P R O T O K Ó Ł

        z  kontroli  kompleksowej  nr  P - 19/09, przeprowadzonej  w  Zespole
             Szkół Specjalnych nr 42 w Zabrzu przy ul. Sienkiewicza 43.

Numer   statystyczny   ( identyfikacyjny  –  Regon )   Zespołu  Szkół Specjalnych nr 42      
w   Zabrzu   przy   ul.  Sienkiewicza 43  : 277874460, NIP: 648-24-22-575   

Kontrolę   przeprowadził: 

Zygmunt  Mazurek  –  Inspektor  w  Biurze  Kontroli  Urzędu  Miejskiego  w Zabrzu, działający  na  podstawie  polecenia  przeprowadzenia  kontroli  z  dnia  21 października 2009 roku, wydanego  przez   Prezydenta Miasta Zabrze, w okresie  od dnia 3 listopada 2009 roku do dnia 11 grudnia 2009roku.     

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia:

1)   Sprawy organizacyjne i pracownicze,
2)   Dysponowanie środkami finansów publicznych,
3)   Gospodarowanie mieniem, 
4)   Sprawdzenie danych z ankiety za 2008 rok. 

Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2008r. do dnia 31 grudnia 2008r.
     
Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach : 

I.    U s t a l e n i a     o g ó l n e                                                                   str.   2 - 7  

II.   U s t a l e n i a     s z c z e g ó ł o w e                                                    str.   7 - 14 

1.   Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej.                                                  str.  7   
2.   Księgowość i sprawozdawczość budżetowa                                         str.   7 - 11
3.   Gospodarka pieniężna i rozrachunki                                                      str.   11 - 12
4.   Wydatki budżetowe                                                                                str.   12 - 13
6.   Gospodarowanie mieniem                                                                      str.   13
7. Uwagi i wnioski                                                                                         str.    14

I.    U s t a l e n i a     o g ó l n e :                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 

     Zespół  Szkół Specjalnych  nr  42  z siedzibą  w  Zabrzu  przy ul. Sienkiewicza 43  został    utworzony    z   dniem 01.09.2002 roku  w  oparciu  o   Uchwałę Rady Miejskiej w Zabrzu Nr XLVI/667/03 z dnia 24 czerwca  2002roku.
     Akt Założycielski  Zespołu Szkół Specjalnych nr 42 w Zabrzu  o numerze XLVI/667/02/83Z/NO (stanowiący załącznik nr 2 do w/w uchwały) postanawiał iż  Zespół tworzą trzy szkoły.

Prezydent Miasta Zabrze w dokumencie „Zmiana do Aktu Założycielskiego Zespołu Szkół Specjalnych nr 42 w Zabrzu” Nr VIII/89/07/127Z/NO z dnia 09.05.2007r. (załącznik nr 3 do protokołu kontroli) ustalił (w §1 tego dokumentu) iż w skład Zespołu  wchodzą następujące szkoły:

1.Liceum Profilowane Specjalne dla Uczniów Niesłyszących i Słabosłyszących w  Zabrzu,
2.Zasadnicza Szkoła Zawodowa Specjalna dla Uczniów Niesłyszących i Słabosłyszących w Zabrzu,
3.Zasadnicza Szkoła Zawodowa Specjalna w Zabrzu,
4.Gimnazjum Specjalne Nr 42 dla Uczniów Niesłyszących i Słabosłyszących w Zabrzu,
5.Szkoła Specjalna Przysposabiająca do Pracy w Zabrzu,
6.Szkoła Policealna Nr 8 Specjalna w Zabrzu,
7.Szkoła Podstawowa Nr 47 Specjalna dla Uczniów Niesłyszących i Słabosłyszących  w Zabrzu,
8.I Uzupełniające Liceum Ogólnokształcące Specjalne w Zabrzu.

Zespół Szkół Specjalnych i wszystkie szkoły wchodzące w jego skład posiadają swoje statuty.

Zespół  Szkół Specjalnych  nr  42  w   Zabrzu   przy  ul. Sienkiewicza 43 mieści się 
pod   wskazanym   adresem. Z danych zawartych w księdze obiektu budowlanego budynku szkoły wynika, iż budynek posiada dwie kondygnacje nadziemne i jest podpiwniczony w 30%. Budynek posiada dwie klatki schodowe i dwa wejścia. Powierzchnia zabudowy budynku wynosi 1049 m², kubatura 11002 m3, a powierzchnia użytkowa 1561 m².

 W  skład  obiektów  szkolnych poza budynkiem głównym wchodzą:
- sala gimnastyczna (podpiwniczona w 70%)   o  powierzchni  zabudowy 422 m², użytkowej 356  m 2  i kubaturze  3500  m 3 ,
- warsztat    o  powierzchni  zabudowy 222 m², użytkowej   192  m 2  i kubaturze  1324  m 3 .  

      Przedstawione wyżej dane pochodzą z ksiąg obiektu budowlanego tych budynków. 

      

Budynek ( wraz   z   salą  gimnastyczną i warsztatem ) Zespołu   Szkół Specjalnych  nr 42 w  Zabrzu   posadowiony  jest  na  jednej działce,  tj. na  działce zapisanej w rejestrze  gruntów i budynków jako działka 26797/3 o powierzchni 10023  m 2, nr rejestru gruntów 25658, dla której w Sądzie Rejonowym w Zabrzu prowadzona jest księga wieczysta   nr  KW   41907.     

 Decyzją  Prezydenta  Miasta  Zabrze  nr GG.II-AS-72244/2005 L.dz. 828/2007 z dnia 30.01.2007r.  oddano   w   trwały   zarząd   na   rzecz   Zespołu   Szkół  Specjalnych nr 42 w   Zabrzu nieruchomość  zabudowaną położoną w Zabrzu przy ul. Sienkiewicza 43,  
na której znajdują się następujące zabudowania:	
      −   budynek główny o  powierzchni   użytkowej 1561 m 2,                                                                                        

      –   budynek sali   gimnastycznej   o  powierzchni   użytkowej 356m 2 z zapleczem  (w trakcie budowy),

      –   budynek byłego nadszybia – warsztat o powierzchni użytkowej  192 m 2 .
  
W uzasadnieniu w/w decyzji określono wartość oddawanej w trwały zarząd nieruchomości zabudowanej na kwotę 1 351 000,00zł, zgodnie z operatem szacunkowym sporządzonym przez rzeczoznawcę majątkowego.
Decyzja   Prezydenta  Miasta  Zabrze  nr GG.II-AS-72244/2005 L.dz. 828/2007 z dnia 30.01.2007r. 73 / 2001  stanowi załącznik  nr 1 do  protokołu.

Pismem Prezydenta Miasta Nr ZN.II.SA-72244-19/2009 z dnia 05.03.2009r. Zespół Szkół Specjalnych został poinformowany iż (zgodnie z operatem szacunkowym) wyodrębniono następujące składniki nieruchomości zabudowanej przy ul. Sienkiewicza 43:
- wartość odtworzeniową nieruchomości -1 351 000,00zł,
- wartość odtworzeniową składnika budowlanego nieruchomości – 979 000,00zł,
- wartość prawa własności gruntu – 372 000,00zł, z tym, że wartość ta pozostaje ujęta w księgach Urzędu Miejskiego w Zabrzu i w związku z tym nie należy jej wykazywać w bilansie szkoły. 
Pismo Prezydenta Miasta Nr ZN.II.SA-72244-19/2009 z dnia 05.03.2009r.stanowi załącznik nr 2 do protokołu.

Dyrektorem  Zespołu  Szkół Specjalnych nr 42  w   Zabrzu  przy ul. Sienkiewicza 43 jest   Pani Marzena Michalik, której  po zakończeniu postępowania konkursowego Prezydent Miasta  Zabrze Zarządzeniem  nr 452/WO/2008 z dnia  01.08.2008r. powierzył to stanowisko na okres od dnia 01.09.2008r. do dnia 31.08.2013r.  Jednocześnie Prezydent Miasta Zabrze udzielił Pani Marzenie Michalik na czas pełnienia stanowiska dyrektora:
 - pełnomocnictwa do ogółu czynności zwykłego zarządu, w tym do dysponowania kontem bankowym jednostki,
 - pełnomocnictw do reprezentowania gminy przed wszystkimi sądami w sprawach dotyczących kierowanej jednostki.

Wicedyrektorem Zespołu jest Pani Alicja Szalewska powołana na to stanowisko przez dyrektora zespołu w dniu 27.08.2008r. na okres  od dnia 01.09.2008r. do dnia 31.08.2013r.  

Stanowisko głównej księgowej Zespołu zajmuje Pani Bożena Osman zatrudniona na tym stanowisku od dnia 01.03.2003r.na podstawie umowy o pracę (początkowo umowa na czas określony w niepełnym wymiarze czasu pracy, a od dnia 01.01.2006r. na czas niekreślony w pełnym wymiarze czasu pracy) i powierzenia obowiązków głównego księgowego z dnia 02.01.2006r. na podstawie art.35 ustawy o finansach publicznych z dnia 29 września 1994r. 

Pani Bożena Osman posiada tytuł zawodowy technik rachunkowości – księgowy.

Na stanowisku sekretarza  Zespołu Szkół Specjalnych jest zatrudniona Pani Krystyna Gabrysiak.

Wyjaśnień   w   czasie   kontroli   udzielały Panie:   

    - Marzena Michalik  –   dyrektor  Zespołu Szkół Specjalnych nr 42 w Zabrzu,            
    - Bożena Osman - główna   księgowa  Zespołu,            
    - Krystyna Gabrysiak  –    sekretarz Zespołu.                                       

 Działalność   objęta   kontrolą   prowadzona   jest   w   oparciu   o : 

 -  ustawę  z  dnia   8  marca  1990  roku  o  samorządzie  gminnym  –  jednolity  tekst, Dz. U.   nr  142   z   2001  roku,   poz.  1591,   z  późniejszymi   zmianami,
	
 -    ustawę  z  dnia  7 września  1991  r.  o  systemie  oświaty  –  tekst  jednolity  Dz. U. nr   256   z   2004  roku,   poz.  2572,   z   późniejszymi   zmianami,

 -    ustawę  z  dnia  26  stycznia  1982  r.  Karta  Nauczyciela  –  jednolity  tekst  Dz. U. nr   97  z   2006  roku,   poz.  674   z   późniejszymi   zmianami,

 -    ustawę  z  dnia   29  września 1994  r.   o  rachunkowości  –  jednolity  tekst  Dz. U. nr  76   z   2002  roku,  poz.  694,   z   późniejszymi   zmianami,
   
 -    ustawę  z  dnia   30  czerwca  2005  r.   o  finansach  publicznych  ( Dz. U.  nr  249, poz.  2104   z   późniejszymi   zmianami ),

 -   ustawę   z   dnia   29. 01. 2004  r.   Prawo  zamówień  publicznych  ( tekst  jednolity Dz. U.  nr  223  z  2007  roku,  poz.  1655  z  późniejszymi  zmianami ),

 -    ustawę  z  dnia  14  czerwca  1960  r.   Kodeks   postępowania   administracyjnego, tekst  jednolity  – Dz. U.  nr  98   z  2000  r.,  poz.  1071  z  późniejszymi  zmianami,

 -    ustawę    z    dnia   4  marca  1994  roku    o    zakładowym    funduszu   świadczeń  socjalnych  ( tekst  jednolity  –  Dz. U.  nr  70  z  1996  r.,  poz.  335   z  późn. zm.)  

 -     rozporządzenie  Ministra  Pracy  i  Polityki  Socjalnej  z  dnia  14  marca  1994 roku w  sprawie  sposobu  ustalania  przeciętnej  liczby  zatrudnionych  w  celu  naliczania odpisu  na  zakładowy  fundusz  świadczeń  socjalnych  ( Dz. U.  nr  43 / 1994 / 168 ),
-     rozporządzenie  Rady  Ministrów   z  dnia   30. 12. 1999  r.   w  sprawie  Klasyfikacji Środków  Trwałych  ( KŚT ) –  Dz. U.  nr  112,  poz. 1317,  z   późn. zm. ),
-    rozporządzenie   Ministra   Finansów     z   dnia    28  lipca  2006  roku   w   sprawie szczególnych   zasad  rachunkowości  oraz   planów  kont   dla  budżetu   państwa,  budżetów jednostek samorządu  terytorialnego  oraz  niektórych  jednostek sektora  finansów   publicznych  ( Dz. U.  nr  142   z   2006  roku,  poz.  1020 ), 
-    rozporządzenie  Ministra  Finansów   z   dnia   27   czerwca  2006  roku   w  sprawie sprawozdawczości   budżetowej   ( Dz. U.  nr  11 / 2006,  poz.  781  z  poźn.  zm. ),
-   rozporządzenie  Ministra  Finansów   z   dnia  14  czerwca  2006  roku   w  sprawie szczegółowej  klasyfikacji  dochodów,  wydatków,  przychodów  i  rozchodów   oraz środków  pochodzących  ze  źródeł  zagranicznych  ( Dz. U.  nr  107  z  2006  roku,  poz.  726   z  późniejszymi  zmianami ),
- uchwała Nr XVII/220/07 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.12.2007 w sprawie budżetu Miasta Zabrze na rok 2008,
- uchwała Nr XXII/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17 marca 2008r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki  przyznawania nauczycielom dodatków…”,
     
Ostatnią  kontrolę w Zespole Szkół Specjalnych nr 42 w Zabrzu  prowadziło w 2008 roku Biuro  Kontroli UM w Zabrzu jako kontrolę ankietową z której został sporządzony raport. 

Organizację  i  zasady  funkcjonowania Zespołu Szkół Specjalnych nr 42  w  Zabrzu  przy ul. Sienkiewicza 43  określają:      
    	
a)	statuty:
   -  Zespołu Szkół Specjalnych nr 42 w Zabrzu  (zawiera postanowienie iż Zespół jest      
     jednostką budżetową i wymienia 8 szkół wchodzących w skład Zespołu,
  -  szkół tworzących Zespół.  
    b) arkusze organizacyjne.

W skład jednostki kontrolowanej wchodzą następujące komórki organizacyjne: pedagodzy, administracja i obsługa.

Zespół Szkół Specjalnych w roku 2008 liczył: 15 oddziałów w okresie styczeń-czerwiec i 23 oddziały w okresie wrzesień-grudzień. Ilość uczniów w szkołach na dzień 30.06.2008r. wynosiła 120 dzieci a na dzień 31.12.2008r. wynosiła 180 dzieci..
W czerwcu 2008r.  Zespół zatrudniał 53 nauczycieli na 44,81 etatu a w grudniu 2008r. 60 nauczycieli na 47,17 etatu.

Średnioroczne zatrudnienie w Zespole w 2008 roku przedstawia się następująco:
- pracownicy administracji – 3 etaty,
- pracownicy obsługi  - 6,13 etatu,
- pedagodzy – 44,19 etatu.
Na dzień kontroli (04.12.2009r.) zatrudnienie w Zespole przedstawiało się następująco:

- pedagodzy - 52 osoby zatrudnione w łącznym  wymiarze 43,05 etatu,
- pracownicy administracji - 3 osoby zatrudnione w łącznym wymiarze 3 etatów,
- obsługi 7 osób zatrudnionych w łącznym wymiarze 5,75 etatu.
Wyżej przedstawione wielkości wynikają z dokumentów stanowiących załącznik nr 4 do protokołu kontroli.

Sprawy będące przedmiotem kontroli prowadzi komórka (administracja) w której zatrudnionych jest 3 pracowników. Bezpośredni nadzór nad ich pracą sprawuje Pani Marzena Michalik  – dyrektor Zespołu.

Zespół  prowadzi:
- 8 szkół,
- bibliotekę,
- świetlicę szkolną.

W kontrolowanej jednostce obowiązują następujące przepisy wewnętrzne mające zapewnić prawidłową gospodarkę finansową:
1.wprowadzone Zarządzeniem nr 1/A/2003 Dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych  Nr 42  z dnia 10 stycznia 2003r.(załącznik nr 5 do protokołu):
 - zasady prowadzenia ewidencji finansowo – księgowej, 
- instrukcja organizowania i funkcjonowania kontroli wewnętrznej,
- instrukcja obiegu dokumentów księgowo – finansowych,
- instrukcja gospodarowania środkami pieniężnymi oraz drukami ścisłego zarachowania (załącznik nr 4 do zarządzenia),
- zakładowy plan kont placówki,
- instrukcja w sprawie udokumentowania zmian w stanie środków trwałych,
- instrukcja dotycząca ochrony danych, przechowywania dokumentów i ich zabezpieczenia,
- dokument dopuszczający do używania system finansowo – księgowy,
- instrukcja inwentaryzacyjna,
- instrukcja magazynowa.
2.Instrukcja kasowa - wprowadzona Zarządzeniem nr 5/A/2003 Dyrektora Zespołu. 
3.Regulamin kontroli wewnętrznej z dnia 31 sierpnia 2004r.

Poza wprowadzonymi wyżej przepisami wewnętrzne regulacje stanowią:

-  Regulamin   Pracy  z dnia 06.11.  2006  roku – uzgodniony z organizacją związkową,

-  Regulamin premiowania – stanowi integralną część regulaminu pracy,

- Regulamin nagród Dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych dla pracowników administra -cji i obsługi z dnia 03.09.2002r. – uzgodniony z organizacjami związkowymi,

-  Regulamin nagród dla  pracowników pedagogicznych – uzgodniony ze związkami zawodowymi i zatwierdzony uchwałą nr 43 Rady Pedagogicznej z dnia 19.09.2002r.   

- Regulamin ZFŚS – wprowadzony Zarządzeniem nr 4/A/2008 Dyrektora Zespołu z dnia 18.06.2008r.

II.   U s t a l e n i a     s z c z e g ó ł o w e.

1. Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej                                                         

Sposób prowadzenia kontroli wewnętrznej w Zespole określają przepisy instrukcji organizowania i funkcjonowania kontroli wewnętrznej oraz przepisy regulaminu kontroli wewnętrznej.
W kontrolowanej jednostce nie ma wyodrębnionej komórki kontroli wewnętrznej.

2. Księgowość i sprawozdawczość budżetowa.

W statucie Zespołu postanowiono m. in. iż Zespół jest jednostką budżetową.
Księgowość Zespołu jest prowadzona komputerowo w oparciu o Zakładowy Plan Kont przy pomocy programu komputerowego QWANT w wersji 30.00 firmy QNT Systemy Informatyczne z Gliwic.
Kontrolujący dokonał sprawdzenia zgodności obrotów i sald kont księgi głównej z obrotami dziennika  na  dzień 31 stycznia 2008r. i stwierdził ich pełną zgodność. Podobną zgodność stwierdził kontrolujący na dzień 31 grudnia 2008r.
Świadczy to o rzetelnym prowadzeniu ksiąg.

Zespół posiada następujące 3 księgi druków ścisłego zarachowania:

1.księgę pobranych i wydanych czeków gotówkowych -  zawiera na 48 ponumerowanych i przesznurowanych stronach rejestry:
 - czeków do konta podstawowego,
-  czeków do konta ZFŚS,
- czeków do konta środków specjalnych (dochodów własnych).
2.księgę otrzymanych i wydanych świadectw szkolnych.
3.księgę wydanych legitymacji szkolnych i zaświadczeń dla opiekuna.

Ad 1.
Kontrolujący sprawdził realizację wszystkich czeków gotówkowych do konta podstawowego w 2008r.i  tj. realizację czeków o numerach 0004955761-0004955765 oraz 0005098966-0005098986 oraz realizację wszystkich czeków do konta ZFŚS tj. realizację czeków o numerach 0004592224 i 0004592225. Kontrolujący sprawdził rozliczenie kwot pochodzących z realizacji tych czeków i stwierdził iż   wszystkie pobrane w/w czekami  kwoty zostały rozliczone.  

W 2008 roku księgi inwentarzowe środków trwałych były prowadzone w ewidencji ilościowo – wartościowej jedynie dla środków o wartości powyżej 3 500zł a pozostałe wyposażenie prowadzono  w ewidencji ilościowej. Taki sposób prowadzenia ewidencji wprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 2/A/2003 Dyrektora ZSS z dnia 11stycznia 2003r.(załącznik nr 6 do protokołu).
Od początku 2009 roku księgi inwentarzowe środków trwałych były prowadzone w ewidencji ilościowo – wartościowej dla środków o wartości powyżej 700zł na podstawie   Zarządzenia dyrektora nr 1/2009r.z dnia 2 stycznia 2009r.(załącznik nr 7 do protokołu).
Zarządzeniem dyrektora nr 3/2009 z dnia 12 listopada 2009r.w sprawie zasad ewidencjonowania składników majątkowych (załącznik nr 8 do protokołu) ustalono m.in. iż  przedmioty trwałego użytkowania o wartości do 400zł mają być prowadzone w ewidencji ilościowej a o wartości powyżej 400zł i księgozbiór  mają być prowadzone w ewidencji  ilościowo – wartościowej.

W związku z Zarządzeniem dyrektora nr 3/2009 zostały założone w dniu 12.11.2009r. następujące księgi inwentarzowe mające spełniać warunki w nim określone:

1.Księga inwentarzowa Nr 1/TŚ/09 – na 124 ponumerowanych i przesznurowanych stronach zawiera rejestr środków trwałych o wartości powyżej 3500zł.

2.Księga inwentarzowa Nr 2/W/09 – na 116 ponumerowanych i przesznurowanych stronach zawiera rejestr pozostałych środków trwałych prowadzonych w ewidencji ilościowo – wartościowej.

3.Księga inwentarzowa Nr 2/I/09 – zawiera rejestr pozostałych środków trwałych prowadzonych w ewidencji ilościowej.

Do wyżej wymienionych ksiąg inwentarzowych zostały odpowiednio przeniesione  pozycje z dotychczas prowadzonych ksiąg inwentarzowych w zależności od wartości poszczególnych środków trwałych.

Księgozbiór prowadzony jest stale w ewidencji ilościowo – wartościowej. Jego ewidencja obejmuje 3 tomy ksiąg inwentarzowych prowadzonych od dnia 22.12.1956 roku (pierwszy zapis o przyjęciu egzemplarza książki o nadanym numerze 1 – ostatni egzemplarz wpisanej książki nosi numer 6051).

Gospodarka finansowa Zespołu prowadzona jest w oparciu o roczne plany finansowe.
Plan finansowy dochodów i wydatków  na 2008 rok przewidywał wydatki ogółem  w wysokości 2 696 248,00zł). Plan po zmianach zakładał wykonanie wydatków w wysokości 2 958 326,00zł a wykonano  wydatki w wysokości  2 927 476,99zł. 
Różnica pomiędzy planowanymi i wykonanymi wydatkami wyniosła  30 849,01zł.

W ramach kontroli 5% budżetu jednostki kontrolujący dokonał sprawdzenia dokumentacji księgowej dotyczącej dokonanych wydatków w miesiącu  styczniu 2008r.
Wydatki Zespołu wykonane w tym miesiącu wyniosły 197 760,15zł, co stanowi 6,79% całorocznych wydatków poniesionych w 2008r.

Kontrolujący stwierdził iż dowodom księgowym nadano numerację. Dowody księgowe posiadają opisy celu dokonanej operacji gospodarczej. Dowody te zostały zadekretowane  i zatwierdzone przez osoby dokonujące sprawdzeń i zatwierdzeń (kierownik jednostki i gł. księgowy).

Plan finansowy  wydatków na 2008r. (plan po zmianach), jego wykonanie roczne oraz wykonanie w okresie od początku roku do 31 stycznia 2008r. przedstawia poniższa Tabela 1, sporządzona na podstawie rocznego sprawozdania Rb - 28S oraz sprawozdania Rb - 28S za okres od początku roku do 31 stycznia 2008r.
 Wymienione sprawozdania stanowią załączniki nr 10  i 11 do protokołu.  

Tabela 1                                                               /w zł/
Paragraf	Nazwa paragrafu	Plan po zmianach	Wydatki od  
 01.01 do 31.01 	Wykonanie
roczne planu	Wykonanie roczne  w %	
4010	Wynagrodzenia osobowe pracowników	
1895926	
178555,77       	
1892016,67	
99,8	
4040	Dodatkowe wynagrodzenie roczne	118712	---------	118707,08
	100	
4110	Składki na ubezpieczenia społeczne	318915	9661,05	313650,19	98,3	
4120	Składki
na fundusz pracy	46447	1638,11	46447,00	100	
4130	Składki na ub.sp.uczniów	454	---------	453,60	100	
4170	Wynagr. bezosobowe	6150	134,00	5300,00	86,2	
4210	Zakup materiałów 
i wyposażenia	50700	192,56	50411,97	99,4	
4240	Zakup pomocy
naukowych	20778	827,50	18029,61	86,8	
4260	Zakup energii
	117993
	2883,78	110688,59	93,8	
4270	Zakup usług
remontowych	153577	1573,80	149449,87	97,3	
4300	Zakup usług 
pozostałych	45825
	610,54	43798,82	95,6	
4350	Zakup usług Internetu	7610	311,10	7610,00	100	
4360	Zakup usł. tel. kom.	1500	518,50	1500,00	100	
4370
	Zakup usług telefonii stacjonarnej	6760	371,54	6760,00	100	
4410	Podróże służb. krajowe	1250	---------	413,59	33	
4430	Różne opłaty i składki	1437	---------	590,00	41,1
	
4440	Odpisy na ZFŚS	128705	---------	128705,00	100	
4700	Szkolenie pracowników	2600	---------	2600,00	100	
4750
	Zakup akces. komp. w tym programów i licencji	13843	481,90	13843,00	100	
3020	Wydatki osobowe nie zalicz. do wynagrodzeń	3460	---------	3460,00	100	
3240	Stypendia
 dla uczniów	14864	---------	12222,00	82,2	
3260	Inne formy
pomocy	820	---------	820,00	100	
RAZEM
		2958326	197760,15	2927476,99	99	

Z zamieszczonej wyżej tabeli wynika , iż w 2008r. jednostka nie przekroczyła planu wydatków (plan po zmianach)  w żadnym z paragrafów. Różnica między otrzymanymi w 2008r. środkami   na wydatki (plan po zmianach) i poniesionymi w 2006r. wydatkami, wynosząca 30 849,01zł, została przelana na konto Urzędu Miejskiego w Zabrzu w dniu 30.12.2008r. Dowodem dokonania  przelewów jest  wyciąg bankowy nr 133 z dnia 31.12.2008r., (załącznik nr 9 do protokołu). 

Kontrolujący stwierdza,  iż podane w sprawozdaniu Rb-28S wielkości dotyczące planu po zmianach wydatków w paragrafie 4440  „odpisy na ZFŚS” i jego wykonanie jest wyższe od dokonanego o kwotę 2259,35zł tj. o kwotę zwróconą przelewem na konto Urzędu Miejskiego w Zabrzu w dniu 31.12.2008r. jako „zwrot nadwyżki konta ZFŚS”.
 Dowodem  zwrotu kwoty 2259,35zł jest kserokopia wyciągu bankowego nr 133 z dnia 31.12.2008r. stanowiąca załącznik nr 9 do protokołu. Wykonany w 2008r.odpis na ZFŚS wyniósł 126445,65zł. i został wykonany w prawidłowej wysokości w stosunku do średniorocznego zatrudnienia w Zespole w 2008r. i uprawnionych do korzystania ze środków funduszu emerytów i emerytów- nauczycieli. 

Z bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2008r. (załącznik nr 12 do protokołu) wynika,  iż wartość aktywów i pasywów była identyczna i wynosiła 4 300 901,87zł. Aktywa trwałe miały wartość 4 275 672,10zł, aktywa obrotowe miały wartość 25 229,77zł, w tym: , należności krótkoterminowe – 3225,76 zł,  środki pieniężne na rachunkach bankowych – 22 004,01zł.  
W pasywach bilansu zobowiązania krótkoterminowe wynosiły 239 879,63 zł,  w tym m. in. zobowiązania z tytułu wynagrodzeń wynosiły  156 285,68zł, zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych – 57941,55zł, zobowiązania z tytułu dostaw i usług – 17 380,40zł, fundusze specjalne – 3 264,33zł.

3. Gospodarka pieniężna i rozrachunki. 

Gospodarka pieniężna i rozrachunki prowadzone są w sposób bezgotówkowy    i  gotówkowy w oparciu o:
a) rachunek bankowy,
b) kasę jednostki.
Kontrolujący dokonał sprawdzenia dokumentacji dotyczącej dokonanych operacji pieniężnych i rozrachunków w wybranych miesiącach 2008r.:
- dowody księgowe dotyczące m-ca stycznia 2008r. (dowody księgowe o numerach 1÷55),
Dokonane operacje pieniężne i rozrachunki zostały przeprowadzone i zaksięgowane na podstawie odpowiednich dowodów księgowych, takich jak: faktury i rachunki, listy płac, przelewy i wyciągi bankowe. 
Kontrolujący dokonał sprawdzenia realizacji wszystkich czeków gotówkowych do konta budżetowego i konta ZFŚS jednostki w całym 2008 roku. Kontrolujący stwierdził, iż pobrane czekami kwoty zostały przeznaczone na realizację wydatków udokumentowanych odpowiednimi dowodami księgowymi. 

W ramach prowadzonej kontroli kontrolujący dokonał sprawdzenia prawidłowości dokonanego odpisu na ZFŚS w 2008r. i stwierdził, iż dokonany w 2008r. odpis  na ZFŚS był prawidłowy.
Według wyciągu bankowego do konta podstawowego nr 29  z dnia 29.05.2008r. na konto ZFŚS przelano w tym dniu kwotę 96 530zł jako 75% odpisu na ZFŚS.

Według wyciągu bankowego do konta podstawowego nr 83  z dnia 29.09.2008r. na konto ZFŚS przelano w tym dniu kwotę  32 175zł jako pozostałe 25% odpisu na ZFŚS.
Razem odpisano do końca września 2008r. kwotę 128 705zł.
Wyliczenie odpisu na ZFŚS w 2008r. przedstawia się następująco:
A.9,13 x 906,61zł=8 277,35zł (średnioroczne zatrudnienie prac. adm.i obsługi x odpis). 
B.44,19 x 2281,56zł=100 822,15zł (średnioroczne zatrudnienie nauczycieli x odpis).
C.5 x 169,23=846,15zł (uprawnieni do świadczeń emeryci adm.i obsługi x odpis).
D.16 500,00zł (odpis na emerytowanych nauczycieli).
A+B+C+D=126 445,65zł.
Różnica wynosząca 2259,35zł została zwrócona przelewem z konta bankowego ZFŚS na konto podstawowe Zespołu w dniu 22.12.2008r. (wyciąg bankowy nr 39 do konta ZFŚS Zespołu z dnia 22.12.2008r.stanowi załącznik nr 13 do protokołu). W dniu 31.12.2008r. kwotę tą przelano z konta podstawowego na konto UM w Zabrzu, czego dowodem jest przelew bankowy nr 133 z dnia 31.12.2008r.(załącznik nr 9 do protokołu).

Ponadto kontrolujący dokonał sprawdzenia danych z ankiety za 2008r. i stwierdził iż przekazane w ankiecie dane dotyczące wynagrodzeń osobowych pracowników wypłaconych do dnia 30 września 2008r. są zgodne ze stanem faktycznym – wypłacono 1512700,01zł, z czego na wynagrodzenia nauczycieli 1370496,97zł i 142203,04zł dla pozostałych pracowników.
Z uwag do kontroli ankietowej dotyczących:
1.przekroczenia odpisu na ZFŚS w 2007r. o 12 733,44zł – zwrócono na konto UM w Zabrzu kwotę 2 308,40zł w dniu 31.12.2008r. (załącznik nr 9 do protokołu –wb nr133) uprzednio przelaną z konta ZFŚS o czym świadczy wyciąg bankowy nr 40 z dnia 31.12.2008r. (załącznik nr 14 do protokołu) i na koniec 2008r. pozostało do zwrócenia 10 425,04zł.
2. uzupełniono księgozbiór o brakujące pozycje i wartość księgozbioru na dzień 10 grudnia 2009r. (w pozycji 6051) wynosiła 6057,50zł.

4. Wydatki budżetowe.

Poza dokumentami dotyczącymi wydatków poniesionych w wybranym miesiącu 2008r. kontrolujący dokonał sprawdzenia dokumentów dotyczących udzielenia zamówień publicznych w 2008r.

W kontrolowanym okresie przeprowadzono postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na następujące zadania:
I. Wymiana wraz z modernizacją instalacji elektrycznej oraz malowaniem korytarza na parterze budynku w Zespole Szkół Specjalnych Nr 42 w Zabrzu, przy ul. Sienkiewicza 43.
Ogłoszenie o zamówieniu ukazało się w dniu 24.06.2008r. w Biuletynie zamówień publicznych pod numerem 138394-2008 - tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony, termin składania ofert: 15.07.2008r., godz. 9,00.
Według protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego otwarcie ofert odbyło się w dniu 15.07.2008r. o godz. 9,05. Do upływu terminu składania ofert złożono 1 ofertę. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia: 102 755,76zł brutto. 
Złożona oferta spełniała wymagania zawarte w SIWZ i została przyjęta do realizacji zadania określonego w postępowaniu za kwotę brutto 97 896,18zł.
Z oferentem podpisano w dniu 04.08.2008r. umowę nr 19/CRU/01/2008r.na wykonanie zadania za kwotę brutto 97 896,18zł tj. za kwotę równą kwocie wyrażonej w ofercie.
Roboty odebrano Protokołem odbioru końcowego robót w dniu 05.09.2008r.

II. Remont sanitariatu damskiego na pierwszym piętrze. 

 Postępowanie prowadzono w trybie zapytania o cenę, kierując propozycję złożenia ofert do firm wykonawczych. Z dwóch złożonych ofert wybrano ofertę z niższą ceną tj. z ceną 37 000zł. Z oferentem podpisano w dniu 10.06.2008r. umowę nr 13/2008r.na wykonanie zadania za kwotę 37 000zł tj. za kwotę równą kwocie wyrażonej w ofercie. Roboty odebrano protokołem odbioru technicznego końcowego z dnia 20.08.2008r.
W oparciu o protokół konieczności nr1 i kosztorys dodatkowy podpisano 15.07.2008r. 
aneks nr 1 do umowy nr 13/2008r. na wykonanie robót instalacyjno – elektrycznych i instalacyjnych c.o. za kwotę 2000zł+22%podatku VAT.
Roboty objęte aneksem nr1 do umowy nr 13/2008 odebrano protokołem odbioru technicznego końcowego.
Protokoły wyżej wymienione zostały podpisane przez przedstawiciela wykonawcy, inspektora nadzoru i dyrektora Zespołu.

Kontrolujący nie wnosi uwag do sposobu przeprowadzenia wyżej opisanych postępowań.

 5. Gospodarowanie mieniem.

Z zapisów w księdze obiektu budowlanego wynika, iż wymagane przeglądy obiektu  są prowadzone zgodnie z obowiązującymi wymogami.
 Ostatni przegląd okresowy roczny został wykonany przez osobę uprawnioną w sierpniu 2009 roku. Z przeglądu została sporządzona opinia z kontroli okresowej rocznej.
Ostatni przegląd okresowy 5-letni wykonano w lipcu 2005roku. Z przeglądu została wykonana ocena stanu technicznego budynków Zespołu Szkół Specjalnych nr 42.

Budynek Zespołu jest terenem strzeżonym w rozumieniu przepisów o inwentaryzacji (zarządzenie dyrektora nr 3/A/2003 z dnia 10.02.2003r.
Ostatnią inwentaryzację składników majątkowych w drodze spisu z natury  przeprowadzono  w 2005 roku. Z tej inwentaryzacji nie został sporządzony protokół z z rozliczenia inwentaryzacji z opinią głównej księgowej zatwierdzony przez dyrektora. 
 
Na podstawie Zarządzenia dyrektora nr 4/2009 z dnia 1 grudnia 2009r. jest przeprowadzana inwentaryzacja środków trwałych  metodą spisu z natury  w terminie 01.12÷31.12.2009r. według stanów na 30 listopada 2009r. Protokół z inwentaryzacji ma zostać przedłożony do dnia 10 stycznia 2010 roku.

7.Uwagi i wnioski.

W związku z nieprawidłowym przeprowadzeniem poprzedniej inwentaryzacji majątku należy:
1.Prawidłowo przeprowadzić i rozliczyć bieżąco prowadzoną inwentaryzację składników majątkowych.
2.Protokół z rozliczenia inwentaryzacji z opinią głównego księgowego, zatwierdzony przez dyrektora Zespołu, przedłożyć bezpośrednio w Biurze Kontroli UM w Zabrzu niezwłocznie po sporządzeniu bilansu za 2009 rok.  

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.
Poza uwagą zamieszczoną w protokole, dotyczącą naliczenia odpisu na ZFŚS w 2008 roku i uwagą dotyczącą przeprowadzenia inwentaryzacji w 2005 roku kontrolujący nie wnosi innych zastrzeżeń dotyczących tematów będących przedmiotem kontroli i opisanych w niniejszym protokole.
Podczas trwania kontroli uwagi kontrolującego zostały uwzględniane.  
 
Protokół składa się z 14 kart. Jego integralną część stanowi 14 załączników na 40 kartach,  z tym, iż załączniki dołączono jedynie do egzemplarza znajdującego się w Biurze Kontroli UM w Zabrzu.

Kierownik jednostki kontrolowanej Pani Marzena Michalik została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów §54 Regulaminu kontroli wewnętrznej  prawie zgłoszenia  w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych  w protokole kontroli.

Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku służbowego.
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy  o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.

Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano.
Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Zespołu Szkół Specjalnych Nr 42  w Zabrzu  – Pani Marzenie Michalik.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Zespołu w dniu 03.11.2009r.

Protokół podpisano bez zastrzeżeń w dniu 18.12.2009r..

Zabrze, dnia  18.12.2009r..

Za jednostkę kontrolowaną                                                              Kontrolujący

………………………                                                                    ………………...