowaną                                                              Kontrolujący

………………………                                                                    ………………...