Polityka plików cookie

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.
Przejdź do głównego menu Przejdź do menu podmiotowego Przejdź do treści Przejdź do stopki
Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Zabrzu

Biuro Prezydenta Miasta - BIP Urzędu Miejskiego w Zabrzu

Biuro Prezydenta Miasta

Godziny pracy Wydziału/komórki: od poniedziałku do piątku: od 7.30 do 15.30

2023-05-18 19:36
185

Treść dokumentu

Nazwa Wydziału (komórki równorzędnej): 

Biuro Prezydenta Miasta

Dane kontaktowe: 

ul. Prof. Zbigniewa Religi 1

Nr pokoju: 218

41-800 Zabrze

tel.: +48 32 273 97 58

e-mail: sekretariat_bpm@um.zabrze.pl

Osoba kierująca Wydziałem (komórką równorzędną):

Dyrektor Biura Prezydenta Miasta Jan Pawluch

Zadania:

Do zakresu działania Biura Prezydenta Miasta należy w szczególności:

1) Wykonywanie zadań przez Rzecznika Prasowego,

2) koordynowanie i obsługa spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta z mieszkańcami, grupami środowiskowymi, zawodowymi, stowarzyszeniami i innymi w zakresie:

• organizacyjnym (uzgadnianie terminów, współpraca z inicjatorem/organizatorem, logistyka, ew. prowadzenie spotkania),

• merytorycznym (przygotowanie prezentacji),

• technicznym (zapewnienie sprzętu - rzutnik, laptop, aparat fotograficzny, nagłośnienie),

• promocyjnym i medialnym (we współpracy z Wydziałem Kontaktów Społecznych i Wydziałem Promocji, Turystyki i Sportu oraz Biurem Współpracy z Zagranicą w przypadku spotkań zagranicznych),

3) towarzyszenie Prezydentowi i Zastępcom Prezydenta podczas spotkań,

4) sporządzanie protokołów, notatek ze spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta oraz przekazywanie w razie potrzeby wykazów ustaleń podjętych na nich wydziałom, zgodnie z kompetencjami w celu ich realizacji,

5) prowadzenie terminarza z rozkładem pracy Prezydenta, protokołowanie i gromadzenie protokołów z narad prezydenckich,

6) przygotowywanie sprawozdań z prac Prezydenta Miasta,

7) współpraca z Członkami Kierownictwa w sprawach dotyczących udziału przedstawicieli Urzędu w spotkaniach zewnętrznych,

8) obsługa kancelaryjna poczty wpływającej do Prezydenta oraz do Zastępców Prezydenta, jej prawidłowy podział i przekazanie pracownikom po dekretacji, w tym prowadzenie spisów spraw,

9) zabezpieczanie dokumentów, ich sortowanie, porządkowanie, a także prowadzenie spisów ułatwiających szybki dostęp do dokumentów,

10) prowadzenie sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta, w tym obsługa spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta, zgodnie z zasadami savoir vivre,

11) zapewnienie obsługi wyjazdów służbowych Prezydenta i Zastępców Prezydenta.