PROTOKÓŁ
kontroli problemowej Nr P-15/10
przeprowadzonej w  Wydziale Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności                                            
Urzędu Miejskiego w Zabrzu

Kontrolę prowadzili:
-  inspektor Artur Nowakowski w dniach od 8 do 30 lipca 2010 r. z dwutygodniową przerwą urlopową (z chwilą zmiany stanowiska pracy podlegając wyłączeniu  z kontroli na mocy Zmiany polecenia przeprowadzenia kontroli);
- Naczelnik Biura Kontroli Mirosław Kaszycki w terminie od dnia 2 do 31 sierpnia 2010 r. w związku ze Zmianą polecenia przeprowadzenia kontroli w zakresie osoby kontrolującego; 
działający na podstawie Polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 7 lipca           2010 r. wydanego przez Prezydenta Miasta (Załącznik Nr 1) oraz Zmiany polecenia przeprowadzenia kontroli z dnia 02.08.2010 r. (Załącznik Nr 2).
Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: Kontrola zadania nr ZKOL/02/10 – obsługa strefy bezpieczeństwa w Zabrzu poprzez eksploatacje systemu monitoringu  wizyjnego w zakresie konserwacji i bieżącego utrzymania punktów pomiarowych oraz dzierżawy przyłączy za okres I półrocza 2010 r.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: 
I.	U s t a l e n i a    o g ó l n e                                               str. 1-3                                                
II.	U s t a l e n i a    s z c z e g ó ł o w e                                  str. 3-11
A/Realizacja zadań centrum nadzoru wizyjnego.                  str. 3
B/Realizacja zadania nr ZKOL/02/2010.                              str. 3-4
C/Zadanie nr ZKOL/02/10 - analiza wykonywania umów.     str. 4-10
D/Uwagi końcowe.                                                            str. 10-11

I.	U s t a l e n i a    o g ó l n e  
W okresie od 01.01.2009 r. do 31.01.2010 r. funkcję naczelnika ZKOL pełnił Pan Mariusz Kwaśniewski. 
W okresie od 01.02.2010 r. do 26.03.2010 r. obowiązki naczelnika ZKOL pełnił Pan Piotr Gozdek. 
Stanowisko Naczelnika Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności od dnia 02.08.2010 r. zajmuje Pan Artur Nowakowski, zatrudniony na podstawie porozumienia zmieniającego umowę o pracę w wyniku przeniesienia dokonanego na mocy art. 12. ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 233, poz. 1458 z późn. zm.).  
Pani Barbara Chamiga jest zastępcą naczelnika, który pełnił obowiązki naczelnika ZKOL w okresie od 27.03.2009 r. do 30.06.2010 r.
Z informacji udzielonych kontrolującemu przez zastępcę naczelnika wynika, że na dzień 02.08.2010 r. zatrudnionych jest w wydziale 19 osób, ponadto na 4 wolne stanowiska urzędnicze prowadzony jest otwarty i konkurencyjny nabór w postępowaniu konkursowym.
Sprawy będące przedmiotem kontroli prowadzi Pani inspektor Olga Cheba, której           w zakresie obowiązków służbowych powierzono „współdziałanie z Wydziałem Budżetu oraz Wydziałem Księgowości UM, opracowywanie i realizację preliminarza budżetowego na potrzeby ZKOL oraz prowadzenie ewidencji tych wydatków”. Bezpośredni nadzór nad nią sprawuje naczelnik wydziału.  
Pani inspektor Barbarze Chamidze w dniu 01.07.2010 r. w zakresie obowiązków służbowych powierzono nadzór nad gospodarką finansową wydziału oraz czynności zapewniające należyte wykonywanie zadań ZKOL podczas nieobecności naczelnika. Podlegała ona bezpośrednio Prezydentowi Miasta.  
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: zastępca naczelnika ZKOL Pani Barbara Chamiga oraz inspektor Pani Olga Cheba.
W okresie objętym kontrolą ZKOL działał w oparciu o Zarządzenie nr 1095/ZPU/ 2009 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.12.2009 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu, Zarządzenie nr 45/ZPU/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 28.01.2010 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu oraz Zarządzenie nr 437/ZPU/2010 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 08.06.2010 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zabrzu. 
Działalność objęta kontrolą w szczególności prowadzona jest w oparciu o: 

1.	Ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm);
2.	Ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665 z późn. zm.);
3.	Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.);
4.	Ustawę z dnia 10 kwietnia 1997 - Prawo energetyczne (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 89, poz. 625 z późn. zm.);
5.	Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn.zm.);
6.	Ustawę z dnia 29 września 1994  r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.);
7.	Ustawę z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.);
8.	Ustawę z dnia 21 listopad 2008 r. o pracownikach samorządowych, (Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.);
9.	Ustawę z dnia 26 kwietnia 2007 o zarządzaniu kryzysowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 89 poz. 590, z późn. zm.);
10.	Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 04 maja 2007 r. w sprawie szczególnych warunków funkcjonowania systemu elektroenergetycznego (Dz.U. Nr 93, poz. 623 z późn. zm.);
11.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz.1020 z późn. zm.);
12.	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 121, poz. 1002);
13.	Uchwałę Nr XLVII/639/09 Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 29.12.2009 r. w sprawie Budżetu Miasta Zabrze na 2010 rok.

Ostatnia kontrola w Wydziale Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności prowadzona była w dniu 20.03.2009 r. przez  Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach w zakresie realizacji zadań w ramach organizacji systemu wykrywania i alarmowania, realizacji zadań związanych z organizacją systemu wczesnego ostrzegania, gospodarowa-
nia sprzętem obrony cywilnej oraz prowadzenia Bazy Szefa OC. W toku kontroli Śląski Urząd Wojewódzki nie stwierdził istotnych nieprawidłowości w powyższym zakresie, w rezultacie czego odstąpił od sporządzania wystąpienia pokontrolnego.  

II.	 U s t a l e n i a    s z c z e g ó ł o w e

A.	Realizacja zadań centrum nadzoru wizyjnego.

Zakres działania Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności ustalony w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zabrzu uwzględnia zapisy wynikające z ustawy z dnia 26.04.2007 o zarządzaniu kryzysowym, a w szczególności z przepisu art. 19 i 20. Jeśli chodzi o kontrolowane zadanie, to mieści się ono w formule § 27 pkt 32 ppkt 4 Regulaminu Organizacyjnego, określonego jako: „realizowanie zadań centrum nadzoru wizyjnego”. Szczegółowe informacje na temat osób odpowiedzialnych i procedur zawarte są w załączniku do pisma ZKOL. 0114-203/2010 z dnia 08.07.2010 r.
  
B.	Realizacja zadania nr ZKOL/02/10

Zgodnie z układem zadaniowym dla planowanego budżetu Miasta Zabrze na rok 2010 przyjętym Uchwałą Rady Miejskiej w Zabrzu z dnia 29.12.2009 r. Nr XLVII/ 639/09 w sprawie budżetu Miasta Zabrze na 2010 rok, na zadanie nr ZKOL/02 /10 o nazwie „Obsługa strefy bezpieczeństwa w Zabrzu poprzez eksploatację systemu monitoringu wizyjnego” zagwarantowano kwotę 245 tys. zł (kopia karty zadania bieżącego oraz wystąpienie o sprostowanie ilości miernika fakturowego – Załącznik Nr 3). Z opisu zadania wynika, że w zakresie zaspakajania „potrzeb globalnych gminy lub jej mieszkańców” należy zapewnić „konserwację i bieżące utrzymanie strefy bezpieczeństwa w m. Zabrze – monitoring wizyjny”. Celem szczegółowym, jaki ma być osiągnięty poprzez realizację zadania, jest „zwiększenie poczucie bezpieczeństwa mieszkańców Zabrza poprzez uruchomienie monitoringu wizyjnego”. Zakres rzeczowy zadania obejmuje konserwację i bieżące utrzymanie punktów pomiarowych (miernik zakresu rzeczowego: 17 punktów) oraz dzierżawę przyłączy (miernik zakresu rzeczowego: 7 faktur – w trakcie kontroli wystąpiono o sprostowanie w zakresie rzeczywistej liczby faktur, tj. 12). Stopień realizacji potrzeb wynikający ze zrealizowania zadania ustalony został             w skali procentowej na 100%. Ilość etatów przypadających na zadanie: 15. Osoba odpowiedzialna: Olga Cheba. Osoba koordynująca: naczelnik wydziału Mariusz Kwaśniewski. 
W związku z powyższym kontrolujący poprosił o wyjaśnienie, jak rozumieć zapis z załącznika do pisma ZKOL.0114-203/2010 z dnia 08.07.2010 r. (Załącznik Nr 4), w którym to piśmie przewiduje się 11 osób (inspektor + 10 specjalistów) do realizacji zadań centrum nadzoru wizyjnego. Z udzielonych przez kontrolowanego wyjaśnień (Załącznik Nr 5) wynika, że docelowo od m. października zaprojektowano 15 etatów, co podyktowane jest planowaną rozbudową systemu monitoringu. 
Zgodnie z wnioskiem (nr pisma: ZKOL.3014-27/2010 z dnia 02.03.2010 r.- Załącznik Nr 6) skierowanym do Prezydenta Miasta Zabrze w sprawie dokonania zmian w wydatkach budżetowych miasta na rok 2010, przyznano na zadanie ZKOL/02/10 dodatkowe środki finansowe w dziale 754, rozdziale 75414, § 4300 „zakup usług pozostałych”, dokonując zwiększenia środków o kwotę 100 tys. zł, co, jak uzasadnia wnioskodawca, podyktowane jest „koniecznością przyłączenia kolejnych punktów kamerowych poprzez dzierżawę łączy”. Podstawą opisanych zmian było zarządzenie Prezydenta Miasta Zabrze-Kierownika Urzędu Miejskiego z dnia 16.03.2010 r. Nr 37/WBU/2010 w sprawie zmiany planu finansowego dochodów i wydatków jednostki Urząd Miejski w Zabrzu oraz dochodów własnych jednostki samorządu terytorialnego Miasta Zabrze na 2010 r. (Załącznik Nr 7). Po dokonaniu zmian planu finansowego podwyższono kwotę na obsługę strefy bezpieczeństwa w Zabrzu do wysokości 345 tys. zł (Załącznik Nr 8). Ostatecznie więc zgodnie z danymi zawartymi w „skróconej liście” (Załącznik Nr 9) finansowanie przedsięwzięć wynikających z zadania ZKOL/02/10 przedstawia się następująco: 

Dział 754 (bezpieczeństwo publiczne), rozdział 75414 (obrona cywilna)
	
Paragraf 426 (zakup energii)	 60 tys. zł	
Paragraf 427 (zakup usług remontowych)	 45 tys. zł	
Paragraf 430 (zakup usług pozostałych)	240 tys. zł	
                                                  RAZEM:	345 tys. zł	

Kontrolowany potwierdził, że kwota zadaniowa po zmianach ma być przeznaczona na uruchomienie dodatkowych 8 kamer do monitoringu wizyjnego (Załącznik Nr 10). Według ustaleń kontrolującego pomimo dokonanych zmian w charakterystyce zadania w zakresie kwoty przyznanych środków, nie uwzględniono w zaktualizowanej charakterystyce zadania zmiany osoby koordynującej (Załącznik Nr 8). Należy jednak podkreślić, że w trakcie trwania kontroli dokonano również tej zmiany (Załącznik Nr 5). 
W związku z nowo przyjętą charakterystyką zadania kontrolujący zadał pytanie kontrolowanemu, ile kamer funkcjonuje na dzień rozpoczęcia kontroli - na wykazie sporządzonym (Załącznik Nr 11) przez Panią inspektor Olgę Chebę znajduje się 16 pozycji, co jest zgodne z umową, a także (po uwzględnieniu tzw. Nadrzędnego Centrum Nadzoru-Wyniesionego Centrum Nadzoru) z miernikami zakresu rzeczowego zadania (Załącznik Nr 8). Tak więc po odbiorze dodatkowych 8 kamer należy po raz kolejny aktualizować charakterystykę zadania w zakresie zakresu rzeczowego, czego nie uczyniono przy zwiększeniu kwoty 245 tys. zł na kwotę 345 tys. zł dokonywanej przecież z uwagi na zaplanowane zwiększenie liczby kamer (przytaczany poprzednio wydruk z podsystemu PLBUD – planowanie budżetu). 

C.	Zadanie nr ZKOL/02/10 – analiza wykonywania umów.

    1. Umowa CRU/981/2009 – nr komputerowy WF/835/WI/2/B/682-W/2009 

Umowa ta zawarta została w dniu 17.04.2009 r. pomiędzy Gminą Miejską Zabrze-Urzędem Miejskim, reprezentowanym przez Prezydenta Miasta Zabrze jako Zamawiającym, a TKP S.A. jako Wykonawcą (Załącznik Nr 12) na okres 36 miesięcy z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego. Przedmiot umowy określony jest jako: „udostępnienie połączeń światłowodowych do transmisji danych między punktami kamerowymi a nadrzędnym i Wyniesionym Centrum Nadzoru oraz konserwacja i bieżące wsparcie systemu monitoringu wizyjnego w mieście Zabrze”.
W zakresie przedmiotu umowy § 1 pkt 4 umowy stanowi: „Przewiduje się możliwość realizacji usługi etapami - z tym, że pierwszy etap musi obejmować nie mniej niż 50% przedmiotu umowy”. Wartość przedmiotu umowy zgodnie z przyjętą ofertą wynosi netto 336 600 PLN, brutto 410 652 PLN; w tym obowiązujący podatek VAT 74 052 PLN (22%). Umowa określa miesięczną opłatę za usługę udostępniania transmisji danych dla każdego z traktów światłowodowych oraz konserwację bieżącą systemu monitoringu wizyjnego. Umowa ustala przelew jako formę zapłaty na wskazane na fakturze konto Wykonawcy w terminie do 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury. W przypadku niezapewnienia standardu usługi określonego w SIWZ Wykonawcy nie przysługuje prawo do pełnego wynagrodzenia. Na zapytanie kontrolującego, czy za okres objęty kontrolą takie przypadki miały miejsce, Pani inspektor Olga Cheba poinformowała, że nie. Nadzór nad wykonawstwem ze strony Zamawiającego sprawuje Wydział Inwestycji. Umowa ustala wysokość kar umownych za brak wykonania bądź nienależyte wykonanie usługi. Według informacji udzielonej przez Panią inspektor Olgę Chebę w okresie objętym kontrolą takie zdarzenia nie miały miejsca. Wszelkie zmiany umowy oraz jej załączników wymagają formy pisemnego aneksu podpisanego przez strony umowy pod rygorem nieważności. W opinii kontrolującego konstrukcja umowy wystarczająco chroniła interesy Miasta w zakresie realizacji przedmiotu umowy.
Umowę aneksowano w formie pisemnej w dniu 02.09.2009 r., wprowadzając nowe brzmienie § 3 pkt 1: „Umowa obowiązuje od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi przez okres 36 miesięcy z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego” (Załącznik Nr 13).
W związku z powyższym naczelnik ZKOL w dniu 01.10.2009 r. zwrócił się do Wydziału Organizacyjnego o rejestrację Aneksu Nr 1/2009 w Centralnym Rejestrze Umów (Załącznik Nr 14). 
Z dniem 01.01.2010 r. pojawiło się nowe zadanie realizowane w oparciu o Umowę CRU/981/2009, dlatego też naczelnik ZKOL wystąpił z wnioskiem (druk U-4) o zmianę klasyfikacji zadaniowej (Załącznik Nr 15).
Od 17.04.2010 r. obowiązuje korekta do wniosku o rejestrację umowy (Załącznik Nr 16) spowodowana przesunięciem na późniejszy okres uruchomienia systemu monitoringu. Cel skorygowania wniosku określony został w następujący sposób: „Zmiana terminu pierwszej płatności na wrzesień 2009 r. (kwota 5 017,74 zł § 430 oraz 501,77 zł § 427), utworzenie dodatkowego przypisu na kwiecień 2010, zmiana terminu ostatniej płatności na sierpień 2012 r. (kwota 5 352, 26 zł § 430 oraz 535,23 zł § 427)”. Mając na uwadze przypis z połowy sierpnia 2009 r. należy stwierdzić, że policzony on został zgodnie z regulacją § 4 pkt 7 umowy, która przewiduje, że miesięczne wynagrodzenie ulega obniżeniu proporcjonalnie do okresu, w którym światłowód będzie niesprawny. Taka sytuacja powtórzy się również we wrześniu 2012 r., tj. z chwilą zakończeniu 36-miesięcznego okresu związania umową, kiedy Urząd dokona przelewu na konto Wykonawcy z tytułu faktury wystawionej za świadczenia usługi przez okres połowy sierpnia 2012 r.   
Odnosząc się do daty „wprowadzenia korekty do wniosku o rejestracje umowy” kontrolujący zwrócił kontrolowanemu uwagę, że w przyszłości należy dołożyć wszelkich starań, aby korygowano wniosek o rejestrację umowy w bezpośrednim następstwie czasowym z wystąpieniem okoliczności, które go powodują - w tym wypadku zmiana terminów płatności wystąpiła już we wrześniu 2009 r. (zestawienie analityczne danych dotyczących zaangażowania za rok 2009 - Załącznik Nr 17).
Analizując terminowość dokonywania wpłat z tytułu związania umową kontrolujący poprosił o zestawienie przypisów za okres od początku wykonywania usługi do końca roku 2010. Z dostarczonego zestawienia (Załącznik Nr 18) wynika, że            w roku 2009 dokonano 3,5 przypisów (dotyczy paragrafów: 427 i 430), tj. za połowę sierpnia oraz miesiące: wrzesień, październik, listopad - na łączną kwotę 39 740,51 zł. Na rok 2010 wykazano łącznie w obu paragrafach 13 przypisów, zamiast 12, tj. przypisu za miesiąc grudzień roku poprzedzającego i 11 przypisów za okres od stycznia do listopada (włącznie) roku 2010. Z kolei metryczka do umowy Nr komputerowy WF/835/WI/2/B/682-W/2009 podaje właściwą liczbę przypisów – Załącznik Nr 19. Według informacji kontrolowanego błąd w wydruku               w sporządzonym zestawieniu spowodowany został podwójnym wykazaniem przypisu z grudnia 2009 r., który został uwidoczniony zarówno w styczniu 2010 r., jak i w miesiącu kwietniu, kiedy faktycznie (po uwzględnieniu faktury VAT Nr 146/A/2010 i Faktury Korygującej FK Nr 31/2010) dokonano przelewu rzeczywistej należności za usługę na rachunek TKP S.A. w Gliwicach na sumę 11 407,00 zł (Załącznik Nr 20). Należy zwrócić uwagę, że przedmiotowe faktury zawierają nieprecyzyjny opis, co utrudnia rekonstrukcję rzeczywistych operacji finansowych. W opisie brak jest wskazania, że TKP S.A. w dniu 04.01.2010 r. błędnie wystawił fakturę VAT nr 146/A/2010 na podwojoną należność za usługę za miesiąc grudzień 2009 r., jak również że Wykonawca w jednym przypadku nie rozróżnił wydatku paragrafu 427 od paragrafu 430. Sprawa ta została zasygnalizowana TKP S.A. w piśmie ZKOL.3014-6/2010 z dnia 11.01.2010 r., kiedy to odesłano błędną fakturę. W rezultacie z opisu przyjętego w dniu 22.04.2010 r.    duplikatu faktury, jak i z zatwierdzenia do wypłaty (podsystem WYBUD) wynikałoby, że Zamawiający najpierw przelał nienależną podwojona kwotę, a następnie wyegzekwował kwotę wykazaną w fakturze korygującej, gdy tymczasem nastąpił jedynie przelew kwoty należnej wykazanej w fakturze korygującej FK 31/2010.  Z porównania danych z zestawienia analitycznego (za I półrocze na paragrafach 427 i 430: 79 849 zł - Załącznik Nr 21) i harmonogramu płatności (w podsystemie GRU analogicznie: 79 849 zł – Załącznik Nr 22) wynika, że pomimo opisanego braku przejrzystości zadanie w tym zakresie realizowano właściwie. Z kolei zatwierdzenie płatności za fakturę wystawioną za miesiąc kwiecień zostało dokonane w terminie (Załącznik Nr 23). Jednak w ocenie kontrolującego ZKOL nie              w pełni sobie radzi z wykorzystaniem systemu wspomagania zarządzania miastem do monitorowania zadania ZKOL/02/10. Tak więc obecny naczelnik ZKOL, Pan Artur Nowakowski, szacując ryzyko występujące przy realizacji zadania,           w równym stopniu winien uwzględnić czynnik ludzki i techniczny.  

    2. Umowa kompleksowa dostarczania energii elektrycznej Nr UZ/13459/2009  - Nr CRU/2358/2009; nr komputerowy WF/2773/ZKOL/12/B/2059-W/2009

Umowa ta zawarta została w dniu 27.07.2009 r. na okres od dnia 27.07.2009 r. do dnia 31.07.2010 r. (§ 11 pkt 1). Stronami umowy są Gmina Zabrze z siedzibą Urząd Miejski w Zabrzu jako Klient i Vattenfall Sales Poland Sp. z o.o. w Gliwicach jako Sprzedawca. Przedmiotem zawartej umowy jest ustalenie praw i obowiązków stron związanych ze sprzedażą energii elektrycznej oraz zapewnienie Klientowi przez Sprzedawcę świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej.  W myśl zawartej umowy Sprzedawca przyjął na siebie zobowiązanie sprzedaży energii elektrycznej, zaś Klient zobowiązał się do jej kupna i odbioru zgodnie z adresami punktów poboru określonych w Załączniku nr 1 do umowy. Wspomniany załącznik zawierał 7 punktów poboru (Załącznik Nr 24). W dniu 17.08. 2009 r. Umowa nr 1/UZ/13459/2009 została aneksowana, w wyniku czego przyjęto zaktualizowane punkty poboru energii elektrycznej w liczbie 13 (Załącznik Nr 25). W ślad za tym nastąpiło wnioskowanie (z którym w dniu 03.09.2009 r. wystąpił naczelnik ZKOL) o rejestrację aneksu w podsystemie.     
W związku z powyższym należało dokonywać płatności z paragrafu 426 (zakup energii) na 13 punktów odbioru, gdy tymczasem, jak wynika to z umowy CRU/ 981/2009 punktów kamerowych jest 16 (odpłatność za energię pobieraną przez Nadrzędne Centrum Nadzoru-Wyniesione Centrum Nadzoru realizowana jest na zasadach ustalonych ze Strażą Miejską jako dzierżawcą lokalu na potrzeby monitoringu wizyjnego). Dane te potwierdza informacja przekazana przez inspektora Wydziału Inwestycji, który nadzoruje przedmiotową umowę w zakresie wykonawstwa (Załącznik Nr 26).
Z wyjaśnień do graficznego planu rozmieszczenia pkt. kamerowych wynika, że PK-4 umieszczony jest przy MBP, PK-5 podłączono do szafy oświetlenia ulicznego, PK-13 zainstalowano przy szaletach miejskich, a więc odpłatność za dostarczoną energię nie jest realizowana na zasadach określonych w Umowie Nr 1/UZ/ 13459/2009, natomiast związana jest z poborem energii i regulowaniem zobowiązań przez przedmiotowych odbiorców. W związku z dokonanymi ustaleniami kontrolujący zwraca uwagę kontrolowanemu, że dla zadania ZKOL/02/2010 nie przewidziano takiego rozwiązania, a zatem należy przywrócić pełną zgodność płatności i źródeł finansowania energii elektrycznej w dziale 754, rozdział 75414, paragraf 426 - gdzie na ten cel w roku 2010 zagwarantowano kwotę 60 tys. zł.  
Analiza Umowy Nr 1/UZ/13459/2009 wskazuje, że strony dookreśliły we właściwy sposób podstawowe zasady dostarczania energii elektrycznej (w szczególności dot. grupy taryfowej i sposobu jej zmiany) oraz ustaliły 2-miesięczny okres rozliczeniowy. Strony umówiły się też co do standardów jakości energii elektrycznej określonych w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 04.05.2007 r.          w sprawie szczególnych warunków funkcjonowania systemu elektroenergetycznego (Dz. U. Nr 93, poz. 623). Umowa dopuszcza przerwy w dostawie energii przewidziane w przytoczonym rozporządzeniu, przy czym Operator Systemu Dystrybucyjnego ma obowiązek uprzedniego poinformowania Klienta o tych przerwach. W przypadku, gdy wystąpią przerwy w dostawie energii, które przekraczają maksymalne okresy bądź nie są spełnione standardy jakościowe, Klientowi przysługuje prawo do bonifikat i upustów. Według informacji Pani inspektor Olgi Cheby w okresie objętym kontrolą takie zdarzenia nie miały miejsca. § 6 pkt 1 umowy stanowi, że instalowanie układów pomiarowo-rozliczeniowych nie obciąża Klienta, ale że są one instalowane na koszt Operatora Systemu Dystrybucyjnego. W przypadku brak odczytu stanu zużycia energii dopuszcza się opłatę według tzw. prognozy zużycia (§ 6 pkt 4 umowy). Za przekroczenie terminów płatności Sprzedawcy przysługują odsetki ustawowe - Pani inspektor Olga Cheba oświadczyła, że w okresie objętym kontrolą takie zdarzenia nie miały miejsca. 
W ramach czynności sprawdzających kontrolujący poddał analizie terminowość wpłat dokonywanych na podstawie faktur wystawionych na wybrane losowo trzy punkty kamerowe jako punkty poboru energii elektrycznej (faktury, zatwierdzenia do wypłaty oraz wydruki „przelewów elektronicznych bez stempla i podpisu” sporządzonych na podstawie art. 7 ust.1 i 2 ustawy Prawo bankowe oraz art. 60 k.c., art. 20 ust. 2 i 5 ustawy o rachunkowości - Załącznik Nr 27):

- Wolności*

Nr faktury: Faktura VAT nr U/02/0445042/0210R
Data sprzedaży: 01/2010
Do zapłaty: 73,97 zł brutto
Faktura płatna do dnia 19.02.2010 r.
Z opisu faktury: sprawdzono pod względem merytorycznym 04.02.2010 r., wpłynęło do sprawdzenia formalnego do KSU w dniu 05.02.2010 r.
Zatwierdzono do wypłaty (informacja: podsystem WYBUD) w dniu 17.02.2010 r.  i zapłacono przelewem elektronicznym po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego/Skarbnika Miasta oraz PM w dniu 17.02.2010 r. 
Nr faktury: Faktura VAT nr U/02/0445042/0310R
Data sprzedaży: 03/2010
Do zapłaty: 76,90 zł brutto
Faktura płatna do dnia 15.04.2010 r.
Z opisu faktury: sprawdzono pod względem merytorycznym 01.04.2010 r., wpłynęło do sprawdzenia formalnego do KSU w dniu 06.04.2010 r.
Zatwierdzono do wypłaty (informacja: podsystem WYBUD) w dniu 14.04.2010 r.  i zapłacono przelewem elektronicznym po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego/Skarbnika Miasta oraz PM w dniu 14.04.2010 r. 
Nr faktury: Faktura VAT nr U/02/0445042/0410R
Data sprzedaży: 05/2010
Do zapłaty: 74,01 zł brutto
Faktura płatna do dnia 17.06.2010 r.
Z opisu faktury: sprawdzono pod względem merytorycznym 01.06.2010 r., wpłynęło do sprawdzenia formalnego do KSU w dniu 04.06.2010 r.
Zatwierdzono do wypłaty (informacja: podsystem WYBUD) w dniu 16.06.2010 r.  i zapłacono przelewem elektronicznym po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego/Skarbnika Miasta oraz PM w dniu 16.04.2010 r. 

- Franklina Roosevelta*

Nr faktury: Faktura VAT nr U/02/0641091/0210R
Data sprzedaży: 01/2010
Do zapłaty: 75,34 zł brutto
Faktura płatna do dnia 19.02.2010 r.
Z opisu faktury: sprawdzono pod względem merytorycznym 04.02.2010 r., wpłynęło do sprawdzenia formalnego do KSU w dniu 05.02.2010 r.
Zatwierdzono do wypłaty (informacja: podsystem WYBUD) w dniu 17.02.2010 r.  i zapłacono przelewem elektronicznym po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego/Skarbnika Miasta oraz PM w dniu 17.02.2010 r. 
Nr faktury: Faktura VAT nr U/02/0641091/0310R
Data sprzedaży: 03/2010
Do zapłaty: 78,34 zł brutto
Faktura płatna do dnia 15.04.2010 r.
Z opisu faktury: sprawdzono pod względem merytorycznym 01.04.2010 r., wpłynęło do sprawdzenia formalnego do KSU w dniu 06.04.2010 r.
Zatwierdzono do wypłaty (informacja: podsystem WYBUD) w dniu 14.04.2010 r.  i zapłacono przelewem elektronicznym po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego/Skarbnika Miasta oraz PM w dniu 14.04.2010 r. 
Nr faktury: Faktura VAT nr U/02/0641091/0410R
Data sprzedaży: 05/2010
Do zapłaty: 71,11 zł brutto
Faktura płatna do dnia 17.06.2010 r.
Z opisu faktury: sprawdzono pod względem merytorycznym 01.06.2010 r., wpłynęło do sprawdzenia formalnego do KSU w dniu 04.06.2010 r.
Zatwierdzono do wypłaty (informacja: podsystem WYBUD) w dniu 16.06.2010 r.  i zapłacono przelewem elektronicznym po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego/Skarbnika Miasta oraz PM w dniu 16.06.2010 r. 

- Plac Teatralny*

Nr faktury: Faktura VAT nr U/02/0439207/0210R
Data sprzedaży: 01/2010
Do zapłaty: 73,97 zł brutto
Faktura płatna do dnia 19.02.2010 r.
Z opisu faktury: sprawdzono pod względem merytorycznym 04.02.2010 r., wpłynęło do sprawdzenia formalnego do KSU w dniu 05.02.2010 r.
Zatwierdzono do wypłaty (informacja: podsystem WYBUD) w dniu 17.02.2010 r.  i zapłacono przelewem elektronicznym po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego/Skarbnika Miasta oraz PM w dniu 17.02.2010 r. 
Nr faktury: Faktura VAT nr U/02/0439207/0310R
Data sprzedaży: 03/2010
Do zapłaty: 77,86 zł brutto
Faktura płatna do dnia 15.04.2010 r.
Z opisu faktury: sprawdzono pod względem merytorycznym 01.04.2010 r., wpłynęło do sprawdzenia formalnego do KSU w dniu 06.04.2010 r.
Zatwierdzono do wypłaty (informacja: podsystem WYBUD) w dniu 14.02.2010 r.  i zapłacono przelewem elektronicznym po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego/Skarbnika Miasta oraz PM w dniu 14.02.2010 r. 
Nr faktury: Faktura VAT nr U/02/0439207/0410R
Data sprzedaży: 05/2010
Do zapłaty: 74,01 zł brutto
Faktura płatna do dnia 17.06.2010 r.
Z opisu faktury: sprawdzono pod względem merytorycznym 01.06.2010 r., wpłynęło do sprawdzenia formalnego do KSU w dniu 04.06.2010 r.
Zatwierdzono do wypłaty (informacja: podsystem WYBUD) w dniu 16.06.2010 r.  i zapłacono przelewem elektronicznym po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego/Skarbnika Miasta oraz PM w dniu 16.06.2010 r. 
W zakresie skontrolowanej dokumentacji kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń co do terminowości dokonywania przelewów na konto dostawcy energii elektrycznej.  
Odnosząc się do przedstawionego stanu faktycznego, w opinii kontrolującego naczelnik ZKOL Pan Artur Nowakowski powinien rozważyć możliwość rozszerzenia załącznika adresowego o wyłączone punkty odbioru energii, dla których źródło finansowania ustanowione zostało w zadaniu ZKOL/02/10, a także rozważyć, czy w chwili obecnej istnieje możliwość wybrania bardziej korzystnej taryfy niż w momencie zawierania Umowy Nr 1/UZ/13459/2009. Natomiast w przypadku wypowiedzenia umowy Nr UZ/ 13459/2009 i zawarcia nowej, należy mieć na uwadze okoliczność, że w dniu 01.07.2007 r. weszła nowelizacja ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. (t.j. Dz.U. z 2006 r, Nr 89, poz. 625 z późn. zm.) - Prawo energetyczne. Nowelizacja ta zaimplementowała dyrektywę 2003/54/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26.06.2003 r. dotyczącą wspólnych zasad energetycznych rynku wewnętrznego. W związku z powyższym Gmina Zabrze jako końcowy odbiorca powinna wybierać dostawcę energii elektrycznej (wytwórcę lub pośrednika), który zaoferuje najlepszą cenę i warunki dostawy. Niemożliwa jest zmiana dystrybutora przesyłającego energię (monopol naturalny), natomiast gmina może kupować ją od dowolnego producenta. A zatem z zasady gmina może zawrzeć osobno umowę na zakup i zużycie energii elektrycznej z dostawcą energii oraz zawrzeć umowę z lokalnym zakładem energetycznym na przesyłanie energii elektrycznej. Nie bez znaczenia dla sprawy jest możliwość zawarcia przez sprzedawcę (na rzecz i w imieniu gminy jako odbiorcy końcowego) z przedsiębiorstwem energetycznym zajmującym się przesyłaniem lub dystrybucją energii tzw. umowy kompleksowej. Umowa taka powinna zawierać postanowienia umowy sprzedaży i umowy o świadczenie usług przesyłania lub dystrybucji energii elektrycznej. Ponieważ w świetle obowiązujących przepisów istnieje możliwość swobodnego wyboru jedynie sprzedawcy energii, można wybrać linię postępowania polegającą na dokonaniu wyboru przedsiębiorstwa zajmującego się obrotem energią elektryczną z zastosowaniem podstawowych trybów udzielania zamówienia publicznego, a następnie rozważyć zasadność udzielenia zamówienia z wolnej ręki na usługę dystrybucji lub przesyłu energii. Wydaje się też być dopuszczalne na podstawie art. 6 ust. 1. prawa zamówień publicznych udzielenie przedsiębiorstwu obrotu energią elektryczną zamówienia na usługę kompleksową w rozumieniu art. 3 pkt 30 prawa energetycznego. 
Decydując się na wybór optymalnej taryfy nie sposób też nie odnieść się do czasu związania umową, o czym stanowi art. 143 ust. 1 pkt 2 ustawy prawo zamówień publicznych.

    3. Umowa użyczenia Nr CRU/3220/2009 - nr komputerowy WF/3224/ZKOL/ 19/B/2387-W/2009

Przedmiotową umowę (Załącznik Nr 28) zawarto na czas nieokreślony w dniu 17.08.2009 r. pomiędzy Strażą Miejską w Zabrzu jako Dającym w użyczenie              a Gminą Zabrze-Urzędem Miejskim w Zabrzu jako Biorącym w użyczenie.
Przedmiotem umowy jest użyczenie pomieszczenia w budynku siedziby Straży Miejskiej w Zabrzu przy ul. Stalmacha 9 o powierzchni 9 m², w którym został umieszczony sprzęt i urządzenia Nadrzędnego Centrum Nadzoru monitoringu wizyjnego miasta Zabrza. W umowie nie zawarto jednak żadnej kwoty przedmiotu umowy, a jedynie zapewnienie, że biorący w użyczenie pomieszczenie zobowiązuje się, że będzie wykorzystywał je zgodnie z  jego przeznaczeniem  i utrzymywał w należytym stanie. „Biorący w użyczenie” nie może przekazać przedmiotu użyczenia do korzystania innym osobom i zobowiązany jest wykonywać na własny koszt wszelkie naprawy niezbędne do zachowania przedmiotu użyczenia               w stanie niepogorszonym. § 5 umowy stanowi, ze wszelkie jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. W dniu 17.11.2009 r. do umowy spisano Aneks nr 1 (Załącznik Nr 29) zmieniający § 3 umowy poprzez dopisanie słów, iż za użytkowaną energię elektryczną w użyczonym pomieszczeniu „Biorący w użyczenie” będzie zwracał poniesione przez „Dającego w użyczenie” wydatki, na podstawie wystawionej przez niego not księgowych, według wskazań podlicznika energii elektrycznej nr LE-01d. W roku 2010 na paragraf 426 zagwarantowano kwotę 60 tys. zł. Noty księgowe (Załącznik Nr 30) wystawiano co dwa miesiące: 
w miesiącu lutym 2010 r.  na kwotę      1 531, 95 zł
w miesiącu kwietniu 2010 r. na kwotę    1 180, 52 zł
w miesiącu czerwcu 2010 r. na kwotę + 1 655, 86 zł
                                          Razem    4 368, 33 zł 
Kontrolujący zwrócił uwagę kontrolowanemu, że w wydrukach WYBUD (wydatki budżetowe) błędnie podano nr zadania, tj. ZKOL/01/2010 zamiast ZKOL/02/2010 w związku z czym wydatki na energię elektryczna pobieraną poprzez użytkowanie lokalu, w tym eksploatowanie Nadrzędnego Centrum Nadzoru-Wyniesionego Centrum Nadzoru, ponoszono niezgodnie z przeznaczeniem ze środków przewidzianych na zadanie „Nadzór i koordynacja nad realizacją zadań obrony cywilnej i powszechnej samoobrony ludności miasta Zabrze i załóg zakładów pracy”. Wyjaśnień w tej sprawie udzieliła Pani inspektor Olga Cheba, dołączając wprowadzenie korekty do wniosku o rejestrację umowy (druki U-4: Załącznik Nr 31). 
W ramach działań naprawczych mających na celu wyeliminowania ujawnionej           w trakcie kontroli nieprawidłowości, za którą odpowiada poprzednie kierownictwo wydziału, w dniu 04.08.2010 r. nowy Naczelnik ZKOL Pan Artur Nowakowski zwrócił się do KSU z pismem ZKOL.3014-90/2010 (Załącznik Nr 32) o „dokonanie korekty-przeksięgowania z zadania ZKOL/01/10 w dziale 754 rozdziale 75414 § 426 kategoria zadania PWSWF w kwocie 4 368,33 zł i przeksięgowania ww. kwoty na zadanie nr ZKOL/02/10 dział 754 rozdział 75414 § 426 kategoria zadania PWSWF”. Korekta odnosiła się do not księgowych: 
01/ZKOL/2010 z dnia 08.02.2010 r.
02/ZKOL/2010 z dnia 01.04.2010 r.
03/ZKOL/2010 z dnia 10.06.2010 r. 
 
D.	Uwagi końcowe

1. W związku z uchybieniami wskazanymi w protokole kontrolujący zaleca Naczelnikowi ZKOL wzmóc nadzór nad pracownikami odpowiedzialnymi za realizację zadania ZKOL/02/10 oraz dokonywać ewaluacji zakresów obowiązków służbowych pracowników, w związku z fluktuacją kadr czy zmianą obowiązków.
2. Kontrolujący zaleca Naczelnikowi ZKOL, aby kierował według potrzeb osoby odpowiedzialne za zadanie ZKOL/02/10 oraz przyszłe zadania z zakresu „konserwacji i bieżącego utrzymania strefy bezpieczeństwa w m. Zabrze-monitoring wizyjny” na szkolenia wewnętrzne z zakresu pracy na podsystemach systemu OTAGO, niezbędnych do realizacji zadania. W przypadku zaś stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu podsystemów związanych z realizacją przedmiotowego zadania, należy zobowiązać osobę odpowiedzialną do niezwłocznego zgłaszania nieprawidłowości, które należy kierować do lidera podsystemu (kompetencje lidera podsystemu ustalone są w Załączniku nr 1 do Zarządzenia Nr 43/ZPU/2010 PM Zabrze-Kierownika UM z dnia 22.03.2010 r. w sprawie wdrożenia i działania Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem System OTAGO). 
3. Naczelnik ZKOL, szacując ryzyko występujące przy realizacji zadania, w dużym stopniu winien uwzględnić czynnik ludzki i techniczny, a w powiązaniu z powyższymi fluktuację kadr w wydziale.
Zdaniem kontrolującego, pomimo występujących uchybień, które opisano w niniejszym protokole, po uwzględnieniu „uwag końcowych” na koniec roku 2010 powinien być osiągnięty miernik wykonania zadania ZKOL/02/10.  

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Protokół kontroli składa się z 11 kart. Jego integralną część stanowi 32 załączników na 132 stronach.
Kierownik kontrolowanej komórki organizacyjnej został poinformowany o przysługującym mu z mocy przepisów § 54 Regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia w terminie 7 dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych                w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie do okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół kontroli służy wyłącznie do użytku wewnętrznego. Udostępnianie informacji w nim zawartych następuje z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o tajemnicy skarbowej, ustawy o dostępie do informacji publicznej i innych ustaw.
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano         bez zastrzeżeń
                             ………………………………………………………………………………..
                            (wpisać odpowiednio: bez zastrzeżeń, zapowiadając wniesienie zastrzeżeń)
Jeden egzemplarz protokołu wręczono Naczelnikowi Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w dniu 03.09.2010 r.

 Zabrze, dnia 03.09.2010 r.         

                                                                             Kontrolujący:

              Kontrolowany                                     …………..........................

.......................................