PROTOKÓŁ
kontroli doraźnej Nr N-1/10
przeprowadzonej w Izbie Wytrzeźwień
w Zabrzu, ul. Wolności nr 94
                  
Numer statystyczny Izby Wytrzeźwień: 000174728

Kontrolę doraźną przeprowadził w terminie od 1 do 31 marca 2010 roku Naczelnik Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu Mirosłw Kaszycki, działający na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli wydanego w dniu 23 lutego 2010 roku przez Prezydenta Miasta Zabrze (Załącznik Nr 1).
     
Zakres kontroli obejmował: „Realizacja i rozliczenie zadań pn.: modernizacja oraz zakupy inwestycyjne dla potrzeb Izby Wytrzeźwień w Zabrzu w wysokości 100 tys. zł oraz modernizacja oraz zakupy inwestycyjne dla potrzeb Izby Wytrzeźwień w Zabrzu w wysokości 18 tys. zł – monitoring wizyjny”.  
Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I. U s t a l e n i a  o g ó l n e       s. 1-4
II. U s t a l e n i a  s z c z e g ó ł o w e       s. 4-22
1. Realizacja Uchwały Rady Miejskiej /…/     s. 4-5
2. Ustalenie stanu faktycznego     s. 5-19
3. Wnioski i uwagi końcowe     s. 19-22

I.     USTALENIA OGÓLNE

Kontrolowana jednostka mieści się w Zabrzu przy ul. Wolności 94. Na mocy Umowy użyczenia Nr CRU/1216/2005 z dnia 10.06.2005 r. Dyrektorowi Izby przekazano                w używanie parcelę nr 4226/705 o powierzchni 253 m, dla której jest prowadzona KW Nr 10376 przez Sąd Rejonowy w Zabrzu.  
Od dnia 01.09.2007 r. na podstawie Zarządzenia Nr 571/ZPS/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.08.2007 r. Pani Aida Sawko pełniła obowiązki dyrektora, zaś na mocy „Porozumienia zmieniającego” z dnia 14.04.2009 r. objęła funkcję dyrektora Izby Wytrzeźwień. Pełnomocnictwem Nr 18/29 z dnia 28.07.2009 r. (zarządzenie, porozumienie zmieniające oraz pełnomocnictwo stanowią Załącznik Nr 2) Prezydent Miasta Zabrze udzielił Pani Aidzie Sawko szczególne uprawnienia do:
- składania oświadczeń woli w zakresie działalności kierowanej jednostki;
- zaciągania zobowiązań w ramach planu finansowego Izby;
- reprezentowania Izby Wytrzeźwień przed sądami, organami administracji publicznej.
Pełnomocnictwo to jest ważne do odwołania; nie dłużej niż przez czas pełnienia funkcji Dyrektora Izby. W zakresie praw i obowiązków dyrektora § 8 Statutu Izby Wytrzeźwień (Załącznik Nr 3) wymienia w szczególności:
- zarządzanie Izbą Wytrzeźwień i kierowanie jej działalnością, ustalanie organizacji wewnętrznej i reprezentowanie Izby na zewnątrz;
- sprawowanie nadzoru nad majątkiem Izby;
- tworzenie warunków do realizacji zadań statutowych poprzez właściwe gospodarowanie środkami określonymi w planie finansowym i ponoszenie odpowiedzialności za ich prawidłowe wykorzystanie.
§ 8. 4. Statutu Izby Wytrzeźwień, będącego załącznikiem do Uchwały Rady Miejskiej Nr XL/522/09 z dnia 22.06.2009 r., stanowi, że: „Dyrektor, działając zgodnie z przepisami prawa i pełnomocnictwami udzielonymi mu przez Prezydenta Miasta, podejmuje decyzje samodzielnie i ponosi za nie pełną odpowiedzialność”. 
W Izbie Wytrzeźwień nie ma stanowiska zastępcy dyrektora.
Według danych uzyskanych od Dyrektora Izby Wytrzeźwień jako Kontrolowanego od dnia 01.01.2008 r. obowiązki głównej księgowej (pełny etat od dnia 01.11.2009 r.- Załącznik Nr 4) pełni Pani Irena Dąbrowska - powierzenie obowiązków nastąpiło w zakresie obowiązków w dniu 01.01.2008 r. Do zakresu działania głównej księgowej odnosi się też zapis Regulaminu Izby Wytrzeźwień.
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: 
- Aida Sawko – dyrektor Izby;
- Irena Dąbrowska – główna księgowa;
- referent ds. osobowych; 
- przewodniczący KZ NSZZ „Solidarność” Izba Wytrzeźwień w Zabrzu.
Działalność objęta kontrolą prowadzona jest w oparciu o:
- ustawę z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity Dz.U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473  z późn. zm.);
- rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 4 lutego 2004 r. w sprawie trybu doprowadzania, przyjmowania i zwalniania osób w stanie nietrzeźwości oraz organizacji izb wytrzeźwień i placówek utworzonych lub wskazanych przez jednostkę samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 20 poz. 192 z późn. zm.);
- ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz. 2104 z późn. zm.) oraz ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240);
- ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. Nr 142 z 2001 r., poz. 1591 z późn. zm.);
- ustawę z dnia 26 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. Nr 76 z 2002 r. poz. 694 z późn. zm.);
- ustawę z dnia 29.01.2004 r.Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. Nr 223 z 2007 r., poz. 1655 z późn. zm.);
- ustawa z dnia 7 lipca 1994 - Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 z późn. zm.);
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego (Dz.U. Nr 120, poz. 1133 ze zm.) 
- rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30.12.1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych /KŚT/ ( Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.);
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek finansów publicznych (Dz.U. nr 142           z 2006 r. poz.1020 z późniejszymi zmianami);  
- rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. Nr 241, poz. 1763);
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych          w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz.U. Nr 130, poz. 1389);
- rozporządzeniu nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (Dz.Urz. WE L 340 z 16.12.2002, z późn. zm.);
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego. (Dz.U. z roku 2004, Nr 202 poz.2072 z późn. zm.); 
- rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 4 lutego 2004 r. w sprawie trybu doprowadzania, przyjmowania i zwalniania osób w stanie nietrzeźwości oraz organizacji izb wytrzeźwień i placówek utworzonych lub wskazanych przez jednostkę samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 20, poz. 192 ze zm.);
- Uchwała Nr XL/522/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 22.06.2009 r. w sprawie zmiany Uchwały Nr XV/216/99 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 22.11.1999 r. w sprawie likwidacji zakładu budżetowego – Izba Wytrzeźwień w Zabrzu, ul. Wolności 94 oraz utworzenia jednostki budżetowej – Izba Wytrzeźwień w Zabrzu, ul. Wolności 94;
- Uchwała Nr XXXIII/423/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15.12.2008 r. w sprawie budżetu Miasta Zabrze na rok 2009;
- Uchwałą Nr XLI/534/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 6.07.2009 r. w sprawie zmiany budżetu miasta Zabrze na rok 2009.

W kontrolowanej jednostce obowiązuje „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych” (Załącznik Nr 5), która stanowi załącznik do Zarządzenia wewnętrznego Dyrektora Izby Wytrzeźwień Nr 05/10 z dnia 26.02.2010 r.; a także „Plan kont jednostki budżetowej Izba Wytrzeźwień w Zabrzu”.   
Organizację i zasady funkcjonowania jednostki w zakresie objętym kontrolą określają:
- Statut nadany Izbie Wytrzeźwień Uchwałą Rady Miejskiej w Zabrzu Nr XL/522/09           z dnia 22.06.2009 r. - uprzednio obowiązywał Statut nadany Izbie Uchwałą Rady Miejskiej w Zabrzu Nr XV/216/99 z dnia 22 listopada 1999 r.;
- Regulamin Izby Wytrzeźwień w Zabrzu /wraz ze schematem organizacyjnym/ (Załącznik Nr 6).
Statut Izby Wytrzeźwień w Zabrzu stanowi, że kontrolowana jednostka organizacyjna działa w formie jednostki budżetowej.
Według informacji referenta ds. osobowych na dzień kontroli w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było 28 osób w wymiarze 21,5 etatów (Załącznik Nr 7).
Dyrektor Izby Wytrzeźwień Pani Aida Sawko poinformowała Kontrolującego, że sprawy będące przedmiotem kontroli prowadziła osobiście.  
Zgodnie z postanowieniem „Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu” Wydział Ochrony Zdrowia i Opieki Społecznej prowadzi sprawy wynikające z nadzoru nad Izbą Wytrzeźwień – załącznik do pisma ZPS.PW.8023-73/2008 z 12.12.2008 r.: „Instrukcja sprawowania nadzoru nad podległą jednostką organizacyjną Izbą Wytrzeźwień w Zabrzu”. 
Instrukcja, autoryzowana przez Naczelnika ZPS Panią Czesławę Winecką, ustala następujące obszary nadzoru: sprawy organizacyjno-administracyjne, plany finansowe, sprawozdawczość. 
Zagadnienia objęte kontrolą były przedmiotem zainteresowania Komisji Polityki Społecznej, Komisji Prawa i Bezpieczeństwa Publicznego oraz Komisji Zdrowia Rady Miejskiej w Zabrzu, które w dniu 27.10.2009 r. odbyły wspólne posiedzenie poświęcone „Działalności Izby Wytrzeźwień” (Protokół z dnia 27.10.2009 r. na zakładce Rady Miejskiej: „protokoły komisji”). Komisje przyjęły do wiadomości informację Dyrektora Izby Wytrzeźwień Pani Aidy Sawko na temat prac modernizacyjnych (s. 5 Protokołu z dnia 27.10.2009 r.). Szczegółowa informacja na temat wydatków inwestycyjnych zawarta została w materiałach pisemnych dostarczonych komisjom.
Ostatnia kontrola kompleksowa w Izbie Wytrzeźwień prowadzona była przez Biuro Kontroli przez inspektora Pana Zygmunta Mazurka w zakresie: sprawy organizacyjne i pracownicze, dysponowanie środkami finansów publicznych, gospodarowanie mieniem oraz sprawdzenie danych z ankiety za 2008 r. Kontrolujący nie sformułował zaleceń pokontrolnych. 
W trakcie trwania niniejszej kontroli w Izbie Wytrzeźwień w dniu 03.03.2010 r. przeprowadził czynności kontrolne Inspektor Pracy Państwowej Inspekcji Pracy OIP Katowice (wpis do „Książki kontroli” nr 3), a w dniu 15.03.2010 r  Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Gliwicach (wpis do „Książki kontroli” nr 4). Dokumentacja z przedmiotowych kontroli podlega udostępnieniu przez kontrolowaną jednostkę na zasadach         i w trybie określonych w ustawie z dnia 06 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz. 1198).  

II.	 USTALENIA SZCZEGÓŁOWE
 
1. Realizacja Uchwały Rady Miejskiej Nr XLI/534/09 z dnia 06.07.2009 roku  w zakresie modernizacji oraz zakupów inwestycyjnych dla potrzeb Izby Wytrzeźwień w wyjaśnieniach udzielonych przez Kontrolowanego.

Zgodnie z przedmiotową Uchwałą Rady Miejskiej w Zabrzu (Załącznik Nr 8) należało w Załączniku Nr 2 do Uchwały RM w Zabrzu Nr XXXIII/423/08 z dnia 15.12. 2008 r. w sprawie budżetu miasta Zabrze na rok 2009 dokonać następujących zmian: „dokonać zmiany w planie wydatków budżetu miasta Zabrze według Załącznika Nr 2 do niniejszej Uchwały” (§ 1 pkt j) – co oznaczało (zgodnie z załącznikiem) wpisanie w dział 851, rozdział 85158 „Izby Wytrzeźwień” zwiększenia wydatków majątkowych na kwotę 118 tys. zł. W uzasadnieniu do Uchwały stwierdzono, że dokonuje się zwiększenia wydatków jako uzupełnienie środków na wykonanie zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja oraz zakupy inwestycyjne dla potrzeb Izby Wytrzeźwień w Zabrzu” /w wysokości 18 tys. zł/ – monitoring wizyjny oraz na nowo utworzone zadanie inwestycyjne pn. „Modernizację oraz zakupy inwestycyjne dla potrzeb Izby Wytrzeźwień” w wysokości 100 tys. zł”. 
Kontrolujący poprosił Dyrektora Izby Wytrzeźwień jako Kontrolowanego o przedstawienie sposobu wydatkowania środków na zadania inwestycyjne w zakresie robót budowlanych, na które - zgodnie ze swoimi kompetencjami - organ stanowiący przeznaczył           z budżetu miasta kwotę 100 tys. zł. Kontrolowany dołączył do ustnych wyjaśnień (Załącznik Nr 9) pisemne „Uzasadnienie działań”. Odnosząc się do zasadniczej kwestii, tj. do szacowania wartości zamówienia, Kontrolowany powołał się na art., 32.1. ustawy          z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2007 r. Dz.U. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Wskazany przepis wskazuje, że podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów  i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Kontrolowany powołał się też na przepis art. 4 ust. 8., który wyłącza stosowanie ustawy - Prawo zamówień publicznych „do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej           w złotych równowartości kwoty 14 000 euro”. W ramach złożonych wyjaśnień, Dyrektor Izby Wytrzeźwień Pani Aida Sawko oświadczyła, że przygotowując się do realizacji przedsięwzięcia, skorzystała z porad zatrudnionego przez siebie inspektora nadzoru, który dokonał oględzin dachu i stwierdził, że pierwotny zakres robót budowlanych, który wraz z dociepleniem wstępnie wyceniono na 100 tys. zł, powinien ulec zmianie. Dokonując oceny sytuacji Kontrolowany przyjął, że wystąpiły okoliczności wynikające ze zmiany stanu faktycznego, które mają istotny wpływ na dokonane ustalenia wartości zamówienia; w szczególności chodziło o uwzględnienie nowych rozwiązań w przedmiocie zamówienia. Niemniej jednak jeszcze w dniu 24.06.2009 r. Dyrektor Izby Wytrzeźwień autoryzowała charakterystykę nowo tworzonego zadania inwestycyjnego, gdzie  w § 6050 przewidywała na modernizację dachu budynku wraz z dokumentacja kwotę 100 tys. zł – Załącznik Nr 10. 
Po zapewnieniu otrzymania środków finansowych Kontrolowany jako Zamawiający zlecił wykonanie dokumentacji technicznej wraz z kosztorysami i wtedy odstąpił od pierwotnych ustaleń autoryzowanego przez inspektora nadzoru w dniu 26.01.2009 r. szacunku kosztów (Załącznik Nr 11). Ostatecznie Kontrolowany oszacował wartość koniecznych do wykonania usług, dostaw i robót budowlanych w następujący sposób (Załącznik Nr 9):  
- wykonanie dokumentacji projektowej: 15 tys. zł < 14 tys. euro/dostawa;
- remont dachu: 47 tys. < 14 tys. euro/roboty budowlane;
- nadzór inwestorski: 15 tys. zł < 14 tys. euro/usługa. 
Kontrolowany oświadczył, że zlecił wykonanie dokumentacji technicznej i po przeprowadzonych negocjacjach uzyskał ofertę na kwotę 10 065,00 zł. Następnie, uznając że nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych, przeprowadził „zapytanie cenowe” w celu – jak to określił - „konkurencyjnego wyboru wykonawcy zadania” w zakresie robót budowlanych. Kolejnym działaniem było zlecenie nadzoru inwestorskiego na kwotę 7 tys. zł. Zadanie inwestycyjne pod nazwą „Modernizacja dachu budynku Izby Wytrzeźwień w Zabrzu wraz z dociepleniem” zostało zrealizowane w dniu 21.10.2009 r. W trakcie realizacji zadania, jak pisemnie poświadcza Kontrolowany (Załącznik Nr 9), nie wystąpiła konieczność udzielenia zamówień dodatkowych na roboty nieprzewidziane, dlatego po wykonaniu zamówienia Zamawiającemu pozostały jeszcze niewykorzystane środki finansowe. W tej sytuacji Dyrektor Izby Wytrzeźwień wystąpił o wyrażenie zgody na wykorzystanie pozostałych środków finansowych i - po jej otrzymaniu - przeprowadził zapytanie cenowe na wykonanie podjazdu oraz robót budowlanych w wybranych pomieszczeniach Izby. Według Kontrolowanego wartość zamówienia (z tzw. „niewykorzystanych środków”) nie przekraczała kwoty 14 tys. euro, stąd u Kontrolowanego przekonanie, że nie miał „obowiązku stosowania przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych. W podsumowaniu wyjaśnień Kontrolowany stwierdza: „W związku z tym, iż Zamawiający nie przewidywał na początku roku wykonania innych inwestycji niż zaplanowany remont dachu na kwotę 47.000,00 (poniżej 14.000 euro) nie było konieczności stosowania rygorów ustawy Pzp”. Ponieważ po zrealizowaniu głównego zadania inwestycyjnego Kontrolowany otrzymał zgodę na zagospodarowanie niewykorzystanych środków, więc uznał, że może udzielić odrębnego zamówienia na roboty budowlane. Wyliczona wartość zamówienia nie przekraczała progu wartości, od którego ustawa wymaga stosowania podstawowych trybów zamówień,         w związku z tym Kontrolowany przeprowadził postępowanie „konkurencyjne” na zasadach przyjętych w poprzednim postępowaniu.  

2. Ustalenie stanu faktycznego.
 
Ustalenia dokonane przez Kontrolującego nie pozwalają uznać wyjaśnień Kontrolowanego w zakresie dotyczącym potrzeby dzielenia zamówienia na roboty budowlane i po dokonanym podziale przeprowadzenie ich w trybie zapytania o cenę - co Kontrolowany uczynił w wyniku odstąpienia od obowiązku uznania wartości każdego zamówienia jako łącznej wartości poszczególnych części zamówienia, naruszając tym samym przepisy art. 32. 4. ustawy – Prawo zamówień publicznych. Z ustaleń Kontrolującego wynika, że Kontrolowany, dysponując pełną wiedzą na temat konieczności wykonania robót budowlanych w zakresie obejmującym nie tylko dach, ale i pomieszczenia obiektu, dokonał podziału zamówienia w celu obejścia trybów przewidzianych dla robót budowlanych powyżej wartości odpowiadającej 14 tys. euro. Istotne dla sprawy jest też ustalenie, że uchwała organu stanowiącego nie nakładała na Dyrektora Izby Wytrzeźwień ograniczeń, jeśli chodzi o uznanie priorytetów, wynikających zarówno z konieczności realizacji zaleceń organu kontroli zewnętrznej, jak i wniosków komisji dokonującej przeglądu stanu technicznego - uchwała Rady Miejskiej nie obligowała Dyrektora do dzielenia robót budowlanych. Zgodnie z uchwałą organu stanowiącego w siedzibie Izby Wytrzeźwień przy ul. Wolności nr 94 w Zabrzu należało wydatkować środki z budżetu miasta na nowo utworzone zadanie inwestycyjne pn. „Modernizacja oraz zakupy inwestycyjne dla potrzeb Izby Wytrzeźwień w Zabrzu” w wysokości 100.000 zł, a także środki na zadanie inwestycyjne w wysokości 18.000 zł (tzw. środki uzupełniające) - monitoring wizyjny (zadanie pn. „Modernizacja oraz zakupy inwestycyjne dla potrzeb Izby Wytrzeźwień w Zabrzu”). Według Kontrolowanego zadanie to zrealizowano w roku 2009, aczkolwiek jeszcze w dniu kontroli przed obiektem znajdował się niewywieziony gruz poremontowy (Załącznik Nr 12). Środki z Urzędu Miejskiego wpływały do Izby Wytrzeźwień w terminach umożliwiających regulowanie płatności (Załącznik Nr 13). Dwa opisane w niniejszym protokole zadania były przedmiotem Uchwały Nr XLI/534/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 06.07.2009 r. w sprawie zmiany budżetu miasta Zabrze na rok 2009 (wy-szczególnienie zadań w uzasadnieniu Uchwały oraz w załączniku nr 2).
Odnosząc się do pisemnych wyjaśnień Dyrektora Izby Wytrzeźwień, Kontrolujący zwrócił uwagę, że z treści przedmiotowej Uchwały nie wynika, jakoby zakres robót budowlanych ograniczony był wyłącznie do modernizacji dachu obiektu. 
Zgodnie z informacjami przekazanymi radnym z Komisji Polityki Społecznej, Komisji Prawa i Bezpieczeństwa Publicznego oraz Komisji Zdrowia Rady Miejskiej w Zabrzu, które odbyły wspólne posiedzenie w dniu 27.10.2009 r. (Protokół zamieszczony na stronach BIP) „w roku 2009 wydatki inwestycyjne weszły do planu w miesiącu lipcu”  - Załącznik Nr 14 (materiały na posiedzenie komisji).
Kontrolujący poprosił o przedstawienie powodów, dla których Dyrektor wnosił o przyznanie środków na inwestycje w trakcie roku budżetowego. Kontrolowany przedstawił „Protokół z okresowej (rocznej) kontroli stanu sprawności technicznej obiektu” Izby Wytrzeźwień z dnia 05.12.2007 r. (Załącznik Nr 15), w którym komisja, działająca zgodnie z art. 62 pkt 4 ustawy - Prawo budowlane, stwierdziła, że co prawda stan techniczny obiektu jest pozytywny, niemniej zamieściła wniosek o następującym brzmieniu: „W celu uniknięcia dalszej penetracji przez wodę pokrycia dachowego i konstrukcji nośnej dachu, oraz ciągłej naprawy tynków ścian i sufitów wraz z powłokami malarskimi, należy wykonać nowe pokrycie papowe i obróbki blacharskie, naprawiając dach w zakresie koniecznym i określonym po zdjęciu starej papy”. W „Protokole z okresowej (rocznej) kontroli stanu sprawności technicznej obiektu” Izby Wytrzeźwień z dnia 23.09.2008 r. (Załącznik Nr 16) kolejna komisja nie wystawiła pozytywnej oceny dla pokrycia papowego dachu i określiła stan faktyczny placu przed wejściem jako utrudniający dojście i dojazd - w tym zakresie w roku 2009, zgodnie z przyjętymi priorytetami, Dyrekcja Izby Wytrzeźwień zleciła modernizację dachu, wejścia oraz wykonanie podjazdu dla niepełnosprawnych; nawierzchnia placu pozostała, jak potwierdza to Załącznik Nr 12, w stanie opisanym w „Protokole z okresowej (rocznej) kontroli stanu sprawności technicznej obiektu”.
Z kolei w dniu 20.01.2009 r. Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Gliwicach          w „Decyzji” z dnia 20.01.2009 r. (NS/HK/432/D-5/09/433) zarządził w terminie do 31 października 2009 r.(Załącznik Nr 17): 
1.Odnowić brudne powłoki malarskie ścian i sufitów w pomieszczeniach obiektu.
2.Uszczelnić połączenie na styku ściany z podłogą w punkcie rejestrowym pacjentów oraz w sali dla kobiet z 5 łóżkami.
3.Uzupełnić ubytki tynku na ścianach w izolatce dla mężczyzn, w WC dla personelu oraz w magazynie bielizny czystej.
4.Uzupełnić ubytki płytek ceramicznych na ścianach w izolatce dla kobiet, w węźle sanitarnym męskim dla pacjentów.
5.Odnowić skorodowaną powierzchnię metalowej obudowy kabiny natryskowej w węźle sanitarnym męskim dla pacjentów.
6.Zlikwidować widoczne ślady po zalaniu w pomieszczeniach obiektu.
7.Odnowić uszkodzone powierzchnie ławki w węźle sanitarnym męskim dla pacjentów, łóżka (materaca)w izolatce dla kobiet oraz kozetki w pokoju lekarskim.
8.Odnowić zniszczone powierzchnie szafek w szatni męskiej, boksów w szatni dla pacjentów oraz szafy do przechowywania bielizny czystej.
9.Uzupełnić ubytki płytek ceramicznych na schodach prowadzących do pomieszczeń piwnicznych.
10.Zabezpieczyć otwory wentylacyjne.
11.Zabezpieczyć otwory do sieci kanalizacyjnej.
W niniejszym Protokole Powiatowy Inspektor Sanitarny stwierdził, że osobą zobowiązaną do bezpośredniego czuwania nad wykonaniem przez stronę decyzji jest Pani Aida Sawko. W uzasadnieniu decyzji potwierdzono wykazane uchybienia. W zakresie realizacji zalecenia dotyczącego szafek dla pacjentów przyjęto, że rozwiązanie polegające na zainstalowaniu wieszaka spełnia postawione wymogi (Protokół z dnia 15.03.2010 r.).
Reasumując, w świetle przedstawionych faktów należy przyjąć, że Dyrektor Izby Wytrzeźwień Pani Aida Sawko na początku roku 2009 dysponowała pełną wiedzą na temat konieczności wykonania prac inwestycyjnych (w tym: robót budowlanych) nie tylko związanych z modernizacją dachu, ale też i całego obiektu. Nie bez znaczenia dla oceny stanu faktycznego ma wykładnia semantyczna Uchwały Rady Miejskiej. Dokonując zmian w budżecie miasta Zabrze, Rada Miejska przyznała Izbie Wytrzeźwień środki na „nowo utworzone zadanie”, którego formuła wynikała z zakresu informacji, którym Dysponował Dyrektor Izby Wytrzeźwień oraz wydział nadzorujący jednostkę – w tym wypadku Wydział Ochrony Zdrowia i Opieki Społecznej. Do wydziału nadzorującego Kontrolowany na bieżąco kierował pisma definiujące zakres zadań priorytetowych, które uwzględniały wskazania decyzji Państwowego Powiatowego Inspektora Pracy - już               w pierwszym kwartale 2009 r. nie było wątpliwości, że inwestycje w Izbie Wytrzeźwień powinny objąć zarówno modernizację dachu, jak i remont w jego pomieszczeniach. 
Dyrektor Izby Wytrzeźwień tłumaczy dokonanie podziału zamówienia na roboty niemożnością przewidzenia zakresu robót oraz niemożnością przewidzenia zakresu finansowania przedsięwzięcia. O ile taki stan mógł zaistnieć na przełomie roku 2008 i 2009, o tyle po zaleceniach wynikających z Decyzji z dnia 20.01.2009 r. wiadomym już było, jakie są priorytety. Dodać należy, że w chwili podjęcia przez Radę Miejską Uchwały Nr XLI/ 534/09 (co nastąpiło w lipcu 2009 r.) nie mogło być wątpliwości, w jakim zakresie wspomniane priorytety mogą być sfinansowane ze środków budżetu Miasta. 
Nie można więc uznać wyjaśnień Kontrolowanego, które opierają się na definicji zawężającej rozumienie zadania inwestycyjnego (ustanowionego na mocy Uchwały Rady Miejskiej Nr XLI /534/09), tj. odnoszą go jedynie do wykonania remontu dachu. ”Modernizacja oraz zakupy inwestycyjne dla potrzeb Izby Wytrzeźwień w Zabrzu” to w istocie: i modernizacja dachu, piwnic i pomieszczeń, a także modernizacja wejście do obiektu, czy też wykonanie podjazdu dla niepełnosprawnych. Należy zwrócić uwagę,              że przecież taka była świadomość Zamawiającego, skoro na początku I kwartału 2009 roku, tj. 05.02.2009 r. zwrócił się do Wydziału Ochrony Zdrowia i Pomocy Społecznej Urzędu Miejskiego w Zabrzu pismem (Załącznik Nr 18) w sprawie przyznania środków finansowych w wysokości 315 tys. zł na realizację nakazów z decyzji Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Gliwicach, gdzie na roboty budowlane związane bezpośrednio z remontem dachu przewidywał kwotę 84 tys. zł, a na roboty remontowo-budowlane - 54 tys. zł. Co znamienne, już w dniu 31.12.2008 r. Kontrolowany, przewidując szeroki zakres koniecznych remontów, zwrócił się pismem L.dz. IW /1838/08 (Załącznik Nr 19) do pracowni projektowej o złożenie oferty cenowej na wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej w zakresie:
-remont dachu,
-remont poszczególnych pomieszczeń,
-wymiana instalacji centralnego ogrzewania (kocioł gazowy c.o. i ciepłej wody),
-wymiana instalacji wod.-kan.,
-remont instalacji elektrycznej.
Konsekwencją tego działania było zawarcie w lipcu 2009 r. Umowy nr 1/2009, (Załącznik Nr 20), zgodnie z którą Zamawiający zlecił wykonanie dokumentacji kosztorysowo-projektowej budynku usytuowanego w Zabrzu przy ul. Wolności 94 w zakresie:
1)modernizacja dachu wraz z jego dociepleniem,
2)modernizacja poszczególnych pomieszczeń,
3)wymiana instalacji centralnego ogrzewania+kocioł gazowy centralnego ogrzewania          i ciepłej wody użytkowej,
4)modernizacja instalacji wodno-kanalizacyjnej oraz ciepłej wody użytkowej,
5)wentylacja,
6)modernizacja instalacji elektrycznej.
Z upoważnienia i za wiedzą Zamawiającego Pracownia Projektowa Varius, (upoważniona do zatwierdzania zmian w projekcie - Załącznik Nr 21) w dniu 20.10.2009 r. wystąpiła pismem AJ/126 /2009 do Wydziału Budownictwa Urzędu Miejskiego w Zabrzu, (Załącznik Nr 22) w którym informuje:
„…ze względu na pilność wykonania robót remontowych oraz ograniczone środki finansowe, zdecydowano się na wykonawstwo robót remontowych etapami:
I etap: II kwartał 2009 roku
• remont dachu (roboty wykonane i odebrane);
II etap: IV kwartał 2009 r.
• wykonanie remontu wejścia do budynku (z zadaszeniem),
• wykonanie podjazdu dla osób niepełnosprawnych na wózkach,
• remont pomieszczeń (wiatrołapu, dwóch pomieszczeń biurowych, szatni dla personelu, szatni dla pacjentów);
III etap: II kwartał 2010 r. (po sezonie grzewczym 2009/2010)
• wymiana instalacji sanitarnych (centralnego ogrzewania, wodnokanalizacyjnych, ciepłej wody użytkowej),
• wymiana instalacji elektrycznych,
• budowa kotłowni gazowej centralnego ogrzewania i ciepłej wody użytkowej,
• odwodnienie budynku od strony południowej,
• remont pomieszczeń pralni i suszarni.
Nietrudno zauważyć, że i tym razem po stronie Zamawiającego jest świadomość, że zakres koniecznych do przeprowadzenia robót (a w szczególności robót budowlanych) daleko wykracza poza modernizację dachu; a także, że w miarę posiadanych środków należy go ograniczyć do wymagalnego, tj. dyktowanego koniecznością zapewnienia ciągłości statutowej działalności Izby Wytrzeźwień, zakresu. Wszystkie roboty budowlane realizowane były w ramach zadania WI/IW/76/09 (Załącznik Nr 23). Na dzień 07 lipca 2009 r. zostały zatwierdzone zmiany planu wydatków Izby Wytrzeźwień. Zmiany dokonano w oparciu  o upoważnienie, jakie wynikało z Zarządzenia Nr 619/WBU/2009; i objęły one: dział 851, rozdział 85158, paragraf 605 (na kwotę 100 tys. zł) oraz paragraf 606 (na kwotę 18 tys. zł) w ramach realizacji zadania inwestycyjnego WI/IW/76/09 „Modernizacja oraz zakupy inwestycyjne dla potrzeb Izby Wytrzeźwień w Zabrzu” (Załącznik Nr 13). Tak więc w momencie podejmowania decyzji o modernizacji obiektu rzecz nie sprowadzała się do problemu, jak zaoszczędzić na „nowo utworzonym zadaniu inwestycyjnym”, a zaoszczędzone pieniądze wydać na inne zadania, lecz jak ustalić priorytety, korzystając w tym względzie z autonomii, jaką w tym względzie zapewniała Dyrektorowi formuła uchwały Rady Miejskiej.
W związku z opisanym stanem faktycznym Kontrolujący stwierdza brak należytej staranności po stronie Kontrolowanego w zakresie dzielenia zamówienia na części, ustalenia jego wartości oraz przyjęcia niewłaściwego trybu postępowania na roboty budowlane (co bezpośrednio łączyło się z nieuzasadnionym zastosowaniem przepisu art. 4.8. ustawy – Prawo zamówień publicznych). 
Brak wymagalnej staranności w realizacji zadania dotyczył również terminów, które przyjął Zamawiający dla prowadzonych postępowań. Pomimo oficjalnego przyjęcia wykonania trzech wydzielonych zamówień od Wykonawcy pod koniec roku 2009, w dniu rozpoczęcia kontroli Kontrolujący w obecności Przewodniczącego zakładowej komórki związkowej stwierdził, że przed siedzibą Izby Wytrzeźwień zalega poremontowy gruz (Załącznik Nr 12). Dyrektor Izby Wytrzeźwień Pani Aida Sawko w dokumentacji modernizacji obiektu pisemnie potwierdziła, że prace budowlane zostały zakończone zgodnie z zawartymi umowami. Na zapytanie Kontrolującego odnośnie do przyczyn zalegania gruzu poremontowego Kontrolowany wyjaśnił, że z powodu opadów śniegu gruz pozostał na placu przed budynkiem i zostanie niezwłocznie usunięty - co też 04.03.2010 r. uczyniono. Kontrolujący wskazał, że w zestawieniu rozliczenia zadań inwestycyjnych realizowanych przez Izbę Wytrzeźwień w roku 2009 (Załącznik Nr 13) Dyrektor Izby Wytrzeźwień Pani Aida Sawko w kolumnie „Nazwa dokumentu potwierdzającego odbiór i termin odbioru robót” w wierszu „Roboty budowlano-remontowe wiatrołapu oraz dwóch pomieszczeń biurowych” zamieściła informację: „Protokół odbioru robót – 08.12.2009 r.” Zapis ten jest zgodny z zapisem przedmiotowego protokołu, natomiast stoi w sprzeczności ze stanem faktycznym wskazanym przez Przewodniczącego Komisji Zakładowej NSZZ „Solidarność”, a następnie udokumentowanym w Załączniku Nr 12.  Z informacji Przewodniczącego związku wynika bowiem, że nie tylko wywóz gruzu nastąpił po terminie, ale i szatnia obsługi, biuro administracji oraz pokój socjalny oddane zostały po terminie ustalonym w Umowie nr 4/2009, a następnie zawartym w „Protokole odbioru robót” (Załącznik Nr 24). 

A/ Wydatkowanie środków finansowych w związku z robotami budowlanymi polegającymi na modernizacji dachu i dociepleniu.

Uzasadnieniem dla priorytetowego potraktowania modernizacji dachu były „zarządzenia” Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego (Decyzja z dnia 20.01.2010r.), w których zwrócono uwagą na „ślady po zalaniu w pomieszczeniach obiektu” (pkt 6). Ponieważ ślady po zalaniach są skutkiem nieszczelności dachu i ich usunięcie powinno być poprzedzone usunięciem przyczyn zalewania pomieszczeń, wybór priorytetu pozostaje poza dyskusją i Kontrolujący nie wnosi w tym zakresie zastrzeżeń.
W dalszej części postępowania kontrolnego Kontrolujący poprosił Dyrektora Izby Wytrzeźwień o przedstawienie zgłoszenia o zamiarze wykonania robót budowlanych. Wniosek WB-12, tj. zgłoszenie z dnia 11.08.2009 r. o zamiarze budowy, wykonania robót budowlanych nie wymagających pozwolenia na budowę w „zakresie i sposobie wykonywania robót budowlanych” zawiera formułę: „Remont dachu wraz z dociepleniem” (Załącznik Nr 25). Należy mieć na uwadze, że dokumentację projektowo-kosztoryszową opracowano na mocy Umowy nr 1/2009 zawartej z Pracownią Projektową „Varius”             w dniu 27.07.2009 r. (Umowa nr 1/2009 - Załącznik Nr 20). Zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia dokumentacja ta obejmuje pełny zakres zadania inwestycyjnego:
1) modernizacja dachu wraz z jego dociepleniem,
2) modernizacja poszczególnych pomieszczeń,
3) wymiana instalacji centralnego ogrzewania + kocioł gazowy centralnego ogrzewania i ciepłej wody użytkowej,
4) modernizacja instalacji wodno-kanalizacyjnej oraz ciepłej wody użytkowej,
5) wentylacja,
6) modernizacja instalacji elektrycznej.
W dniu 20.10.2009 r. Wydział Budownictwa pismem AJ/126/2009 powiadomiony został o etapowym wykonawstwie robót (Załącznik Nr 22).   
W dniu 01.09.2009 r. Izba Wytrzeźwień potwierdziła odbiór przyjęcia (WB.II-KW-7354-2-45/2009 z dnia 24.08.2009 r.) zgłoszenia wykonania robót budowlanych niewymagających pozwolenia na budowę zgodnie z zakresem ujętym we wniosku WB-12 (Załącznik Nr 26). Przedmiotowe pismo zawiera dookreślenie warunków realizacji inwestycji:
1.Inwestycja nie może naruszać interesów osób trzecich.
2.Roboty budowlane wykonywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami wiedzy technicznej.
3.Po zakończeniu robót teren uporządkować.
Dokument zawiera klauzulę: 
„Zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 07.07.1994 r. – Prawo budowlane do wykonywania robót budowlanych ujętych należy przystąpić nie później niż po upływie dwóch lat od określonego w zgłoszeniu terminu ich rozpoczęcia”. 
Należy dodać, że zgodnie z przepisem art. 30 ust. 5 przytaczanej ustawy do wykonywania robót budowlanych można przystąpić, jeżeli „w terminie 30 dni od dnia doręczenia zgłoszenia właściwy organ nie wniesie w drodze decyzji sprzeciwu” – Kontrolujący stwierdza, że wymóg ten został spełniony.
Natomiast Kontrolujący ma zastrzeżenia, jeśli chodzi o samo postępowanie. Z wyjaśnień Kontrolowanego wynika, że pomimo tego, że czuł się zwolniony z obowiązku przestrzegania przepisów art. 32.2. i art. 32.4. ustawy - Prawo zamówień publicznych, przy wyborze trybu postępowania postąpił tak, by zachować warunki konkurencyjności. Wyrazem tego jest treść wstępna: „Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości zamówienia mniejszym od kwoty określonej w art. 4 pkt 8  ustawy          z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych” (Załącznik Nr 27). W konsekwencji Kontrolowany dokonał wyboru wykonawcy na roboty budowlane w trybie przewidzianym dla dostaw i usług powszechnych dostępnych o ustalonych standardach jakościowych, tj. w trybie zapytania o cenę ofertową. 
W przyjętym postępowaniu przedmiot zamówienia opisany został w następujący sposób: 
„Modernizacja dachu budynku Izby Wytrzeźwień w Zabrzu wraz z dociepleniem”. Wartość zamówienia ustalona została na podstawie kosztorysu inwestorskiego (Załącznik Nr 28) na kwotę 47 960,49 zł netto, co stanowi równowartość 12 370,20 euro (1€ - 3,8771) Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu 07.08.2009 r. Osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia: Pani Aida Sawko”. 
Przedmiotowy zapis sporządzony został w dniu 01.09.2009 r. Termin składania ofert oznaczono na dzień 31.08.2009 r. Spośród 4 oferentów w postępowaniu wybrano ofertę najkorzystniejszą cenowo, tj. na kwotę 46 525, 09 zł. Umowę z wykonawcą nr 2/2009 zawarto w dniu 11.09.2009 r. (Załącznik Nr 29).
Kosztorys inwestorski, sporządzony na okoliczność postępowania, zawiera 36 pozycji,  które w szczególności określają wykonanie: robót polegających na rozbiórce betonowych czap kominowych, demontażu zużytych rynien, montażu rynien, montażu wywietrzników dachowych; obróbek blacharskich; przemurowywania kominów z cegieł; krycia dachów papą termozgrzewalną DKD na podłożu drewnianym, dwuwarstwowego pokrycia dachów papą termozgrzewalną; instalowanie kratek wentylacyjnych; wykonawstwo tynków, boazerii, elementów stolarskich; ustawienia rusztowania warszawskiego jednokolumnowego o wysokości 6 m; ocieplenia ścian budynku płytami styropianowymi system Stopter; malowania elewacji; wywozu gruzu o objętości 2,465 m. 
Umowę nr 2/2009 z przedsiębiorstwem „Firma Usługowo-Handlowa BEKAMA Krzysztof Bełkot” zawarto w dniu 11.09.2009 r. Zgodnie z § 11 ust. 1.: „Wykonawcy przysługuje od Zamawiającego wynagrodzenie kosztorysowe za przedmiot umowy na podstawie cen jednostkowych wg kosztorysu ofertowego sporządzonego przez Wykonawcę           w wysokości brutto: 46 525,09 PLN /…/, w tym kwota netto: 38 135,32 PLN, obowiązujący VAT wynosi 22%”. § 15 ust. 1. stanowi: Należne Wykonawcy wynagrodzenie płatne będzie w terminie do 21 dni od wystawienia faktury VAT po podpisaniu protokołu końcowego odbioru przedmiotu umowy. Należy podkreślić, że Zamawiający kierując się dobrze rozumianym interesem jednostki, zabezpieczył się na okoliczność nierzetelności wykonawstwa (§13 ust. 2. i ust. 3.): „Ujawnienie wady lub drobnej usterki przy odbiorze przedmiotu umowy lub jego części wstrzymuje podpisanie protokołu odbioru. W razie stwierdzenia przy odbiorze wad przekraczający zakres, o którym mowa w ust. 1.          i 2., Zamawiający będzie uprawniony do: 
a) odmowy odbioru do czasu usunięcia wad, jeśli wady te nadają się do usunięcia, naliczając kary umowne zgodnie z § 17 pkt 2. lit c) umowy,
b) obniżenia odpowiednio wynagrodzenia, jeśli wady te nie umożliwiają korzystania         z przedmiotu umowy,
c) odstąpić od umowy, jeśli wady te nie nadają się do usunięcia i uniemożliwiają korzystanie z przedmiotu umowy”.
Warunki udzielonych gwarancji przez wykonawcę robót zawarte są w § 14:
1. Na wykonany przedmiot umowy Wykonawca zobowiązany jest udzielić gwarancji na okres min. 3 lat od daty końcowego odbioru przedmiotu umowy.
2. Wykonawca zobowiązany jest przenieść na Zamawiającego wszelkie uprawnienia            z tytułu gwarancji udzielonych przez dostawców wyrobów, maszyn i urządzeń stosowanych  (montowanych) przy wykonaniu przedmiotu umowy, wydając w tym celu Zamawiającemu właściwe dokumenty gwarancyjne, certyfikaty (etc.), najpóźniej do chwili podpisania protokołu końcowego.
3. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wad ujawnionych         w przedmiocie umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego w pisemnym zgłoszeniu wady. W razie nieprzystąpienia do usuwania wady w terminie 24 godz. od daty zgłoszenia albo nieusunięcia wady w wyznaczonym terminie, Zamawiający uprawniony będzie do powierzenia usunięcia wady osobie trzeciej na koszt Wykonawcy.
Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu mowy Wykonawca zobowiązany został do zapłacenia kar umownych (§16. 2.)
W dniu 19.10.2009 r. Wykonawca zgłosił Zamawiającemu wykonanie robót (Załącznik Nr 30). W dniu 21.10.2009 r. podpisano protokół odbioru robót (Załącznik Nr 31),          w którym zamieszczone została uwaga Zamawiającego:
„Dostarczono dokumentację powykonawczą z wprowadzonymi zmianami zatwierdzonymi przez inspektora nadzoru”. 
W związku z powyższym Kontrolujący poprosił o wyjaśnienie, na jakiej podstawie inspektor nadzoru dokonał zatwierdzenia zmian oraz jaki charakter miały wprowadzone zmiany? Odnośnie do postawionych pytań Kontrolowany przedstawił pisemne wyjaśnienia (Załącznik Nr 21 oraz Załącznik Nr 32), z których jednoznacznie wynika, że          w przedmiotowym protokole znalazł się niewłaściwy zapis, ponieważ „Ze względów formalnych do zatwierdzenia zmian” upoważniony był projektant zatrudniony przez Zamawiającego i on faktycznie dokonywał zatwierdzeń. Jeśli natomiast chodzi o zakres rzeczowy dokonanych zmian, zdaniem Kontrolującego dopuszczenie wprowadzania zmian polegających na stosowaniu zamiennych materiałów winno być przewidziane w Umowie nr 2/2009 zawartej przez Dyrektora Izby Wytrzeźwień z BEKAMĄ; przedmiotowe zmiany w szczególności objęły zamianę blachy ocynkowanej na PCV w rynnach             i rurach spustowych, co dyktowane było większą trwałością i estetyką - zestawienie zmian oraz ich uzasadnienie zawiera Załącznik Nr 32. 
W dniu 20.10.2009 r. Kontrolowany potwierdził Fakturę VAT 61/2009 na kwotę brutto 46 525,09 zł (Załącznik Nr 33). Z wydruku operacji bankowych wynika, że przelew kwoty należnej Wykonawcy nastąpił w dniu 10.11.2009 r. (Załącznik Nr 34), a zatem z zachowaniem terminu określonego w Umowie Nr 2/2009. Do terminu i formy zapłaty Kontrolujący nie wnosi uwag.

B/ Wydatkowanie środków finansowych w związku z robotami budowlanymi polegającymi na remoncie wejścia wraz z wykonaniem pochylni do budynku.

Zgodnie z przepisem art. 19 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 4 lutego 2004 r. w sprawie trybu doprowadzania, przyjmowania i zwalniania osób w stanie nietrzeźwości oraz organizacji izb wytrzeźwień i placówek utworzonych lub wskazanych przez jednostkę samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 20, poz. 192 ze zm.) obiekty izb wytrzeźwień muszą gwarantować odpowiednie standardy bezpieczeństwa i powinny uwzględniać przebywanie osób niepełnosprawnych ruchowo. Przyjmując do realizacji priorytety w zakresie robót budowlanych na rok 2009, Dyrektor Izby Wytrzeźwień Pani Aida Sawko zadecydowała o wykonaniu podjazdu dla niepełnosprawnych oraz o przeprowadzeniu remontu wejścia. W tym względzie, mając na uwadze przytoczone rozporządzenie Ministra Zdrowia, Kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń.
W dalszej części postępowania kontrolnego Kontrolujący poprosił o dokumentację udzielonego zamówienia na roboty budowlane. Z przeprowadzonej analizy „Protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości zamówienia mniejszej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych” (Załącznik Nr 35) wynika, że Pani Dyrektor jako Zamawiający ustaliła na podstawie kosztorysu inwestorskiego (Załącznik Nr 36) w dniu 05.10.2009 r. wartość zamówienia na kwotę 26 064,43 zł netto, co stanowi równowartość 6 722,66 euro (przyjmując obowiązujący wskaźnik przeliczeniowy: 1€ - 3,8771). Należy jednak zauważyć, iż pomimo że kalkulacja ta odnosi się wyłącznie do przedmiotu zamówienia określonego jako: „Wykonanie podjazdu i wejścia do budynku”, to wniosek złożony           w Wydziale Budownictwa wraz z dokumentacją, odnosił się zarówno do podjazdu, jak           i do remontu pomieszczeń. Stąd Naczelnik Wydziału Budownictwa w dniu 26.10.2009 r. poinformował Izbę Wytrzeźwień (Załącznik Nr 37) o przyjęciu zgłoszenia w trybie art. 30 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, tj. bez konieczności uzyskiwania pozwolenia na budowę i ustalił warunki realizacji inwestycji polegającej na: 
„Remoncie wejścia wraz z wykonaniem pochylni do budynku Izby Wytrzeźwień /…/ oraz remoncie wiatrołapu, dwóch pomieszczeń biurowych, szatni dla personelu oraz szatni dla pacjentów”. Niemniej jednak zgodnie z realizowaną przez siebie politykę inwestycyjną Zamawiający dokonał kolejnego podziału robót budowlanych, nieprawidłowo przyjmując, że w ten sposób może legalnie na mocy art. 4. ust. 8. obejść przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych, w szczególności zaś odejść od obowiązku zapewnienia rzeczywistej konkurencyjności postępowania. Podobnie jak przy modernizacji dachu, tak i tu Zamawiający dla robót budowlanych przyjął tryb zapytania o cenę ofertową. W ramach zapytania o cenę w dniu 19.10.2009 r. wybrano jedną z czterech ofert (najkorzystniejszą cenowo) - co charakterystyczne, ofertę Wykonawcy wcześniej wyłonionego w tym samym trybie na realizację „remontu dachu wraz z dociepleniem”. 
W dniu 21.10.2009 r. Zamawiający podpisał z Wykonawcą Umowę nr 3/2009 (Załącznik Nr 38) na: „Wykonanie podjazdu i wejścia do budynku”. 
W myśl Umowy nr 3/2009 Firma Usługowo-Handlowa BEKAMA Krzysztof Bełkot zobowiązała się nie później niż w terminie do 04.12.2009 r. całkowicie wykonać przedmiot umowy – „Protokół odbioru robót” podpisano w dniu 08.12.2009 r. (Załącznik Nr 39). W pkt 4. Protokołu opisano termin rozpoczęcia i zakończenia robót w sposób następujący: 21.10-04.12.2009 r. Zgodnie z § 5 Umowy nr 3/2009 Zamawiający zobowiązał się do przekazania terenu prac dopiero w dniu 02.11.2009 r. Założyć można, że w związku z zakończeniem modernizacji dachu i docieplenia budynku w dniu 19.10.2009 r. (Protokół odbioru robót zleconych na podstawie Umowy nr 2/2009) Zamawiający zmienił zapis § 5 Umowy nr 3/2009, nie zachowując wymaganej formy pisemnej, czego z kolei wymaga zapis § 18. 4. Umowy nr 3/2009. Nastąpiła więc zmiana treści Umowy nr 3/2009, do której również nie odniesiono się w „Protokole odbioru robót” z dnia 08.12.2009 r. (pkt 6. „Uwagi Zamawiającego: bez uwag”). W opinii Kontrolującego wszelkie zmiany przedmiotowej umowy (nawet te, które są korzystne dla Zamawiającego) powinny mieć charakter pisemny i powinny zawierać merytoryczne uzasadnienie. Biorąc pod uwagę, że oficjalne zakończenie modernizacji dachu nastąpiło w dniu 19 listopada 2009 r., a już dwa dni później BEKAMA rozpoczęła wykonywać podjazd i wejście do budynku, trudno się powstrzymać od konstatacji, że podział robót budowlanych na części nie ma merytorycznego uzasadnienia wynikającego z przesłanek sztuki budowlanej, natomiast był nieumocowanym prawnie działaniem Zamawiającego, który w celu pominięcia ustawy - Prawo zamówień publicznych zakres robót budowlanych podzielił na trzy części poniżej wartości 14 tys. euro każda.
Zgodnie z zapisem § 11 Umowy nr 3/2009 za wykonanie robót przysługiwało wynagrodzenie kosztorysowe według kosztorysu ofertowego Wykonawcy „w wysokości brutto 25 742,28 PLN” (Załącznik Nr 40). Wynagrodzenie to obejmowało zakres robót obejmujący w szczególności: rozebranie podbudowy betonowej, wywóz gruzu pryzmowanego, wykopy, wykonanie dwuwarstwowej izolacji poziomej murów z papy smołowej na sucho, izolację pionową murów, podkłady betonowe, montaż zbrojenia, wykonanie fundamentu z cegieł, wykonanie tynków zewnętrznych; okładziny schodów z płytek 30x30 cm układanych na klej, chodniki z kostki betonowej, balustrady schodowe z prętów stalowych, zadaszenie z przenośnych elementów.
Wykonawca przedstawił do zapłaty Fakturę VAT 75/2009 (Załącznik Nr 41) wystawioną w dniu 08.12.2009 r. Zapłata nastąpiła przelewem dokonanym w dniu 22.12.2009 r. – wydruk operacji bankowych (Załącznik Nr 42). W tym względzie Kontrolujący stwierdza zgodność operacji z terminem wiążącym, o którym mowa w § 15 Umowy nr 3/2009.

C/ Wykonanie remontu pomieszczeń Izby Wytrzeźwień.

Zgodnie z zarządzeniami zawartymi w Decyzji Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Gliwicach z dnia 20.01.2009 r. do dnia 31.10.2009 r. należało dokonać remontu pomieszczeń. Ustalając priorytety na rok 2009 w zakresie prac budowlanych Kontrolowany uwzględnił również pomieszczenie biurowe. W tym względzie Dyrektor kontrolowanej jednostki kierował się rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 4 lutego 2004 r. w sprawie trybu doprowadzania, przyjmowania i zwalniania osób w stanie nietrzeźwości oraz organizacji izb wytrzeźwień i placówek utworzonych lub wskazanych przez jednostkę samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 20, poz. 192 ze zm.),           a w szczególności wskazaniami dotyczącymi standardów, jakie powinny spełniać obiekty izb wytrzeźwień.
Analogicznie jak w przypadku realizacji robót budowlanych obejmujących modernizację dachu wraz z dociepleniem (sprawa: IW/01/09) oraz przeprowadzenia remontu wejścia wraz z wykonaniem podjazdu dla niepełnosprawnych (sprawa: IW/02/09),          w przyjętej przez Kontrolowanego procedurze, tj. w trybie zapytanie o cenę, wyłoniono dotychczasowego Wykonawcę, czyli przedsiębiorstwo „Firma Usługowo-Handlowa BEKAMA Krzysztof Bełkot” Zamawiający realizował przedsięwzięcia inwestycyjne     w oparciu o uzyskane wcześniej potwierdzenie zgłoszenia (zgodnie ze złożonym wnioskiem) - w dniu 26.10.2009 r. poinformowano Izbę Wytrzeźwień (Załącznik Nr 37)  o przyjęciu zgłoszenia w trybie art. 30 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, tj. bez konieczności uzyskiwania pozwolenia na budowę; ustalając warunki realizacji inwestycji polegającej na: remoncie wiatrołapu, dwóch pomieszczeń biurowych, szatni dla personelu oraz szatni dla pacjentów zgodnie z przedłożoną do zgłoszenia dokumentacją. Wynika z tego faktu, że Zamawiający konsekwentnie realizował politykę inwestycyjną Izby Wytrzeźwień polegającą na dzieleniu zamówienia publicznego na części, w wyniku czego nastąpiło obejście przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych, w szczególności zaś zignorowanie obowiązku zapewnienia konkurencyjności postępowania o wykonanie robót budowlanych.
Zgłoszenia w trybie zapytania o cenę dokonały 4 przedsiębiorstwa (Protokół postępowania: Załącznik Nr 43), z których wybrano najbardziej korzystną cenowo ofertę: cena wybranej oferty netto 8 584,19 zł, cena brutto 10 472,71 zł. Wartość zamówienia ustalona przez Zamawiającego na podstawie kosztorysu inwestorskiego (Załącznik Nr 44) wynosiła 9 826,95 zł netto, co stanowiło równowartość 2 534,61 euro (1€ - 3,8771 zł). W konsekwencji tego zapisu Zamawiający przeprowadził postępowanie na podstawie art. 4. 8. ustawy - Prawo zamówień publicznych, czyli bez obowiązku zastosowania trybów zamówień na roboty budowlane o wartości powyżej 14 tys. euro.
W dniu 21.10.2009 r., tj. w dniu podpisania z Wykonawcą Umowy nr 3/2009, Zamawiający zaprosił tego samego Wykonawcę do podpisania Umowy nr 4/2009 (Załącznik Nr 45). Tak więc tego samego dnia ten sam Wykonawca na podstawie odrębnego postępowania, będącego efektem nieuzasadnionego podziału robót budowlanych, miał zlecone wykonanie remontu w siedzibie Izby Wytrzeźwień. W myśl Umowy nr 4/2009 Wykonawca zobowiązany był całkowicie zakończyć wykonanie przedmiotu umowy do dnia 04.12.2009r. (ustalenie zawarte w § 5 Umowy nr 4/2009). W dniu 08.12.2009 r. nastąpiło podpisanie „Protokołu odbioru robót” (Załącznik Nr 46), które rozpoczęto          w dniu 21.10.2009 r., a ukończono - jak wynika to z zapisu pkt 3. Protokołu - w dniu 04.12.2009 r. Protokół podpisano bez uwag. Zgodnie z § 15 Umowy nr 4/2009 należne wynagrodzenie wypłacono w terminie „do 14 dni od wystawienia faktury VAT po podpisaniu protokołu końcowego odbioru przedmiotu” Umowy nr 4/2009. Fakturę VAT 76/2009 (Załącznik Nr 47) wystawiono w dniu 08.12.2009 r. Zapłata nastąpiła przelewem dokonanym w dniu 22.12.2009 r. (wyciąg bankowy – Załącznik Nr 48). Zapłata obejmowała pełny zakres robót wykazanych w kosztorysie ofertowym (Załącznik Nr 49), a w szczególności: remont wiatrołapu, odbicie tynków, rozebranie elementów stropów drewnianych, wymianę podsufitki, wykonanie gładzi gipsowych, dwukrotne malowanie farbami emulsyjnymi ścian i sufitu, remont gabinetu, rozebranie ścianki z cegieł o grubości ½ cegły, wykucie z muru ościeżnic drewnianych, zerwanie posadzki z tworzyw sztucznych, założenie posadzki z wykładzin, dwukrotne malowanie farbami emulsyjnymi, remont szatni w piwnicy, zerwanie posadzki z tworzyw sztucznych, rozebranie ścianki z cegieł o grubości ½ cegły, ręczne wykonanie tynków wewnętrznych kat. III  na ścianach i sufitach, wykonanie warstw wyrównawczych pod posadzki z zaprawy samopoziomującej, wykonanie posadzki z tworzyw sztucznych, dwukrotne malowanie farbami emulsyjnymi tynków wewnętrznych, wywiezienie gruzu spryzmowanego. Prawdziwość danych dotyczących terminów Kontrolowany poświadczył w pisemnej informacji: „Zestawienie rozliczenia zadań inwestycyjnych przez Izbę Wytrzeźwień w roku 2009” (Załącznik Nr 50). Informacje przekazane przez Kontrolowanego różnią się od informacji przekazanych przez Przewodniczącego KZ NSZZ „Solidarność”, który według złożonego oświadczenia, działa w imieniu wszystkich członków organizacji związkowej;     a mianowicie: „Firma wykonująca remont dachu rozpoczęła na wyraźny nakaz Dyrektora remont kilku pomieszczeń z gabinetem w pierwszej kolejności” (Załącznik Nr 51). Stanowisko to zostało potwierdzone w dniu 24.03.2009 r. Ze sporządzonego przez Przewodniczącego KZ NSZZ „Solidarność” terminarza robót wynika, że biuro administracji i pokój socjalny (konkretna data: 27.12.2009 r.) remontowane były po terminie protokolarnego odbioru robót, a nawet po terminie wystawienia faktury VAT Nr 76 /2009 i po terminie płatności (Załącznik Nr 24). Przewodniczący związku poświadczył również, że Wykonawca nie wywiązał się ze swoich zobowiązań, bo pomimo rzekomo zakończonego remontu jeszcze przez cały miesiąc luty 2010 r. gruz poremontowy zalegał przed obiektem Izby Wytrzeźwień (Załącznik Nr 52). Dla potwierdzenia stanu faktycznego Kontrolujący dołączył dokumentację fotograficzną sporządzoną na tę okoliczność w dniu 02.03.2010 r. (Załącznik Nr 12). Odnosząc się do informacji Przewodniczącego związku Kontrolowany wyjaśnił, że duże opady śniegu tak skutecznie przykryły gruz, że zapomniano o nim przy przyjmowaniu robót i dopiero marcowa odwilż ujawniła stan rzeczywisty. Kontrolujący przypomniał, że pełna odpowiedzialność za realizację zamówień ciąży na Dyrektorze Izby Wytrzeźwień. W związku z powyższymi ustaleniami istnieją przesłanki, by uznać, że Zamawiający dokonał zapłaty za przyjęte protokolarnie roboty budowlane niezgodnie z warunkami Umowy nr 4/2009. Według zapisu § 18.4. Umowy nr 4/2009: „Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Faktyczne rozpoczęcie i zakończenie robót (za ostatnią czynność Wykonawcy należy uznać wywóz gruzu, który nastąpił na początku marca 2010 r.), a w związku z tym i terminy wystawienia oraz zapłaty faktury były niezgodne z ustaleniami § 5.1. i § 5.3., jak również § 15.1. Umowy nr 4/2009.
Mając na uwadze postanowienia § 16 Dyrektor Izby Wytrzeźwień zobowiązany jest za nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy nr 4/2009 ustalić odpowiedzialność Wykonawcy. W tym celu Zamawiający zobowiązany jest do dokonania wyliczeń wysokości kar umownych, kierując się regulacją zawartą w § 16.2. podpunkt b) - tj. w wysokości          „0,1 % wartości przedmiotu zamówienia za niedotrzymanie terminu określonego § 5 pkt 3, za każdy dzień zwłoki” (licząc do dnia wywozu gruzu poremontowego, która to czynność ujęta jest w kosztorysie ofertowym Wykonawcy w poz. 30 i 32, a której faktycznie dokonano w marcu 2010 r.). Jeśli chodzi o wykonywanie remontu pomieszczeń     (z gabinetem dyrektora włącznie) w trakcie remontu dachu, Kontrolowany jako Zamawiający powinien był wszelkie zmiany warunków i terminów ująć w formie pisemnej (wykonanie i montaż szafy zrealizowano na mocy zarządzenia 1096 /WBU/2009 z 28.12.2009 r., na podstawie zmiany - w dziale 851, paragraf 4210 na kwotę 8 047,00 zł, gdzie zgodnie z przedstawionymi dokumentami na zakup, wykonanie i montaż szafy wydatkowano 1454,25 zł).

D/ Zakup i montaż elementów monitoringu.

Zgodnie z przepisem art.19.2. rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 4 lutego 2004 r. w sprawie trybu doprowadzania, przyjmowania i zwalniania osób w stanie nietrzeźwości oraz organizacji izb wytrzeźwień i placówek utworzonych lub wskazanych przez jednostkę samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 20, poz. 192 ze zm.) pomieszczenia izby przeznaczone dla pensjonariuszy powinno być wyposażone w szczególności w oświetlenie zabezpieczone przed dostępem osoby izolowanej oraz powinno być monitorowane przez „system telewizji wewnętrznej z kamerą niedostępną dla osoby izolowanej”.
Mając na uwadze konieczność sprostania tym standardom, a w szczególności bezpieczeństwo pensjonariuszy i personelu Izby Wytrzeźwień w Zabrzu, organ stanowiący         w trakcie realizacji budżetu Miasta w roku 2009 dokonał jego zmiany i przeznaczył środki na zakupy inwestycyjne w zakresie istniejącego od 2005 r. monitoringu wizyjnego. Na mocy Uchwały Rady Miejskiej w Zabrzu należało w Załączniku Nr 2 do Uchwały Rady Miejskiej w Zabrzu Nr XXXIII/423/08 z dnia 15.12.2008 r. w sprawie budżetu miasta Zabrze na rok 2009 dokonać zwiększenia wydatków jako uzupełnienie środków na wykonanie zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja oraz zakupy inwestycyjne dla potrzeb Izby Wytrzeźwień w Zabrzu” /w wysokości 18 tys. zł/ – monitoring wizyjny.” 
Dyrektor Izby Wytrzeźwień w dniu 04.08.2009 r. wystąpił do trzech przedsiębiorstw          z „zapytaniem o cenę” w sprawie przedłożenia kalkulacji na zakup i montaż następujących elementów monitoringu: 
-2 kamery zewnętrzne,
-3 kamery wewnętrzne,
-okablowanie,
-rejestrator z dyskami twardymi (1TB) 16 cam,
-jednostka zarządzająca wraz z systemem operacyjnym XP Professional i Office.
Zapytania oraz 2 złożone oferty i 1 kalkulacja stanowią Załącznik Nr 53.
W dniu 21.08.2009 r. sporządzony został przez Zamawiającego „Protokół nr 1/2009             w sprawie wyboru ofert w celu wykonania monitoringu w Izbie Wytrzeźwień w Zabrzu” – wybrano ofertę przedsiębiorstwa DELTAKOMSYSTEM z ceną brutto 17 995 zł. Według zapisu Protokołu (Załącznik Nr 54) oferta ta była najkorzystniejsza cenowo, a także dawała najdłuższy termin gwarancji na wykonaną usługę. W Protokole nie odnotowano, jak długi jest czas gwarancji. Na dzień kontroli Kontrolowany nie dysponował kartami gwarancyjnymi do zakupionego sprzętu, tłumacząc ten fakt nawałem prac porządkująco-biurowych, z którymi nie do końca się uporano po zakończonych robotach modernizacyjnych. W dniu 24.03.2010 r. dostarczono Kontrolującemu „Oświadczenie” (Załącznik Nr 55) z dnia 05.08.2009 r.: „Oświadczam, że na zakupiony sprzęt w mojej firmie udzielam gwarancji na okres 24 miesięcy”. Po analizie przedmiotowego oświadczenia Kontrolujący zarzucił Kontrolowanemu brak należytej staranności w zakresie dbałości           o interes Izby Wytrzeźwień w zakresie zarządzania majątkiem, bowiem opisane oświadczenie, zdaniem Kontrolującego, nie spełnia przesłanek gwarancji na konkretny sprzęt, o konkretnym znaku towarowym, numerze fabrycznym producenta i na konkretnych warunkach. Oświadczenie to oznacza tylko tyle, że DELTAKOMSYSTEM ma zwyczaj udzielać gwarancji na 24 miesiące na sprzedawany sprzęt.
W dniu 28.08.2009 r. podpisano z Wykonawcą Umowę nr 1/2009 (Załącznik Nr 56). W Umowie nr 1/2009 w następujący sposób ustalono termin (§2) realizacji robót: 
1.Termin rozpoczęcia prac: 28.08.2009 r. 
2.Termin zakończenia prac: 31.10.2009 r.
Zakres rzeczowy robót realizowany miał być zgodnie z kosztorysem (§ 1.2.) oferenta zatwierdzonym przez Zamawiającego - do dnia 24.03.2010 r. Kontrolowany nie dysponował takim kosztorysem. 
Zamawiający dopuszczał możliwość wystawienia przez Wykonawcę faktury cząstkowej po dostarczeniu kompletnego sprzętu będącego elementem składowym całości zamówienia (§ 3.2.). Obowiązkiem Zamawiającego było uregulować należność z faktury           w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. Strony ustaliły, że „Podstawą wystawienia faktury końcowej będzie bezusterkowy protokół odbioru robót”.  
W dniu 30.10.2009 r. spisano protokół zdawczo-odbiorczy (Załącznik Nr 57). W „Protokole zdawczo-odbiorczym” stwierdzono:
„1.W dniu 30/10/2009 Wykonawca przekazał Zamawiającemu urządzenia oraz instalacje zgodnie z umową nr /2009 z dnia 28/08/2009.
 2.Wykaz urządzeń przekazanych:                                           

Nazwa elementu	Liczba elementów	
Komputer NTT wraz z monitorem LCD Windows Vista                	1	
Business/Win XP Prof down                                                 	1	
Kamery monitorujące szt. 5     460 linii color   	1	
Zasilacz awaryjny orwaldi                                                    	1	
Rejestrator monitorujący 16 cam 1,5 TB                                 	1	
Układ zasilający kamer                                                         	1	
Szafa teletechniczna U6 ZPAS     	1	
Instalacja przewodowa wraz z tunelami kablowymi 	1	
Elementy instalacji elektrycznej 	1	
Puszka rozdzielająca sygnał monitorowy 	1	

 3.Zamawiajacy sprawdził kompletność oraz prawidłowe działanie dostarczonego sprzętu”.
Kontrolowany przedstawił trzy faktury (faktury oraz wydruki bankowe stanowią Załącznik Nr 58) wystawione przez Wykonawcę:
• Fakturę VAT Nr 64/09/2009 wystawioną w dniu 01.09.2009 r. na kwotę 2 025,00 zł tytułem zapłaty za:
- 1 komputer NTT Office - 778,69 zł +VAT 22%; 
- nośnik z inst. MS WinVista Business SP1 32xDowngrade do XP PRO – 405,74 zł + VAT 22%; 
- 1 monitor Gateway LCD – 475,41 zł + VAT 22%.
• Fakturę VAT Nr 71/10/2009 wystawioną 05.10.2009 r. na kwotę 10 100,04 zł tytułem zapłaty za:
- 5 kamer monitoringowych w cenie jednostkowej 918,04 zł + VAT 22%;
- kabel monitoringowy z żyłą zasilającą, ilość 1, z ceną jednostkową 2 459,02 + VAT 22%;
- elementy montażowe (tunele kablowe, narożniki, końcówki, kołki montażowe) ilość 1, z ceną jednostkową 1 229,51 zł+ VAT 22%.
• Fakturę VAT Nr 81/11/2009 z datą sprzedaży 02.11.2009 r. na kwotę 5 869,96 zł tytułem zapłaty za:
- 1 rejestrator z hdd 1,5 TB 16 cam z ceną 2 868,85 zł + VAT 22%;
- prace instalatorskie roboty budowlane na kwotę 1 942,50 zł + VAT 22%.
Z analizy wydruków bankowych wynika, że w przypadku Faktury VAT Nr 64/09/2009 przelew na konto Wykonawcy nastąpił w dniu 15.09.2009 r., przelewu z tytułu Faktury VAT Nr 71/10/2009 dokonano w dniu w dniu 19.10.2009 r., natomiast Fakturę VAT Nr 81/11/2009 zapłacono przelewem w dniu 16.11.2009 r. 
Ani z zapytania o cenę, ani z ofert potencjalnych wykonawców, ani z treści zawartej umowy, a tym bardziej z ogólnikowej specyfikacji faktur Kontrolujący nie był w stanie ustalić szczegółowego zakresu robót oraz dokonać identyfikacji zakupionego sprzętu, za które pobrał wynagrodzenie Wykonawca. Kontrolujący zwrócił uwagę Kontrolowanemu, że skoro sam Kontrolowany nie jest w stanie udzielić wyczerpujących wyjaśnień, to powstaje pytanie, co zakupił, jakiej jakości i na jakich zasadach gwarancyjnych? Kontrolujący poddał w wątpliwość zapis z „Protokołu zdawczo-odbiorczego”, z którego wynikałoby, że Zamawiający dokonał rzetelnego sprawdzenia kompletności i prawidłowości działania. Kontrolujący powołał się na zastrzeżenia wniesione w tej sprawie w piśmie organizacji związkowej (Załącznik Nr 51), a w szczególności przywołał dokumentację fotograficzną poddającą w wątpliwość jakość obrazu uzyskiwanego na monitorach. 
Sporządzona w trakcie kontroli Karta Środka Trwałego również zawiera ogólne dane dotyczące zakupionego sprzętu; w związku z tym Kontrolowany zobowiązał się wystąpić do sprzedawcy celem ich pozyskania - wpis w wierszu „Charakterystyka techniczno-użytkowa”: pozostałe dane zostaną dołączone jako załącznik do karty środka trwałego (Załącznik Nr 59). 
W dniu 26.03.2010 r. Kontrolowany przedstawił Kontrolującemu „Załącznik do karty środka trwałego” (Załącznik Nr 60). Załącznik ten uzupełnia dane umożliwiające identyfikację i lokalizację sprzętu, chociaż i w opisie faktury należało na bieżąco uwzględnić dysponentów komputera czy monitora. Kontrolowany przedstawił również „Kartę gwarancyjną wraz z kartą eksploatacji sprzętu” (Załącznik Nr 61), gdzie określono warunki gwarancji. Kontrolowany wyjaśnił, że nie dysponuje informacjami technicznymi producenta o wyrobie z uwagi na fakt, że sprzedawca przywiózł sprzęt, zamontował go, a następnie oryginalne opakowania z książeczkami producenta zabrał do siebie. Wynika to - według relacji Kontrolowanego - z zawarcia porozumienia, w wyniku którego sprzedawca zobowiązuje się przechowywać opakowania i książeczki producenta, by samemu spełniać czynności związane z pobieraniem sprzętu do serwisu. Na zapytanie Kontrolującego, czy przyjęte rozwiązanie rodzi dodatkowe koszty po stronie Zamawiającego, Dyrektor Izby Wytrzeźwień Pani Aida Sawko odpowiedziała, że wszystko będzie realizowane w ramach Umowy nr 1/2009 - i jako przykład funkcjonowania tego porozumienia podała przejęcie monitora Gateway LCD do serwisu w dniu 08.03.2010 r. Kontrolujący zwraca uwagę, że tego rodzaju rozwiązanie powinno mieć charakter zapisu w umowie gwarancyjnej, ponieważ w treści warunków gwarancji znajduje się sentencja: „Warunkiem uznania reklamacji w okresie gwarancyjnym jest dostarczenie sprzętu do serwisu w stanie kompletnym, w opakowaniu zabezpieczającym z Kartą Gwarancyjną”. Na tym etapie postępowania kontrolnego Kontrolujący zwrócił uwagę Kontrolowanemu, że nadal jednak nie przedstawiono mu danych technicznych umożliwiających odniesienie się do ceny oferty (pamięć komputera, rozdzielczość monitora, czy jego wielkość).
W związku z opisanymi ustaleniami Kontrolujący odniósł się do ksiąg inwentarzowych środków trwałych prowadzonych dla środków trwałych o wartości powyżej 3500,00 zł. Na podstawie udostępnionej dokumentacji Kontrolujący stwierdził, że „Monitoring             z elementami” (Załącznik Nr 62) wpisany jest z datą 12.09.2005 r., nr inwentarzowy IW/6, Faktura VAT 769/05, wartość początkowa 23 250,00 zł. W rubryce „określenie środka trwałego” istnieją zapisy:
Likwidacja części składowej monitoringu - rejestrator LT 5/2009; 02.11.2009 r. LT 5/2009: 3 500,00 zł.
Modernizacja monitoringu 02.11.2009 r.; OT 2/2009; 17 995,00 zł
Likwidacja kamera LT10/2009; 22.12.2009 r. LT 10/2009; 1 040,00 zł
Wartość środka trwałego po zwiększeniach i zmniejszeniach: 36 705,00 zł. Z informacji potwierdzonej w ramach kontroli ankietowej za rok 2009 wynika, że „monitoring           z elementami” wykazano na koncie 011 i jako zespół przypisano do grupy 8 (narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie), o symbolu KŚT 629 (rodzaj obejmujący urządzenia radio- i teletechniczne do przesyłania i odbioru sygnałów telewizyjnych /…/).
Kontrolujący stwierdził, że proces rejestracji księgowej oraz zakres ujęcia składników majątku trwałego (tj. ewidencja syntetyczna) określone zostały przez Kontrolowanego w „Planie kont jednostki budżetowej Izba Wytrzeźwień w Zabrzu”. W przyjętej konstrukcji ewidencji księgowej składników majątku podstawą jest ich klasyfikacja w oparciu         o grupy, podgrupy, rodzaje. Z zasady ewidencję środków trwałych prowadzi się na kontach analitycznych prowadzonych do konta syntetycznego „Środki trwałe” oraz konta korygującego „umorzenia środków trwałych”. Oprócz ewidencji na kontach stosuje się inne urządzenia analityczne środków trwałych. Istnieją szczególne wymogi stawiane ewidencji analitycznej. Podstawowy wymóg dotyczący ewidencji analitycznej to spełnienie warunku traktowania każdego składnika majątku trwałego jako oddzielny obiekt ewidencyjny. W związku z czym każdy środek trwały: musi mieć swój numer inwentarzowy, musi być szczegółowo opisany i w tym celu musi posiadać odrębne konto analityczne w postaci karty środka trwałego. W karcie środka trwałego należy wpisać: numer inwentarzowy, nazwa środka, datę wprowadzenia do ewidencji, opis techniczny, miejsce użytkowania, wartość początkową, dotychczasowe umorzenie-amortyzację, stawkę i kwotę umorzenia, zmiany wartości. Ewidencja analityczna środków trwałych obejmuje również księgę inwentarzową i plan amortyzacji. W zakresie amortyzacji            w odniesieniu do zespołu monitoringu Kontrolowany zastosował amortyzację liniową.
Zmiany środków trwałych wymagają dokumentowania. Dokumentowanie przyjęcia środka trwałego wymaga wypełnienia formularza dowodu księgowego OT, który wystawiany jest z tytułu: przychodu nowych środków trwałych z zakupu inwestycyjnych, czy zwiększenia wartości środków trwałych na skutek ich modernizacji. Przy przekazaniu środka trwałego - PT, przy likwidacji - LT.
Aby uzyskać efekt przejrzystości w gospodarowaniu majątkiem jednostki, Kontrolowany w trakcie trwania kontroli uzupełnił opis Faktur VAT: Nr 64/09/2009, Nr 71/10/2009      i Nr 81/11/2009 w zakresie specyfikacji wyrobu oraz rozdysponowania sprzętu, a także zaprowadził dla zespołu monitoringu kartę środka trwałego ujmującą jego „elementy”. 
W dniu 30.03.2010 r. Kontrolującemu dostarczono też Kosztorys przebudowy monitoringu /…/ - faktury wraz z kosztorysem stanowią Załącznik Nr 63.  
Jeśli chodzi o ocenę uzyskanego efektu zakupów inwestycyjnych w ramach systemu monitoringu, Kontrolowany złożył pisemne wyjaśnienie (Załącznik Nr 64), w którym wypowiada się w następujący sposób: „Zwiększona ilość kamer daje większą możliwość ochrony pacjenta i pracownika. Kamery zostały zamontowane przede wszystkim tam, gdzie nie przewidywał ich poprzedni monitoring”. Na czas nocy czy niekorzystnych warunków atmosferycznych, mających negatywny wpływ na jakość obrazu, Dyrektor dopuszcza możliwość stosowania oświetlenia sztucznego”. Doniesienie Przewodniczącego związku zawodowego jakoby Dyrektor Izby Wytrzeźwień monitorował obiekt na swoim stanowisku umieszczonym w prywatnym pomieszczeniu, do którego przesyłany jest sygnał wizyjny, nie zyskało potwierdzenia. Dyrektor zdecydowanie temu zaprzeczył, po czym niezwłocznie połączył Kontrolującego (ze swojego telefonu) ze „sprzedawcą” systemu monitoringu - 17.03.2010 r., ok. godziny 14.10. W wyniku przeprowadzonej rozmowy Kontrolujący usłyszał zapewnienie, że „na dzień dzisiejszy nie ma takiego przesyłu i nie podjęto działań w tym kierunku, aczkolwiek technicznie jest to możliwe i o ile Dyrektor Izby Wytrzeźwień wystąpi z takim wnioskiem, przedsiębiorstwo DELTAKOMSYSTEM jest w stanie je zrealizować”. 
Natomiast z ustaleń kontroli wynika, że na dzień kontroli nikt z pracowników nie posiadał wpisanej do zakresu obowiązków służbowych korzystania z monitoringu. W ocenie Kontrolującego pracownicy Izby Wytrzeźwień mający dostęp powinni odbyć szkolenia  w zakresie dostępu do informacji wrażliwych i ochrony danych osobowych. W związku  z powyższym Dyrektor jednostki został zobowiązany przez Kontrolowanego do podjęcia przewidzianych prawem działań w tym zakresie. W zakresie ustalenia zasad funkcjonowania systemu monitoringu Kontrolowany zobowiązany został do ustalenia procedur pisemnych, które określą w szczególności, w jakich warunkach należy stosować system, kto może dokonywać utrwaleń na nośnikach elektronicznych, komu, w jakim zakresie          i w jakich przypadkach może je udostępniać, kto i w jakim zakresie oraz na mocy jakich upoważnień uprawniony jest do obsługi poszczególnych „elementów” systemu. 

3.  Wnioski i uwagi końcowe.

W opinii Kontrolującego Kontrolowany realizował zadanie inwestycyjne wyznaczone        w Uchwale Nr XLI/534/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 6.07.2009 r. w sprawie zmiany budżetu miasta Zabrze na rok 2009 w oparciu o przyjęte przez siebie priorytety. Priorytety te bezpośrednio korespondują z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 04 lutego 2004 r. w sprawie trybu doprowadzania, przyjmowania i zwalniania osób w stanie nietrzeźwości oraz organizacji izb wytrzeźwień i placówek utworzonych lub wskazanych przez jednostkę samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 20 poz. 192 z późn. zm.),           z wynikami kontroli stanu technicznego obiektu, z zarządzeniami Decyzji Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego z dnia 20.01.2009 r., a także wynikają z bieżących potrzeb statutowej działalności jednostki. 
Dokonując ustalenia stanu faktycznego w zakresie sposobu realizacji zadania inwestycyjnego Kontrolujący ujawnił opisane w niniejszym protokole nieprawidłowości. Zastrzeżenia Kontrolującego dotyczą w szczególności postępowania Dyrektora Izby Wytrzeźwień jako Zamawiającego, który dokonał podzielenia robót budowlanych na części, przy czym do każdego postępowania przyjął ułamkową wartość przyznanych środków, by w ten sposób zyskać przywilej skorzystania z przepisu art. 4 ust. 8. ustawy - Prawo zamówień publicznych (przepis ten wyłącza obowiązek stosowania ustawy dla wartości zamówienia poniżej 14 tys. euro). W efekcie doszło do naruszenia przepisu art. 32 ust. 2. ustawy - Prawo zamówień publicznych:
„Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości”.
W tym względzie, według ustaleń zawartych w niniejszym protokole, Zamawiający naruszył również przepis art. 32 ust. 4.:
„Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia”.
Ocena stanu realizacji zarządzeń sformułowanych w Decyzji Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego z dnia 20.01.2009 r. była przedmiotem rekontroli dokonanej przez tę instytucję. Zagadnienia bhp i prawa pracy również były przedmiotem odrębnego postępowania.
Pośrednio z kontrolą zadania inwestycyjnego łączy się kwestia zakupu worków o pojemności 120 l, których Kontrolowany używał do przechowywania odzieży pacjentów -          w okresie od dnia 28.09.2009 do 22.02.2010 r. stwierdzono dokonanie zakupów na kwotę 664,17 zł. Merytoryczna cena zasadności przyjęcia takiego rozwiązania (dotyczy okresu przejściowego w trakcie uciążliwości spowodowanych remontem obiektu) zgodnie z właściwością rzeczową należy do Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego. 
W związku z ustaleniami kontroli Dyrektor Izby Wytrzeźwień Pani Aida Sawko zobowiązana jest do podjęcia działań naprawczych.
A/ Jak wynika z ustaleń Kontrolującego, Kontrolowany umyślnie podzielił zadanie inwestycyjne obliczone na 100 tys. zł na części: modernizację dachu z dociepleniem, remont pomieszczeń, wykonanie podjazdu dla niepełnosprawnych. Następnie każdą z trzech części realizował w postępowaniu zapytania o cenę, przyjmując że wartość każdego           z zamówień jest niższa niż 14 tys. euro. Według art. 32.2. i art. 32.4. ustawy - Prawo zamówień publicznych Kontrolowany nie był uprawniony do skorzystania z wyłączenia zupełnego, o którym mowa w art. 4. ust. 8 przedmiotowej ustawy.    
Mając na uwadze odstąpienie od trybów konkurencyjnych i tym samym naruszenie przez Kontrolowanego zasad równego traktowania i uczciwej konkurencji w zamówieniach na roboty budowlane, Kontrolujący zobowiązuje Dyrektora Izby Wytrzeźwień do literalnego przestrzegania przepisów, a w szczególności do wykazywania należytej staranności przy ustalaniu wartości zamówienia, niepraktykowania dzielenia zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych. Jeżeli natomiast Kontrolowany dopuści możliwość składania ofert częściowych albo w uzasadnionych sytuacjach udzieli zamówienia na roboty budowlane w częściach, z których każda stanowić będzie przedmiot odrębnego postępowania, zobowiązany jest przyjąć wartość zamówienia jako łączną wartość poszczególnych części zamówienia.
B/ W związku z nieprzestrzeganiem zapisów ustanowionych w Umowie o dzieło Nr 14/2009  z dnia 14.09.2009 r., czego efektem było dokonanie nieuprawnionego wpisu inspektora nadzoru o zatwierdzeniu zmian w dokumentacji powykonawczej (w pkt. 7. „Protokołu odbioru robót” z dnia 21.10.2009 r. na „Modernizację dachu budynku Izby Wytrzeźwień w Zabrzu wraz z ociepleniem”), zobowiązuje się Kontrolowanego do przestrzegania zakresu uprawnień powierzanych w umowach o dzieło. 
C/ W związku z nieprzestrzeganiem zapisów ustanowionych w § 15 Umowy Nr 4/2009 zawartej w dniu 21.10.2009 r. z wykonawcą „remontu pomieszczeń” („Należne Wykonawcy wynagrodzenie płatne będzie w terminie do 14 dni od wystawienia faktury VAT po podpisaniu protokołu końcowego odbioru przedmiotu umowy”) polegającym na podpisaniu w dniu 08.12.2009 r. protokołu odbioru „Wykonania remontu pomieszczeń Izby Wytrzeźwień  w  Zabrzu  ul.  Wolności 94” bez uwag, w sytuacji, gdy w dniu kontroli, tj.     
01.03.2010 r. przed budynkiem zalegał jeszcze niewywieziony gruz (według kosztorysu ofertowego: 1,92 tony) zobowiązuje się Kontrolowanego do ustalenia odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy nr 4/2009 i wyegzekwowania ustanowionych na Wykonawcy kar umownych zgodnie z § 16  pkt 2.  b) Umowy Nr 4/2009 (tj. „w wysokości 0,1 % wartości przedmiotu umowy za niedotrzymanie terminu określonego § 5 pkt 3, licząc za każdy dzień zwłoki do dnia wywozu gruzu poremontowego, która to czynność ujęta jest w kosztorysie ofertowym Wykonawcy w poz. 30    i 32, a której faktycznie dokonano w marcu 2010 r. Kontrolowany w terminie do 30 dni po otrzymaniu protokołu zobowiązany jest poinformować Kontrolującego o dokonanym wyliczeniu wysokości kary umownej oraz o podjętych krokach w celu ich wyegzekwowania, a następnie o przekazaniu należnej kwoty na konto Urzędu Miejskiego.       
D/ Z powodu niedotrzymania zapisu § 18.4. Umowy nr 4/2009 („Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”)          w zakresie zmian terminów rozpoczęcia i zakończenia robót i terminów płatności, zobowiązuje się Kontrolowanego do ścisłego przestrzegania zawieranych umów, a w przypadku wprowadzania zmian, dokonywania ich z zachowaniem formy pisemnej.
E/ Kontrolujący zobowiązuje Dyrektora Izby Wytrzeźwień do przesyłania na bieżąco do Wydziału Zdrowia i Opieki Społecznej Urzędu Miejskiego w Zabrzu, jako wydziału nadzorującego jednostkę, kompletnej informacji w zakresie kontroli dokonywanych przez organy instytucjonalnych kontroli zewnętrznych oraz stanu realizacji uwag i zaleceń pokontrolnych. 
F/ Postępowanie w sprawie zakupów inwestycyjnych związanych z monitoringiem prowadzone było przez Kontrolowanego w sposób mało przejrzysty. W świetle ustaleń kontrolowany nie wykazał należytej staranności, jeśli chodzi o przekazanie potencjalnym wykonawcom informacji na temat jego oczekiwań, a w szczególności parametrów określających wydolność poszczególnych elementów systemu. Należy zwrócić Kontrolowanemu uwagę, że niedopuszczalne jest, aby dokonać przyjęcia wykonania robót i sprawdzenia jego niezawodności bez posiadania podstawowych danych, jakie powinna zawierać specyfikacja wyrobu. W tym względzie Kontrolowany zanim sformułował zapytanie o cenę miał obowiązek zapoznać się z rzeczywistymi propozycjami rynkowymi.
Brak określenia stawki robocizny za montaż czy wykonanie robót budowlanych, które przewidziano dla realizacji zadania, budzi wątpliwość co do jakości sprawowanej Kontroli i nadzoru przez Dyrektora jednostki. W efekcie Kontrolowany sprawdził i zatwierdził faktury, a następnie dokonał przelewów, nie mając pełnej wiedzy na temat stanu faktycznego zrealizowanego zamówienia. 
Kontrolujący zobowiązuje Kontrolowanego do zaniechania takich praktyk w przyszłości  i zobowiązuje go do transparentnego dokumentowania zakupu środków, uwzględniającego miejsce ich lokalizacji i dysponentów. Kontrolowany w terminie do 30 dni - licząc od dnia podpisania niniejszego protokołu - zobowiązany jest przesłać Kontrolującemu wyczerpujące informacje odnośnie do zakresu wykonanych robót z wyliczeniem długości kabli AYS oraz AYSP (uwzględniając ich umiejscowienie), a także lokalizacji złączy koncentrycznych ABB i łączek koncentrycznych. Przy robotach instalatorskich i budowlanych należy podać zgodnie ze sztuką kosztorysowania rodzaj wykonanych prac, koszt robocizny, stawkę roboczogodzin, cennik materiałów i cennik sprzętu, narzuty (koszty pośrednie, zysk). Do marki zakupionych wyrobów należy nie tylko podać producenta, ale i typ wyrobu, który umożliwia odniesienie do ofert innych sprzedawców            w tym zakresie (w tym również do powszechnie dostępnych ofert na rejestratory, kamery).
G/ Ponieważ na dzień kontroli nikt z pracowników Izby Wytrzeźwień nie posiadał wpisanej do zakresu obowiązków służbowych obsługi monitoringu, Kontrolowany zobowiązany został do wyeliminowania tego uchybienia i podjęcia działań naprawczych w tym zakresie. W zakresie ustalenia zasad funkcjonowania systemu monitoringu Kontrolowany zobowiązany jest do ustalenia procedur pisemnych - o podjętych działaniach należy poinformować Kontrolującego w terminie do 30 dni, licząc od dnia podpisania niniejszego protokołu. 
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 22 stron. Jego integralną cześć stanowi 64 załączników na 202 stronach. 
Kierownik jednostki kontrolowanej Pani Aida Sawko została poinformowana o przysługującej jej z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłaszania w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie do okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego. Udostępnienie informacji         w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw. 

Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.	
      (wpisać odpowiednio: bez zastrzeżeń, zapowiadając wniesienie zastrzeżeń)
Jeden egzemplarz protokołu wręczono dyrektorowi Izby Wytrzeźwień Pani Aidzie Sawko.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Izby Wytrzeźwień w Zabrzu pod poz. 2.

                                                                         Kontrolujący 
                                                                    ……………………………………
Zabrze, dnia 07.04.2010 r.

Za jednostkę kontrolowaną 

…………………………………………..