PROTOKÓŁ
kontroli problemowej Nr P10/2010 przeprowadzonej 
w Zespole Szkół Specjalnych Nr 39 
w Zabrzu, ul. 3 Maja 16

Numer statystyczny jednostki: 276304424
Kontrolę przeprowadził mgr  Zbigniew  F r u k – główny specjalista z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 12 kwietnia 2010 r. wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 19 kwietnia do dnia 7 maja 2009 r. ( Zał. nr 1)

Przedmiotem kontroli było: funkcjonowanie kontroli zarządczej, dokonywanie zmian w wynagrodzeniach pracowników oraz realizacja uwag z kontroli ankietowej za 2009 r.

Kontrolą objęto okres 2009 roku.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I.	U s t a l e n i a    o g ó l n e                                                            str.   1
II.	U s t a l e n i a    s z c z e g ó ł o w e                                             str.   4 

I.     U s t a l e n i a     o g ó l n e

Zespół Szkół Specjalnych Nr 39 w Zabrzu, ul. 3 Maja 16 zajmuje nieruchomość zbudowaną  położoną pod w/w adresem na działce nr 653/82 o pow. 2849 m² zapisaną w księdze wieczystej nr 14764 Sądu Rejonowego w Zabrzu jako własność Gminy Zabrze. Zabudowana jest budynkiem o pow. użytkowej 1321 m² i kubaturze 6938 m³. Przedmiotową nieruchomość oddano Zespołowi w trwały zarząd w celu prowadzenia działalności statutowej (Decyzja nr 7/2003 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 3.01.2003 r.).
Zespół powstał dnia 1 września 1999 r. z połączenia Szkoły Podstawowej Nr 39 Specjalnej i Gimnazjum Nr 39 Specjalnego ( Uchwała Nr X/92/99 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 19.04.1999 r. w sprawie połączenia publicznych gimnazjów specjalnych ze szkołami podstawowymi specjalnymi, funkcjonującymi w jednym obiekcie szkolnym i utworzenia zespołów szkół specjalnych, których organem prowadzącym jest miasto Zabrze).
Dyrektorem Zespołu Szkół od dnia 1 kwietnia 2010 r. jest Pani mgr Iwona Dąbrowska-Waśniewska powołana na stanowisko zarządzeniem Nr 183/WO/ 2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 22 marca 2010 r. do dnia 31 sierpnia 2014 r., której udzielono pełnomocnictwa do ogółu czynności zwykłego zarządu, a w szczególności do dysponowania kontem bankowym oraz do reprezentowania gminy przed sądami w sprawach dotyczących jednostki.
Dyrektorem Szkoły Podstawowej Nr 39 Specjalnej Pani Iwona Dąbrowska-Waśniewska była od 1 września 1997 r., a następnie Zespołu Szkół Specjalnych Nr 39 od 1 września 1999 r. do 19 lipca 2007 r.
W okresie objętym kontrolą obowiązki dyrektora pełnili:
•	  Pan mgr Tadeusz Głodny od dnia 20 stycznia 2008 r. do 31 sierpnia 2009 r. (zarządzenie nr 18/WO/08 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 16.01.08 r. i zarządzenie nr 583/WO/09 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 1.07.09 r. – odwołanie po rezygnacji). 
•	  Pani mgr Justyna Olewnik od dnia 1 września 2009 r. do 31 marca 2010 r. na podstawie powierzenia przez Prezydenta Miasta – pisma z dnia 4.08.09 r. i z dnia 25.02.10 r. Pani Olewnik od 1 września 2008 r. jest wicedyrektorem Zespołu. 
Główną księgową Zespołu jest Pani mgr Urszula Galas, zatrudniona od dnia 16 września 2002 r. na czas określony w wymiarze ½ etatu, a od 1 stycznia 2003 r. na czas nieokreślony, w pełnym wymiarze czasu pracy, której w dniu 2 stycznia 2005 r. powierzono obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 
Sekretarzem Szkoły jest od 1 października 1996 r. Pani Halina Filipowska, zatrudniona w Szkole od 1991 r. jako samodzielny referent. 
Referentem ds. administracyjno-płacowych w pełnym wymiarze czasu pracy od 1 lutego 2009 r. jest Pani mgr ……………………, zatrudniona od 1 maja 2009 r. na czas nieokreślony. 
Wyjaśnień w czasie kontroli oprócz dyrektora i wicedyrektora, udzielały w/w pracownice administracji i księgowości.
Poprzednia kontrola jednostki o podobnym zakresie przeprowadzona była w dniach 15.02. – 15.03.1999 r. Zaleceń pokontrolnych nie odnotowano. 
Za lata 2002-04, 2005, 2006, 2007, 2008 i 2009 Zespół kontrolowany był systemem  ankietowym przez Wydział Audytu i Kontroli, Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu. Zalecenia pokontrolne wykonywano na bieżąco.
Działalność finansową, w okresie objętym kontrolą, Zespół Szkół prowadził w oparciu o :
-	ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym – j. t. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty – j. t. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela – j. t. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – j. t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych – Dz. U.  Nr 249, poz. 2104 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – j. t. Dz. U. z  2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zmianami,
-	ustawę z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku  dochodowym od osób prawnych  j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zmianami, (zagadnienia dotyczące amortyzacji środków trwałych ujęte w art. 16a-16m),
-	rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) – Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zmianami,
-	rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych – Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zmianami,
-	rozporządzenie  Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych  oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną – Dz. U. Nr 116, poz. 783,
-	rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – Dz. U. Nr 142, poz. 1020,
-	uchwałę Nr XXXVIII/441/05 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie wskazania oświatowych jednostek budżetowych, które utworzą rachunek dochodów własnych i ustalenia źródła tych dochodów oraz ich przeznaczenia, dla których organem prowadzącym jest Miasto Zabrze,
-	uchwałę Nr XXXIII/423/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15 grudnia 2008 r. w sprawie budżetu miasta Zabrze na rok 2009 z późniejszymi zmianami.

II.    U s t a l e n i a    s z c z e g ó ł o w e  

1.	Funkcjonowanie kontroli zarządczej
W kontrolowanej jednostce zarządzeniem nr 36/07/08 z dnia 1.04.2008 r. wprowadzono dokumentację regulującą przyjęte zasady rachunkowości, obejmującą: 
1.	Metody wyceny aktywów i pasywów,
2.	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, a tym:
a/ zakładowy plan kont, w którym jako podstawę prawną za wyjątkiem ustawy o rachunkowości powołano nieaktualne wówczas akty prawne,
b/ wykaz ksiąg rachunkowych,
c/ opis systemu przetwarzania danych,
d/ instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych,
3.	Instrukcję inwentaryzacyjną – uwaga jak do zakładowego planu kont,
4.	Instrukcję dotyczącą ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Ponadto przedstawiono kontrolującemu m.in.:
1.	Regulamin kontroli wewnętrznej w ZSS Nr 39 w Zabrzu – bez daty, podający obszary kontroli wewnętrznej, jej częstotliwość oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary. Wprowadzono go w życie zarządzeniem nr 1/03 z dnia 4.01.2003 r. w sprawie ustalenia procedur kontroli wewnętrznej (Zał. nr 2)
2.	Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia 1.04.2009 r.
W kontrolowanym Zespole podjęto działania zmierzające do przekształcenia dotychczasowych procedur kontroli wewnętrznej w ustawowo nakazane od br. formy kontroli zarządczej. 
Zarządzeniem nr 107 z dnia 27 kwietnia 2010 r. wprowadzono w Zespole system kontroli zarządczej (Zał. nr 3). Obejmuje on następujące obszary kontrolne:
•	Baza organizacyjno-prawna, za którą odpowiada dyrektor, wicedyrektor, sekretarz oraz nauczyciele, a kontroli dokonuje dyrektor z wicedyrektorem,
•	Rachunkowość, za którą odpowiedzialnymi uczyniono: główną księgową, sekretarza i referenta ds. adm.-płacowych, a kontrolę przypisano dyrektorowi i głównej księgowej,
•	Gospodarka finansowo-majątkowa, a także
•	Zamówienia publiczne, za które odpowiadają dyrektor i wicedyrektor oraz wymienieni wcześniej pracownicy administracji i księgowości, a kontrolują te obszary dyrektor i główna księgowa,
•	Fundusz wynagrodzeń – odpowiedzialność jak wyżej, a kontrolującym jest tylko dyrektor,
•	Dyscyplina pracy, za którą odpowiadają wszyscy pracownicy, bez obsługowych, a kontroluje dyrektor z wicedyrektorem,
•	Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – odpowiedzialni to kadra kierownicza i prac. adm. i księgowości, a kontrolujący – dyrektor i wicedyrektor,
•	Ochrona przed zagrożeniem, za którą odpowiadają wszyscy pracownicy pedagogiczni i sekretarz, a kontroluje to zagadnienie dyrektor.
Szczegóły omawianego systemu kontroli zawiera wspomniany już zał. nr 3.

2.	Wynagrodzenia osobowe pracowników
Budżet Zespołu Szkół Specjalnych Nr 39 w podstawowych rozdziałach zamknął się w 2008 r. kwotą 2 631 581,16 zł, a w 2009 r. – 2 774 604,98 zł. Wzrósł więc o 5,43%. Gros środków przeznaczono na wynagrodzenia osobowe (§ 4010), które w 2008 r. stanowiły 70,56% całego budżetu, a w 2009 r. – 70,99% budżetu kontrolowanego Zespołu, czyli 1 969 696,72 zł (Zał. nr 4). Z kwoty tej 88,27%, tj. 1 738 742,97 zł przeznaczono na wynagrodzenia nauczycieli, a 230 953,75 zł na wynagrodzenia pozostałych pracowników. 
Kontroli poddano dokonane na przestrzeni 2009 r. zmiany w wynagrodzeniach nauczycieli, gdyż jak wykazała za ten okres kontrola ankietowa, zagadnienie to stwarzało wszystkim jednostkom najwięcej problemów.
Kontrolowany okres jednostki rozpoczęły od wypłaty wynagrodzeń na podstawie rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181 ze zmianami). Wysokość minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego ustalona była wówczas załącznikiem do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 marca 2008 r. (Dz. U. Nr 42, poz. 257). Dla nauczyciela z tytułem magistra i z przygotowaniem pedagogicznym wynosiła ona:  2 014,00 zł (nauczyciel mianowany)
                                                  2 380,00 zł (nauczyciel dyplomowany)
W kwietniu wypłacono wyrównania wynikające z załącznika do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 52, poz. 422), które w/w stawki ustaliło odpowiednio na poziomie: 2 121,00 zł i 2 492,00 zł do 31 sierpnia oraz 2 227,00 zł i 2 616,00 zł od 1 września.
 
Postanowienia uchwał: nr XL/515/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 22 czerwca 2009 r. w sprawie: zmiany uchwały nr XXXVIII/487/09 RM w Zabrzu z dnia 20 kwietnia 2009 r. w sprawie: ustalenia stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze, poprzez podwyższenie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego (w/w odpowiednio do kwot: 2 185,00 zł i 2 567,00 zł) i nr XL/516/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 22 czerwca 2009 r. w sprawie: zmiany uchwały nr XXXVI/457/09 RM w Zabrzu z dnia 16 lutego 2009 roku w sprawie: przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczegółowe warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, a także niektórych innych składników wynagrodzenia” wprowadzano sukcesywnie aż do końca roku, gdy w czasie wspomnianej już kontroli ankietowej, ujawniono nieprawidłowości w wynagrodzeniach nauczycieli, a w szczególności w wypłatach dodatków funkcyjnych. 
Szczegółowej kontroli w Zespole poddano zmiany wynagrodzeń trojga nauczycieli pobierających dodatek funkcyjny oraz nauczyciela wybranego losowo spośród pobierających dodatek za wychowawstwo klasy i dodatek za opiekuna stażu nauczyciela kontraktowego. Jej wyniki przedstawiono w tabeli obrazującej wynagrodzenia otrzymane w 2009 r., właściwe wynagrodzenia, różnice oraz wypłacone wyrównania, stanowiącej zał. nr 5.  
Wynika z niej, że wyrównania wynagrodzeń wypłacono wymienionym osobom następująco:
•	dyrektorowi, który pracował do 31.08.09 r. w kwietniu, we wrześniu, w październiku i w grudniu 2009 r. w kwocie przekraczającej prawidłowe naliczenie o 513,41 zł,
•	wicedyrektorowi – w kwietniu, we wrześniu, w listopadzie i w grudniu – prawidłowo,
•	kierownikowi świetlicy – w kwietniu, we wrześniu i w grudniu w kwocie niższej od przysługującej mu o 108,73 zł,
•	nauczycielowi – w kwietniu i we wrześniu – prawidłowo.
W tej sytuacji kontrolujący wnioskuje konieczność wpłaty na rachunek bankowy Zespołu kwoty przekraczającej prawidłowe wynagrodzenie dyrektora, wyrównania z niej nieprawidłowo wypłaconego w ubiegłym roku wynagrodzenia kierownikowi świetlicy i zwrotu reszty tej kwoty Urzędowi Miejskiemu w Zabrzu.

3.	Realizacja uwag z kontroli ankietowej za 2009 r.
Podana w ankiecie data powierzenia głównej księgowej obowiązków i odpowiedzialności zgodnie z ustawą o finansach publicznych – 16.09.2002 r. nie jest prawidłowa, gdyż dopiero 2 stycznia 2005 r. dokonano tego zgodnie z wymogami wspomnianej ustawy.
W raporcie zarzucono Zespołowi nieprawidłowe wypłaty dodatków funkcyjnych dyrektora, wicedyrektora i kierownika świetlicy. Wynikało to z mylnie podanych w ankiecie kwot tego dodatku, które sprostowano aneksem do ankiety z dnia 7 grudnia 2009 r. Potwierdzono je w wyjaśnieniach do raportu z dnia 22.02.2010 r. Zagadnienie to opisano szczegółowo w ust. 2, w którym podano wyniki kontroli zmian w wynagrodzeniach osobowych pracowników Zespołu.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2008 r. jak wynikało to z dokumentów przekazanych do kontroli ankietowej wykonano w kwocie o 174,59 złotych większej od należnej. Kwotę tę zwrócono Urzędowi Miejskiemu w Zabrzu przelewem w dniu 26 stycznia 2010 r. (Zał. nr 6).
W 2009 r. do końca września odpis na ZFŚS wykonano w kwocie 113 581 zł, tj. o 1137,16 zł za dużo. Ponieważ do końca roku zatrudnienie nie zmieniło się, kwotę tę zwrócono na rachunek podstawowy Zespołu w dwu ratach: 13.11.09 r. – 1 051 zł i 16.12.09 r. – 86,16 zł (Zał. nr 7). 
Innych uwag w raporcie nie było.
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z  8 kart. Jego integralną część stanowi  7 załączników na 20 kartach.
Kierownik jednostki kontrolowanej Pani Iwona Dąbrowska-Waśniewska została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.  
Udostępnianie informacji w nim zawartych następuje z zachowaniem przepisów ustaw o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej i ustawy o dostępie do informacji publicznej. 
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.
Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Zespołu Szkół Specjalnych Nr 39 w dniu 11 maja 2010 r.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli ZSS Nr 39 pod poz. 77.

                                                                              Kontrolujący:

                                                                      .........................................

Zabrze, dnia  10 maja 2010 r.

Za jednostkę kontrolowaną: