PROTOKÓŁ
kontroli Nr P-3 /10 przeprowadzonej 
w Przedszkolu nr 8 w Zabrzu.

Numer statystyczny Regon - kontrolowanego: 272537427.
Kontrolę przeprowadzili Artur Nowakowski i Zygmunt Mazurek inspektorzy z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 29 grudnia 2009 r., wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 05 stycznia 2010 r. do dnia 12 lutego 2010 r. (załącznik nr 1). Poczynając od 05 stycznia 2010 r. do 20 stycznia 2010 r. oraz od 01 lutego do 09 lutego 2010 r. z uwagi na urlop kontrolującego Pana Zygmunta Mazurka wynikający z planowanego przejścia na emeryturę, kontrola odbywała się jednoosobowo.
Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 

1.	funkcjonowanie kontroli zarządczej;
2.	działalność statutowa, sprawy organizacyjne i pracownicze;
3.	pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych;
4.	gospodarowanie mieniem;
5.	realizacja uwag z kontroli ankietowej za 2009 r.

Kontrolą objęto rok 2009.
Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I. Ustalenia  ogólne 
II. Ustalenia  szczegółowe
1.Funkcjonowanie kontroli zarządczej
2. Sprawy organizacyjne i pracownicze
a) Zatrudnienie
b) Wynagrodzenia
c) Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek 
    na podatek dochodowy	
d) Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US
e) Pisemne procedury
3. Dysponowanie środkami finansów publicznych
a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych
b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
c) 	Gospodarowanie środkami ZFŚS
4. Gospodarowanie mieniem
5. Sprawdzenie danych z ankiety za 2009r.
III. Ustalenia  końcowe

I. Ustalenia  ogólne
Siedzibą Przedszkola nr 8 w Zabrzu jest budynek znajdujący się w Zabrzu przy ulicy Płaskowickiej 3.
Jak wynika z Decyzji nr 76/2001 Zarządu Miasta Zabrze z dnia 24.09.2001 r. budynek posadowiony jest na działce nr 4009/315 o powierzchni 759 m2, zapisanej w księdze wieczystej nr KW 14399, której właścicielem jest Gmina Zabrze. Powierzchnia użytkowa budynku wynosi 685 m2, a kubatura 1890 m3. Pomieszczenia budynku wraz z terenem wyznaczone na siedzibę zakładu budżetowego pozostają w jego trwałym zarządzie. Kolejną Decyzją nr 73/2003 z dnia 17.10.2003 r. oddano w trwały zarząd działkę nr 4844/315 o powierzchni 106 m2 zapisaną w księdze wieczystej nr KW 32919, na której znajdowała się infrastruktura przedszkola, tj.: szambo i droga dojazdowa do placu zabaw.
Szczegółowy wykaz pomieszczeń w siedzibie Przedszkola nr 8 zawiera załącznik nr 2.
Stanowisko Dyrektora Przedszkola nr 8 w Zabrzu zajmuje Pani Barbara Mucha na podstawie Zarządzenia nr 448/WO/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 13.07.2007 r. w sprawie przedłużenia powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola nr 8 w Zabrzu oraz udzielenia pełnomocnictwa do działania jednoosobowo w zakresie ogółu czynności zwykłego zarządu.
Głównym księgowym w placówce jest Pani Kornelia Zubek zatrudniona od 1 stycznia 2004 r. na umowę o pracę w wymiarze czasu pracy ½ etatu. Zgodnie z art. 44. ust 2  i art. 45, ust 1 Ustawy o finansach publicznych w dniu 30 czerwca 2005 r. pisemnie powierzono obowiązki Pani Kornelii Zubek w zakresie:
•	prowadzenia rachunkowości jednostki;
•	wykonania dyspozycji środkami pieniężnymi;
•	dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
•	dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: dyrektor , główny księgowy oraz starszy specjalista. Przedmiotowa kontrola została zrealizowana w oparciu o dokumenty udostępnione przez kierownictwo jednostki kontrolowanej, a także ustne i pisemne wyjaśnienia.
Przedszkole nr 8 w Zabrzu kontrolowane było w latach 2006, 2007, 2008 oraz 2009 – ankietowym systemem analizy dokumentów przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w zakresie ustalonych procedur kontroli,(o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r.) ich realizacji w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków obejmujących co najmniej 5 % wszystkich wydatków,  
Organizację i zasady funkcjonowania jednostki kontrolowanej określają:
1.	Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz. 2104, z późn. zm.);
2.	Ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655, z późn. zm.);
3.	Ustawa z dnia 29 września 1994  r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694, z późn. zm.);
4.	Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591, z późn. zm.);
5.	Ustawa z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych, (Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1593, z późn. zm.);
6.	Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94, z późn. zm);
7.	Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14 poz. 176, z późn. zm.);
8.	Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2007 r. Nr 11 poz. 74, z późn. zm.);
9.	Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674, Nr 170, z późn. zm.);
10.	Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty ( Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.);
11.	Rozporządzenia  Ministra  Edukacji  Narodowej z dnia 14 kwietnia 1992 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania  nauki religii w szkołach publicznych ( Dz. U. Nr 36, poz. 155, z 1993 r. Nr 83, poz. 390 i z 1999 r. nr 67, poz.753);
12.	Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286, z późn. zm.);
13.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. 2006 Nr 142 poz. 1020 z późn. zm.);
14.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. 2008 nr 229 poz. 1526);
15.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. 2009 nr 121 poz. 1002);
16.	Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206 poz.1518);
17.	Uchwała Nr XIX/234/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 14 stycznia 2008 r. w sprawie: ustalenia opłat za świadczenia w formie zajęć dodatkowych wykraczających ponad bezpłatną realizację podstawy programowej wychowania przedszkolnego w publicznych przedszkolach prowadzonych przez Miasto Zabrze;
18.	Uchwała nr XXXIII/423/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15.12.2008 r. w sprawie budżetu miasta Zabrze na rok 2009
19.	„Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze” z dnia 25.04.2002 r. z późn. zm.
II. Ustalenia  szczegółowe

1.Funkcjonowanie kontroli zarządczej
Osoby kontrolujące jednostkę po dokonaniu analizy instrukcji, regulaminów i zarządzeń obowiązujących w Przedszkolu nr 8 w Zabrzu stwierdzają, że placówka realizuje wymagania przepisów prawa dotyczących kontroli zarządczej zgodnie z art. 68 ustawy o finansach publicznych, których obowiązek wprowadzenia zostały nałożony na Kierownika jednostki na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.. Stwierdzić jednak należy, że pisemne procedury wymagają dostosowania do standardów zawartych w komunikacie nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16 grudnia 2009 (ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z dnia 30.12.2009r. nr 15 poz. 84). Wskazane byłoby również odbycie specjalistycznych szkoleń przez pracowników związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej.

2. Sprawy organizacyjne i pracownicze
Przedszkole nr 8 w Zabrzu posiada Statut, którego tekst jednolity stanowi Uchwała Nr 7/08/09 Rady Pedagogicznej Przedszkola Nr 8 w Zabrzu z dnia 29.09.2008 r. w sprawie Statutu Przedszkola Nr 8, opracowanego na podstawie art. 50, ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z 2004 r. z póź. zm.) i Rozporządzeniem MEN z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół ( Dz. U. Nr. 61, poz. 624 z póź. zm.). Z informacji uzyskanej od Dyrektora placówki zatrudnienie na dzień 1 stycznia 2009 r. w Przedszkolu nr 8 w Zabrzu zatrudniało 10 nauczycieli (w tym 4 dyplomowanych, 2 mianowanych, 2 kontraktowych, 2 stażystów), 2 pracowników administracji i 8 pracowników obsługi nie będących nauczycielami. Część osób zatrudniana jest w niepełnym wymiarze godzin, dlatego w roku 2009 średnie roczne zatrudnienie wynosiło 17,05 etatu, z czego 8,74 etatu to pedagodzy, a 8,31 etaty to pracownicy obsługi i administracji.
Kontroli poddano sposób zatrudniania i wynagradzania pracowników Przedszkola nr 8 w Zabrzu. Do kontroli wybrano co trzecią teczkę z aktami pracowników. Zestawienie danych zawartych w kontrolowanych teczkach osobowych wybranych pracowników stanowi załącznik nr 3.

a) Zatrudnienie
W trakcie kontroli teczek osobowych Kontrolujący poprosił o przedstawienie list obecności pracowników za rok 2009. W trakcie kontroli stwierdzono dokonywanie pojedynczych zmian przy pomocy korektora. Uwagę zwrócił również nieprzejrzysty sposób potwierdzania kontroli przez dyrektora placówki. W trakcie kontroli dostosowano procedury i sposób sporządzania formularza listy obecności zgodnie uwagami kontrolującego.
Kontroli poddano również sporządzenie planu urlopów na rok 2009 oraz jego realizację. Na podstawie art. 163 Kodeksu Pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, jak również przepisy normalizujące tę dziedzinę tj. dla  nauczycieli zgodnie z art. 64 ust 3 i 4 Karty Nauczyciela, dla pozostałych wynikająca z art. 154, z uwzględnieniem art. 1672 Kodeksu Pracy. 
W trakcie analizy sporządzonych planów urlopów stwierdzono nieprawidłowości w planowaniu liczby dni urlopu (załącznik nr 4), brak było również informacji o sposobie podania planu do wiadomości pracowników. Na podstawie kart ewidencji urlopów udzielonych pracownikowi niemożliwe jest zidentyfikowanie, w jakim dniu pracownik wykorzystał urlop przewidziany w Kodeksie Pracy w art. 1672; brak było również gotowych wniosków umożliwiających udzielenie tego typu urlopu. W trakcie trwania kontroli wprowadzono nowe karty wniosków urlopowych oraz zmodyfikowano sposób zapisu wykorzystanych dni urlopu w kartach ewidencji. Zmieniono również procedury związane ze sporządzeniem planu urlopu w latach następnych.
b) Wynagrodzenia
Wypłata wynagrodzeń następuje do 28 dnia każdego miesiąca na konta pracowników, zgodnie z oświadczeniami i wyrażoną zgodą pracowników na taką formę wypłaty. Wysokość premii dla pracowników określona jest w zakładowym regulaminie premiowania pracowników Przedszkola nr 8.
Na wynagrodzenia osobowe pracowników składały się m.in. wynagrodzenia zasadnicze, dodatek za wysługę lat, premia, nagroda dyrektora szkoły, w przypadku pedagogów dodatkowo przyznane są dodatki funkcyjne (wychowawcze), motywacyjne, oraz opiekuna stażu. Listy płac są sporządzane komputerowo przy pomocy programu Płace i Kadry (QWARK oraz  QWANT). Listy płac (na podstawie zestawień przygotowanych przez Dyrektora placówki), sporządza Główna księgowa. Wydruki list płac z systemu po ich uprzednim sprawdzeniu Główna księgowa przekazuje Dyrektorowi jednostki w celu zatwierdzane do wypłaty.
W zakresie objętym kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości.
c) Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek na podatek dochodowy 
Przedszkole podobnie jak inni płatnicy, jest zobowiązane ustawowo do przekazywania dokumentów drogą elektroniczną, wykorzystuje program udostępniony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych do wysyłania danych poprzez Internet. Komunikacja z ZUS Zabrze odbywa się przy wykorzystaniu programu PŁATNIK. 
Analizę danych przeprowadzono w oparciu o listy płac pracowników oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA za okres styczeń – grudzień 2009 r. Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.
 Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z  2007r. Nr 11 poz.74, z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. Nr 210, poz. 2135 ze zm.) w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. obowiązywały następujące wysokości składek na ubezpieczenie społeczne:
Rodzaj ubezpieczenia	Stawka łącznie	Finansowana przez pracodawcę	Finansowana przez pracownika	
Emerytalne	19,52 %	9,76 %	9,76 %	
Rentowe	  6,00 %	4,50 %	1,50 %	
Chorobowe	  2,45 %	-	2,45 %	
Wypadkowe	od 0,94 % 
do 0,84 %	od 0,94 % 
do 0,84 %	-	
Zdrowotne	  9,00 %	-	9,00 %	
Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe dla płatników składek, którzy byli zobowiązani i przekazali informację ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe, jest ustalona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wynika, że w jednostce kontrolowanej wysokość stopy procentowej dla składki wypadkowej w I kwartale 2009 r. wynosiła 0,96 %, natomiast od 1 kwietnia 2009 r. wynosiła 0,84 %, 
Analizy naliczeń indywidualnych dokonano na podstawie kart wynagrodzeń za 2009 r. i imiennej listy płac trzech losowo wybranych pracowników obsługi oraz nauczycieli. Na podstawie przedstawionych wydruków z programu finansowo-księgowego kontrolujący stwierdzają, że w okresie objętym kontrolą należne składki i podatki dla tych pracowników naliczone były prawidłowo. 
W jednostce w 2009 roku nie zawierano umów zlecenia lub o dzieło z pracownikami własnymi lub osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej.
d) Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US
Kontrolujący stwierdzają, że kwoty składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy należne od pracownika i pracodawcy, wykazane w deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA, są zgodne z kwotami przelewów i analityką konta 229.
Zakłady budżetowe obowiązane są przesłać deklarację rozliczeniową razem z imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłacić składki za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu.
Wpłaty podatku dochodowego za dany miesiąc podatnik jest zobowiązany przekazać nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu, dokonano kontroli przelewów i analityki konta 225
e) Pisemne procedury
W dniu podjęcia czynności kontrolnych, kontrolowany przedstawił kontrolującym następujące regulaminy i zarządzenia:
1.	Regulamin pracy, z dnia 26.04.2005r. obowiązujący od 01.05.2005 r. 
2.	Schemat organizacyjno-porządkowy Przedszkola nr 8 w Zabrzu 
3.	Regulamin premiowania pracowników administracji i obsługi Przedszkola nr 8 w Zabrzu obowiązujący od 01.05.2005 r.
4.	Regulamin nagradzania pracowników administracji i obsługi Przedszkola nr 8 w Zabrzu obowiązujący od 01.05.2005 r.;
5.	Regulamin przyznawania dodatków motywacyjnych pracownikom pedagogicznym Przedszkola nr 8 w Zabrzu obowiązujący od 30.03.2006 r.;
6.	Regulamin Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych przy Przedszkolu nr 27 w Zabrzu obowiązujący od dnia 01.05.2008 r. zawierający Aneks nr 1 z dnia 27.03.2009 r. Zarządzenie nr 5/08/09 wprowadzające Regulamin wspólnego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 15.05.2008 r. oraz zarządzeniem nr 6/08/2009 Dyrektora  Przedszkola nr 8 w Zabrzu z dnia 02.04.2009 wprowadzające aneks do regulaminu.
7.	Zakładowy Plan Kont dla Przedszkola nr 8 w Zabrzu wprowadzony zarządzeniem nr 1 Dyrektora  Przedszkola  nr 8 w Zabrzu z dnia 02.01.2002 r. wraz ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 6/07/2008 Dyrektora  Przedszkola nr 8 w Zabrzu z dnia 20.08.2008
8.	Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowych-księgowych w Przedszkolu nr 8 w Zabrzu wprowadzona zarządzeniem nr 1 Dyrektora  Przedszkola nr 8 w Zabrzu z dnia 02.01.2002 r.;
9.	Instrukcja inwentaryzacyjna majątku trwałego wprowadzona zarządzeniem nr 1 Dyrektora  Przedszkola  nr 8 w Zabrzu z dnia 02.01.2002 r.;
10.	Zarządzenie nr 2/97 Dyrektora  Przedszkola  nr 8 w Zabrzu z dnia 07.12.1997 r. w sprawie częstotliwości inwentaryzacji;
11.	Zarządzenie nr 3/07/08 Dyrektora Przedszkola nr 8 w Zabrzu z dnia 03.12.2007 r. w sprawie zasad ewidencjonowania składników majątkowych;
12.	Instrukcja w sprawie udokumentowania zmian w stanie środków trwałych wprowadzona zarządzeniem nr 1 Dyrektora  Przedszkola  nr 8 w Zabrzu z dnia 02.01.2002 r.;
13.	Instrukcja w sprawie przechowywania dokumentów i ich zabezpieczania wprowadzona zarządzeniem nr 1 Dyrektora  Przedszkola  nr 8 w Zabrzu z dnia 02.01.2002 r.;
14.	Instrukcja magazynowa wprowadzona zarządzeniem nr 1 Dyrektora Przedszkola nr 8 w Zabrzu z dnia 02.01.2002 r.;

W trakcie przeprowadzonej analizy obowiązujących aktów prawnych stwierdzono, że w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych-księgowych w Przedszkolu nr 8 w Zabrzu nie występuje pojęcie „karta bankomatowa” jako element umożliwiający pobieranie gotówki z konta. Karta taka została wydana przez bank. Zmiana w regulaminie normalizująca posługiwanie się kartą bankomatową została wprowadzona Zarządzeniem nr 7/09/10 Dyrektora Przedszkola nr 8 w tracie trwania kontroli. Dodać jednak należy, że w związku z wprowadzeniem nowych przepisów do czasu uregulowania procedury zgodnie z art. 247 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r., należy powstrzymać się od jej używania.

Kierownictwo jednostki prowadząc działalność statutową zawiera umowy cywilno-prawne z rodzicami w zakresie działalności statutowej oraz umowy z tytułu dostaw mediów i usług związanych z działalnością bieżącą. Dokonano analizy przedłożonych dokumentów stwierdzając, że w jednostce nie jest prowadzony rejestr umów zawieranych z rodzicami, natomiast prowadzona jest ewidencja w zeszycie umów z podmiotami gospodarczymi pozwalająca określić ilość zawartych umów, zidentyfikować strony zawierające umowę, oraz czas ich obowiązywania. 
Dokonując kontroli umów z rodzicami przyjęto system wyboru wyrywkowy, zapewniający sprawdzenie 5 % umów. Jako kryterium wyboru ustalono wybór co dwudziestej przedłożonej umowy. Kontrola obejmowała podstawy prawne zawarcia umów oraz ustalenia cen oferowanych w umowach, przedmiot umowy, reprezentację upoważnioną do jej podpisania, termin zawarcia i obowiązywania, kontrolowano również sposób ich rozwiązania. Przeprowadzono kontrolę terminowości i windykację należności cywilno-prawnych.
Kontrolującym udostępniono 148 umów zawartych z rodzicami obowiązujących do sierpnia 2009 r. oraz 149 umów obowiązujących od sierpnia 2009 r. Analiza danych z kontrolowanych umów została zawarta w załączniku nr 5. Kontrola wykazała niewłaściwą formę rozwiązania jednej z umów (w placówce stosowana jest forma pisemna zgodnie z przepisami, natomiast jedna umowa została rozwiązana w formie ustnej, matka powiadomiła jedynie placówkę telefonicznie o wyprowadzeniu się wraz z dzieckiem poza Zabrze). Ponadto dokonując analizy naliczeń opłat za przedszkole w jednym przypadku stwierdzono zawyżenie opłaty dla rodzica. Zwrot wyliczonej kwoty został przekazany osobiście matce w miesiącu lutym 2010 r. (załącznik nr 6). Dokonując syntezy sporządzonych materiałów koniecznym wydaje się wzmożenie przez kierownika jednostki kontroli nad przestrzeganiem i rozliczaniem zapisów zawartych w umowach.
W celu dokonania analizy umów zawartych z osobami prawnymi na usługi i dostawy mediów kontrola objęła wszystkie 3 zawarte w 2009 roku umowy. W trakcie kontroli sprawdzono sposób ustalenia cen oferowanych w umowach, przedmiot umowy, reprezentację upoważnioną do jej podpisania, termin zawarcia i obowiązywania. Kontrolowano sposób rozwiązania, terminy płatności pod kątem zgodności z terminem zawartym w umowie. Analiza wykazuje, iż terminy płatności są zgodne z terminami określonymi w umowach, a sposób ich zawarcia i realizacji nie budziły wątpliwości kontrolującego.

3. Dysponowanie środkami finansów publicznych
Przedszkole nr 8 w Zabrzu prowadzi gospodarkę finansową w oparciu o plan dochodów i wydatków dla następującego rozdziału klasyfikacji budżetowej: 

80104 – Przedszkola
80195 – Pozostała działalność
85295 – Pozostała działalność

a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych

Wielkość planowanych przychodów w rozdziale 80104 zaplanowano w kwocie 765.584 zł., na którą składały się kwoty uzyskane z dotacji budżetowej (§2510) w kwocie 661.593 zł., wpływy z tytułu pozostałych odsetek (§ 092) w kwocie 10 zł. Wpływy z usług (§083) w kwocie 139.625 zł., planowano w oparciu o skalkulowane koszty godzin pracy ponadwymiarowych oraz przygotowania posiłków stanowiące załącznik nr 7. 

Dochody w rozdziale 80195 w całości pochodziły z dotacji wynikającej z  artykułów 72 i 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r.-Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 674), zaksięgowano w §2510 w kwocie 2.456 zł..

W rozdziale 85295 w §2510 zaksięgowano dochody pochodzące z dotacji uzyskanej z programu rządowego „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” w kwocie 2.855 zł..
Realizację planu dochodów w 2009 roku z rozdziału 80104 przedstawia poniższa tabela.

§	Wyszczególnienie	Plan 
pierwotny 
zł	Plan
po zmianach
 zł	Wykonanie
 zł	% wykonania	
083	Wpływy z usług	90100,00	139.625,00	146.314,460	104,07 %	
092	Pozostałe odsetki	10,0	10,00	2,30	23,00 %	
2510	Dotacja budżetowa	655856,00	661.593,00	661.593,00	100 %	
	Razem	745966,00	801228,00	807909,76	100,83 %	

Wydatki na działalność bieżącą realizowano według planu finansowego w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 r. Dane uzyskano z materiałów przekazanych przez kontrolowanego.

§	Wyszczególnienie	Plan	Plan	Wykonanie	%
wykon. planu pierwotnego	
		Pierwotny	 po zmianach			
		 zł	 zł	Zł		
401	Wynagrodzenia osobowe pracowników	486.151,00	505.000,00	504.114,58	99,82 %	
404	Dodatkowe wynagrodzenia roczne	33.995,00	41.327,00	39.800,18	96,30 %	
411	Środki na ubezpieczenia społeczne	80.778,00	82.666,00	78.344,00	94,77 %	
412	Środki na fundusz pracy	12.380,00	13.380,00	11.679.06	87,28 %	
421	Zakup materiałów i wyposażenia	18.000,00	30.592,00	30.591,14	99,99 %	
417	Wynagrodzenia bezosobowe	2.000,00	-	-	-	
422	Zakup środków żywności	35.900,00	51.000,00	50.170,88	98,37 %	
424	Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek	4.200,00	4.200,00	3.740,64	89,06 %	
426	Zakup energii	22.227,00	45.232,00	36.148,30	79,91 %	
427	Zakup usług remontowych	3.000,00	8.652,00	8.651,98	99,99 %	
428	Zakup usług zdrowotnych	-	660,00	660,00	100 %	
430	Zakup usług pozostałych	26.500,00	34.654,00	34.653,19	99,99 %	
435	Zakup usługi dostępu do Internetu	2.000,00	1.025,00	1.024,80	99,98 %	
436	Zakup usług telekomunikacyjnych komórkowych	1.800,00	1.320,00	1.319,89	99,99 %	
437	Zakup usług telekomunikacyjnych stacjonarnych	3.000,00	2.080,00	2.079,38	99,97 %	
441	Podróże służbowe krajowe	2.000,00	1.124,00	1.124,00	100 %	
443	Różne opłaty i składki	1.000,00	656,00	656,00	100 %	
444	ZFŚS	27.379,00	29.808,00	29.808,00	100 %	
474	Zakup materiałów papierniczych	3.000,00	2.241,00	2.240,66	99,98 %	
475	Zakup akcesoria komputerowe (licencje i programy)	3.000,00	1.611,00	1.611,00	100 %	
 	Razem	768.310,00	857.228,00	838.417,68	97,8 %	
Z przedstawionych w tabeli danych wynika, iż planowane w 2009 roku wydatki w ramach rozdziału 80104 wykonano w 97,8 %. Dotacja uzyskana na działalność bieżącą zgodnie z pismem Skarbnika Miasta WO.EW-3016-298/2008 z dnia 27.10.2008 r. wynosiły 655.856,00 zł.. Zarządzeniem Nr 678/WBU/2009 Prezydenta Miasta nr 678/WBU/2009 w sprawie zmiany dotacji dla placówek oświatowych na 2009 r. zwiększono dotację o kwotę 5737,00 zł.. Pozyskana dotacja celowa w kwocie 5600 zł. na inwestycje została zrealizowana w postaci zakupu zmywarki wraz z wyposażeniem za kwotę 6300,08 zł., z czego placówka z środków własnych wydatkowała 700,08 zł. (dowód zakupu wraz ze sprawozdaniem RB 30, załącznik nr 8). W ramach Programu Rządowego „ Pomoc państwa w zakresie dożywiania” w 2009 roku placówka otrzymała dotację w kwocie 2855 zł.. Dotację zrealizowano poprzez zakup stołu przyściennego wraz z przesuwanymi drzwiami i półką w kwocie 2.855 zł.. ( dowód zakupu wraz ze sprawozdaniem RB 30, załącznik nr 9). Jednostce w ramach rozdziału 80195 przyznano dotację podmiotową w kwocie 2.456 zł. z tytułu świadczeń nauczycielskich wynikających z art. 72 i 53 Karty Nauczyciela. Dotacja została wydatkowana w ramach wypłaty świadczeń socjalnych dla nauczycieli emerytów na które placówka wydała 1.880 zł., różnica między kwotą dotacji 1.856 zł., a kwotą wydatkowaną została pokryta z środków funduszu.
 Kwota 600 zł. została przeznaczona na wypłatę zapomóg na pomoc zdrowotną nauczycieli. Materiały poddane analizie pod kątem rozliczenia dotacji stanowią załącznik nr 10 
W budżecie placówki największą część kosztów stanowią wydatki osobowe na wynagrodzenia,(504.114,58 zł.), tj. 60,12 % wykonanego budżetu za 2009 rok. Wraz z pochodnymi kwota ta wyniosła 633.937,82 zł. i stanowiła 75,61 % wykonanego budżetu. W stosunku do planu pierwotnego budżetu na 2009 rok skutkowało wzrostem, o 6,44 %.Wzrost ten wynikał ze wzrostu płac i związanych z nimi pochodnych. Wykonany odpis na fundusz świadczeń socjalnych wynosił 29.808,00 zł. i stanowił 3,55 % budżetu. Wydatki rzeczowe wynikające z działalności bieżącej podyktowane koniecznością prowadzenia działalności statutowej jak również zakupy niezbędnego wyposażenia, sprzętu dydaktycznego oraz koszty zakupu energii i dostarczania mediów łącznie wynosiły 174.671,86 zł. i stanowiły 20,83 % wydatkowanego budżetu. 
Przedszkole rozpoczęło rok budżetowy 2009 z ujemnym stanem środków obrotowych w kwocie 57.800 zł. przewidzianej w planie zatwierdzonym na 01.01.2009 r.. W planie po zmianach deficyt przewidziano w kwocie 94.144 zł. W wyniku nieznacznego wzrostu przychodów w §083 „wpływy z usług” o kwotę 6.681 zł., oraz ograniczenia wydatków w paragrafie zakupu energii w kwocie 9.084 zł., wpłynęły wraz z wydatkami w pozostałych paragrafach na zmniejszenie deficytu do kwoty 68.652,34 zł.. Załącznik nr 11 stanowi plan finansowy w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 r. wraz z dwoma aneksami. 

b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

Kontroli poddano sposób prowadzenia rachunkowości w Przedszkolu nr 8 w Zabrzu. Dokumenty księgowe, potwierdzające dokonane operacje gospodarcze, wybrano do weryfikacji w sposób losowy zapewniając kontrolę jednego pełnego miesiąca w każdym półroczu (wybrane miesiące to maj i grudzień). Podczas kontroli dokumentacji księgowej sprawdzono dokumenty o numeracji od 237/09 do 298/09 w miesiącu maju i od 617/09 do 701/09 w miesiącu grudniu. W ramach kontroli porównywano wyciągi bankowe z dowodami księgowymi. Ponadto przeprowadzono kontrolę zaliczek pobieranych na potrzeby wydatków związanych z działalnością bieżącą oraz żywnościową. Dokonując analizy ustalono, że zaliczka pobierana jest na podstawie wniosku o zaliczkę zatwierdzonego przez dyrektora placówki i główną księgową. Do wniosku dołączane jest raport kasowy w którym pobrana kwota zapisana jest po stronie Winien konta 234 w przypadku zaliczek na zakup artykułów żywnościowych księgowana po stronie Ma konta 101 (kasa). Gotówka pobierana jest z banku przez upoważnionego pracownika na podstawie wystawionego czeku. Wystawiane jest polecenie księgowania gdzie z konta 101 Winien księgowane jest na stronie Ma konta 131. Natomiast po dokonaniu zakupu sporządzany jest dokument rozliczenia pobranej zaliczki, w którym odnotowane są wszystkie dowody zakupu i dokonywany jest na nim zapis księgowy w którym kwota zrealizowana jest po stronie Winien konta 310, odnotowywany on jest na stronie Ma konta 234. Następnie sporządzany jest raport obrotów towarów w magazynie, w którym na koncie 400 (zakup środków żywieniowych) zapisany jest po stronie Winien, a wydanie z magazynu po stronie Ma konta 310.
Dokonując kontroli stwierdzono fakt, iż w placówce nie jest prowadzana kasa, polecenie księgowania na koncie 101 jest tylko technicznym zapisem, nie mającym pokrycia w rzeczywistości. W związku z powyższym pieniądze nie są wpłacane do kasy na drukach KP i wypłacane na drukach KW, dlatego zapis ten powinien zostać pominięty w procedurze księgowania. Z uwagi na specyfikę placówki zaliczka wypłacana jest tylko jednej osobie i nie ma potrzeby wprowadzania dodatkowej analityki, jak w przypadku gdy zaliczkę wypłacano kilku pracownikom w takim przypadku należało by wprowadzić analitykę z przypisem dla każdego upoważnionego pracownika. W trakcie kontroli dostosowano sposób księgowania do uwag osób kontrolujących. 
Analiza dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów wskazuje, że prawidłowo sprawdzono i zakwalifikowano dowody do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, dekretację i podpisy osób odpowiedzialnych za te wskazania. Faktury opatrzone są opisem celowości dokonanego zakupu, numerami umów i zawierają wskazanie zaewidencjonowania zakupionych składników majątkowych w księgach inwentarzowych. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo przy użyciu programu QWANT, w którym księgowane operacje gospodarcze zawierają szczegółowe opisy zdarzeń. Dowody do ewidencji ujmowane są na bieżąco w sposób chronologiczny, rzetelny i sprawdzalny na odpowiednio oznaczonych kontach. Zobowiązania regulowane są terminowo.

c) Gospodarowanie środkami ZFŚS

W ramach funkcjonującego na terenie Zabrza, Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych i zawarcia w tym zakresie porozumienia z dnia 01.01.2004 r., Przedszkole nr 8 nie prowadzi samodzielnie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Placówka podpisała umowę o wspólnej działalności socjalnej. Regulamin Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązuje od 01.05.2008 r. zgodnie z podpisaną umową oraz regulaminem. Jednostka w wyznaczonym w ustawie terminie przekazuje stosowny odpis. Za prawidłowe naliczenie i przekazanie odpisu odpowiada Dyrektor placówki. Pracownicy i emeryci uprawnieni do korzystania ze świadczeń funduszu składają we własnych placówkach wnioski o ich przyznanie, sprawdzane przez Dyrektora Przedszkola nr 8, które wraz ze zbiorczym zestawieniem osób uprawnionych przekazywane są do siedziby Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych, gdzie rozpatrywane są przez wspólną komisję. Administratorem funduszu został powołany Dyrektor Przedszkola nr 27, komisja socjalna funduszu składa się z przedstawicieli dyrektorów placówek, które zawarły umowę oraz przedstawicieli związków zawodowych. Podstawą podziału świadczeń przez komisję socjalną funduszu jest sporządzany roczny plan finansowo-rzeczowy. W ramach przyznanych środków na wypłatę świadczeń placówka otrzymuje zbiorcze imienne zestawienia z przypisaną kwotą świadczenia dla każdej osoby, na którym każdy pracownik potwierdza podpisem informację o otrzymaniu świadczenia ( załącznik nr 12). Kwota świadczeń wypłaconych z funduszu przelewana jest na rachunek Przedszkola nr 8 i zapisem technicznym księgowana na koncie 131, następnie zgodnie z zestawieniem przelewana na konta pracowników.
4. Gospodarowanie mieniem

W Przedszkolu nr 8 w Zabrzu majątek powinien być odpowiednio ewidencjonowany z wykorzystaniem zasad określonych nie tylko w ustawie o rachunkowości, ale też wynikający z rozporządzeń regulujących gospodarkę finansową jednostek budżetowych. W czasie czynności kontrolnych ustalono, że ewidencja majątku prowadzona jest przy użyciu programu księgowego i ksiąg inwentarzowych. W systemie ewidencji księgowej majątek ewidencjonuje się na kontach:
011 - ewidencja środków trwałych, 
013 – pozostałe środki trwałe prowadzone w ewidencji ilościowo wartościowej, 
014 - zbiory biblioteczne, 
020 – wartości niematerialne i prawne. 
W trakcie analizy dostarczonych dokumentów dotyczących 2009 roku stwierdzono:
Na koncie 011 - środki trwałe saldo wynosiło 36283,95 zł odnotowano na nim wzrost o 5612,00 zł. wiążący się z zakupem zmywarki. Z informacji uzyskanych od dyrektora wynika iż wystąpiła o operat szacunkowy budynku. 
Na koncie 013 - pozostałe środki trwałe odnotowano wzrost o kwotę 12039,07 zł, wynikający z zakupu wyposażenia szatni, ławek, stołu kuchennego.)
Na koncie 014 – zbiory biblioteczne odnotowano obroty w wysokości 143 zł. placówka dokonała zakupu bibliografii metodologicznej. 
Na koncie 020 w roku 2008 odnotowano wzrost o kwotę 678 zł. w związku z zakupem licencji i oprogramowania (program Norton i Windows).
Do kont prowadzone są stosowne konta przeciwstawne na których księgowane są dokonywane odpisy i amortyzacja. Wydruki kart kontowych poddano analizie (załącznik nr 13.)
W roku 2008 zgodnie z Zarządzeniem nr 4/08/09 z dnia 18.12.2008 r. przeprowadzono inwentaryzację środków trwałych.
Protokół opisowy z przebiegu spisu z natury z dnia 30.12.2008 r., do którego dołączono arkusze spisowe (spisu z natury) zawierające składniki majątkowe, ponumerowane od pozycji 1 do 6, został zatwierdzony przez dyrektora placówki. Do protokołu jest dołączone zestawienie zbiorcze spisu z natury wraz z wyceną składników majątkowych przypisaną do danego konta umożliwiające porównanie ze stanem księgowym. W trakcie kontroli nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.
W placówce przeprowadzana jest również inwentaryzacja magazynu, w którym przechowywane są artykuły żywnościowe. Kontrola polegała na analizie spisu z natury z protokołem poinwentaryzacyjnym oraz wydrukiem do konta 310, analiza nie budziła zastrzeżeń osoby kontrolującej.

5. Sprawdzenie danych z ankiety za 2009r.

W trakcie wykonywania czynności kontrolnych w Przedszkolu nr 8 w Zabrzu dokonano analizy dokumentów dotyczących nieprawidłowo naliczonego dodatku funkcyjnego (wychowawczego) dla nauczycieli, co stwierdzono przeprowadzając kontrolę ankietową. Kontrolujący ustalił, że kwoty związane z obniżeniem tego dodatku osobom nieobecnym w pracy (przebywających na zwolnieniach chorobowych), oraz wypłaty tych świadczeń innym nauczycielom wykonującym zastępstwa, wynosiły 154,93 złote i nie naraziły na uszczuplenie budżetu jednostki. Kwoty pobrane i nadpłacone zostały rozliczone w ramach kompensaty, pozostała kwota została wpłacona na konto jednostki i przekazana na konta pracowników którym należały się zwroty. Dokumenty poddane analizie zostały zamieszczone w załączniku nr 14. 
Wypłacone dla nauczycieli zaniżone o 1 zł. wynagrodzenia zostały skorygowane zgodnie z załącznikiem nr 15. 
Dodatek dla opiekuna stażu wypłacony w nieprawidłowej kwocie, co zostało opisane w raporcie kontroli ankietowej, naliczony został prawidłowo i w listopadzie 2009 r. został wyrównany pracownikowi (materiały w załączniku nr 16). 
W  trakcie kontroli nie stwierdzono odstępstwa z danymi podanymi w ankiecie za 2009 rok.

III. Ustalenia  końcowe

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 14 stron. Jego integralną część stanowią 16 załączników na 96 kartach.
Dyrektor jednostki kontrolowanej, Pani Barbara Mucha, została poinformowana o przysługującym mu z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po 
odczytaniu podpisano 	
Jeden egzemplarz protokołu otrzymała Pani Barbara Mucha
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Przedszkola nr 8 w Zabrzu pod poz. Nr 1 w 2010 roku.
	Kontrolujący:

	……………………………………

Zabrze, dnia .	 r.				……………………………………
Za jednostkę kontrolowaną: