PROTOKÓŁ
kontroli Nr P-18 /09 przeprowadzonej 
w Żłobku Miejskim w Zabrzu.

Numer statystyczny Regon: 272537427.
Kontrolę przeprowadzili Danuta Mucha i Artur Nowakowski inspektorzy z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 09 listopada 2009 r., wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 16 listopada 2009 r. do dnia 14 grudnia 2009 r. (załącznik nr 1).
Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 
1.	sprawy organizacyjne i pracownicze,
2.	dysponowanie środkami finansów publicznych,
3.	gospodarowanie mieniem; 
4.	sprawdzenie danych z ankiet za 2008 r.
Kontrolą objęto rok 2008.
Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I.   Ustalenia  ogólne
II.  Ustalenia  szczegółowe
1. Sprawy organizacyjne i pracownicze
a) Zatrudnienie
b) Wynagrodzenia
c) Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie podatku dochodowego
d) Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US
e) Obowiązujące regulaminy
2. Dysponowanie środkami finansów publicznych
a) Planowanie i realizacja dochodów i wydatków w 2008 r.
b) Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
c) Gospodarowanie środkami ZFŚS
3. Gospodarowanie mieniem
4. Sprawdzenie danych z ankiety za 2008r.
III. Ustalenia  końcowe
I. Ustalenia  ogólne
Siedzibą Żłobka Miejskiego w Zabrzu jest zgodnie z Uchwałą Rady Miejskiej w Zabrzu Nr XV/215/99 r. obiekt przy ulicy Buchenwaldczyków 32. 
Budynek posadowiony jest na działce nr 5720/9 o powierzchni 1562 m2, zapisanej księdze wieczystej nr KW 37236, której właścicielem jest Gmina Zabrze. Pomieszczenia budynku wyznaczone zostały na siedzibę jednostki budżetowej i pozostają w jej użytkowaniu zgodnie z porozumieniem z dnia 01.09.2008 r. podpisanym z Gminą Miejską Zabrze, dotyczącym ustalenia prawa do korzystania z nieruchomości. Poprzednio zasady użytkowania określone były umową nr CRU/231/2000 od 03.01.2000 r., pięciokrotnie aneksowana na każdy kolejny rok użytkowania. W umowie tej wpisany jest numer działki, jej powierzchnia i numer KW dotyczący nieruchomości przed podziałem geodezyjnym. Budynek składa się z 35 pomieszczeń, przeznaczonych na działalność statutową, powierzchnia użytkowa wynosi 703,8 m2.
Ponadto Żłobek Miejski w Zabrzu  prowadzi filię w Zabrzu przy ulicy Andersa 34. Pomieszczenia użytkowane są na podstawie porozumienia z Gminą Miejską Zabrze nr CRU/1252/2006 dotyczącego korzystania z części nieruchomości położonej na działce nr 326/1 o powierzchni 1318,36 m2, zabudowanej budynkiem o powierzchni użytkowej 306,20 m2, dla której prowadzona jest Księga Wieczysta nr KW 13128. Zgodnie z porozumieniem w budynku na działalność statutową przeznaczono 20 pomieszczeń. 
Szczegółowy wykaz pomieszczeń w siedzibie Żłobka oraz filii zawiera załącznik nr 2.
Stanowisko Kierownika Żłobka Miejskiego w Zabrzu zajmuje Pani Jadwiga Szterk, powołana Uchwałą Zarządu Miasta Zabrze nr 266/99 z dnia 05.07.1999 r.
Głównym księgowym w okresie objętym kontrolą była pani Jolanta Roczniok, której zgodnie z art. 44. ust 2 Ustawy o finansach publicznych w dniu 01 lipca 2005 r. pisemnie powierzono obowiązki w zakresie:
•	prowadzenie rachunkowości jednostki;
•	wykonania dyspozycji środkami pieniężnymi;
•	dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
•	dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
Zakres obowiązków Pani Jolanty Roczniok stanowi załącznik nr 3.
Obecnie obowiązki Głównej księgowej pełni Pani Agnieszka Struzik zatrudniona od  31 lipca 2009 r. Gdy zawarto z nią umowę na 3 miesięczny okres próbny, po którym w dniu 30 października 2009 r. podpisano umowę o pracę z terminem jej rozpoczęcia 02 listopada 2009 r. Pani Agnieszka Struzik zatrudniona jest na 0,75 etatu, obowiązki Głównego Księgowego zgodnie z art. 44 ust 2 Ustawy o finansach publicznych przekazano pisemnie w dniu 03 sierpnia 2008 r.

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: Kierownik Pani Jadwiga Szterk, Główna księgowa oraz specjalista ds. personalnych i kadr.
Przedmiotowa kontrola została zrealizowana przede wszystkim w oparciu o dokumenty udostępnione przez kierownictwo jednostki kontrolowanej, a także ustne i pisemne wyjaśnienia.
W zakresie ustalonych w jednostce procedur kontroli, o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, i ich realizacji w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków obejmujących co najmniej 5 % wszystkich wydatków, Żłobek Miejski w Zabrzu kontrolowany był w latach 2006, 2007, 2008 oraz 2009 – ankietowym systemem analizy dokumentów przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego. W 2004 roku przeprowadzona była przez Wydział Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu kontrola kompleksowa w zakresie prawidłowości dysponowania środkami finansów publicznych, działalności statutowej oraz gospodarowania mieniem w okresie od 2002 do 2004 roku. Zalecenia pokontrolne z powyższych kontroli zostały wykonane.

Organizację i zasady funkcjonowania jednostki kontrolowanej określają:
1.	Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz. 2104, z późn. zm.);
2.	Ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655, z późn. zm.);
3.	Ustawa z dnia 29 września 1994  r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694, z późn. zm.);
4.	Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591, z późn. zm);
5.	Ustawa z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych, (Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1593, z późn. zm.);
6.	Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94, z późn. zm);
7.	Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14 poz. 176, z późn. zm.);
8.	Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tj. Dz.U. z 2008 r. Nr 164 poz. 1027, z późn. zm.);
9.	Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2007 r. Nr 11 poz. 74, z późn. zm.);
10.	Ustawa z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (tj. tekst jednolity Dz.U. z 2007r. Nr 14 poz. 89, z późn. zm.);
11.	Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 14 czerwca 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników publicznych zakładów opieki zdrowotnej (tj. Dz.U. z 2007 r. Nr 109 poz.755, z późn. zm.);
12.	Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 12 czerwca 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników publicznych zakładów opieki zdrowotnej (tj. Dz.U. z 2008 r. Nr 113 poz.723, z późn. zm.);
13.	Rozporządzenie Ministra Pracy Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286, z późn. zm.);
14.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020);
15.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 kwietnia 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 72 poz. 422);
16.	Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107 poz. 726, z późn. zm.);
17.	Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206 poz.1518);
18.	Uchwała Nr XVII/220/07 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie budżetu Miasta Zabrze na rok 2008;
19.	Uchwała Nr XV/215/99 Rady Miejskiej  w Zabrzu z dnia 22 listopada 1999 r. w sprawie likwidacji zakładu budżetowego – Żłobek Miejski ul. Buchenwaldczyków 32 oraz utworzenia jednostki budżetowej Żłobek Miejski ul. Buchenwaldczyków 32;
20.	Zarządzenie Nr 666/ZPS/2005 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 26. lipca 2005 r. w sprawie zasad i trybu pobierania opłat za pobyt dziecka w żłobku miejskim, prowadzonym przez Gminę Miejską Zabrze.

II. Ustalenia  szczegółowe
1. Sprawy organizacyjne i pracownicze
Miejski Żłobek w Zabrzu posiada Statut którego tekst jednolity stanowi załącznik do Uchwały Rady Miejskiej w Zabrzu nr X/110/2007 z dnia 18.06.2007 r. (Uchwała zmieniająca Statut).
Na dzień 1 stycznia 2008 r. Żłobek Miejski w Zabrzu zatrudniał 26 pracowników, do 31 grudnia 2008 r. zatrudnienie wzrosło do 27 osób, część osób zatrudniana jest w niepełnym wymiarze godzin. W roku 2008 średnie roczne zatrudnienie wynosiło 23,61 etatu.
Kontroli poddano sposób zatrudniania i wynagradzania pracowników Żłobka Miejskiego w Zabrzu.
Do kontroli wybrano losowo akta pracowników zajmujących na liście płac za styczeń 2008 r. pozycje: 1, 10 i 20. Zestawienie danych zawartych w kontrolowanych teczkach osobowych wybranych pracowników stanowi załącznik nr 4.
a) Zatrudnienie
W trakcie kontroli teczek osobowych Kontrolujący poprosili o przedstawienie list obecności pracowników za rok 2008. W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia w zakresie staranności prowadzenia ewidencji (poprawianie wcześniejszych zapisów, zamazywanie korektorem zamiast przekreślenia i wpisania obok poprawnych danych), jak również braku nadzoru nad ewidencją (brak potwierdzenia kontroli przez osoby upoważnione – brak podpisu). W trakcie kontroli dostosowano procedury do uwag kontrolujących.
Kontroli poddano również sporządzenie planu urlopów na rok 2008 oraz jego realizację. Na podstawie art. 163 Kodeksu Pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 Kodeksu Pracy. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości w sporządzaniu planu urlopów. Plan nie został  zatwierdzony przez kierownika jednostki (widnieje na nim podpis jedynie pracownika któremu powierzono obowiązek sporządzenia go). Niewłaściwie planowana jest również liczba dni urlopu dla poszczególnych pracowników (ilość dni wynikająca z art. 154, z uwzględnieniem art. 1672 Kodeksu Pracy). Zestawienie ilości dni urlopu przysługujących, zaplanowanych i wykorzystanych w 2008 roku stanowi załącznik nr 5. W żaden sposób nie jest udokumentowane podanie planu do wiadomości pracowników, wymagane przez ustawodawcę. Kontrolujący widzą potrzebę „zaniechania” takich praktyk.
Wzory wniosków urlopowych stosowanych w jednostce nie zawierają informacji za jaki rok wykorzystywany jest urlop. W jednostce brak jest wniosków umożliwiających udzielenie urlopów z art. 1672  (odręczne adnotacje na wnioskach pracowników nie zawsze są zamieszczane).
Na podstawie kart ewidencji urlopów udzielonych pracownikowi niemożliwe jest prawidłowe ustalenie ich wykorzystania – zapisano jedynie, że wykorzystano urlop, bez oznaczenia jego rodzaju (wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, bezpłatny). Przykładowe karty ewidencji urlopów stanowią załącznik nr 6.
Stwierdzono również wnioski urlopowe złożone po terminie przewidzianym w trybie art. 1672 Kodeksu Pracy. Ponadto w jednym z przypadków stwierdzono udzielenie większej liczby dni urlopu pracownikowi niż wynika to art. 154 Kodeksu Pracy (kopia wniosku o urlop oraz karty ewidencji stanowi załącznik nr 7). Zgodnie z art. 161 Kodeksu Pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Zdaniem kontrolujących należało udzielić urlopu bezpłatnego, udzielenie urlopu „akonto roku przyszłego” jest niezgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Kontrolujący widzi potrzebę „zaniechania praktyk” udzielania urlopów niezgodnie z obowiązującymi przepisami.
W trakcie trwania kontroli wprowadzono nowe karty wniosków urlopowych oraz zmodyfikowano sposób zapisu wykorzystanych dni urlopu w kartach ewidencji. Konieczna jest modyfikacja procedur związanych ze sporządzeniem planu urlopu, oraz wzmożenie przez kierownika jednostki kontroli wewnętrznej nad czynnościami w tym zakresie.
b) Wynagrodzenia
Wypłata wynagrodzeń następuje do ostatniego dnia każdego miesiąca na konta pracowników, zgodnie z oświadczeniami i wyrażoną zgodą pracowników na taką formę wypłaty. Wysokość premii dla pracowników określona jest w zakładowym regulaminie premiowania pracowników Żłobka Miejskiego. Premia dla Kierownika przyznawana jest pisemnie przez Prezydenta Miasta Zabrze, zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie premiowania.
W kontrolowanym okresie zawarte były 3 umowy-zlecenia oraz 1 umowa o dzieło. Umowy-zlecenia na sprawowanie obsługi medycznej oraz z głównym specjalistą ds. bhp zawierane były na każdy miesiąc odrębnie, tj. spisano po 11 umów w 2008 r. (w sierpniu żłobek jest nieczynny). Zawarto również 1 umowę-zlecenie oraz 1 umowę o dzieło na wykonanie prac budowlanych.
Na wynagrodzenia osobowe pracowników składały się m.in. wynagrodzenia zasadnicze, dodatek za wysługę lat, premia, dodatki funkcyjne. Za każdy miesiąc przygotowywane były odrębne listy płac: dla wynagrodzeń pracowników (podstawowe), wypłat z funduszu socjalnego, ryczałtów, wynagrodzeń z tytułu umów-zleceń i umów o dzieło. Listy płac, sporządzane komputerowo przy pomocy programu Płace i Kadry (PIK), są każdorazowo zatwierdzane do wypłaty przez kierownika jednostki. Sporządzającym jest księgowa, sprawdzającym zestawienia i listy płac jest główna księgowa. Listy płac są każdorazowo zatwierdzane do wypłaty przez kierownika jednostki.
Analizując zasadność wypłacania premii dla kierownika stwierdzono, że do maja 2008 r. wypłacona ona była przed datą decyzji Prezydenta Miasta o jej przyznaniu. W czerwcu premii nie wypłacono, aby doprowadzić do zgodności terminu wypłacenia z datą pisma przyznającego premię. Od lipca wypłacano premie po otrzymaniu decyzji Prezydenta Miasta tj. po miesiącu, za który została przyznana. W sierpniu wypłacono premię w zawyżonej wysokości – naliczona została od wynagrodzenia za sierpień, a nie za lipiec (od sierpnia wynagrodzenie miesięczne zostało podwyższone). Do końca 2009 r. kierownik jednostki powinien zwrócić do budżetu gminy nienależnie pobraną kwotę (różnicę między kwotą wypłaconą a kwotą należną). Zestawienie wypłaconych premii wraz z wyjaśnieniem kierownika stanowi załącznik nr 8.
c) Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie podatku dochodowego
Płatnicy, zobowiązani ustawowo do przekazywania dokumentów drogą elektroniczną, wykorzystują program udostępniony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych do wysyłania danych poprzez Internet do ZUS. Komunikacja z ZUS Zabrze odbywa się przy wykorzystaniu programu PŁATNIK. 
Analizę danych przeprowadzono w oparciu o listy płac pracowników oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA za okres styczeń – grudzień 2008 r. Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.
 Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z  2007r. Nr 11 poz.74, z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. Nr 210, poz. 2135 ze zm.) w okresie od 01.01.2008 r. do 31.12.2008 r. obowiązywały następujące wysokości składek na ubezpieczenie społeczne:
Rodzaj ubezpieczenia	Stawka łącznie	Finansowana przez pracodawcę	Finansowana przez pracownika	
Emerytalne	19,52 %	9,76 %	9,76 %	
Rentowe	  6,00 %	4,50 %	1,50 %	
Chorobowe	  2,45 %	-	2,45 %	
Wypadkowe	od 0,67 % 
do 3,60 %	od 0,67 % 
do 3,60 %	 kontrolującym nie przedstawiono stosownego pisma 	
Zdrowotne	  9,00 %	-	9,00 %	
Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe dla płatników składek, którzy byli zobowiązani i przekazali informację ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe, jest ustalona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wynika, że w jednostce kontrolowanej wysokość stopy procentowej dla składki wypadkowej w I kwartale 2008 r. wynosiła 1,18 %, natomiast od 1 kwietnia 2008 r. wynosiła 1,32 %, jednakże brak potwierdzenia tej wysokości na piśmie – kontrolowany nie przekazał tej informacji kontrolującym do czasu zakończenia kontroli określonego w poleceniu kontroli. Pisemną informację ZUS o wysokości stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe, obowiązującej w 2008 r., należy niezwłocznie dostarczyć do Biura Kontroli.
W wyniku analizy stwierdzono, że w sierpniu przyjęto błędną stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe – 1,93 % zamiast 1,32 %. Naliczono i przelano na konto ZUS kwotę wyższą o 332,61 zł. W deklaracji rozliczeniowej wykazano również kwotę składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, kwoty tej jednak nie przelano. Jednostki budżetowe nie podlegają przepisom ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, Żłobek Miejski nie jest więc zobowiązany do przekazywania składki na FGŚP. Korektę deklaracji ZUS P DRA za sierpień 2008 r. sporządzono i przesłano do ZUS w trakcie trwania kontroli. Zestawienie kwot wykazanych w deklaracjach ZUS P DRA oraz kopia korekty deklaracji ZUS P DRA za sierpień 2008 r. stanowią załącznik nr 9.
Analizy zgodności podatku dochodowego od osób fizycznych naliczonego z przekazanym na konto Urzędu Skarbowego dokonano na podstawie zestawień zbiorczych list płac pracowników i deklaracji PIT-4.
Analizy naliczeń indywidualnych dokonano na podstawie kart wynagrodzeń za 2008 r. i imiennej listy płac trzech losowo wybranych pracowników. Do kontroli wybrano losowo akta pracowników zajmujących na liście płac za styczeń 2008 r. pozycje: 1, 10, 20. Na podstawie przedstawionych wydruków z programu finansowo-księgowego kontrolujący stwierdzają, że w okresie objętym kontrolą należne składki i podatki dla tych pracowników naliczone były prawidłowo. Zestawienia składek należnych i naliczonych oraz karty wynagrodzeń za 2008 r., stanowią załączniki nr 10-12.
Dokonano również analizy rachunków wystawionych na podstawie zawartych Umów-Zleceń i wynikających z nich naliczeń składki zdrowotnej oraz podatku dochodowego za okres objęty kontrolą. Zestawienie zawartych umów-zleceń i umów o dzieło, kwot umów oraz naliczonych składek i podatków, stanowi załącznik nr 13.
Porównanie należnych składek i podatków wykazanych na listach płac i wyliczonych na podstawie obowiązujących przepisów, dokonane przez kontrolujących, stanowi załącznik nr 14.
Analizując naliczone składki na ubezpieczenie społeczne i podatki należne od sumy wszystkich wynagrodzeń, stwierdzono rozbieżności w naliczeniach za miesiące: luty, marzec i sierpień 2008  r. Pracownikowi zatrudnionemu od lutego 2008 r. w lutym i marcu nie naliczono należnych składek, nie wykazano również w deklaracji ZUS P RCX. Za miesiące te naliczony został zawyżony podatek (wyliczony od dochodu nie pomniejszonego o należne składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne). Zestawienia składek należnych i naliczonych, karta wynagrodzeń za 2008 r., kopie list płac i deklaracji ZUS P RCX za luty i marzec 2008 r. oraz informacja o dochodach PIT-11 stanowią załącznik nr 15.
W sierpniu jednemu pracownikowi nie naliczono należnych składek, natomiast wykazano je w deklaracji ZUS P RCX. Wysokość wynagrodzenia przelanego na konto pracownika jest zgodna z listą płac (tzn. nie potrącono składek odprowadzonych do ZUS). Analizując naliczone składki stwierdzono niezgodność pomiędzy listą płac sporządzoną w sierpniu a kartą wynagrodzeń wygenerowaną z programu Płace i Kadry (PIK) – na karcie wynagrodzeń wykazane są składki: emerytalna, rentowa i chorobowa, a kwota do wypłaty jest niższa, niż faktycznie wypłacona. Zestawienia składek należnych i naliczonych, karta wynagrodzeń za 2008 r., kopia listy płac i deklaracji ZUS P RCX za sierpień 2008 r. oraz kopia wydruku bankowego dokonanego przelewu wynagrodzenia stanowią załącznik nr 16.
W maju jednemu pracownikowi naliczono należne składki, natomiast nie wykazano ich w deklaracji ZUS P RCX. Wysokość wynagrodzenia przelanego na konto pracownika jest zgodna z listą płac (tzn. potrącono należne składki, których nie odprowadzono do ZUS). Zestawienia składek należnych i naliczonych, karta wynagrodzeń za 2008 r., kopia listy płac i deklaracji ZUS P RCX za maj 2008 r. stanowią załącznik nr 17.
Zestawienie błędnych naliczeń składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy stanowi załącznik nr 18. 
Do końca 2009 r. należy dokonać korekty naliczeń i potrąceń z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz korekty deklaracji ZUS.
Konieczne jest wzmożenie przez kierownika jednostki kontroli wewnętrznej nad czynnościami w tym zakresie.
d) Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US
Kontrolujący stwierdzają, że kwoty składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy należne od pracownika i pracodawcy, wykazane w deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA, są zgodne z kwotami przelewów.
Jednostki budżetowe obowiązane są przesłać deklarację rozliczeniową razem z imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłacić składki za dany miesiąc nie później niż do 5. dnia następnego miesiąca. Stwierdzono przekroczenie tego terminu w opłacie składek za listopad 2008 r. – przelew został wykonany w dniu 08.12.2008 r. (poniedziałek), termin opłaty przypadał na piątek. Nie stwierdzono naliczenia odsetek za zwłokę przez ZUS.
Kontrolujący stwierdzają, że kwota podatku dochodowego od osób fizycznych, wykazana w deklaracji PIT-4 za maj 2008 r., była niezgodna z kwotą przelewu (pomniejszoną o wynagrodzenie należne za terminowe wpłacanie podatku) – w maju dokonano przelewu na konto US w kwocie 3 033,00 zł zamiast kwoty należnej 3 149,00 zł, będącej sumą podatku z listy płac wynagrodzeń pracowników i listy płac z tytułu umów-zleceń, pomniejszoną o wynagrodzenie dla płatnika.
Wpłaty podatku dochodowego za dany miesiąc podatnik jest zobowiązany przekazać nie później niż do 20. dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu Po sporządzeniu deklaracji PIT 4R stwierdzono różnicę w należnym podatku i 20 lutego 2009 r. dokonano przelewu różnicy, stanowiącej kwotę 116,00 zł.
Nie wpłacono jednak należnych odsetek. Urząd Skarbowy w Zabrzu przesłał upomnienie z dnia 26.10.2009 r. (wpł. 29.10.2009 r.) wzywające do wpłacenia należnych odsetek i kosztów upomnienia, łącznie 18,85 zł. Przelew na konto US został dokonany 09.11.2009 r., natomiast 30.11.2009 r. księgowa dokonała wpłaty tej kwoty na konto Żłobka, nie utworzono § 458 - pozostałe odsetki, oraz § 460 - kary i odszkodowania wypłacane na rzecz osób prawnych.
Konieczne jest wzmożenie przez kierownika jednostki kontroli wewnętrznej nad czynnościami w tym zakresie.
Zestawienie kwot przelewów oraz terminów ich dokonywania stanowi załącznik nr 19.
e) Obowiązujące regulaminy
Zgodnie z przytoczonymi na wstępie niniejszego protokołu przepisami w kontrolowanej jednostce winny funkcjonować wprowadzone zarządzeniem Kierownika następujące przepisy wewnętrzne:
1.	Zakładowy plan kont;
2.	Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych;
3.	Instrukcja inwentaryzacyjna majątku trwałego;
4.	Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej;
5.	Instrukcja przechowywania druków ścisłego zarachowania oraz przechowywania dokumentów i ich zabezpieczania;
6.	Regulamin kontroli wewnętrznej;
7.	Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
8.	Regulamin pracy;
9.	Regulamin wynagradzania i premiowania pracowników;
10	Regulamin organizacyjny.
W dniu podjęcia czynności kontrolnych kontrolowany przedstawił kontrolującym następujące regulaminy i zarządzenia:
1.	Regulamin organizacyjno-porządkowy Żłobka Miejskiego w Zabrzu obowiązujący od dnia 20.09.2004 r. wprowadzony zarządzeniem 1/2004 z dnia 05 stycznia 2004 r.;
2.	Regulamin pracy Żłobka Miejskiego w Zabrzu z dnia 01 lipca 1999 r.;
Załącznikiem do regulaminu z dnia 02.01.2008 r. dokonano zmiany w części IV - Czas pracy § 9 ustalenie normy czasu pracy dla pielęgniarek i opiekunek dziecięcych na 7 godzin 35 minut normy dobowej i przeciętnie 37 godzin 55 minut miesięcznie w miesięcznym okresie rozliczeniowym. (Zgodnie z Ustawą z dnia 27 sierpnia 2007 r. o zmianie Ustawy o Zakładach Opieki Zdrowotnej Dz. U . nr 176 poz. 1240 z 2007 r.).
3.	Regulamin wynagradzania pracowników Żłobka Miejskiego w Zabrzu wchodzący w życie z dniem 02 stycznia 2005 r. wprowadzony zarządzeniem 2/2005 z dnia 02 stycznia 2005 r. Regulamin zawiera trzy załączniki:
•	Załącznik nr 1 Określający stanowiska kierownicze w Żłobku Miejskim w Zabrzu;
•	Załącznik nr 2 Tabela stanowisk, zaszeregowania, stawek dodatku funkcyjnego i wymagań kwalifikacyjnych pracowników Żłobka Miejskiego w Zabrzu;
•	Załącznik nr 3 Tabela miesięcznych stawek wynagradzania zasadniczego pracowników Żłobka Miejskiego w Zabrzu.
4.	Regulamin premiowania pracowników Żłobka Miejskiego w Zabrzu, wchodzący w życie z dniem 02 stycznia 2005 r. wprowadzony zarządzeniem 2/2005 z dnia 02 stycznia 2005 r.;
5.	Zarządzenie nr 1/2005 z dnia 02 stycznia 2005 r. wprowadzające w życie procedury kontroli wewnętrznej;
6.	Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzony zarządzeniem 2/2005 z dnia 02 stycznia 2005 r.;
7.	Zakładowy Plan Kont Żłobka Miejskiego w Zabrzu wprowadzony zarządzeniem nr 4/2001 z dnia 18 grudnia 2001 r.;
8.	Instrukcja kasowa wprowadzona zarządzeniem nr 1 z dnia 15 października 2007 r.;
9.	Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowych-księgowych w Żłobku Miejskim w Zabrzu wprowadzona zarządzeniem z dnia 15 października 2007 r.
W trakcie przeprowadzonej analizy obowiązujących aktów prawnych stwierdzono rozbieżności miedzy zasadami określonymi w instrukcjach a praktyką. 
Zakładowy Plan Kont Żłobka Miejskiego w Zabrzu wprowadzony zarządzeniem nr 4/2001 z dnia 18 grudnia 2001 r., wymaga aktualizacji w związku z wejściem w życie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Kierownik jednostki jest zobowiązany do wprowadzenia niezwłocznie zmiany w tym zakresie.
W Regulaminie wynagradzania pracowników Żłobka Miejskiego w Zabrzu, w części II § 9 pkt 1 zapisane jest, że kierownik może przyznać pracownikowi nagrodę pieniężną za szczególne osiągnięcia w pracy, natomiast Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Polityki Społecznej z dnia 08 czerwca 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników publicznych zakładów opieki zdrowotnej  nie przewiduje takiej formy wynagradzania pracowników, zapis ten jest zatem sprzeczny z rozporządzeniem. W okresie objętym kontrolą nie wypłacono nagród pracownikom Żłobka. Kierownik jednostki jest zobowiązany do wprowadzenia niezwłocznie zmiany w tym zakresie do regulaminu wynagradzania. 
Ponadto brak jest zarządzenia Kierownika jednostki o dopuszczeniu do użytkowania oprogramowania kadrowo-księgowego. Konieczne jest opracowanie i niezwłoczne wprowadzenie przedmiotowego zarządzenia.
Podsumowując analizę wewnętrznych aktów prawnych kontrolujący stwierdzają, że niektóre z wewnętrznych aktów prawnych, normujących funkcjonowanie jednostki, wymaga korekty lub ponownego opracowania i wprowadzenia w życie zarządzeniami kierownika jednostki. Niemniej jednak Żłobek Miejski w Zabrzu spełnia wymagania przepisów prawa art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych przy uwzględnieniu standardów przewidzianych w art. 63 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, a dotyczących ustalenia procedur kontroli na piśmie i wprowadzenia ich do stosowania w jednostce.
Kierownictwo jednostki prowadząc działalność statutową zawiera umowy cywilno-prawne z rodzicami w zakresie działalności statutowej oraz umowy z tytułu dostaw i usług związanych z działalnością bieżącą. Dokonano analizy przedłożonych dokumentów i stwierdzono, że w jednostce nie jest prowadzony rejestr umów, pozwalający określić ilość zawartych umów, zidentyfikować strony zawierające umowę, oraz czas ich obowiązywania. Należy opracować i prowadzić rejestr zawieranych przez jednostkę umów.
Konieczne jest wzmożenie przez kierownika jednostki kontroli wewnętrznej nad czynnościami w tym zakresie.
Dokonując kontroli umów z rodzicami przyjęto system wyboru wyrywkowy, zapewniający sprawdzenie około 10 % umów. Jako kryterium wyboru ustalono wybór co dziesiątej przedłożonej umowy. Kontrola obejmowała podstawy prawne zawarcia umów oraz ustalenia cen oferowanych w umowach, przedmiot umowy, reprezentację upoważnioną do jej podpisania, termin zawarcia i obowiązywania, kontrolowano również sposób ich rozwiązania. Przeprowadzono kontrolę terminowości i windykację należności cywilno-prawnych.
Kontrolującym udostępniono 155 umów zawartych z rodzicami obowiązujących w 2008 r. Analiza danych z kontrolowanych umów została zawarta w załączniku nr 20. Kontrola wykazała niewłaściwą formę rozwiązania umów w przypadku skrócenia terminu na jaki była zawarta (w placówce stosowana jest forma ustna, natomiast sama umowa wymaga wprowadzenia zmian do umowy w formie pisemnej). Konieczne jest wzmożenie przez kierownika jednostki kontroli wewnętrznej nad przestrzeganiem zapisów zawartych w umowach.
W celu dokonania analizy umów zawartych z osobami prawnymi na usługi i dostawy w sposób losowy wybrano 4 z 14 przedłożonych umów obowiązujących w 2008 r. Kontrola objęła 28.5 % umów zawartych na dostawy i usługi. W trakcie kontroli sprawdzono sposób ustalenia cen oferowanych w umowach, przedmiot umowy, reprezentację upoważnioną do jej podpisania, termin zawarcia i obowiązywania. Kontrolowano sposób rozwiązania, terminy płatności pod kątem zgodności z terminem zawartym w umowie. Analiza zawartych w umowach danych stanowi załącznik nr 21. Analiza wykazuje, iż terminy płatności nie są zgodne z terminami określonymi w umowach, zwłoka nie niosła za sobą skutków odsetkowych. W jednej z umów termin płatności związany jest z datą wystawienia faktury, a nie jej otrzymania przez jednostkę, zapis ten mógł spowodować dokonywanie przez księgową płatności po terminie określonym w umowie. Ponadto w trakcie kontroli stwierdzono, iż zawierając umowy ze spółkami osobowymi lub kapitałowymi nie kontrolowano ich reprezentacji do podpisania umowy. Powyższe uwagi w trakcie kontroli przekazano do wprowadzenia w bieżącej działalności jednostki.
2. Dysponowanie środkami finansów publicznych
Żłobek Miejski w Zabrzu prowadzi gospodarkę finansową w oparciu o plan dochodów i wydatków.
a) Planowanie i realizacja dochodów i wydatków w 2008 r.
Wielkość planowanych dochodów i wydatków ustalana jest uchwałą Rady Miejskiej, zatwierdzającą budżet gminy. Zmiany planowanych wielkości w ramach rozdziału dokonywanie są Zarządzeniem Prezydenta Miasta Zabrza, na wniosek jednostki.
Realizację planu dochodów w 2008 roku przedstawia poniższa tabela.
§	Wyszczególnienie	Plan 
pierwotny 
zł	Plan
po zmianach
 zł	Wykonanie
 zł	% wykonania	
083	Wpływy z usług	99 820,00	99 820,00	132 897,00	133,13%	
097	Wpływy z różnych dochodów	180,00	180,00	1 367,84	759,91%	
	Razem	100 000,00	100 000,00	134 264,84	134,26%	

Z analizy danych przedstawionych w tabeli wynika, że plan dochodów zrealizowano w 134,26 %, tj. o kwotę 34 264,84 zł więcej niż zakładano. Na wynik ten składa się realizacja wszystkich zaplanowanych dochodów, które z działalności statutowej przekroczyły wykonanie planu o 33,13 % co miało decydujący wpływ na wysokość dochodów zaplanowanych przez jednostkę. W paragrafie 097 planowano dochody obejmujące wynagrodzenia dla płatnika z tytułu wykonywania zadań określanych przepisami prawa oraz rozliczeń z roku ubiegłego, których nie uwzględniono przy tworzeniu planu. Miały one decydujący wpływ na wykonanie dochodów w paragrafie, stanowiącym 1 % dochodów w jednostce.
Wydatki na działalność bieżącą realizowano według założonego planu.
Dane uzyskano z materiałów przekazanych przez kontrolowanych.

§	Wyszczególnienie	Plan	Plan	Wykonanie	%
wykon. planu pierwotnego	
		Pierwotny	 po zmianach			
		 zł	 zł	zł		
401	Wynagrodzenia osobowe pracowników	596 495,00	688 904,00	688 866,51	115,49	
302	Nagrody i wydatki osobowe	5 640,00	5 640,00	5 640,00	100,00	
404	Dodatkowe wynagrodzenia roczne	45 837,00	46 708,00	46 707,59	101,90	
411	Środki na ubezpieczenia społeczne	117 125,00	108 845,00	108 844,15	92,93	
412	Środki na fundusz pracy	15 796,00	17 545,00	17 544,46	111,07	
417	Wynagrodzenia bezosobowe	12 071,00	13 271,00	13 169,00	109,10	
421	Zakup materiałów i wyposażenia	20 000,00	34 928,00	34 901,12	174,51	
422	Zakup środków żywności	40 000,00	56 000,00	55 538,61	138,85	
426	Zakup energii	50 000,00	58 670,00	58 670,00	117,34	
427	Zakup usług remontowych	15 946,00	10 280,00	10 280,00	64,47	
428	Zakup usług zdrowotnych	800,00	1 284,00	1 284,00	160,50	
430	Zakup usług pozostałych	15 967,00	15 967,00	15 844,00	99,23	
435	Zakup usługi dostępu do Internetu	384,00	1 064,00	1 020,00	265,63	
436	Zakup usług telekomunikacyjnych komórkowych	1 200,00	1 223,00	1 222,39	101,87	
437	Zakup usług telekomunikacyjnych stacjonarnych	3 600,00	4 467,00	4 375,82	121,55	
441	Podróże służbowe krajowe	1 000,00	1 300,00	1 243,67	124,37	
443	Różne opłaty i składki	1 000,00	693,00	693,00	69,30	
444	ZFŚS	17 680,00	21 532,00	21 532,00	121,79	
470	Szkolenia pracowników	2 000,00	1 670,00	1 650,00	82,50	
474	Zakup materiałów papierniczych	400,00	500,00	496,89	124,22	
475	Zakup akcesoria komputerowe (licencje i programy)	400,00	1 710,00	1 548,59	387,15	
 	Razem	957 701,00	1 092 201,00	1 091 071,80	113,93	
W wyniku analizy danych przedstawionych w tabeli ustalono, że wydatki w 2008 r. zostały wykonane na poziomie 99,90 % w stosunku do planu po zmianach. Najwięcej środków przeznaczono na wynagrodzenia, które stanowiły kwotę 880 771,71 zł, tj. 80,64 % całości budżetu jednostki. Wzrost w stosunku do planu pierwotnego o 11,86 % wynikał ze wzrostu zatrudnienia z 23,5 etatu w styczniu do 23,75 etatu w grudniu oraz wzrostu płac i związanych z nimi pochodnych (korekta wynagrodzeń dokonana została w lipcu 2008 r.). Na zakup energii przeznaczono kwotę 58 670 zł, co stanowi 5,37 % całości budżetu i wydatek ten jest większy od kwoty ujętej w planie pierwotnym o 17,34 %. Z tytułu opłat za telefonię stacjonarna i komórkową, oraz internet jednostka poniosła wydatki w kwocie 6 618,21 zł, co stanowi 0,6 % budżetu i wobec planu pierwotnego odnotowano wzrost w paragrafie 435 o 165,63 %, co było podyktowane koniecznością zlecenia publikacji informacji na stronie „BIP”. Natomiast w paragrafie 436 wzrost ten wynosił 1,87 % a w paragrafie 437 -21,55 %, i wynikał z kosztów połączeń.
W planie zwiększyła się o 1 148 zł kwota przeznaczona na zakup licencji i aktualizację oprogramowania, powodując zmianę w § 4750 o 287,15 % w stosunku do planu pierwotnego (zakup oprogramowania „LEX”).
W roku 2008 wykorzystano 64 % środków zaplanowanych na usługi remontowe. Na artykuły żywnościowe w 2008 roku wydano 55 538,61 zł co stanowi wzrost o 38,85 % w stosunku do planu pierwotnego. Pozostałe wydatki związane z działalnością bieżącą wyniosły 21 211,56 zł i wzrosły wobec planu pierwotnego o 0,21 %.
Roczne sprawozdanie finansowe Żłobka Miejskiego w Zabrzu zgodnie z art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej podlegało złożeniu do dnia 31 stycznia 2009 r., który to dzień w 2009 roku wypadał w sobotę w związku z powyższym termin złożenia uległ przedłużeniu do 02 lutego 2009 r. Kontrolowana jednostka wymagane sprawozdanie złożyła w Wydziale Budżetu Urzędu Miejskiego w Zabrzu w dniu 02 lutego 2009 r.
b) Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
Kontroli poddano sposób prowadzenia rachunkowości w Żłobku Miejskim w Zabrzu. Dokumenty księgowe, potwierdzające dokonane operacje gospodarcze, wybrano do weryfikacji w sposób losowy. Analiza dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów wskazuje, że prawidłowo sprawdzono i zakwalifikowano dowody do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, dekretację i podpisy osób odpowiedzialnych za te wskazania. Faktury opatrzone są opisem celowości dokonanego zakupu, numerami umów i zawiera wskazanie zaewidencjonowania zakupionych składników majątkowych w księgach inwentarzowych. Stwierdzono, że w miesiącu grudniu 2008 r. część dowodów księgowych nie jest trwale oznaczona numerem księgowym, nie ma również odnotowanej daty dokonania przelewu na fakturach płatnych w ten sposób (przykładowe faktury stanowią załącznik nr 22) - stwierdzone nieprawidłowości usunięto w trakcie kontroli. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo przy użyciu programu KH (nr seryjny 1409133975), w którym księgowane operacje gospodarcze zawierają szczegółowe opisy zdarzeń. Dowody do ewidencji ujmowane są na bieżąco w sposób chronologiczny, rzetelny i sprawdzalny na odpowiednio oznaczonych kontach. Zobowiązania regulowane są terminowo.
Sposób prowadzenia gospodarki kasowej określa Instrukcja. Zgodnie z jej zapisami gotówka z banku pobierana jest na podstawie czeku wystawionego imiennie. Ewidencję rozliczeń gotówkowych prowadzi się za pomocą miesięcznych raportów kasowych oraz druków KP i KW. Raport prowadzony jest przez upoważnioną osobę, której powierzono w zakresie obowiązków prowadzenie ewidencji kasowej; zawiera  on obroty miesiąca składające się z wypłat i wpłat pobranej gotówki z banku. Obroty raportu kasowego po stronie „MA” stanowią dokumenty potwierdzające dokonane zakupy zapłacone gotówką. Raport wraz z załącznikami księgowany jest w ewidencji księgowej na koncie 101 – „Kasa gotówkowa”.
Kontrolujący nie mają uwag do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzone są one zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.(Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694, z późn. zm.).
c) Gospodarowanie środkami ZFŚS
W Żłobku Miejskim w Zabrzu tworzony jest i prowadzony Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Fundusz przeznaczony jest na dofinansowanie: 
•	różnych form wypoczynku urlopowego dla osób uprawnionych;
•	udziału osób uprawnionych w imprezach kulturalnych, sportowych i rekreacyjnych, organizowanych na terenie kraju;
•	pomocy materialnej w formie rzeczowej dla osób uprawnionych;
•	bezzwrotnej pomocy finansowej dla osób uprawnionych, znajdujących się w trudnej sytuacji finansowej lub losowej;
•	wyjazdu dzieci osób uprawnionych na tzw. „zielone lekcje”.
W zakresie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w trakcie kontroli ustalono, iż sporządzony odpis na rok 2008 wynosił 21 532 zł, został on jednak naliczony według niewłaściwego stanu średniorocznego zatrudnienia wynoszącego 23,75 etatu (informacja podana w ankiecie za 2008 r. – w dokumentach funduszu brak takiej informacji), gdy rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie na koniec roku 2007 wynosiło 23,27. Skutkowało to zawyżeniem odpisu o kwotę 435 zł 35/100. Odpis na ZFŚS nie obejmował świadczeń dla emerytów, w trakcie dokonywania czynności kontrolnych ustalono, iż takowe świadczenia zgodnie z regulaminem ZFŚS były udzielane, dlatego celowym było uwzględnienie tej pozycji przy sporządzeniu odpisu zwiększając go o 471 zł 41/100. Kwota sporządzonego odpisu nie przewyższała kwoty obliczonej i przewidzianej w Ustawie z dnia 04 marca 2004 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Komisja socjalna na zebraniu ustaliła sposób rozdysponowania środków, ustalając procentowo wysokość świadczeń. Kwota środków przeznaczonych na realizację świadczeń urlopowych wynosiła 15 219 zł, w ramach udzielania zapomogi wykorzystano 850 zł, na zakup bonów towarowych przeznaczono 2 700 zł, zakup wiązanek pogrzebowych to koszt 130 zł, pozostałą część kwoty stanowi podatek. W grudniu 2008 r. dokonano korekty funduszu, uwzględniając średnioroczne zatrudnienie, o kwotę 151 zł 10/100. Saldo rachunku na koniec roku 2008 wyniosło 422 zł 59/100. Świadczenia zapisane w regulaminie ZFŚS, które kontrolujący zakwestionowali, to „zakup wiązanek pogrzebowych” z uwagi na brzmienie art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 04 marca 2004 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który określa „działalność socjalną - jako usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową”. Tak więc zakupu wiązanki pogrzebowej nie można określić jako pomoc udzielaną pracownikowi przez pracodawcę w formie rzeczowej, dlatego istniejący zapis regulaminu musi zostać zmieniony. Ponadto kierownik jednostki kontrolowanej jako administrujący środkami Funduszu, kwotę wydatkowaną na zakup „wiązanek pogrzebowych” powinien niezwłocznie zwrócić na konto ZFŚS. 
Stwierdzono również nieterminowe przekazywanie środków funduszu na wydzielony rachunek bankowy przez osobę upoważnioną, zgodnie z art. 6 pkt 2 wyżej wymienionej ustawy. Analiza konta 135 -1 świadczy o niewłaściwym funkcjonowaniu kontroli wewnętrznej. Konieczne jest wzmożenie przez kierownika jednostki kontroli wewnętrznej nad czynnościami w tym zakresie.
3. Gospodarowanie mieniem
W Żłobku Miejskim w Zabrzu majątek powinien być odpowiednio ewidencjonowany z wykorzystaniem zasad określonych nie tylko w ustawie o rachunkowości, a także wynikający z rozporządzeń regulujących gospodarkę finansową jednostek budżetowych. W czasie czynności kontrolnych ustalono, że ewidencja majątku prowadzona jest przy użyciu programu księgowego i ksiąg inwentarzowych. W systemie ewidencji księgowej majątek ewidencjonuje się na kontach 011 - ewidencja środków trwałych, 013 – ewidencja ilościowo wartościowa, 020 – wartości niematerialne i prawne. Konta zawierają prawidłowe opisy i jest prowadzony podział na konta analityczne.
Na koncie 011 - środki trwałe saldo w 2008 r. nie uległo zmianie i wynosiło 26 661 zł 54/100.
Na koncie 013 - pozostałe środki trwałe w 2008 r. odnotowano wzrost o kwotę 5 013 zł, wynikający z zakupu mebli tj. komody, stoły, wyposażenia szatni, zakup ogrzewacza, oraz wykonanie kojca dla dzieci.
Na koncie 020 w roku 2008 odnotowano wzrost o kwotę 1 177 zł 96/100 wiążący się z zakupem licencji i oprogramowania (program LEX).
W roku 2006 zgodnie z Zarządzeniem nr 5 i 6 z dnia 28 grudnia 2006 r. Kierownika Żłobka Miejskiego przeprowadzono inwentaryzację środków trwałych.
W dniu 15.01.2007 r. Kierownikowi przedłożono do zatwierdzenia protokół poinwentaryzacyjny, do którego dołączono arkusze spisowe zawierające składniki majątkowe opisane na ponumerowanych arkuszach spisu z natury. Dla placówki przy ulicy Buchenwaldczyków arkusze mają numery od 1 do 7, natomiast dla filii przy ulicy Andersa numery od 1 do 5. Zdaniem kontrolujących numeracja arkuszy powinna być ciągła, gdyż stanowią one załączniki do jednego protokołu poinwentaryzacyjnego.
Dokonując analizy „Arkuszy spisu z natury” stwierdzono, że żaden z nich nie jest podpisany przez osobę dokonującą wyceny środka wpisanego w arkusz. Biorąc pod uwagę, że Klasyfikacja Środków Trwałych jest usystematyzowanym zbiorem majątku trwałego służącym m.in. do celów ewidencyjnych oraz ustalenia stawek odpisów amortyzacyjnych celowym byłoby sporządzenie zestawienia łączącego klasyfikację ze spisem z natury oraz z kontami prowadzonymi w systemie ewidencji komputerowej. Takiego zestawienia kontrolującym nie przedłożono. W ramach kontroli zgodności spisu ze stanem księgowym na dzień 31.12.2006 r. poddano analizie formularze spisowe z analityką kont 011 i 013, w wyniku której stwierdzono w grupie 8 konta 011 zgodność ze spisem, natomiast dla 013 stwierdzono niezgodności. Analiza „Arkuszy spisu z natury” dokonana do konta 013 wraz z protokołem przyjęcia wyjaśnień stanowi załącznik nr 23.
Podobnej analizie poddano przeprowadzoną inwentaryzację kasy za 2008 rok porównano protokół inwentaryzacyjny z analityką konta 101. W wyniku syntezy zebranych wyników stwierdzono, iż w roku 2008 zrealizowano 25 czeków gotówkowych, natomiast w protokole inwentaryzacji kasy nie wykazano anulowanych druków czeków o numerach 0004954024 i 5099869. Stwierdzono na wydruku konta, iż opis operacji zawiera błąd, wpisano nr czeku 0004954023, a powinno być 0004954022. Dokonując analizy raportów kasowych sporządzanych miesięcznie uznać należy, że protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji nie zawierał pełnej informacji o wszystkich raportach kasowych, a jedynie o Raporcie Kasowym nr 12 z grudnia 2008 r. Powyższe uwagi przekazano kontrolowanym w trakcie trwania kontroli, celem uwzględnienia w bieżącej działalności.
Konieczne jest wzmożenie przez kierownika jednostki kontroli wewnętrznej nad czynnościami w tym zakresie.
W placówce przeprowadzana jest również inwentaryzacja magazynu, w którym przechowywane są artykuły żywnościowe. Kontrola polegała na analizie spisu z natury z protokołem poinwentaryzacyjnym oraz wydrukiem do konta 310. Przeprowadzona inwentaryzacja nie budziła uwag osób kontrolujących. 
W trakcie trwania kontroli osobom kontrolującym nie przedłożono instrukcji inwentaryzacyjnej, która zaginęła - zgodnie z ustnym oświadczeniem kierownika jednostki. Konieczne jest niezwłoczne opracowanie i wprowadzenie zarządzeniem instrukcji inwentaryzacyjnej.
4. Sprawdzenie danych z ankiety za 2008r.
W trakcie wykonywania czynności kontrolnych w Żłobku Miejskim w Zabrzu dokonując analizy dokumentów stwierdzono odstępstwa z danymi podanymi w ankiecie za 2008 rok w odniesieniu do średniorocznego zatrudnienia, które wynosiło 23,61, a według danych wpisanych do formularza ankiety wynosiło 23,75.
III. Ustalenia  końcowe
W okresie objętym kontrolą stwierdzono nieprawidłowości w ewidencjonowaniu czasu pracy, w naliczaniu i dokonywaniu przelewów składek i podatków, unormowaniach dotyczących działalności jednostki oraz dokonywaniem odpisów i gospodarowaniem środkami ZFŚS oraz gospodarowaniu mieniem.
Celem uniknięcia błędów w bieżącej działalności należy wzmocnić kontrolę wewnętrzną, oraz dokonać aktualizacji obowiązujących instrukcji zarządzeń i regulaminów.
O czynnościach podjętych w celu usunięcia nieprawidłowości opisanych w ustaleniach szczegółowych - rozdziały:
•	zatrudnienie;
•	wynagrodzenia;
•	naliczanie składek na ZUS oraz naliczanie podatku dochodowego;
•	obowiązujące regulaminy;
•	gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
•	gospodarowanie mieniem
związanych z funkcjonowaniem jednostki należy poinformować kontrolujących w terminie 30 dni od daty podpisania niniejszego protokołu.

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 23 stron. Jego integralną część stanowią 23 załączniki na 68 stronach.
Kierownik jednostki kontrolowanej, Pani Jadwiga Szterk, został poinformowany o przysługującym mu z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano  bez zastrzeżeń	
Jeden egzemplarz protokołu wręczono Pani Jadwidze Szterk

Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Żłobka Miejskiego w Zabrzu pod poz. 2.
	Kontrolujący:

		
Zabrze, dnia .28.12.2009	 r.

Za jednostkę kontrolowaną: