PROTOKÓŁ
kontroli Nr P- 12 /10 przeprowadzonej 
w Przedszkolu nr 7 w Zabrzu.

Numer statystyczny Regon - kontrolowanego: 271510930.
Kontrolę przeprowadził Artur Nowakowski inspektor z Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Zabrzu, działający na podstawie polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 18 maja 2010 r., wydanego przez Prezydenta Miasta, w okresie od dnia 24 maja 2010 r. do dnia 25 czerwca 2010 r. (polecenie stanowi załącznik nr 1).  Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 

1.	funkcjonowanie kontroli zarządczej;
2.	działalność statutowa, sprawy organizacyjne i pracownicze;
3.	pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych;
4.	gospodarowanie mieniem;
5.	realizacja uwag z kontroli ankietowej za 2009 r.

Kontrolą objęto rok 2009.
Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I. Ustalenia  ogólne 
II. Ustalenia  szczegółowe
1.Funkcjonowanie kontroli zarządczej
2. Sprawy organizacyjne i pracownicze
a) Zatrudnienie
b) Wynagrodzenia
c) Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek 
    na podatek dochodowy	
d) Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US
e) Pisemne procedury
3. Dysponowanie środkami finansów publicznych
a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych
b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
c) 	Gospodarowanie środkami ZFŚS
4. Gospodarowanie mieniem
5. Sprawdzenie danych z ankiety za 2009r.
III. Ustalenia  końcowe

I. Ustalenia  ogólne
Siedzibą Przedszkola nr 7 jest budynek znajdujący się w Zabrzu przy ulicy Wolności 215.
Jak wynika z Decyzji nr 29/2003 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 17.02.2003 r. budynek posadowiony jest na działce nr 2595/80 o powierzchni 3179 m2, zapisanej w księdze wieczystej nr KW 34388, której właścicielem jest Gmina Zabrze. Powierzchnia użytkowa budynku wynosi 250 m2, a kubatura 3750 m3. Pomieszczenia budynku wraz z terenem wyznaczone na siedzibę zakładu budżetowego pozostają w jego trwałym zarządzie.
Szczegółowy wykaz pomieszczeń w siedzibie Przedszkola nr 7 zawiera załącznik nr 2.

Stanowisko Dyrektora Przedszkola nr 7 w Zabrzu zajmuje Pani mgr Mariola Krinke na podstawie pisma WO.ZK.BM.1130/505/2007 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 01.08.2007 r. w sprawie przedłużenia powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola nr 7 w Zabrzu.
Głównym księgowym w placówce jest Pani mgr Sylwia Konacka zatrudniona na podstawie umowy o pracę na stanowisku głównej księgowej od 01 kwietnia 2005 r. w wymiarze czasu pracy 0,33 etatu. W dniu 31 grudnia 2005 r. powierzono obowiązki i odpowiedzialności głównej księgowej na podstawie art. 45 Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych w zakresie:
•	prowadzenia rachunkowości jednostki;
•	wykonania dyspozycji środkami pieniężnymi;
•	dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
•	dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: Dyrektor przedszkola, nauczyciel wyznaczony pisemnie do zastępstwa dyrektora placówki w przypadku jego nieobecności i główny księgowy. Przedmiotowa kontrola została zrealizowana w oparciu o dokumenty udostępnione przez kierownictwo jednostki kontrolowanej, a także ustne i pisemne wyjaśnienia.
Przedszkole nr 7 w Zabrzu kontrolowane było w latach 2006, 2007, 2008 oraz 2009 – ankietowym systemem analizy dokumentów przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w zakresie ustalonych procedur kontroli (o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r.), ich realizacji w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków obejmujących co najmniej 5 % wszystkich wydatków.
Organizację i zasady funkcjonowania jednostki kontrolowanej określają:
1.	Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz. 2104, z późn. zm.), oraz Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm);
2.	Ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.);
3.	Ustawa z dnia 29 września 1994  r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.);
4.	Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.);
5.	Ustawa z dnia 21 listopad 2008 r. o pracownikach samorządowych, (Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.);
6.	Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm);
7.	Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.);
8.	Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74, z późn. zm.);
9.	Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674, z późn. zm.);
10.	Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.);
11.	Ustawa z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, z późn. zm ); 
12.	Rozporządzenia  Ministra  Edukacji  Narodowej z dnia 14 kwietnia 1992 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania  nauki religii w szkołach publicznych ( Dz. U. Nr 36, poz. 155, z 1993 r. Nr 83, poz. 390 i z 1999 r. nr 67, poz.753);
13.	Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.);
14.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. 2006 Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.);
15.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. 2008 Nr 229, poz. 1526);
16.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. 2009 Nr 121, poz. 1002);
17.	Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999r. Nr 112, poz. 1317);
18.	Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206, poz.1518);
19.	Uchwała Nr XIX/234/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 14 stycznia 2008 r. w sprawie: ustalenia opłat za świadczenia w formie zajęć dodatkowych wykraczających ponad bezpłatną realizację podstawy programowej wychowania przedszkolnego w publicznych przedszkolach prowadzonych przez Miasto Zabrze;
20.	Uchwała nr XXXIII/423/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 15.12.2008 r. w sprawie budżetu miasta Zabrze na rok 2009;
21.	„Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze” z dnia 25.04.2002 r. z późn. zm.;
22.	Uchwała nr XXII/269/08 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 17.03.2008 r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczególne warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, a także niektórych innych składników wynagradzania” w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze; 
23.	Uchwała nr XXXVI/457/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 16.02.2009 r. w sprawie przyjęcia „Regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczególne warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, a także niektórych innych składników wynagradzania” w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze. 

II. Ustalenia  szczegółowe

1.Funkcjonowanie kontroli zarządczej
Kontrolujący jednostkę po dokonaniu analizy instrukcji, regulaminów i zarządzeń obowiązujących w Przedszkolu nr 7 w Zabrzu stwierdził, że placówka realizuje wymagania przepisów prawa dotyczących kontroli zarządczej zgodnie z art. 68 ustawy o finansach publicznych, których obowiązek wprowadzenia został nałożony na Kierownika jednostki na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. Stwierdzić jednak należy, że pisemne procedury wymagają dostosowania do standardów zawartych w komunikacie nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16 grudnia 2009 (ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z dnia 30.12.2009r. nr 15 poz. 84).

2. Sprawy organizacyjne i pracownicze

Przedszkole nr 7 w Zabrzu posiada Statut, którego tekst jednolity opracowano na podstawie ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z 2004 r. z póź. zm.) i Rozporządzenia MEN z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz. U. Nr. 61, poz. 624 z póź. zm.), oraz na podstawie Uchwały Nr XVIII/175/95/06 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 13 listopada 1995 r. Z informacji uzyskanej na podstawie listy płac na styczeń 2009 wynika, że w placówce zatrudniano 9 nauczycieli (w tym 2 dyplomowanych, 5 mianowanych, 2 kontraktowych), dwóch z nich  zatrudnionych jest w niepełnym wymiarze czasu, dlatego liczba etatów wynosiła 7,19. Ponadto placówka zatrudnia 7 pracowników niebędących nauczycielami, 3 osoby zatrudniane jest w niepełnym wymiarze godzin, liczba etatów w styczniu wyniosła 5,83. Średnie roczne zatrudnienie roku 2009 wynosiło 12,99 etatu, z czego 7,16 etatu to pedagodzy, a 5,83 etatu to pracownicy obsługi i administracji.

a) Zatrudnienie
Kontroli poddano sposób zatrudniania i wynagradzania pracowników Przedszkola nr 7 w Zabrzu. Do kontroli wybrano teczki z aktami pracowników, dokonując wyboru z interwałem co 3 na podstawie listy płac pedagogów, a z interwałem co 2 z listy płac pracowników administracji i obsługi za styczeń 2009 r. Zestawienie danych zawartych w kontrolowanych teczkach osobowych wybranych pracowników stanowi załącznik nr 3, kontrolujący nie miał uwag co do analizowanego materiału.
W trakcie kontroli teczek osobowych kontrolujący poprosił o przedstawienie list obecności pracowników za rok 2009 r. Sposób prowadzenia listy i potwierdzania kontroli obecności nie budził uwag kontrolującego.
Kontroli poddano również prawidłowość sporządzenie planu urlopów na rok 2009 oraz jego realizację. Na podstawie art. 163 Kodeksu Pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, jak również przepisy normalizujące tę dziedzinę tj. dla  nauczycieli zgodnie z art. 64 ust 3 i 4 Karty Nauczyciela, a dla pozostałych wynikające z art. 154, z uwzględnieniem art. 1672 Kodeksu Pracy. Dokonując sprawdzenia planu urlopu kontrolujący analizował dane z przepisami przedstawionymi powyżej jak również uwzględnianie wniosków pracowniczych oraz podanie „planu …” do wiadomości pracowników oraz ewidencję ich rozliczania. Analiza dokumentów zawarta jest w załączniku nr 4. W opinii kontrolującego wskazane jest zwiększenie nadzoru Dyrektora placówki nad terminowością wykorzystania urlopu wypoczynkowego pod kątem artykułów 163 i 168 Kodeksu Pracy. Do pozostałej dokumentacji poddanej kontroli kontrolujący nie miał uwag.

b) Wynagrodzenia

Wypłata wynagrodzeń następuje do 28 dnia każdego miesiąca na konta pracowników, zgodnie z oświadczeniami i wyrażoną zgodą pracowników na taką formę wypłaty. Wysokość premii dla pracowników określona jest w zakładowym regulaminie premiowania pracowników Przedszkola nr 7.
Na wynagrodzenia osobowe pracowników składały się m.in. wynagrodzenia zasadnicze, dodatek za wysługę lat, premia, nagroda dyrektora szkoły, wyrównania wynikające z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, w przypadku pedagogów dodatkowo przyznane są dodatki funkcyjne (wychowawcze), motywacyjne, oraz opiekuna stażu. Listy płac są sporządzane komputerowo przy pomocy programu Płace i Kadry (QWARK oraz  QWANT). Listy płac (na podstawie zestawień przygotowanych przez Dyrektora placówki), sporządza główna księgowa. Wydruki list płac z systemu po ich uprzednim sprawdzeniu główna księgowa przekazuje Dyrektorowi jednostki w celu zatwierdzane do wypłaty.
W okresie objętym kontrolą, w przypadku osób, których teczki osobowe poddano kontroli w jednym przypadku stwierdzono niewłaściwie naliczoną wysokość dodatku za wysługę lat zaniżoną pracownikowi o 1 % - korekty świadczenia dokonano w trakcie trwania kontroli (karty wynagrodzeń osób wraz z listą wynagrodzeń za  styczeń 2009 oraz dokonane wyrównanie stanowią załącznik nr 5). Kontrolujący stwierdził nieprawidłowość w zakresie wypłaty dodatku specjalistycznego za posiadanie stopnia specjalizacji zawodowej (załącznik nr 6 zawiera przedmiotową dokumentację sprawy wraz z opinią prawną). W trakcie trwania kontroli Dyrektor Przedszkola nr 7 w Zabrzu dokonał zwrotu nienależnie wypłaconego dodatku specjalistycznego i przedłożył kontrolującemu dokumenty wpłaty na rachunek Przedszkola nr 7 oraz zwrotu do budżetu gminy (załącznik nr 7). 

c) Naliczanie składek na poczet ZUS oraz naliczanie zaliczek na podatek dochodowy 

Przedszkole podobnie jak inni płatnicy, jest zobowiązane ustawowo do przekazywania dokumentów drogą elektroniczną - w celu przesyłania danych drogą internetową wykorzystuje program udostępniony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Komunikacja z ZUS Zabrze odbywa się przy wykorzystaniu programu PŁATNIK. 
Analizę danych przeprowadzono w oparciu o listy płac pracowników oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA za okres styczeń – grudzień 2009 r. Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.
 Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z  2007r. Nr 11 poz.74, z późn. zm.) oraz z ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. Nr 210, poz. 2135 ze zm.) w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. obowiązywały następujące wysokości składek na ubezpieczenie społeczne:

Rodzaj ubezpieczenia	Stawka łącznie	Finansowana przez pracodawcę	Finansowana przez pracownika	
Emerytalne	19,52 %	9,76 %	9,76 %	
Rentowe	  6,00 %	4,50 %	1,50 %	
Chorobowe	  2,45 %	-	2,45 %	
Wypadkowe	od 0,96 % 
do 0,84 %	od 0,96 % 
do 0,84 %	-	
Zdrowotne	  9,00 %	-	9,00 %	

Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe dla płatników składek, którzy byli zobowiązani i przekazali informację ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe, jest ustalona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wynika, że w jednostce kontrolowanej wysokość stopy procentowej dla składki wypadkowej w I kwartale 2009 r. wynosiła 0,96 %, natomiast od 1 kwietnia 2009 r. wynosiła 0,84 %, 
Analizy naliczeń indywidualnych dokonano na podstawie kart wynagrodzeń za 2009 r. i imiennej listy płac trzech pracowników obsługi oraz nauczycieli, których doboru dokonano przy kontroli teczek osobowych. Na podstawie przedstawionych wydruków z programu finansowo-księgowego kontrolujący stwierdza, że w okresie objętym kontrolą należne składki i podatki dla tych pracowników naliczone były prawidłowo. 
W jednostce w 2009 roku nie zawierano umów zlecenia lub o dzieło z pracownikami własnymi i osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. 

d) Dokonywanie przelewów na poczet ZUS i US

Kontrolujący stwierdza, że kwoty składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy należne od pracownika i pracodawcy, wykazane w deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA, są zgodne z kwotami przelewów i analityką konta 229.
Zakłady budżetowe obowiązane są przesłać deklarację rozliczeniową razem z imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłacić składki za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono przekroczenia tego terminu, 
Podatnik jest zobowiązany dokonać wpłat na poczet podatku dochodowego za dany miesiąc nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca. W trakcie kontroli przelewów i analityki konta 225 nie stwierdzono nieprawidłowości w naliczeniu składek podatku jak i przekroczenia terminu jego odprowadzenia. Syntezę wyników  dotyczącą analizy naliczania oraz właściwego i terminowego wykonywania  przelewów zawiera załącznik nr 8. 

e) Pisemne procedury

W dniu podjęcia czynności kontrolowany przedstawił kontrolującemu następujące regulaminy i zarządzenia:
1.	Regulamin pracy Przedszkola nr 7 w Zabrzu wprowadzony, Zarządzeniem 50/2008/2009 Dyrektora Przedszkola nr 7 w dniu 01.01.2009 r., zmieniony na Regulamin pracy – wprowadzony Zarządzeniem nr 59/2009/2010 Dyrektora Przedszkola nr 7 w dniu 01.09.2009 r.. 
Załącznikami do regulaminu są :
-Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu;
-Tabela norm przydziału odzieży i obuwia roboczego zgodnie z zapisami w Ponadzakładowym Układzie Zbiorowym Pracy dla Pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zabrze;
-Regulamin premiowania pracowników administracyjno - obsługowych Przedszkola nr 7 w Zabrzu;
-Regulamin przyznania nagród pracownikom administracji i obsługi Przedszkola nr 7 w Zabrzu;
- Dodatkowe wynagrodzenia roczne dla pracowników sfery budżetowej.
- Załącznik nr 6 do regulaminu pracy wprowadzony przez Dyrektora w dniu wejścia w życie regulaminu zaakceptowany przez organizację związkową regulujący przydział wyposażenia nauczycieli.
2.	Procedurę oceny pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych wprowadzoną Zarządzeniem nr 62/2009 Dyrektora Przedszkola nr 7 z dnia 29 września 2009 r;
3.	Politykę rachunkowości wprowadzoną Zarządzeniem nr 46/2008 Dyrektora Przedszkola nr 7 w Zabrzu w dniu 01 stycznia 2008 r. 
Polityka zawiera zasady rachunkowości ustalone w załącznikach:
- Plan kont
- Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych
- Instrukcja w sprawie inwentaryzacji składników majątków majątkowych
- Procedura kontroli druków ścisłego zarachowania
- Procedura kontroli intendenta
- Instrukcja kontroli finansowej wewnętrznej
- Plan kontroli wewnętrznej

4.	Regulamin Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych przy Przedszkolu nr 27 w Zabrzu obowiązujący od dnia 01.05.2008 r.; 
5.	Regulamin przyjmowania, rozpatrywania i koordynowania skarg i wniosków w Przedszkolu nr 7 w Zabrzu, wprowadzony 15 październik 2003 r.
6.	Instrukcja kancelaryjna z Jednolitym rzeczowym wykazem akt z dnia 15 październik 2003 r., zmieniona na Regulamin organizacyjny Przedszkola nr 7 w Zabrzu wprowadzony zarządzeniem nr 69A/2009 z dnia 28 grudnia 2009 r., zawierający Instrukcję kancelaryjną , schemat organizacyjny oraz jednolity wykaz akt.
7.	Regulamin Przyznawania zasiłku pieniężnego na pomoc zdrowotną w Przedszkolu nr 7 w Zabrzu z dnia 01września 2005 r.
8.	Regulamin kontroli wewnętrznej z 01.09.2003 r.
9.	Regulamin przyznawania zasiłku pieniężnego na pomoc zdrowotną w przedszkolu nr 7 z dnia 01września 2005 r.

Kierownictwo jednostki prowadząc działalność statutową zawiera umowy cywilno-prawne z rodzicami w zakresie działalności statutowej oraz umowy z tytułu dostaw mediów i usług związanych z działalnością bieżącą. Dokonana analiza przedłożonych dokumentów upoważnia kontrolującego do stwierdzenia, że w jednostce nie była prowadzona ewidencja umów zawieranych z rodzicami, natomiast prowadzona jest ewidencja w zeszycie umów z podmiotami gospodarczymi pozwalająca określić ilość zawartych umów, zidentyfikować strony zawierające umowę oraz czas ich obowiązywania. 
Dokonując kontroli umów z rodzicami przyjęto system, zapewniający sprawdzenie 6,47 % umów. Wybór umów został dokonany według przedłożonych list zawierających imiona i nazwiska dzieci uczęszczających w danej grupie wiekowej do placówki. Kontrolującemu przedłożono umowy zawarte od września 2008 r. do czerwca 2009 r. wraz z listami dzieci dla każdej z pięciu grup. Z ułożonej listy dzieci grup od pierwszej do piątej dokonano wyboru do kontroli umów z interwałem co 15 pozycję na liście. 
Wyboru dla umów zawartych od września 2009 r. do czerwca 2010 r., dokonano z zastosowaniem tej samej metody doboru próby. Kontrola obejmowała podstawy prawne zawarcia umów oraz zasady ustalenia cen, które zawarto w umowach, przedmiot umowy, termin zawarcia i obowiązywania, kontrolowano również sposób ich rozwiązania. Przeprowadzono kontrolę terminowości i windykację należności cywilno-prawnych.
Kontrolującym udostępniono 116 umów zawartych z rodzicami, obowiązujących do sierpnia 2009 r. oraz 116 umów obowiązujących od sierpnia 2009 r. 
Analiza danych z kontrolowanych umów została zawarta w załączniku nr 9. 

W celu dokonania analizy umów zawartych z osobami prawnymi na usługi i dostawy mediów kontrola objęła wszystkie 14 umowy zawarte w 2009 roku. W trakcie kontroli sprawdzono sposób ustalenia cen oferowanych w umowach, przedmiot umowy, termin zawarcia i obowiązywania. Kontrolujący pod kątem przedmiotu umowy zwrócił uwagę na właściwość stosowanych zapisów w umowie, jak „najem pomieszczeń na prowadzenie zajęć tanecznych”, a nie zawarte w umowie „organizacja i prowadzenie zajęć tanecznych dla dzieci przedszkolnych”. Pomimo że cel umowy pozostaje ten sam, to zakres umowy i odpowiedzialność organizatora zajęć ulegają zmianom. Umowa stanowi załącznik nr 10. Sposób rozwiązania umów i terminy płatności pod kątem zgodności z  umową nie budziły wątpliwości, niemniej jednak kontrolujący zobowiązał dyrektora do zwiększenia nadzoru nad przygotowaniem treści umów i poddawania ich weryfikacji przed podpisaniem. 

3. Dysponowanie środkami finansów publicznych

Przedszkole nr 7 w Zabrzu prowadzi gospodarkę finansową w oparciu o plan dochodów i wydatków dla następujących rozdziałów klasyfikacji budżetowej: 
80104 – Przedszkola
80195 – Pozostała działalność
85295 – Pozostała działalność

a)	Pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansów publicznych

Wielkość przychodów w rozdziale 80104 zaplanowano w kwocie 591.339,00 zł, na co składała się kwota uzyskana z dotacji budżetowej (§2510) w wysokości 531.501,00 zł W trakcie roku budżetowego dotację zwiększono o kwoty: 3819,00 zł ( montaż drabinek śniegowych) oraz 1267,00 zł (wymiana centrali alarmowej). Planowane przychody inne niż dotacja wynosiły 69.015,00  zł; w roku budżetowym przychody te wzrosły do kwoty 102.606,12 zł w stosunku do planowanych. Realizacja wydatków w roku budżetowym opisana w niniejszym protokole wraz ze wzrostem dochodów skutkowała dodatnim stanem środków obrotowych na dzień 31.12.2009 r.-1357,81 zł (netto). Druk RB-30 wraz z Planem finansowym w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 stanowi załącznik nr 11.

Przychody w rozdziale 80195 w całości pochodziły z dotacji wynikającej z artykułów 72 i 53 Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 674)- zaksięgowano je w § 2510 w kwocie 1367,00 zł.
W rozdziale 85295 w §2510 zaksięgowano przychody pochodzące z dotacji uzyskanej z programu rządowego „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” w kwocie 14.000,00 zł. 
Wydatki na działalność bieżącą realizowano według planu finansowego w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2009 r. Dane uzyskano z materiałów przekazanych przez kontrolowanego:

§
	Wyszczególnienie
	Plan pierwotny 
zł	Plan po zmianach
 zł	Wykonanie 
zł	Wykon. planu pierwotnego 
%	
302 	Wydatki osobowe ekwiwalent za odzież	0	550	541,43	-	
401	Wynagrodzenia osobowe pracowników	370 378,00	382 120,00	379 601,98	102,49%	
404	Dodatkowe wynagrodzenia roczne	29 849,00	31 775,00	31 351,62	105,03%	
411	Środki na ubezpieczenia społeczne	60 559,00	62 995,00	61 463,15	101,49%	
412	Środki na fundusz pracy	9 747,00	9 045,00	8 787,43	90,16%	
417	Wynagrodzenia bezosobowe	0,00	1 866,00	1 866,00	-	
421	Zakup materiałów i wyposażenia	15 000,00	24 371,00	24 370,37	162,47%	
422	Zakup środków żywności	22 500,00	29 553,00	27 004,03	108,31%	
424	Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek	3 500,00 	5 683,00	5 682,98	771,54%	
426	Zakup energii	24 827,00	30 400,00	30 394,11	122,42%	
427	Zakup usług remontowych	3 000,00	518,00	517,31	17,24%	
428	Zakup usług zdrowotnych	586,00	0,00	0,00	0,00%	
430	Zakup usług pozostałych	19 160,00	22 060,00	22 056,23	115,12%	
435	Zakup usługi dostępu do Internetu	2 250,00	2 231,00	2 230,14	99,12%	
437	Zakup usług telekomunikacyjnych stacjonarnych	2 315,00	1 679,00	1 678,41	72,50%	
441	Podróże służbowe krajowe	0,00	0,00	0,00	0,00%	
443	Różne opłaty i składki	1 030,00	534,00	534,00	51,84%	
444	ZFŚS	23 278,00	23 544,00	23 543,08	101,14%	
474	Zakup materiałów papierniczych	830,00	0,00	0,00	0,00%	
475	Zakup akcesoria komputerowe (licencje i programy)	2 530,00	1 902,00	1 901,11	75,14%	
 	Razem	591 339,00	630 826,00	623 523,38	105,44%	

Z przedstawionych w tabeli danych wynika, iż planowane w 2009 roku wydatki w ramach rozdziału 80104 wykonano w 99,34 % w stosunku do planu po zmianach. Dotacja uzyskana na działalność bieżącą zgodnie z pismem Skarbnika Miasta WO.EW-3016-298/2008 z dnia 27.10.2008 r. wynosiła 531.501,00 zł.	
W budżecie placówki wynagrodzenia stanowią największą część kosztów (410.953,60 zł.), tj. 65,91 % wykonanego budżetu za 2009 rok. Wraz z pochodnymi i wynagrodzeniami bezosobowymi kwota ta wyniosła 505.288,69 zł i stanowiła 81,04 % wykonanego budżetu. W stosunku do planu pierwotnego budżetu na 2009 rok skutkowało to wzrostem o 2,32 % (wzrost płac i związane z nimi pochodne). Wykonany odpis na fundusz świadczeń socjalnych wynosił 23.543,08 zł i stanowił 3,78 % budżetu. Wydatki rzeczowe wynikające z działalności bieżącej podyktowane koniecznością prowadzenia działalności statutowej, jak również dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia, sprzętu dydaktycznego oraz koszty energii i dostarczania mediów łącznie wynosiły 118.234,69 zł i stanowiły 18,96 % wydatkowanego budżetu. Wydatki na pozostałą działalność zwiększyły się w trakcie realizacji budżetu w odniesieniu do planu pierwotnego o 3,32 %. Wzrost ten wynikał m.in. ze wzrostu cen zakupu żywności, energii i odprowadzenia ścieków, jak również dodatkowo poniesionych wydatków na wyposażenie oraz pomoce dydaktyczne. W związku z czym wydatki w pozostałych paragrafach zostały ograniczone. 
W ramach Programu Rządowego „ Pomoc państwa w zakresie dożywiania” w 2009 roku placówka otrzymała dotację w kwocie 14.000,00 zł. Dotację przeznaczono za  zakup wyposażenia kuchni (14.000,00 zł).  Dowody zakupu wraz ze sprawozdaniem RB 30 stanowią załącznik nr 12. Z tytułu świadczeń nauczycielskich wynikających z art. 72 i 53 Karty Nauczyciela jednostce przyznano dotację podmiotową w ramach rozdziału 80195 w kwocie 1.367,00 zł. Dotacja została wydatkowana w ramach środków przekazanych do Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych na wypłatę świadczeń, co zostało opisane w rozdziale dotyczącym tego zagadnienia. 

b)	Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

Kontroli poddano sposób prowadzenia rachunkowości w Przedszkolu nr 7 w Zabrzu. Dokumenty księgowe, potwierdzające dokonane operacje gospodarcze, wybrano do weryfikacji w sposób zapewniający kontrolę jednego pełnego miesiąca w każdym półroczu przyjmując interwał 5 - wybrane miesiące to maj i październik. Podczas kontroli dokumentacji księgowej sprawdzono dokumenty o numeracji od 198/09 do 240/09 obejmującej dowody księgowe z miesiąca maja i od 470/09 do 533/09 w zakresie dowodów księgowych z miesiąca października. W ramach kontroli porównywano wyciągi bankowe z dowodami księgowymi. Ponadto przeprowadzono kontrolę zaliczek pobieranych na potrzeby wydatków związanych z działalnością bieżącą oraz zakupem żywności. W wybranych do kontroli miesiącach nie stwierdzono uchybień w zakresie pobierania i rozliczania zaliczek, stwierdzono jednak, że zaliczki żywieniowe rozliczane są w kwocie wyższej niż pobrane środki (synteza rozliczeń zawarta jest w załączniku nr 13). W związku z opisanymi nieprawidłowościami w placówce konieczne jest zwiększenie nadzoru Dyrektora nad dokonywaniem zakupów przez pracownika oraz prawidłowym rozliczaniem kwot pobranych zaliczek. Dokonując analizy ustalono, że na podstawie PK  księgowanego na stronie Winien 101 i po stronie Ma 131 wystawiany był przez pracownika wniosek o zaliczkę. Wniosek ten następnie zatwierdzany był przez Dyrektora placówki i głównego księgowego; odnotowywano na nim zapis księgowy po stronie Winien 234 i stronie Ma 101. Na tej podstawie wystawiany był czek w celu pobrania gotówki z banku przez upoważnionego pracownika. Kontrolujący zwrócił uwagę kontrolowanemu, że wystawiany przez głównego księgowego dokument KP, nie zawiera opisu, kto przyjął gotówkę do kasy.
Uwagi kontrolującego dotyczyły również Raportu Kasowego sporządzanego w celu pobrania gotówki z kasy. W kontrolowanej placówce po dokonaniu zakupu dokumentowane są rozliczenia pobranej zaliczki, polegające na odnotowaniu na wszystkich dowodach zakupu zapisu księgowego, w którym kwotę zrealizowaną zapisuje się po stronie Winien konta 310, po stronie Ma konta 234. W raporcie obrotu towarów w magazynie, odnotowywano zapis księgowy na koncie 400 (zakup środków żywieniowych) po stronie Winien, a wydanie z magazynu po stronie Ma konta 310. 
Dokonując analizy kontrolujący stwierdził, iż w placówce polecenie księgowania przy pobieraniu zaliczek (żywnościowej i budżetowej) na koncie 101 jest tylko technicznym zapisem, nie mającym pokrycia w rzeczywistości. Generuje to dodatkowe zapisy księgowe oraz wystawianie dokumentów KP po wypłacie pieniędzy z banku i wpłacie do kasy oraz sporządzeniu Raportu kasowego bez wystawienia KW przy przekazaniu ich pracownikowi. W rzeczywistości pieniądze są w dyspozycji uprawnionego pracownika pobierającego je na podstawie czeku lub karty bankomatowej z banku. Zapis księgowy stosowany w procedurze księgowania powinien zostać dostosowany do realiów występujących w bieżącej działalności. Z uwagi na specyfikę placówki zaliczka wypłacana jest tylko jednej osobie i nie wymaga wprowadzania dodatkowej analityki. W trakcie trwania kontroli dostosowano sposób księgowania do uwag kontrolującego.
Analiza dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów wskazuje, że proces sprawdzania i kwalifikowania dowodów w księgach rachunkowych  jest prawidłowy; dokonuje się on przez wskazanie miesiąca, dekretację i podpisy osób odpowiedzialnych za te wskazania. Faktury opatrzone są opisem celowości dokonanego zakupu, numerami umów i zawierają wskazanie zaewidencjonowania zakupionych składników majątkowych w księgach inwentarzowych. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo przy użyciu programu QWANT, w którym księgowane operacje gospodarcze zawierają szczegółowe opisy zdarzeń. Dowody do ewidencji ujmowane są na bieżąco w sposób chronologiczny, rzetelny i sprawdzalny na odpowiednio oznaczonych kontach. Zobowiązania regulowane są terminowo.

c)	Gospodarowanie środkami ZFŚS

Przedszkole nr 7 prowadzi Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w ramach funkcjonującego na terenie Zabrza Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych i na podstawie zawartego w tym zakresie porozumienia z dnia 01.01.2004 r. Aktualny Regulamin Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązuje od dnia 01.05.2008 r. Kontrolujący ustalił, że placówka w wyznaczonym w ustawie terminie przekazuje stosowny odpis. Za prawidłowe naliczenie i przekazanie odpisu odpowiada Dyrektor placówki. Analiza prawidłowości naliczenia i przekazania środków zawarta jest w załączniku nr 14. Pracownicy i emeryci Przedszkola nr 7 uprawnieni do korzystania ze świadczeń funduszu składają wnioski o ich przyznanie, które następnie sprawdza Dyrektor. Zbiorcze zestawienie osób uprawnionych przekazywane jest do siedziby Wspólnego Funduszu Świadczeń Socjalnych, gdzie wnioski rozpatrywane są przez wspólną komisję. Administratorem funduszu został powołany Dyrektor Przedszkola nr 27, komisja socjalna funduszu składa się z przedstawicieli dyrektorów placówek, które zawarły umowę oraz przedstawicieli związków zawodowych. Podstawą podziału świadczeń przez komisję socjalną funduszu jest sporządzany roczny plan finansowo-rzeczowy. W ramach przyznanych środków na wypłatę świadczeń placówka otrzymuje zbiorcze imienne zestawienia z przypisaną kwotą świadczenia dla każdej osoby. Pracownik potwierdza podpisem informację o otrzymaniu świadczenia. Kwota świadczeń wypłaconych z funduszu przelewana jest na rachunek Przedszkola nr 7, następnie zgodnie z zestawieniem wypłacana pracownikom gotówką. 

4. Gospodarowanie mieniem

W Przedszkolu nr 7 w Zabrzu na podstawie art. 40 ust 3 o statystyce publicznej (Dz.U. z dnia 31 lipca 1995r. nr 88 poz. 439) powinny być stosowane standardowe klasyfikacje i nomenklatury w statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości. Ewidencja środków trwałych związana jest z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999r. nr 112 poz. 1317) oraz Ustawą o rachunkowości ( Dz.U. z 1994r. nr 121 poz. 591 z późniejszymi zmianami). W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że ewidencja majątku prowadzona jest przy użyciu programu księgowego i ksiąg inwentarzowych. Kontrolujący zwrócił uwagę kontrolowanemu, że ewidencja środków trwałych powinna być prowadzona w odrębnych księgach inwentarzowej dla środków trwałych i tych prowadzonych w ewidencji ilościowo-wartościowej. W trakcie kontroli księgi dostosowano do zaleceń kontrolującego.
W trakcie kontroli nie stwierdzono odstępstwa od stosowania klasyfikacji środków trwałych w księgach inwentarzowych. 
W systemie ewidencji księgowej majątek ewidencjonuje się na kontach:
011 - ewidencja środków trwałych, 
013 – pozostałe środki trwałe prowadzone w ewidencji ilościowo - wartościowej, ewidencjonowane w niej są zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora nr 18/2006 od wartości 500 zł.
014 - zbiory biblioteczne, 
020 – wartości niematerialne i prawne. 
W trakcie analizy dostarczonych dokumentów dotyczących 2009 roku stwierdzono:
Na koncie 011 - środki trwałe. Saldo wynosiło 82.404,48 zł odnotowano na nim zmiany w wysokości 3.980,01 zł, wynikające zakupu zestawu komputerowego wraz z oprogramowaniem do gabinetu pani dyrektor. 
Na koncie 013 - pozostałe środki trwałe w ewidencji ilościowo - wartościowej. Saldo na koniec roku 2009 wynosiło 48.399,43 zł odnotowano na nim zmiany w wysokości 16.479,95 zł, z czego 11.214,22 zł pochodziło z dotacji celowej na zakup wyposażenia „Pomoc państwa w zakresie dożywiania”  na zakup wyposażenia kuchni.
Na koncie 014 – zbiory biblioteczne odnotowano w roku 2009 obroty w wysokości 671,74 zł. placówka dokonała zakupu bibliografii dydaktyczno - metodologicznej. Saldo konta na 31.12.2009r. wynosiło 4.622,41 zł. 
Na koncie 020 - w roku 2009 nie były dokonywane żadne zapisy. Saldo wynosiło 3.665,00 zł. 
Do kont prowadzone są stosowne konta przeciwstawne na których księgowane są dokonywane odpisy i amortyzacja. Wartość majątku trwałego na koniec roku wynosiła 139.091,32 zł. zwiększyła się w 2009 r. po uwzględnieniu odpisów i amortyzacji o wartość 11.624,64 zł.  W dniu 15.09.2009 r. dyrektor jednostki wystąpił pisemnie do Urzędu Miasta Zabrze o oszacowanie wartości rynkowej nieruchomości. W roku 2009 zgodnie z Zarządzeniem nr 63 Dyrektora z dnia 15.10.2009 r. przeprowadzono inwentaryzację środków trwałych.
Protokół opisowy z przebiegu spisu z natury do którego dołączono arkusze spisowe (spisu z natury) zawierające składniki majątkowe, ponumerowane od pozycji 1 do 5, został zatwierdzony przez dyrektora placówki. Do protokołu jest dołączone zestawienie zbiorcze spisu z natury wraz z wyceną składników majątkowych przypisaną do danego konta, umożliwiające porównanie ze stanem księgowym. W trakcie kontroli nie stwierdzono uchybień w tym zakresie. 
W placówce przeprowadzana jest również skontrum biblioteki, kontrola polegała na analizie spisu z natury z protokołem poinwentaryzacyjnym, kontrolujący nie miał uwag do wykonanych czynności.
Dokonano kontroli rozliczeń magazynu, w którym przechowywane są artykuły żywnościowe. Przeprowadzono analizę zestawień raportów dziennych sporządzanych przez intendentkę oraz wydrukiem konta 310 sporządzonego przez głównego księgowego, uwzględniając rozliczenia zaliczek pobranych na zakup artykułów żywnościowych. Kontroli dokonano w dokumentacji obejmującej miesiące maj i październik- w zakresie objętym kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości. 

6.	Sprawdzenie danych z ankiety za 2009r.

W  trakcie kontroli nie stwierdzono odstępstwa z danymi podanymi w ankiecie za 2009 rok. W odniesieniu do środków trwałych ich wartość na koniec września 2009 r. wynosiła 142200,37 złotych i nie odbiega od tej podanej w ankiecie analiza zawarta w załączniku nr 15. Dokonując sprawdzenia wykonania zaleceń z ankiety, kontrolujący dokonał sprawdzenia danych zawartych w ankietach i wyjaśnieniach oraz porównał je ze zbiorczymi listami płac pedagogów. Kontrolowany wykonał  zalecenia dotyczące wpłaty na konto Przedszkola nr 7 kwoty nienależnie wypłaconej premii . 

III. Ustalenia  końcowe

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 15 stron. Jego integralną część stanowią 15 załączników na 64 kartach. Dyrektor jednostki kontrolowanej, Pani mgr mgr Mariola Krinke została poinformowana o przysługującym jej z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień do okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego.
Udostępnianie informacji w nim zawartych na stronach BIP następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po 

odczytaniu podpisano 	
Jeden egzemplarz protokołu otrzymała Pani mgr mgr Mariola Krinke
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w Książce kontroli Przedszkola nr 7 w Zabrzu pod poz. Nr 59 w 2010 roku.

Zabrze, dnia .   …………………………r. 	

Za jednostkę kontrolowaną:			Kontrolujący:	

					……………………………………