PROTOKÓŁ
kontroli Nr P-7 /10 przeprowadzonej 
w Przedszkolu nr 3 w Zabrzu.

Numer statystyczny Regon - kontrolowanego: 271510892.
Kontrolę przeprowadził Artur Nowakowski inspektor z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 15 lutego 2010 r., wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 22 lutego 2010 r. do dnia 30 marca 2010 r.. Kontrolę rozpoczęto z opóźnieniem w dniu 17 marca 2010 r. z uwagi na chorobę Dyrektora placówki. W dniu 29 marca 2010 r. zgodnie ze zmianą polecenia przedłużono kontrolę do dnia 06 kwietnia 2010 r. (polecenie oraz jego zmiana stanowią załącznik nr 1). Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 

1.	funkcjonowanie kontroli zarządczej;
2.	działalność statutowa, sprawy organizacyjne i pracownicze;
3.	pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych;
4.	gospodarowanie mieniem;
5.	realizacja uwag z kontroli ankietowej za 2009 r.

Kontrolą objęto rok 2009.
Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I. Ustalenia  ogólne 
II. Ustalenia  szczegółowe
1.Funkcjonowanie kontroli zarządczej
2. Sprawy organizacyjne i pracownicze
a) Zatrudnienie
b) Wynagrodzenia
c) Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek 
    na podatek dochodowy	
d) Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US
e) Pisemne procedury
3. Dysponowanie środkami finansów publicznych
a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych
b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
c) 	Gospodarowanie środkami ZFŚS
4. Gospodarowanie mieniem
5. Sprawdzenie danych z ankiety za 2009r.
III. Ustalenia  końcowe

I. Ustalenia  ogólne
Siedzibą Przedszkola nr 3 jest budynek znajdujący się w Zabrzu przy ulicy Św. Jana 8.
Jak wynika z Decyzji nr 78/01 Zarządu Miasta Zabrze z dnia 24.09.2001 r. budynek posadowiony jest na działce nr 787/49 o powierzchni 938 m2, zapisanej w księdze wieczystej nr KW 17074, której właścicielem jest Gmina Zabrze. Powierzchnia użytkowa budynku wynosi 668 m2, a kubatura 2200 m3. Pomieszczenia budynku wraz z terenem wyznaczone na siedzibę zakładu budżetowego pozostają w jego trwałym zarządzie.
Szczegółowy wykaz pomieszczeń w siedzibie Przedszkola nr 3 zawiera załącznik nr 2.

Stanowisko Dyrektora Przedszkola nr 3 w Zabrzu zajmuje Pani mgr Ludomira Borys-Paradysz na podstawie Zarządzenia nr 446/WO/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 13.07.2007 r. w sprawie przedłużenia powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola nr 3 w Zabrzu oraz udzielenia pełnomocnictwa do działania jednoosobowo w zakresie ogółu czynności zwykłego zarządu.
Głównym księgowym w placówce jest Pani Iwona Kurasz zatrudniona na tym stanowisku od 1 maja 1999 r. w formie umowy o pracę w wymiarze czasu pracy ½ etatu. Zgodnie z art. 35 Ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. pisemnie w dniu 01.04.2005 r. powierzono obowiązki głównej księgowej, wpisując w zakres obowiązków m.in.:
•	prowadzenia rachunkowości jednostki;
•	wykonania dyspozycji środkami pieniężnymi;
•	dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
•	dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
W związku ze zmianami w ustawie o finansach publicznych Dyrektor placówki w dniu 19.03.2010r. powierzył obowiązki i odpowiedzialność Głównego Księgowego zgodnie z art. 54 ust 1 Ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. 

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: dyrektor i główny księgowy. Przedmiotowa kontrola została zrealizowana w oparciu o dokumenty udostępnione przez kierownictwo jednostki kontrolowanej, a także ustne i pisemne wyjaśnienia.
Przedszkole nr 3 w Zabrzu kontrolowane było w latach 2006, 2007, 2008 oraz 2009 – ankietowym systemem analizy dokumentów przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w zakresie ustalonych procedur kontroli (o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r.), ich realizacji w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków obejmujących co najmniej 5 % wszystkich wydatków.
Organizację i zasady funkcjonowania jednostki kontrolowanej określają:
1.	Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz. 2104, z późn. zm.), oraz Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 154 poz. 1240)
2.	Ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655, z późn. zm.);
3.	Ustawa z dnia 29 września 1994  r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694, z późn. zm.);
4.	Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591, z późn. zm.);
5.	Ustawa z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych, (Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1593, z późn. zm.);
6.	Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94, z późn. zm);
7.	Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14 poz. 176, z późn. zm.);
8.	Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2007 r. Nr 11 poz. 74, z późn. zm.);
9.	Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674, Nr 170, z późn. zm.);
10.	Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty ( Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.);
11.	Ustawa z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, z późn. zm ); 
12.	Rozporządzenia  Ministra  Edukacji  Narodowej z dnia 14 kwietnia 1992 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania  nauki religii w szkołach publicznych ( Dz. U. Nr 36, poz. 155, z 1993 r. Nr 83, poz. 390 i z 1999 r. nr 67, poz.753);
13.	Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, (Dz.U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286, z późn. zm.);
14.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. 2006 Nr 142 poz. 1020 z późn. zm.);
15.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. 2008 nr 229 poz. 1526);
16.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. 2009 nr 121 poz. 1002);
17.	Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999r. nr 112 poz. 1317);
18.	Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206 poz.1518);
19.	Uchwała Nr XIX/234/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 14 stycznia 2008 r. w sprawie: ustalenia opłat za świadczenia w formie zajęć dodatkowych wykraczających ponad bezpłatną realizację podstawy programowej wychowania przedszkolnego w publicznych przedszkolach prowadzonych przez Miasto Zabrze;
20.	Uchwała nr XXXIII/423/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15.12.2008 r. w sprawie budżetu miasta Zabrze na rok 2009;
21.	„Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze” z dnia 25.04.2002 r. z późn. zm.;
22.	Uchwała nr XXII/269/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.03.2008 r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczególne warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, a także niektórych innych składników wynagradzania” w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze; 
23.	Uchwała nr XXXVI/457/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 16.02.2009 r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczególne warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, a także niektórych innych składników wynagradzania” w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze. 

II. Ustalenia  szczegółowe

1.Funkcjonowanie kontroli zarządczej
Kontrolujący jednostkę po dokonaniu analizy instrukcji, regulaminów i zarządzeń obowiązujących w Przedszkolu nr 3 w Zabrzu stwierdził, że placówka realizuje wymagania przepisów prawa dotyczących kontroli zarządczej zgodnie z art. 68 ustawy o finansach publicznych, których obowiązek wprowadzenia został nałożony na Kierownika jednostki na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.. Stwierdzić jednak należy, że pisemne procedury wymagają dostosowania do standardów zawartych w komunikacie nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16 grudnia 2009 (ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z dnia 30.12.2009r. nr 15 poz. 84). Wskazane byłoby również odbycie specjalistycznych szkoleń przez pracowników związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej.

2. Sprawy organizacyjne i pracownicze
Przedszkole nr 3 w Zabrzu posiada Statut, którego tekst jednolity opracowano na podstawie art. 50, ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z 2004 r. z póź. zm.) i Rozporządzenia MEN z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół ( Dz. U. Nr. 61, poz. 624 z póź. zm.). Z informacji uzyskanej na podstawie listy płac na styczeń 2009 w placówce zatrudniano 10 nauczycieli (w tym 4 dyplomowanych, 4 mianowanych, 2 kontraktowych), dwóch z nich (logopeda i nauczyciel religii) zatrudnionych jest w niepełnym wymiarze czasu, dlatego liczba etatów wynosiła 8,29. W miesiącu wrześniu zatrudniony został nauczyciel stażysta w niepełnym wymiarze etatu (0,6). Średnioroczna wysokość zatrudnienia nauczycieli w roku 2009 wyniosła 8,49 etatu. Ponadto placówka zatrudnia 2 pracowników administracji i 7 pracowników obsługi nie będących nauczycielami. Część osób zatrudniana jest w niepełnym wymiarze godzin, dlatego w roku 2009 średnie roczne zatrudnienie wynosiło 16,41 etatu, z czego 8,49 etatu to pedagodzy, a 7,92 etatu to pracownicy obsługi i administracji.
Kontroli poddano sposób zatrudniania i wynagradzania pracowników Przedszkola nr 3 w Zabrzu. Do kontroli wybrano teczkę z aktami pracowników, dokonując wyboru z interwałem co 3 na podstawie listy płac za styczeń 2009 r. Zestawienie danych zawartych w kontrolowanych teczkach osobowych wybranych pracowników stanowi załącznik nr 3, kontrolujący nie miał uwag co do analizowanego materiału.

a) Zatrudnienie
W trakcie kontroli teczek osobowych kontrolujący poprosił o przedstawienie list obecności pracowników za rok 2009 r. Sposób prowadzenia listy i potwierdzania kontroli obecności nie budził uwag kontrolującego.
Kontroli poddano również prawidłowość sporządzenie planu urlopów na rok 2009 oraz jego realizację. Na podstawie art. 163 Kodeksu Pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, jak również przepisy normalizujące tę dziedzinę tj. dla  nauczycieli zgodnie z art. 64 ust 3 i 4 Karty Nauczyciela, a dla pozostałych wynikająca z art. 154, z uwzględnieniem art. 1672 Kodeksu Pracy. 
W trakcie analizy sporządzonych planów urlopów sprawdzono podanie go do wiadomości pracowników oraz ewidencję ich rozliczania. Kontrolujący nie miał uwag do sposobu prowadzenia dokumentacji w opisanym zakresie.

b) Wynagrodzenia
Wypłata wynagrodzeń następuje do 28 dnia każdego miesiąca na konta pracowników, zgodnie z oświadczeniami i wyrażoną zgodą pracowników na taką formę wypłaty. Wysokość premii dla pracowników określona jest w zakładowym regulaminie premiowania pracowników Przedszkola nr 3.
Na wynagrodzenia osobowe pracowników składały się m.in. wynagrodzenia zasadnicze, dodatek za wysługę lat, premia, nagroda dyrektora szkoły, w przypadku pedagogów dodatkowo przyznane są dodatki funkcyjne (wychowawcze), motywacyjne, oraz opiekuna stażu. Listy płac są sporządzane komputerowo przy pomocy programu Płace i Kadry (QWARK oraz  QWANT). Listy płac (na podstawie zestawień przygotowanych przez Dyrektora placówki), sporządza Główna księgowa. Wydruki list płac z systemu po ich uprzednim sprawdzeniu Główna księgowa przekazuje Dyrektorowi jednostki w celu zatwierdzane do wypłaty.
W zakresie objętym kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości.

c) Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek na podatek dochodowy 

Przedszkole podobnie jak inni płatnicy, jest zobowiązane ustawowo do przekazywania dokumentów drogą elektroniczną, wykorzystuje program udostępniony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych do wysyłania danych poprzez Internet. Komunikacja z ZUS Zabrze odbywa się przy wykorzystaniu programu PŁATNIK. 
Analizę danych przeprowadzono w oparciu o listy płac pracowników oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA za okres styczeń – grudzień 2009 r. Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.
 Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z  2007r. Nr 11 poz.74, z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. Nr 210, poz. 2135 ze zm.) w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. obowiązywały następujące wysokości składek na ubezpieczenie społeczne:

Rodzaj ubezpieczenia	Stawka łącznie	Finansowana przez pracodawcę	Finansowana przez pracownika	
Emerytalne	19,52 %	9,76 %	9,76 %	
Rentowe	  6,00 %	4,50 %	1,50 %	
Chorobowe	  2,45 %	-	2,45 %	
Wypadkowe	od 0,96 % 
do 0,84 %	od 0,96 % 
do 0,84 %	-	
Zdrowotne	  9,00 %	-	9,00 %	

Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe dla płatników składek, którzy byli zobowiązani i przekazali informację ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe, jest ustalona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wynika, że w jednostce kontrolowanej wysokość stopy procentowej dla składki wypadkowej w I kwartale 2009 r. wynosiła 0,96 %, natomiast od 1 kwietnia 2009 r. wynosiła 0,84 %, 
Analizy naliczeń indywidualnych dokonano na podstawie kart wynagrodzeń za 2009 r. i imiennej listy płac trzech losowo wybranych pracowników obsługi oraz nauczycieli. Na podstawie przedstawionych wydruków z programu finansowo-księgowego kontrolujący stwierdza, że w okresie objętym kontrolą należne składki i podatki dla tych pracowników naliczone były prawidłowo. 
W jednostce w 2009 roku nie zawierano umów zlecenia lub o dzieło z pracownikami własnymi, natomiast zawarto dwie umowy o dzieło z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej. Co do ich zawarcia i rozliczenia kontrolujący nie miał uwag, kserokopię umów stanowi załącznik nr 4.

d) Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US

Kontrolujący stwierdza, że kwoty składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy należne od pracownika i pracodawcy, wykazane w deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA, są zgodne z kwotami przelewów i analityką konta 229.
Zakłady budżetowe obowiązane są przesłać deklarację rozliczeniową razem z imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłacić składki za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu, natomiast stwierdzono w miesiącu styczniu i w kwietniu przelewy niezgodne z wyliczeniami osoby kontrolującej (załącznik nr 5). Kwoty niezgodności dotyczyły dokonanej korekty do odprowadzonych składek do ZUS za miesiąc styczeń, korekty nie budziły skutków odsetkowych i wynikały z procedur kontroli wewnętrznej przeprowadzanej przez główną księgową. W trakcie analizy dokumentów kontrolujący ustalił, że deklarację DRA niewłaściwie skorygowano o informacje dotyczące składek Funduszu Pracy, w trakcie trwania kontroli złożono właściwą korektę deklaracji (załącznik nr 6). 
Wpłaty podatku dochodowego za dany miesiąc podatnik jest zobowiązany przekazać nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu, dokonano kontroli przelewów i analityki konta 225

e) Pisemne procedury

W dniu podjęcia czynności kontrolowany przedstawił kontrolującemu następujące regulaminy i zarządzenia:
1.	Regulamin pracy - w okresie objętym kontrolą obowiązywały dwa regulaminy pierwszy regulamin wydany 22.03.2007r. i regulamin zmieniający wprowadzony z dniem 28.09.2009r. 
Regulaminy zawierały po sześć załączników :
- Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminów;
-Tabela norm przydziału środków ochrony indywidualnych oraz odzieży i obuwia roboczego;
-Regulamin premiowania pracowników administracyjno - obsługowych Przedszkola nr 3 w Zabrzu;
-Regulamin przyznania nagród pracownikom administracji i obsługi Przedszkola nr 3 w Zabrzu ;
-Dodatkowe wynagrodzenia roczne dla pracowników sfery budżetowej;
-Ustalenia przydziału wyposażenia nauczycieli Przedszkola nr 3 w Zabrzu;
2.	Schemat organizacyjno-porządkowy Przedszkola nr 3 w Zabrzu; 
3.	Regulamin zasiłku pieniężnego na pomoc zdrowotną w Przedszkolu nr 3 w Zabrzu ul. Św. Jana 8;
4.	Regulamin przeprowadzania okresowych ocen pracowników Przedszkola nr 3 w Zabrzu zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych;
5.	Zarządzenie nr 1 Dyrektora Przedszkola nr 3 w Zabrzu z dnia 01 września 2006 r. w sprawie wprowadzenie w życie zasad (polityki) rachunkowości, kontroli wewnętrznej, instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych oraz procedur kontroli dochodów i wydatków , zgodności z planem finansowym i wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków.
Do zarządzenia dołączone są cztery załączniki :
- Załącznik w sprawie polityki rachunkowości dla zakładu budżetowego Przedszkole nr 3;
- Załącznik w sprawie wprowadzenie w życie kontroli wewnętrznej;
- Załącznik w sprawie wprowadzenie w życie instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów finansowo-księgowych; 
- Załącznik w sprawie procedur i wydatków zgodności z planem finansowym oraz wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków;
6.	Regulamin Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych przy Przedszkolu nr 27 w Zabrzu obowiązujący od dnia 01.05.2008 r.; 
7.	Instrukcja inwentaryzacyjna majątku trwałego wprowadzona Zarządzeniem nr 21 Dyrektora  Przedszkola  nr 3 w Zabrzu z dnia 30.08.2006 r.
W trakcie przeprowadzonej analizy obowiązujących aktów prawnych stwierdzono, że w zarządzeniu nr 1 (załączniku nr 3 zarządzenia) w sprawie wprowadzenie w życie instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów finansowo-księgowych w Przedszkolu nr 3 w Zabrzu w §7 pkt 6 występuje pojęcie „karta bankomatowa” jako element umożliwiający pobieranie gotówki z konta bankowego. W związku z wprowadzeniem nowych przepisów, na podstawie Zarządzenia Nr 247/WBU/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 1 kwietnia 2010r. nałożono na kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Zabrze obowiązek opracowania, wprowadzenia i przestrzegania regulaminu, o jakim mowa w § 11 Instrukcji w sprawie zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników Urzędu Miejskiego w Zabrzu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Zabrze, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia, zwaną dalej „instrukcją”. Ponadto, zobligowano do uregulowania spraw związanych z zawarciem umów z osobami posiadającymi służbowe karty płatnicze wydane przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia i wyegzekwowanie oświadczeń, o których mowa w pkt. 4 § 3 „Instrukcji”. Do czasu aktualizacji przepisów należy powstrzymać się od używania „karty bankomatowej”.
Kierownictwo jednostki prowadząc działalność statutową zawiera umowy cywilno-prawne z rodzicami w zakresie działalności statutowej oraz umowy z tytułu dostaw mediów i usług związanych z działalnością bieżącą. Dokonano analizy przedłożonych dokumentów stwierdzając, że w jednostce nie był prowadzony rejestr umów zawieranych z rodzicami, natomiast prowadzona jest ewidencja w zeszycie umów z podmiotami gospodarczymi pozwalająca określić ilość zawartych umów, zidentyfikować strony zawierające umowę oraz czas ich obowiązywania. 
Dokonując kontroli umów z rodzicami przyjęto system, zapewniający sprawdzenie 5,8 % umów. Wybór umów został dokonany według list sporządzonych z przedstawionych do kontroli pogrupowanych umów zawartych od września 2008 r. do czerwca 2009 r. z interwałem co 16 pozycję na danej liście. 
Jako kryterium wyboru dla umów zawartych od września 2009 r. do czerwca 2010 r. przyjęto interwał 16 z list sporządzonych w dziennikach obecności ułożonych od grupy pierwszej do szóstej jako jeden spis (załącznik nr 7). Kontrola obejmowała podstawy prawne zawarcia umów oraz ustalenia cen oferowanych w umowach, przedmiot umowy, termin zawarcia i obowiązywania, kontrolowano również sposób ich rozwiązania. Przeprowadzono kontrolę terminowości i windykację należności cywilno-prawnych.
Kontrolującym udostępniono 150 umów zawartych z rodzicami, obowiązujących do sierpnia 2009 r. oraz 158 umów obowiązujących od sierpnia 2009 r. 
Analiza danych z kontrolowanych umów została zawarta w załączniku nr 8. dokonując analizy naliczeń opłat za przedszkole w jednym przypadku stwierdzono zaniżenie opłaty dla rodzica. Korekta została przekazana matce przy naliczeniu w miesiącu kwietniu 2010 r. (załącznik nr 9). Dokonując syntezy sporządzonych materiałów koniecznym wydaje się wzmożenie przez kierownika jednostki kontroli nad przestrzeganiem i rozliczaniem zapisów zawartych w umowach.
W celu dokonania analizy umów zawartych z osobami prawnymi na usługi i dostawy mediów kontrola objęła wszystkie zawarte w 2009 roku umowy. W trakcie kontroli sprawdzono sposób ustalenia cen oferowanych w umowach, przedmiot umowy, termin zawarcia i obowiązywania. Kontrolowano sposób rozwiązania, terminy płatności pod kątem zgodności z terminem zawartym w umowie. Analiza wykazuje, iż terminy płatności są zgodne z terminami określonymi w umowach. Kontrolujący zakwestionował w umowie nr 2/2009 przedmiot umowy „Pełnienie funkcji służb BHP…”, uniemożliwiający jej prawidłowe rozliczenie z wykonania określonych czynności w trakcie kontroli do umowy sporządzono aneks podpisany przez obie strony doprecyzowujący zadania Wykonawcy w zakresie zawartej umowy.(załącznik nr 10)

3. Dysponowanie środkami finansów publicznych
Przedszkole nr 3 w Zabrzu prowadzi gospodarkę finansową w oparciu o plan dochodów i wydatków dla następujących rozdziałów klasyfikacji budżetowej: 
80104 – Przedszkola
80195 – Pozostała działalność
85295 – Pozostała działalność

a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych
Wielkość planowanych przychodów w rozdziale 80104 zaplanowano w kwocie 752.240,00 zł., na którą składała się kwota uzyskana z dotacji budżetowej (§2510) w wysokości 617.090 zł oraz planowanych przychodów innych niż dotacja w kwocie 135.150,00 zł., załącznik nr 7. 
Przychody w rozdziale 80195 w całości pochodziły z dotacji wynikającej z artykułów 72 i 53 Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r.-Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 674), zaksięgowane w §2510 w kwocie 750 zł.
W rozdziale 85295 w §2510 zaksięgowano przychody pochodzące z dotacji uzyskanej z programu rządowego „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” w kwocie 14.000,00 zł.
Wydatki na działalność bieżącą realizowano według planu finansowego w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 r. Dane uzyskano z materiałów przekazanych przez kontrolowanego.
§	Wyszczególnienie	Plan	Plan	Wykonanie	%
wykon. planu pierwotnego
 	
		Pierwotny	 po zmianach	 		
		 Zł	 zł	Zł		
401	Wynagrodzenia osobowe pracowników	474 310,00	489 600,00	486 551,12	102,58%	
404	Dodatkowe wynagrodzenia roczne	34 279,00	40 400,00	39 782,90	116,06%	
411	Środki na ubezpieczenia społeczne	79 313,00	79 605,00	77 998,72	98,34%	
412	Środki na fundusz pracy	12 152,00	12 608,00	10 622,91	87,42%	
417	Wynagrodzenia bezosobowe	5 000,00	5 000,00	1 401,00	28,02%	
421	Zakup materiałów i wyposażenia	18 000,00	25 436,00	23 434,76	130,19%	
422	Zakup środków żywności	40 000,00	50 500,00	43 014,30	107,54%	
424	Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek	2 200,00	2 200,00	2 070,13	94,10%	
426	Zakup energii	23 499,00	27 499,00	25 974,16	110,53%	
427	Zakup usług remontowych	3 000,00	8 754,00	8 753,64	291,79%	
428	Zakup usług zdrowotnych	1 000,00	1 100,00	1 070,00	107,00%	
430	Zakup usług pozostałych	20 250,00	28 000,00	25 296,18	124,92%	
435	Zakup usługi dostępu do Internetu	1 900,00	2 200,00	2 120,16	111,59%	
436	Zakup usług telekomunikacyjnych komórkowych	600,00	1 300,00	1 235,41	205,90%	
437	Zakup usług telekomunikacyjnych stacjonarnych	2 500,00	2 500,00	1 703,77	68,15%	
441	Podróże służbowe krajowe	1 000,00	0,00	0,00	0,00%	
442	Podróże służbowe zagraniczne	1 000,00	0,00	0,00	0,00%	
443	Różne opłaty i składki	900,00	998,00	997,98	110,89%	
444	ZFŚS	27 337,00	28 426,00	28 426,00	103,98%	
470	Szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej	1 000,00	1 000,00	350,00	35,00%	
474	Zakup materiałów papierniczych	1 000,00	1 000,00	496,65	49,67%	
475	Zakup akcesoria komputerowe (licencje i programy)	2 000,00	2 000,00	674,78	33,74%	
 	Razem	752 240,00	810 126,00	781 974,57	103,95%	
Z przedstawionych w tabeli danych wynika, iż planowane w 2009 roku wydatki w ramach rozdziału 80104 wykonano w 96,52 %. Dotacja uzyskana na działalność bieżącą zgodnie z pismem Skarbnika Miasta WO.EW-3016-298/2008 z dnia 27.10.2008 r. wynosiła 617.090,00 zł. Przedszkole rok budżetowy 2008 zakończyło ze stratą w kwocie 11.432,04 zł. (netto). W wyniku wzrostu przychodów w §083 „wpływy z usług” o kwotę 18.309,70 zł., oraz ograniczenia wydatków w pozostałych paragrafach skutkowało osiągnięciem dodatniego wyniku finansowego na 31.12.2009 r. w kwocie 8624,95 (netto). W ramach Programu Rządowego „ Pomoc państwa w zakresie dożywiania” w 2009 roku placówka otrzymała dotację w kwocie 14.000,00 zł. Dotację zrealizowano poprzez zakup wyposażenia kuchni w kwocie 14.034,18 zł., kwota 34,18 zł. została pokryta z środków własnych. ( dowody zakupu wraz ze sprawozdaniem RB 30, załącznik nr 11). Jednostce w ramach rozdziału 80195 przyznano dotację podmiotową w kwocie 750 zł. z tytułu świadczeń nauczycielskich wynikających z art. 72 i 53 Karty Nauczyciela. Dotacja została wydatkowana w ramach wypłaty świadczeń socjalnych dla nauczycieli emerytów w kwocie 780 zł, nadwyżkę 30 złotych wypłacono z środków własnych przekazanych ze Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych na wypłatę świadczeń (załącznik nr 12).
W budżecie placówki największą część kosztów stanowią wydatki osobowe na wynagrodzenia (526.334,02 zł.), tj. 67,30 % wykonanego budżetu za 2009 rok. Wraz z pochodnymi kwota ta wyniosła 616.356,65 zł. i stanowiła 78,82 % wykonanego budżetu. W stosunku do planu pierwotnego budżetu na 2009 rok skutkowało to wzrostem o 1,86 %. Wynikał on ze wzrostu płac i związanych z nimi pochodnych. Wykonany odpis na fundusz świadczeń socjalnych wynosił 28.426,00 zł. i stanowił 3,63 % budżetu. Wydatki rzeczowe wynikające z działalności bieżącej podyktowane koniecznością prowadzenia działalności statutowej, jak również dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia, sprzętu dydaktycznego oraz koszty energii i dostarczania mediów łącznie wynosiły 165.617,92 zł. i stanowiły 21,17 % wydatkowanego budżetu. 

b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
Kontroli poddano sposób prowadzenia rachunkowości w Przedszkolu nr 3 w Zabrzu. Dokumenty księgowe, potwierdzające dokonane operacje gospodarcze, wybrano do weryfikacji w sposób zapewniając kontrolę jednego pełnego miesiąca w każdym półroczu przyjmując interwał 5, wybrane miesiące to maj i październik. Podczas kontroli dokumentacji księgowej sprawdzono dokumenty o numeracji od 208/09 do 272/09 obejmującej dowody księgowe z miesiąca maja i od 491/09 do 552/09 w zakresie dowodów księgowych z miesiąca października. W ramach kontroli porównywano wyciągi bankowe z dowodami księgowymi. Ponadto przeprowadzono kontrolę zaliczek pobieranych na potrzeby wydatków związanych z działalnością bieżącą oraz zakupem żywności. W wybranych do kontroli miesiącach nie stwierdzono uchybień w zakresie pobierania i rozliczania zaliczek, stwierdzono jednak w trakcie kontroli, że zaliczka żywieniowa za miesiąc kwiecień została rozliczona w kwocie wyższej niż pobrana (załącznik nr 13), w jednostce konieczne jest zwiększenie nadzoru Dyrektora nad dokonywaniem zakupów przez pracownika oraz prawidłowym rozliczaniem kwot pobranych zaliczek. Dokonując analizy ustalono, że zaliczka pobierana była na podstawie wniosku o zaliczkę zatwierdzonego przez dyrektora placówki i głównego księgowego, księgowanego po stronie Winien 234 i stronie Ma 101. Do wniosku dołączany jest raport kasowy. Gotówka pobierana była z banku przez upoważnionego pracownika na podstawie wystawionego czeku lub kartą bankomatową. Wystawiane było polecenie księgowania, księgowane na stronie Ma konta 131 oraz Winien  konta 101 następnie wystawiane były druki KP i KW na podstawie których gotówka księgowana jest na koncie 234 po stronie Winien. Po dokonaniu zakupu sporządzano dokument rozliczenia pobranej zaliczki, w którym odnotowywano wszystkie dowody zakupu i dokonywano na nim zapisu księgowego, w którym kwotę zrealizowaną zapisywano po stronie Winien konta 310, a na stronie Ma konta 234. Następnie sporządzany był raport obrotów towarów w magazynie, w którym na koncie 400 (zakup środków żywieniowych) zapisany jest po stronie Winien, a wydanie z magazynu po stronie Ma konta 310.
Dokonując analizy kontrolujący stwierdził fakt, iż w placówce nie jest prowadzana kasa, polecenie księgowania na koncie 101 jest tylko technicznym zapisem, nie mającym pokrycia w rzeczywistości. Generuje to dodatkowe zapisy księgowe oraz wystawianie dokumentów KP po wypłacie pieniędzy z banku i KW przy przekazaniu ich pracownikowi. W rzeczywistości pieniądze są w dyspozycji uprawnionego pracownika pobierającego je na podstawie czeku lub karty bankomatowej z banku. Zapis księgowy stosowany w procedurze księgowania powinien zostać dostosowany do realiów występujących w bieżącej działalności. Z uwagi na specyfikę placówki zaliczka wypłacana jest tylko jednej osobie i nie wymaga wprowadzania dodatkowej analityki, jak w przypadku gdyby zaliczkę wypłacano kilku pracownikom. W trakcie kontroli dostosowano sposób księgowania do uwag osoby kontrolującej. 
Analiza dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów wskazuje, że prawidłowo sprawdzono i zakwalifikowano dowody w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, dekretację i podpisy osób odpowiedzialnych za te wskazania. Faktury opatrzone są opisem celowości dokonanego zakupu, numerami umów i zawierają wskazanie zaewidencjonowania zakupionych składników majątkowych w księgach inwentarzowych. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo przy użyciu programu QWANT, w którym księgowane operacje gospodarcze zawierają szczegółowe opisy zdarzeń. Dowody do ewidencji ujmowane są na bieżąco w sposób chronologiczny, rzetelny i sprawdzalny na odpowiednio oznaczonych kontach. Zobowiązania regulowane są terminowo.

c) Gospodarowanie środkami ZFŚS
W ramach funkcjonującego na terenie Zabrza, Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych i zawarcia w tym zakresie porozumienia z dnia 01.01.2004 r., Przedszkole nr 3 nie prowadzi samodzielnie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Placówka podpisała umowę o wspólnej działalności socjalnej. Regulamin Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązuje od 01.05.2008 r. zgodnie z podpisaną umową oraz regulaminem. Jednostka w wyznaczonym w ustawie terminie przekazuje stosowny odpis. Za prawidłowe naliczenie i przekazanie odpisu odpowiada Dyrektor placówki. Pracownicy i emeryci uprawnieni do korzystania ze świadczeń funduszu składają we własnych placówkach wnioski o ich przyznanie, sprawdzane przez Dyrektora Przedszkola nr 3, które wraz ze zbiorczym zestawieniem osób uprawnionych przekazywane są do siedziby Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych, gdzie rozpatrywane są przez wspólną komisję. Administratorem funduszu został powołany Dyrektor Przedszkola nr 27, komisja socjalna funduszu składa się z przedstawicieli dyrektorów placówek, które zawarły umowę oraz przedstawicieli związków zawodowych. Podstawą podziału świadczeń przez komisję socjalną funduszu jest sporządzany roczny plan finansowo-rzeczowy. W ramach przyznanych środków na wypłatę świadczeń placówka otrzymuje zbiorcze imienne zestawienia z przypisaną kwotą świadczenia dla każdej osoby, na którym każdy pracownik potwierdza podpisem informację o otrzymaniu świadczenia. Kwota świadczeń wypłaconych z funduszu przelewana jest na rachunek Przedszkola nr 3 i zapisem technicznym księgowana na koncie 131, następnie zgodnie z zestawieniem przelewana na konta pracowników. Kontrolujący stwierdził, że naliczenie odpisu dla jednego emeryta nie będącego nauczycielem została dokonana o wskaźnik procentowy określony w art. 5 pkt 5 Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z 04.03.1994 r. i kwotę podaną w komunikacie GUS, a nie wynikający z art. 20 ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze. Kwota określona w analizie dokumentów, wskazana jako różnica w załączniku nr 14, nie jest istotna dla wysokości świadczeń. Kontrolujący zwraca uwagę, aby w roku przyszłym naliczenia była z zastosowaniem prawidłowego wskaźnika procentowego. 

4. Gospodarowanie mieniem
W Przedszkolu nr 3 w Zabrzu na podstawie art. 40 ust 3 o statystyce publicznej (Dz.U. z dnia 31 lipca 1995r. nr 88 poz. 439) powinny być stosowane standardowe klasyfikacje i nomenklatury w statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości. Ewidencja środków trwałych związana jest z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999r. nr 112 poz. 1317) oraz Ustawą o rachunkowości ( Dz.U. z 1994r. nr 121 poz. 591 z późniejszymi zmianami). W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że ewidencja majątku prowadzona jest przy użyciu programu księgowego i ksiąg inwentarzowych. 
W trakcie kontroli stwierdzono odstępstwa od stosowania klasyfikacji środków trwałych w księgach inwentarzowych w zakresie ewidencji ilościowo - wartościowej, w trakcie kontroli zapisy dostosowano do obowiązujących przepisów (załącznik nr 15).
W systemie ewidencji księgowej majątek ewidencjonuje się na kontach:
011 - ewidencja środków trwałych, 
013 – pozostałe środki trwałe prowadzone w ewidencji ilościowo wartościowej, ewidencjonowane w niej są zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora nr 4/2002 od wartości 500 zł.
014 - zbiory biblioteczne, 
020 – wartości niematerialne i prawne. 
W trakcie analizy dostarczonych dokumentów dotyczących 2009 roku stwierdzono:
Na koncie 011 - środki trwałe. Saldo wynosiło 144.822,95 zł nie odnotowano na nim zmian. 
Na koncie 013 - pozostałe środki trwałe w ewidencji ilościowo wartościowej. Saldo na koniec roku 2009 wynosiło 111721,24 zł. szczegóły analizy zakupów i odpisów zawiera załącznik nr 16
Na koncie 014 – zbiory biblioteczne odnotowano w roku 2009 obroty w wysokości 1882,97 zł. placówka dokonała zakupu bibliografii metodologicznej. Saldo konta na 31.12.2009r. wynosiło 6.950,80 zł. 
Na koncie 020 w roku 2009 koncie nie były dokonywane zapisy. Saldo wynosiło 0 zł. 
Do kont prowadzone są stosowne konta przeciwstawne na których księgowane są dokonywane odpisy i amortyzacja. Wydruki kart kontowych poddano analizie 
W roku 2009 zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora nr 7/2009/10 z dnia 10.12.2009 r. przeprowadzono inwentaryzację środków trwałych.
Protokół opisowy z przebiegu spisu z natury z dnia 31.12.2009 r., do którego dołączono arkusze spisowe (spisu z natury) zawierające składniki majątkowe, ponumerowane od pozycji 1 do 2, został zatwierdzony przez dyrektora placówki. Do protokołu jest dołączone zestawienie zbiorcze spisu z natury wraz z wyceną składników majątkowych przypisaną do danego konta, umożliwiające porównanie ze stanem księgowym. W trakcie kontroli nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.
W ramach kontroli inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania stwierdzono, iż w protokole nie ujęto przechowywanych blankietów czeków, które zostały anulowane, ale nie zostały zwrócone do banku lub nie zostały komisyjnie zniszczone. W trakcie kontroli zniszczono komisyjnie niewykorzystane anulowane czeki. (Protokół inwentaryzacji, rejestr i protokół zniszczenia blankietów czeków zawiera załącznik nr 17).
W placówce przeprowadzana jest również skontrum biblioteki, kontrola polegała na analizie spisu z natury z protokołem poinwentaryzacyjnym, kontrolujący nie miał uwag do wykonanych czynności.
Kontrolę nadzoru nad magazynem w którym przechowywane są artykuły żywnościowe dokonano poddając analizie wydruki z programu „superintendent” z wydrukiem konta 310, w trakcie kontroli stwierdzono rozbieżności co do stanu otwarcia miesiąca marca w programie „superintendent”. Wykazana rozbieżność została skorygowana przez program w maju ze stanem otwarcia miesiąca czerwca. W trakcie kontroli została przesłana informacja o błędzie do producenta programu (załącznik nr 18). W placówce wprowadzono monitoring programu „superintendent” pod kontem miesięcznego porównania z kontem księgowym 310 umożliwiający wykrycie błędów oraz natychmiastową interwencję u producenta programu . 
5. Sprawdzenie danych z ankiety za 2009r.
W  trakcie kontroli nie stwierdzono odstępstwa z danymi podanymi w ankiecie za 2009 rok.

III. Ustalenia  końcowe
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 15 stron. Jego integralną część stanowią 18 załączników na 94 kartach.
Dyrektor jednostki kontrolowanej, Pani mgr Ludomira Borys-Paradysz, została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.

Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po 
odczytaniu podpisano 	
Jeden egzemplarz protokołu otrzymała Pani mgr Ludomira Borys-Paradysz
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Przedszkola nr 3 w Zabrzu pod poz. Nr 4 w 2010 roku.

	Kontrolujący:	

Zabrze, dnia .                          r. 	……………………………………

Za jednostkę kontrolowaną: