PROTOKÓŁ
kontroli Nr P- 8 /10 przeprowadzonej 
w Przedszkolu nr 6 w Zabrzu.

Numer statystyczny Regon - kontrolowanego: 271510923.
Kontrolę przeprowadził Artur Nowakowski oraz Zygmunt Mazurek inspektorzy z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 1 kwietnia 2010 r., wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 7 kwietnia 2010 r. do dnia 14 maja 2010 r. W związku z przejściem na emeryturę Pana Zygmunta Mazurka od dnia 26 kwietnia 2010 kontrola przeprowadzana była przez jednego kontrolera, (polecenie stanowi załącznik nr 1).  Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 

1.	funkcjonowanie kontroli zarządczej;
2.	działalność statutowa, sprawy organizacyjne i pracownicze;
3.	pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych;
4.	gospodarowanie mieniem;
5.	realizacja uwag z kontroli ankietowej za 2009 r.

Kontrolą objęto rok 2009.
Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I. Ustalenia  ogólne 
II. Ustalenia  szczegółowe
1.Funkcjonowanie kontroli zarządczej
2. Sprawy organizacyjne i pracownicze
a) Zatrudnienie
b) Wynagrodzenia
c) Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek 
    na podatek dochodowy	
d) Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US
e) Pisemne procedury
3. Dysponowanie środkami finansów publicznych
a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych
b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
c) 	Gospodarowanie środkami ZFŚS
4. Gospodarowanie mieniem
5. Sprawdzenie danych z ankiety za 2009r.
III. Ustalenia  końcowe

I. Ustalenia  ogólne
Siedzibą Przedszkola nr 6 jest budynek znajdujący się w Zabrzu przy ulicy Jordana 59.
Jak wynika z Decyzji nr 2/2003 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 03.01.2003 r. budynek posadowiony jest na działce nr 1460/53 o powierzchni 3909 m2, zapisanej w księdze wieczystej nr KW 7894, której właścicielem jest Gmina Zabrze. Powierzchnia użytkowa budynku wynosi 1550 m2, a kubatura 5950 m3. Pomieszczenia budynku wraz z terenem wyznaczone na siedzibę zakładu budżetowego pozostają w jego trwałym zarządzie.
Szczegółowy wykaz pomieszczeń w siedzibie Przedszkola nr 6 zawiera załącznik nr 2.

Stanowisko Dyrektora Przedszkola nr 6 w Zabrzu zajmuje Pani mgr Renata Myśliwiec na podstawie Zarządzenia nr 725/WO/06 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 17.07.2006 r. w sprawie powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola nr 6 w Zabrzu oraz udzielenia pełnomocnictwa do działania jednoosobowo w zakresie ogółu czynności zwykłego zarządu.
Głównym księgowym w placówce jest Pani Bożena Bogucka zatrudniona na podstawie przeprowadzonego postępowania konkursowego na stanowisku księgowej od 22 września 2008 r. Przedłużenie jej nastąpiło w dniu 31 sierpnia 2009 r. formie umowy o pracę na czas określony do 31 sierpnia 2010 r. w wymiarze czasu pracy ½ etatu. Jednocześnie nastąpiło w dniu 01 września 2009 r. powierzenie obowiązków i odpowiedzialności głównej księgowej na podstawie art. 44 i 45 ust. 1 Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych w zakresie:
•	prowadzenia rachunkowości jednostki;
•	wykonania dyspozycji środkami pieniężnymi;
•	dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
•	dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: dyrektor i główny księgowy. Przedmiotowa kontrola została zrealizowana w oparciu o dokumenty udostępnione przez kierownictwo jednostki kontrolowanej, a także ustne i pisemne wyjaśnienia.
Przedszkole nr 6 w Zabrzu kontrolowane było w latach 2006, 2007, 2008 oraz 2009 – ankietowym systemem analizy dokumentów przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w zakresie ustalonych procedur kontroli (o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r.), ich realizacji w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków obejmujących co najmniej 5 % wszystkich wydatków.
Organizację i zasady funkcjonowania jednostki kontrolowanej określają:
1.	Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz. 2104, z późn. zm.), oraz Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm)
2.	Ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.);
3.	Ustawa z dnia 29 września 1994  r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.);
4.	Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.);
5.	Ustawa z dnia 21 listopad 2008 r. o pracownikach samorządowych, (Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.);
6.	Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm);
7.	Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.);
8.	Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74, z późn. zm.);
9.	Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674, z późn. zm.);
10.	Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.);
11.	Ustawa z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, z późn. zm ); 
12.	Rozporządzenia  Ministra  Edukacji  Narodowej z dnia 14 kwietnia 1992 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania  nauki religii w szkołach publicznych ( Dz. U. Nr 36, poz. 155, z 1993 r. Nr 83, poz. 390 i z 1999 r. nr 67, poz.753);
13.	Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.);
14.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. 2006 Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.);
15.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. 2008 Nr 229, poz. 1526);
16.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. 2009 Nr 121, poz. 1002);
17.	Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999r. Nr 112, poz. 1317);
18.	Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206, poz.1518);
19.	Uchwała Nr XIX/234/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 14 stycznia 2008 r. w sprawie: ustalenia opłat za świadczenia w formie zajęć dodatkowych wykraczających ponad bezpłatną realizację podstawy programowej wychowania przedszkolnego w publicznych przedszkolach prowadzonych przez Miasto Zabrze;
20.	Uchwała nr XXXIII/423/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15.12.2008 r. w sprawie budżetu miasta Zabrze na rok 2009;
21.	„Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze” z dnia 25.04.2002 r. z późn. zm.;
22.	Uchwała nr XXII/269/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.03.2008 r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczególne warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, a także niektórych innych składników wynagradzania” w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze; 
23.	Uchwała nr XXXVI/457/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 16.02.2009 r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczególne warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, a także niektórych innych składników wynagradzania” w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze. 

II. Ustalenia  szczegółowe

1.Funkcjonowanie kontroli zarządczej
Kontrolujący jednostkę po dokonaniu analizy instrukcji, regulaminów i zarządzeń obowiązujących w Przedszkolu nr 6 w Zabrzu stwierdził, że placówka realizuje wymagania przepisów prawa dotyczących kontroli zarządczej zgodnie z art. 68 ustawy o finansach publicznych, których obowiązek wprowadzenia został nałożony na Kierownika jednostki na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. Stwierdzić jednak należy, że pisemne procedury wymagają dostosowania do standardów zawartych w komunikacie nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16 grudnia 2009 (ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z dnia 30.12.2009r. nr 15 poz. 84), a przed ich dostosowaniem wskazane byłoby odbycie specjalistycznych szkoleń przez kierownika placówki lub osobę której zlecono zadania w tym zakresie. 

2. Sprawy organizacyjne i pracownicze

Przedszkole nr 6 w Zabrzu posiada Statut, którego tekst jednolity opracowano na podstawie art. 50, ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z 2004 r. z póź. zm.) i Rozporządzenia MEN z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół ( Dz. U. Nr. 61, poz. 624 z póź. zm.). Na podstawie Uchwały Nr LV/689/06 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 12 czerwca 2006 r. przedszkole może używać nazwy „Chatka Niedźwiadka”, Pełna nazwa użytkowana przez placówkę brzmi Przedszkole Nr 6 w Zabrzu im. Chatka Niedźwiadka. Z informacji uzyskanej na podstawie listy płac na styczeń 2009 w placówce zatrudniano 9 nauczycieli (w tym 2 dyplomowanych, 5 mianowanych, 2 kontraktowych), trzech z nich  zatrudnionych jest w niepełnym wymiarze czasu, dlatego liczba etatów wynosiła 7,59. Ponadto placówka zatrudnia 10 pracowników niebędących nauczycielami, 5 osób zatrudniana jest w niepełnym wymiarze godzin, liczba etatów w styczniu wyniosła 7,75. Średnie roczne zatrudnienie roku 2009 wynosiło 16,64 etatu, z czego 8,87 etatu to pedagodzy wraz z metodykiem, a 7,77 etatu to pracownicy obsługi i administracji.

a) Zatrudnienie
Kontroli poddano sposób zatrudniania i wynagradzania pracowników Przedszkola nr 6 w Zabrzu. Do kontroli wybrano teczki z aktami pracowników, dokonując wyboru z interwałem co 3 na podstawie listy płac za styczeń 2009 r. Zestawienie danych zawartych w kontrolowanych teczkach osobowych wybranych pracowników stanowi załącznik nr 3, kontrolujący nie miał uwag co do analizowanego materiału.
W trakcie kontroli teczek osobowych kontrolujący poprosił o przedstawienie list obecności pracowników za rok 2009 r. Sposób prowadzenia listy i potwierdzania kontroli obecności nie budził uwag kontrolującego.
Kontroli poddano również prawidłowość sporządzenie planu urlopów na rok 2009 oraz jego realizację. Na podstawie art. 163 Kodeksu Pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, jak również przepisy normalizujące tę dziedzinę tj. dla  nauczycieli zgodnie z art. 64 ust 3 i 4 Karty Nauczyciela, a dla pozostałych wynikająca z art. 154, z uwzględnieniem art. 1672 Kodeksu Pracy. 
W trakcie analizy przedłożonych dokumentów służących sporządzeniu planów urlopów kontrolującemu nie przedłożono wniosków pracowników do planu urlopów. Z  wyjaśnień ustnych dyrektora wynikało, iż wnioski jako materiały pomocnicze służące do stworzenia planu urlopów nie zostały zachowane. Sprawdzono podanie „planu …” do wiadomości pracowników oraz ewidencję ich rozliczania. Kontrolujący wskazał aby wnioski pracowników do planu urlopów były przechowywane wraz z pozostałą dokumentacją, umożliwiając poddanie kontroli ich uwzględniania w zatwierdzonym planie urlopów. W zakresie pozostałej dokumentacji dotyczącej ewidencji urlopów kontrolujący  poprosił o wyjaśnienia dotyczące wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu urlopowego z uwagi na nie udzielenie urlopu wypoczynkowego. Z analizy  dokumentów wynika, iż pracownik był zatrudniony na czas określony, a z uwagi na specyfikę swojej pracy nie miał możliwości wykorzystać całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w okresie zatrudnienia. Kontrolujący uznał wyjaśnienia za zasadne o podjęciu decyzji wypłacenia ekwiwalentu. Do pozostałej dokumentacji poddanej kontroli kontrolujący nie miał uwag.

b) Wynagrodzenia

Wypłata wynagrodzeń następuje do 28 dnia każdego miesiąca na konta pracowników, zgodnie z oświadczeniami i wyrażoną zgodą pracowników na taką formę wypłaty. Wysokość premii dla pracowników określona jest w zakładowym regulaminie premiowania pracowników Przedszkola nr 6.
Na wynagrodzenia osobowe pracowników składały się m.in. wynagrodzenia zasadnicze, dodatek za wysługę lat, premia, nagroda dyrektora szkoły, wyrównania wynikające z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, w przypadku pedagogów dodatkowo przyznane są dodatki funkcyjne (wychowawcze), motywacyjne, oraz opiekuna stażu. Listy płac są sporządzane komputerowo przy pomocy programu Płace i Kadry (QWARK oraz  QWANT). Listy płac (na podstawie zestawień przygotowanych przez Dyrektora placówki), sporządza Główna księgowa. Wydruki list płac z systemu po ich uprzednim sprawdzeniu Główna księgowa przekazuje Dyrektorowi jednostki w celu zatwierdzane do wypłaty.
W trakcie analizy wydruku komputerowego z listy płac pracowników obsługi za miesiąc kwiecień 2009 r. kontrolujący stwierdził dokonanie potrąceń z wynagrodzeń dwóch pracowników widniejące na liście płac jako „wyrównanie do najniższego wynagrodzenia”. Kontrolujący porosił o wyjaśnienia dotyczące tego zapisu, które zostały złożone pisemnie wraz z załączonym wydrukiem listy płac stanowiący załącznik nr 4.  Dokonując syntezy analizowanego materiału kontrolujący stwierdził, że wynagrodzenia zostały naliczone prawidłowo, natomiast sposób uwidocznienia naliczenia wyrównania wynikającego z podwyżki wynagrodzeń na wydruku listy płac jest niewłaściwe. Pracownik powinien otrzymać informację na liście płac o kwocie wyrównania wynagrodzenia wynikającego z podwyżki wynagrodzenia, uzależnionego od kwoty wcześniejszych składników poborów wynikających z umowy o pracę i wyrównywanych poprzez świadczenia wynikające z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, w sposób nie wymagający przetworzenia podanych danych. W zakresie objętym kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie naliczania wynagrodzeń.

c) Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek na podatek dochodowy 

Przedszkole podobnie jak inni płatnicy, jest zobowiązane ustawowo do przekazywania dokumentów drogą elektroniczną, wykorzystuje program udostępniony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych do wysyłania danych poprzez Internet. Komunikacja z ZUS Zabrze odbywa się przy wykorzystaniu programu PŁATNIK. 
Analizę danych przeprowadzono w oparciu o listy płac pracowników oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA za okres styczeń – grudzień 2009 r. Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.
 Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z  2007r. Nr 11 poz.74, z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. Nr 210, poz. 2135 ze zm.) w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. obowiązywały następujące wysokości składek na ubezpieczenie społeczne:

Rodzaj ubezpieczenia	Stawka łącznie	Finansowana przez pracodawcę	Finansowana przez pracownika	
Emerytalne	19,52 %	9,76 %	9,76 %	
Rentowe	  6,00 %	4,50 %	1,50 %	
Chorobowe	  2,45 %	-	2,45 %	
Wypadkowe	od 0,96 % 
do 0,84 %	od 0,96 % 
do 0,84 %	-	
Zdrowotne	  9,00 %	-	9,00 %	

Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe dla płatników składek, którzy byli zobowiązani i przekazali informację ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe, jest ustalona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wynika, że w jednostce kontrolowanej wysokość stopy procentowej dla składki wypadkowej w I kwartale 2009 r. wynosiła 0,96 %, natomiast od 1 kwietnia 2009 r. wynosiła 0,84 %, 
Analizy naliczeń indywidualnych dokonano na podstawie kart wynagrodzeń za 2009 r. i imiennej listy płac trzech losowo wybranych pracowników obsługi oraz nauczycieli. Na podstawie przedstawionych wydruków z programu finansowo-księgowego kontrolujący stwierdza, że w okresie objętym kontrolą należne składki i podatki dla tych pracowników naliczone były prawidłowo. 
W jednostce w 2009 roku nie zawierano umów zlecenia lub o dzieło z pracownikami własnymi i osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. 

d) Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US

Kontrolujący stwierdza, że kwoty składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy należne od pracownika i pracodawcy, wykazane w deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA, są zgodne z kwotami przelewów i analityką konta 229.
Zakłady budżetowe obowiązane są przesłać deklarację rozliczeniową razem z imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłacić składki za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu, 
Wpłaty podatku dochodowego za dany miesiąc podatnik jest zobowiązany przekazać nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu, dokonano kontroli przelewów i analityki konta 225. Syntezę wyników  dotyczącą analizy naliczania oraz właściwego i terminowego wykonywania  przelewów zawiera załącznik nr 5 kontrolujący nie wnosił do nich uwag.

e) Pisemne procedury

W dniu podjęcia czynności kontrolowany przedstawił kontrolującemu następujące regulaminy i zarządzenia:
1.	Regulamin pracy Przedszkola nr 6 im. „Chatka Niedźwiadka” w Zabrzu wprowadzony Zarządzeniem nr 3/2006/2007 Dyrektora Przedszkola nr 6 w dniu 25 czerwca 2007 r., zmieniony na Regulamin pracy – wprowadzony Zarządzeniem nr 3/2009/10 Dyrektora Przedszkola nr 6 w Zabrzu z dnia 18 stycznia 2010r. 
Załącznikami do regulaminu są :
-Regulamin premiowania pracowników administracyjno - obsługowych Przedszkola nr 6 w Zabrzu załącznik nr 3;
-Regulamin przyznania nagród pracownikom administracji i obsługi Przedszkola nr 6 w Zabrzu załącznik nr 4;
2.	Regulamin kontroli wewnętrznej  wprowadzony Zarządzeniem nr 4/2007/08 Dyrektora Przedszkola nr 6 w Zabrzu z dnia 25 sierpnia 2008 r.;
3.	Procedura oceny pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, wprowadzoną Zarządzeniem nr 1/2007/8 Dyrektora Przedszkola nr 6 z dnia 03 września 2009r., zmieniona na Procedurę oceny pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, wprowadzoną Zarządzeniem nr 4/2009/10 Dyrektora Przedszkola nr 6 z dnia 19 stycznia 2010 r.;
4.	Polityka rachunkowości dla zakładu budżetowego Przedszkole nr 6 w Zabrzu wprowadzona jako załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 2/2006/07 Dyrektora Przedszkola nr 6 w Zabrzu z dnia 04 czerwca 2007 r. W „polityce rachunkowości” ujęty jest plan kont z ich opisem oraz wydrukiem komputerowym prowadzonych kont.  
5.	Regulamin Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych przy Przedszkolu nr 27 w Zabrzu obowiązujący od dnia 01.05.2008 r.; 
6.	Regulamin przyjmowania, rozpatrywania i koordynowania skarg i wniosków w Przedszkolu nr 6 w Zabrzu, wprowadzony Zarządzeniem nr 6/2006/07 Dyrektora Przedszkola nr 6 w Zabrzu z dnia 30 sierpnia 2007
7.	Instrukcja inwentaryzacyjna, wprowadzona jako załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 2/2006/07  Dyrektora  Przedszkola  nr 6 w Zabrzu z dnia 04 czerwca 2009 r.
8.	Instrukcja kancelaryjna, wprowadzona Zarządzeniem nr 5/2006/07 Dyrektora Przedszkola nr 6 w Zabrzu z dnia 01 sierpnia 2007 r. 
9.	Schemat organizacyjny Przedszkola nr 6 w Zabrzu. 
W trakcie przeprowadzonej analizy obowiązujących aktów prawnych stwierdzono, że 
w schemacie organizacyjnym znajduje się stanowisko Specjalisty ds. BHP, który w placówce nie jest zatrudniony na etacie. W trakcie kontroli wprowadzono zmiany  do schematu organizacyjnego, w załączniku nr 6 wydruki z BIP. 

Kierownictwo jednostki prowadząc działalność statutową zawiera umowy cywilno-prawne z rodzicami w zakresie działalności statutowej oraz umowy z tytułu dostaw mediów i usług związanych z działalnością bieżącą. Dokonano analizy przedłożonych dokumentów stwierdzając, że w jednostce nie był prowadzony rejestr umów zawieranych z rodzicami, natomiast prowadzona jest ewidencja w zeszycie umów z podmiotami gospodarczymi pozwalająca określić ilość zawartych umów, zidentyfikować strony zawierające umowę oraz czas ich obowiązywania. 
Dokonując kontroli umów z rodzicami przyjęto system, zapewniający sprawdzenie 5,68 % umów. Wybór umów został dokonany według przedłożonych list zawierających imiona i nazwiska dzieci uczęszczających w danej grupie wiekowej do placówki. Kontrolującemu przedłożono umowy zawarte od września 2008 r. do czerwca 2009 r. wraz z listami dzieci dla każdej z pięciu grup. Z ułożonej listy dzieci grup od pierwszej do piątej dokonano wyboru do kontroli umów z interwałem co 16 pozycję na liście. 
Wyboru dla umów zawartych od września 2009 r. do czerwca 2010 r., dokonano z zastosowaniem tej samej metody doboru próby. Kontrola obejmowała podstawy prawne zawarcia umów oraz ustalenia cen oferowanych w umowach, przedmiot umowy, termin zawarcia i obowiązywania, kontrolowano również sposób ich rozwiązania. Przeprowadzono kontrolę terminowości i windykację należności cywilno-prawnych.
Kontrolującym udostępniono 127 umów zawartych z rodzicami, obowiązujących do sierpnia 2009 r. oraz 137 umów obowiązujących od sierpnia 2009 r. 
Analiza danych z kontrolowanych umów została zawarta w załączniku nr 7. 
W celu dokonania analizy umów zawartych z osobami prawnymi na usługi i dostawy mediów kontrola objęła wszystkie zawarte w 2009 roku umowy. W trakcie kontroli sprawdzono sposób ustalenia cen oferowanych w umowach, przedmiot umowy, termin zawarcia i obowiązywania. Kontrolowano sposób rozwiązania, terminy płatności pod kątem zgodności z terminem zawartym w umowie. Analiza wykazuje, iż terminy płatności są zgodne z terminami określonymi w umowach. Kontrolujący zakwestionował w umowie nr 3/2009 przedmiot umowy „Pełnienie funkcji służb BHP…”, uniemożliwiający jej prawidłowe rozliczenie z wykonania określonych czynności prawnych zawartych w DZ. U.  z 1997 nr 109 poz.704. Dyrektor placówki uznał uwagi za zasadne i trakcie trwania kontroli w jednostce do kolejnej umowy zawartej z wykonawcą sporządził aneks podpisany przez obie strony doprecyzowujący zadania wykonawcy w zakresie zawartej umowy.

3. Dysponowanie środkami finansów publicznych

Przedszkole nr 6 w Zabrzu prowadzi gospodarkę finansową w oparciu o plan dochodów i wydatków dla następujących rozdziałów klasyfikacji budżetowej: 
80104 – Przedszkola
80146 – Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli
80195 – Pozostała działalność
85295 – Pozostała działalność

a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych

Wielkość planowanych przychodów w rozdziale 80104 zaplanowano w kwocie 702.636,00 zł., na którą składała się kwota uzyskana z dotacji budżetowej (§2510) w wysokości 544.084,00 zł oraz planowanych przychodów innych niż dotacja w kwocie 164.010,00 zł. 
Rozdział 80146 w całości pochodził z dotacji wynikał z zatrudnienia w przedszkolu metodyka zaplanowany był w kwocie 23.345,00 zł.
Przychody w rozdziale 80195 w całości pochodziły z dotacji wynikającej z artykułów 72 i 53 Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r.-Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 674), zaksięgowane w § 2510 w kwocie 2415 zł.
W rozdziale 85295 w §2510 zaksięgowano przychody pochodzące z dotacji uzyskanej z programu rządowego „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” w kwocie 14.000,00 zł. Przedszkole rok budżetowy 2008 zakończyło ze stratą w kwocie 21.828,88 zł. (netto). Wzrost przychodów innych niż dotacja do kwoty 180.797,97 zł. w stosunku do planowanych, oraz kontroli  wydatków w roku budżetowym skutkowało ujemnym stanem środków obrotowych na 31.12.2009 r. w kwocie 11.450,51 zł. (netto), druk RB-30 wraz z Planem finansowym w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 stanowi załącznik nr 8.
Wydatki na działalność bieżącą realizowano według planu finansowego w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 r. Dane uzyskano z materiałów przekazanych przez kontrolowanego.

§	Wykonanie	Plan pierwotny         zł	Plan po zmianach  zł	Wykonanie        zł	%         wykon. planu pierwotnego	
401	Wynagrodzenia osobowe pracowników	408 400,00	430 000,00	428 502,15	104,92%	
404	Dodatkowe wynagrodzenia roczne	33 071,00	34 892,00	32 829,20	99,27%	
411	Środki na ubezpieczenia społeczne	66 965,00	69 423,00	67 178,96	100,32%	
412	Środki na fundusz pracy	10 779,00	13 016,00	10 496,67	97,38%	
417	Wynagrodzenia bezosobowe	800,00	800,00	150,00	18,75%	
421	Zakup materiałów i wyposażenia	49 599,00	50 599,00	46 266,40	93,28%	
422	Zakup środków żywności	65 000,00	58 500,00	57 985,12	89,21%	
424	Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek	3 000,00	3 000,00	908,68	30,29%	
426	Zakup energii	11 146,00	16 362,00	14 525,79	130,32%	
427	Zakup usług remontowych	3 000,00	3 000,00	2 495,40	83,18%	
428	Zakup usług zdrowotnych	520,00	520,00	338,60	65,12%	
430	
Zakup usług pozostałych	18 346,00	20 346,00	18 277,70	99,63%	
435	Zakup usługi dostępu do Internetu	1 630,00	3 300,00	2 136,27	131,06%	
437	Zakup usług telekomunikacyjnych stacjonarnych	1 200,00	1 700,00	1 195,23	99,60%	
441	Podróże służbowe krajowe	300,00	300,00	168,00	56,00%	
443	Różne opłaty i składki	700,00	831,00	831,00	118,71%	
444	ZFŚS	24 180,00	28 947,00	28 947,00	119,71%	
470	Szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej	1 000,00	300,00	190,00	19,00%	
474	Zakup materiałów papierniczych	700,00	700,00	308,40	44,06%	
475	Zakup akcesoria komputerowe (licencje i programy)	2 300,00	1 000,00	777,45	33,80%	
	Razem	702 636,00	737 536,00	714 508,02	101,69%	

Z przedstawionych w tabeli danych wynika, iż planowane w 2009 roku wydatki w ramach rozdziału 80104 wykonano w 96,65 % w stosunku do planu po zmianach. Dotacja uzyskana na działalność bieżącą zgodnie z pismem Skarbnika Miasta WO.EW-3016-298/2008 z dnia 27.10.2008 r. wynosiła 567.429,00 zł i uwzględniała rozdział 80146, z którego finansowane jest  stanowisko metodyka w kwocie 23.345,00 zł., dotacja w  § 2510  została zwiększona  Zarządzeniem   nr 1015/WBU/2009 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 30.11.2009 r. o 3.353,00 złote do kwoty 26.698,00 zł. Zrealizowana została poprzez wydatki osobowe na wynagrodzenia wraz z pochodnymi oraz należnym odpisem przekazanym do Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wydatki te zwiększyły kwotę wydatków osobowych na wynagrodzenia o 4,77%.
W budżecie placówki stanowiły one największą część kosztów (483.165,35 zł.), tj. 67,62 % wykonanego budżetu za 2009 rok. Wraz z pochodnymi kwota ta wyniosła 539.156,98 zł. i stanowiła 72,47% wykonanego budżetu. W stosunku do planu pierwotnego budżetu na 2009 rok skutkowało to wzrostem o 3,51 %. Wynikał on ze wzrostu płac i związanych z nimi pochodnych. Wykonany odpis na fundusz świadczeń socjalnych wynosił 29.953,00 zł. i stanowił 4,04 % budżetu. Wydatki rzeczowe wynikające z działalności bieżącej podyktowane koniecznością prowadzenia działalności statutowej, jak również dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia, sprzętu dydaktycznego oraz koszty energii i dostarczania mediów łącznie wynosiły 146.404,04 zł. i stanowiły 19,75 % wydatkowanego budżetu, w stosunku do planu pierwotnego ograniczono je o 7,6 %. 
W ramach Programu Rządowego „ Pomoc państwa w zakresie dożywiania” w 2009 roku placówka otrzymała dotację w kwocie 14.000,00 zł. Dotację zrealizowano poprzez zakup wyposażenia kuchni w kwocie 14.000,00 zł. ( dowody zakupu wraz ze sprawozdaniem RB 30, załącznik nr 9). Jednostce w ramach rozdziału 80195 przyznano dotację podmiotową w kwocie 2.415,00 zł. z tytułu świadczeń nauczycielskich wynikających z art. 72 i 53 Karty Nauczyciela. Dotacja została wydatkowana w ramach środków przekazanych do Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych na wypłatę świadczeń opisane w rozdziale dotyczącym tego zagadnienia. 

b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

Kontroli poddano sposób prowadzenia rachunkowości w Przedszkolu nr 6 w Zabrzu. Dokumenty księgowe, potwierdzające dokonane operacje gospodarcze, wybrano do weryfikacji w sposób zapewniając kontrolę jednego pełnego miesiąca w każdym półroczu przyjmując interwał 5, wybrane miesiące to maj i październik. Podczas kontroli dokumentacji księgowej sprawdzono dokumenty o numeracji od 86/09 do 106/09 obejmującej dowody księgowe z miesiąca maja i od 180/09 do 202/09 w zakresie dowodów księgowych z miesiąca października. W ramach kontroli porównywano wyciągi bankowe z dowodami księgowymi. Ponadto przeprowadzono kontrolę zaliczek pobieranych na potrzeby wydatków związanych z działalnością bieżącą oraz zakupem żywności. W wybranych do kontroli miesiącach nie stwierdzono uchybień w zakresie pobierania i rozliczania zaliczek, stwierdzono jednak w trakcie kontroli, że zaliczki żywieniowe rozliczane są w kwocie wyższej niż pobrane środki. Synteza rozliczeń zawarta jest w załączniku nr 10, w jednostce konieczne jest zwiększenie nadzoru Dyrektora nad dokonywaniem zakupów przez pracownika oraz prawidłowym rozliczaniem kwot pobranych zaliczek. Dokonując analizy ustalono, że zaliczka pobierana była na podstawie wniosku o zaliczkę zatwierdzonego przez dyrektora placówki i głównego księgowego, księgowanego po stronie Winien 234 i stronie Ma 131 do którego  wniosku po jego zatwierdzeniu wystawiany był czek. Gotówka pobierana była z banku przez upoważnionego pracownika na jego podstawie. Po dokonaniu zakupu sporządzano dokument rozliczenia pobranej zaliczki, w którym odnotowywano wszystkie dowody zakupu i dokonywano na nim zapisu księgowego, w którym kwotę zrealizowaną zapisywano po stronie Winien konta 310, a na stronie Ma konta 234. Następnie sporządzany był raport obrotów towarów w magazynie, w którym na koncie 400 (zakup środków żywieniowych) zapisany jest po stronie Winien, a wydanie z magazynu po stronie Ma konta 310.
Analiza dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów wskazuje, że prawidłowo sprawdzono i zakwalifikowano dowody w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, dekretację i podpisy osób odpowiedzialnych za te wskazania. Faktury opatrzone są opisem celowości dokonanego zakupu, numerami umów i zawierają wskazanie zaewidencjonowania zakupionych składników majątkowych w księgach inwentarzowych. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo przy użyciu programu QWANT, w którym księgowane operacje gospodarcze zawierają szczegółowe opisy zdarzeń. Dowody do ewidencji ujmowane są na bieżąco w sposób chronologiczny, rzetelny i sprawdzalny na odpowiednio oznaczonych kontach. Zobowiązania regulowane są terminowo.

c)	Gospodarowanie środkami ZFŚS

W ramach funkcjonującego na terenie Zabrza, Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych i zawarcia w tym zakresie porozumienia z dnia 01.01.2004 r., Przedszkole nr 6 nie prowadzi samodzielnie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Placówka podpisała umowę o wspólnej działalności socjalnej. Regulamin Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązuje od 01.05.2008 r. zgodnie z podpisaną umową. Jednostka w wyznaczonym w ustawie terminie przekazuje stosowny odpis. Za prawidłowe naliczenie i przekazanie odpisu odpowiada Dyrektor placówki. Analiza prawidłowości naliczenia i przekazania środków zawarta jest w załączniku nr 11. Pracownicy i emeryci uprawnieni do korzystania ze świadczeń funduszu składają we własnych placówkach wnioski o ich przyznanie, sprawdzane przez Dyrektora Przedszkola nr 6, które wraz ze zbiorczym zestawieniem osób uprawnionych przekazywane są do siedziby Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych, gdzie rozpatrywane są przez wspólną komisję. Administratorem funduszu został powołany Dyrektor Przedszkola nr 27, komisja socjalna funduszu składa się z przedstawicieli dyrektorów placówek, które zawarły umowę oraz przedstawicieli związków zawodowych. Podstawą podziału świadczeń przez komisję socjalną funduszu jest sporządzany roczny plan finansowo-rzeczowy. W ramach przyznanych środków na wypłatę świadczeń placówka otrzymuje zbiorcze imienne zestawienia z przypisaną kwotą świadczenia dla każdej osoby, na którym każdy pracownik potwierdza podpisem informację o otrzymaniu świadczenia. Kwota świadczeń wypłaconych z funduszu przelewana jest na rachunek Przedszkola nr 6, następnie zgodnie z zestawieniem wypłacana pracownikom. 

4. Gospodarowanie mieniem

W Przedszkolu nr 6 w Zabrzu na podstawie art. 40 ust 3 o statystyce publicznej (Dz.U. z dnia 31 lipca 1995r. nr 88 poz. 439) powinny być stosowane standardowe klasyfikacje i nomenklatury w statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości. Ewidencja środków trwałych związana jest z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999r. nr 112 poz. 1317) oraz Ustawą o rachunkowości ( Dz.U. z 1994r. nr 121 poz. 591 z późniejszymi zmianami). W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że ewidencja majątku prowadzona jest przy użyciu programu księgowego i ksiąg inwentarzowych. 
W trakcie kontroli nie stwierdzono odstępstwa od stosowania klasyfikacji środków trwałych w księgach inwentarzowych. 
W systemie ewidencji księgowej majątek ewidencjonuje się na kontach:
011 - ewidencja środków trwałych, 
013 – pozostałe środki trwałe prowadzone w ewidencji ilościowo - wartościowej, ewidencjonowane w niej są zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora nr 4/2002 od wartości 500 zł.
014 - zbiory biblioteczne, 
020 – wartości niematerialne i prawne. 
W trakcie analizy dostarczonych dokumentów dotyczących 2009 roku stwierdzono:
Na koncie 011 - środki trwałe. Saldo wynosiło 321.560.55 zł odnotowano na nim zmiany w wysokości 5.887,00 zł, wynikające zakupu zmywarki z dotacji celowej. 
Na koncie 013 - pozostałe środki trwałe w ewidencji ilościowo - wartościowej. Saldo na koniec roku 2009 wynosiło 48.897,41 zł. odnotowano na nim zmiany w wysokości 25.798,36 zł , z czego 15.000,00 zł. pochodziło z dotacji celowej na zakup wyposażenia ogrodu przedszkolnego (wyposażenie placu zabaw), a kwota 10.798,36 zł. z dotacji „Pomoc państwa w zakresie dożywiania”  na zakup wyposażenia kuchni.
Na koncie 014 – zbiory biblioteczne odnotowano w roku 2009 obroty w wysokości 164,50 zł. placówka dokonała zakupu bibliografii dydaktyczno - metodologicznej. Saldo konta na 31.12.2009r. wynosiło 2.234,86 zł. 
Na koncie 020 - w roku 2009 nie były dokonywane żadne zapisy. Saldo wynosiło 0 zł. 
Do kont prowadzone są stosowne konta przeciwstawne na których księgowane są dokonywane odpisy i amortyzacja. Wartość majątku trwałego na koniec roku wynosiła 372.692,82 zł. zwiększyła się w 2009 r. o wartość 31.849,86 zł. W roku 2008 zgodnie z Zarządzeniem nr 3 Dyrektora z dnia 01.10.2008 r. przeprowadzono inwentaryzację środków trwałych.
Protokół opisowy z przebiegu spisu z natury do którego dołączono arkusze spisowe (spisu z natury) zawierające składniki majątkowe, ponumerowane od pozycji 1 do 3, został zatwierdzony przez dyrektora placówki. Do protokołu jest dołączone zestawienie zbiorcze spisu z natury wraz z wyceną składników majątkowych przypisaną do danego konta, umożliwiające porównanie ze stanem księgowym. W trakcie kontroli nie stwierdzono uchybień w tym zakresie. 
W placówce przeprowadzana jest również skontrum biblioteki, kontrola polegała na analizie spisu z natury z protokołem poinwentaryzacyjnym, kontrolujący nie miał uwag do wykonanych czynności.
Kontrolę rozliczeń magazynu, w którym przechowywane są artykuły żywnościowe dokonano poddając analizie w zestawienia raportów dziennych sporządzanych przez intendentkę z wydrukiem konta 310, oraz  rozliczaniem zaliczek pobranych na zakup artykułów żywnościowych. Kontroli dokonano w dokumentacji obejmującej miesiące maj i październik, w zakresie objętym kontrolą nie stwierdzono rozbieżności. 

6.	Sprawdzenie danych z ankiety za 2009r.

W  trakcie kontroli nie stwierdzono odstępstwa z danymi podanymi w ankiecie za 2009 rok. W odniesieniu do środków trwałych ich wartość wynosiła 361.754,96 złotych i nie odbiega od tej podanej w ankiecie na 30.09.2009 r., różnice między kontami wynikały z przeksięgowania zakupionego elementu wyposażenia placu zabaw przedszkola o wartości 7.800,00 złotych, element ten uznano jako środek dydaktyczny i przeksięgowano z konta 011 na 013 w związku z powyższym wartość kont uległa aktualizacji o powyższą wartość (wydruki z kont stanowią załącznik nr 12). Dokonując sprawdzenia wykonania zaleceń z ankiety kontrolujący dokonał sprawdzenia danych zawartych w ankietach i wyjaśnieniach oraz porównania ich ze zbiorczymi listami płac pedagogów, ustalił iż zalecenia dotyczące wpłaty na konto Przedszkola nr 6 kwoty niesłusznie wypłaconej opiekunowi stażu zostały przekazane poprzez potrącenie właściwej kwoty z wynagrodzenia dyrektora. Dodatek za wychowawstwo wypłacony w zaniżonej wysokości został wyrównany nauczycielowi z  wypłatą wynagrodzenia w miesiącu wrześniu .  

III. Ustalenia  końcowe

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 15 stron. Jego integralną część stanowią 12 załączników na 29 kartach.
Dyrektor jednostki kontrolowanej, Pani mgr Renata Myśliwiec została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień do okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń 	
Jeden egzemplarz protokołu otrzymała Pani mgr Renata Myśliwiec.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Przedszkola nr 6 w Zabrzu pod poz. Nr 1 w 2010 roku.

	

Zabrze, dnia .  20.05.2010r. 	

Za jednostkę kontrolowaną:			Kontrolujący:	

					……………………………………